IT решения для малого бизнеса

МИНИСТЕРСТВО  ОБРАЗОВАНИЯ И НАУКИ

РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ 

федеральное государственное  бюджетное 

образовательное  учреждение высшего

профессионального образования

 «АЛТАЙСКИЙ  ГОСУДАРСТВЕННЫЙ ТЕХНИЧЕСКИЙ УНИВЕРСИТЕТ 

ИМ. И.И. ПОЛЗУНОВА»

Тема : IT решения для малого бизнеса

Дисциплина: Управление предприятием

Дата сдачи:

20.06.2013

Выполнила студент  группы 9ПИЭ – 11:

                                                          Чубарев Михаил Александрович     

                                                              № зачетной книжки: 11144034                                               

Барнаул 2013 

Введение

Какие IT-решения сегодня  наиболее популярны и почему?

Прежде всего, стоит выделить особенности  предприятий малого и среднего бизнеса, которые выгодно отличают их от крупных  фирм. Небольшие компании располагают  возможностью максимально оперативно реагировать на постоянно изменяющиеся запросы клиентов и принимать  управленческие решения. Помимо этого, малый бизнес характеризует мобильность  и гибкость, обеспечивающая легкую адаптацию к условиям рынка. Все  эти преимущества позволяют внедрять современные IT-решения, не перестраивая структуру бизнеса. Какие же задачи решают эти инновации?

Коммуникация с клиентами  – проще и эффективнее

Customer Relationship Management, или CRM-система, представляет собой прикладное программное обеспечение, предназначенное для автоматизации взаимодействия с клиентами. Состав такой системы зависит от конкретного продукта, однако, как правило, она включает в себя фронтальную часть обслуживания на точках продаж, операционную часть, благодаря которой осуществляется авторизация операций и ведение отчетности. Помимо этого, в систему входит хранилище данных и сервис поддержки продаж.

Примером данного решения может  служить Microsoft Dynamics CRM, разработанная компанией Майкрософт в рамках линейки продуктов Microsoft Dynamics. Функциональные возможности этой CRM достаточно широки, это и автоматизация работы контакт-центров, и создание единого продуктового каталога, и интеграция с действующим в компании скоринговым функционалом. Что касается российских разработок для повышения эффективности бизнеса, стоит отметить один из самых известных стартапов Рунета – сервис Мегаплан, который является полноценным Groupwa-продуктом. Программное обеспечение может быть арендовано на серверах самого Мегаплана или же установлено на личный сервер компании в интранете. Помимо системы управления коммуникациями, Мегаплан включает таск-менеджер для постановки задач, ПО для организации совместной работы и бизнес-менеджер.

Управление запросами  – быстрее и качественнее

Call Center, или колл-центр, – центр обработки вызовов – используется для обработки информации, поступающий в форме запросов по телефону. Звонки обычно делятся на две группы: inbound (входящие) и outbound (исходящие). Первые осуществляются клиентами, которые, как правило, запрашивают дополнительную информацию о продукте или услуге или нуждаются в профессиональной консультации. Исходящие звонки являются одним из инструментов телемаркетинга, и нацелены они на создание или расширение клиентской базы, увеличение продаж, повышение узнаваемости бренда, проведение опросов и др.

Организация колл-центра подразумевает создание тех штатных отделов – непосредственно отдела менеджеров, распределяющих вызовы, операторов, супервизоров и технического департамента. Программно-аппаратные решения при этом должны основываться на регистрации звонков, хранении информации, маршрутизации обращений, записи разговоров, контроле качества работы операторов, планировании рабочих смен и т. д.

Обеспечение мобильности  и безопасности – надежнее и практичнее

Оперативность реагирования – это  залог успеха практически в любой  сфере деятельности. Именно поэтому  первостепенная задача, которую решает любой бизнес, заключается в обеспечении  мобильности. Другими словами, сотрудники компании должны всегда поддерживать контакт, и для этого созданы  беспроводные каналы связи по стандарту DECT (Digital European Cordless Telecommunications), а также Wi-Fi – оборудование для коммуникации в беспроводной локальной сетевой зоне. Объединив возможности беспроводной, мобильной и традиционной офисной телефонии, современные компании добиваются максимальной мобильности.

