Информационные системы в экономике. 2

Информационные  системы в экономике.

Введение.

Современная экономика  немыслима без информации. Тысячи предприятий, миллионы налогоплательщиков, триллионы рублей, биржевые котировки, реестры акционеров – все эти информационные потоки необходимо оценить, обработать, сделать необходимые выводы, принять правильное решение. Современному экономисту необходимо уметь принимать обоснованные решения. Для этого наряду с традиционными знаниями, такими как основы менеджмента, основы внешнеэкономической деятельности, банковское дело, административное управление, налогообложение необходимо владеть информацией о специфике построения информационных систем.

Современный этап развития человеческого общества характеризуется  переходом к всеобщей информатизации, внедрению компьютеризации и информационных технологий во все сферы и области отраслей науки и техники. В связи с этим решение проблем использования современных, перспективных методов и средств обработки информации в практической деятельности приобретает первостепенное значение. Под влиянием новых информационных технологий происходят коренные изменения в производственных и управленческих процессах. Реализация некоторой информационной технологии и переработка информации в процессе профессиональной деятельности обеспечивается информационными системами.

Сфера применения современных  автоматизированных информационных технологий и средств коммуникации весьма обширна: начиная с обеспечения выполнения рутинных операций по формированию документов и организации служебной переписки и заканчивая системным анализом, поддержкой принятия управленческих решений, автоматизацией проектирования сложных корпоративных информационных систем и т. д.

Средства вычислительной техники, массовой информации, коммуникации позволяют различным организациям, предприятиям, учреждениям, отдельным специалистам получать достоверную, полную и своевременную информацию, необходимую для выработки и принятия оптимальных управленческих решений. При этом динамическое развитие информационных технологий на первое место выдвигает адаптацию специалистов различных областей деятельности к процессам управления как к наиболее конструктивной сфере применения автоматизированных информационных систем*.

Целью данной работы является рассмотрение использования и применения информационных систем, как средств реализации современных информационных технологий в экономической сфере деятельности человека, в частности в управлении финансовыми потоками с помощью автоматизированных финансовых систем.

Глава 1. Взаимодействие понятий «информация» и «система».

Сегодня обработка экономической  информации стала самостоятельным научно-техническим направлением с большим разнообразием идей и методов. Отдельные компоненты процесса обработки данных достигли высокой степени организации и взаимосвязи, что позволяет объединить все средства обработки информации, на конкретном экономическом объекте понятием «экономическая информационная система» (ЭИС). Детальное изучение ЭИС, предложенное далее, опирается на понятия «информация» и «система».

Информация и система, возможно, являются простейшими фундаментальными категориями, не выражаемыми через более точные понятия (как, например, точка в геометрии). Поэтому приводимые далее определения

*Информационные технологии управления: уч. пособие. под ред. Титоренко Г. А. 2-е изд., доп. М.: ЮНИТИ. 2005. С. 8.

всего лишь поясняют и уточняют эти категории.

Термин информация происходит от латинского «informatio», что означает разъяснение, осведомление, изложение. С позиции материалистической философии информация есть отражение реального мира с помощью сведений (сообщений). Сообщение — это форма представления информации в виде речи, текста, изображения, цифровых данных, графиков, таблиц и т.п. В широком смысле информацию можно рассматривать как общенаучное понятие, включающее в себя обмен сведениями между людьми, обмен сигналами между живой и неживой природой, между людьми и устройствами.

   Информация –  это сведения об объектах и явлениях окружающей среды, их параметрах, свойствах и состояниях, которые уменьшают имеющуюся степень неопределенности и неполноты знаний о них. С середины ХХ века это понятие обретает общенаучный смысл, в плане отношений между людьми и механизмами, животными и растениями и т. д. Довольно распространенным является взгляд на информацию как на ресурс, аналогичный материальным, трудовым и денежным ресурсам. Эта точка зрения отражается в следующем определении: информация – есть новые сведения, позволяющие улучшить процессы, связанные с преобразованием вещества, энергии, иных субстанций и самой информации.

