Информационные технологии управления фирмой

ФЕДЕРАЛЬНОЕ АГЕНСТВО ПО ОБРАЗОВАНИЮ

ТАМБОВСКИЙ  ГОСУДАРСТВЕННЫЙ УНИВЕРСИТЕТ 
 

им. Г.Р. Державина. 

АКАДЕМИЯ  ЭКОНОМИКИ И УПРАВЛЕНИЯ  
 
 
 
 
 
 
 

Реферат

На  тему: «Информационные  технологии управления фирмой» 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

Выполнила: студентка 5 курса 505 гр.

Федорова С.П.

Проверил: Мукин С.В.  
 
 
 
 
 
 
 

Тамбов 2010 г.

Содержание: 

 Введение…………………………………………………………………………...3

1.Информационная технология управления………………………………….…4

2.Классификация информационных систем по уровням управления………..7 
3.Некоторые аспекты выбора автоматизированной системы управления финансово-хозяйственной деятельностью предприятия……………………...13

4.Российский рынок автоматизированных систем управления персоналом...18 
Заключение…………………………………………………………………….…23

Список  литературы……………………………………………………………....25 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

                                                      Введение

 Для  принятия эффективных управленческих  решений в условиях динамичного  развития рыночной экономики  предприятию требуется целесообразная  система информационного обеспечения, объективно отражающая сложившуюся экономическую ситуацию. Автоматизированные информационные систем электронного документооборота это залог успеха любой организации в управленческой деятельности, огромная помощь по ведению документов, контроль за исполнением приказов, а также организация коммуникационных процессов как внутри офиса. 
Автоматизированные информационные технологии управления - это связь информации с системами управления предприятием и управленческим процессом в целом. Она может рассматриваться не только в целом, охватывая все функции управления, но и по отдельным функциональным управленческим работам, например прогнозированию и планированию, учету.  
В современных условиях важной областью стало информационное обеспечение, которое состоит в сборе и переработке информации, необходимой для принятия обоснованных управленческих решений. Передача информации о положении и деятельности фирмы на высший уровень управления и взаимный обмен информацией между всеми взаимосвязанными подразделениями фирмы осуществляются на базе современной электронно-вычислительной техники и других технических средств связи. 
 
 
 
 
 

  1.Информационная технология управления.

Целью информационной технологии управления является удовлетворение информационных потребностей всех без исключения сотрудников фирмы, имеющих дело с принятием решений. Она может быть полезна на любом уровне управления.

Эта технология ориентирована на работу в среде  информационной системы управления и используется при худшей структурированности решаемых задач, если их сравнивать с задачами, решаемыми с помощью информационной технологии обработки данных.

ИС управления идеально подходят для удовлетворения сходных информационных потребностей работников различных функциональных подсистем (подразделений) или уровней управления фирмой. Поставляемая ими информация содержит сведения о прошлом, настоящем и вероятном: будущем фирмы. Эта информация имеет вид регулярных или специальных управленческих отчетов.

Для принятия решений на уровне управленческого контроля информация должна быть представлена в агрегированном виде так, чтобы просматривались тенденции изменения данных, причины возникших отклонений и возможные решения.

На этом этапе решаются следующие задачи обработки данных:

оценка  планируемого состояния объекта управления;

оценка  отклонений от планируемого состояния;

выявление причин отклонений;

анализ  возможных решений и действий.

Информационная  технология управления направлена на создание различных видов отчетов.

Регулярные отчеты создаются в соответствии с установленным графиком, определяющим время их создания, например месячный анализ продаж компании.

Специальные отчеты создаются по запросам управленцев или когда в компании произошло что-то незапланированное.

И те, и  другие виды отчетов могут иметь форму суммирующих, сравнительных и чрезвычайных отчетов.

В суммирующих отчетах данные объединены в отдельные группы, отсортированы и представлены в виде промежуточных и окончательных итогов по отдельным полям.

