История делопроизводства в дореволюционной России

Министерство образования  и науки Российской Федерации

Федеральное государственное  бюджетное образовательное учреждение 
высшего профессионально образования

«Владимирский государственный  университет 
имени Александра Григорьевича и Николая Григорьевича Столетовых»

(ВлГУ)

 

 

Кафедра «Теория и история  государства и права»

 

 

 

 

 

 

РЕФЕРАТ

по дисциплине: «Нормативное оформление документов»

 

на тему: «История делопроизводства в дореволюционной России»

 

 

 

 

 

 

Выполнил:

студент гр.  ЗЮвд-112

Литова Н.С.

 

 

Принял:

Ашин А.А.

к.ю.н., доцент кафедры УПП

 

 

 

 

Владимир, 2013

 

 

 

Содержание

Введение

Глава 1. Возникновение и  развитие делопроизводства в X-XVII веках…….6

1. Возникновение делопроизводства в Древней Руси……………………….6
2. Приказное делопроизводство (XV – XVII вв)…………………………….8

Глава 2. Развитие делопроизводства в XVIII-начале XX вв…………………14

2.1 Коллежское делопроизводство (XVIII – начало XIX вв.)…………..14

2.2 Министерское делопроизводство (XIX -XX вв.)……………………20

2.2.1 Делопроизводство первой  половины XIX века………….20

2.2.2 Особенности делопроизводства  второй половины

 XIX- начала XX века……………………………………………..28

Заключение

Примечания

Список использованной литературы

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Введение

Одной из составных частей управления является его документационное обеспечение. Документы фиксируют  факты, события, управленческие действия с тем, чтобы их сохранить и  с их помощью доказывать или свидетельствовать, передавать информацию. Созданные в  процессе управления документы нуждаются  в организации и обработке  для того, чтобы стать информационной базой принятия решения, упорядоченным  информационно-справочным массивом.

 Процесс создания документов  определяется термином "документирование". Деятельность, охватывающая документирование  и организацию работы с документами,  называют делопроизводством. Этот  термин стал употребляться еще  в XVI в. и означал письменное  оформление решения какого-либо  вопроса, "производство дела". По существу и в те времена  делопроизводство включало: создание  документов, организацию их движения  при исполнении, само исполнение, регистрацию документов, контроль  за их исполнением, порядок  хранения.

Об актуальности темы говорит  само ее название. Как сказал кто-то из великих, народ, не знающий своего прошлого, не имеет будущего. Тоже можно  сказать  и о любой из наук. Как зародилось делопроизводство? Через  какие ступени развития оно прошло? Какие особенности имело в  тот или иной период своего развития? Ответы на эти и многие другие вопросы  необходимо знать, чтобы двигаться вперед.

  Основным источником изучения истории делопроизводства являются документы, образовавшиеся в результате деятельности учреждений различных исторических периодов, другим — законодательные акты. Среди них можно выделить, прежде всего, Русскую Правду, Судебники 1547, 1550, 1589 гг., Генеральный регламент 1720 г., "Общее учреждение министерств" 1811 г., Положение о письмоводстве и делопроизводстве в военном ведомстве 1911г. и др.

 В периодических изданиях  — сенатских ведомостях, журналах  министерств и главных управлений  содержатся правила составления  "делопроизводственных бумаг" (с приложением их образцов) и  их обработки. Важные сведения  содержит такая группа источников, как различные инструкции и  руководства по делопроизводству, "письмовники".

  Делопроизводство дореволюционных учреждений описано современниками, например опричником Г.Штаденом, подьячим Г.К. Котошихиным, министром внутренних дел Л. А.Валуевым и др.

  Из дореволюционных работ по истории делопроизводства особое место занимает труд Н.В. Варадинова, в котором одним из основных вопросов делопроизводства выделяются "правила составления деловых бумаг, актов и самих дел"¹.

 В конце XIX — начале XX в. выходят работы об отдельных  системах документации — коммерческой  и дипломатической 5. В послереволюционное  время самой значительной работой  по делопроизводству стало учебное  пособие К.Г. Митяева, в котором  рассматриваются вопросы работы  с документами в аппарате управления  с древнейших времен до 1950 г. В 1974 г. кафедрой документоведения Московского государственного историко-архивного института было подготовлено учебное пособие по истории делопроизводства.

