Методы борьбы с бюрократией в крупных организациях

Министерство  образования Российской Федерации

Поморский государственный университет им. М.В. Ломоносова

Гуманитарный  факультет 
 

РЕФЕРАТ

Тема:

Методы  борьбы с бюрократией  в крупных 

организациях. 
 

Выполнила студентка 

3 курса, 36 группы,

Социологического  отделения

Гуманитарного факультета

Баснарёва А.Э. 

Проверил: Цветков А.Ю. 
 

Архангельск

2009 

Оглавление:

ВВЕДЕНИЕ                                                                                                         3

1. Понятие «бюрократия»                                                                                   5

2. Бюрократия по М. Веберу                                                                              7

3. Признаки бюрократии                                                                                    9

4. Проблемы бюрократической  организации                                                  11

и методы борьбы с бюрократией

ЗАКЛЮЧЕНИЕ                                                                                               15

СПИСОК  ЛИТЕРАТУРЫ                                                                              17 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

ВВЕДЕНИЕ

При формировании аппарата  управления следует иметь  в виду, что его структура во многом определяет содержание, обоснованность и быстроту доведения до исполнителей принимаемых решений, достоверность и оперативность получаемой информации, содержание работы руководителей и исполнителей и структурных подразделений. Это означает, что аппарат управления организацией должен быть: во-первых, оперативен, т.е. в установленные сроки выполнять возложенные на него функции; во-вторых, надежен, обеспечивая однозначное достоверное отображение состояния производства и результатов принимаемых решений; в-третьих, оптимален, что означает обеспечение нахождения наилучших решений тенико-технологических, организационно-экономических, социальных и экологических аспектов производственно-хозяйственной деятельности организации путем многовариантной их проработки; наконец, в-четвертых, экономичен, т.е. качественно выполнять возложенные на него функции с наименьшими затратами, обеспечивая одновременно снижение административно-управленческих затрат на производство и реализацию продукции (услуг).

«Типы организационной структуры управления прошли сложный путь развития под воздействием совершенствования производственной структуры предприятий, концентрации и специализации деятельности, научно-технического прогресса. Начало этого пути характеризуется появлением линейной организации  структуры управления, сменой ее функциональной, затем заменой последней линейно-функциональной структуры управления и т.д.»¹.

 Многообразие  внутренних и внешних связей организации, высокий организационно-технический уровень и сложность технологии производства, развитие концентрации, углубление специализации, динамичные изменения внешней среды привели к формированию различных типов организационных структур управления.

В современном  менеджменте выделяют два типа организационных  структур управления – бюрократический  и органический, каждый из которых имеет свои специфические черты и, следовательно, сферы своего развития. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

1. Понятие «бюрократия»

«Бюрократия»  дословно переводится на русский  язык как «власть стола». Этим термином обозначают, во-первых, особую систему принципов управления организацией и, во-вторых, слой управленцев, которые применяя эти принципы, на практике их извращают»².

«Термин «бюрократия» может иметь два значения:

1) узкий, привилегированный  чиновничье-административный слой;

2) специфическая  форма социальной организации, в которой исполнительная власть практически независима и проявляет тенденции к произволу, формализму, стремлению подчинить правила и задачи деятельности организации целям своего сохранения и укрепления.

Следует отметить, что значение термина «бюрократия» менялось в зависимости от конкретно-исторической обстановки, приобретало неоднозначную смысловую трактовку в разных трудах». ³

Слово «бюрократия» достаточно часто употребляется  как синоним административного  управления. Этим термином нередко  обозначается рационально организованная система управления, в которой трудятся компетентные служащие.

Управление, предполагающее, что чиновники в своей деятельности следуют определенным правилам, а  не личным оценкам, возникло еще в  Римской империи. Его характеризуют:

- ясно обозначенные  цели;

- большое количество  правил и инструкций, не нарушая  которые нельзя нормально работать;

- предельная  централизация процесса принятия  решений;

- четкое разделение  труда между частями организации  и отдельными людьми, изолированность их друг от друга;

- авторитет руководителя, основанный на должности, и  проч.

