ISO та її діяльність пов’язана з документацією

                 Міністерство освіти і науки, молоді та спорту України

                ВП «Кіровоградський факультет менеджменту і бізнесу  
                                 Київського університету культури» 

Пройдак Олександр 

ISO та її діяльність пов’язана з документацією

                                                                            Реферат з навчальної дисципліни

Керування документаційними процесами                                                                            

                                                                                          Студента гр. ДМ-41/09

                                      Спеціальності

«Документознавство  та інформаційна діяльність»

Кіровоград 2012

1. Міжнародна організація зі стандартизації (ISO)

Співробітництво різних країн у галузі стандартизації розпочалося у 1921 p., коли була проведена перша конференція семи національних комітетів зі стандартизації. Ця конференція виробила організаційні принципи, на основі яких у 1926 р. створено Міжнародну федерацію національних асоціацій зі стандартизації (ISA), до складу якої ввійшли біля 20 національних організацій зі стандартизації. ISA розробила близько 180 міжнародних рекомендацій зі стандартизації, але з початком Другої світової війни її діяльність була припинена.

У 1943 р. при Організації Об'єднаних Націй (ООН) створено Комітет з координації стандартів (ККС), до якого увійшли 18 країн антигітлерівської коаліції. Основним завданням цього Комітету було збереження досвіду міжнародної стандартизації та координація діяльності країн у галузі стандартизації у воєнний час.

Після війни,  у жовтні 1946 p., Лондоні відбулося спільне засідання ККС і делегатів 25 країн, на якому було прийнято рішення щодо створення Міжнародної організації зі стандартизації (The International Organization for Standardization — ISO). В основу назви (абревіатури) було покладено грецьке слово "isos" — рівний.

Після створення ISO був прийнятий її статут, який визначив неурядовий статус цієї організації, структуру, функції керівних і робочих органів, методи їхньої роботи. Основною метою ISO є сприяння розвитку стандартизації у світовому масштабі для взаємодопомоги та полегшення міжнародного обміну товарами і послугами, а також розширення співробітництва в інтелектуальній, науковій, технічній та економічній діяльності.

До основних видів діяльності ISO належать: заходи, які сприяють координації, уніфікації та гармонізації національних НД; розроблення  і затвердження міжнародних стандартів; обмін інформацією про роботу комітетів; співробітництво з іншими міжнародними організаціями, які зацікавлені у вирішенні суміжних проблем. ISO займається питаннями стандартизації в усіх галузях та сертифікацією продукції, за винятком електротехніки, радіотехніки та зв'язку, які належать до компетенції Міжнародної електротехнічної комісії.

ISO як неурядова  організація користується консультативним  статусом ООН і є найбільшою  міжнародною організацією в галузі  стандартизації з широкого кола  питань. її членами є 160 країн світу. Членами ISO є не уряди, а національні організації зі стандартизації (комітети-члени) з правом одного голосу. Комітети-члени є повноправними членами організації і мають право брати участь в усіх робочих органах, бути обраними до керівних органів, отримувати Копії всіх робочих документів, подавати на розгляд зауваження щодо них. Для цього виду членства встановлена шкала щорічних внесків до бюджету ISO.

Члени-кореспонденти — це країни, що розвиваються. За рахунок сплати незначного внеску до бюджету ISO вони мають право отримувати комплект всіх міжнародних стандартів та інші документи. Члени-абоненти сплачують пільгові внески і мають можливість отримувати інформацію щодо міжнародної стандартизації.

Органи ISO дислокуються у Женеві (Швейцарія). Офіційні мови — англійська, французька, російська. Цими мовами видаються усі матеріали та документи ISO.

Організаційна структура ISO складається із керівних і робочих технічних органів (рис. 1.8).

Вищим органом ISO є Генеральна асамблея — загальні збори усіх комітетів-членів, які скликаються один раз на три роки.

Кожний комітет-член має право представляти не більше трьох делегатів. Члени-кореспонденти  та члени-абоненти беруть участь як спостерігачі.

