Ирина Эланс

Автор который поможет с любыми образовательными и учебными заданиями

Компьютнризация делопроизводства

Содержание

Введение...................................................................................................................3

1.Компьютеризация делопроизводства.................................................................4

1.Современные офисные информационные технологии.....................................4

1.2.Внедрение комплексных систем автоматизации документационного обеспечения управления.......................................................................................10

1.3.Особенности современного рынка программных систем в области автоматизации делопроизводства и документооборота....................................12

Заключение............................................................................................................16

Список литературы................................................................................................17

Введение

Актуальность, цели и задачи настоящей работы будут определены следующими положениями. Организация и работа с документами охватывает все процессы, относящиеся к записи (фиксации) на различных носителях и оформлению по установленным правилам информации, необходимой для осуществления управленческих действий. Документирование осуществляется на естественном языке (рукописные, машинописные документы, в том числе телеграммы, телефонограммы, машинограммы), а также на искусственных языках с использованием новых носителей (перфокарты, перфоленты, магнитные ленты, карты, дискеты и др.). Я в своей работе рассмотрю применение компьютерной техники, то есть автоматизацию ведения делопроизводства.

Организация работы с документами - ключевая задача управления в любом учреждении: от офиса небольшого предприятия до федерального ведомства или крупной корпорации.

Деятельность любого предприятия регулируется действующим законодательством, приказами и распоряжениями руководства, условиями заключаемых договоров, установленными правилами ведения тех или иных (например, торговых) операций и т.д. Все эти «регуляторы» оформляются в виде документов - зафиксированных текстов законов, приказов, договоров. Исходя из этого можно сказать, что вся деятельность любого предприятия заключается в последовательном исполнении документов, а успех их исполнения определяет благополучие предприятия.

1.Компьютеризация делопроизводства

1.Современные офисные информационные технологии

Управленческая деятельность в любой организации также основана на переработке информации и производстве новой информации, что позволяет говорить о наличие технологии преобразования исходных данных в результативную информацию. Оснащение компьютерами отдельных рабочих мест, не принесло желаемых результатов, хотя и ускорило процессы создания и правки проектов документов, уменьшило количество ошибок и улучшило общий внешний вид компьютерной распечатки по сравнению с машинописью.

На этом этапе компьютеризации ДОУ наибольшее значение имеют программные средства автоматизированного рабочего места.

Программные средства любого компьютера подразделяются на системные и прикладные.

Системные программные средства предназначены для обеспечения деятельности компьютерных систем как таковых. В их составе выделяют:

тестовые, диагностические и антивирусные программы;
операционные системы;
командно-файловые оболочки.

Это программные средства общего назначения, следует отметить тенденцию расширения возможностей следующих поколений операционных систем, в том числе за счет интеграции в них всех перечисленных выше программных средств.

Среди прикладных программных средств, необходимых для компьютеризации документационного обеспечения управленческой деятельности, можно выделить:

широко используемые типовые:

системы подготовки текстовых документов;
личные информационные системы;
системы управления базами данных;
программы по распознаванию текстов;
программы выхода во внешнюю среду;
системы обработки финансово-экономической информации;

менее распространенные специализированные, требующие специальной подготовки пользователей:

системы подготовки презентаций;
системы управления проектами;
экспертные системы и системы поддержки принятия решений;
системы интеллектуального проектирования и совершенствования систем управления.

Редактор текстов (text editor) обеспечивает ввод, изменение и сохранение любого символьного текста, но предназначен он, в основном, для подготовки текстов программ, которые не требуют форматирования, т.е. автоматического преобразования расположения элементов текста, изменения шрифта и т.п.

Из множества имеющихся программ-редакторов можно выделить Norton Editor, Side Kick, Brief, многофункциональный многооконный редактор Multi-Edit, редакторы Турбо-систем.

Одним из важнейших свойств текстовых процессоров является полное соответствие бумажного документа образу копии на экране. Не последнюю роль при выборе текстового процессора играют объем занимаемой памяти, интеграция с другими программными продуктами. У каждого пользователя свой стиль работы над документом (что удобно для одной группы пользователей, для другой является помехой). Поэтому наиболее привлекательными для разработчика документа выглядят те программы, в которых возможна настройка интерфейса под свои вкусы и потребности.

