Информационно-аналитические системы в государственном управлении

Реферат

по дисциплине «Бизнес-информатика»

на тему:

« Информационно-аналитические системы в государственном управлении»

ВВЕДЕНИЕ

Сегодня во всём мире признано, что информация является самым важным средством организации и регулирования частной и общественной жизнедеятельности, одной из форм закрепления и распределения имеющихся и приобретаемых знаний.

Информация как совокупность каких-либо сведений, данных, характеристик о соответствующих предметах, процессах, событиях , составляет основу муниципального управления, которые собраны и систематизированы в пригодную для использования форму. Управленческие процессы – это поиск, фиксация, анализ, оценка, распространение социальной информации, то есть  той информации, которая связана с отражением и преобразованием различных форм жизнедеятельности людей.

Общее понятие информационно – аналитической системы.

Современный этап развития рыночных отношений в российской экономике характеризуется началом экономического подъема. Сегодня все больше организаций приходит к пониманию того, что без наличия своевременной и объективной информации о состоянии рынка, постоянной оценки эффективности функционирования собственных структур и анализа взаимоотношений с бизнес - партнерами и конкурентами их дальнейшее развитие становится практически невозможным. На успех ведения дела влияют не только объективные, но и субъективные факторы. Границы информационного пространства как отображения деятельности предприятия и его взаимодействия с внешней средой, в рамках которого принимаются решения, выходят далеко за пределы предприятия.

Эти обстоятельства вынуждают использовать имеющиеся в настоящее время весьма развитые программно-технические средства. В условиях острой конкурентной   борьбы одним из факторов выживаемости и успеха предприятия стало широкое и эффективное применение этих средств.   Также, получили   широкое   распространение автоматизированные информационные системы.

Проблема анализа исходной информации для принятия решений оказалась настолько серьезной, что появилось отдельное направление или вид информационных систем – информационно – аналитические системы (ИАС).

Информационно-аналитические системы (ИАС) призваны помогать в принятии управленческих решений. ИАС - это современный высокоэффективный инструмент поддержки принятия стратегических, тактических и оперативных управленческих решений на основе наглядного и оперативного предоставления всей необходимой совокупности данных пользователям, ответственным за анализ состояния дел и принятие управленческих решений. Комплекс информационно-аналитических систем затрагивает всю управленческую вертикаль: корпоративную отчетность, финансово-экономическое планирование и стратегическое планирование.

Функции и сферы применения ИАС

Основное назначение ИАС — это динамическое представление и анализ исторических и текущих данных, анализ тенденций, моделирование и прогнозирование результатов различных управленческих решений.

Основными функциями информационно-аналитической системы являются:

·        Извлечение данных из различных источников, их преобразование и загрузка в хранилище;

·        Хранение данных;

·        Анализ данных, в том числе оперативный и интеллектуальный;

·        Подготовка результатов оперативного  и интеллектуального анализа для эффективного их восприятия потребителями.  

С одной стороны результатом применения средств ИАС являются— регламентные аналитические отчеты, которые ориентированы  на нужды пользователей различных категорий, с другой —быстрое построение отчетов пользователями-непрограммистами с использованием привычных понятий предметной области.

С технической точки зрения ИАС – это набор процедур, методов и регламентов, которые приводят к регулярному плановому сбору, хранению, анализу и предоставлению информации, которая используется для принятия управленческих решений.

Информационно-аналитические системы аккумулируют данные по всем видам деятельности компании - от состояния складов до финансовой и бухгалтерской отчетности.

Информационно - аналитические системы верхнего уровня служат для принятия стратегических решений. Они позволяют руководителю решать следующие задачи:

·  составление консолидированной отчетности и предоставление сводной информации о деятельности предприятия

·  анализ деятельности дочерних предприятий, филиалов и подразделений компании,

·  анализ финансовой деятельности

·  проведение комплексной оценки деятельности предприятия, которая основана на постоянном контроле четырех наиболее существенных ее аспектов – это финансы, отношения с внешним миром, внутреннее состояние компании и инновации;

·  анализ сбытовых процессов  

Информационно-аналитические системы подразделений предполагают большую детализацию и более сложную аналитическую обработку. Эти системы помогают подготовить информацию для принятия решений в области сбыта, продуктового предложения, финансового планирования.

Существует несколько видов информационно-аналитических систем по режиму и темпу анализа:

·  статические - имеют заранее разработанный сценарий обработки данных при весьма ограниченных возможностях вариаций запросов;

·  динамические - обеспечивают обработку нерегламентированных запросов и гибкую систему подготовки отчётов; 

      Также, можно выделить следующие принципы построения ИАС на предприятии:

·  объединение всех информационных процессов предприятия;

·  встраивание системы в уже сложившуюся организационную структуру предприятия;

·  координация усилий всех подразделений предприятия при выполнении поставленных задач;

·  открытость системы для дальнейшего развития;

·  комплексное использование всех доступных методов анализа;

·  информационная этика - "от каждого - в общую копилку, и из неё - каждому".

