Классификация информационных потоков

 

Введение

Реализация большинства логистических  концепций и систем была бы невозможной  без использования быстродействующих  компьютеров, локальных вычислительных сетей, телекоммуникационных систем и  информационно-программного обеспечения. Значение информационного обеспечения логистического процесса настолько велико, что многие специалисты выделяют особую информационную логистику, которая имеет самостоятельное значение в бизнесе и управлении информационными потоками и ресурсами. Эту функциональную область логистики часто называют компьютерной.

1. Понятие и функции информационной логистики

Информационная логистика организовывает поток данных, которые сопровождают материальный поток, и является тем существенным для предприятия звеном, которое связывает снабжение, производство и сбыт. Она охватывает управление всеми процессами перемещения и складирования реальных товаров на предприятии, позволяя обеспечивать своевременную доставку этих товаров в необходимом количестве, комплектации, качестве с точки их возникновения в точку потребления с минимальными расходами и оптимальным сервисом. Информация выступает двигателем деятельности логистической системы и держит ее открытой - способной приспосабливаться к новым условиям. В связи с этим одним из ключевых понятий логистики выступает понятие информационного потока.

Функции информационной логистики:

1. собирать возникающую информацию;

2.  анализировать информацию;

3. перемещать информацию;

4. накапливать и хранить информацию;

5. фильтровать поток информации, то есть отбирать необходимые для того или иного уровня управления данные и документы;

6. объединять и разъединять информационные  потоки;

7. выполнять элементарные информационные  преобразования;

8. управлять информационным потоком.

1.1 Понятие информационного  потока и классификация информационных потоков

Информационный поток  является перемещением в некоторой среде данных, выраженных в структурированном виде.

С точки зрения логистики информационный поток - это совокупность циркулирующих в логистической системе, между логистической системой и внешней средой сообщений, необходимых для управления и контроля за логистическими операциями.

Основные причины увеличения роли информационных потоков в современной  логистике:

- для потребителя информация  о статусе заказа, наличии товара, сроках поставки, отгрузочных документах и т.п. является необходимым элементом потребительского логистического сервиса;

- с позиции управления запасами  в логистической цепи наличие  полной и достоверной информации  позволяет сократить потребность  в запасах и трудовых ресурсах за счет уменьшения неопределенности спроса;

- информация увеличивает гибкость  логистической системы относительно  того, как, где и когда можно  использовать ресурсы для достижения  конкурентных преимуществ.

Классификация информационных потоков в логистике:

1. В зависимости от вида систем, которые связываются потоком:

- горизонтальный, которой принадлежит  одному уровню иерархии логистической  системы;

- вертикальный - от верхнего уровня  логистической системы до нижнего.

2. В зависимости от места  прохождения:

- внешний, который циркулирует  между логистической системой  и внешней средой;

- внутренний, который циркулирует  внутри логистической системы  или ее отдельного элемента.

3. В зависимости от направления  по отношению к логистической  системе:

- входящий (поток сообщений, входящих в логистическую систему, либо в одну из подсистем);

- выходящий (поток сообщений,  выходящих за пределы логистической  системы, либо одной из подсистем).

4. По виду носителя информации;

- на бумажных носителях;

- на электронных носителях.

5. В зависимости от назначения:

- директивные (управляющие);

- нормативно-справочные;

- учетно-аналитические;

- вспомогательные.

6. В зависимости от срочности:

       - обычные; 

       -срочные;

       -очень срочные.

7. В зависимости от степени секретности:

  - обычные; 

  - содержащие коммерческую тайну; 

  - содержащие государственную  тайну.

8. В зависимости от значимости  почтовых сообщений:

       - простые; 

       - заказные;

       - ценные.

9. В зависимости от скорости  передачи:

    - традиционные (почта);

    - быстрые (факс, электронная  почта, телеграф, телетайп, телефон).

     10. В зависимости от области охвата:

     - местные; 

     - иногородние, 

     - дальние, 

     - международные.