Но практически все текстовые процессоры (и их версии) имеют уникальную структуру данных для представления текста, что объясняется необходимостью включения в текст дополнительной информации, описывающей структуру документа. Поэтому текст, подготовленный с помощью одного текстового процессора, часто не может быть прочитан и, следовательно, отредактирован и напечатан другими. Печать может быть выполнена на принтере любого типа, в том числе и матричном.

В целях совместимости текстовых документов при переносе их из среды одного текстового процессора в другой необходимо установить особое программное обеспечение - конверторы, обеспечивающие получение выходного файла в формате текстового процессора-получателя документа.

К текстовым процессорам, позволяющим подготовить и напечатать сложные и большие по объему документы, включая книги, можно отнести: Microsoft Word, WordPerfect, WordStar 2000, Лексикон и др. Однако для большинства офисов системы Word и WordPerfect не нужны: они сложны, содержат много невостребуемых возможностей.

Вторая группа текстовых процессоров имеет существенно меньшие возможности, однако проще в использовании, работает быстрее и требует меньше памяти, ими легче пользоваться. К ним можно отнести Beyond Word Writer, Professional Write, Symantec Jus, Write, DacEasy Word. Но фактическим стандартом российских офисов стал Microsoft Word, версий 6.0, 97, 2000, 2002.

К системам профессионального уровня можно отнести QuarkXPress for Windows, FrameMaker for Windows, PageMaker for Windows. Освоение сложных в эксплуатации «настольных типографий» вряд ли целесообразно для тех, кому лишь изредка требуется красиво подготовить открытку, письмо или объявление.

Системы Microsoft Publisher, Pageplusfor Windows не предназначаются для получения промышленной полиграфической продукции. Их используют эпизодически, для тиражирования красочных документов в небольшой фирме. Они ориентированы на пользователя, который отдает издательской деятельности лишь часть своего рабочего времени.

Предложенная классификация систем подготовки текстов во многом условна, т. к. появляются новые усовершенствованные версии, что размывает границы между классами.

Системы управления базами данных предназначены для создания, хранения и манипулирования массивами данных большого объема. Разные системы этого класса различаются способами организации хранения данных и обработки запросов на поиск, а также характером хранящейся в базе информации. Эти системы работают как на персональном компьютере, так и при работе в компьютерной сети.

Системы обработки финансово-экономической информации предназначены для обработки числовых данных, характеризующих различные производственно-экономические и финансовые явления и объекты, и составления соответствующих управленческих документов и информационно-аналитических материалов. Они включают:

универсальные табличные процессоры;
специализированные бухгалтерские программы;
специализированные программы финансово-экономического анализа и планирования.

Табличный процессор является обязательной составляющей любого интегрированного офисного пакета или системы:

Corel Office Professional фирмы Corel;
Word Perfect Suite for Windows фирмы Corel;
Works for Windows фирмы Microsoft;
MS Office for MAC фирмы Microsoft;
Office Professional for Windows фирмы Microsoft;
SmartSuite for Win фирмы Lotus.

С появлением операционной системы Windows были разработаны версии табличных процессоров, ориентированных на работу в этой среде: Excel, Lotus, Corel Quattro.

Системы подготовки презентаций предназначены для подготовки графических и текстовых материалов, используемых в целях демонстрации на презентациях, деловых переговорах, конференциях. Для современных технологий подготовки презентаций характерно подключение к традиционным графике и тексту видео- и аудиоинформации, что позволяет говорить о реализации гипермедиа-технологий.

Сегодня вышеперечисленные программы редко рассматриваются в отрыве друг от друга. Все они входят в состав интегрированных офисных пакетов. Кроме системы подготовки текстовых документов в пакет входит электронная таблица, программа презентационной графики и система управления базами данных (СУБД), личный планировщик и др.

При включении компьютера в общую сеть электронная почта и список рассылки позволяют довести информацию до всех корреспондентов. Средство уведомления о вручении, которое встроено в большинство современных почтовых систем, позволяет контролировать время, когда информация действительно была получена, и отслеживать принятие соответствующих мер.

Имеются возможности ограничить круг лиц, имеющих доступ к документу, и права каждого из них по внесению изменений: документ может быть предназначен только для чтения, можно запретить сохранять документ под любым иным именем или изменять его стили, или, наоборот, пользователю могут быть предоставлены полные права доступа.

