Культура составления документа

Содержание 
 

1. Классификация  документов 

2. Основные правила  составления текста документов 

3. Правила оформления  реквизитов документов 

4. Основные требования  к документам, изготовленным машинописным  способом  
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

Вся деятельность организации, предприятия, фирмы связана  с документацией, Документ – это деловая бумага, оформленная с учетом соответствующих норм и правил, служащая доказательством чего-либо, подтверждающая право на что-либо и имеющая юридическую силу. Документ является основанием или средством регуляции управленческих, организационных, финансовых действий организаций или отдельных должностных лиц. 

Документация весьма разнообразна по выполняемым ею функциям, по содержанию и назначению, по степени  доступности содержащейся в ней  информации. По фактору адресации  документы разделяют на внутреннюю и внешнюю деловую переписку. Внутренняя деловая переписка ведется  между должностными лицами, подразделениями  одной организации, учреждения. При  этом адресант и адресат состоят  в отношениях должностного соподчинения, Документацию этого типа называют служебной. 

Внешняя деловая  переписка ведется между разными  организациями, учреждениями, должностными и частными лицами, не состоящими в  прямом подчинении по отношению друг к другу Документы, которыми обмениваются организации называют официальными письмами. 

По содержанию и назначению выделяют распорядительные, отчетные, справочные, плановые и другие виды документов, каждый из которых  характеризуется общностью требований, предъявляемых к содержанию и  языковому оформлению документов. 

В зависимости  от того, к какой сфере человеческой деятельности относится документируемая  информация, различают управленческие, научные, технические, производственные, финансовые и другие виды документов. 

По фактору доступности  документируемой информации документы  могут быть открытого пользования (доступа), ограниченного доступа  и конфиденциального характера. 

Документы разделяют  по срокам исполнения на срочные, второстепенные; итоговые и периодические, а по критерию первичности происхождения различают  оригинал и копию документа. 

Ядро учрежденческой (служебной) документации составляют управленческие документы. Именно они обеспечивают управляемость объектов как в  рамках всего государства, так и  в отдельной организации. Этот тип  документов, в свою очередь, представлен  комплексом систем, основными из которых  являются: 

- организационно-правовая  документация; 

- плановая документация; 

- распорядительная  документация; 

- информационно-справочная  и справочно-аналитическая документация; 

- отчетная документация; 

- документация  по обеспечению кадрами (по  личному составу); 

- финансовая документация; 

- документация  по материально-техническому обучению; 

- договорная документация  и другие системы документации, включая и те, которые отражают  основную деятельность учреждения. 

Общим для всех видов и типов служебных бумаг  является требование четкого соблюдения правил оформления документов в соответствии с действующими ГОСТами и стандартами. 

Документируемая информация должна излагаться предельно  ясно, четко и недвусмысленно это  основное требование письменного делового общения. Следовательно, к языковым средствам и стилю изложения  информации в документе предъявляют  особые требования: 

- однозначность  используемых слов и терминов; 

- нейтральный тон  изложения; 

- соблюдение лексических,  грамматических, стилистических норм, 

- обеспечивающих  точность и ясность изложения; 

- смысловая достаточность  и лаконичность текста. 

Невыполнение этих требований, с одной стороны, затрудняет работу с документами, а с другой – лишает или снижает их юридическую  и практическую значимость. 

Смысловая точность письменного высказывания в значительной степени обусловлена точностью  словоупотребления, то есть использованием слов согласно их значениям. Слово в  тексте документа должно употребляться  только в одном значении, принятом в официально-деловой письменной речи. В связи с этим затруднения  в употреблении могут вызывать слова-паронимы (слова, близкие по звучанию, родственные, однокоренные слова, различающиеся  значением). 

Крайне нежелательно использование в текстах деловой  документации профессионализмов. Область  применения профессионализмов –  это, как правило, устная речь, их использование  в письменной речи делового общения  является стилистической ошибкой. 

При употреблении терминов в деловой документации необходимо следить за тем, чтобы  термин был понятен как автору, так и адресату. Если термин является малоупотребительным и его значение может быть непонятным, следует прибегнуть к одному из предлагаемых способов: 

- дать официальное  определение термина, например: факторинг  – продажа права на взыскание  долгов; 

- уточнить, расширить  содержание термина словами нейтральной  лексики, например: невыполнение  договора вызвано форс-мажорными  обстоятельствами (ливневыми дождями  размыло пути сообщения с заводом); 

- убрать термин  и заменить его общепонятным  словом или выражением. 

