Характеристика автоматизированных систем управления документами в банках Республики Беларусь (концепция развития электронного документ

РЕФЕРАТ

по курсу «Делопроизводство»:

«Характеристика автоматизированных систем управления документами в банках Республики Беларусь (концепция развития электронного документооборота для банковской системы)»

МИНСК 2012

Оглавление

ПРИМЕНЕНИЕ ЭЛЕКТРОННЫХ ДОКУМЕНТОВ В БАНКОВСКОЙ СИСТЕМЕ

СОСТОЯНИЕ И НАПРАВЛЕНИЯ РАЗВИТИЯ ЭЛЕКТРОННОГО ДОКУМЕНТООБОРОТА

ПРИМЕНИЕ ЭЛЕКТРОННЫХ ДОКУМЕНТОВ В ПРОЦЕССАХ СБОРА И ХРАНЕНИЯ ОТЧЕТНОСТИ

АРХИВЫ ЭЛЕКТРОННЫХ ДОКУМЕНТОВ

ВЕБ-ПОРТАЛ БАНКОВСКОЙ СИСТЕМЫ – СРЕДА ЭЛЕКТРОННОГО ВЗАИМОДЕЙСТВИЯ И ИНФОРМАЦИОННОГО ОБСЛУЖИВАНИЯ

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

ПРИМЕНЕНИЕ ЭЛЕКТРОННЫХ ДОКУМЕНТОВ В БАНКОВСКОЙ СИСТЕМЕ

Тенденции развития современных информационных технологий направлены на вытеснение традиционных средств передачи, обработки и хранения информации на бумажных носителях их электронными аналогами. Данный процесс носит объективный характер, поскольку поток информации в современных условиях резко возрастает. Банковская деятельность в первую очередь оказывается областью применения передовых информационных технологий.

Банковская система Республики Беларусь, находясь в общемировом русле развития информационных технологий, также широко применяет технологии, связанные с использованием электронных документов. В том числе достаточно много внимания уделяется решению задач межкорпоративного (межведомственного) электронного документооборота, что подтверждается целым рядом планов и программ. Так, в Программе развития  банковского  сектора экономики Республики Беларусь на 2006 – 2010 годы, утвержденной Указом Президента Республики Беларусь от 15 января 2007 г. № 27, отмечена необходимость разработки и внедрения единой автоматизированной системы банковского электронного документооборота, реального и полнофункционального использования средств ЭЦП и цифровых сертификатов.

В настоящее время ведется работа по построению БИОК, которая станет важным фактором в развитии технологий, связанных с электронными документами и электронным документооборотом в банковской системе. Многие положения настоящей Концепции непосредственно основываются на перспективах использования единой инфраструктуры ключевой информации, реализуемой в рамках БИОК.

С учетом различных требований, специфики и условий развития можно выделить несколько основных видов электронных документов (или документов в электронном виде), обращающихся в настоящее время в банковской и смежных системах:

       электронные документы (электронные сообщения) автоматизированной системы межбанковских расчетов (далее – АС МБР);

       электронные документы автоматизированных систем ”клиент-банк“;

       внутрибанковские мемориальные электронные документы;

       расчетные документы в электронном виде;

       подтверждения, извещения, авизо, реестры и другие документы, связанные с банковскими технологиями и инструментами, а также, как правило, с необходимостью межбанковского обмена;

       организационно-распорядительные документы;

       банковская отчетность и статистические данные;

       электронные документы различных автоматизированных систем, связанных с банковскими пластиковыми карточками, ценными бумагами, электронными торгами и аукционами, а также SWIFT, Reuters и др.

Между тем существенной особенностью текущего состояния электронного документооборота является то, что он, как правило, замыкается в рамках конкретной автоматизированной системы. Степень взаимодействия различных систем, использующих или потенциально предназначенных для использования электронных документов, можно оценить как недостаточную. При этом возможность обмена электронными документами между разнородными системами на данном этапе является необходимым условием успешного развития электронного документооборота в целом.

Законодательство в Республике Беларусь в области использования электронных документов пока не позволяет обеспечить однозначные подходы к проектированию всех автоматизированных систем, применяющих электронные документы. Нормативное и технологическое обеспечение кардинально отличается для разных сфер применения электронных документов.

Наиболее развиты в области нормативного и технологического обеспечения АС МБР и системы ”клиент-банк“. К такому обеспечению относятся нормативные правовые акты Национального банка, специализированные стандарты, руководящие документы, кодексы установившейся технической практики. Установлены требования и правила, касающиеся различных этапов жизненного цикла электронных документов, их унификации, форматов, необходимости сертификации, архивного хранения и уничтожения. Организован Центральный архив межбанковских расчетов Национального банка Республики Беларусь, реализующий все процедуры долговременного хранения электронных документов.

