Характеристика организационной структуры турфирмы

с 19.01.06 по 08.03.06

Ростовский  государственный  университет путей  сообщения (РГУПС)

Ростов-на-Дону

2006

Характеристика  организационной  структуры турфирмы

  Фирма «Астон»  профессионально занимается туризмом, начиная с 2001 года. Менеджеры имеют  опыт работы или высшее образование в сфере туризма. Есть лицензии на туроператорскую и турагентскую деятельность выданные Министерством экономического развития и торговли. Уже в 2001г туристам предлагались туры в Финляндию, Болгарию, Кипр, Испанию, Тайланд и круизы по Черному и Средиземному морям. 2002г – «Астон» отправляет туристов во Францию, Египет и на Крит. 2003г - пополняется список стран, предлагаемых для автобусных туров - теперь это Чехия, Польша, Австрия, Италия, Бельгия, Голландия, Германия, Дания, Норвегия, Швеция; организуются туры на побережье Хорватии. На данный момент фирма работает по таким странам, как Финляндия, Швеция, Дания, Норвегия, Германия, Англии, Франция, Испании, Тунис, Египет, Болгария, Хорватия, Греция (о. Крит), Кипр, Турция, Израиль, Чехия, Таиланд, Италия, а также организует индивидуальные туры в любую точку мира.

  В сфере  туризма качество предлагаемого  турпродукта в значительной мере зависит от эффективности работы персонала. В связи с этим, в  указанной сфере основным инструментом стимулирования работы персонала должна стать взаимосвязанная система экономических и социальных методов, что позволит: повысить эффективность использования кадрового потенциала, осуществлять профессиональное и социальное развитие персонала, избежать значительной текучести кадров в рамках предприятия в силу их экономической заинтересованности, изменить мотивационные характеристики персонала. Высшим органом управления фирмой является генеральный директор. Генеральный директор решает вопросы изменения устава, утверждает годовые результаты деятельности, а также решает вопросы по ликвидации и реорганизации фирмы. Работников фирма набирает с биржи труда в соответствии и их квалификацией и разрядом. Также возможно привлечение молодых сотрудников с незаконченным высшим или средним специальным образованием для прохождения практики. Взаимоотношения генерального директора с подчиненными, охрана труда, социальное развитие регулируется законодательством РФ.

  Структура ТФ «Астон»

  Санкт-Петербург, ул. Салова, 63, оф. 322

  тел./факс: (812) 449-75-30

  Каждый  из работников турфирмы выполняет определенные функции, руководствуясь должностными инструкциями.

  На турагента  возлагаются следующие функции:

  1. Установление  деловых контактов между покупателями  и продавцами товаров.

  2. Обеспечение  выполнения условий, предусмотренных  заключенными соглашениями.

  3. Оказание  коммерческих услуг.

  4. Оформление  документации.

  5. Сопровождение  групп туристов к месту назначения.

  В соответствии с функциями у турагента есть должностные обязанности:

  1. Участвовать  в работе по установлению необходимых  деловых контактов между покупателями  и продавцами товаров, а также  оказанию различных коммерческих  услуг.

  2. Содействовать покупке и продаже групповых туров и туров по системе «все включено».

  3. Обеспечивать  надлежащее оформление заключаемых  договоров и контрактов, других  необходимых документов, в том  числе страховых документов.

  4. Организовывать  предоставление транспортных средств и обеспечение выполнения других условий, предусмотренных заключенными соглашениями, договорами и контрактами.

  На бухгалтера возлагаются следующие функции:

  1. Ведение  бухгалтерского учета и составление  бухгалтерской отчетности.

  2. Произведение  начислений и перечислений налогов и сборов в бюджеты разных уровней, страховых взносов в государственные внебюджетные социальные фонды, платежей в банковские учреждения.

  3. Расчеты  всех видов выплат работникам.

  4. Методическая  помощь сотрудникам по вопросам  бухгалтерского учета, контроля, отчетности и экономического анализа.

  Должностные инструкции бухгалтера:

  1. Выполнять  работу по ведению бухгалтерского  учета имущества, обязательств  и хозяйственных операций (учет  основных средств, товарно-материальных  ценностей, затрат на производство, реализа-ции, результатов хозяйственно-финансовой деятельности, расчеты с поставщиками и заказчиками, а также за предоставленные услуги и т. п.).

