Инвентаризация нематериальных ценностей

Проведение инвентаризации перед составлением годовой бухгалтерской  отчетности

Одна из основных задач ведения бухгалтерского учета  и составления отчетности — формирование полной и достоверной информации о деятельности организации и ее имущественном положении. Эта информация необходима внутренним пользователям бухгалтерской отчетности (руководителям, учредителям) и внешним пользователям — инвесторам, кредиторам, органам государственного контроля.

Статьей 12 Федерального закона от 21.11.96 № 129-ФЗ «О бухгалтерском учете» установлено, что для обеспечения достоверности данных учета и отчетности организации должны регулярно проводить инвентаризацию имущества и финансовых обязательств. В частности, в обязательном порядке инвентаризация проводится перед составлением годовой бухгалтерской отчетности.

В ходе инвентаризации проверяют:

• наличие и состояние имущества (основных средств, наличных денежных средств);
• фактическое количество материалов, сырья, товаров путем взвешивания и (или) пересчета;
• правильность сумм отраженной на счетах бухгалтерского учета дебиторской и кредиторской задолженности, финансовых вложений и прочих активов и обязательств;
• наличие документов, подтверждающих имущественные права (например, права на объекты нематериальных активов), правильность учета расходов будущих периодов и т. д.

Перед составлением годовой бухгалтерской отчетности можно не проверять имущество, инвентаризация которого проводилась после 1 октября  отчетного года. Об этом говорится  в пункте 27 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации, утвержденного приказом Минфина России от 29.07.98 № 34н. Инвентаризацию основных средств можно проводить один раз в три года, а библиотечных фондов — один раз в пять лет. В организациях, расположенных в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях, инвентаризацию товаров, сырья и материалов можно проводить в период их наименьших остатков.

Порядок проведения инвентаризации

Согласно Методическим указаниям по инвентаризации имущества  и финансовых обязательств, которые утверждены приказом Минфина России от 13.06.95 № 49, для проведения инвентаризации в организации создается постоянно действующая инвентаризационная комиссия. При большом объеме работ можно создавать рабочие инвентаризационные комиссии.

В состав инвентаризационной комиссии включаются представители  администрации организации, работники  бухгалтерии, другие специалисты (инженеры, экономисты, техники). Кроме того, в состав этих комиссий могут входить представители службы внутреннего аудита организации и независимых аудиторских организаций. Персональный состав постоянно действующих и рабочих инвентаризационных комиссий утверждает руководитель организации.

Документ о составе комиссии (приказ, постановление, распоряжение) составляется по форме № ИНВ-22 и регистрируется в книге контроля за выполнением приказов о проведении инвентаризации (форма № ИНВ-23).

В проверке фактического наличия имущества обязательно  должны участвовать материально  ответственные за это имущество  лица. В начале каждой инвентаризационной ведомости содержится расписка. В ней материально ответственные лица подтверждают, что к началу инвентаризации все расходные и приходные документы на имущество сданы в бухгалтерию или переданы комиссии и все ценности, поступившие на их ответственность, оприходованы, а выбывшие списаны в расход. Аналогичные расписки дают и лица, имеющие подотчетные средства на приобретение имущества.

Сведения о фактическом наличии имущества и правильности учтенных финансовых обязательств и дебиторской задолженности записываются в описи по учету результатов инвентаризации, формы которых утверждены постановлением Госкомстата России от 18.08.98 № 88.

Проверка начинается с того, что председатель инвентаризационной комиссии визирует все приходные и расходные документы, приложенные к реестрам (отчетам), с указанием даты начала инвентаризации. Эта виза является основанием для определения остатков имущества к началу инвентаризации по учетным данным.

Сведения о фактическом наличии имущества записываются в инвентаризационные описи или акты инвентаризации, которые составляются не менее чем в двух экземплярах. Описи могут быть заполнены как с использованием средств вычислительной и другой организационной техники, так и ручным способом. Наименования инвентаризуемых ценностей и объектов, их количество указывают в описях по номенклатуре и в единицах измерения, принятых в учете.