До керівних органів належать: Рада, Технічне бюро та Центральний секретаріат. Вищим  керівним органом є Президент, який обирається на три роки, і Центральний секретаріат. Рада керує роботою ISO в перервах між сесіями Генеральної асамблеї. До складу Ради входять 18 комітетів-членів. На засіданнях Ради рішення приймаються більшістю голосів присутніх на засіданні комітетів — членів Ради. У період між засіданнями і за потребою Рада може приймати рішення шляхом переписки. Поточну адміністративно-технічну роботу здійснює Центральний секретаріат. Технічне бюро (PLACO) готує пропозиції щодо планування, організації та координації роботи комітетів. До сфери роботи Бюро входить розгляд пропозицій щодо створення та розпуску ТК; визначення питань стандартизації, якими повинні займатися комітети.

Технічними  органами Ради ISO є Комітети, що займаються питаннями міжнародної стандартизації, сфери діяльності яких розмежовані. Комітет з наукових принципів стандартизації (STACO) надає методичну та інформаційну допомогу щодо принципів і методик розробки міжнародних стандартів (MC). Комітет здійснює вивчення наукових принципів стандартизації та підготовку рекомендацій для досягнення оптимальних результатів у даній галузі, займається питаннями термінології й організацією семінарів з використання MC для розвитку торгівлі.

На початку 70-х pp. XX ст. у зв'язку з бурхливим розвитком сертифікації в різних країнах створено Комітет з оцінки відповідності (CASCO). CASCO створює настанови в галузі гармонізації національних систем сертифікації, методологічну базу для розробки й акредитації національних систем сертифікації для взаємного визнання результатів випробувань, вивчає способи оцінки відповідності продукції і систем якості вимогам НД, здійснює аналіз практичної діяльності в галузі відповідності. CASCO періодично проводить аналіз усіх чинних національних, регіональних і міжнародних систем сертифікації з метою своєчасного прийняття заходів для організації міжнародних систем сертифікації продукції на відповідність вимогам ISO.

Комітет з питань інформаційних мереж (ISONET) координує  та гармонізує діяльність ISO в галузі інформаційних послуг, розповсюджує НД, керує та контролює діяльність інформаційної мережі ISO.

Комітет з надання  допомоги країнам, що розвиваються (DEVCO), здійснює обслуговування цих країн  з усіх питань стандартизації, створює  умови для обміну досвідом з розвиненими  країнами та підготовки спеціалістів тощо. DEVCO тісно співпрацює з ООН, у результаті чого були створені міжнародні центри навчання.

В 1977 р. створено Комітет із захисту інтересів  споживачів — CAPOLCO. Метою роботи цього  Комітету є проведення стандартизації в галузі інформації споживачів. До завдань цього Комітету входить вивчення шляхів сприяння споживачам в отриманні максимального ефекту від стандартизації продукції; розроблення рекомендацій щодо забезпечення інформацією споживачів, захист їхніх інтересів; узагальнення досвіду участі споживачів у роботах зі стандартизації; застосування стандартів на споживні товари та послуги; підтримання зв'язків з різними органами ISO, діяльність яких зачіпає інтереси споживачів.

Результатом діяльності CAPOLCO є періодичне видання переліку національних і міжнародних стандартів, які становлять інтереси для організацій споживачів, а також підготовка Настанов з питань споживчих товарів. Наприклад: Настанова 12 — "Порівняльні випробування споживних товарів", Настанова 14 — "Інформація про товари для споживачів".

Комітет зі стандартних  зразків (REMCO) займається питаннями  методичної допомоги та розробки настанов зі стандартних зразків. REMCO координує  діяльність в цій галузі й тісно  співпрацює з міжнародними метрологічними організаціями.

Сфера діяльності ISO розподілена між 224 ТК. Кожний ТК має  затверджену Радою ISO сферу діяльності. ТК поділяються на загально-технічні та на комітети, які працюють в конкретних галузях техніки. Діяльність загальнотехнічних  комітетів спрямована на вирішення загальнотехнічних і міжгалузевих проблем (таких комітетів 26). Решта комітетів здійснюють свою діяльність у конкретних галузях техніки. Наприклад: ТК 10 — "Технічні креслення", ТК 22 — "Автомобілі", ТК 37 — "Термінологія".