  Ценные сведения о документах делопроизводства правительственных учреждений имеются в трудах И.Ф. Колесникова, Л.В. Черепнина, Н.М. Тихомирова, Б.Г. Литвака, СО. Шмидта².

Цель нашей работы - изучение основных этапов  делопроизводственных процессов государственных институтов с IX до начала XX в. В связи с этим в данной работе перед нами стоят задачи:

1. Изучить историю возникновения и развития делопроизводства в Древней Руси X-XVII вв.
2. Изучить историю развития делопроизводства в России XVIII – начала XX вв.

Хронологические рамки исследования – X – начало XX вв.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Глава 1. Возникновение и развитие делопроизводства в X-XVII веках.

1. Возникновение делопроизводства в Древней Руси.

От периода древнерусского государства сохранились лишь отдельные  документы, всем известны договоры, которые  свидетельствуют о том, что уже  существуют определенные правила составления  документов и также по некоторым  археологическим находкам. Составить  документ могло только лицо, знакомое с ними. При князьях всегда были грамотные служители, писавшие документы  от их имени. Это были дети привилегированных  сословий, обычно бояр и дружинников, которые окончили школу. Они находились на должности "печатников" - хранителей княжеской печати и "металников" - судейских секретарей, писцов и  дьяков для ведения делопроизводства князей и крупных феодалов³.

В период развития древнерусского государства появились разные виды документов, фиксирующие конкретные частноправовые отношения: грамоты  уставные, вкладные, купчие, полные, жалованные и др., заемные, закладные кабалы; житийные записи и т.д.

Со временем обозначились места для их наиболее безопасного  хранения, например центральные храмы  в городах. Место хранения документов называлось ларем, а лицо, ответственное  за хранение документов, - ларником. Часто  само хранение документов в храме  придавало им юридическую силу. Центрами ведения документации и хранения были гостиные дворы, монастыри, являвшиеся крупными экономическими предприятиями.

По мере накопления навыков  в создании документов стали вырабатываться типовые формуляры - образцы документов, устойчивые языковые формулы, процедура  подготовки документов: черновик, редакция (вариант), беловик (окончательный вариант  документа), - а также приемы удостоверения  документов, - "приписи", "скрепы", печати, призванные воспрепятствовать подделке документов в политических и лично-корыстных целях⁴.

Самой древней формой документа  на Руси была грамота - отдельный лист пергамена шириной около 3,5 вершков (15-17 см). Основным материалом для письма до конца XIV в. на Руси был пергамен (особым образом выделанная телячья, баранья  или козлиная кожа), называемый в  документах "хартией" или "телятиной"; лучший пергамен привозили из Греции или ганзейских городов. В качестве материала для письма использовали бересту.

Чернила, которыми писались древние рукописи, были плотными, густыми  бурого оттенка. Они глубоко проникали  в пергамен и с трудом размывались. Кроме чернил использовались краски, которыми писались заголовки документов. В украшенных рукописях использовалась золотая краска, свинцовые белила и лазурь⁵.

Центрами ведения и  хранения документации были гостиные дворы, монастыри, центральные храмы  и церкви.

С увеличением количества создаваемых документов менялась графика  письма: первоначально использовалась уставная манера письма - выписывание  букв с прямыми очертаниями, но в XIV в. стал использоваться полуустав, ускоривший процесс письма за счет выносных букв и сокращения отдельных слов. Документы  писались сплошным текстом, без разделения на отдельные слова⁶.

В период существования Древнерусского государства идет процесс накопления опыта в области документирования, вырабатываются отдельные приемы создания, оформлении, удостоверения документов, появляются лица, владеющие приемами работы с документами, и предпосылки  к законодательной регламентации делопроизводства.

2. Приказное делопроизводство (XV-XVIIвв).