Сравнительные отчеты содержат данные, полученные из различных источников или классифицированные по различным признакам и используемые для целей сравнения.

Чрезвычайные отчеты содержат данные исключительного (чрезвычайного) характера.

Использование отчетов для поддержки управления оказывается особенно эффективным при реализации так называемого управления по отклонениям.

Управление  по отклонениям предполагает, что  главным содержанием получаемых менеджером данных должны являться отклонения состояния хозяйственной деятельности фирмы от некоторых установленных стандартов (например, от ее запланированного состояния). При использовании на фирме принципов управления по отклонениям к создаваемым отчетам предъявляются следующие требования:

отчет должен создаваться только тогда, когда  отклонение произошло;

сведения  в отчете должны быть отсортированы  по значению критического для данного  отклонения показателя;

все отклонения желательно показать вместе, чтобы  менеджер мог уловить существующую между ними связь;

в отчете необходимо показать количественное отклонение от нормы.

Основные  компоненты

Входная информация поступает из систем операционного  уровня. Выходная информация формируется  в виде управленческих отчетов в удобном для принятия решения виде.

Рис. 1.1 Основные компоненты информационной технологии управления

Содержимое  базы данных при помощи соответствующего программного обеспечения преобразуется  в периодические и специальные  отчеты, поступающие к специалистам, участвующим в принятии решений  в организации. База данных, используемая для получения указанной информации, должна состоять из двух элементов:

1) данных, накапливаемых на основе оценки  операций, проводимых фирмой;

2) планов, стандартов, бюджетов и других  нормативных документов, определяющих  планируемое состояние объекта  управления (подразделения фирмы). 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

2. Классификация информационных систем по уровням управления. 
Выделяют: 
• информационные системы оперативного (операционного) уровня – бухгалтерская, банковских депозитов, обработки заказов, регистрации билетов; 
• информационная система специалистов – офисная автоматизация, обработка знаний (включая экспертные системы); 
• информационные системы тактического уровня (среднее звено) – мониторинг, администрирование, контроль, принятие решений; 
• стратегические информационные системы – формулирование целей. 
 
Информационные системы оперативного (операционного) уровня 
Информационная система оперативного уровня поддерживает специалистов-исполнителей, обрабатывая данные о сделках и событиях (счета, накладные, зарплата, кредиты, поток сырья и материалов). Назначение информационной системы на этом уровне — отвечать на запросы о текущем состоянии и отслеживать поток сделок в фирме, что соответствует оперативному управлению. Чтобы с этим справляться, информационная система должна быть легко доступной, непрерывно действующей и предоставлять точную информацию. 
Задачи, цели и источники информации на оперативном уровне заранее определены и в высокой степени структурированы.

Решение запрограммировано в соответствии с заданным алгоритмом. Информационная система оперативного уровня является связующим звеном между фирмой и внешней средой. Если система работает плохо, то организация либо не получает информации извне, либо не выдает информацию. Кроме того, система — это основной поставщик информации для остальных типов информационных систем в организации. 
 

                              Информационные системы специалистов

Информационные  системы этого уровня помогают специалистам, работающим с данными, повышают продуктивность и производительность работы инженеров и проектировщиков. Задача подобных информационных систем — интеграция новых сведений в организацию и помощь в обработке, бумажных документов.

По мере того как индустриальное общество трансформируется в информационное, производительность экономики все больше будет зависеть от уровня развития этих систем. Такие системы, особенно в виде рабочих станций и офисных систем, наиболее быстро развиваются сегодня в бизнесе. 
Информационные системы офисной автоматизации вследствие своей простоты и многопрофильности активно используются работниками любого организационного уровня. Наиболее часто их применяют работники средней квалификации: бухгалтеры, секретари, клерки. Основная цель — обработка данных, повышение эффективности их работы и упрощение канцелярского труда. Информационные системы офисной автоматизации связывают воедино работников информационной сферы в разных регионах и помогают поддерживать связь с покупателями, заказчиками и другими организациями.  
                   