У 1979 р. з метою  розробки однакового підходу до вирішення питань якості продукції на підприємствах та у сфері обігу, принципів систем якості та їх гармонізації був створений ТК 176 "Управління якістю та забезпечення якості". На основі узагальнення досвіду різних країн світу з упровадження систем якості ТК у 1987 р. опублікував МС ISO серії 9000. Це були взаємопов'язані стандарти із загального управління якістю. Стандарти ISO серії 9000 переглядалися, і в 2004 р. була прийнята нова версія цих стандартів.

Основним видом  роботи ТК ISO є розробка, погодження та подання на затвердження Ради проектів МС. Для безпосередньої розробки проектів МС в межах ТК створюються підкомітети (ПК) і робочі групи (РГ). На сьогодні налічується близько 650 підкомітетів, до 2000 робочих груп.

Спеціалісти ISO під час розробки МС дотримуються трьох основних принципів:

— стандартизація має відповідати вимогам галузей  промисловості;

— погодження має  досягатися за допомогою консенсусу;

— використання МС має бути добровільним.

Україна є повноправним членом ISO з 1993 р. Як національний комітет-член входить до складу комітетів: CASCO, STACO, DEVCO, REMCO, CAPOLCO. 25 ТК Держспоживстандарту України співпрацюють з 96 ТК та ПК ISO. Україна бере активну участь у роботі спільного ТК ISO/IEC СТК1 "Інформаційні технології", який створений у 1987 р.

У своїй роботі ISO підтримує зв'язки з майже 400 міжнародними організаціями, які працюють над  питаннями стандартизації. Автономною організацією в складі ISO є Міжнародна електротехнічна комісія (ІЕС). ISO й  ІЕС здійснюють тісне співробітництво з питань стандартизації з різними міжнародними та регіональними організаціями, які займаються економічною і науково-технічною діяльністю. Торговельно-правовий законодавчий зв'язок стандартизації з міжнародною торгівлею й економічним співробітництвом країн є у центрі уваги таких міжнародних організацій, як Європейська економічна комісія ООН (ЄЕК ООН), Європейське товариство (ЄС), GATT, WTO тощо.

Система IS0/1EC є  найбільшою з існуючих міжнародних  технічних організацій і поширює  свою діяльність на всі галузі економіки і науки — від стандартних форм реєстрації до валютних кодів, від будівництва до дорожньо-транспортних засобів. Сумісна діяльність ISO/IEC покликана технічно забезпечити ефективне міжнародне співробітництво між країнами. Тому вони, першою чергою, регламентують питання сумісності та взаємозамінності продукції, методи її випробувань, класифікації та позначень, транспортування, зберігання тощо.

Сучасний період характеризується серйозними змінами  в технічних, економічних та соціальних аспектах суспільного розвитку. Бурхливий технічний прогрес, застосування нових матеріалів і технологій, розвиток міжнародних наукових, технічних та економічних зв'язків, зростання матеріальних потреб суспільства — усе цс примусило керівні органи ISO/1 EC, теоретиків і практиків стандартизації, представників промислових та академічних кіл держав-членів ISO/IEC серйозно замислитись над перспективами стандартизації та її роллю в нових умовах господарювання.

Міжнародна  стандартизація з кожним роком набуває  все більшого розвитку. Починаючи з 1989 р. щорічно 14 жовтня на честь дня створення ISO відзначається Міжнародний день стандартизації.

                           Роль стандартів ISO в суспільстві

У сучасному світі  стандарти існують у динамічному та змінному середовищі. Оновлення продукції та технологій, технологічні прориви та руйнація традиційних меж галузей, занепад одних сфер діяльності та стрімке зростання нових - це загальна риса сучасних розвинених економік. З іншого боку для них характерне глибоке протиріччя, яке є одним із "прихованих двигунів" сучасного ринку, а саме - глобальна стандартизація виробництва за індивідуалізації споживання. Практичний наслідок цього - постійна наявність великого попиту на вироби, які виходять за межі усталених, застандартизованих рішень. Усе це ставить певні вимоги до стандартизації, зумовлюючи її динамізм. Разом з тим, необхідно не тільки розроблювати нові стандарти на основі досягнень науки і техніки, але й підтримувати на належному рівні чинні стандарти, не допускати помітного відставання вимог стандартів від, у першу чергу, прогресу технологій.