Становление русского централизованного  государства сопровождалось внедрением приказного делопроизводства, порядок  которого последовательно закреплялся  в нормативно-правовых документах того времени. В 1550 г. был издан Судебник, представлявший акт кодификации  правовых отношений. Судебник уделял огромное внимание вопросам центрального и местного управления.

В 1649 г. Земским собором  утверждается выдающийся памятник русского права Соборное уложение. Они определили статус главы государства, комплекс норм, регулировавших отрасли государственного управления, деятельность судебных органов, законодательно регламентировали состав документов, правила их оформления, порядок их рассмотрения, закрепили  столбцовую форму делопроизводства и вопросы налоговой политики (закрепление натуральных и денежных повинностей и установление наказания  за преступления и провинности).

Делопроизводство, как технология управления, появляется с момента  оформления управления в специальный  государственный аппарат, где создаются  центральные и местные органы власти и управления, нуждающиеся  в регулярном документировании деятельности. В процессе формирования Российского  централизованного государства  складывается система органов управления боярская дума, приказы в центре, приказные избы на местах и соответствующие  документационные потоки от вышестоящих  к нижестоящим, от нижестоящих к  вышестоящим, переписка между равными⁷.

Во главе созданного государства  стоял царь, управление осуществлялось посредством государственных учреждений. Центральные учреждения получили наименование приказы. Приказ возглавлял приказной  судья, назначаемый из думных чинов, в его ведении находились один-три дьяка (к концу XVII в. в крупных приказах было 6-10 дьяков)⁸.

В ведении дьяков находились подьячие, которые в зависимости  от знаний, стажа и опыта разделялись  на "старых" (старших), средних ("средней  руки") и "молодых" (младших). В  деятельности приказов принципы коллегиального и единоличного управления не были четко разграничены, но распорядительная деятельность всецело находилась в  ведении приказных судей. Дьяки  и подьячие занимались делопроизводством, они отправляли в приказ челобитные, доклады, доношения, хранили дела и  вели письмоводство. Старшим подьячим и подьячим "средней руки" доверялась более сложная работа - подготовка решений по делам, хранение дел, опечатывание архивных сундуков. Младшие подьячие не пользовались особым доверием - во многих царских указах XVII в. подчеркивается необходимость строго контролировать их работу. В ведении приказов находились воеводы, управлявшие территориями и выполнявшие предписания центральных  властей. Воеводы имели свою "канцелярию" - приказную избу - и помощников - "меньших" воевод и дьяков. В  приказной избе хранились государственная  городская печать, денежные суммы  и велось делопроизводство. Приказная  изба имела подразделения - столы. Приказы  и приказные избы представляли собой  одновременно присутствие, канцелярию и архив. Документы обычно размещались  на столах, на скамьях, особо ценные - в сундуках-ларях, где велась текущая  работа и прием посетителей⁹.

Другой особенностью приказного делопроизводства было применение столбцовой техники написания документов. Документ имел форму столбца (столпа): один лист пергамена подклеивался к другому  узкой стороной. Место склейки  называли "устав". Затем документ сворачивали в свиток, названный "столбец". Если документ терял ценность, пергамен счищали, подравнивали, обрезали обтрепанные места и снова использовали для записи информации. Свитки подклеивались в столбец и образовывали первичные комплексы документов. Наряду со столбцовой формой документа в приказах начала применяться тетрадная форма. Тетради собирались вместе, переплетались по мере необходимости и составляли книги. Дорогостоящий пергамент вытеснила бумага, которую первоначально привозили из западноевропейских стран. Со второй половины XVII в. стали изготавливать отечественную бумагу из тряпья и чернила из солей железа и дубильных веществ¹⁰.

Инструментами письма до второй половины XIX в. служили гусиные перья, затем - металлические. С появлением так называемой скорописи (начертание округлых букв и использование графических  сокращений) свободно читать тексты стало  довольно сложно, требовались знания и навыки. Тексты на берестяных грамотах выдавливались с помощью специального инструмента - называемое "писалом", изготовленные из железа, бронзы или  кости. Они представляют собой стержень, заостренный на одном конце и  имеющий лопаточку на другом¹¹.

Официальные документы могли  удостоверяться печатью. В этот период применялись две государственные  печати - большая и малая.