Все это вкупе  создает благоприятную почву  для произвола должностных лиц.

Развитие бюрократии обусловлено естественным процессом  специализации в сфере управления и лавинообразным увеличением объема информации. В результате растет число штабных специалистов и одновременно сужается возможность контроля их деятельности. Это ведет увеличению относительной независимости и могущества управленцев.

Западные специалисты  выделяют две их категории – добросовестные и своекорыстные. Первые искренне верят в свою незаменимость, считают, что действуют во имя общего блага, хотя к интересам каждого человека в отдельности относятся безразлично; вторых волнуют только личные проблемы, ради решения которых они готовы идти на все. 
 
 
 
 
 
 

2. Бюрократия по  М. Веберу

«В 1916 году крупнейший немецкий социолог Макс Вебер разработал «идеальный тип» административного управления, обозначив его термином «бюрократия». Её отличительными признаками ученый считал:

- наличие специальных  управляющих, не обладающих собственностью;

- глубокое разделение  труда по функциональному принципу, т.е. по отдельным направлениям  деятельности, позволяющее использовать  узких специалистов – экспертов,  четкое распределение обязанностей;

- наличие канцелярии, или «бюро» (сегодня – офиса), где собраны основные документы  и откуда осуществляется процесс  руководства;

- построение  органов управления по иерархическому  принципу, т.е. на основе ступенчатого  подчинения (лица, подчиненные одним, одновременно являются начальниками других); зависимость числа уровней управления и руководителей от общего количества подчиненных;

- ответственность  каждого менеджера перед вышестоящими  как за свои действия, так и  за подчиненных;

- обязанность  работников прилагать все силы на благо организации; их лояльность по отношению к ней и безусловное подчинение руководителям;

- система официальных  правил, норм, формальных процедур, определяющих права, обязанности  и ответственность руководителей  и сотрудников, их поведение в конкретных ситуациях и служащих основой управления, контроля и координации деятельности;

- построение  внутренней системы отношений  на формальных началах как  взаимодействие между должностями,  а не личностями;

- соответствие  квалификации служащих занимаемой должности, что ограждает их от произвола и увольнений;

- подбор кадров  по формальным признакам на  конкурентной основе с последующим  должностным повышением в зависимости  от старшинства, стажа работы  и достигнутых в предыдущем  периоде результатов;

- поощрение сотрудников исключительно за техническую компетентность.»⁴

Все это вместе, по мысли М. Вебера, делает поведение  управленцев предсказуемым, облегчает  координацию их работы и ее контроль, повышает производительность труда. Главным  достоинством бюрократии М. Вебер считал быстроту принятия решений, компетентность, минимальную конфликтность, обеспечиваемые  единоначалием.

М. Вебер видел  в бюрократии систему, превосходящую  другие по своей четкости, стабильности, дисциплине исполнения. Он полагал, что  «полностью развитый бюрократический механизм выглядит по сравнению с другими организациями точно так же, как машина в сравнении с немеханическими формами производства». Поэтому он рассматривал ее как необходимый и неуничтожимый атрибут любой организации.

Таким образом, бюрократия – это специфическая форма организации труда управленцев, обеспечивающая предельно четкое и эффективное функционирование фирмы и ее подразделений на основе официально установленных норм и правил. Поэтому формальную организацию называют бюрократической. 
 
 

3. Признаки бюрократии

Бюрократический тип  организации исторически  сформировался первым. Главными концептуальными  положениями рациональной бюрократии являются следующие:

1. Организация  –  это прежде всего порядок,  исходным моментом которого служит трудовое поведение персонала, направленное в определенное русло.

2. Необходимое  поведение персонала достигается  регулированием: распределением задач,  распространением соответствующей  информации, разграничением полномочий.

3. Общий порядок  регулирования достигается в результате создания уровней управления, что ведет к формированию уровней иерархии (иерархических связей).