Стандарти є джерелом найважливішої інформації, оскільки в них зібрано норми і правила, засновані на досягненнях у різних галузях техніки, технології та практичного досвіду і визнані методом консенсусу представниками усіх зацікавлених сторін.

Важливо відзначити великий  вплив стандартизації на підвищення конкурентоспроможності та якості продукції, який реалізується в основному через  комплексне розроблення стандартів на сировину, матеріали, напівфабрикати, комплектувальні вироби, оснащення, проектування і готову продукцію; на технологічні вимоги до найважливіших процесів і показників якості, а також на єдині методи випробування та вимірювання, засоби контролю та оцінювання відповідності. Стандарти полегшують вибір оптимального розмірного ряду та найкращих зразків, забезпечують організацію спеціалізованих виробництв, зменшують затрати на проектування і виготовлення, скорочують строки освоєння продукції.

Очевидно, наявність стандартів істотно полегшує та спрямовує діяльність виробника продукції щодо забезпечення її ринкової відповідності за критеріями конкурентоспроможності та якості. Доречно  наголосити, що застосування принципу обов'язковості стандартів, надмірна деталізація вимог та орієнтація стандартизації на певні конструкційні рішення, застосування лише визначених матеріалів чи сировини тощо є гальмом у створенні належної продукції.

В історії міжнародної  стандартизації посіли значне місце  і набули великої популярності стандарти ISO серії9000. Вони широко використовуються в різних сферах: промисловості, організаціях транспортно-дорожнього комплексу, будівництві, освіті, охороні здоров'я. Популярність цих стандартів пояснюється тим, що вони стосуються універсальної і необхідної всім галузі - управління організацією з орієнтацією на якість кінцевого результату.

Визнано, що стандарти ISO серії 9000 є важливим інструментом для  досягнення головної мети фірм у ринкових умовах - задоволення запитів споживача. Завоювати споживача можна лише через якість - таким є кредо провідних фірм усього світу.

Відомо, що один з основних принципів стандартів ISO серії 9000 - орієнтація на споживача - якнайбільше зберігає за підприємством свободу щодо вибору засобів і методів його реалізації. Від того, наскільки вдалим буде цей вибір, прямо залежить не тільки задоволеність споживача, але й спроможність системи менеджменту якості зберігати динамічну рівновагу й підтримувати розумний баланс інтересів. Вимоги стандарту, що стосуються продукції, призначеної для споживача, не зводяться тільки до вимог, сформульованим самим споживачем. Стандарт містить також розпорядження відносно законодавчих, нормативних і додаткових вимог, встановлених самим підприємством. Такий підхід дозволяє використовувати систему менеджменту якості не тільки для реєстрації задоволеності споживачів, але й для її регулювання.

У 1987 р. Міжнародна організація  з стандартизації, використавши досвід створення британських стандартів (BS 5750 та ін.), розробила стандарти ISO серії 9000. Вперше, стосовно питань усунення внутрішніх невідповідностей, їх було переглянуто у 1994 р.

У міжнародних стандартах ISO серії 9000 встановлені основні  вимоги щодо розробки всеохоплюючого (тотального) менеджменту якості (Total Quality Management - TQM) в промисловості та сфері обслуговування (банківська справа, лікарні, готелі, ресторани тощо). Стандарти ISO серії 9000 дали змогу:

o уніфікувати системний  підхід до сфери діяльності  по забезпеченню та поліпшенню  якості;

o уніфікувати системний підхід до управління якістю;

o узагальнити рекомендації  по вибору і використанню норм  якості.