Безусловно, автоматизация большинства  бизнес-процессов требует совершенствования  системы безопасности. В защите от несанкционированного доступа нуждается  как информация, так и ее физические носители. Свести к минимуму внешние  и внутренних угрозы позволяет многие методы, как аппаратные, так и программные, физические, организационные. Наиболее популярным решением являются автоматизированные системы управления (АСУ), которые способны работать практически без участия человека. Инженерные системы формируют производственную среду, экономят энергоресурсы и обеспечивают более комфортные условия труда.

Цель работы: Найти  IT решение для малого предприятия ООО Гарант. В организации работают 25 человек. Организация занимается продажей и изготовлением котельного оборудования.

Задачи:  перенести IT-структуры предприятия в облако, используя решение Microsoft Office 365.

Теоретическая часть.

Microsoft Office 365.

Пару лет назад Microsoft презентовала потрясающий по функциональности облачный сервис Office 365, который призван обеспечить производительность и эффективность работы каждой современной компании, фирмы. В список нового пакета входит множество полезных сервисов, в частности облачный Microsoft Office, Lync, SharePoint, Exchange, Business Productivity Online Suite, новенький Live@edu, Office Live Small Business.

Понятно, что Office 365 – уникальный пакет  услуг, объединяющих в себе самые  наипопулярные, самые востребованные решения для объединённых коммуникаций, совместной работы. В существующем пакете каждая составляющая представляет собой «деталь» единого слаженного механизма Office 365.

Сейчас всё большее число  российских компаний переносит свои IT-структуры в облако, используя  решение Microsoft Office 365 и при этом, не вкладывая деньги в покупку оборудования и ПО, наём на работу IT-специалистов… Практика показала, что сервис работает просто отлично!

Ну, а если ваша компания небольшая, то можно выбрать самые нужные сервисы из нового пакета услуг. Внедрить выбранные сервисы Office365 в операционную сферу любой компании (не более 25 сотрудников) можно всего за четверть часа. В итоге малый бизнес владеет  набором таких сервисов, как SharePoint Online, Office Web Apps, Lync Online, Exchange Online, хостинг  для корпоративного сайта.

При желании пакет дополняется Office Professional Plus, голосовой/электронной почтой, социальной корпоративной сетью, корпоративными веб-порталами, голосовой и веб-конференцией, круглосуточной телефонной поддержкой.

Так что современному бизнесу просто необходимо улучшать свою эффективность  путём внедрения нового пакта  услуг от Майкрософт, поскольку сотрудники смогут работать не только с любого подручного девайса, но и в любой точке планеты на благо компании!

Office 365 для бизнеса:  увеличивая вашу продуктивность

Office 365 для бизнеса включает в  себя все необходимые средства  для повышения продуктивности, которая  столь необходима компании для  достижения успеха в этом динамичном  мире. Современные приложения Office для  настольных компьютеров и планшетов  с ОС Windows и мобильных телефонов позволяют вам поддерживать рабочий процесс, где бы вы ни находились. Вы получаете возможности корпоративного класса благодаря мощным и простым в управлении интернет-службам, таким как Exchange, SharePoint и Lync. Доступны планы подписки, отвечающие потребностям организаций любого размера. И, самое главное — вам не нужно развертывать и обслуживать локальные серверы, а корпорация Microsoft предоставляет финансовую гарантию работоспособности служб Office 365 в течение 99,99 % времени.

Оставайтесь на связи

Office 365 для бизнеса позволяет  легко и эффективно взаимодействовать  с другими людьми. На помощь  приходят такие инструменты, как  видеоконференции с высоким разрешением  в Lync, сайты групп SharePoint, объединяющие  в одном месте сообщения и  документы, а также каналы новостей, помогающие отслеживать последние  обновления на сайтах и в  документах, читать обсуждения и  получать ответы на вопросы  в режиме реального времени.