В описях не допускается  оставлять незаполненные строки. В пустых строках ставится знак «Z». На последней странице описи должна быть сделана отметка о проверке цен, таксировки и подсчета итогов за подписями лиц, проводивших эту проверку.

Описи подписывают  все члены инвентаризационной комиссии и материально ответственные лица. Отсутствие хотя бы одного члена комиссии при проведении инвентаризации служит основанием для признания результатов инвентаризации недействительными. В конце описи материально ответственные лица дают расписку о том, что проверка имущества проводилась в их присутствии, перечисленное в описи имущество принято и к членам комиссии каких-либо претензий у них нет.

На имущество, находящееся  на ответственном хранении, арендованное или полученное для переработки, составляются отдельные описи.

Если в описи допущена ошибка, то ее исправление производится во всех экземплярах описей путем зачеркивания неправильных записей и проставления над зачеркнутыми правильных. Исправления должны быть оговорены и подписаны всеми членами инвентаризационной комиссии и материально ответственными лицами.

Если инвентаризация имущества проводится в течение нескольких дней, то помещения, где хранятся материальные ценности, при уходе инвентаризационной комиссии должны быть опечатаны. Если в течение дня инвентаризационная комиссия не смогла произвести подсчет материальных ценностей и сделать запись по ним в инвентаризационной описи, то на эти ценности вешается инвентаризационный ярлык, составленный по форме № ИНВ-2.

Особенности инвентаризации отдельных видов имущества и финансовых обязательств

Порядок проведения инвентаризации зависит от вида имущества  и финансовых обязательств, в отношении которых устанавливается полнота и достоверность информации.

Особенности инвентаризации амортизируемого имущества

До начала инвентаризации основных средств рекомендуется  проверить:

• наличие и состояние инвентарных карточек, инвентарных книг, описей и других регистров аналитического учета;
• наличие и состояние технических паспортов или другой технической документации;
• наличие документов на основные средства, сданные или принятые организацией в аренду и на хранение.

При обнаружении  расхождений и неточностей в регистрах бухгалтерского учета или технической документации в них должны быть внесены соответствующие исправления и уточнения.

При инвентаризации основных средств комиссия производит осмотр объектов и заносит в описи, составленные по форме № ИНВ-1, полное их наименование, назначение, инвентарные номера и основные технические или эксплуатационные показатели. При инвентаризации зданий, сооружений и другой недвижимости комиссия проверяет наличие документов, подтверждающих нахождение указанных объектов в собственности организации, а также наличие документов, подтверждающих государственную регистрацию этого права.

При выявлении объектов, не принятых на учет, а также объектов, по которым в регистрах бухгалтерского учета отсутствуют или указаны неправильные данные, комиссия должна включить в опись правильные сведения и технические показатели по этим объектам.

Машины, оборудование и транспортные средства заносятся в описи индивидуально с указанием заводского инвентарного номера по техническому паспорту организации-изготовителя, года выпуска, назначения, мощности и т. д.

Однотипные предметы хозяйственного инвентаря, инструменты, станки одинаковой стоимости, поступившие  одновременно в одно из структурных подразделений организации и учитываемые на типовой инвентарной карточке группового учета, в описях отражаются по наименованиям с указанием количества этих предметов.

Основные средства, которые в момент инвентаризации находятся вне организации (в дальних рейсах морские и речные суда, железнодорожный подвижной состав, автомашины; отправленные в капитальный ремонт машины и оборудование), инвентаризуются до момента их временного выбытия.

На основные средства, не пригодные к эксплуатации и не подлежащие восстановлению, инвентаризационная комиссия составляет отдельную опись с указанием времени ввода в эксплуатацию и причин непригодности (порча, полный износ).

Основные средства вносятся в описи по наименованиям в соответствии с прямым назначением объекта. Если объект подвергся восстановлению, реконструкции, расширению или переоборудованию и вследствие этого изменилось его основное назначение, он вносится в опись под наименованием, соответствующим новому назначению.