Слід відзначити, що стандарти ISO весь час вдосконалюються. Так, з  моменту першого видання (1987 р.) навколо  цих стандартів не припиняються дискусії, і, незважаючи на те, що діє вже третя редакція, спеціалісти пред'являють до них все нові вимоги. При перегляді стандартів відповідно до вимог ринку робочі групи орієнтувалися на досягнення наступних цілей:

o забезпечити відображення  в стандартах кращого практичного досвіду їх застосування;

o забезпечити стабільність і  узгодженість стандартів;

o сприяти застосуванню стандартів

В 1994 р. ISO/ТК 176 завершив перший перегляд стандартів ISO серії 9000. Робота по перегляду стандартів базувалась на стратегії впровадження міжнародних стандартів з якості на 1990-і роки та прогнозі деяких аспектів рішення проблеми якості до 2000 р. (документ "Прогноз 2000", підготовлений спеціальною групою ISO/ТК 176).

У 2000 р. Міжнародна організація з  стандартизації здійснила ретельний  перегляд стандартів ISO серії 9000 з урахуванням нових підходів та накопиченого досвіду в сфері якості. Родина стандартів ISO серії 9000:2000 складається з 4-х стандартів (замість більше 20, які були чинними до 15 грудня 2003 р.) (табл. 1.6.3).

Таблиця 1.6.3Родина міжнародних стандартів версії 1994 року та версії 2000 року (3-я редакція)

Основною концепцією перегляду і підготовки нової  версії (3-ї редакції) стандартів ISO серії 9000:2000 було їхнє зближення з ідеологією TQM - всеохоплюючого (тотального) менеджменту якості. Розробники цієї версії стандартів на основі аналізу й узагальнення досвіду TQM сформулювали вісім принципів менеджменту якості, які закладені в основу стандартів ISO серії 9000:2000 (рис. 1.6.3).

Серед відмінностей третьої  редакції стандартів від попередніх слід зазначити такі:

o скорочена кількість  стандартів; чітко сформульовані  вимоги щодо досягнення задоволеності  замовників та постійного поліпшення  діяльності організації;

o більш логічна структура  стандартів; упровадження принципу процесного підходу до діяльності організації;

o зручність у використанні  на підприємствах сфери послуг  та малого бізнесу;

o базування на восьми  універсальних принципах менеджменту  якості;

o можливість забезпечити  задоволеність не тільки споживачів, але й інших зацікавлених сторін - персоналу організації, утримувачів акцій та суспільства в цілому. Стандарти ІSO 9000 в галузі систем менеджменту якості широко впроваджуються в Європі, США, Японії, очікується різке збільшення кількості підприємств, що впроваджують стандарти ці стандарти в країнах Азії та Латинської Америки. За офіційною інформацією ISO, сьогодні більше мільйона організацій у світі впровадили СУЯ моделі ISO 9001:2000, що, безумовно, підтверджує загальний позитивний вплив СУЯ на конкурентоспроможність продукції та послуг. Понад 90 країн мають державні стандарти, еквівалентні стандартам серії 9000 (вітчизняний аналог ДСТУ ISO 9001:2001). Світовими лідерами у цій сфері є Китай, Італія, Японія, Іспанія, Велика Британія, США, Індія, Франція та Німеччина. У Європі найбільша кількість сертифікованих СУЯ у Чеській Республіці - понад 11 тис, Угорщині - понад 10 тис, Польщі - майже 6,5 тис, Румунії - 6 тис. Лідерами з активізації робіт щодо упровадження і сертифікації СУЯ є Латвія (приріст у 6 разів), Чехія, Росія та Словенія (приріст у 4 рази).

У 2000 р., після  введення в дію стандартів !SO 9001 і !SO 9004, ^O/TO 176 оголосив восьмирічний мораторій  на їхні зміни. Таке рішення було відступом !SO від звичайної практики чотирьох - або п'ятирічного періоду перегляду міжнародних стандартів. І це рішення мало певну підставу: за стандартами !SO серії 9000 потрібна сертифікація на відповідність цим стандартам. Адже, адаптація підприємств до нових моделей менеджменту якості вимагає істотних витрат часу, коштів, перебудови структури й інших змін, тому !SO визнала необхідним вісім років "не тривожити" бізнес.

Проте, у 2004 р. пожвавились  роботи з підготовки нової версії стандартів !SO 9001¹ та !SO 9004². Доцільно нагадати, що кожен стандарт описує певну модель системи менеджменту якості. Обидві моделі гармонізовані між собою, але мають і деякі відмінності.