Так, расширенный выпуск Microsoft Office XP, кроме текстового процессора Microsoft World, содержит:

табличный процессор - Excel;
систему управления базой данных - Access;
личный планировщик - Outlook;
средство создания презентаций - Power Point;
систему электронной почты - Outlook Express;
средство создания web-страниц - Front Page;
средство обработки фотоизображений - Photo Editor.

Системы управления проектами предназначены для планирования и управления ресурсами различных видов (материальными, техническими, финансовыми, кадровыми, информационными) при реализации сложных научно-исследовательских и проектно-строительных работ.

Экспертные системы и системы поддержки принятия решений предназначены для реализации технологий информационного обеспечения процессов принятия управленческих решений на основе применения экономико-математического моделирования и принципов искусственного интеллекта.

Современные офисные информационные технологии базируются как на персональных, так и на корпоративных компьютерах.

Персональные компьютеры представляют собой вычислительные системы, все ресурсы которых полностью направлены на обеспечение деятельности одного рабочего места управленческого работника. Это наиболее многочисленный класс средств вычислительной техники, в составе которого можно выделить персональные компьютеры IBM PC и совместимые с ними, а также компьютеры Macintosh фирмы Apple.

Корпоративные компьютеры - это многопользовательские вычислительные системы, имеющие центральный блок большой вычислительной мощности со значительными информационными ресурсами, к которому подсоединяется большое количество рабочих мест с минимальной оснащенностью: видеотерминал, клавиатура, устройство позиционирования, устройство печати.

В настоящее время преобладает тенденция объединения компьютеров и рабочих мест в вычислительные сети различного масштаба, что позволяет интегрировать ресурсы для наиболее эффективной реализации информационных технологий, ведь в качестве рабочих мест, подсоединенных к центральному блоку корпоративного компьютера, могут быть использованы и персональные компьютеры.

Принципиальное отличие компьютерных информационных технологий от ранее существовавших состоит не только в автоматизации процессов изменения формы или местоположения информации, но и в изменении ее содержания.

1.2.Внедрение комплексных систем автоматизации документационного обеспечения управления

Создание и внедрение комплексных систем автоматизации документационного обеспечения управления преследует достижение следующих целей:

в области обработки документов:

обеспечение повышения оперативности и качества работы с документами, упорядочение документооборота, обеспечение контроля исполнения;
создание условий для перехода от традиционного бумажного документооборота к электронной безбумажной технологии;
создание необходимых условий для повышения доли интеллектуального производительного труда по содержательной и смысловой работе с документами и снижения трудозатрат на рутинные операции;
обеспечение повышение качества документов, создаваемых в организации;
исключение дублирования работы по вводу информации о документе на различных участках работы с ним;

в области контроля исполнения:

обеспечения автоматизированного контроля прохождения документов в подразделениях организации с момента их получения или создания до завершения исполнения отправки или оформления в дело, своевременное информирование сотрудников и руководства о поступивших и создаваемых документах, исключение потерь документов;
обеспечение автоматизированного упреждающего контроля за своевременным исполнением документов, поручений высших органов государственной власти и управления, поручений и указаний руководства организации, оперативное получение информации о состоянии исполнения и месте нахождения любого документа;
сокращение сроков прохождения и исполнения документов;

в области организации доступа к информации:

обеспечение централизованного хранения текстов документов, подготовленных в электронной форме, и их графических образов, а также всех сопутствующих материалов (регистрационных карточек документов, резолюций, сопроводительных документов) с возможностью организации логического связывания документов, относящихся к одному вопросу, и оперативного поиска (подборки) документов по тематическому набору реквизитов.

Внедрение программной системы автоматизации ДОУ должно создать аппаратно-программную основу для единой системы, охватывающей все подразделения организации. При этом предполагается достижение следующих целей:

единый порядок индивидуальной и совместной работы с документами в подразделениях организации;
объединение потоков электронных документов между подразделениями организации;
использование общей для всех организаций системы индексации (нумерации) документов, общих справочников-классификаторов (таких как перечень организаций, номенклатура дел), единой формы регистрационно-контрольной карточки (РКК) документов и т.п.;
обеспечение унификации управленческой документации и сокращения количества форм и видов единообразных документов.