Информационный поток может  опережать материальный, следовать одновременно с ним или после него. При этом информационный поток может быть направлен как в одну сторону с материальным, так и в противоположную:

- опережающий информационный поток  во встречном направлении содержит, как правило, сведения о заказе;

- опережающий информационный поток  в прямом направлении - это  предварительные сообщения о  предстоящем прибытии груза;

- одновременно с материальным  потоком идет информация в  прямом направлении о количественных  и качественных параметрах материального потока;

- вслед за материальным потоком  во встречном направлении может  проходить информация о результатах  приемки груза по количеству  или по качеству, разнообразные  претензии, подтверждения.

Путь, по которому движется информационный поток в общем случае, может не совпадать с маршрутом движения материального потока. Формирование информационных систем невозможно без исследования потоков в разрезе определенных показателей. Например, решить задачу оснащения определенного рабочего места вычислительной техникой невозможно без знания объемов информации, проходящей через это рабочее место, а также без определения необходимой скорости ее обработки.

Информационный поток  характеризуется следующими показателями:

1) источник возникновения сообщений  могут быть различными: как от участников логистических цепей, так и от смежных с ними организаций;

2) направление движения потока  могут быть горизонтальными и  вертикальными, прямыми и косвенными. Горизонтальные - это сообщения между  участниками одного уровня. Вертикальные - это потоки между руководящим и подчиненным уровнем управления. Прямое направление - для исполнения требований, имеющихся в сообщении. Косвенное направление - отправка копий сообщения только для ознакомления с данным вопросом;

3) скорость передачи и приема. Объем информационных потоков учитывают несколькими способами. Для больших информационных потоков размеры определяют по числу документов, листов в потоке, страниц. Для малых потоков объем определяют числом строк в документе или числом слов в сообщении. Третий способ - учет числа знаков в сообщении - оценивается в компьютерных системах в особых единицах измерения;

4) интенсивность потока;

5) периодичность информационных  потоков - характеризует частоту  их формирования;

6) вид существования. Информационные потоки документального характера проходят процедуру согласования. Так, плановые сообщения на предприятиях согласуют с руководителями цехов и членами дирекции предприятия. Каждое документальное сообщение утверждается определенными лицами. Без соответствующей подписи документ силы не имеет. Документы имеют различные сроки действия и сроки хранения. Различен и порядок хранения информационных сообщений. Некоторые сообщения собирают в отдельные пачки, другие хранят на магнитных носителях.

     Информационные потоки в логистике формируются в соответствии с материальными потоками. Но иногда материальный поток может прибыть в заданное место, а документы на него могут быть еще не доставлены. Такой материальный поток считается неотфактурованной поставкой, и принимается получателем на хранение до прибытия документов. Может быть, и наоборот документы прибывают на место назначения раньше самого груза.

Опережение информационным потоком  материального потока предпочтительней. Это дает возможность лучше подготовиться  к приему грузов.

Способы управления информационными  потоками:

- изменяя направление потока;

- ограничивая скорость передачи  до соответствующе скорости приема;

- ограничивая объем потока до  величины пропускного способности  отдельного узла или участка  пути.

Измеряется информационный поток количеством обрабатываемой или передаваемой информации за единицу времени.

Следует иметь в виду, что помимо логистических операций в экономических  системах осуществляются и иные операции, также сопровождающиеся возникновением и передачей потоков информации. Однако логистических информационные потоки составляют наиболее значимую часть совокупного потока информации.

 

2. Понятие информационных систем

В центре эффективно управляемого материального  потока должен находиться эффективно управляемый поток информации. Информация - функция, приводящая в действие логистическую систему. Именно информация держит систему материального потока открытой - способной приспосабливаться к новым условиям. Для обеспечения гибкой, ориентированной на потребителя логистической системы необходимо, чтобы физическая система функционировала параллельно информационной системе.

Важнейшие принципы построения эффективных  информационных систем:

1) Принцип интеграции, заключающийся  в том, что обрабатываемые данные, однажды введенные в систему, многократно используются для решения большого числа задач.

2) Принцип системности, заключающийся  в обработке данных в различных  аспектах, чтобы получить информацию, необходимую для принятия решений  на всех уровнях управления.

3) Принцип комплексности, заключающийся в механизации и автоматизации процедур преобразования данных на всех этапах функционирования информационной системы.