Так, перегляд стандарту !SO 9004 планується здійснити тільки до 2012 р., а в 2008 р. до нього внесені  виправлення, пов'язані в основному  з роз'ясненням і більш чітким формулюванням ряду норм. Зокрема, нова редакція !SO 9004 передбачає розробляння стратегій розвитку підприємства з використанням самооцінки рівня зрілості організації та реалізації розробленої стратегії розвитку підприємства з використанням концепції безперервного поліпшення діяльності.

Стандарт 9001 до 2008 р. переглянуто, а це мовою означає, що він істотно змінений. Концепція  внесення незначних змін до ISO 9001:2000 і формування ISO 9001:2008 була вироблена  в результаті опитування близько 1000 користувачів стандарту із 63 країн світу. Понад 80 % респондентів висловили своє задоволення стандартом та підтвердили його актуальність для цілей сертифікації. Остаточна редакція стандарту містить 75 уточнень.

Комітет ISO/ТС 176 "Управління якістю і забезпечення якості" одночасно з публікацією стандарту ISO 9001:2008 опублікував ще шість настанов:

o Принципи управління  якістю;

o Настанова  щодо вимог ІSO 9001:2008 до документації;

o Настанова  з термінології, яку використовують  у ISO 9001 і 9004";

o Настанова  щодо концепції та застосування процесного підходу для систем управління;

o Настанова  стосовно розділу 1.2 "Примітка" ISO 9001:2008;

o Настанова  щодо "аутсорсингових"¹ процесів.

Технічним комітетом ISO/ТС 176 встановлено, що до листопада 2010 р. чинні СУЯ мають бути сертифіковані за новою версією стандарту ISO 9001:2008.

Аналіз різних версій стандартів серії ISO 9000 показує, що сучасний етап розвитку суспільства  характеризується необхідністю впровадження трирівневої моделі СУЯ. До існуючих двох рівнів ISO 9001:2000 (удосконалення продукту та удосконалення СУЯ) сьогодні додається третій - інноваційний розвиток організації (рис. 1.6.4).

Відповідно  кількість принципів СУЯ збільшується з відомих 8-й моделі до 12-и (табл. 1.6.4).

Таблиця 1.6.4

Нові  принципи менеджменту та формування нового підходу до СУЯ

Закінчення  табл. 1.6.4

ISO спільно із LAF (Міжнародний Форум з акредитації) розробили правила переходу до нової версії стандарту ISO 9001:2008:

o Через двадцять  чотири місяці після публікації ISO 9001:2008, тобто після 14.11.2010, будь-яка  існуюча сертифікація на відповідність  вимогам ISO 9001:2000 буде вважатись недійсною.

o Через один  рік після публікації ISO 9001:2008, тобто  після 14.11.2009, всі нові сертифікації  та ресертифікації повинні проходити  на відповідність ISO 9001:2008.

o Перехід до  нової версії ISO 9001 може бути здійснено  і під час запланованої ресертифікації або періодичного аудиту в період двадцяти чотирьох місяців.

Важливо зазначити, що принципи менеджменту моделі ISO 9001:2000 були покладені в основу всіх відомих  сьогодні міжнародних "галузевих" стандартів на системи управління та стандартів оцінки відповідності серії ISO/ІЕС 17000 .

Так, родина стандартів серії ISO 14000 стало всесвітньою базою для налагодження екологічно прийнятної діяльності. Вони встановлюють загальні правила управління довкіллям, принципи й процедури екологічного аудиту та кваліфікаційні критерії для аудиторів з екології. Ці нормативні документи мають статус добровільних. За визначенням стандарту ISO 14001 "Система управління якістю навколишнього середовища" - частина загальної системи управління, яка охоплює організаційну структуру, діяльність щодо планування, розподіл відповідальності, практичну роботу, процедури, процеси та ресурси для розробляння, упровадження, досягнення цілей, оцінювання досягнутого у рамках реалізації екологічної політики". Тому на підприємствах промислово розвинених країн вже упроваджують інтегровані системи загально-фірмового управління - ТСОМ. У цих системах управління якістю тісно пов'язане з роботами щодо охорони довкілля, а також з управлінням фінансами та ресурсами.