Состав программных инструментальных средств ИАС                        Существуют несколько основных функций информационно- аналитических систем:                                                                                                                                                информационного хранилища;                                                                                                 оперативного анализа;                                                                                                                 интеллектуального анализа;                                                                                     представления пользователю результатов анализа и подготовки принятия решений.

Для того, чтобы реализовать данные функции, необходимо применить  набор программных инструментальных средств. Самый полный набор этих средств включает ряд крупных модулей. Крупные функциональные модули могут быть органической частью ИАС или самостоятельным программным продуктом. Если функциональные модули – это органическая часть ИАС, то  они входят в ИАС в качестве комплектующего элемента. Также эти модули могут состоять из ряда блоков:                                                                                                                                                                                – средства импорта, перекачки данных из операционных баз и других источников информации в информационное хранилище;                                                                                     – средства преобразования данных, которые  осуществляют проверку на правильность;                                                                                                                                                               – набор или комплекс программ, которые выполняют операционные функции оперативного анализа;                                                                                                                                            – средства графического и визуального конструирования отчетов, которые рассчитаны на конечного пользователя;                                                                                 – средства удаленного доступа, коллективного доступа и работы в глобальных сетях;                                                                                                                                      – средства администрирования ИАС;                                                                                      – средства интеллектуального анализа данных;                                                                     – приложения, которые могут быть встроенными в комплекс программ Многие из инструментальных средств ИАС  имеют самостоятельное значение и могут быть использованы для различных целей.  

Средства сбора и доработки данных 

Информация в различных источниках формируется в различных форматах, имеет разнообразную структуру. В информационном хранилище и в системах поддержки принятия решений информация должна быть приведена к определенному формату витрин данных. 

Мощные средства ИАС насчитывают до 50-ти типов форматов, с которыми может взаимодействовать система.

Структура программных средств ИАС                         

Доступ к данным может быть организован в двух вариантах.  В первом варианте производится обращение из ИАС в базы данных. Этот процесс осуществляется с помощью необходимых драйверов. После создания псевдонима данных может быть осуществлен доступ к необходимым данным описателя, в котором содержатся сведения и которые определяют необходимую базу данных. Их Состав зависит от режима работы.

Классификация аналитических систем

Для обозначения аналитических технологий и средств в целом принято использовать термин "Business Intelligence" или, сокращенно, - BI. Понятие BI объединяет различные средства и технологии анализа и обработки данных масштаба предприятия. На их основе создаются BI-системы. Цель таких систем  – это повысить качество информации для принятия управленческих решений.  BI-системы ранее были известны под названием Систем Поддержки Принятия Решений. Существует еще один очень разносторонний класс аналитических систем. Это – конечные решения для управленцев и аналитиков. Исторически сложилось так, что технологическая основа реализации таких систем существенно различается. Одни из них построены на современных аналитических инструментах, другие – с применением базовых информационных технологий. Чтобы легче ориентироваться в этих системах вводится 3 классификации:

·  по виду решаемой задачи,

·  по масштабу решаемой задачи,

·  по технологическому построению.  

Аналитические системы по технологическому построению можно условно разделить на монолитные и настраиваемые:

·  Монолитные аналитические системы характеризуются тем, что аналитическая методика в них реализуется в коде самой программы, а не в виде настройки универсального аналитического инструмента. В этом случае аналитическая система не требует, как правило, выполнения существенных работ по своей настройке. Система может использоваться практически сразу после установки. В то же время такие системы не "гибкие" и плохо поддаются изменениям в соответствии с требованиями пользователя. Монолитные системы разрабатываются с применением базовых средств программирования и СУБД.

·  Настраиваемые аналитические системы характеризуются тем, что при их создании применяются универсальные аналитические инструменты и специализированные средства, такие как OLAP, Студии и т.д.. Их применение не только позволяет повысить качество аналитической системы, дает перспективы развития, но также оно приводит к удорожанию конечного решения. Прикладные аналитические системы, выполненные в виде настроек универсальных аналитических инструментов, требуют большего объема работ при внедрении, однако позволяют реализовывать уникальные аналитические методики, принятые в организации. 

Компромиссом между этими двумя классами систем может являться  реализация аналитической методики в виде Приложения универсальной аналитической системы. Но таких систем в настоящее время на рынке представлено очень мало.

Если рассматривать российский информационный рынок, можно заметить, что присутствующие на нем информационно-аналитические системы в большинстве своем не оправдывают названия, потому что представляют собой более грамотную версию на тему базы данных.