Значимым элементом любой логической системы является подсистема, обеспечивающая прохождение и обработку информации, которая при ближайшем рассмотрении сама разворачивается в сложную  информационную систему, состоящую  из различных подсистем.

Так же как и любая другая система, информационная система должна состоять из упорядоченно взаимосвязанных элементов и обладать некоторой совокупностью интегративных качеств. Декомпозицию информационных систем на составляющие элементы можно осуществлять по разному. Информационная система подразделяется на две подсистемы функциональную и обеспечивающую.

Функциональная подсистема состоит из совокупности решаемых задач, сгруппированных по признаку общности цели. Функциональные подсистемы реализуют и поддерживают модели, методы и алгоритмы получения управляющей информации. Состав функциональных подсистем весьма разнообразен и зависит от предметной области использования информационной системы, специфики хозяйственной деятельности объекта, управления.

Обеспечивающая подсистема включает в себя следующие элементы:

- техническое обеспечение, т.е.  совокупность технических средств,  обеспечивающих обработку и передачу  информационных потоков;

- информационное обеспечение, которое  включает в себя различные  справочники, классификаторы, кодификаторы, средства формализованного описания данных;

- математическое обеспечение, т.е.  совокупность методов решения  функциональных задач. Логические  информационные системы, как правило,  представляют собой автоматизированные  информационные системы управления логистическим и процессами. Поэтому математическое обеспечение в логистических информационных системах - это комплекс программ и совокупности средств программирования, обеспечивающих решение задач управления материальными потоками, обработку текстов, получение справочных данных и функционирование технических средств.

Организация связей между элементами в информационных системах логистики  может существенно отличаться от организации традиционных информационных систем. Это обусловлено тем, что  логистические информационные системы должны обеспечивать всестороннюю интеграцию всех элементов управления материальных потоков, их оперативное и надежное взаимодействие. Информационно техническое обеспечение логистических систем отличается не характером информации и набором технических средств, используемых для обработки, а методами и принципами, используемыми для их построения.

Таким образом, информационная система - это определенным образом организованная совокупность взаимосвязанных средств  вычислительной техники, различных справочников и необходимых средств программирования, обеспечивающая решение тех или иных функциональных задач (в логистике - задача по управлению материальными потоками).

Информационные системы в логистике  могут создаваться с целью  управления материальными потоками на уровне отдельного предприятия, а могут способствовать организации логистических процессов на территории региона, страны и даже группы стран.

Виды информационных систем, применяемых в логистике:

На уровне отдельного предприятия  информационные системы, в свою очередь, подразделяются на три группы:

1. Плановые. Эти системы создаются на административном уровне управления и служат для принятия долгосрочных решений стратегического характера. Среди решаемых задач могут быть следующие: создание и оптимизация звеньев логистической цепи; управление условно - постоянными, т.е. малоизменяющимися, данными; планирование производства; общее управление запасами; управление резервами и другие задачи.
2. Диспозитивные (или диспетчерские). Эти системы создаются на уровне управления складом или цехом и служат для обеспечения отлаженной работы логических систем. Здесь могут решаться следующие задачи: детальное управление запасами (местами складирования); распоряжение внутрискладским (или внутризавоским) транспортом; отбор грузов по заказам и их комплектование; учет отправляемых грузов другие задачи.
3. Исполнительные (или оперативные). Создаются на уровне административного или оперативного управления. Обработка информации в этих системах производится в темпе, определяемом скоростью ее поступления в ЭВМ. Это так называемый режим работы в реальном масштабе времени, который позволяет получать необходимую информацию о движении грузов в текущей момент времени и своевременно выдавать соответствующие административные и управляющие воздействия на объект управления. Этими системами могут решаться разнообразные задачи связанные с контролем материальных потоков, оперативным управлением обслуживания производства, управлением помещениями и т.п.

Создание многоуровневых автоматизированных систем управления материальными потоками связано со значительными затратами, в основном в области разработки программного обеспечении, которое, с одной стороны, должно обеспечить многофункциональность системы, а с другой - высокую степень ее интеграции. В связи с этим при создании автоматизированных систем управления в сфере логистики должна исследоваться возможность использования сравнительно недорогого стандартного программного обеспечения с его адаптацией к местным условиям.