Эти системы выполняют  следующие функции:

 
• обработка текстов на компьютерах  с помощью различных текстовых  процессоров; 
• производство высококачественной печатной продукции; 
• электронные календари и записные книжки для ведения деловой информации; 
Информационные системы обработки знаний, в том числе и экспертные системы, вбирают в себя знания, необходимые инженерам, юристам, ученым при разработке или создании нового продукта. Их работа заключается в создании новой информации и нового знания. Так, например, существующие специализированные рабочие станции по инженерному и научному проектированию позволяют обеспечить высокий уровень технических разработок. 
 
Информационные системы тактического уровня (среднее звено) 
Основные функции этих информационных систем: 
• сравнение текущих показателей с прошлыми показателями; 
• составление периодических отчетов за определенное время (а не выдача отчетов по текущим событиям, как на оперативном уровне); 
• обеспечение доступа к архивной информации и.т.д. . 
Системы поддержки принятия решений обслуживают частично структурированные задачи, результаты которых трудно спрогнозировать заранее (имеют более мощный аналитический аппарат с несколькими моделями). Информацию получают из управленческих и операционных информационных систем. Используют эти системы все, кому необходимо принимать решение: менеджеры, специалисты, аналитики. Например, их рекомендации могут пригодиться при принятии решения покупать или взять. 
Характеристика систем поддержки принятия решений:  
• обеспечивают решение проблем, развитие которых трудно прогнозировать; 
• оснащены сложными инструментальными средствами моделирования и анализа; 
• позволяют легко менять постановки решаемых задач и входные данные; 
• имеют технологию, максимально ориентированную на пользователя. 
 
                         Стратегические информационные системы

 
Развитие и успех любой организации (фирмы) во многом определяются принятой в ней стратегией. Под стратегией понимается набор методов и средств  решения перспективных долгосрочных задач. В этом контексте можно  воспринимать и понятия стратегический метод, стратегическое средство. 
В настоящее время в связи с переходом к рыночным отношениям вопросу стратегии развития и поведения фирмы стали уделять большое внимание, что способствовало коренному изменению во взглядах на информационные системы. Они стали расцениваться как стратегически важные системы, которые влияют на изменение выбора целей фирмы, ее задач, методов, продуктов, услуг, позволяя опередить конкурентов, а также наладить более тесное взаимодействие потребителей с поставщиками.

Стратегическая  информационная система — компьютерная информационная система, обеспечивающая поддержку принятия решений по реализации перспективных стратегических целей развития организации. Известны ситуации, когда новое качество информационных систем заставляло изменять не только структуру, но и профиль фирм, содействуя их процветанию. Однако при этом возможно возникновение нежелательной психологической обстановки, связанное с автоматизацией некоторых функций и видов работ, так как это может поставить некоторую часть работающих в затруднительное положение.

Классификация информационной системы.  В зависимости от степени автоматизации информационных процессов в системе управления фирмой информационные системы определяются как ручные, автоматические, автоматизированные. 
Ручные информационные системы характеризуются отсутствием современных технических средств переработки информации и выполнением всех операций человеком.

Автоматизированные  информационные системы предполагают участие в процессе обработки информации и человека, и технических средств, причем главная роль отводится компьютеру. В современном толковании в термин "информационная система" обязательно вкладывается понятие автоматизируемой системы. Автоматизированные информационные системы, учитывая их широкое использование в организации процессов управления, имеют различные модификации и могут быть классифицированы, например, по характеру использования информации . 
Классификация по характеру использования информации 
Информационно-решающие системы осуществляют все операции переработки информации по определенному алгоритму. Среди них можно провести классификацию по степени воздействия выработанной результатной информации на процесс принятия решений и выделить два класса. 
Управляющие информационные системы вырабатывают информацию, на основании которой человек принимает решение. Для этих систем характерен тип задач расчетного характера и обработка больших объемов данных. Примером могут служить система оперативного планирования выпуска продукции, система бухгалтерского учета. 
Советующие информационные системы вырабатывают информацию, которая принимается человеком к сведению и не превращается немедленно в серию конкретных действий. Эти системы обладают более высокой степенью интеллекта, так как для них характерна обработка знаний, а не данных. 
 
