Информация и коммуникации в менеджменте

Реферат 

На  тему: Информация и  коммуникации в менеджменте 
 
 

По  дисциплине:  «Основы менеджмента» 

Красноярск 2009 г.

Содержание 

Введение…………………………………………………………………………………..3

Значение  и сущность информации……………………………………………………...5

Роль  информационных технологий в деятельности менеджмента…………………...8

Информационная  инфраструктура……………………………………………...……....9

Необходимость информационно-управляющих систем в 

формальной  информационной системе…………………………………………….….11

Интегрирующая роль коммуникации………………………………………………….12

Коммуникационный  процесс……………………………………………......................16

Развитие  коммуникационных технологий в менеджменте  ……………………..…..23

Заключение…………………………………………………………………………...….24

Список  литературы…………………………………………………………….……….25 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

Введение 
 

     Значение информации и коммуникации во всех сферах человеческой деятельности на современном этапе постоянно возрастает, что связано с изменениями социально - экономического характера, появлением новейших достижений в области техники и технологии, результатами научных исследований. Научно-техническая революция выдвинула информацию в качестве важнейшего фактора производственного процесса.

     Информационный  процесс необходим как непременное  условие работы современной техники, как средство повышения качества рабочей силы, как предпосылки  успешной организации самого процесса производства. Информация нужна всем: управляющим структурам, коллективам  предприятий, общественным организациям и т. д.

     Невозможно  опираться только на интуицию, на свой жизненный и практический опыт. Необходимо получать и осваивать все расширяющуюся  информацию, помогающую решать возникающие  вопросы. Информация выступает сегодня  как один из первостепенных ресурсов, значение которого не меньше, чем значение материальных, сырьевых и других ресурсов. Кстати, использование последних, в  значительной степени, зависит именно от состояния и использования  информации. В отличие от большинства  ресурсов, которые способны истощаться, информационный потенциал может  использоваться многократно как  коллективами, так и отдельными работниками. При этом он постоянно увеличивается  и обогащается. Управление в полной мере использует полную, объективную  и своевременную информацию, собираемую, обрабатываемую, и распространяемую с помощью современных научных методов и технических средств.

     Сейчас  это - объективная необходимость, обусловленная, в частности, требованиями рынка  адекватно реагировать на возникающие  в динамично развивающейся обстановке проблемы. Нужно не только располагать  своевременной и точной информацией, но уметь осмысливать ее, делать необходимые выводы и результативно  воплощать в управленческих решениях. Отсюда необходимость присутствия информационной составляющей в управлении очевидна, поскольку она является основой всего управленческого процесса. Для современных условий характерно применение высокоэффективной внутрифирменной системы информации, основанной на использовании новейших технических средств автоматизированной обработки цифровой и текстовой информации, объединенных в единую внутрифирменную сеть посредством системы связи. В современных условиях в крупных промышленных фирмах созданы и эффективно действуют информационные системы, обслуживающие процесс подготовки и понятия управленческих решений и решающие следующие задачи: обработка данных; обработка информации; обработка знаний; реализация интеллектуальной деятельности.

     Внедрение ЭВМ в информационно-управленческую деятельность фирм повлекло за собой  возникновение и развитие новых  видов профессиональной деятельности, связанных с обслуживанием ЭВМ, а именно программистов, операторов, систематизаторов, обработчиков и хранителей информации в требуемой форме. Данная работа посвящена информации и коммуникациям  тому, в чем каждый участвует ежедневно, но лишь немногие делают это достаточно согласованно. Почти невозможно переоценить  важность коммуникаций в управлении. Едва ли не все, что делают руководители, чтобы облегчить организации  достижение ее целей, требует эффективного обмена информацией. Если люди не смогут обмениваться информацией, ясно, что  они не сумеют работать вместе, формулировать  цели и достигать их. Однако, как  выяснится далее, коммуникации эта  сложный процесс, состоящий из взаимозависимых  шагов. Каждый из этих шагов необходим  для того, чтобы сделать наши мысли  понятными другому лицу. Каждый шаг  это пункт, в котором, если мы будем  небрежны, и не будем думать о  том, что делаем, смысл может быть утрачен.