В настоящее время создаются достаточно совершенные пакеты программ. Однако применимы они не во всех видах информационных систем. Это зависит от уровня стандартизации решаемых при управлении материальными потоками задач.

Наиболее высок уровень стандартизации при решении задач в плановых информационных системах, что позволяет с наименьшими трудностями адаптировать здесь стандартное программное обеспечение. Большинство информационных систем создано для обеспечения информацией и поддержки принятия решений на различных уровнях управления и в различных функциональных областях.

2.1 Основные этапы информационного потока

Этап 1. Отдел по обслуживанию покупателей  получает заказ от покупателя, записывает его и посылает в отдел продаж и производства, а копию - в отдел  технической поддержки.

Этап 2. На основе информации о заказе покупателя отдел технической поддержки разрабатывает техническую спецификацию на тип пищевой смеси, которая требуется покупателю, и посылает ее в отдел продаж и производства.

Этап 3. Используя информацию о заказе покупателя и техническую спецификацию, отдел продаж и производства оформляет заказ на поставку, а также информацию о текущем уровне запасов. Этот заказ и информация передаются в планово-производственный отдел.

Этап 4. Разрабатывается план производства для отдела по планированию расходов сырья и материалов. Это делается на основе информации о продажах и запасах.

Этап 5. Отдел по планированию сырья  и материалов использует производственный план, номер контракта и информацию о наличии транспорта и запасов  сырья и материалов для разработки требований к перевозке и плана потребности в материальных ресурсах.

Этап 6. Отдел планирования перевозок  выписывает заказ на транспортное средство, используя требования к перевозке  и текущую информацию от третьей  стороны (перевозчика). Информация о задержках скапливается в отделе по обслуживанию покупателей.

После выполнения этих шагов цех  помола производит требуемое количество корма, готового к погрузке на транспорт  перевозчика. Перевозчик забирает продукцию  и доставляет ее к покупателю.

Вышеуказанная схема информационных потоков показывает основные субпроцессы  данного процесса и их взаимодействие между собой для производства первичного выхода процесса, которым  в данном случае является животный корм, доставленный фермеру.

Заключение

Несомненно, использование информационной логистики позволило наладить эффективную связь между участниками процесса управления, хотя это повлекло за собой некоторые проблемы, например, недостаток в получении и обработке данных, проблема исследования операций в управлении материальными и информационными потоками, проблема управления поставками и т.д. Для управления информационными потоками и организации электронной передачи данных между предприятиями нужно, прежде всего, достичь совместимости аппаратного оборудования и программного обеспечения.

В настоящее время эти проблемы находятся на стадии решения, так  как роль информационного обеспечения  логистического управления возрастает с каждым днем, приобретая массовые масштабы, тем самым ускоряет процесс  формирования информационных технологий в логистике.

Невозможно обойтись без автоматизированных систем, если мы хотим ускорить и облегчить связи между партнерами вдоль логистических цепочек, так как, каждое движение материалов связано с передачей информации.

 

 

 

 

Список использованных источников

1. Гаджинский А.М. Логистика:  Учебник для высших и средних  специальных учебных заведений. - 2-е изд. - М.: Информационно-внедрический центр "Маркетинг", 2009. - 228 с.

      2. Логистика: Учебное пособие / Под ред. Б.А. Аникина. - М.: ИНФРА-М, 2008.

     3. Логистика: учеб. - 4-е изд., перераб. и доп. - М.: Т.К. Велби, Изд-во Проспект, 2010. - 520 с.

    4. Неруш Ю.М. Коммерческая логистика. Учебник для вузов. - М: ЮНИТИ, 2008.

    5. Новиков О.А., Нос В.А., Рейфе М.Е., Уваров С.А. Логистика: Учеб. пособие - СПб.: СЗПИ, 2011.

    6. Родников А.Н. Логистика: Терминологический словарь. - М.: Экономика, 2010.

    7. Русалева А.Ю. Основы логистики. - Новосибирск: НГАЭУ, 2009.