                        Классификация по сфере применения:

Информационные  системы организационного управления предназначены для автоматизации функций управленческого персонала. Учитывая наиболее широкое применение и разнообразие этого класса систем, часто любые информационные системы понимают именно в данном толковании. К этому классу относятся информационные системы управления, как промышленными фирмами, так и непромышленными объектами: гостиницами, банками, торговыми фирмами и др. 
 
Информационные системы управления технологическими процессами служат для автоматизации функций производственного персонала. Они широко используются при организации поточных линий, изготовлении микросхем, на сборке, для поддержания технологического процесса в металлургической и машиностроительной промышленности. 
Информационные системы автоматизированного проектирования предназначены для автоматизации функций инженеров-проектировщиков, конструкторов, архитекторов, дизайнеров при создании новой техники или технологии. Основными функциями подобных систем являются: инженерные расчеты, создание графической документации (чертежей, схем, планов), создание проектной документации, моделирование проектируемых объектов. 
 
Интегрированные (корпоративные) информационные системы используются для автоматизации всех функций фирмы и охватывают весь цикл работ от проектирования до сбыта продукции. Создание таких систем весьма затруднительно, поскольку требует системного подхода с позиций главной цели, например получения прибыли, завоевания рынка сбыта и т.д. Такой подход может привести к существенным изменениям в самой структуре фирмы, на что может решиться не каждый управляющий. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

3. Некоторые аспекты выбора автоматизированной системы    управления финансово-хозяйственной деятельностью предприятия

Сегодня на рынке представлено множество  автоматизированных систем управления предприятиями самого разного назначения. Имеются системы, предназначенные  для работы в условиях малых, средних, больших предприятий. Разработаны системы, специализирующиеся на отдельных задачах - склад, кадры и зарплата, бухгалтерия, производство. Известны системы, охватывающие почти весь комплекс учетных задач. В результате на каждом секторе IT-рынка присутствуют несколько конкурирующих систем.

Постоянно изменяются условия функционирования предприятий, и вместе с этими  условиями меняются задачи, стоящие  перед автоматизированными системами  управления предприятием. На определенном этапе всегда возникает вопрос, какую  систему выбрать для использования на очередном этапе своей деятельности.

Цель  настоящего обзора - систематизировать  возможности применения различных  систем для разных условий, и в  итоге помочь пользователям остановить свой выбор на наиболее приемлемой системе. Заранее оговорюсь, что обзор не ставит целью рассмотрение достоинств и недостатков разных систем. Главная цель - помочь сформулировать задачи, наиболее актуальные на текущем этапе, а также сформулировать требования, предъявляемые к будущей системе.

                               Задачи систем для разных предприятий

Не сделаю открытие, если скажу, что на разных предприятиях предъявляются различные  требования к автоматизации управления финансово-хозяйственной деятельностью. Эти требования зависят от отрасли, территориальной распределенности, учетной политики, размера предприятий, исторически сложившихся условий и множества других факторов. Например, для предприятий с распределенной структурой требуется система, поддерживающая работу удаленных подразделений и имеющая хороший инструментарий для управления правами доступа. Если отсутствуют достаточные средства коммуникаций, то появляются дополнительные требования к репликации учетных данных и справочной информации. Таких примеров можно привести множество.

В связи  с этим можно констатировать, что любая более-менее функциональная автоматизированная система учета и управления учетной деятельностью находит на рынке свое место.

Рассмотрим  ряд аспектов, на которые необходимо обратить внимание при выборе автоматизированной системы для управления предприятием.

                    Причины смены автоматизированной системы.

