Реферат 

по предмету «Делопроизводство» 

 на  тему: «ЛИЧНЫЕ ДЕЛА СОТРУДНИКОВ: СОСТАВ, ФОРМИРОВАНИЕ, ХРАНЕНИЕ» 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

Екатеринбург, 2011

СОДЕРЖАНИЕ 

ВВЕДЕНИЕ 3

1.ОБЩИЕ  СВЕДЕНИЯ ВЕДЕНИЯ  ЛИЧНЫХ ДЕЛ 4

1.1 Формирование личных  дел работников 5

2. ДОКУМЕНТЫ, СОСТАВЛЯЮЩИЕ  ЛИЧНОЕ ДЕЛО 9

2.1 Автобиография 11

2.2 Резюме 13

2.4 Характеристика 15

2.5 Личный листок  по учету кадров 15

2.6 Анкета 17

3. ВЕДЕНИЕ ЛИЧНЫХ  ДЕЛ РАБОТНИКОВ 19

3.1 Хранение и учет  личных дел работников 20

3.2 Выдача личных  дел работников  во временное пользование 22

3.3 Оформление личных  дел работников  при передаче в  архив 24

ЗАКЛЮЧЕНИЕ 26

СПИСОК  ИСПОЛЬЗУЕМОЙ ЛИТЕРАТУРЫ 27 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

ВВЕДЕНИЕ

     Современные условия развития экономики и  конкуренции на рынке диктуют  свои правила управления организацией. В настоящее время успех любой  компании в первую очередь зависит  от возможности оперативно и своевременно получать необходимую и актуальную информацию, а, следовательно, от организации  работы с документированной информацией  внутри организации.

     Однако  особое внимание следует уделять  именно документированию управления персоналом, так как организация и регулирование  его работы влияют на успех всей компании. Следовательно, все направления  деятельности, имеющие непосредственное отношение к управлению персоналом, отличаются от других сфер и имеют  свои особенности. К этим особенностям в первую очередь стоит отнести  особую правовую и социальную ответственность, которую работодатель несет перед  своими работниками. Документирование работы с персоналом является непосредственным отражением и фиксацией отношений  между работодателем и работниками, то есть закрепляет эту ответственность  «на бумаге».

     Личные  дела ведутся по желанию организации  и учитываются как документы  «Для служебного пользования», регистрируются в «Книге (журнале) учета личных дел», предусматривающей следующие графы: порядковый номер дела, фамилия, имя, отчество сотрудника, дата постановки дела на учет и дата снятия с учета. [1]

     Актуальность  выбранной темы обуславливается  недостаточным вниманием многих организаций к вопросам документационного  обеспечения работы с персоналом.

     Целью данной работы является разобрать для  чего необходимо вести личное дело работника. Для этого разберем, из чего состоит личное дело сотрудника.

1.ОБЩИЕ СВЕДЕНИЯ ВЕДЕНИЯ ЛИЧНЫХ ДЕЛ

     Личное  дело – это совокупность документов, содержащих наиболее полные сведения о работнике и его трудовой деятельности. Личное дело оформляется  после издания приказа о приеме на работу

     Ведение личных дел работников не является обязательным в отношении всех категорий  работодателей.

     Законодательство  РФ предписывает вести личные дела на лиц, замещающих должности государственной  службы. Порядок ведения личных дел  государственных служащих регламентируется в соответствии с Указом Президента РФ от 1 июня 1998 г. №640 «О порядке ведения личных дел лиц, замещающих государственные должности Российской Федерации в порядке назначения и государственные должности федеральной государственной службы» [1].

     Обязанность ведения личных дел может быть также возложена на работодателя – государственную организацию (предприятие) отраслевым нормативным  актом. Например: приказ Роспотребнадзора от 16 марта 2005 г. №300, которым утвержден Регламент Федеральной службы по надзору в сфере защиты прав потребителей и благополучия человека (в соответствии с п. 7.7 данного документа ведение личных дел сотрудников службы возложено на управление делами), а также постановление от 21 августа 2004 г. №429 «О Федеральной таможенной службе», которым утверждено Положение о ФТС. На основе этого документа разработано и введено в действие Положение о главном управлении кадров (ГУК) ФТС. Согласно п. 15 Положения на ГУК ФТС возложено ведение личных дел сотрудников службы.