1.3.Особенности современного рынка программных систем в области автоматизации делопроизводства и документооборота

В настоящее время рынок программных систем в области автоматизации делопроизводства и документооборота характеризуется следующими особенностями:

У фирм-продавцов нет единой терминологии и у многих нет четкого позиционирования своей продукции.
У организаций часто отсутствует понимание того, что может и чего не может та или иная система, поскольку трудно разобраться в информации, содержащейся в рекламных буклетах: технической информации в таких описаниях мало, а та, что приведена, не всегда подчеркивает достоинства именно рекламируемого программного продукта.
На предприятиях отсутствует четкое понимание того, что необходимо сделать в части автоматизации документационного обеспечения управления.

Программные системы, реализующие первый вариант стратегии, не ломают российскую технологию, ориентированы на использование в государственных учреждениях и сохраняют все традиции и нормы делопроизводства, принятые в конкретной организации. Задача таких систем - обеспечение сопровождения бумажного документооборота, снижение трудоемкости рутинных операций по обработке документов. Такие системы способны существенно расширить рамки традиционных процессов делопроизводства и документооборота за счет обработки документов на персональном компьютере. Системы этого направления являются своеобразными «мостиками» для постепенного перехода от бумажных к безбумажным документам. К системам автоматизации данной технологии относятся: «Дело»; «1C: Предприятие» и др.

Основной особенностью программных продуктов западной технологии является моделирование процессов документооборота и настройка уже на эти модели информационных систем. Разработки в ключе данной стратегии ориентированы на максимально полное использование электронных документов и средств коллективной работы пользователей, ликвидацию промежуточных звеньев документооборота, разработку новых технологий работы с документами. Маршруты движения документов по организации, по ее подразделениям и работникам, формируются администратором системы.

При адаптации системы к конкретным процессам организации на персональные компьютеры работников устанавливаются только необходимые функциональные компоненты, позволяющие решать определенный круг задач в соответствии с ролью каждого работника в документообороте организации.

К системам данного направления относятся:

русифицированные версии популярных западных систем:

DocsOpen (PC DOCS);

LinkWorks (DEC);

Staffware (Staffware PLS)

Lotus Notes (Lotus-IBM);

программные решения, созданные российскими компаниями на основе западных систем:

система Office Media (Lotus Notes);

комплекс программ «Делопроизводство» (Lotus Notes);

система «Золушка-Кабинет» (Lotus Notes);

решения компании АО «Весть» (DocsOpen);

система «Оптима» (MS Exchange, MS SQL);

собственные разработки российских компаний: система LanDocs; Effect Office; КАДО; «Документ2000»; «Крон»; поисковая система «Евфрат».

Для сравнения приведем рекламируемые авторами возможности систем разного направления.

Система «Дело» ЗАО «Электронные офисные системы» предназначена для автоматизации делопроизводственной деятельности, основанной на традиционных отечественных технологиях и документационного обеспечения управленческой деятельности государственных организаций.

Выбор конкретного пакета программных продуктов (систем) для более или менее полной автоматизации документационного обеспечения управления и их установка в настоящее время не регламентированы. Исходя из своих материальных, финансовых и других возможностей каждая организация сама приобретает их на рынке офисных программных продуктов и услуг.

Без серьезного изучения и ознакомления с действующей моделью, на основе рекламных описаний достоинства и недостатки каждой из перечисленных систем в области организации документационного обеспечения управления трудно выяснить.

Для конкретной организации часто важна не вся совокупность потребительских свойств систем, а только некоторые из них. Присутствие или отсутствие требуемого свойства может стать основным критерием при выборе системы. С другой стороны, разработчики всех систем постоянно работают над их совершенствованием, и в каждой из них могут появиться те или иные возможности, отсутствовавшие в более ранних версиях.