Информация неотделима от процесса информирования, поэтому всегда необходимо рассматривать как источник информации, так и её потребителей. С точки зрения потребителей, информацию можно выразить как новые сведения, принятые, понятые и оцененные конечным её пользователем как полезные, т. е. сведения, расширяющие запас знаний конечного потребителя об окружающем мире.

Наряду с информацией  в информатике употребляется так же понятие «данные». Эти понятия имеют между собой принципиальные отличия. Данные могут рассматриваться как признаки или записанные наблюдения, которые по каким-то причинам не используются, а только хранятся. В том случае, если появляется возможность использовать эти данные для уменьшения неопределенности чего-либо, данные превращаются в информацию. Поэтому информацией могут считаться только используемые данные. Например, если написать на листе десять номеров телефонов в виде последовательности десяти рядов чисел, эти цифры будут восприниматься как данные, так как они не предоставляют никаких сведений. Но если напротив каждого номера указать название фирмы или род деятельности, то непонятые цифры обретут определенность и превратятся из данных в информацию, которую в дальнейшем можно будет использовать.

Одной из важнейших  разновидностей информации является информация экономическая. Ее отличительная черта – связь с процессами управления организациями, коллективами, финансовыми потоками и другими экономическими ресурсами. Экономическая информация сопровождает процессы производства, распределения, обмена и потребления материальных благ и услуг. Значительная часть ее связана с промышленным производством и может быть названа производственной информацией.

Экономическая информация – это совокупность сведений, отражающих социально-экономические процессы и служащих для управления этими процессами в производственной и непроизводственной сфере. Её можно рассматривать, как характеризующую и определяющую производственные отношения в обществе. К экономической информации относятся сведения, которые циркулируют в экономической системе, о процессах производства, материальных ресурсах, процессах управления производством, финансовых процессах, а также сведения экономического характера, которыми обмениваются между собой различные системы управления.

К экономической информации предъявляются следующие требования: точность, достоверность, оперативность. Точность информации обеспечивает ее однозначное восприятие всеми потребителями. Достоверность определяет допустимый уровень искажения как поступающей, так и результатной информации, при котором сохраняется эффективность функционирования системы. Оперативность отражает актуальность информации для необходимых расчетов и принятия решений в изменившихся условиях.

Перед тем, как  перейти к определению понятия  «система», необходимо остановиться на таком понятии, как «технология», т. к. именно развитие технологий, в том числе и информационных, определяет в дальнейшем базу для создания различных автоматизированных систем. 

Слово «технология» происходит от греческого «techne», что означает искусство, мастерство, умение, и греческого слова «logos» — понятие, учение. Первоначально слово наиболее широко употреблялось для обозначения науки или совокупностей сведений о различных физико-механических, химических и др. способах обработки сырья, полуфабрикатов, изделий. Развитие средств вычислительной техники привело к необходимости становления новой области знаний о процессах автоматизированной обработки экономической информации. На базе внедрения современной вычислительной техники, промышленных роботов, станков с числовым программным управлением, новых технологических процессов осуществляется техническое перевооружение предприятий.

Технология  – это комплекс научных и инженерных знаний, реализованных в приемах  труда, наборах материальных, технических, энергетических, трудовых факторов производства, способах их соединения для создания продукта или услуги, отвечающих определенным требованиям.

Информационная  технология – это комплекс взаимосвязанных  научных, технологических, инженерных дисциплин, изучающих методы эффективной организации труда людей, занятых обработкой и хранением информации. Вычислительная техника и методы организации и взаимодействия с людьми и производственным оборудованием, их практические приложения, а также связанные со всем этим социальные, экономические и культурные проблемы. Сами информационные технологии требуют сложной подготовки, больших первоначальных затрат и наукоемкой техники. Их введение должно начинаться с создания математического обеспечения, формирования информационных потоков в системах подготовки специалистов.