Печати древнейшего периода  характеризуются поясными изображениями  на них святых, помещением на них  новгородских воинов и животного  мира. Матрицы печатей вырезались художниками-торевтотами и уничтожались во избежание злоупотреблений после  смерти или смещения административного  поста их владельца. Многие свинцовые  печати являются шедеврами средневековой  пластики¹².

Существовали специальные "образцовые" книги, где помещались образцы документов; типы отдельных  документов приводились в азбуках  и "письмовниках", которыми пользовались при составлении документов не только правительственных, но и частных .

 На основании норм  закона и делопроизводственной  практики складывались формуляры  каждого вида документа, тексты  которых имели определенную схему  построения и унифицированное  оформление. Основная особенность  типового формуляра документа  XV—XVII вв. заключалась в том, что  большинство реквизитов еще не выделялось из текста, т. е. обращение, адресат, дата документа, обозначение автора и собственно содержание документа составляли сплошной текст.

Видовой состав документов приказного делопроизводства был довольно однообразным: грамоты (царские указы  или указные грамоты), приговоры, наказы, доклады, отписки, памятки, челобитные. Грамоты - это царские указы, посылаемые из приказов на места боярам, воеводам, приказным людям; отписки - документы, поступавшие в приказы от воевод; приказы представляли царю отписки  или доклады; воеводам и другим местным  начальникам царь давал наказы; приказы  обменивались памятками; обращения  граждан к центральной власти оформлялись в виде челобитных¹³.

Процедура подготовки документов в приказном делопроизводстве состояла из следующих этапов: поступление  документа; передача его на рассмотрение; подготовка дела к "докладу"; рассмотрение и решение дела; оформление документа, содержащего решение. В функции  служащих входило:

Подьячий - принимает входящий документ, делает на нем отметку  о времени получения и передает дьяку.

Дьяк - ставит на документе  помету и передает в соответствующий  стол старшему подьячему.

Старший подьячий - передает документ младшему подьячему и указывает  как составить ответный документ согласно помете дьяка.

Младший подьячий - справляется  в старых отпусках и составляет черновик ответного документа, включив в  него помету дьяка.

Старший подьячий - исправляет черновик ("чернит").

Дьяк - при необходимости  снова "чернит".

Младший подьячий - переписывает исправленный черновик набело.

Старший подьячий - сверяет  беловик с черновиком и справляет  его, делая запись на обороте.

Дьяк - "переписывает" беловик  пишет на обороте по составам свою надпись.

Подьячий - сворачивает документ в свиток и пишет на нем адрес.

Младший подьячий - вклеивает  в столп входящий документ и черновик ответного письма¹⁴.

Дела в приказе рассматривались  по инициативе царя или по жалобе, челобитной, отписке. Если приказ располагал нужными  сведениями, решение ("отпуск") готовилось сразу, если же их было недостаточно - начинался  сбор необходимых материалов. В случае, когда для решения дела требовалась переписка с другими приказами, она велась без соблюдения особых формальностей, короткими "памятями" или записками подьячих одного приказа подьячим другого приказа.

Подготовкой дел к рассмотрению ("докладу") занимались столы, или  повытья: дьяк или (по его поручению) старший подьячий собирали нужный материал и составляли проект ответного документа. Докладчиком по делу был дьяк, решение  вопроса входило в компетенцию  думных дьяков и принималось после  обсуждения вопроса. Юридическую силу документ, получал после "приписи" (подписи) дьяка. Руководители приказов - судьи и приближенные к ним  лица, участвовавшие в принятии решений, - своих подписей на документах не ставили. Царь и бояре собственноручно  подписывались только на договорных грамотах, заключаемых с другими государствами.