Остальные автоматизированные системы обычно строятся на базе локальных нормативных правовых актов либо на основе сведений и представлений, имеющихся у разработчиков. При наличии в республике общих нормативных требований и стандартов высокого уровня (определяющих, как правило, общеметодологические вопросы) и ряда требований и стандартов частного технического характера (вычисление ЭЦП и др.) конкретные реализации автоматизированных систем, даже находящихся в одной сфере применения, существенно отличаются одна от другой. Это значительно усложняет задачу организации взаимодействия различных систем, которая непременно возникает на определенном уровне развития.

В самом общем виде требования к автоматизированным системам, использующим электронные документы, сводятся к необходимости охвата полного жизненного цикла обращения электронных документов. В такой жизненный цикл включаются создание, регистрация, исполнение, хранение и уничтожение документов. При этом задача хранения электронных документов технологически значительно отличается от остальных (время создания, регистрации и исполнения электронных документов в автоматизированных системах может исчисляться долями секунд, время хранения – годами). Отдельной задачей также является создание возможности однозначной визуализации и подтверждения юридической значимости электронных документов при хранении.

Создание крупных интегрированных автоматизированных систем, охватывающих банковскую систему в целом, не является лишь вопросом технического проектирования и реализации. Построение такого рода систем требует разработки соответствующей нормативной правовой и технической базы, направленной в первую очередь на установление и определение однозначных требований к взаимодействующим системам. Важно отметить, что существующее состояние нормативного и технологического обеспечения систем, использующих электронные документы, и общее состояние нормативной базы, а также недостаточная степень их взаимодействия зачастую приводит к тому, что в ряде важнейших бизнес-процессов, массово оперирующих документами, наряду с электронными документами приходится использовать документы на бумажных носителях. Так, при осуществлении автоматизированных межбанковских платежей банкам приходится осуществлять массовую досылку бумажных приложений. В целом, несмотря на все достижения в области использования электронных документов в банковской деятельности, в настоящее время не удается в полной мере осуществить переход на электронную форму платежных и бухгалтерских документов без их дублирования на бумажных носителях.

Необходимая методологическая и нормотворческая деятельность ведется достаточно медленно и зачастую разрозненно. В связи с этим возрастает потребность со стороны участников банковской системы в усилении координации работы в данном направлении между собой (с обязательным участием Национального банка), а также с соответствующими государственными органами.

Применительно к областям деятельности, требующим взаимодействия участников банковской системы между собой, а в перспективе – с государственными органами и иными организациями, настоящая Концепция направлена на решение наиболее актуальных задач: долговременное архивное хранение электронных документов, организационно-распорядительный документооборот, совершенствование процесса сбора банковской отчетности и иных процессов технологического документооборота. Необходимо дальнейшее развитие механизмов и инструментов этого взаимодействия.

СОСТОЯНИЕ И НАПРАВЛЕНИЯ РАЗВИТИЯ ЭЛЕКТРОННОГО ДОКУМЕНТООБОРОТА

Анализ текущего состояния организационно-распорядительного электронного документооборота показывает, что основной объем документооборота между организациями банковской системы составляет переписка Национального банка и банков. Эти документы не носят массовый характер, однако их количество оказывается достаточно существенным и может доходить до нескольких тысяч в год для одной организации. Одной из частей этой переписки являются нормативные правовые акты и другие документы, регулирующие банковскую деятельность, рассылаемые Национальным банком в банки (постановления Правления и Совета директоров Национального банка и др.). Другую часть переписки составляют документы отчетного характера, направляемые из банков в Национальный банк.

В технологическом аспекте текущее состояние организационно-распорядительного документооборота в банковской системе характеризуется следующим:

       переписка между организациями, как правило, осуществляется посредством документов на бумажных носителях;

       ряд организаций не имеет в своем распоряжении АС ДОУ, обеспечивающих процессы обработки организационно-распорядительных документов;

       в целом различные организации, использующие АС ДОУ, применяют решения разных производителей;

       в АС ДОУ банков используются различные программно-технологические решения, основанные на разных архитектурных принципах и использующие отличающиеся форматы электронных документов (при этом в различных реализациях формат электронного документа может иметь неодинаковую трактовку), форматы и принципы обмена электронными документами, форматы ЭЦП, средства ЭЦП, ключи для выработки и проверки ЭЦП;

       в ряде случаев выполнены или ведутся работы по внедрению внутреннего электронного документооборота, в том числе с удаленными структурными подразделениями.