Если комиссией  установлено, что работы капитального характера (надстройка этажей, пристройка новых помещений и др.) или частичная ликвидация строений и сооружений (слом отдельных конструктивных элементов) не отражены в бухгалтерском учете, необходимо по соответствующим документам определить сумму увеличения или снижения балансовой стоимости объекта и привести в описи данные о произведенных изменениях.

Одновременно с инвентаризацией собственных основных средств проверяются основные средства, находящиеся на ответственном хранении и арендованные. По указанным объектам составляется отдельная опись, в которой дается ссылка на документы, подтверждающие принятие этих объектов на ответственное хранение или в аренду.

При инвентаризации нематериальных активов необходимо проверить наличие документов, подтверждающих права организации на их использование. Кроме того, надо проконтролировать  правильность и своевременность отражения нематериальных активов в балансе. При инвентаризации нематериальных активов составляется инвентаризационная опись по форме № ИНВ-1а.

По результатам  инвентаризации амортизируемого имущества  составляется сличительная ведомость  по форме № ИНВ-18. В этой ведомости отражаются все расхождения между фактическим наличием имущества и имуществом, которое должно присутствовать в организации по данным документов. Оценка выявленных инвентаризацией неучтенных объектов должна быть произведена с учетом рыночных цен, а износ определен по действительному техническому состоянию объектов с оформлением сведений об оценке и износе соответствующими актами.

Инвентаризация  финансовых вложений

При инвентаризации финансовых вложений проверяются фактические  затраты в ценные бумаги и уставные капиталы других организаций, а также предоставленные другим организациям займы.

Инвентаризация  ценных бумаг проводится по отдельным  эмитентам с указанием в акте названия, серии, номера, номинальной и фактической стоимости, сроков погашения и общей суммы. Реквизиты каждой ценной бумаги сопоставляются с данными описей (реестров, книг), хранящихся в бухгалтерии организации.

При проверке фактического наличия ценных бумаг устанавливается:

• правильность оформления ценных бумаг;
• реальность стоимости учтенных на балансе ценных бумаг;
• сохранность ценных бумаг (путем сопоставления фактического наличия с данными бухгалтерского учета);
• правильность переоценки ценных бумаг;
• своевременность и полнота отражения в бухгалтерском учете полученных доходов по ценным бумагам.

При хранении ценных бумаг в организации их инвентаризация проводится одновременно с инвентаризацией денежных средств в кассе.

Инвентаризация  ценных бумаг, сданных на хранение в депозитарий, заключается в сверке остатков сумм, числящихся на соответствующих счетах бухгалтерского учета организации, с данными выписок депозитария.

Суммы финансовых вложений в уставные капиталы других организаций, а также займов, предоставленных другим организациям, при инвентаризации должны быть подтверждены документами.

Инвентаризация  товарно-материальных ценностей

Инвентаризация  товарно-материальных ценностей, как  правило, проводится в порядке расположения ценностей в данном помещении. При хранении товарно-материальных ценностей в разных изолированных помещениях у одного материально ответственного лица инвентаризация проводится последовательно по местам хранения. После проверки ценностей вход в помещение не допускается, и комиссия переходит для работы в следующее помещение.

Комиссия в присутствии заведующего складом (кладовой) и других материально ответственных лиц проверяет фактическое наличие товарно-материальных ценностей путем обязательного их пересчета, перевешивания или перемеривания. Товарно-материальные ценности (производственные запасы, готовая продукция, товары, прочие запасы) заносятся в описи, составленные по форме № ИНВ-3, по каждому отдельному наименованию с указанием вида, группы, количества и других необходимых данных (артикула, сорта). Не допускается вносить в описи данные об остатках ценностей со слов материально ответственных лиц или по данным учета без проверки их фактического наличия.