     Наконец, ведение личных дел работников может  быть предписано вышестоящей организацией (управляющей компанией). В остальных  организациях и на предприятиях руководитель вправе принять решение о необходимости  ведения личных дел работников, а  также (при положительном решении) – на какие категории работников следует вести личные дела.

     Как правило, в первую очередь личные дела заводятся [2]:

• на сотрудников из числа руководящего состава предприятия (руководитель предприятия, его заместители (помощники), руководители структурных подразделений и т.п.);
• работников предприятия, для которых в соответствии с законодательством может устанавливаться материальная ответственность (главный бухгалтер (бухгалтер) предприятия, а также заместитель главного бухгалтера и т.п.).

     Однако  во многих частных компаниях личные дела ведутся на всех работников независимо от ранга, статуса и выполняемой  работы (включая технический персонал), так как личное дело – чрезвычайно  удобный источник информации о каждом работнике: в одной папке собраны  все копии личных документов работника, приказов по этому работнику и  другие документы. Порядок обращения  с личными делами работников целесообразно  закрепить в соответствующей  инструкции.

1.1 Формирование личных дел работников

     Формирование  личного дела производится с целью  упорядоченной группировки документированной  информации о сотруднике, переданной им работодателю при приеме (переводе) на соответствующую должность. Формирование (последующее ведение и оформление) личных дел работников возлагается  на кадровый орган или специально уполномоченное должностное лицо, несущее персональную ответственность за обеспечение надлежащего обращения с этими документами.

     Формирование  личного дела производится непосредственно  после приема (перевода) работника  на руководящую должность, должность, для которой в соответствии с  законодательством может устанавливаться  материальная ответственность, либо иную должность, если это предписано инструкцией  о порядке обращения с личными  делами работников. В соответствии с Методическими рекомендациями Мосгорархива и Методическими рекомендациями ВНИИДАД ФАС РФ (2002) в личные дела группируются документы, представленные сотрудниками при поступлении на работу, а также образующиеся в период их профессиональной деятельности на данном предприятии, в том числе:

• личный листок по учету кадров или анкета;
• дополнение к личному листку по учету кадров (или анкете);
• автобиография;
• копии документа об образовании;
• трудовой договор (второй экземпляр);
• договор о материальной ответственности (для материально ответственных сотрудников);
• характеристики (рекомендательные письма);
• заявление о приеме на работу (о переводе на соответствующую должность);
• выписки из приказов (копии приказов) о приеме на работу (о перемещении на другие должности);
• выписки из документов (копии документов) о награждении или о привлечении к дисциплинарной ответственности;
• выписки (копии) документов об аттестовании (отзывы, аттестационные листы и пр.).

     Наряду  с этими документами в личное дело включаются некоторые специфические  виды документов:

• список научных трудов и изобретений; выписка из протокола заседания совета института (для научных сотрудников и преподавателей вузов, участвующих в конкурсном замещении вакантных должностей);
• выписка из протокола собрания трудового коллектива (для руководителей, которые избираются на должность трудовым коллективом) и др.

     В дальнейшем в личное дело включаются документы:

• подтверждающие изменение анкетно-биографических данных работника (копия свидетельства о браке);
• характеризующие деловые, политические и личные качества работника: характеристика, отзывы, аттестационные листы, копии актов ревизий и др.

     Все поступающие в личное дело документы  должны располагаться в хронологическом  порядке.

     Основу  личного дела составляют «Личный листок по учету кадров» и «Дополнение к личному листку». Первый из них представляет собой перечень вопросов о биографических данных работника, образовании, выполняемой работе и др. Работник сам заполняет от руки личный листок при поступлении на работу. При его заполнении используются следующие документы:

• паспорт;
• трудовая книжка;
• военный билет;
• документ об образовании (диплом, удостоверение, сертификат, свидетельство, аттестат), документы Высшей Аттестационной комиссии (ВАК) о присуждении ученой степени и о присвоении ученого звания (диплом и аттестат);
• документы об имеющихся изобретениях.

     На  все вопросы работник должен давать полные ответы, не допуская сокращений, прочерков, исправлений и помарок.