Целью любой  информационной технологии является получение  нужной информации требуемого качества на заданном носителе. Информационные технологии состоят из трех основных компонентов: комплекса технических средств – вычислительной, телекоммуникационной и организационной техники. Системы программных средств – общего (системного) и функционального (прикладного) программного обеспечения. Системы организационно-методического обеспечения*.

Система есть совокупность взаимосвязанных элементов, образующих единое целое и функционирующих совместно для достижения единой цели.  Под системой понимают любой объект, который одновременно рассматривается и как единое целое, и как объединенная в интересах достижения поставленных целей совокупность разнородных элементов. Системы значительно отличаются между собой как по составу, так и основным задачам. Ниже приведено несколько систем, состоящих из разных элементов и направленных на реализацию разных целей.

*Корнеев И. К., Ксандопуло Г. Н., Машурцев В. А. Информационные технологии. Уч. пособие. Изд. ТК Велби. М.: 2007. С. 4.

В информатике понятие "система" широко распространено и имеет множество смысловых значений. Чаще всего оно используется применительно к набору технических средств и программ. Системой может называться аппаратная часть компьютера. Системой может также считаться множество программ для решения конкретных прикладных задач, дополненных процедурами ведения документации и управления расчетами.

Добавление  к понятию "система" слова "информационная" отражает цель ее создания и функционирования. Информационные системы обеспечивают сбор, хранение, обработку, поиск, выдачу информации, необходимой в процессе принятия решений задач из любой области. Они помогают анализировать проблемы и создавать новые продукты. Информационная система — это взаимосвязанная совокупность средств, методов и обслуживающего её персонала, используемых для хранения, обработки и выдачи информации в интересах достижения поставленной цели.

Современное понимание  информационной системы предполагает использование в качестве основного технического средства переработки информации персональный компьютер. В крупных организациях наряду с персональным компьютером в состав базы информационной системы может входить мэйнфрейм или суперЭВМ. Кроме того, техническое воплощение информационной системы само по себе ничего не будет значить, если не учтена роль человека, для которого предназначена производимая информация и без которого невозможно ее получение и представление.

Необходимо  понимать разницу между компьютерами и информационными системами. Компьютеры, оснащенные специализированными программными средствами, являются технической базой и инструментом для информационных систем. Информационная система немыслима без обслуживающего персонала, взаимодействующего с компьютерами и телекоммуникациями.

Информационные  системы (ИС) делятся на две группы. 1). Системы имеющие самостоятельное целевое назначение и область применения 2). Системы,  входящие в состав любой автоматизированной системы  управления, они являются важнейшими компонентами систем автоматизированного проектирования, автоматических систем научного исследования, экономических информационных систем.

К числу ИС имеющих самостоятельное назначение относятся информационные поисковые системы и информационные справочные системы.

В задачи второй группы ИС входит обеспечение конечного пользователя входной и результатной информацией в привычном для пользователя виде. Обеспечение возможности решения задач планирования, управления, проектирования подготовки производства и научных исследований по их постановке и исходным данным, вне зависимости от сложности и наличия математических моделей этих задач в режиме диалога с ЭВМ, используя профессиональный опыт и принимая решение одновременно по множеству  критериев. Как правило, системы второй группы подразделяют на три класса: Интеллектуально-диалоговые (вопрос-ответ), расчетно-логические (системы принятия решения) и экспертные системы.

Интеллектуально-диалоговые предназначены для поиска методов решения интеллектуальных задач с применением новых информационных технологий и с использованием баз данных.

Расчетно-логические системы – это системы, которые использует программа, реализующая модели принятия решения в конкретных задачах, возникающих  у людей в их профессиональной деятельности. Сущность задачи – выбор некоторого подмножества из множества альтернатив или в их упорядочивании.