Товарно-материальные ценности, поступающие во время проведения инвентаризации, принимаются материально  ответственными лицами в присутствии членов инвентаризационной комиссии и приходуются по реестру или товарному отчету после инвентаризации. Эти товарно-материальные ценности заносятся в отдельную опись под наименованием «Товарно-материальные ценности, поступившие во время инвентаризации». В описи указывается дата поступления, наименование поставщика, дата и номер приходного документа, наименование товара, количество, цена и сумма. Одновременно на приходном документе за подписью председателя инвентаризационной комиссии (или по его поручению члена комиссии) делается отметка «после инвентаризации» со ссылкой на дату описи, в которую записаны эти ценности.

При длительном проведении инвентаризации в исключительных случаях и только с письменного разрешения руководителя и главного бухгалтера организации в процессе инвентаризации товарно-материальные ценности могут отпускаться материально ответственными лицами в присутствии членов инвентаризационной комиссии. Эти ценности заносятся в отдельную опись под наименованием «Товарно-материальные ценности, отпущенные во время инвентаризации». Опись оформляется по аналогии с документами на поступившие товарно-материальные ценности во время инвентаризации. В расходных документах делается отметка за подписью председателя инвентаризационной комиссии или по его поручению — члена комиссии.

Инвентаризация  товарно-материальных ценностей, находящихся  в пути, отгруженных, не оплаченных в срок покупателями, находящихся на складах других организаций, заключается в проверке обоснованности числящихся сумм на соответствующих счетах бухгалтерского учета.

На счетах учета  товарно-материальных ценностей, не находящихся  в момент инвентаризации в подотчете материально ответственных лиц (товары в пути, товары отгруженные), могут оставаться только суммы, подтвержденные надлежаще оформленными документами.

Отдельные описи  составляются на товарно-материальные ценности, находящиеся в пути, отгруженные, не оплаченные в срок покупателями и находящиеся на складах других организаций. По итогам проверки отгруженных, но не оплаченных товарно-материальных ценностей составляется акт по форме № ИНВ-4. А по итогам проверки товарно-материальных ценностей, находящихся в пути, — по форме № ИНВ-6.

Товарно-материальные ценности, хранящиеся на складах других организаций, заносятся в описи на основании документов, подтверждающих сдачу этих ценностей на ответственное хранение. В описях указываются их наименование, количество, сорт, стоимость (по данным учета), дата принятия груза на хранение, место хранения, номера и даты документов.

В описях на товарно-материальные ценности, переданные в переработку другой организации, указываются наименование перерабатывающей организации, наименование ценностей, количество, фактическая стоимость по данным учета, дата передачи ценностей в переработку, номера и даты документов.

Тара заносится  в описи по видам, целевому назначению и качественному состоянию (новая, бывшая в употреблении, требующая ремонта). На тару, пришедшую в негодность, инвентаризационной комиссией составляется акт на списание с указанием причин порчи.

По итогам проверки товарно-материальных ценностей, если выявлены несовпадения с данными бухгалтерского учета, составляется сличительная ведомость по форме № ИНВ-19.

Инвентаризация  незавершенного производства и расходов будущих периодов

При инвентаризации незавершенного производства в организациях, занятых промышленным производством, необходимо:

• определить фактическое наличие заделов (деталей, узлов, агрегатов) и не законченных изготовлением и сборкой изделий, находящихся в производстве;
• определить фактическую комплектность незавершенного производства (заделов);
• выявить остаток незавершенного производства по аннулированным заказам, а также по заказам, выполнение которых приостановлено.

В зависимости от специфики и особенностей производства перед началом инвентаризации необходимо сдать на склады все ненужные в цехах материалы, покупные детали и полуфабрикаты, а также все детали, узлы и агрегаты, обработка которых на данном этапе закончена.

Проверка заделов  незавершенного производства (деталей, узлов, агрегатов) производится путем  фактического подсчета, взвешивания, перемеривания.

Описи составляются отдельно по каждому обособленному  структурному подразделению (цеху, участку, отделению) с указанием наименования заделов, стадии или степени их готовности, количества или объема.

Сырье, материалы  и покупные полуфабрикаты, находящиеся у рабочих мест, не подвергавшиеся обработке, в опись незавершенного производства не включаются, а инвентаризируются и фиксируются в отдельных описях.