     Сведения  обо всех изменениях, происшедших  после заполнения личного листка по учету кадров (анкеты), отражаются в дополнении к личному листку (анкете).

     Дополнение  к личному листку включает: Ф.И.О., два раздела, каждый из которых имеет  табличную форму. Обязательным реквизитом дополнения к личному листку по учету  кадров являются отметки о проведении проверок наличия и состояния  личных дел.

     Наряду  с заполнением личного листка по учету кадров поступающий на работу пишет автобиографию – документ, содержащий краткое описание в хронологической  последовательности основных этапов жизни  и деятельности данного лица. В  автобиографии должны быть освещены: Ф.И.О., год, число, месяц и место рождения, полученное образование (где, когда), с какого времени началась самостоятельная трудовая деятельность и каковы причины перехода с одной работы на другую, общественная работа (где, когда, кем), участие в выборных органах, отношение к воинской обязанности и воинское звание, наличие правительственных наград, поощрений, сведения о семейном положении и близких родственниках (отце, матери, жене (муже), братьях, сестрах, детях), паспортные данные, домашний адрес и телефон, дата составления автобиографии, подпись работника.

     В отделе кадров хранятся личные дела только работающих сотрудников. Для хранения личных дел используются сейфы или  специальные шкафы, в которых  личные дела располагаются по порядку  номеров. Личные дела уволенных работников оформляются в соответствии с  требованиями архивных органов и  хранятся в архиве по алфавиту фамилий  работавших.

     С целью обеспечения надлежащей сохранности  личного дела и удобства в обращении  с ним при формировании документы  помещаются (подшиваются при помощи иглы и нитки на четыре прокола) в  отдельную папку.

     Помимо  перечисленных, в личное дело могут  помещаться и некоторые другие документы (например, документы о прохождении  сотрудником конкурса на замещение  вакантной должности, копии документов о награждении сотрудника (присвоении ему почетных званий) и т.п.). Кроме того, в личное дело помещаются (но при этом не подшиваются в него) справки, заверенные фотографии сотрудника и т.п. [5].

     При формировании личного дела, кроме  того, производится его первичное  оформление. С этой целью:

• личному делу присваивается учетный номер;
• производится заполнение соответствующих позиций на лицевой обложке и корешке личного дела;
• в личное дело вкладывается внутренняя опись.

     Необходимо  иметь в виду, что в соответствии со статьей 65 Трудового кодекса Российской Федерации (далее ТК РФ) запрещается  при приеме на работу требовать от поступающего лица документы, не предусмотренные  законодательством.

2. ДОКУМЕНТЫ, СОСТАВЛЯЮЩИЕ ЛИЧНОЕ ДЕЛО

     Основным  документом персонального учета  работника является его личное дело, которое является документом «Для служебного пользования». Личное дело - совокупность документов, содержащих сведения о  работнике и его трудовой деятельности. Чаще всего, оно заводится на руководителей  и ведущих специалистов.

     В состав личного дела должны входить  следующие документы:

     - опись документов, имеющихся в  личном деле;

     - анкета;

     - личное заявление о приеме  на работу (в конце трудовой  деятельности — об увольнении);

     - личный листок по учету кадров  с наклеенной на него фотографией  размером 4 х 6 см (фотографии обновляются при достижении возраста 25 и 45 лет);

     - автобиография;

     - копии документов об образовании,  присвоении ученой степени, ученого  звания;

     - характеристики;

     - копии приказов о приеме (в  дальнейшем о переводе, увольнении);

     - трудовой договор;

     - карточки учета поощрений и  взысканий;

     - материалы аттестации;

     - представления о назначении, освобождении, переводе, увольнении, направлении  на учебу;

     - копии наградных листов и представлений  к присвоению почетных званий;

     другие  документы, характеризующие работника.

     При этом проверяется правильность оформления документов, наличие подписей, индексов, дат и других необходимых реквизитов документов. В личное дело материально ответственного работника включается договор о материальной ответственности. В личное дело не включаются копии приказов о предоставлении отпуска, о наложении взысканий, справки о местожительстве, медицинские справки и др., так как они группируются отдельно от личных дел и хранятся три года.