Процесс принятия управленческих решений связан с необходимостью обработки огромного количества информации. Объем информации был намного выше  физиологических возможностей человеческого мозга. Это привело к необходимости применения технических средств. В коммерческих организациях, цена ущерба от выбора не самых лучших решений исключительно высока. Именно в таких ситуациях практически единственным эффективным средством минимизации ошибок при принятии решений является применение специальных методов, технологий и программных средств обработки информации, к которым относятся информационно-аналитические системы. Создание информационно-аналитических систем позволяет значительно увеличить количество обрабатываемых данных и более оперативно предоставлять необходимые сведения, требования к которым в современных системах управления меняются.

Конечно, автоматизация принятия управленческих решений требует большего количества информации, которая не фиксировалась и не хранилась в традиционной системе управления. Однако, дополнительные затраты по сбору информации оправдываются более точными и оперативными решениями.

Основные принципы информационно-аналитической системы

Основные принципы информационно-аналитической системы были разработаны В. Блумбергом (США) и научной командой Рейтера (Великобритания):

• Принцип единой информационной базы предполагает ввод информации, которая используется для решения всех задач управления.
• Принцип минимизации ввода и вывода информации. Именно процесс ввода и вывода информации является наиболее уязвимым с точки зрения точности, объективности, и сопоставимости данных. Ошибки в этом процессе могут оказать решающее влияние на всю структуру автоматизированных систем управления.
• Принцип ввода изменений. Постоянные изменения информации, касаются различных целей и задач управления, проявляются на различных уровнях, но на машинные носители необходимо записывать только то, что изменяет значение уже имеющихся в системе данных, нет необходимости вводить всю информацию из документа.

Задачи и средства администрирования ИАС 

К задачам администрирования ИАС относятся: −− планирование работы с ИАС; загрузка и обновление данных; − эксплуатация ИАС; − создание моделей предметной области и интерфейсов пользователей; − контроль за их наполнением и т.д. 

Принципы проектирования информационных хранилищ ИАС 

Создание информационно-аналитических систем второго поколения проходило в наиболее развитых странах, таких как США, Япония, Англия в середине 80-х годов прошлого века. К основным принципам данной системы относятся значительный рост интеллектуальных возможностей самой системы, увеличение производительности и использование системы логических выводов.

Следующим важным моментов применения информационно-аналитических систем является оптимизация организационных отношений. Документы, которые раньше служили средством общения между физическими участниками управленческого процесса стали проходить через автоматизированные системы, которые их обрабатывают и по необходимости вовлекать в процесс других участников.

Практически любой участник процесса управления время от времени нуждается в обобщенной информации, которую можно получить посредством информационно-аналитической системы без персонализированного привлечения конкретного специалиста.

Информационно-аналитическая система, как и любая технология, включает набор материальных средств (информационные носители, технические средства обработки, передачи и изменений их состояний и т.д.), способы их взаимодействия, специальные знания и предметы труда, организацию работы.

Информационная технология включает основные процедуры, куда входит: сбор и регистрация информации, передача к месту обработки, кодирование данных, обработка и использование информации, что в целом заключается в принятии управленческих решений и выработке управляющих воздействий.

Рынок инструментальных средств ИАС                                                                                      На российском рынке инструментальных средств ИАС представлены в основном зарубежные продукты, чаще американских фирм. Российские инструментальные средства создания ИАС стали появляться в последние годы, они имеют как целевой характер, в основном в области финансового анализа, так и многоплановый.  На мировом рынке отмечается бурный рост продаж инструментальных средств. Это достигнуто не только за счет развития собственного продукта, но и скупки компаний, владеющих смежными технологиями, которые необходимы для достижения полной функциональности.   В настоящее время российские фирмы предлагают полный набор весьма совершенных продуктов, которые выполняют функции инструментальных средств создания и ведения информационно-аналитических систем.  

Заключение:                                                                                                                          Информационно-аналитические технологии  являются одной из самых важных составляющих системы муниципального и государственного управления.

Очень часто  предприятиях приходится работать с большим количеством документов. Все это требует большого запаса времени и немалых усилий. Человеку все это не под стать просто в силу ограниченных физических возможностей. Тогда на помощь и приходят машины с таким вот современным оснащением. Применение таких методов и систем позволяет избежать ошибок в работе. Совсем скоро она оправдает себя и вы поймете, что потраченные на такую систему средства – это были не пущенные на ветер деньги. Информационно - аналитические системы управления – это то, что соберет всю документацию производства в одно место. Таким образом, все будет храниться рядом, создастся единая информационная база. Без Информационно - аналитических систем управления просто невозможно оптимальное развитие абсолютно любого предприятия. Применения этих систем значительно улучшит работу и уменьшит количество управленческих ошибок и неточностей.

Список использованной литературы: 

1)Информационные технологии управления, Питер, 2005. В.Н. Тюшняков, 

2)Государственное и муниципальное управление :учебник -2-е изд.//Василенко И.А 2007 г

3) http://textreferat.com/referat-7667-6.html

4) http://referatbank.ru/referat/preview/8300/kontrolnaya-ispolzovanie-informacionnyh-tehnologiy-gosudarstvennom-upravlenii.html