Экспертиза ценности документов по личному составу

МИНИСТЕРСТВО  ОБРАЗОВАНИЯ И НАУКИ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

Государственное образовательное учреждение высшего  профессионального образования

«Дальневосточная  государственная социально-гуманитарная академия»

Факультет экономики и управления

Кафедра документоведения и права 
 
 

РЕФЕРАТ 

на тему: «Экспертиза ценности документов по личному составу» 
 
 
 

Автор реферата                                                                                 Иванова П.Р.

Специальность 032001 «Документоведение и документационное обеспечение управления»

Группа 7861

Проверила                                                                                            Петрова И.Л.

      Содержание

Введение…………………………………………………………………….3

1 Характеристика экспертизы ценности документов……………………5

2 Критерии и методы экспертизы ценности документов по личному составу….. ………………………………………………………………….8

3 Организация проведения экспертизы ценности документов по личному составу……………………………………… ………………….21

Заключение………………………………………………………………..25

Список литературы……………………………………………………….26

      Введение 

     В процессе управленческой деятельности информация, на базе которой были приняты решения, была документирована, то есть представлена в форме документа на любом носителе. Поэтому в процессе работы организации любой организационно-правовой формы в течение года образуется большое количество документов. Эти документы необходимо систематизировать, хранить. Но хранение документов на бумажных носителях, а такие документы сегодня составляют подавляющий процент всего объема документов организации, требует больших площадей и специальных сотрудников.

     В то же время ценность документов, появившихся  в процессе управленческой деятельности, неоднозначна. Информация в документах часто дублируется, первичные данные из одних документов обобщаются и представляются в сводном виде в других. Следовательно, отпадает необходимость хранить все документы, содержащие одни и те же данные. Кроме того, документы могут содержать информацию незначительную, предназначенную для разового прочтения, после использования которой надобность в ней сразу отпадает. Таким образом, различные документы имеют разную ценность, следовательно, не все должны сохраняться.

     По  срокам хранения документы подразделяются на три группы:

     •   документы постоянного хранения;

     •   документы длительного (свыше 10 лет) хранения;

     •   документы временного хранения (до 10 лет включительно).

     В процессе проведения экспертизы ценности документов решаются две задачи:

     •   отбор ценных документов для вечного  хранения и отбор документов, имеющих долговременное практическое значение, для длительного хранения (свыше 10 лет);

     •   выделение к уничтожению документов с истекшими сроками хранения, черновиков, дублетных документов.

     Экспертиза  ценности документов — это отбор  документов на государственное хранение или установление сроков их хранения на основе принятых критериев.

     В результате проведения экспертизы ценности:

     - устанавливается комплекс документов постоянного хранения;

     - производится отбор к уничтожению утративших свое значение документов с истекшими сроками хранения;

     - определяются уникальные и особо ценные дела;

     - осуществляется полноценное комплектование архива организации и государственных архивов документами, представляющими интерес для науки и истории.

     Актуальность  изучения данной темы заключается в том, что документы, создающиеся в процессе деятельности учреждений содержат информацию, ценность которой различна. В связи с чем, необходимо проводить мероприятия, целью которых является выявление значимости того или иного документа, для определения его дальнейшего срока хранения.  
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

     1 Характеристика экспертизы ценности документов 

     Согласно  федеральному закону № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» экспертиза ценности документов – это изучение документов на основании критериев их ценности в целях определения сроков хранения и отбора их для включения в состав Архивного фонда Российской Федерации. Ключевое значение придается применению критериев ценности, т.е. системе научно обоснованных признаков документов, на основании которых выносится решение о степени их ценности. В то же время и сама система критериев ценности, и методы (подходы) их применения должны опираться на общенаучные принципы историзма, системности и целостности.

     Экспертиза  ценности документов проводится на основе:

     - действующего законодательства и правовых актов Российской Федерации по архивному делу и документационному обеспечению управления;

     - типовых и ведомственных перечней документов с указанием сроков их хранения, типовых и примерных номенклатур дел;

     - нормативно-методических документов Федеральной архивного агентства и органов управления архивным делом субъектов Российской Федерации в области архивного дела.

     Экспертиза  ценности документов осуществляется ежегодно работниками службы документационного обеспечения управления  совместно с Центральной экспертной комиссией или экспертной комиссией организации под методическим руководством архива организации.