Экспертная  система – это система способная заменить эксперта при решении некоторых задач. В зависимости от степени автоматизации они, в свою очередь подразделяются на информационные, информационные советующие, управляющие и самонастраивающиеся системы управления. Информационная экспертная система содержит всю необходимую информацию, для выработки решений не касаясь самого существа решений, т. е. после анализа решение принимает человек. Информационная советующая система предоставляет информацию для принятия решения, предлагая элементы оценки решений, выбор, в данном случае, так же остаётся за человеком. Управляющая система на основании исходной информации и выработанных решений осуществляет, по заданным программам воздействие на  производственный процесс с целью  приведения его к заданному состоянию. Самонастраивающаяся экспертная система может в пределах разработанного алгоритма изменить программу при ситуациях не  соответствующих заданной программе выработки решений*.

Все вышеперечисленные виды ИС могут найти себе применение в той или иной сфере экономической деятельности человека, в зависимости от специфики и особенностей области применения и своих адаптационных свойств под данные условия. Информационные системы, применяемые в экономике – называются экономическими информационными системами (ЭИС), и имеют ряд характерных особенностей, о которых будет упомянуто ниже.

Глава 2. Состав и структура экономической информационной системы.

В связи с  большим количеством функциональных особенностей для ЭИС может быть выделено множество различных классификационных  признаков. Так, в соответствии с  уровнем применения и административным делением можно различать ЭИС предприятия, района, области и государства. По сфере применения различают: банковские, фондового рынка, страховые, налоговые,

*Ашарчук Л. М. Автоматизированные финансовые системы. Курс лекций. Гомель. БТЭУПК. 2004. с. 17.

промышленных предприятий и организаций, статистические и другие экономические информационные системы.

Как и всякая другая система, ЭИС состоит из элементов или  подсистем, находящихся в определенных отношениях друг с другом. Множество  этих отношений совместно с их элементами образуют структуру системы. Иными словами, ЭИС – это часть реальной действительности, представленная в виде множества элементов и отношений между ними. В ЭИС можно выделить две большие части: обеспечивающую и функциональную. Обеспечивающая часть ЭИС состоит из технического, программного, информационного, организационного, правового и других видов обеспечения.

К техническому обеспечению относятся компьютеры, средства коммуникаций и оргтехника. Компьютеры условно можно разделить на два класса: персональные и высокопроизводительные (суперкомпьютеры). Компьютеры могут объединяться в локальные вычислительные сети (ЛВС). В ЛВС известно несколько режимов работы. Наиболее простой режим не предполагает специально выделенного компьютера, ресурсы которого распределяются между другими машинами. Каждая ЭВМ имеет свои собственные ресурсы и ресурсы, предоставляемые другим компьютерам. Второй режим предусматривает выделение отдельного компьютера (файл-сервера) для обслуживания сетевых программ и других компьютеров. На этой машине находятся общие программы и базы данных. Третий режим также предполагает выделение отдельного компьютера и известен под названием клиент-сервер. В отличие от предыдущего, в данном случае на сервере находятся не только общие базы данных, но и программы поиска и записи, что позволяет "клиентам" (другим программам, расположенным на удаленных компьютерах) запрашивать не всю информацию из базы данных, а только частично или полностью обработанную сервером. ЛВС могут объединяться между собой и распределять ресурсы.

Программное обеспечение (ПО) – это совокупность программ системы обработки данных и документов, необходимых для эксплуатации этих программ. Различают общее и прикладное ПО. В общее ПО включают операционные системы, системы программирования, сервисные программы. Операционная система – это программа, которая автоматически загружается при включении компьютера и предоставляет пользователю базовый набор команд, с помощью которых можно общаться с компьютером: запустить программу, отформатировать дискету, скопировать файл и т. д.

Системы программирования представляют собой инструментальные средства для квалифицированных  пользователей-программистов, предназначенные для проектирования функционального программного обеспечения. Сервисные программы предоставляют ряд услуг по обеспечению эксплуатации ЭВМ и программного обеспечения.