4. Преимущества  иерархической организации достигаются:

- длительным  периодом использования эффективных  методов организации труда, общих  на разных уровнях управления;

- предсказуемостью  поведения членов организации, как во внутреннем их общении, так и при контактах с внешней средой.

5. Ограничение  поведенческого диапазона работников действующими правилами (инструкциями), что создает предпосылки для единообразного поведения персонала.

6. Использование  общих (типовых) правил организационного  поведения повышает эффективность  действий по координации в  организации.

«Главным в бюрократических оргструктурах управления является «должность», а не «человек» с его индивидуальностью. В результате, организация, использующая бюрократические оргструктуры управления, становится «жесткой», ее развитие возможно исключительно благодаря мероприятиям, проводимым извне».⁵

4. Проблемы бюрократической организации и методы борьбы с бюрократией

В бюрократических  организациях отсутствует объективный  механизм выявления, анализа и ранжирования реальных и потенциальных проблем, многие сотрудники игнорируются или вообще остаются неизвестными.

Поэтому результат  управленческой деятельности здесь  зависит не столько от объективных, сколько от субъективных факторов и  прежде всего от личных способностей руководителей, степени их заинтересованности в достижении целей организации.

Общим итогом является бюрократизация, которая усиливается с ростом масштабов управленческой деятельности.

Уничтожить бюрократию полностью нельзя хотя бы потому, что  управленцы все же нужны; нельзя заставить  их не быть бюрократией, а можно лишь держать «в узде», ослабляя или предотвращая некоторые негативные проявления и последствия ее господства.

На практике существует три подхода к решению  этой проблемы.

Технократический. Реализуется путем целенаправленных малозаметных изменений существующего механизма управления, что позволяет снизить сопротивление бюрократии.

Рыночный подход ориентируется на  стихийную подстройку системы управления к меняющимся условиям. Но спонтанность его реализации может привести, наоборот, к росту сопротивления со стороны бюрократии и укреплению ее позиций.

Стратегический  подход ориентируется не на бесперспективный конфликт с бюрократией, а на развитие демократических форм управления организацией с привлечением все той же бюрократии. При этом с учетом реальных условий деятельности и расстановки сил используются игра на интересах и противоречиях отдельных группировок управленцев, их подкуп и проч.

Существует несколько  вариантов реализации такого подхода, важнейшими из которых считаются:

- применение гибких управленческих структур;

- делегирование  подчиненным полномочий и ответственности;

- развитие коллективных  методов принятия решений;

- формирование  принципиально новой модели управления;

- распространение  в системе управления экономических отношений и др. 

Организационно-экономические  методы борьбы с бюрократией.

Прежде всего  бюрократические тенденции ослабляются  переходом к гибким управленческим структурам (проектным, программно-целевым  и матричным).

В проектных  структурах бюрократизации управления препятствует временный характер существования, вследствие чего их руководители попросту не успевают обюрократиться.

В матричных  и программно-целевых структурах руководители подразделений и проектов (комплексных программ) делят между собой управленческие функции. Этим они уравновешивают взаимные притязания, что также ослабляет бюрократизацию.

В вертикальной кольцевой системе совещательных  структур не только улучшается координация  действий руководителей различных  уровней, но и обеспечивается их взаимный контроль.

Бюрократизации препятствует формирование новой модели управления, предусматривающей:

- уменьшение  числа уровней иерархии и переход  от «высоких» управленческих  структур к плоским с соответствующим  расширением прав и ответственности  исполнителей;

- локализацию  максимального числа управленческих  функций непосредственно на низовом  уровне и интеграцию их с  производственными функциями;

- отказ от  узкой специализации работников  и обособленности звеньев управления, их интеграцию;

- резкое сокращение  функций надзора и контроля в пользу консультирования и поддержки исполнителей;

- развитие «рабочего  представительства» и формирование  некоторых направлений внутренней  политики организации (прежде  всего в социальной сфере) в  прямом диалоге руководства и  рядовых работников (их представителей, например, профсоюзов);

- повышение информированности  всех сотрудников;

- внедрение политики «открытых дверей» и принципа максимальной прозрачности, допускающих возможность прямого обращения к вышестоящему руководителю любого ранга, минуя непосредственно начальника.