  2. Участвовать  в разработке и осуществлении  мероприятий, направленных на  соблюдение финансовой дисциплины и рациональное использование ресурсов.

  3. Осуществлять  прием и контроль первичной  документации по соответствующим  участкам бухгалтерского учета  и готовить их к счетной  обработке.

  4. Отражать  на счетах бухгалтерского учета  операции, связанные с движением основных средств, товарно-материальных ценностей и денежных средств.

  5. Составлять  отчетные калькуляции себестоимости  услуг, выявлять источники образования  потерь и непроизводительных  затрат, готовить предложения по  их предупреждению.

  6. Производить  начисление и перечисление налогов  и сборов в местный бюджет, страховых взносов в государственные  внебюджетные социальные фонды,  платежей в банковские учреждения, средств на финансирование капитальных  вложений, заработной платы рабочих  и служащих, других выплат и платежей, а также отчисление средств на материальное стимулирование работников.

  7. Обеспечивать  руководителей, аудиторов и других  пользователей бухгалтерской отчетности  сопоставимой и достоверной бухгалтерской  информацией по соответствующим направлениям (участ-кам) учета.

  8. Разрабатывать  рабочий план счетов, формы первичных  документов, применяемые для оформления  хозяйственных операций, по которым  не предусмотрены типовые формы,  а также формы документов для  внутренней бухгалтерской отчетности, участвовать в определении содержания основных приемов и методов ведения учета и технологии обработки бухгалтерской информации.

  9. Участвовать  в проведении экономического  анализа хозяйственно-финансовой  деятельности по данным бухгалтерского  учета и отчетности в целях выявления внутрихозяйственных резервов, осуществления режима экономии и мероприятий по совершенствованию документооборота, в разработке и внедрении прогрессивных форм и методов бухгалтерского учета на основе применения современных средств вычислительной техники, в проведении инвентаризаций денежных средств и товарно-материальных ценностей.

  10. Готовить  данные по соответствующим участкам  бухгалтерского учета для составления  отчетности, следить за сохранностью  бухгалтерских документов, оформлять их в соответствии с установленным порядком для передачи в архив.

  11. Выполнять  работы по формированию, ведению  и хранению базы данных бухгалтерской  информа-ции, вносить изменения  в справочную и нормативную  информацию, используемую при обработке  данных.

  12. Участвовать  в формулировании экономической  постановки задач либо отдельных  их этапов, решаемых с помощью  вычислительной техники.

  На главного бухгалтера возлагаются следующие  функции:

  1. Руководство  осуществлением бухгалтерского  учета и отчетности.

  2. Формирование  учетной политики с разработкой  мероприятий по ее реализации.

  3. Оказание  методической помощь работникам  подразделений по вопросам бухгалтерского  учета, контроля, отчетности и  экономического анализа.

  4. Обеспечение  составления экономически обоснованных отчетных калькуляций себестоимости услуг, расчетов по зарплате, начислений и перечислений налогов и сборов в бюджеты разных уровней, платежей в банковские учреждения.

  5. Выявление  внутрихозяйственных резервов, устранение  потерь и непроизводительных затрат.

  6. Внедрение  современных технических средств  и информационных технологий

  7. Контроль  за своевременным и правильным  оформлением бухгалтерской документации.

  8. Обеспечение  здоровых и безопасных условий  труда для подчиненных исполнителей, контроль за соблюдением ими требований законодательных и нормативных правовых актов по охране труда. Должностные обязанности главного бухгалтера:

  1. Осуществлять  организацию бухгалтерского учета  хозяйственно-финансовой деятельности  и контроль за экономным использованием материальных, трудовых и финансовых ресурсов, сохранностью собственности фирмы.

  2. Формировать  в соответствии с законодательством  о бухгалтерском учете учетную  политику, исходя из структуры  и особенностей деятельности  предприятия, необходимости обеспечения его финансовой устойчивости.

  3. Возглавить  работу по подготовке и принятию  рабочего плана счетов, форм первичных  учетных документов, применяемых  для оформления хозяйственных  операций, по которым не предусмотрены  типовые формы, разработке форм  документов внутренней бухгалтерской отчетности, а также обеспечению порядка проведения инвентаризаций, контроля за проведением хозяйственных операций, соблюдения технологии обработки бухгалтерской информации и порядка документооборота.