В связи  с чем возникает вопрос о смене  автоматизированной системы управления финансово-хозяйственной деятельностью  предприятия?

Рассмотрим  возможные причины.

Невозможность использования прежней  системы. Под технической невозможностью использования системы подразумеваются факторы, мешающие использовать систему в связи с моральным и физическим устареванием платформы, форматов, интерфейса, отсутствие технической поддержки.

Причины невозможности использования могут  выражаться в замедлении работы, частым техническим сбоям системы. На это  накладывается невозможность увеличения количества автоматизированных рабочих  мест, объемов информации, скорости отработки данных.

Невозможность решения новых задач. Требования к решаемым задачам растут вместе с пониманием того, что нужно и можно получить от системы управления деятельностью предприятия. Часто на раннем этапе становления предприятия достаточно вести журнал операций, получать главную книгу, формировать отчетность и, возможно, решать одну-две узкоспециальные задачи. И система, которая была приобретена или написана самостоятельно в этот период, соответствовала этим потребностям.

С развитием  предприятия понимание того, что  необходимо получать от автоматизированной системы управления предприятием, выросло до управленческих позиций, - необходимы поддержка возросших требований к детализации данных, их обобщению, функционированию в реальном времени.

В итоге  сформировалась ситуация, требующая управленческого решения - прежнюю систему использовать можно, но хотелось бы новую, т.к. имеющаяся тормозит развитие предприятия.

Другой  аспект невозможности решения новых  задач обычно определяется отсутствием  инструментария, позволяющего реализовать функционал новых задач - это пересекается с предыдущим пунктом.

Желание поднять управление предприятием на новый  уровень. Обычно это желание диктуется наличием перспектив развития, опережающих текущее состояние предприятия. В этом случае необходимо найти инструмент, при помощи которого можно поднять деятельность предприятия на новый уровень. Цели, стоящие перед новой системой.

Определившись с причинами поиска новой системы, перейдем к определению целей, которые  желаем достичь с внедрением новой  системы.

Обеспечить  персонал оперативной  информацией в  реальном времени. Цель достигается решением двух задач: повышением скорости обработки данных системой и решением ряда административно-технических задач по обеспечению системы оперативными данными.

Увеличить объемы решаемых учетных задач. Достигается выполнением двух условий: поставить новую программно-аппаратную платформу, позволяющую обрабатывать требуемый объем данных, и систему, поддерживающую этот объем информации.

Решить  ряд специальных задач. Для достижения этой цели необходим дополнительный функционал, отсутствующий в настоящее время.

Получить  дополнительные управленческие качества. Возможные задачи, которые надо решить для достижения поставленной цели: получить необходимую для руководства степень оперативности, детализации и обобщения. Данная цель наиболее интересная и сложная, поэтому формулирование способов достижения ее носит скорее обобщающий характер, требующий отдельного исследования.

Сформулировав цели и подготовив перечень задач, которые  необходимо решить, мы можем подойти к выбору автоматизированной системы управления деятельностью предприятия.

                                 Критерии выбираемой системы.

Интерфейс. Посмотрев на интерфейс, можно понять, насколько удобно будет работать с системой. Часто один из критериев выбора системы по интерфейсу - насколько он похож на привычную прежнюю систему. Это неверный подход, сильно ограничивающий в выборе удобной и недорогой системы. Основные критерии удобства интерфейса - насколько удобно получить необходимую информацию с минимальным нажатием на кнопки, надо ли для этого готовить дополнительные отчеты. Один из способов понять удобство интерфейса - посмотреть демонстрационную версию системы.

Гибкость  в настройке. Очень важный фактор - насколько система адаптируема для внесения возможных изменений. Необходимо спрогнозировать возможные перспективы развития информационной системы предприятия и выяснить возможности адаптации рассматриваемой автоматизированной системы в дальнейшем.