Подключение к SharePoint превращает Office 365 в бизнес-ориентированную социальную сеть, помогающую людям оставаться на связи и по-новому воплощать свои идеи в проекты. Теперь вы можете отслеживать людей, группы, документы и сайты, чтобы быть в курсе последних событий. Узнайте о последних проектах, интересующих ваших коллег, из их веб-каналов активности. SharePoint даже дает рекомендации о том, каких людей и какие документы вам нужно отслеживать в соответствии с вашими интересами и служебными обязанностями. Оценки и баллы за репутацию помогут вам выделить наиболее компетентных коллег и создать экспертные сообщества.

Электронная почта, контакты и календари всегда с  вами

Чем больше мест, откуда вы можете эффективно работать со своей электронной почтой, тем быстрее движется ваш бизнес. Office 365 предоставляет вам доступ к самому популярному в мире серверу  электронной почты Exchange через онлайн-службу, которая достаточно проста даже для использования индивидуальными предпринимателями и малым бизнесом, но при этом обладает мощными возможностями, необходимыми для работы крупнейшим корпорациям. Exchange помогает обезопасить ваши данные и электронную почту с помощью мощных, постоянно обновляемых сервисов защиты от спама и защиты от вредоносных программ, а также с помощью политик защиты информации.

Теперь электронная почта корпоративного класса будет всегда с вами. Для  доступа к ней используйте  усовершенствованное веб-приложение Outlook, которое работает во всех популярных браузерах и оптимизировано для сенсорного управления. При использовании Exchange ActiveSync доступ к электронной почте, контактам, календарям и задачам возможен с самых различных мобильных устройств.

Совместная работа в компании

Office 365 для бизнеса поддерживает  взаимодействие между всеми сотрудниками  вашей организации, где бы они  ни находились. Вы можете искать  нужных специалистов с помощью  функции поиска SharePoint. Во все приложения Office теперь встроены подробные  карточки контактов и сведения  о присутствии, что помогает  вам связываться с людьми и  совместно работать с ними  непосредственно из приложений Office. Просто найдите нужного вам  человека, и свяжитесь с ним  с помощью интерактивной программы  по обмену сообщениями и проведению  аудио-видео конференций Lync, используя  ее богатые возможности. Можно  в любое время начать диалог, переключившись из чата на  голосовую или видеосвязь, или  разослать приглашения на интернет-совещание,  сделав всего пару кликов.

Обмен идеями и контентом

Будьте всегда в курсе того, над чем работают ваши коллеги, следите за новостями о людях, обновлениями сайтов и документов благодаря новым функциям SharePoint. В свою очередь, ваши коллеги и друзья могут оставлять отзывы о документах и проектах, над которыми вы работаете, в вашем веб-канале активности в режиме реального времени. Процесс совместной работы над документами и презентациями, таким образом, становится простым, интуитивно понятным и доступным в любое время. Служба SkyDrive Pro позволяет вам совместно использовать контент своих документов с вашими коллегами, не выходя из библиотеки документов, и мгновенно отслеживать других участников проекта. Вы можете публиковать документы в SharePoint для совместного использования напрямую из любого приложения Office через обновленное меню Файл. Для совместного редактирования документов в браузере используйте с коллегами веб-приложения Office.

Синхронизация работы групп

Подробное руководство теперь встроено прямо в SharePoint. Оно помогает настраивать  разрешения, создавать библиотеки документов и добавлять пользовательские темы для сайтов. Все это призвано помочь вам сделать процесс создания новых сайтов простым и удобным. Можно предоставлять доступ к  сайтам и документам SharePoint даже внешним  партнерам и поставщикам, обеспечивая  надежную защиту и соблюдение политик  управления данными и защиты данных, заданных вашим ИТ-отделом. Для синхронизации  работы в вашей команде все  совместные документы и электронная  почта теперь доступны в почтовом ящике сайта, который можно открыть  в программе Outlook или на сайте SharePoint.