«Снижает бюрократизацию управления и перевод где только возможно внутренних отношений на экономические рельсы. Речь идет о том, что все подразделения организации получают право реализовывать свои товары и услуги на внутриорганизационном рынке (рынок, как известно, главный враг бюрократии).

Организации, в  которых переплетаются административные и экономические методы управления, получили название многомерных. В них значительно повышаются четкость, гибкость, надежность управления, создается простор для совершенствования его форм и методов, ослабляется негативное воздействие бюрократических тенденций».⁶ 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

«В настоящее время наблюдается растущая значимость для общества бюрократических организационных форм. Бюрократизация, с одной стороны, рассматривается как «объективный процесс в политической сфере: это – ужесточающееся государственное регулирование, рост государственных заказов-заданий, увеличение государственных квот; расширение управленческого аппарата, построенного на бюрократических принципах регулирования и иерархии. С другой же стороны, наблюдается усиливающаяся зависимость граждан и частных организаций (в экономике) от государственного регулирования и от официальных органов управления, а в связи с этим появляются тенденции к самостоятельности данных органов управления» (Майнтц)»⁷. 

Феномен бюрократии в масштабе всего общества вызывает особый вид исследований. Они ориентированы на изучение проблем, возникающих внутри самой бюрократии как способа управления (Мертон). В русле данного направления наиболее интенсивно и детально обсуждаются возможные пути влияния бюрократических структур на методы и эффективность деятельности работников управленческого аппарата. У последних, как предполагается, применение бюрократических средств может в известных условиях становиться самоцелью. В данной же связи рассматривается опасность смещения целей, при котором средства подменяют первоначально установленные цели организации. С этим же связана другая опасность, а именно: политическая рациональность общих и частных целей бюрократической организации также отходит на задний план, а само ее функционирование превращается в самоцель. Возможным следствием этого может оказаться возникновение тенденции, обусловливающей структурный консерватизм бюрократических организаций.

Сегодня, в условиях развивающегося рынка и динамичной жизни общества в целом, дело остается за быстротой, точностью, скоростью  и операционализмом любых действий. Поэтому крупные организации  со слишком усложненным и сильно разветвленным бюрократическим аппаратом скорее всего будут вытеснены организациями, не циклящимися на строгом бюрократизме, а уделяющими главное внимание целям и результатам своей работы, а это означает экономию времени и более эффективную деятельность. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

СПИСОК  ЛИТЕРАТУРЫ

1. Брудер В. Бюрократия [Электронный ресурс]:http://www.humanities.edu.ru/db/msg/81516

2. Веснин В.Р.  Менеджмент: Изд-во Проспект, 2007.

3. Гольдштейн  Г.Я. Таганрог: Изд-во ТРТУ, 2003.

4. Елена Лашкина, Марина Волкова, Тамара Шкель «Как исполнить президентское Послание» [Электронный ресурс]: «Российская газета» - Центральный выпуск №3757 от 28 апреля 2005 г. - http://www.rg.ru/2005/04/28/poslanie.html

5. Макаренко В.П. Бюрократизм и сталинизм.

6. Оболонский А.В. Бюрократия и государство: Очерк, Москва: Инс-т государства и права РАН, 1996, cерия "Новое в юридической науке и практике"

7. Орлов А.И.: Изд-во Изумруд, 2003.

8. Переверзев М.П. Менеджмент учебник: Изд-во Инфра-М, 2007.

9. Чуксин Николай Яковлевич. [Электронный ресурс]: В защиту бюрократии - http://zhurnal.lib.ru/c/chuksin_n_j/bureaucracy.shtml