Наличие специальных решений. Насколько готова система без дополнительных доработок решить требуемые специальные задачи. Если требуются доработки - каков их примерный объем и как будет выглядеть результат.

Архитектура системы. Посоветуйтесь со специалистами, какая архитектура наиболее подходит с учетом возможных объемов обработки данных. Возможно, вам достаточно архитектуры «Клиент"-"Сервер». Может быть, необходима трехуровневая архитектура «Клиент"-"Сервер приложений"-"Сервер БД». Если предприятие само распределено территориально по всей области или России, имеет множество подчиненных структур, возможно, надо задумываться о построении распределенной структуры вычислений.

Используемая  аппаратная и программная  платформа. Обычно для рабочих станций вопрос решен однозначно в пользу какой-либо версии Windows, хотя бывают и исключения. Для серверов решение не столь однозначное - возможно использование операционных систем из клонов Unix или Windows. Многое зависит от того, какие сервера уже используются на предприятии. Каждый вариант обладает рядом преимуществ. Здесь решение за специалистами.

                                          Полнота решаемых задач.

Необходимо  решить, стоит ли на новой системе  решать все задачи сразу. Возможно, с рядом задач вполне справляется  прежняя система, и не требуется переноса этих задач на новую систему. Посмотрите, возможно, ли решить вопросы интеграции данных старой системы в новую или наоборот, кто будет решать эти задачи. Наличие на предприятии системы, которая решает все задачи, скорее недостаток, чем достоинство, потому что ни одна система не в состоянии решать все задачи удобными способами. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

         4. Российский рынок автоматизированных систем управления.  

Российский рынок автоматизированных систем корпоративного управления неуклонно растет». Такое утверждение не только в пресс-релизах поставщиков этих систем, но и в средствах массовой информации стало уже настолько расхожим, что на него мало кто обращает внимание. Тем более, что оно крайне редко подкрепляется какими бы то ни было численными показателями. В принципе, никто не обольщается, — говорить о том, что уже к сегодняшнему дню отношение отечественных предприятий к использованию ИТ-решений управления ресурсами и бизнес-операциями изменилось кардинально, пока нельзя.

Однако  и постоянно (пусть и не столь быстро) пополняющийся перечень внедрений, и все же имеющиеся (хотя и весьма скудные) данные о совокупных объемах продаж свидетельствуют о том, что в сакраментальной фразе о «неуклонном росте» есть-таки доля истины. К тому же, несмотря на многочисленные проблемы объективного и субъективного свойства, традиционно вызывавшие у наших промышленных руководителей идиосинкразию к серьезным информационным системам, стремительное нарастание конкуренции практически во всех индустриальных отраслях и сферах заставляет их понемногу пересматривать свои взгляды на перспективу автоматизации.

В этой связи вполне естественным выглядит проникновение на российский рынок  все новых и новых ИТ-инструментов корпоративного назначения. Не говоря уже о номенклатуре конкретных продуктов, новинки появляются даже в разряде классов управляющих информационных систем. И сейчас к уже привычным буквосочетаниям MES, SCM или ERP добавляется еще одно — ВРМ, Business Performance Management (управление эффективностью бизнеса) — подход к информатизации бизнеса и соответствующий ему класс информационных систем, предназначенных для автоматизации процессов бизнес-планирования, бюджетирования, финансовой консолидации, управленческого контроля и анализа. Эти системы обладают возможностями многопользовательского ввода информации и поддержки исполнения регламентов.

Спектр  информационно-технологических средств, предлагаемых сегодня российскими  поставщиками и применяемых отечественными малыми, средними и крупными компаниями, довольно широк и представляет практически все их типы и классы в разрезе исторического развития. Здесь и разнообразные варианты АРМов (автоматизированных рабочих мест), представляющие собой более или менее связанные системы, которые могут включать и фрагменты вполне современных решений, и наборы узкоспециализированных приложений, и самодельные программные комплексы, и предельно простые прикладные элементы вроде электронных таблиц Excel.