Электронный офис. 3

Введение

Эффективный доступ к информационным ресурсам, контроль за распространением и обменом информацией являются ключевыми моментами управления работой любого предприятия и организации. Объединение персональных компьютеров в локальные сети, интеграция в них различного коммуникационного и офисного оборудования позволили создавать мощные информационно-вычислительные комплексы масштаба предприятий и крупных корпораций.

В последние годы за рубежом  и нас в стране появилось понятие «электронный офис», которое чаще всего рассматривается несколько однобоко и используется для характеристики насыщенности офиса различным компьютерным оборудованием, факсами, телефонами и другими устройствами.

Тенденции последних лет  на мировом рынке коммуникаций заставляют нас рассматривать термин «электронный офис» более широко и понимать под ним многофункциональную гибкую информационно-вычислительную систему предприятия, интегрированную в глобальные сети передачи информации посредством высокопроизводительных каналов связи и комплекса различных услуг.

Цель данной работы –  рассмотреть понятие «электронного  офиса», изучить, что он в себя включает.

1. Сущность и задачи электронного офиса

Электронный офис - это универсальное  средство автоматизированного обслуживания пользователей.

Отличительной чертой перехода к «электронному офису» является получение возможности использовать технику для обработки содержания информации. Пишущая машинка, телефон, копировальная машина, диктофон и  факсимильный аппарат позволяют  только менять форму или расположение информации. Они переводят все из устной формы в письменную, электрическую форму и передают ее от отправителя к получателю со скоростью света. Но они не меняют содержания информации (если не вкрадется ошибка или не помешает шум). Тем самым они дополняют функции аппарата управления, которые по своему характеру являются механическими.

Компьютер меняет содержание поступающей в него информации в  соответствии со сложным набором  процедур, называемых его программой. Это может материализовать некоторые  из видов деятельности, практических навыков и методов работников офиса - специалистов, управленческого  персонала и руководителей. Это  перемещает технику офиса с периферии  деятельности аппарата управления, куда поступает и откуда исходит информация, в центр, где она перерабатывается в новую информацию и решения. В целом структура потоков  информации и механизмов ее переработки  и анализа может быть представлена в следующем виде (см. приложение 1).

В «электронном офисе» техника  используется в деятельности специалистов и руководителей, а также секретаря  и клерка. Однако успех микрокомпьютера  в офисе зависит от его интеграции с другими частями системы: дисплеями, печатающими средствами и устройствами, средствами хранения информации и коммуникаций и, самое главное, программами, которые ими управляют при выполнении функций аппарата управления.

Благодаря многообразным  информационным потокам каждое предприятие  имеет возможность мгновенно  узнавать о состоянии спроса и  предложения, ориентироваться на рынке  сырья, труда, инноваций и т.п. Это  освобождает производство от расходов на дополнительный персонал, занятый в промежуточных звеньях, от расходов на складирование, исправление расчетов, неизбежных в прошлом из-за отсутствия необходимых данных. Компьютеры, информационные сети, системы связи непосредственно влияют на протекание и интеграцию производственных и обслуживающих процессов в подразделениях предприятия и повышение конкурентоспособности.

Прежде всего, следует  остановиться на основных требованиях, предъявляемых к современным  офисным информационно- вычислительным системам. Среди них:

• высокая производительность и средства работы с разнообразными подключаемыми устройствами - рабочими станциями, бизнес-компьютерами, файловыми серверами, периферийными оборудованием, телефонными станциями, факсами и т. д.;
• высокая надежность основных информационных каналов, достигаемая устойчивостью к повреждениям кабельной системы, отказам технических средств и сбоям программного обеспечения, а также к внешнему электромагнитному излучению;
• высокая степень защиты от несанкционированного доступа к конфиденциальной информации, представляющей коммерческую, финансовую и государственную тайну;
• применение только стандартных протоколов для обмена информацией с целью обеспечения дальнейшего экономического развития информационно-вычислительного комплекса с использованием оборудования от различных производителей;
• возможность централизованного управления всеми сетевыми и коммуникационными устройствами;
• возможность подключения коммуникационного оборудования к глобальным каналам связи.