     Экспертиза  ценности проводится обязательно в  следующих случаях:

     - при переработке описей дел;

     - при составлении номенклатуры дел;

     - при формировании дел и проверке правильности отнесения документов к делам;

     - при подготовке дел к последующему хранению в архиве;

     - в процессе подготовки вдел к передаче из организации на хранение в государственный архив.

     При проведении экспертизы ценности документов в структурных подразделениях осуществляется:

     - отбор дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения для передачи в архив организации;

     - отбор дел с временными сроками хранения, подлежащих хранению в структурных подразделениях;

     - выделение к уничтожению дел за предыдущие годы, сроки хранения которых истекли.

     При этом одновременно проверяются качество и полнота номенклатуры дел организации, правильность определения сроков хранения дел.

     Отбор документов постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения проводится путем полистного просмотра дел. При этом не допускается отбор документов для хранения и уничтожения только на основании заголовков дел.

     Дела  с отметкой "ЭПК" подвергаются полистному просмотру с целью  определения и выделения из их состава документов, подлежащих постоянному хранению. Дела с отметкой "ЭПК", содержащие документы постоянного хранения, подлежат переформированию. Выделенные из их состава документы постоянного хранения присоединяются к однородным делам или оформляются в самостоятельные дела.

     Сроки хранения дел, содержащих оставшиеся документы  временного хранения, определяются по перечню документов с указанием  сроков их хранения или по номенклатуре дел организации. Подшивка вновь  сформированных дел производится только после завершения экспертизы ценности документов.

     Задачами  экспертизы ценности документов являются:

     - отбор наиболее ценных документов  из ведомственных в государственные  архивы на государственное (постоянное) хранение и определение профильности документов тому или иному государственному архиву.

     - определение сроков хранения  документов, информация в которых  может быть использована в  течение какого-то периода времени.  В зависимости от установленных  сроков хранения такие документы  могут быть разделены на две группы: для долговременного хранения (например, документы по личному составу со сроками хранения 5 лет или 75 лет минус возраст лица на момент заведения дела); для временного хранения.

     - обеспечение полноты состава архивного фонда путем восполнения утраченных документов, что можно сделать за счет идентичных документов из фондов однородных учреждений, а также выше или нижестоящих учреждений.

     - отбор на хранение наиболее  информативно емких документов.

     Таким образом, экспертиза ценности документов заключается в определении научно-исторической, социально-культурной ценности и практической значимости документов с целью установления сроков их хранения и отбора на хранение. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

     2 Критерии и методы экспертизы ценности документов по личному составу 

     Экспертиза  ценности  документов по личному  составу и отбор их  на государственное  хранение осуществляется на основе типовых  и ведомственных перечней документов с указанием сроков  хранения. 

     Однако  необходимо отметить, что к достаточному количеству документов по личному составу, имеющих долговременный срок хранения,  в перечнях проставлена отметка «ЭПК». Отметка означает, что часть этих документов может иметь научно-историческое, социально-демографическое значение и в установленном  порядке должна быть передана на государственное хранение. К данной категории документов относятся: приказы по личному составу, лицевые счета, личные карточки, трудовые договоры, характеристики, документы по расследованию несчастных случаев, профессиональных заболеваний, отравлений, протоколы заседаний аттестационных  комиссий, нотариальные документы; особую группу документов представляют личные дела.

     В процессе экспертизы ценности документов применяется система критериев, то есть система научно-обоснованных признаков, на основании которых определяется ценности документов.

     В этом заключается одно из проявлений всесторонности и комплексности  оценки документов.

     Основными критериями оценки и отбора документов по личному составу на государственное хранение,  учитывая их  использование в качестве научно-исторического, социально-демографического, генеалогического, историко-биографического, историко-политического источника информации, являются:

        – роль и значение деятельности  лица, на которое заведены документы, для жизни общества, государства, его вклад в развитие науки, культуры, политики и других областей деятельности;

        – информационная значимость  документа, т.е. полнота отражения  в нем сведений о научной,  производственной, общественной, творческой  деятельности человека;

         –  юридическая достоверность  документа.

        Для ряда документов, отнесенных  к группе личных дел, существуют  специфические критерии экспертизы  ценности, в частности, для историй  болезней, судебно-следственных дел.