Забракованные детали в описи незавершенного производства не включаются, а по ним составляются отдельные описи.

По незавершенному производству, представляющему собой  неоднородную массу или смесь  сырья (в соответствующих отраслях промышленности), в описях, а также в сличительных ведомостях приводятся два количественных показателя: количество этой массы или смеси и количество сырья или материалов (по отдельным наименованиям), входящих в ее состав. Количество сырья или материалов определяется по техническим расчетам в порядке, установленном отраслевыми инструкциями по вопросам планирования, учета и калькулирования себестоимости продукции (работ, услуг).

По незавершенному капитальному строительству в описях указываются наименование объекта и объем выполненных работ по этому объекту, по каждому отдельному виду работ, конструктивным элементам, оборудованию. При этом проверяется, не числится ли в составе незавершенного капитального строительства оборудование, переданное в монтаж, но фактически не начатое монтажом, а также состояние законсервированных и временно прекращенных строительством объектов. По этим объектам необходимо выявить причины их консервации.

На законченные  строительством объекты, фактически введенные  в эксплуатацию полностью или частично, приемка и ввод в действие которых не оформлены надлежащими документами, составляются особые описи. Отдельные описи заполняются также на законченные, но не введенные в эксплуатацию объекты. В описях необходимо указать причины задержки оформления сдачи указанных объектов в эксплуатацию.

На прекращенные строительством объекты, а также на проектно-изыскательские работы по неосуществленному строительству составляются описи, в которых приводятся данные о характере выполненных работ и их стоимости с указанием причин прекращения строительства. Для этого используются соответствующая техническая документация (чертежи, сметы, сметно-финансовые расчеты), акты сдачи работ (этапов), журналы учета выполненных работ на объектах строительства и другая документация.

Инвентаризационная  комиссия по документам устанавливает  сумму, подлежащую отражению на счете  «Расходы будущих периодов» и отнесению на издержки производства и обращения (либо на соответствующие источники средств организации) исходя из документально обоснованного срока и в соответствии с учетной политикой организации.

Инвентаризация  денежных средств, денежных документов и бланков строгой отчетности

Инвентаризация  кассы производится в соответствии с Порядком ведения кассовых операций в Российской Федерации, который утвержден решением Совета директоров ЦБ РФ от 22.09.93 № 40.

При подсчете фактического наличия денежных знаков и других ценностей в кассе принимаются к учету наличные деньги, ценные бумаги и денежные документы (почтовые марки, марки государственной пошлины, бланки строгой отчетности, бланки векселей, путевки в дома отдыха и санатории, авиабилеты и др.).

Проверка фактического наличия бланков ценных бумаг  и бланков строгой отчетности производится по видам бланков, с учетом начальных и конечных номеров тех или иных бланков, а также по каждому месту хранения и материально ответственным лицам.

Инвентаризация  денежных средств в пути производится путем сверки числящихся сумм на счетах бухгалтерского учета с данными квитанций учреждения банка, почтового отделения, копий сопроводительных ведомостей на сдачу выручки инкассаторам банка.

Инвентаризация  денежных средств, находящихся в банках на расчетном (текущем), валютном и специальных счетах, производится путем сверки остатков сумм, числящихся на соответствующих счетах по данным бухучета, с данными выписок банков.

Инвентаризация  расчетов с дебиторами и кредиторами

Для подтверждения  правильности отражения на счетах бухгалтерского учета сумм дебиторской и кредиторской задолженности перед составлением годовой бухгалтерской отчетности необходимо провести инвентаризацию расчетов:

• с банками и другими кредитными учреждениями;
• с контрагентами (покупателями, продавцами, заимодавцами и заемщиками и т. д.);
• с работниками (подотчетными лицами и теми работниками, которые получали ссуды, займы от организации).

При сверке расчетов с работниками организации выявляются невыплаченные суммы по оплате труда, подлежащие перечислению на счет депонентов, а также суммы переплаты работникам и причины ее возникновения.