     Цель  данной работы ознакомить с природой и сложностями коммуникаций, с  потенциальными ловушками на пути к  пониманию сути сообщений, а также  с тем, что можно предпринять, чтобы более эффективно обмениваться информацией как среди менеджеров, так и за пределами их круга.  
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

Значение  и сущность информации 

     «Информация (от лат. Informatio – разъяснение, изложение), первоначально – сведения, передаваемые людьми устным, письменным или другим способом (с помощью условных сигналов, технических средств, и т.д.); с середины ХХ века общенаучное понятие, включающее обмен сведениями между людьми, человеком и автоматом, автоматом и автоматом…».

     Одним из свойств информации является способность  вызывать изменения – узнавая  новое человечество изменяется, меняются его потребности в информационных услугах. Непременным условием выживания  в условиях рынка и сохранения конкурентоспособности является адаптация  к изменяющимся  потребностям. Практически  ценность информации прямо пропорциональна  той роли, которую она играет в  принятии решений, и тому, что поставлено на карту этим решением.

     Информация, призванная обеспечить принятие решений, становится фактором производства и  подобно труду, материалам и капиталу формирует доход организации. В  этой своей функции информация –  необходимый элемент конкурентоспособности. Как элемент организационного характера  информация состоит из объективных  факторов и предположений, влияющих на ее восприятие человеком, который  принимает решение и степени  неопределенностей, связанных с  данной проблемой. Все, что потенциально позволит снизить степень неопределенности, будь то факты, оценки, прогнозы, обобщенные связи или слухи, должно считаться  информацией. 

     Типы  информации

• Факт – это событие или условие, которое возможно увидеть, пронаблюдать.
• Оценки – информация, отличающая от фактов тем, что базируются на умозаключениях и предположениях, а не на прямом наблюдении и подсчете. Такая оценка может отличаться от действительного факта по двум причинам: базируется на выборке, т.е. большое влияние оказывает ошибка выборки; основана не на непосредственном наблюдении – воздействия ошибки измерения. Последствия обеих ошибок могут быть сведены к минимуму: первая – путем увеличения размера выборки, вторая – при помощи более точных методов измерения.

     Оценки  связаны с прошлым и настоящим, тогда как прогнозы - с будущим. Частично они основаны на экстраполяции  тенденций, частично на аналогии и частично на здравом смысле. На практике часто  используют обобщенные связи как  основу для оценки и прогноза.

• Слух отличается от факта не менее надежным источником информации, поэтому использование его в интересах управления нецелесообразно. Но в ситуациях риска и неопределенности слух может быть единственным доступным источником отдельных видов информации. Вопрос об использовании слуха является не только этичной парадигмой, но и управленческой в системе принятия управленческих решений компании.

Категории управленческой информации

1. Информация по стратегическому планированию позволяет высшему управлению  нести ответственность за установление долгосрочных целей, накопление ресурсов для достижения этих целей и формулирование политики их достижения. Такая информация может включать перспективные оценки среды, экономические прогнозы и демографические тенденции.
2. Контрольная управленческая информация используется управляющими среднего уровня для координации различных подконтрольных им действий, приведения ресурсов в соответствие  с задачами и разработки согласованных оперативных планов. Информация, необходимая этим управляющим, может включать производственные сводки и действия, предпринимаемые другими управляющими среднего уровня.
3. Оперативная информация помогает управляющему нижнего уровня выполнять обычные и повседневные операции, такие, как: расчет заработной платы и финансовые расчеты, составление табелей и управление запасами. Этим управляющим были бы необходимы  данные о взаимодействии и проблемах, о политике и процедурах,  о деятельности управляющих в родственных структурах, подразделениях.