Трудности в восприятии текста документа может вызвать  неоправданное использование заимствование  слов. Наиболее типичная ошибка немотивированное употребление иноязычных слов вместо уже существующих для обозначения  понятий привычных слов, например: 

- паблисити вместо  реклама;

- эксклюзивный  вместо исключительный

В документах не должны употреблять слова и выражения, вышедшие из употребления (архаизмы и  историзмы). 

Основное требование к информационному насыщению  документа – это целесообразное количество включаемой коммуникативной  задачи – убедить, побудить, привлечь внимание, выразить несогласие и так  далее. Избыточность, разнородность  включаемой в документ информации затрудняет его восприятие, а следовательно, снижает его эффективность, убедительно. Наиболее рациональна структура  текста документа, состоящая из двух частей. В первой излагаются мотивы, факты и события, послужившие  поводом для составления бумаги, во второй – выводы, просьбы, решения, распоряжения и так далее. Например, структуру сопроводительного письма составляют два смысловых аспекта: сообщение о высылаемом материале  и уточняемые сведения: 

Направляем подробное  описание автоматических систем управления. 

Получение просим подтвердить. 

В многоаспектных документах изложение каждого аспекта  содержания следует начинать с нового абзаца, выделять красной строкой. При  этом абзац служит показателем перехода от одной мысли (темы) к другой. 

К стандартным  аспектам языка деловой письменной речи относится унификация сокращений, широко используемых в деловых письмах. Сокращения, используемые в текстах  документов, подчиняются определенным правилам: 

1. Сокращения должны  быть единообразны на протяжении  всего документа. Недопустимо  сокращать одно и то же слово  (словосочетание) по-разному или  писать его в одном месте  полностью, а в другом сокращенно. 

2. Нельзя сокращать  слово, если оно является единственным  членом предложения. 

3. Не допускается  сокращение, если оно может повлечь  за собой инотолкование, двусмысленность  в восприятии фразы. 

4. Сокращение слова  до одной буквы не допускается,  кроме традиционных текстовых  сокращений. 

Правила и стандарты  сокращений приведены в ГОСТ 7. 2–77 (СТСЭВ2012–79). 

Деловой этикет –  это порядок поведения, установленный  в сфере делового общения. В основе правил делового этикета лежит: 

- вежливое, уважительное  и доброжелательное отношение  к деловому партнеру; 

- соблюдение определенной  дистанции между работниками; 

- умение говорить  «да» и «нет», не обижая партнера, не задевая его самолюбия; 

- терпимость к  чужому мнению, не совпадающему  с вашим; 

- умение признать  свои ошибки, быть самокритичным; 

- умение использовать  в споре аргументы, а не авторитеты. 

В письменном деловом  общении этикет проявляет себя в  форме и содержании документов и, прежде всего, в формулах обращения, выражения просьб, отказов, претензий, способах аргументации, формулировке поручений и так далее. 

В деловой переписке  использование этикетных средств  также носит регламентированный характер. 

Обращение – это  апелляция к личности адресата. Задача обращения установить контакт с  адресатом, привлечь его внимание, заинтересованность. Обращение – обязательный элемент  коммерческой переписки. В последнее  время обращение нередко используется и в служебной переписке, если ситуация требует обратиться непосредственно  к должностному лицу Правила делового этикета требуют: если текст документа  начинается с формулы личного  обращения к адресату, то в конце  текста, перед подписью, должна быть заключительная формула вежливости: С уважением.

Как подчеркивают специалисты в области делового этикета, тональность деловых писем  должны определять корректность и оптимизм, Кроме того, убедительность делового послания, его воздействующая сила зависят от выбранной формы, стиля  письма. Убеждает не только информация, но и тональность, в которой ведется  переписка, во многих случаях именно она определяет характер делового диалога  между фирмами, организациями. 
 
 

Список используемой литературы.

1. ГОСТ Р 6.30-97. Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной  документации. Требования к оформлению  документов. – М.: ИПК Издательство  стандартов, 1997.

2. Кирсанова М.В., Аксенов Ю.М. Курс делопроизводства: Документационное обеспечение управления: Учеб. пособие. – 5-е изд., испр. и доп. – М.: 

ИНФРА-М; Новосибирск: Сибирское соглашение, 2002. – 320 с.

3. Организация  работы с документами: Учебник/  Под ред. проф. В.А. Кудряева. 

– 2-е изд., перераб. и доп. – М.: ИНФРА-М, 2002. – 592 с.