При инвентаризации подотчетных сумм проверяются отчеты подотчетных лиц по выданным авансам  с учетом их целевого использования, а также суммы выданных авансов по каждому подотчетному лицу (даты выдачи, целевое назначение).

При проверке расчетов с дебиторами и кредиторами составляют акты сверки расчетов. Акт составляют по каждому контрагенту в двух экземплярах, по одному для каждой из сторон. Форма акта законодательно не утверждена, поэтому он составляется в произвольной форме.

На основании  актов сверки с кредиторами и дебиторами необходимо составить справку о кредиторской и дебиторской задолженности по форме, утвержденной постановлением Госкомстата России от 18.08.98 № 88.

Эта справка является приложением к акту инвентаризации расчетов с покупателями, поставщиками и прочими дебиторами и кредиторами (форма № ИНВ-17). Акт составляется в двух экземплярах и подписывается ответственными лицами инвентаризационной комиссии. Один экземпляр акта передается в бухгалтерию, второй — остается у комиссии.

Инвентаризация  расчетов с бюджетом и внебюджетными фондами

Согласно пункту 3.48 Методических указаний по инвентаризации инвентаризационная комиссия путем  документальной проверки должна установить правильность расчетов с финансовыми, налоговыми органами и внебюджетными фондами.

Налоговой службой  разработаны формы по сверке расчетов с бюджетом.

Приказом ФНС России от 04.04.2005 № САЭ-3-01/138@ утверждены акты сверки расчетов налогоплательщика с бюджетом: форма № 23 (полная) и форма № 23-а (краткая).

Приказом ФНС России от 23.05.2005 № ММ-3-19/206@ утверждена справка об исполнении налогоплательщиком обязанности по уплате налогов, сборов, страховых взносов, пеней и налоговых санкций.

Этими же приказами  утверждены Методические указания по заполнению соответствующих форм.

Перед составлением годовой бухгалтерской отчетности организация должна получить в налоговой инспекции акт по форме № 23-а (краткая). Ежеквартально этот акт получают крупнейшие налогоплательщики. Также в обязательном порядке он выдается налогоплательщикам при снятии с учета, в том числе при снятии с учета и постановке на учет в другом налоговом органе, при снятии с учета при ликвидации, реорганизации юридического лица, в других ситуациях по инициативе налогоплательщика и в иных случаях, предусмотренных законодательством Российской Федерации.

Если налогоплательщик не согласен с показателями акта по форме № 23-а (краткая), проводится повторная сверка с налоговым органом. В этом случае налоговый орган составляет акт по форме № 23 (полная), в котором приводятся данные налогового органа (графа 2), данные налогоплательщика (графа 3) и расхождения между этими данными (графа 4).

Может сложиться  ситуация, когда до подписания годового отчета разногласия с налоговыми органами по поводу уплаты налогов в бюджет не разрешены. Если между данными налогового органа и данными организации существуют расхождения и организация признает их существенными, она должна отразить это в отчетности как условный факт хозяйственной деятельности (п. 3 ПБУ 8/01 «Условные факты хозяйственной деятельности»).

Инвентаризация  резервов

При инвентаризации резервов предстоящих расходов и платежей проверяется правильность и обоснованность созданных в организации резервов.

Резерв на предстоящую  оплату предусмотренных законодательством  очередных (ежегодных) и дополнительных отпусков работникам, отражаемый в годовом балансе, должен быть уточнен исходя из количества дней неиспользованного отпуска, среднедневной суммы расходов на оплату труда работников (с учетом установленной методики расчета среднего заработка) и начисленного единого социального налога.

Аналогичным способом проводится инвентаризация резерва, созданного на выплату ежегодных вознаграждений за выслугу лет и по итогам работы за год. В случае превышения фактически начисленного резерва над суммой подтвержденного инвентаризацией расчета на последнюю дату отчетного года производится сторнировочная запись по счетам учета издержек производства и обращения. Если обнаружены недоначисленые суммы, то делается запись по включению дополнительных отчислений в издержки производства и обращения.