Для функционирования ЭИС необходимы также следующие виды программного обеспечения: тестовые и диагностические программы, программные средства телекоммуникации, программные средства защиты информации от несанкционированного доступа и других воздействий, программные средства подтверждения целостности передаваемого документа и идентификации подписи пользователя, программный интерфейс с другими компьютерными системами и др.

Прикладное (функциональное) ПО – это программные средства для конкретных функций информационного работника с использованием различных информационных технологий (настройка автоматизированного рабочего места – АРМ, СУБД, гипер­текстов, мультимедиа, экспертных систем, подсистем ЭИС). Прикладное ПО принято делить на универсальные программные средства (текстовые редакторы, электронные таблицы, системы управления базами данных, интегрированные пакеты программ и др.), профессиональные программные средства, ориентированные на различные специальности и специализации как для экономистов, так и не экономистов и прочие программные средства (обучающие, деловые игры, развлекательного характера и т. д.)

Информация, необходимая  для обеспечения функционирования системы управления, представляет собой информационное обеспечение, которое формируется в результате обработки специфического сырья, известного под названием данные. Данные отражают конкретные финансово-хозяйственные факты, состояние или процессы и имеют собственный материальный носитель: бухгалтерские и финансовые документы, сигналы, поступающие от датчиков, дисплеи,  магнитные носители и т.д.

Любая система  управления имеет дело с двумя  видами информации: внешней (информация о внешней среде) и внутренней (циркулирующей между управленческим аппаратом и объектом управления). Для внешней информации характерны: приблизительность, неточность, обрывистость, противоречивость. Это информация о состоянии рынка и конкурентах, прогнозах процентных ставок и цен, налоговой политике и политической ситуации. Такая информация носит вероятностный характер, и ее обработка стандартными программными средствами затруднена. Внутренняя информация возникает в самой системе управления и отражает различные временные интервалы развития объекта управления, его финансово-хозяйственное состояние и директивные цели. Эта информация, как правило, формализуется, измеряется  и в управленческих документах фиксируется как точная информация.

Информация может быть  внемашинной и внутримашинной. К внемашинной относится та часть, которая обслуживает систему управления в виде, воспринимаемом человеком без каких-либо технических средств, например, документы (наряды, акты, накладные, счета или регистры, ведомости и т.д.). Внутримашинная информационная база содержится на машинных носителях в виде файлов.

Все документы, относящиеся к ЭИС, а также  файлы внутримашинной информационной базы можно разбить на входные  и результатные. Входные документы  и получаемые на их основе файлы, в свою очередь, делятся на оперативные, где отражаются факты финансово-хозяйственной деятельности предприятия, и условно-постоянные, где указаны материальные, трудовые, технологические и прочие нормы и нормативы, а также все справочные данные.

Выходные документы  и файлы также имеют свою классификацию. Они делятся на те, которые предназначены для применения конечным пользователем, для использования информационной системой при решении других задач (транзита) и решении задач в последующий период. Организационное обеспечение включает в себя собственный аппарат управления, обеспечивающий функционирование всех ее подсистем, как единое целое. Основными функциями персонала ЭИС является  разработка юридических и правовых норм для работы управленческого аппарата в условиях компьютеризации, документации, регулирующей порядок обмена информацией с другими компьютерными системами, правил выхода из нештатных ситуаций, методической документации для подготовки управленческих работников к работе в условиях компьютеризации и др.

Функциональная  часть ЭИС представляет собой  совокупность взаимосвязанных задач  различных подразделений объекта  управления, формализованная и переведенная на компьютерную основу. Фактически она  является моделью системы управления объектом. Функциональная часть разбивается на подсистемы (декомпозиция), конкретный состав которых определяется признаком декомпозиции. ЭИС может быть декомпозирована по разным признакам: по  уровню управления (высший, средний, оперативный), виду управляемого ресурса (основные фонды, материальные, трудовые, финансовые и информационные ресурсы), сфере применения (банковские информационные системы, статистические, налоговые, бухгалтерские, фондового рынка, страховые и т.д.), функциям управления и периодом управления. Выбор признаков декомпозиции ЭИС зависит от специфики объекта управления и целей ее создания.