Источники информации

• Внутренние источники информации (деятельность специализированных групп сотрудников, периодические отчеты, всевозможные информационные связи);
• Внешние публикуемые источники (отчеты торговых и правительственных организаций, научные публикации, торговые журналы, справочники и т.д.);
• Иные источники информационной индустрии (рекламные агентства и средства массовой информации, конкуренты, поставщики и заказчики).

Полезность  информации

     К качеству информации предъявляются  определенные требования. Прежде всего  она должна быть полезна для пользователей. Полезность информации оценивается  внутренними и внешними пользователями, которые предъявляют к ее качеству следующие требования:

• Уместность и своевременность информации – способность повлиять на принятие решения пользователем и удовлетворить его интересы в нужный момент или к определенному сроку;
• Достоверность информации - гарантия объективности и правдивости представляемых данных;
• Сопоставимость информации - возможность сравнения показателей с данными по другим фирмам, регионам, государствам, что требует применения определенных стандартов в предоставлении информации;
• Доступность и понятность информации – представление информации  в ясной для понимания форме, чтобы пользователь мог применять ее для принятия решения, не боясь допустить ошибку;
• Конфиденциальность  информации – строгий учет и контроль за распространением информации среди внешних пользователей, а также за ее содержанием и характером.

     Таким образом информация должна быть целенаправленной и ориентированной на соответствующие  уровни управления. 

     Информационные  ограничения

     Информация, отвечающая вышеперечисленным требованиям, необходима для рационального решения проблем, но является дорогим продуктом современного общества. В ее стоимость включается время руководителей и подчиненных, затраченное на сбор данных, а также фактические издержки,  связанные с анализом рынка, оплатой машинного времени, использованием услуг внешних консультантов и т.п.

     Получить  необходимую информацию по приемлемой цене непросто, но такая возможность появляется, если отложить принятие решения по времени. Однако это представляется возможным, когда время не является критическим фактором и потери от задержки будут более чем прикрыты выгодой от принятия более качественного решения на основе дополнительной информации. Выгода издержки оценивается руководителем, относятся к оценке стоимости собственного времени и ожидаемых в результате принятия решения позитивных изменений. 
 
 

     Роль  информационных технологий в деятельности менеджера 

     В современных условиях социально-экономического развития особенно важной областью стало  информационное обеспечение процесса управления, которое состоит в  сборе и переработке информации, необходимой для принятия обоснованных управленческих решений.

     Перед управляющим органом становятся задачи получения информации, ее переработки, генерирования и передачи новой  производной информации в виде управляющих  воздействий.

     В настоящее время управление любой  деятельностью невозможно без анализа  большого объема информации и ее обработки с помощью компьютеров. Использование вычислительной техники в различных областях деятельности человека, определяется не только научно-техническим прогрессом, но и развитием методов обработки информации для ее дальнейшего применения и использования.

     Наиболее  важным аспектом использования персональных компьютеров стало развитие глобальных сетей и их использование не в  режиме реального времени. Благодаря  развитию коммуникаций  и средств  связей становиться возможным доступ к огромным, накопленным за столетия знаниям, с использованием современных информационно-поисковых систем. Этот аспект деятельности чрезвычайно важен в научных и учебных разработках предприятий, обучения и повышении квалификации персонала организаций, т.к. научно-технический прогресс предъявляет все более высокие требования к информационному обеспечению органов управления организаций.

     Эффективность этого вида деятельности, ставящего  своей целью подготовку и обоснование  управленческих решений, во многом предопределяет эффективность управления в целом.

     Информационное  обеспечение предполагает распространение  информации, т.е. представление пользователям  информации, необходимой для решения  управленческих, научно-производственных и других вопросов, возникающих процессе деятельности. Без информации и ее анализа невозможно эффективное функционирование и развитие деятельности фирмы. 
 