        Существуют различные методы экспертной оценки документов. Основным методом ее проведения является метод комплексного применения критериев экспертизы ценности. Информационный метод базируется на изучении повторения информации в различных группах и видах документов и позволяет определить целесообразность приема  на государственное хранение тех или иных  документов. Для документов по личному составу с отметкой «ЭПК»  целесообразен метод выборочного отбора документов. Особо  необходимо отметить важность исторического подхода в применении критериев: это обусловлено постоянным  изменением форм документирования, объемом информационной насыщенности документов.

        Проведение внутренней экспертизы  дел, в основном, направлено на  ограничение приема в государственные  архивы документов с повторяющейся и несущественной информацией.

        При проведении экспертизы ценности  дел необходимо соблюдать правило:  отбор дел осуществляется путем  их полистного просмотра; отбор  дел по их заголовкам в описях  дел или на обложках не допускается. 
 
 
 
 
 
 

     3 Организация проведения экспертизы ценности документов по личному составу 

     Экспертиза  ценности документов проводится в несколько  этапов, начинается в текущем делопроизводстве и заканчивается в государственном  архиве. Экспертиза проводится как в самой организации, осуществляющей хранение документов, образующихся в ее деятельности, так и в государственном архиве, в который поступили документы по личному составу в связи с ликвидацией организации.

        Отбор документов на постоянное  хранение проводится в соответствии с критериями экспертизы ценности  документов по личному составу.

        В государственном архиве, осуществляющем  хранение документов ликвидированных  организаций, экспертиза ценности  проводится в отношении  всех  дел и документов, сроки хранения которых истекли.

       Для упрощения процедуры экспертизы  ценности документов в организациях  можно использовать метод выборочного  отбора. Этот метод применим для  отбора на государственное хранение   личных дел работников массовых  профессий. Рекомендуется  в государственных архивах составить в отраслевом разрезе перечень организаций, предприятий из состава источников комплектования государственных архивов, от которых возможен прием личных дел работников массовых профессий на государственное хранение. Для составления перечня использовать метод группового выборочного приема по каждой из представленных в списке отраслей. Критерием выбора организации является  масштабность ее деятельности.

        На документы, отобранные в  ходе экспертизы на постоянное  хранение, составляется опись дел по личному составу постоянного срока хранения. Описи дел по личному составу постоянного хранения, составленные по результатам экспертизы документов,  как в государственном архиве, так и в организации, представляются на утверждение Центральной экспертно-проверочной методической комиссии (далее – ЦЭПМК) Архивного комитета.

        Документы, не подлежащие постоянному  хранению и с истекшими сроками,  включаются в акт о выделении  к уничтожению документов, не  подлежащих хранению. Уничтожение  документов производится в установленном порядке. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

     Заключение 

      Таким образом, в результате деятельности организаций создается много документов. Среди них есть малоценные, утрачивающие свое значение быстро. Есть документы, которые долго не утрачивают свою актуальность.

      Экспертиза  ценности документов по личному состав – это определение их ценности в целях отбора на хранение и изменение сроков хранения.

      Экспертиза  ценности документов осуществляется ежегодно работниками службы документационного обеспечения управления  совместно с Центральной экспертной комиссией или экспертной комиссией  организации под методическим руководством архива организации.

     Экспертиза  ценности документов является одной  из важнейших функций службы документационное обеспечение управления, так как итогом экспертизы является полноценное комплектование архива организации и государственного архива и, в конечном счете, определение состава Архивного фонда российской Федерации в целом. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

     Список  литературы 

1. Федеральный закон № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»
2. Андреева В.И. Делопроизводство. Организация и ведение. М: Кнорус, 2007 - 134 с.
3. Березина Н. М., Л. М. Лысенко, Е. П. Воронцова. Современное делопроизводство. СПб: Питер, 2007 - 120с
4. Дроков С.В. Современные возможности экспертизы ценности и учета электронных документов Отечественные архивы, 2003 - № 5, с. 32
5. Замыцкова О. И., Басаков М. И. Делопроизводство (документационное обеспечение управлением). М.: Омега-Л, 2006 - 148 с.
6. Крюкова Н.П. Документирование управленческой деятельности. Ростов-на-Дону: Феникс, 2005. - 318с.
7. www.paketdokumentov.ru
8.   www.profiz.ru