Основными компонентами таких  систем являются:

• внешние коммуникационные каналы;
• кабельная система здания;
• сетевое и коммуникационное оборудование и ПО;
• различные системы автоматизации офисной деятельности (электронная бухгалтерия, управление кадрами, документооборотом и т. д.).

Электронный офис является инструментальным средством локальной  вычислительной сети, организованной за счет объединения отдельных АРМ  специалистов для организации электронного документооборота. К задачам можно отнести:

• делопроизводство;
• создание отчетов;
• поиск, ввод и обновление информации;
• составление расписаний;
• обмен информацией между отделами офиса, между офисами одной фирмы и между различными фирмами и т.д.

Для выполнения этих задач  в условиях организации электронного офиса должна быть скоординирована  работа между специалистами предприятия, документооборот фирмы должен быть оптимизирован таким образом, чтобы  формирование документа можно было осуществлять специалистами смежных отделов, вносящих каждый свою информацию в соответствующие позиции документа.

Для реализации поставленных целей электронный офис должен быть укомплектован необходимым набором программных и аппаратных средств. В состав технических средств электронного офиса (ЭО) входят следующие технические средства:

• Несколько персональных компьютеров, объединенных между собой каналами связи, которые представляют сегмент общей локальной вычислительной сети предприятия.
• Печатающие устройства.
• Средства связи для организации обмена информации с внешними экономическими объектами.
• Средства копирования документов и другая оргтехника, в зависимости от функциональных задач, решаемых специалистами ЭО.
• Дополнительно в состав ЭО могут входить сканеры, проекционное оборудование для проведения презентаций и т.д.

2. Программное обеспечение офисных систем

В настоящее время на рынке  программного обеспечения имеются  мощные программные пакеты, получившие название офисных систем. К наиболее популярным офисным системам следует  отнести Microsoft Office фирмы Microsoft  и Lotus Notes фирмы Lotus Development. Каждый из офисных пакетов содержит текстовый редактор, электронные таблицы, средства для создания и поддержки баз данных, средства коммуникаций.

Наиболее распространенным в России в настоящее время  является пакет Microsoft Office. В MS Office входят текстовый редактор Word, табличный процессор Excel, средство для создания баз данных Access, а также специальные программы для работы офисов. Среди этих программ Microsoft Outlook – средство доступа к разнообразной информации и её коллективной обработки, PowerPoint – мощное приложение для подготовки и проведения презентаций, SharePoint Designer – приложение для создания Web-страниц и ряд других.

В целом основная тенденция  в развитии программных продуктов  данного пакета – повышение «интеллектуальности». С каждой новой версией офисных  продуктов улучшаются встроенные в  эти средства возможности грамматического  и лексического контроля. В новой  системе меню предполагается отображать только наиболее часто используемые функции, причем каждый пользователь может  настраивать структуру меню «под себя».

На каждого специалиста  из офиса любого уровня возлагаются  определенные функциональные обязанности, непосредственно влияющие на выбор  состава и возможностей используемых программ.

Для руководителя офиса (главного бухгалтера, финансового директора  и т.п.) необходимо иметь представление  о новых возможностях программных  средств MS Office для совместной работы многих пользователей. Помимо этого  большое значение для организации  управления офисом имеет возможность  информационного обмена между сотрудниками.

Текстовый редактор — компьютерная программа, предназначенная для  создания и изменения текстовых  файлов, а также их просмотра на экране, вывода на печать, поиска фрагментов текста и т. п.

Условно выделяют два типа редакторов, а также отдельно рабочие  среды, содержащие редактор.

Первый тип ориентирован на работу с последовательностью  символов в текстовых файлах. Такие  редакторы обеспечивают расширенную  функциональность — подсветку синтаксиса, сортировку строк, шаблоны, конвертацию кодировок, показ кодов символов и т. п. Иногда их называют редакторы кода, так как основное их предназначение — написание исходных кодов компьютерных программ.

Второй тип текстовых  редакторов имеет расширенные функции  форматирования текста, внедрения в  него графики и формул, таблиц и  объектов. Такие редакторы часто  называют текстовыми процессорами и  предназначены они для создания различного рода документов, от личных писем до официальных бумаг. Классический пример — Microsoft Word.