  4. Обеспечивать  рациональную организацию бухгалтерского учета и отчетности на предприятии и в его подразделениях на основе максимальной централизации учетно-вычислительных работ и применения современных технических средств и информационных технологий, прогрессивных форм и методов учета и контроля, формирование и своевременное представление полной и достоверной бухгалтерской информации о деятельности предприятия, его имущественном положении, доходах и расходах, а также разработку и осуществление мероприятий, направленных на укрепление финансовой дисциплины.

  5. Организовывать  учет имущества, обязательств  и хозяйственных операций, поступающих  основных средств, товарно-материальных  ценностей и денежных средств,  своевременное отражение на счетах  бухгалтерского учета операций, связанных с их движением, учет издержек производства и обращения, исполнения смет расходов, реализации продукции, выполнения работ услуг.

  6. Обеспечивать  законность, своевременность и правильность  оформления документов, составление  экономически обоснованных отчетных калькуляций себестоимости услуг, расчеты по заработной плате, правильное начисление и перечисление налогов и сборов, страховых взносов в государственные внебюджетные социальные фонды, платежей в банковские учреждения, средств на финансирование капитальных вложений, погашение в установленные сроки задолженностей банкам по ссудам, а также отчисление средств на материальное стимулирование работников фирмы.

  7. Осуществлять  контроль за соблюдением порядка  оформления первичных и бухгалтерских  документов, расчетов и платежных обязательств, расходования фонда заработной платы, за установлением должностных окладов, проведением инвентаризаций основных средств, товарно-материальных ценностей и денежных средств, проверок организации бухгалтерского учета и отчетности.

  8. Участвовать  в проведении экономического  анализа хозяйственно-финансовой  деятельности по данным бухгалтерского  учета и отчетности в целях  выявления внутрихозяйственных  резервов, устранения потерь и  непроизводительных затрат.

  9. Принимать  меры по предупреждению недостач, незаконного расходования денежных средств и товарно-материальных ценностей, нарушений финансового и хозяйственного законодательства.

  10. Участвовать  в оформлении материалов по  недостачам и хищениям денежных  средств и товарно-материальных  ценностей, контролировать передачу в необходимых случаях этих материалов в следственные и судебные органы.

  11. Принимать  меры по накоплению финансовых  средств для обеспечения финансовой  устойчивости предприятия.

  12. Осуществлять  взаимодействие с банками по  вопросам размещения свободных финансовых средств на банковских депозитных вкладах (сертификатах) и приобретения высоколиквидных государственных ценных бумаг, контроль за проведением учетных операций с депозитными и кредитными договорами, ценными бумагами.

  13. Вести  работу по обеспечению строгого  соблюдения штатной, финансовой  и кассовой дисциплины, смет административно-хозяйственных  и других расходов, законности  списания со счетов бухгалтерского  учета недостач, дебиторской задолженности  и других потерь, сохранности бухгалтерских документов, оформления и сдачи их в установленном порядке в архив.

  14. Участвовать  в разработке и внедрении рациональной  плановой и учетной документации, прогрессивных форм и методов  ведения бухгалтерского учета  на основе применения современных средств вычислительной техники.

  15. Обеспечивать  составление баланса и оперативных  сводных отчетов о доходах  и расходах средств, об использовании  бюджета, другой бухгалтерской  и статистической отчетности, представление  их в установленном порядке в соответствующие органы.

  16. Оказывать  методическую помощь работникам  подразделений предприятия по  вопросам бухгалтерского учета,  контроля, отчетности и экономического  анализа.

  17. Руководить  работниками бухгалтерии.

  18. При  отсутствии на предприятии юридических служб непосредственно осуществлять эту функцию. На генерального директора фирмы возлагаются следующие функции:

  1.Общее  руководство деятельностью фирмы.

  2.Организация  взаимодействия всех структурных  подразделений.

  3. Обеспечение  выполнения всех принимаемых фирмой обязательств, включая обязательства перед бюджетами разных уровней и внебюджетными фондами.

  4. Создание  условий для внедрения новейшей  техники и технологии, прогрессивных  форм управления и организации  труда.

  5. Принятие  мер по обеспечению здоровых и безопасных условий труда.

  6. Контроль  за соблюдением законности в  деятельности всех служб.

  7. Защита  имущественных интересов предприятия  в суде, арбитраже, органах государственной  власти.