Получайте доступ к  аналитике Excel и SharePoint откуда угодно

Предоставьте средства бизнес-аналитики всем сотрудникам организации. Объединяйте большие объемы данных из различных источников с помощью PowerPivot. Изучайте данные, придавайте им наглядный вид и делайте убедительные выводы с помощью PowerView. Когда наступает время принятия решений, разместите отчеты с бизнес-аналитикой и панели мониторинга непосредственно в SharePoint, чтобы каждый имел доступ к убедительным данным.

Выбирайте наиболее подходящую модель развертывания

Будущее нового Office неразрывно связано  с облачными вычислениями, но вы сами решаете, насколько вам удобно переходить к облачным вычислениям сейчас. Вы можете установить серверы Exchange, SharePoint или Lync в своем центре обработки данных, причем новые версии серверов Office основаны на той же технологии, что и Office 365. Это означает, что некоторые из ваших сотрудников могут работать локально со своего рабочего места, тогда как другие будут использовать облачные сервисы. Переходите на использование облачных сервисов в удобном вам режиме. Опробуйте различные конфигурации, прежде чем выполнить развертывание. Используйте брандмауэр для защиты своих конфиденциальных данных. Каковы бы ни были ваши требования, новый Office — это ваш Office. Развертывайте его так, как вам удобно. В том числе, вы можете приобрести обычные бессрочные клиентские лицензии для установки Office на компьютеры в вашей организации.

План Office 365 для малого бизнеса расширенный включает ряд возможностей.

Знакомые инструменты Office

А еще вот эти службы Online Services:

Состав программного обеспечения:

Официально он называется «набором для бизнес-продуктивности». 
В комплект вошли все инструменты, которые фактически уже стали стандартом для работы в любом офисе.

1. Почта бизнес-класса на сервере Exchange, со всеми присущими ей возможностями;
2. Портал Sharepoint и публичный сайт-визитка с простым конструктором страниц;
3. Мессенджер Lync, позволяющий обмениваться не только текстовыми фразами, но и проводить видео- и аудио- конференции;
4. Microsoft Office 2013, доступный через браузер в дешевых тарифных планах и загружаемый на компьютеры пакет Professional Plus в тарифных планах подороже.

Весь этот набор можно взять  в аренду с помесячной оплатой, причем части и возможности набора могут  комбинироваться в соответствии с потребностями пользователей. Никаких серверов, лицензий, приходящих и штатных сисадминов и прочих затрат не требуется. Единственное необходимое условие — браузер и доступ в Интернет. 
Тарифы Microsoft Office 365:

• Для профессионалов и малого бизнеса (P1);
• Для среднего и крупного бизнеса (E1, E2, E3, E4);
• Для интернет-терминалов (К1, K2) или компьютеров, часто меняющих пользователей;
• Дополнительные тарифы, которые можно приобрести отдельно, или как дополнение к тарифным планам.

Для тестирования предлагается бесплатная пробная версия на 90 дней.

Примеры

Установка демо версии Office 365

Сайт группы. Организация командной работы. Планерка

Создание пользователей и определение  ролей

Сайт группы. Добавление локументов

Создание общего сайта

Заключение

Почему я выбрал Office 365

Office 365 это решение многих проблем  за разумные деньги. Теперь нет  необходимости переплачивать за  приложения, можно пользоваться  сервисами, расходы на которые  раньше были нерациональными  для небольшой группы; самостоятельно  выбрать: за скольких пользователей платить, какой объем лицензий нужен, и не являться заложником крупного вложения средств.

Office 365 будет незаменим для всех  представителей малого бизнеса  (демократичная цена не ударит  по карману), а также для компаний  с сотрудниками, часто бывающими  в командировках или работающих  удаленно: связь с ними не будет  потеряна, все вопросы можно решить  в ту же минуту, они смогут  присоединиться по Lync к совещанию.  Он будет полезен фрилансерам и людям, работающим в нескольких компаниях, потому что сможет создать условия для быстрого доступа к файлам и документом даже с телефона. Иными словами, всем тем, кто ценит комфорт, мобильность и хочет уделять время бизнесу, а не мыслям о поддержке IT- инфраструктуры.