Для организации электронного документооборота на межкорпоративном (межведомственном) уровне необходимо учитывать ряд факторов, существенно усложняющих решение этой задачи:

      технологическая разнородность систем, использующих электронные документы;

      неполная оснащенность банков АС ДОУ;

      недостаточная готовность банков в силу ряда причин объективного и субъективного характера к использованию официальных электронных документов;

      отсутствие единой инфраструктуры ключевой информации.

Несмотря на ряд имеющихся проблем, в настоящее время сложились веские предпосылки для реализации электронного организационно-распорядительного документооборота между организациями банковской системы.

Решение задач электронного организационно-распорядительного документооборота в банковской системе, в частности переписки в электронном виде, позволит добиться оптимизации взаимодействия ее участников за счет:

      сокращения бумажного документооборота;

      повышения скорости и надежности доставки документов;

      возможности использования документов в электронном виде в текущей работе;

      возможности быстрого поиска документов;

      ведения полного архива переписки между участниками документального обмена с возможностями объединения логически связанных документов (запрос – ответ, поручение – отчет) в пакеты;

      существенного уменьшения объема помещений, занимаемых архивами;

      реализации функций, связанных с контролем рассмотрения (исполнения) документов.

Кроме того, существенным фактором оптимизации организационно-распорядительного документооборота может стать его сокращение за счет перевода в разряд технологического электронного документооборота процессов, связанных с обработкой некоторых категорий документов. К ним можно отнести, в частности, отчеты и сведения отчетного характера, которые в настоящее время направляются регулярно или нерегулярно из подотчетных организаций с сопроводительными письмами. Такой подход, кроме формального сокращения документооборота, позволит добиться исключения излишнего их рассмотрения руководителями организаций и структурных подразделений, получающих такие документы, а также операций по их обработке службой ДОУ.

Следует учитывать, что потенциальными участниками обмена документами могут быть не только головные организации (например, Национальный банк и банк), но и их структурные подразделения (например, главное управление Национального банка по области и филиал банка). Кроме того, возможно расширение круга участников электронного документооборота путем присоединения страховых организаций, которые являются активными контрагентами банков в части обмена документами, а также, поскольку организации банковского сектора являются активными участниками обмена документами с рядом органов государственного управления и иными организациями, необходимо рассматривать возможности взаимодействия с органами государственного управления в единой системе электронного документооборота и (или) взаимодействия с отдельными автоматизированными системами организаций.

Для решения задачи организации полноценного электронного организационно-распорядительного документооборота необходимо преодолеть проблемы, связанные с разнородностью АС ДОУ, между которыми требуется обеспечить взаимодействие (различие архитектур, форматов электронных документов, форматов и средств ЭЦП и др.),  а также с обменом ключами для проверки ЭЦП.

Теоретически реализуемым вариантом преодоления указанных проблем несовместимости является полная (либо значительная) унификация компонентов информационных технологий, связанных с обработкой электронных документов (в том числе имеющих разные форматы), для чего потребуется кардинальное изменение АС ДОУ всех участников обмена.

Практически данный вариант не представляется реальным как по организационно-технологическим, так и по экономическим причинам.

Более предпочтительными выглядят решения, которые не разрушают существующие системы, но обеспечивают их унифицированными механизмами информационного обмена. Ниже рассмотрены два варианта таких решений.

Первый вариант построен на следующих принципах:

      разработка в установленном законодательством порядке унифицированного формата обмена электронными документами;

      использование специальной централизованной информационной системы коллективного пользования, построенной на принципах SOA, обеспечивающей необходимую инфраструктуру для межведомственного электронного документооборота и являющейся посредником между АС ДОУ различных организаций, –  системы межведомственного электронного документооборота (далее – СМВЭДО), которая является подсистемой среды электронного взаимодействия и обслуживания.

СМВЭДО в качестве посредника обеспечивает проверку ЭЦП должностных лиц организации-отправителя, преобразование исходного формата электронного документа в унифицированный формат обмена электронными документами и удостоверение подлинности исходных ЭЦП с помощью собственной системной электронной цифровой подписи. Роль СМВЭДО как посредника должна признаваться участниками обмена.

Программные средства для работы с унифицированным форматом обмена электронными документами могут предоставляться автоматизированным системам различных организаций как прикладная информационная услуга со стороны СМВЭДО либо встраиваться в соответствующие автоматизированные системы в виде отчуждаемых модулей (при решении задачи дистрибуции таких модулей).

Предлагаемый подход позволит минимизировать изменения в АС ДОУ участников документооборота, поскольку технически от них потребуется построить взаимодействие лишь с одной автоматизированной системой и обеспечить совместимость, например, путем соответствующих преобразований лишь с одним новым форматом.