Также выделяют более общий  класс программ — текстовые рабочие  среды. По сути, такие среды представляют собой полноценную рабочую среду, в которой можно решать самые  разнообразные задачи: с помощью  надстроек они позволяют писать и читать письма, веб-каналы, вести  дневник, управлять списками адресов  и задач. Представители этого  класса — Emacs, Archy, Vim и Acme из операционной системы Plan 9. Такие программы могут  служить средами разработки программного обеспечения. В любом случае, последние  всегда содержат текстовый редактор как необходимый инструмент программирования.

Электронные таблицы (или  табличные процессоры) - это прикладные программы, предназначенные для  проведения табличных расчетов. Появление  электронных таблиц исторически  совпадает с началом распространения  персональных компьютеров. Первая программа  для работы с электронными таблицами  — табличный процессор, была создана  в 1979 году, предназначалась для компьютеров  типа Apple II и называлась VisiCalc. В 1982 году появляется знаменитый табличный процессор Lotus 1-2-3, предназначенный для IBM PC. Lotus объединял в себе вычислительные возможности электронных таблиц, деловую графику и функции реляционной СУБД. Популярность табличных процессоров росла очень быстро. Появлялись новые программные продукты этого класса: Multiplan, Quattro Pro, SuperCalc и другие. Одним из самых популярных табличных процессоров сегодня является MS Excel, входящий в состав пакета Microsoft Office.

Дополнительные удобства для моделирования дает возможность  графического представления данных (диаграммы); Использование электронной  таблицы в качестве базы данных. Конечно, по сравнению с СУБД электронные  таблицы имеют меньшие возможности  в этой области. Однако некоторые  операции манипулирования данными, свойственные реляционным СУБД, в  них реализованы. Это поиск информации по заданным условиям и сортировка информации.

В электронных таблицах предусмотрен также графический режим работы, который дает возможность графического представления (в виде графиков, диаграмм) числовой информации, содержащейся в  таблице.

Электронные таблицы просты в обращении, быстро осваиваются непрофессиональными пользователями компьютера и во много раз упрощают и ускоряют работу бухгалтеров, экономистов, ученых.

Презентация представляет сочетание  компьютерной анимации, графики, видео, музыки и звукового ряда, которые организованы в единую среду. Как правило, презентация имеет сюжет, сценарий и структуру, организованную для удобного восприятия информации.

Отличительной особенностью презентации является её интерактивность, то есть создаваемая для пользователя современными компьютерными средствами возможность взаимодействия с изображением.

Презентация — это обычно рекламный или информационный инструмент, позволяющий пользователю активно  взаимодействовать с ним через  меню управления.

Презентация обычно содержит в себе текст, иллюстрации к нему и выдержана в едином графическом  стиле.

Сегодня информационные технологии позволяют создавать презентации  с использованием аудио- и видеовставок, делать презентации динамичными  и интерактивными, использовать в  них гипертекстовые ссылки.

Оптическое распознавание  текста (англ. optical character recognition, OCR) —  перевод последовательности изображений символа в последовательность кодов, использующихся для представления в текстовом редакторе. Перевод осуществляется с помощью различных алгоритмов, после преобразования изображения в набор элементарных точек.

Графический редактор —  программа (или пакет программ), позволяющая  создавать и редактировать двумерные  изображения с помощью компьютера.

Типы графических редакторов:

• Растровые графические редакторы – специализированные программы, предназначенные для создания и обработки изображений. Подобные программные продукты нашли широкое применение в работе художников-иллюстраторов, при подготовке изображений к печати типографским способом или на фотобумаге, публикации в интернете. В противоположность векторным редакторам, растровые используют для представления изображений матрицу точек (bitmap). Однако, большинство современных растровых редакторов содержат векторные инструменты редактирования в качестве вспомогательных. Наиболее популярны: Adobe Photoshop для операционных систем Microsoft Windows и Mac OS X;
• Векторные графические редакторы – позволяют пользователю создавать и редактировать векторные изображения непосредственно на экране компьютера, а также сохранять их в различных векторных форматах, например, CDR, AI, EPS, WMF или SVG. Наиболее популярны: Adobe Illustrator, Corel Draw, Macromedia Free Hand — для операционных систем Microsoft Windows и Mac OS X, свободно распространяемый редактор Inkscape — для всех ОС.
• Гибридные графические редакторы. Наиболее популярны: RasterDesk для AutoCAD, Spotlight для операционных систем Microsoft Windows