Состав задач  в ЭИС определяется важностью  той или иной функции управления, возможностью формализации управленческих процедур, уровнем подготовки персонала управления к использованию компьютеров, наличием информационной базы и технических средств и другими факторами*.

Глава 3. Автоматизированные системы управления финансами.

Одним из необходимых  условий для успешного существования  предприятия является наличие эффективного контроля за финансовыми средствами. Именно для решения данной задачи предназначена автоматизированная система управления финансами (АСУФ), которая позволяет спланировать, проконтролировать доходы и расходы предприятия, максимально эффективно использовать как свои собственные оборотные средства, так и привлеченные со стороны инвестиции, что не может не сказаться положительно на рентабельности всего предприятия.

Особенно это касается различных холдингов и корпораций, подразделения которых могут  находиться в разных городах и странах. В этом случае данная система позволит создать прозрачную и четкую картину результатов деятельности компании, обеспечить эффективное управление финансами предприятия и повысить инвестиционную привлекательность. Данная система является незаменимым помощником для финансового руководства компании, сотрудников планово-экономического отдела и бухгалтерии, прочих структур предприятия, занимающихся финансами.

Компетентное  управление финансами работниками  финансовых органов невозможно без информационного обслуживания на основе применения автоматизированных систем финансовых расчетов (АСФР), управления финансами (АСУФ). В создании их используются теоретические положения в

*Адамадзиев К.Р. Информационные системы и технологии в экономике и управлении. Махачкала: ИПЦ ДГУ. 2003. С. 11.

финансовой    кибернетике  –   учения   об управлении финансами, организации обмена финансово-экономической информацией между управляющими и управляемыми подсистемами. Более того, выступая одним из главных видов сферы услуг, переработка информации («хлеба» управления) на основе электронно-вычислительных систем обеспечивает новое качество управленческих решений, позволяет эффективнее реализовать передовые методы маркетинга.

Автоматизированная система финансовых расчетов (АСФР) состоит из взаимосвязанных, совместно действующих подсистем: функциональных, обеспечивающих, технологических. Организационно АСФР представляет собой совокупность взаимосвязанных между собой подсистем: организационно-экономического обеспечения, информационного обеспечения, программного обеспечения, технического обеспечения, организационно-правового обеспечения, технологического обеспечения, кадрового обеспечения.

Подсистема организационно-экономического обеспечения является головной в системе АСФР, создает методические и организационные предпосылки автоматизации процесса составления и исполнения бюджетов, включает функциональные подсистемы, координирует и взаимосвязывает другие обеспечивающие подсистемы, определяет методическое единство работ на всех уровнях АСФР.

Кроме централизованных систем автоматизированного управления, используются локальные варианты путем организации  автоматизированных рабочих мест (АРМ). АРМ представляет собой профессионально-ориентированную  малую вычислительную систему либо комплекс периферийных технических средств, управляемых микро-ЭВМ или ПЭВМ и предназначенных для автоматизации работ специалистов определенной профессии. Типовая структура оборудования АРМ выглядит следующим образом: устройство управления на базе микро-ЭВМ, видеотерминал (дисплей), накопитель на магнитных дисках, клавиатура для набора данных, малогабаритное печатающее устройство.

Такой состав технического оснащения АРМ с соответствующими программными средствами позволяет, наряду с решением ряда экономических задач, выполнять оперативную работу в диалоговом режиме с графическими, табличными, текстовыми документами, вести различные картотеки. АРМ позволяет корректировать и редактировать информацию, формировать выводы и заключения, регистрировать тексты, анализировать промежуточные и окончательные результаты, общаться дистанционно с другими работниками, располагающими АРМ.