Кроме того, СМВЭДО может стать шлюзом, обеспечивающим взаимодействие участников банковской системы с системой электронного документооборота органов государственного управления и иными создаваемыми системами документооборота.

Дополнительно для организаций, не имеющих собственных АС ДОУ, могут быть предоставлены услуги виртуальной АС ДОУ, обеспечивающие как минимум функции создания (с использованием ЭЦП), получения и отправки электронных документов в диалоговом режиме, а также подтверждения доставки и как максимум полнофункциональные решения, включающие все процедуры обработки организационно-распорядительных документов от подготовки и согласования проектов документов до передачи на хранение в архив электронных документов (в соответствии с главой 6 настоящей Концепции).

Вторым вариантом является использование программных компонентов, предназначенных для встраивания в различные АС ДОУ и обеспечения обмена документами без посредников. Такие компоненты должны также использовать унифицированный формат обмена, решать задачи преобразования исходных форматов в унифицированный формат обмена электронными документами, а также содержать в себе функции отправки и получения электронных документов (либо эти функции должны быть реализованы в АС ДОУ). При этом необходимо обеспечить использование ЭЦП, понимаемых другими участниками обмена технически, то есть обеспечить унифицированные (или единые) формат ЭЦП и средства ЭЦП. Кроме того, эти ЭЦП должны пониматься технологически, то есть необходимо обеспечить ответы на вопросы: кому принадлежат эти цифровые подписи и каковы основания им доверять. Возможные ответы на поставленные вопросы:

      автором ЭЦП является должностное лицо организации-отправителя (либо уполномоченное подписывать официальный документ, либо удостоверять подлинность ЭЦП или электронной копии документа) или автоматизированная система отправителя, использующая системную ЭЦП;

      основаниями для доверия ЭЦП должны считаться двусторонние договоренности между обменивающимися организациями, поскольку обмен происходит без посредника, полномочия которого признаются всеми участниками обмена, что для решения задачи электронного документооборота в банковской системе в целом с учетом потенциального расширения круга участников за ее пределы выглядит весьма сложным с организационной точки зрения.

Сложности в реализации второго варианта могут явиться существенной организационной преградой для развития электронного документооборота в банковской системе в целом. Однако описанный вариант имеет право на существование, особенно на начальной стадии, преимущественно для обмена электронными документами между отдельными организациями, а также в случае невозможности по каким-либо причинам построения системы-посредника коллективного пользования (СМВЭДО или аналогичной). Кроме того, этот вариант подходит для решения отдельных задач технологического документооборота, к которым в качестве примера можно отнести процесс сбора банковской отчетности, когда одна организация является получателем, а множество организаций – отправителями.

Под технологическим документооборотом понимается обмен различного рода документами, связанными, как правило, с основной деятельностью. В отличие от организационно-распорядительного документооборота он часто носит массовый характер и не замыкается на обмене документами между банками и Национальным банком. Такие документы могут иметь как структурированный, так и неструктурированный вид.

К технологическому документообороту могут быть отнесены процессы сбора отчетности банков, которые детально рассматриваются в главе 4 настоящей Концепции.

Текущее состояние в области технологического документооборота в банковской системе характеризуется следующим:

       в банковской системе действует ряд автоматизированных систем, обеспечивающих электронный документооборот для отдельных категорий документов, которые, как правило, жестко структурированы (АС МБР, система передачи финансовой информации и др.);

       большинство банков используют системы ”клиент-банк“, которые обеспечивают достаточно большой объем документооборота (в среднем количество платежных электронных документов составляет около половины от общего числа документов) и охватывают достаточно много видов документов между банками и клиентами;

       практически все банки имеют в своем распоряжении автоматизированные банковские системы (АБС), обеспечивающие процессы обработки банковских операций;

       в целом различные организации, имеющие АБС, используют решения разных производителей;

       в АБС используются различные программно-технологические решения, основанные на разных архитектурных принципах и использующие отличающиеся форматы электронных документов и методы обмена информацией (при этом в различных реализациях формат электронного документа может иметь неодинаковую трактовку), форматы и принципы обмена электронными документами, форматы ЭЦП, средства ЭЦП, ключи для выработки и проверки ЭЦП;

       внедряются отдельные процессы автоматизированного обмена технологической информацией на договорной основе.

Однако указанные элементы автоматизации не полностью охватывают потребности банковской системы в процессах электронного документооборота, в связи с чем пересылка документов между различными организациями, а также между банками и клиентами зачастую осуществляется в виде документов на бумажных носителях (приложения на бумажных носителях к электронным  платежным документам).