 
 
 

     Информационная  инфраструктура 

     Инфраструктурная  инфраструктура (ИИ) – это организация  взаимодействия информационных потоков. Создание ИИ, использующей компьютерные технологии подразумевает комплекс мероприятий, включающий в себя:

• Организационные мероприятия;
• Технические мероприятия;

• Определение системного программного обеспечения, которое будет использоваться в организации, создание программно-технического комплекса;

• Использование при работе с документами стандартного программного обеспечения, организация почтовой службы, организация доступа к Интернету;
• Проектирование и разработку программных продуктов и создание информационно-аналитической системы (ИАС);
• Обеспечение безопасности информации;
• Работу службы эксплуатации и внедрения;
• Заполнение базы данных.

     Обеспечением  создания ИИ, использующей компьютерные технологии должны заниматься следующие  службы.

1. Техническая служба;
2. Служба эксплуатации и внедрения;
3. Группа разработки программного обеспечения.

     Информационно-аналитическая система (ИАС) – это часть программной поддержки информационной инфраструктуры организации, обеспечивающая специальные задачи управления.

     При разработке ИАС должен соблюдаться  модульный принцип организации  приложений и данных, поскольку в  этом случае могут производиться  дополнения и изменения с меньшими затратами и гарантировано отсутствие изменений в частях, которые не затрагиваются при модификации других частей.

     Таким образом:

1. ИАС – это открытая, модульная система, использующая архитектуру клиент-сервер с реализацией правил бизнес логики.
2. Уточнение свойств объектов, которыми оперирует ИАС, может быть произведено пользователем на описательном уровне. Для этого могут быть написаны компоненты системы, использующие Wizard-технологию.
3. Модули, реализующие новые объекты и функции системы должны создаваться в основном на уровне сервисов и объектов сервера.
4. Рабочие места специалистов должны компоноваться как контейнеры, содержащие модули работы с отдельными объектами ИАС.
5. Должны использоваться готовые программные продукты, поддерживающие работу с базами данных.

Необходимость информационно-управляющих

систем  в формальной информационной системе 

     Информация, на основе которой руководителем  принимаются решения, получается различными способами и методами, с помощью  различных информационных каналов. При помощи неформального канала менеджер узнает полезную, но недостаточную для управления информацию. Количество информации, появляющейся в результате деятельности и имеющей влияния на успех дел, также скорость ее изменения требует применения формальных методов сбора информации.

     Количество  информации, методы ее сбора и обработки  не зависят от размера организации. Множество информации о конкретных видах деятельности организации, является лишь небольшой частью всех информационных потребностей фирмы.

     ИУС – это определяется как формальная система для выдачи администрации информации, необходимой для принятия решений. ИУС должна выдавать информацию о прошлом, настоящем и предполагаемом будущем, отслеживать все относящиеся к делу события внутри организации и вне ее. Общей целью ИУС является облегчение эффективного выполнения функций планирования, контроля, производственной деятельности и процесса управления в целом. Самой важной ее задачей – выдача нужной информации. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

Интегрирующая роль коммуникации 

Понятие коммуникации 

     Слово коммуникация происходит от латинского communico "делаю общим, связываю, общаюсь". Наиболее близким к нему по значению является русское слово общение.

     Коммуникация  выполняет жизнеобеспечивающую  роль не только для каждого отдельного человека, но и в организации.

     Каждая  организация пронизана сетью  информационных каналов, которые предназначены  для сбора, анализа и систематизации информации о внешней среде, а  также для передачи переработанных  сообщений обратно во внешнюю  среду.

     Специфичность взаимодействия людей в процессе их жизнедеятельности состоит  в  использовании языка (животные тоже обладают звуковыми и двигательными  средствами обмена информацией, однако взаимодействие между ними ученые называют "биологически целесообразным совместным поведением, направленным на адаптацию  к среде").

     Язык  является важнейшим средством человеческого  общения. Коммуникация может иметь  место лишь в том случае, если общающиеся люди понимают друг друга, то есть они говорят на одном языке  и у них имеется общий социальный опыт.