Характерной особенностью делопроизводства приказов было незначительное его регулирование  законодательством. В основном делопроизводство в этот период основывалась на нормах обычного права, традициях, обычаев, переносимых  из поколения в поколение приказными служилыми людьми. Однако на основе этих обычаев складывалась последовательность прохождения документов в процессе их исполнения, порядок работы с  ними, оформления документов. В период приказного делопроизводства сложилась  система государственного делопроизводства центральных и местных учреждений, сформировались кадры делопроизводственных служащих, были выработаны устойчивые формы документов, приемы их составления. Однако государство, принимая частные  меры, не установило общих административных правил, систематизирующих организацию  учреждений и делопроизводство. Только в середине XVII в. стали проводиться  мероприятия по упорядочению системы  делопроизводства, появились законодательные  акты, регулирующие порядок документирования и составления частно-правовых актов¹⁵.

 

 

 

 

 

 

 

 

Глава 2. Развитие делопроизводства в XVIII-начале XX вв.

2.1 Коллежское  делопроизводство (XVIII – начало XIX вв.)

Начало этого периода  в истории отечественного делопроизводства соотносят с реформами Петра  I. Именно он создал российскую бюрократическую систему, определившую работу с документами.

В начале XVIII века в России, в период царствования Петра, происходит реформа приказного делопроизводства. Складывается новый тип государства - абсолютная монархия, которая подразумевает  сосредоточивание в одних руках  законодательной и исполнительной власти. Монарх - осуществляет управление через центральные органы государства, т.е. суть реформы государственного управления сводится к его централизации.

Взамен устаревшей системы  приказов в 1717-1718 было создано 12 коллегий, каждая из которых ведала определенной отраслью или сферой управления и  подчинялась Сенату. Вводя коллегиальное управление, Петр I ставил задачи обеспечения более высокой работоспособности учреждений, повышения ответственности и ограничения злоупотреблений чиновничества. По выражению Духовного регламента, коллегиальное учреждение "совершеннейшее есть и лучшее, нежели единоличное правительство"¹⁶.

 Преимущество коллегий  над приказами заключалось в  различим принципа управления (коллегиальное  обсуждение и решение дел), единообразии  структуры, более четком разграничении  функции, строгой законодательной  регламентации их прав, обязанностей.

Учреждения XVIII в. отличались от учреждений предшествующего периода  способом их создания: объявлением  закона или реформой. Статус, устройство каждого государственного учреждения теперь оформлялись регламентом. Регламенты коллегий обсуждались в Сенате. На основании утвержденных регламентов отдельных коллегий и практической деятельности был составлен общий регламент — Генеральный, который был утвержден 28 февраля 1720 г. Он определял задачи, функции, структуру, порядок работы коллегии¹⁷. Генеральный регламент был первым законодательным актом дореволюционной России, определившим порядок делопроизводства, который действовал до 1917 г.

  В Генеральном регламенте подробно была описана организационная работа канцелярии. Возглавлял канцелярию секретарь, которому поручалось общее руководство делопроизводством коллегий. Он готовил дела к заседанию коллегии и докладывал их. В регламенте специально оговаривалась очередность подготовки дел: сначала — "дела государевы", а затем — "частные", притом не по выбору, а в последовательности, указанной в реестре. От того, как секретарь подготавливал дело к слушанию на заседании, нередко зависело и решение вопроса коллегией. Секретарь вел учет решенных и нерешенных дел, хранил печать коллегии,

  Были определены обязанности и других членов канцелярии. Нотариус вел протоколы по определенной форме, наблюдал за исполнением решений, принятых коллегией. Актуариус регистрировал документы и разносил их исполнителям. Регистратор отвечал за оформление указов, подготовленных в коллегиях, вел журналы входящих и исходящих документов. Все эти лица — канцеляристы — составляли тексты документов, копиисты переписывали их набело. Переводчикам поручались переводы с иностранных языков, для устных переводов была должность толмача. За порядком в канцелярии надзирал экзекутор¹⁸.

  Для четкого выполнения всех регламентированных канцелярских обязанностей необходимо обучение. Об этом говорилось в главе XXXVI Генерального регламента . Это положение было развито пунктом 14 Табели о рангах. Молодые дворяне для получения чина члена коллегии должны были изучить делопроизводство, экономику и право . Указом Петра I от 10 ноября 1721 г. предписывалось Сенату организовать школу, "где учить подьячих их делу, а именно цыфири, и как держать книги, ко всякому делу пристойные". Профессиональный чиновник должен был знать арифметику, форму книг, табели и стиль письма.