Справочно-правовые системы (информационно-правовые системы) — особый класс компьютерных баз данных, содержащих тексты указов, постановлений и решений различных государственных органов. Кроме нормативных документов, они также содержат консультации специалистов по праву, бухгалтерскому и налоговому учету, судебные решения, типовые формы деловых документов и др.

На сегодняшний день в  России и СНГ существует множество  справочно-правовых систем, основные среди них:

• Коммерческие системы;
• Государственные системы

3. Организация электронного офиса

Для фирм, желающих организовать электронный офис, разрабатывается  специальный сценарий, состоящий  из ряда вложенных меню, в которых  пользователям предлагаются различные  действия офиса, выполняемые по нажатию  клавиш телефонного или факсимильного  аппарата. Электронный офис предоставляет следующие возможности:

1. информацию о фирме, ее реквизиты, порядок работы и т.д.
2. получить информацию о реализуемой продукции, или об оказываемых услугах (с любой степенью детализации);
3. получить действующий прайс-лист;
4. получить на факс-аппарат необходимые документы, проекты договоров, счет-фактуры или инструкции, а также оставить фирме голосовое сообщение или факсимильный документ;
5. выяснить наличие товара на складе в данный момент;
6. совершить заказ товаров или услуг.

Все эти действия клиент может выполнить, находясь в любом  месте, в любое удобное для  него время всего лишь с помощью  телефона или факс-аппарата. Предприятие, владелец электронного офиса, размещает  вместе со своими рабочими реквизитами  телефон регионального узла "DIALINK" и номер компьютерного бокса. Если предприятие осуществляет свою деятельность и в других регионах (там, где есть программно-аппаратный комплекс), то у него есть возможность  размещать виртуальный офис и  в других городах, что позволит организовать обмен информацией между удаленными подразделениями фирмы так же, как если бы они находились в одном  офисе.

Организация электронного офиса  значительно повысит эффективность  работы предприятия и определенно  поднимет его имидж, так как предприятие  использует в своей работе высокотехнологичное  средство обслуживания. Кроме того, все междугородние и международные  сообщения отправляются бесплатно (Германия, Словакия, Украина, Россия и т.д). Существуют также списки рассылки при помощи которых можно разослать любую информацию на телефоны, факсы, адреса e-mail более чем по 5000 адресов единовременно.

Главными компонентами современного офиса являются: технические средства, их программное обеспечение, производственные площади (здания), на которых располагается  персонал управленцев.

Кратко история офисной  деятельности такова: изначально последняя  связывалась лишь с автоматизацией некоторых вспомогательных, рутинных операций. Но бурное развитие компьютерной техники, ее программного обеспечения, средств коммуникаций и т.п., привело  к тому, что к 80-м годам текущего столетия в ее основу было положено широкое использование новых  ИТТ как в государственном  управлении, так и управлении бизнесом. Помещение офиса, взятое в совокупности со всеми применяющимися в нем  техническими средствами, составляет Intelligent Building System. “Интеллектуальность” офиса определяется уровнем обеспечения внутренних (пожарная безопасность, налаженность питания, микроклимат, контроль за доступом в офис, наличие локальных вычислительных сетей и т.п.) и внешних (наличие и разветвленность телефонных сетей, спутниковой связи, локальных и глобальных сетей) параметров.

О мере “интеллектуальности” офиса судят и по тому, насколько  современен дизайн внутренних помещений, которые при необходимости можно  быстро перепланировать.

Примером “интеллектуальных” офисов служат офисы крупных промышленных и торговых корпораций, органов государственной  власти, банков, выставочных залов, зданий аэропортов и т.д. Приведем пример типичной организации электронного офиса.