     В личные дела не должны входить документы  второстепенного значения, имеющие  временные (до 10 лет включительно) сроки  хранения. К таким документам относятся  справки с места жительства, о  жилищных условиях, о состоянии здоровья и т.д. [2]

     Личное  дело заводят после издания приказа  о приеме работника. Они хранятся инспектором по персоналу или  секретарем-референтом в сейфе и  выдаются во временное пользование  лишь определенным должностным лицам. Далее в процессе ведения личного дела документы включаются в него в хронологической последовательности. Личные дела уволенных работников должны передаваться на архивное хранение и хранится 75 лет.

     Рассмотрим  составляющие личного дела.

2.1 Автобиография

     Что такое автобиография? Все пошло  от греков: «авто...» (autos — «сам», «био» (bios — жизнь), «графия» — описание). Вот и получается, что автобиография — это самостоятельное описание жизни человека. К этому определению нужно добавить еще одну составляющую — это вольное, свободное описание. Многие известные книги и литературные произведения - настоящие образцы автобиографии.

     Составляется  автобиография на чистом листе, где  нет никаких подсказок (граф, вопросов, пр.). Поэтому человек, не будучи связан какими-либо «регуляторами», самостоятельно описывает свою жизнь. Отличительной  чертой автобиографии является то, что сведения указываются в хронологическом  порядке.

     Основными блоками информации в автобиографии, которая нужна отделу кадров, являются следующие сведения о составителе:

     Фамилия, имя, отчество; дата и место рождения и сведения о родителях.

     Полученное  образование (какие образовательные  учреждения, периоды, результаты). Если составитель автобиографии окончил  школу с медалью, и он считает  эту информацию важной, не следует  ограничивать его в желании рассказать о своих успехах и достижениях.

     После школы следуют все уровни образования (средний, высший, аспирантура и т.д.). Если какое-то учебное заведение  не закончено — указывается причина. О таком основании отчисления, как академическая неуспеваемость, как правило, желающих писать нет. Поскольку  обучение (особенно, в средних и высших образовательных учреждениях) очень часто совпадает с первыми этапами трудовой деятельности, желательно указать, что одновременно с учебой работал (на таких-то предприятиях, в такие-то периоды, в такой-то должности или по такой-то профессии).[1]

     Трудовая  деятельность. Здесь важной является информация о том, на каком предприятии, в учреждении или организации  начал работать, в каком подразделении, в какой должности или по какой профессии.

     Если  на одном предприятии составитель  автобиографии работал длительное время и были перемещения, то указываются подразделения, должности (профессии) и периоды. Если составитель нигде не работал, то желательно указать информацию о том, был ли он официально признан безработным, состоял ли на бирже труда, проходил ли переподготовку и т.д.

     При описании этапов трудовой деятельности можно обратить внимание «автобиографа» на причины увольнений, перемещений  и смены профессии. Указанные  блоки информации являются главными, но не единственными. Одновременно с  обучением, трудовой деятельностью  в жизни человека происходят и  другие важные события. В первую очередь  — это изменение семейного  положения (женился, развелся, овдовел, родились дети и т.п.).

     Для мужчин обязательным является указание периодов воинской службы и срочности, отношения к воинской обязанности, воинских званий. Женщинам в автобиографии  желательно отразить периоды нахождения в отпуске по беременности и родам, по уходу за детьми. Нелишними будут  и сведения о членстве, участии  в профсоюзных и иных общественных организациях (в период обучения в  средних и высших учебных заведениях; на протяжении всей трудовой деятельности), о выполнении общественной работы и  т.д.

     Информация  о поощрениях и наградах в автобиографии, как правило, раскрывается составителем более полно, чем в других документах. Если при заполнении анкеты человек  ограничен графами и вопросами, то здесь у него нет четких регуляторов. Поэтому чаще всего, читая в автобиографии  сведения о поощрениях и наградах, чувствуется, что их писали с гордостью, осознавая значимость своего вклада в общественную и трудовую жизнь.

     В конце автобиографии указываются  паспортные данные, домашний адрес  и телефон, дата составления автобиографии, а также проставляется подпись  составителя. Автобиография не заверяется ни подписью работника отдела кадров, ни иного должностного лица. Не ставится на ней и печать. Автобиография  заполняется от руки разборчивым  почерком, перьевой или шариковой  ручкой. Использование зеленых и  красных чернил (пасты) не разрешается. В автобиографии не допускаются  исправления и помарки.