К факторам, существенно усложняющим решение задач  технологического документооборота и требующим обязательного учета, можно отнести:

      недостаточность нормативной правовой и нормативной технической базы, отсутствие утвержденных форматов и протоколов обмена информацией;

      технологическую разнородность систем, использующих электронные документы;

      отсутствие единой инфраструктуры ключевой информации;

      устаревшую инструментальную платформу стандартизации форматов электронных документов;

      сложные и дорогостоящие процедуры сертификации программного обеспечения для банков.

Решение задач технологического электронного документооборота позволит добиться оптимизации взаимодействия участников банковской системы и повышения контролируемости и скорости проведения ряда банковских операций за счет:

      сокращения бумажного документооборота;

      повышения скорости и надежности доставки документов;

      автоматизации процессов обработки и контроля;

      обеспечения полноты архива с возможностями объединения логически связанных документов в пакеты.

Кроме того, перевод документов в электронный вид и хранение их в архивах электронных документов позволит существенно сократить объемы архивов документов на бумажных носителях.

Особенности технологического документооборота требуют создания специализированной автоматизированной системы – системы обмена типовыми технологическими электронными документами (далее – СОТТЭД).

При условии адекватного процесса совершенствования нормативной правовой и нормативной технической базы реализация СОТТЭД возможна в виде распределенной сети гарантированной доставки банковской информации. Такое решение позволит замкнуть значительную часть трафика на узлах обмена, а функционирование многих узлов обеспечит большую надежность системы в целом.

СОТТЭД должна создаваться при условии организации тесной двусторонней связи с СМВЭДО и соблюдения общих принципов обработки электронных документов. СОТТЭД должна использовать ряд основных компонентов и технологий, реализуемых в рамках СМВЭДО, и при этом учитывать специфику технологического электронного документооборота.

В основу стандартизации форматов должны быть положены общие принципы на базе XML/SOAP и использование дополнительных содержательных атрибутов отправителя, получателя, кодов, банков, счетов, сумм и других элементов, исходя из назначения конкретного типа документа.

Следует отметить, что для многих банковских операций обмена технологическими документами необходима организация связанного потока документов (в том числе некоторых организационно-распорядительных), поэтому важным условием реализации доставки технологических электронных документов является возможность ссылок на документы или общие идентификаторы операций СМВЭДО.

СОТТЭД при ее создании и развитии, кроме прочего, может обеспечить возможности технологического взаимодействия с иными организациями, не входящими в банковскую систему, обмен документами с которыми часто является неотъемлемой частью банковских процессов.

ПРИМЕНИЕ ЭЛЕКТРОННЫХ ДОКУМЕНТОВ В ПРОЦЕССАХ СБОРА И ХРАНЕНИЯ ОТЧЕТНОСТИ

В настоящее время в Национальном банке внедрены технология автоматизированного сбора и обработки отчетности, поступающей из банков и структурных подразделений Национального банка, и информационное обеспечение результатами обработки банковской отчетности структурных подразделений Национального банка и ряда органов государственного управления.

В Национальном банке применяемые в составе информационной системы инструменты автоматизации объединены в рамках подсистемы сбора и обработки банковской отчетности. Подсистема является собственной разработкой Национального банка, сопровождается и эксплуатируется с 1993 года.

Эксплуатация подсистемы включает сбор отчетной информации в электронном виде, поступающей из банков и структурных подразделений Национального банка, входной контроль данных и их загрузку в базу данных экономических показателей. На основе собранной информации формируются сводные выходные отчеты, необходимые для анализа и принятия управленческих решений структурными подразделениями и руководством Национального банка.

В процессе сбора отчетной информации организована автоматизированная обратная связь с ее источниками. По результатам входного контроля отправителю отчетной информации направляется квитанция о приеме или протокол ошибок.

В качестве средства доставки применяется электронная почта ProCarry.

Основные проблемы общей технологической схемы сбора банковской отчетности заключаются в следующем:

       используется технологически устаревшее средство доставки отчетов – электронная почта ProCarry, не отвечающая современным потребностям банков и Национального банка;

       банки не имеют возможности получать в режиме реального времени информацию о доставке и результатах обработки отчетов в Национальном банке;

       отсутствуют сертифицированные средства криптографической защиты и ЭЦП;

       структурные подразделения Национального банка, непосредственно занимающиеся анализом отчетности, не участвуют в процессе сбора отчетности, что приводит к необходимости их дополнительного взаимодействия с банками и подразделением эксплуатации подсистемы сбора и обработки банковской отчетности;