Суть их в том, что управленческому  персоналу фирмы создают возможность  для выполнения своих функций  дома, тем самым они продуктивнее используют свое рабочее время. Информационные системы современного офиса должны отвечать следующим основным требованиям  и характеризоваться такими параметрами:

• переносимость;
• графические интерфейсы пользователя;
• интеграция (объединение в одно целое) распределенность данных;
• быстрая разработка приложений;
• обработка правил ведения бизнеса;
• концепция клиент – сервер;
• инструментальные средства проектирования.

Lotus QuickPlace — система организации электронного офиса, решение для совместной работы, оптимизирующее процесс создания и управления местом для групповой работы. Оно позволяет коллективам выполнять критичные по времени проекты, обеспечивая их жизненно важной информацией 24 часа в сутки. QuickPlace — это Web-приложение, позволяющее пользователям, не обремененным техническими знаниями, создавать мгновенно разделяемое рабочее пространство, на котором члены группы могут безопасно общаться, совместно использовать, управлять и организовывать информацию, документы и расписания, связанные с любым проектом или инициативой.

Идея создания Электронного офиса была сформулирована очень  просто: «Создать Электронный офис наподобие любого традиционного  офиса Финансовой Корпорации, как  то: центральный, дополнительный или  филиал, который удаленно обслуживает  клиентов по всей территории России через  электронные каналы связи».

Заключение

Все большее значение приобретает  автоматизация административных функций. В этой автоматизации важная роль принадлежит концепции обработки  документов. Она происходит в системах, комплексах компьютеров, в локальных  сетях. Большое значение в электронном  офисе играет методология искусственного интеллекта. Концепция интеллектуальной обработки документов основана на использовании  баз знаний и выполнении многочисленных задач управления: учет и анализ корреспонденции, составление договоров, деловых писем, описаний изделий  и т.д.

Создание электронного офиса  позволяет заменять сотрудников, выполняющих  монотонную и не требующую высокой  квалификации работу (обработка корреспонденции, подготовка отчетов). Постепенно, по мере расширения функций, выполняемых электронным  офисом, работа сотрудников становится все более активной и творческой.

Для электронного офиса разрабатывается  и предлагается обширное программное  обеспечение, которое решает множество  задач, связанных с конторской деятельностью. В их число входит:

• использование текстового редактора;
• работа с Электронными Таблицами (ЭТ);
• применение Систем Управления Базами Данных (СУБД);
• использование программ подготовки презентаций.

Широкое распространение  в электронных офисах получили службы экспертиз и консультативные  службы. Они включают анализ и контроль за деятельностью (ревизия отчетности, анализ узких мест, баланс, оценка работы). Задачей электронной картотеки является хранение, каталогизация, и поиск документов. Календарное планирование предоставляет возможность составления планов проведения мероприятий.

Важным процессом, выполняемым  в электронном офисе, является обработка  изображений. Это компьютерная графика  от простых гистограмм до сложных  географических карт и технических  чертежей. программное обеспечение компьютерной графика позволяет осуществлять всевозможную обработку документов.

В электронных офисах широко используется служба обработки текстов. Она позволяет форматировать, редактировать, запоминать и распечатывать электронные  документы. Служба тесно связана  с электронной почтой. Сообщения, пересылаемые по почте, создаются и  редактируются благодаря программе-редактору. Полученные документы размещаются  в специально создаваемых для  этих целей базах данных. Все большую  популярность получают деловая графика  и телеконференции. Методы анализа  позволяют классифицировать документы  по их содержанию. Эти же методы дают возможность архивирования данных и поиска нужных документов.

В наши дни электронный  офис способен значительно упростить  большую часть повседневных задач  – как работы с базами данных и текстовыми документами, так и  даже планирование распорядка дня.

Список использованной литературы

1. Леонтьев В.П. "Персональный компьютер 2002"; М. 2002 г.
2. Мангел Т. "Разработка пользовательского интерфейса"; М. 2001 г
3. Лядова Л.Н., Мызникова Б.И., Фролова Н.В. Основы информатики и информационных технологий. Учеб. Пособие для студентов экономических специальностей. Перм.ун-т. Пермь,2001. 200 с.

Приложение 1

Рис. 1. Структура потоков информации и механизмов ее переработки и анализа