     Окончательный вариант автобиографии помещается в личное дело. Но не следует забывать о ней навсегда. Произошедшие изменения  в автобиографии составителя  за время работы на предприятии, отражаются в отдельном документе-приложении, так называемом «Дополнении к  автобиографии». Спустя какое-то время  можно целиком обновить автобиографию, при этом старую автобиографию и  дополнения к ней помещают в раздел личного дела «Дополнительный материал».

2.2 Резюме

     Резюме (от фр. résumé) или лат. curriculum vitae, произносится: кури́кулюм ви́тэ — документ, содержащий информацию о навыках, опыте работы, образовании и другой относящейся к делу информации, обычно требуемый при рассмотрении кандидатуры человека для найма на работу.

     Существует  несколько основных форматов резюме: хронологический, функциональный и смешанный.

     В хронологическом резюме опыт работы указан в строго хронологическом  порядке (предпочтительнее использовать обратный хронологический порядок). В функциональном резюме больший  акцент делается на полученных навыках, а не на перечислении мест работы. Этот формат предпочтительнее использовать, если карьера развивалась не по прямой восходящей линии: например, вы были сначала программистом, потом продавцом-консультантом, потом некоторое время безработным, потом снова программистом, руководителем группы программистов и наконец руководителем проекта. Если опыт работы в торговле не имеет отношения к вашей предполагаемой новой работе, не следует делать на нём акцент в резюме.

     Резюме  обычно состоит из нескольких разделов, информация в каждом из которых призвана в кратком виде ознакомить потенциального работодателя со всеми сведениями о кандидате, необходимыми для его приёма на работу. В резюме не следует включать информацию, не имеющую никакого отношения к предполагаемой работе. [3]

     Резюме  должно содержать:

     -контактную информацию кандидата

     -краткое описание должности, на которую он претендует

     -краткое описание основных навыков

     -описание опыта работы по специальности в обратном хронологическом порядке

     -описание образования (дипломы, сертификаты и пр.)

     Иногда  в резюме также включают информацию о членстве в профессиональных ассоциациях, научных публикациях и авторских  патентах.

     Не  следует включать в резюме информацию о желаемом уровне заработной платы. Это лучше указать в сопроводительном письме к резюме (так называемом Cover Letter). Здесь же можно дать любые дополнительные пояснения к резюме.

     В разных странах структура резюме, или CV может отличаться. В последнее  время получили широкое распространение  Интернет-резюме, заполняемые по определённому шаблону и размещаемые на специализированных сайтах рекрутинговых агентств. Существуют также профессиональные службы, предлагающие составление «грамотных» резюме.

     Ещё одним, пока малораспространённым, типом  резюме является видео-резюме, которое  представляет собой короткие видеоролик в котором кандидат рассказывает о себе, своих навыках и пр. И так же как и в случае с Интернет-резюме для них существуют специализированные сайты на которых можно их разместить и компании которые занимаются их записью и размещением.

2.4 Характеристика

     Слово «характеристика» пришло к нам из английского языка. Характеристика является официальным письменным документом, который создается в случаях, когда нужно описать, чьи либо свойства, особенности отличительные черты, достоинства и недостатки и т.д.

     Характеристика  сотрудника для потенциального работодателя должна содержать в себе краткие  сведения о трудовой деятельности человека на предприятии, его осведомленности  в профессиональных вопросах, взаимоотношениях с коллегами, исполнительности. В  характеристике стоит также отразить личные качества, важные для профессиональной деятельности. Так, например, для бухгалтера, кассира достаточно важным является аккуратность, в то время как значимость этого качества для творческого  работника практически ничтожна.

     Ни  в коем случае характеристика не должна превращаться в кальку резюме, автобиографии. Не стоит указывать того, что предшествовало данному месту работы, в том  числе полученное образование. Эту  информацию работодатель почерпнет  из резюме.

2.5 Личный листок по учету кадров

     Личный  листок учета кадров является первичным  учетным документом и составляет основу личного дела работника. Личные дела ведутся, как правило, на руководящих  работников и специалистов организации. Личный листок учета кадров содержит сведения необходимые работодателю при решении вопроса о заключении трудового договора с работником.