В рассматриваемый период существенными были перемены в делопроизводстве и прежде всего в документировании деятельности государственного аппарата. Изменился состав документов. Законодательные  и распорядительные акты назывались указами, регламентами, протоколами, резолюциями, приговорами, инструкциями, наказами. В названии документов, особенно правовых актов, появилась иноязычная терминология. Например, закон о государственной  службе назван Табелем о рангах, закон о крестьянских податях  и повинностях — Плакатом, военно-уголовный  кодекс — Воинским артикулем и  т.д.

 Переписка оформлялась  несколькими видами документов, которые определялись соподчиненностью  учреждений или лиц. Так, сообщение  нижестоящего учреждения или  должностного лица вышестоящему  учреждению или лицу называлось  доношением или донесением, донесение  об исполнении — экзекуцией. Сообщение  низшего должностного лица высшему  оформлялось рапортом. Вышестоящее  учреждение или должностное лицо  посылали требования. Сообщение  одного учреждения другому, не  связанного соподчиненностью, называлось  ведением. Появились такие виды, как диплом — документ, удостоверяющий  принадлежность лица к дворянскому  сословию, патент — свидетельство  о чине, сане, воинском звании  или ученой степени, аттестат, содержащий сведения о наградах  и других отличиях, послужной  (формулярный) список. Челобитные  нередко назывались прошениями  или прошениями челобитчиков. Вместо  приказных и расходных книг  появляются приходо-расходные книги¹⁹.

 К 70-м гг. XVIII в. учет  приходов и доходов, денежный  счет давались уже в балансовой  форме с указанием в левой  стороне источников доходов, а  в правой — всех видов расходов и целей расхода (в денежной счете указывались оправдательные документы расхода). Сброшюрованные счета с записями хозяйственных операций составляли главную книгу. В основной книге (журнале) записи хозяйственных операций велись в хронологической последовательности.

В "Генеральном регламенте" 1720 г. давались общие правила составления  документов, устанавливались требования к написанию отдельных реквизитов. Так, в протоколе вверху перед текстом указывались дата заседания, состав присутствующих. "Важные" документы "сочинял" секретарь, другие — "прочие канцелярские служители". Составлять документы предписывались в соответствии с уставами и резолюциями.

Для многих документов были установлены официальные бланки и разработан формуляр - правила  расположения реквизитов на листе бумаги.

Изменилась и форма  документов. Были отменены столбцы, они  заменялись тетрадями. Появилось понятие "гербовая бумага", на которой  изготовлялись документы для  высших органов управления. В "Генеральном  регламенте" были подробно описаны  правила удостоверения отдельных  документов, на пример было указано, что  протоколы подписываются всеми  членами коллегии. Также им был  установлен порядок пользования  печатями²⁰.

 На поступившем документе  регистратор проставлял номер и дату получения, в общем журнале ("повседневной записке") давалось содержание документа с указанием, кому послано на исполнение. Кроме того, для учета входящих документов велись две книги ("регистратуры"): в книгу "С" записывались в хронологической последовательности документы, полученные от царя и Сената, к ней прилагался реестр зарегистрированных документов; в книгу "Д" — документы других коллегий и местных учреждений. К книге "Д" составлялся реестр с указанием адресатов — коллегий и провинций, откуда получены документы.

  Регистрация исходящих документов проводилась следующим образом. В книге "Л" регистрировались документы, адресованные царю. Указывались дата "посланного" документа, его краткое содержание, "к кому, куда отправлено". Затем копиист переписывал в книгу текст документа "с числом и подписанием всех чинов". В книге "В" таким же образом регистрировались документы, отправляемые в другие коллегии, губернским учреждениям и отдельным лицам.

  Аналогичный способ регистрации вводился и в местных учреждениях. Согласно закону "Учреждения для управления губерний" 1775 г. для получаемых документов велся "реестр входящих бумаг", для отправляемых — реестр документов, посылаемых в вышестоящие учреждения (рапорты, донесения, представления) и реестр документов, посылаемых равным и подчиненным учреждениям и лицам²¹.