  Должностные обязанности генерального директора:

  1. Руководить в соответствии с действующим законодательством деятельностью фирмы, неся всю полноту ответственности за последствия принимаемых решений, сохранность и эффективное использование имущества организации, а также финансово-хозяйственные результаты ее деятельности.

  2. Организовывать  работу и эффективное взаимодействие  всех структурных подразделений,  направлять их деятельность на  развитие и совершенствование  качества услуг с учетом социальных  и рыночных приоритетов, повышение  эффективности работы, рост объемов реализации и увеличение прибыли, качества и конкурентоспособности производимой продукции, ее соответствие мировым стандартам в целях завоевания отечественного и зарубежного рынка и удовлетворения потребностей населения в соответствующих видах услуг.

  3. Обеспечивать выполнение фирмой всех обязательств перед федеральным, региональным и местным бюджетами, государственными внебюджетными социальными фондами, поставщиками, заказчиками и кредиторами, включая учреждения банка, а также трудовых договоров (контрактов) и бизнес-планов.

  4. Организовывать  деятельность на основе широкого  использования новейшей техники  и технологии, прогрессивных форм  управления и организации труда,  научно-обоснованных нормативов  материальных, финансовых и трудовых  затрат, изучения конъюнктуры рынка и передового опыта (отечественного и зарубежного) в целях всемерного повышения технического уровня и качества услуг, экономической эффективности их производства, рационального использования и экономного расходования всех видов ресурсов. 5. Принимать меры по обеспечению предприятия квалифицированными кадрами, рациональному использованию и развитию их профессиональных знаний и опыта, созданию безопасных и благоприятных для жизни и здоровья условий труда, соблюдению требований законодательства об охране окружающей среды.

  6. Обеспечивать  правильное сочетание экономических  и административных методов руководства,  единоначалия и коллегиальности  в обсуждении и решении вопросов, материальных и моральных стимулов  повышения эффективности работ,  применение принципа материальной заинтересованности и ответственности каждого работника за порученное ему дело и результаты работы всего коллектива, выплату заработной платы в установленные сроки.

  7. Обеспечивать  на основе принципов социального  партнерства разработку, заключение и выполнение коллективного договора, соблюдение трудовой дисциплины, способствовать развитию трудовой мотивации, инициативы и активности служащих.

  8. Решать  вопросы, касающиеся деятельности  фирмы в пределах предоставленных  ему законодательством, поручать ведение отдельных направлений деятельности другим должностным лицам.

  9. Обеспечивать  соблюдение законности в деятельности  фирмы и осуществлении ее хозяйственно-экономических  связей, использование правовых  средств для финансового управления  и функционирования в рыночных условиях, укрепления договорной и финансовой дисциплины, регулирования социально-трудовых отношений, обеспечения инвестиционной привлекательности фирмы в целях поддержания и расширения масштабов предпринимательской деятельности.

  10. Защищать имущественные интересы предприятия в суде, арбитраже, органах государственной власти и управления.

  На кассира  возлагаются следующие функции:

  1. Осуществление  операций с денежными средствами  и ценными бумагами.

  2. Ведение  кассовой книги.

  3. Составление кассовой отчетности.

  Должностные обязанности кассира:

  1. Осуществлять  операции по приему, учету, выдаче  и хранению денежных средств  и ценных бумаг с обязательным  соблюдением правил, обеспечивающих  их сохранность. 2. Получать по  оформленным в соответствии с установленным порядком документам денежные средства и ценные бумаги в учреждениях банка для выплаты служащим заработной платы, премий, оплаты командировочных и других расходов.

  3. Вести  на основе приходных и расходных  документов кассовую книгу, сверять фактическое наличие денежных сумм и ценных бумаг с книжным остатком.

  4. Составлять  кассовую отчетность.

  На менеджера  по рекламе возлагаются следующие  функции:

  1. Организация  работы по рекламированию предлагаемых  услуг.

  2. Осуществление  взаимодействия с деловыми партнерами, консультантами, экспертами, популярными лицами с целью совершенствования рекламной деятельности.

  3. Организация  обучения персонала, повышения  квалификации сотрудников.

  4. Контроль  за соблюдением норм трудового  законодательства в работе с персоналом.

  Должностные обязанности менеджера по рекламе:

  1. Организовывать  работу по рекламированию услуг  с целью их продвижения на  рынки сбыта, информируя потребителей  о преимуществах качества и  отличительных свойствах рекламируемых  услуг.