Результаты сравнения различных программных продуктов по автоматизации документационного обеспечения управления относительны и не могут свидетельствовать об абсолютных преимуществах и недостатках той или иной системы. Поэтому при выборе системы автоматизации следует производить:

оценку рекламируемых систем с точки зрения пригодности их для автоматизации документооборота в конкретной организации, а также желаемой глубины реорганизации сложившихся процессов ДОУ;
оценку базовых информационных технологий, применяемых в программных продуктах с учетом перспективности их использования, а также прогноза общего развития технологий автоматизации ДОУ на ближайшую временную перспективу;
тщательное изучение и проверку возможностей системы автоматизации документооборота обеспечить работу в рамках действующего нормативно-правового обеспечения: придания документам юридической силы, сохранения регистрационных баз данных в течение сроков хранения самих документов, своевременный вывод на надежный носитель документов с длительными и постоянными сроками хранения и др.

Заключение

Кроме того, в защиту автоматизации делопроизводства можно сказать о следующем факте: Практика показывает, что средний по величине документ занимает примерно три страницы. По данным консалтинговой фирмы Delta Consulting Group, в процессе работы над документом с него в среднем снимается около 20 копий. И если в организацию поступает 100 документов в день, то на одни только расходные материалы для их копирования (считая по 5 центов на страницу) эта организация ежедневно тратит 100 долл. плюс стоимость бумаги, содержание персонала, расходы на аренду помещения. Электронная же копия страницы при разрешении в 256 оттенков серого обычно занимает около 60 Кбайт (черно-белая - 15 Кбайт). Стоимость хранения информации в магнитооптических (МО) библиотеках приближается к 12 центам за Мбайт (на жестком диске - примерно 20-30 центов). Таким образом, стоимость хранения одной страницы изображения документа в МО-библиотеке составляет около 0,7 цента, что почти на порядок дешевле изготовления ее ксерокопии.

В заключение можно процитировать управляющего фирмы IBS: "Спорить о том, что лучше - Oracle или Informix - совершенно бессмысленно, пока не поймешь, для чего это нужно, и не сформулируешь точно требования к той базе, которая должна использоваться". На самом деле, это справедливо для всех ситуаций, когда чувствуешь необходимость что-то изменить. Выбор у заказчика сейчас достаточный. Главное, и самое трудное здесь - это принять два решения: во-первых, изменить неэффективный уже, но такой привычный процесс исполнения документов, и, во-вторых, заплатить за это деньги. Потом берете справочник "Кто есть кто в компьютерном мире" и знакомитесь со всеми, кто занимается документооборотом или системной интеграцией. Выбираете того, кто внушил больше доверия, и начинаете очередной этап приобщения к информационной цивилизации.

Список литературы:

Нормативная литература:

1.ГОСТ Р 6.30-2003. Унифицированные системы документации. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов. –М.: Госстандарт., 1997 г.

2. ГОСТ 16487-83. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. -М.: Издательство стандартов,1984.

3. Общероссийский классификатор профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов. ОК 016-94.-М.: Минтруд России, 1995.

4. Общероссийский классификатор управленческой документации ОК 011-93.-М.:Госстандарт,1995г.

5.Тарифно-квалификационные характеристики общеотраслевых должностей служащих и общеотраслевых профессий рабочих .-М:.Минтруд РФ, 1996г.

6.Инструкция о порядке ведения трудовых книжек на предприятиях, в учреждениях, и организациях (утв. Постановлением Госкомтруда СССР от 29 июня 1974 г. № 162, в ред. от 2 августа 1985 г., с изм. и доп. от 19 октября 1990 г.)

Основная литература:

7.Кузнецова Т.В. Делопроизводство (документированное обеспечение управления) [Текст] : учеб. пособие для экон. специальностей вузов / . Агафонов З.А , Н. П. Жидков, Г. М. Кобельков ; под общ. ред. Н. И. Тихонова. – 2-е изд. – М. : Лаб. базовых знаний ; СПб. : Нев. диалект, 2008. – 630 с. : ил. ; 25 см. – Библиогр.: с. 622–626. – Предм. указ.: с. 627–630. – 30000 экз. – ISBN 5-93208-043-4 (в пер.).

8.Стенюков М.В. Образцы документов по делопроизводству: руководство к составлению. [Текст] : учеб. пособие для экон. специальностей вузов / Дридзе Т.М.под . ред. Н. И. Тихонова. – 2-е изд. – М. : 2007. – 451 с. : ил. ; 25 см. – Библиогр.: с. 215–217.– 30000 экз. – ISBN 5-93208-043-4 (в пер.)