     Главная цель  коммуникации - обмен информацией различного рода. Обмен информацией осуществляется с помощью языка. Хотя очевидно, что обмен информацией и общение происходит не только с помощью языка. С древнейших времен в человеческом обществе использовались дополнительные средства общения и передачи информации, многими из которых существуют до сих пор. Используя язык, менеджер устанавливает контакт с клиентами и подчиненными, мотивирует на выполнение тех или иных действий, выражает свое отношение.

     С помощью профессионального языка  менеджер осуществляет управленческое воздействие и взаимодействует  с персоналом. 

Два аспекта коммуникации 

     Коммуникации  являются не только необходимым условием и следствием всякой деятельности - они отражают одну из ценностей человека.

     Не  случайно говорят, что самой большой  ценностью человека в жизни является общение. Циркулирующая в обществе информация, к созданию которой приложил руку человек, называется социальной. Источником социальной информации является человеческая деятельность.

     Коммуникации  проявляются, главным образом, в  наличии информационных связей. Если они нарушены или их нет вообще, нет и не может быть коммуникации.

     Информация - это необходимое условие коммуникаций, но понятие коммуникации не сводиться  полностью к понятию информации или информационных связей. В коммуникациях  важную роль играет личностный фактор. При одинаковой информации коммуникации складываются различным образом.

     Эти два аспекта коммуникации - информационный и личностный - необходимо обязательно  учитывать в менеджменте.

     Управление  не только опирается на коммуникации, но и создает коммуникации.

     При формировании и управлении коммуникациями необходимо определить, к какому виду относятся  коммуникации.  

Виды  коммуникаций 

     Коммуникации  отражают различные виды интересов, определяющих результаты деятельности человека.

     В связи с этим можно выделить коммуникации социально-психологического, организационного и экономического характера. На формировании этих коммуникаций строится система  стимулирования и мотивации.

     Внешние коммуникации - коммуникации между организацией и внешней средой. Факторы внешней среды очень сильно влияют на деятельность организации.

     Внутренние  коммуникации - коммуникации внутри организации между различными уровнями и подразделениями. Они могут быть формальными и неформальными.

     Одноканальные и многоканальные коммуникации. Каждый человек имеет разнообразные интересы, которые и определяют множественность его коммуникаций. Но в определенной деятельности человека его интересы могут сводиться к одному типу связей. Это бывает при очень узкой специализации деятельности или очень ограниченных полномочиях. Одноканальные коммуникации часто выступают в виде явной и намеренно выделенной приоритетности проблемы в комплексе действий менеджера. Многоканальные коммуникации свидетельствуют о широте подхода к проблематике управления, разнообразии решаемых проблем.

     Коммуникации  могут быть устойчивыми  и неустойчивыми. И тот, и другой вид может играть различную роль в управлении. В одном случае позитивное значение имеют устойчивые коммуникации, в другом, напротив, неустойчивые. Всё зависит от того, как те или иные коммуникации определяют качество управленческого решения.

     Коммуникации  формальные и неформальные. Канал  неформальных коммуникаций можно назвать  каналом распространения слухов. Поскольку по каналам слухов информация передается много быстрее, чем по каналам формального сообщения, руководители пользуются первыми для  запланированной утечки и распространения  определенной информации или сведений типа "только между нами". В  этом случае доверенным лицом выступает  обычно секретарь или ассистент: известно, что во время неформального  общения после работы или в  перерывах, в "курилках", секретари  часто обмениваются информацией, особенно, когда речь идет о вопросах, касающихся изменения внутрифирменной организации  деятельности или перемещениях в  штате. Исследования показывают, что  информация, передаваемая по каналам  неформального сообщения, то есть слухи, чаще оказывается точной; 80-99% слухов точны в отношении непротиворечивой информации о самой компании. Уровень  точности, как правило, меньше, когда  речь идет о личной или о сильно эмоционально окрашенной информации. Кроме того, независимо от точности все свидетельствует в пользу влиятельности слухов, будь их воздействие  положительным или отрицательным.