  2. Осуществлять руководство, планирование и координацию работ по проведению рекламных кампаний.

  3. Разрабатывать  планы рекламных мероприятий  по одному виду или группе  товаров (услуг) и определяет  затраты на их проведение.

  4. Участвовать  в формировании рекламной стратегии, основанной на перспективных направлениях дальнейшего организационного развития, инновационной и инвестиционной деятельности.

  5. Осуществлять  выбор форм и методов рекламы  в средствах массовой информации, их текстового, цветового и музыкального  оформления.

  6. Определять  конкретных носителей рекламы  (газеты, журналы, рекламные ролики  и др.) и их оптимальное сочетание.

  7. Изучать  рынок сбыта и покупательский  спрос с целью определения  наилучшего времени и места  размещения рекламы, масштабов  и сроков проведения рекламных кампаний, круга лиц, на которые должна быть направлена реклама, ориентируя ее на целевые группы по профессии, возрасту, покупательной способности, полу. 8. Организовывать разработку рекламных текстов, плакатов, проспектов, каталогов, буклетов, контролировать их качество, обеспечивая наглядность и доступность рекламы, соблюдение норм общественной морали, не допуская нарушений правил конкурентной борьбы.

  9. Осуществлять  контроль за разработкой и  реализацией договоров и контрактов  по рекламированию продукции или услуг.

  10. Организовывать  связи с деловыми партнерами, систему сбора необходимой информации  и расширение внешних связей  в целях совершенствования рекламной  деятельности.

  11. Анализировать  мотивацию спроса на производимую  продукцию или оказываемые услуги, организовывать изучение потребностей покупателей и определять направленность проведения рекламных кампаний.

  На секретаря  руководителя возлагаются следующие  функции:

  1. Осуществление  работы по организационно-техническому  обеспечению административно-распорядительной деятельности руководителя.

  2. Ведение  делопроизводства.

  3. Организация  приема посетителей.

  Должностные обязанности секретаря:

  1. Осуществлять  работу по организационно-техническому  обеспечению административно-распорядительной  деятельности руководителя.

  2. Принимать  поступающую на рассмотрение  руководителя корреспонденцию, передавать  ее в соответствии с принятым  решением в структурные подразделения  или конкретным исполнителям  для использования в процессе  работы либо подготовки ответов.

  3. Вести  делопроизводство, выполнять различные  операции с применением компьютерной  техники, предназначенной для  сбора, обработки и представления  информации при подготовке и  принятии решений.

  4. Принимать  документы и личные заявления  на подпись руководителя.

  5. Готовить  документы и материалы, необходимые  для работы руководителя.

  6. Следить  за своевременным рассмотрением  и представлением структурными  подразделениями и конкретными  исполнителями документов, поступивших  на исполнение, проверять правильность оформления подготовленных проектов документов, передаваемых руководителю на подпись, обеспечивать качественное их редактирование. 7. Организовывать проведение телефонных переговоров руководителя, записывать в его отсутствие полученную информацию и доводить до его сведения ее содержание, передавать и принимать информацию.

  8. По поручению  руководителя составлять письма, запросы, другие документы, готовить  ответы авторам писем.

  9. Выполнять  работу по подготовке заседаний  и совещаний, проводимых руководителем (сбор необходимых материалов, оповещение участников о времени и месте проведения, повестке дня.

  10. Осуществлять  контроль за исполнением работниками  изданных приказов и распоряжений, а также за соблюдением сроков  выполнения указаний и поручений  руководителя, взятых на контроль.

  11. Вести  контрольно-регистрационную картотеку.

  12. Обеспечивать  рабочее место руководителя необходимыми  средствами организационной техники,  канцелярскими принадлежностями, создавать  условия, способствующие его эффективной  работе.

  13. Печатать по указанию руководителя служебные материалы, необходимые для его работы или вводить текущую информацию в банк данных.

  14. Организовывать  прием посетителей, содействовать  оперативности рассмотрения просьб  и предложений работников.

  15. Формировать дела в соответствии с утвержденной номенклатурой.

  На администратора баз данных возлагаются следующие  функции:

  1.Поддержание  в актуальном рабочем состоянии  полного объема оперативной и  накапливаемой информации, а также  защита информации от несанкционированного доступа;