Методы фактического и документального контроля

Тема 2. Методы фактического и документального контроля

В зависимости от вида информационного обеспечения контроля различают фактический контроль и документальный контроль. Данная классификация является основой деления методов контроля на документальные и фактические. Наиболее эффективно сочетание двух видов контроля, но в некоторых случаях невозможен либо фактический контроль (имущество территориально удалено или утрачено), либо документальный (например, документы уничтожены при пожаре). Поэтому иногда осуществляется только один вид контроля. На выбор вида контроля может влиять оценка вероятности искажения данных, недобросовестности проверяемой организации, целесообразности и экономичности осуществления контрольного мероприятия.

1. Фактический контроль

Фактический контроль предполагает проверку контролируемых объектов в натуре путем инвентаризации, осмотра материальных объектов, контрольного завеса и т.д.

Разграничение контроля на камеральный и выездной наиболее характерно для государственных  органов финансового контроля.

Камеральная проверка проводится по месту нахождения контрольного органа, и как правило, является документальной. Выездная проверка проводится по месту нахождения проверяемой организации и может быть как документальной, так и фактической.

Перевешивание и перемешивание

Это проверка фактического наличия ценностей, зафиксированных в приходно-расходных документах и материалах инвентаризаций.

Данный метод не следует  смешивать с собственно инвентаризацией, хотя он и включает в себя перевешивание, перемешивание, измерение ценностей, упомянутых в документах.

Пример.

АКТ

контрольного перевзвешивания

г. Бишкек                                                                                  20 июля 2012 г.

Мною, ревизором объединения  АО «Таттуу» Эламановой Т.Н., при осуществлении документальной ревизии фирменного магазина №2 было произведено контрольное перевзвешивание товара в присутствии: коммерческого руководителя Акматовой А.А., продавца отдела Ташибековой А.С., грузчика магазина Канатова К.Т.

По накладной от 12.07.12 г. № 208 магазином № 2 получен сахар-песок 500 кг по цене 39 сом за 1 кг, который был впоследствии расфасован в полиэтиленовые пакеты по 1 кг для реализации в зале самообслуживания и на развале.

Проверка проводилась  путем взвешивания на контрольных весах циферблатного типа ВНЦ № 352368, 2-го класса точности, одно деление 5 г. Произведено перевзвешивание 10 пакетов сахара по 1 кг в каждом и определение их среднего веса в присутствии указанных в акте лиц. В результате контрольного взвешивания установлено:

•  вес 10 пакетов сахара-песка  составил — 9 кг 750 г;

•  недовес в контрольной  партии составил — 250 г.

С весом согласны: "_______________________________________

(подписи лиц, присутствующих  при контрольном взвешивании) В ходе проверки жалоб и заявлений со стороны администрации и присутствующих лиц не поступило.

Ревизор                           Эламанова Т.Н         подпись

Присутствующие:  Акматова А.А., Ташибекова А.С. и Канатов К.Т. подписи:

Контрольное перевзвешивание и перемеривание должны производиться только исправными весоизмерительными приборами. Если перевзвешивание производится на весах (циферблатных, настольных, товарных, электронных и др.), где была произведена покупка товара, то эти весы должны быть внимательно осмотрены на наличие пломб, отсутствие механических повреждений, при необходимости отрегулированы по уровню и установлены точно на «ноль».

В случае если весоизмерительные  приборы разбалансированы или вообще непригодны для использования, они  подлежат изъятию, и последующее взвешивание производится на контрольных  весах. В необходимых случаях для проверки весоизмерительных приборов может быть приглашен метролог.

Эффективность метода во многом зависит от своевременности  применения. При проверке приходно-расходных документов он срабатывает чаще всего в момент выполнения хозяйственной операции. Так, ревизор по собственной инициативе или по поручению правоохранительных органов может сверить фактический объем партии груза с содержанием накладной в момент транспортировки или поступления товара на склад покупателя.

Проверка возможна и  по завершении операции, но незамедлительно, пока, например, бестоварный приход не замаскирован столь же бестоварным расходом.

Контрольный замер

Контрольный замер отличается от контрольного обмера способом исполнения: обмер представляет собой измерение внешних параметров (толщина бетонной стяжки, кирпичной кладки и т.д.), а замер — способ определения фактического наличия имущества, находящегося в какой-либо таре, например в цистерне.

Замеры требуют технической  подготовки контролера, так как расчет объема вещества в емкости требует, как правило, познаний о зависимости  объема от температуры, методики пересчета  объема в массу и т.д.

Осмотр территории и имущества

Это проверка реального состояния средств хозяйства, упомянутых в содержании документа, путем осмотра и обследования определенных объектов.

Осмотру могут подвергаться самые различные объекты: производственные помещения, оборудование, территории, склады, продукция и др. К осмотру или обследованию при необходимости привлекают руководителей проверяемого объекта (индивидуальных предпринимателей) или лиц, ответственных за те или иные участки работы и могущих дать необходимые пояснения.

Обследование уполномочены проводить контролеры-ревизоры, представители налоговой службы, финансовой полиции, органы СЭС, инспекторы Госстандарта, представители государственной инспекции труда.

В торговых организациях для проверки многих хозяйственных  операций требуется проводить тщательный осмотр маркировки, товарных знаков, наличия акцизных марок, других отличительных признаков конкретных товаров. Полученные при осмотре данные сопоставляются с содержанием бухгалтерских документов. В тех случаях, когда для проверки документов требуется изучить свойства осматриваемых товаров, к участию в осмотре может быть привлечен специалист-товаровед.

При осмотре весового хозяйства могут быть обнаружены следующие нарушения:

•   отсутствие клейма на весоизмерительных приборах;

•   облегченные  гири;

•   утяжеленные чаши для взвешивания;

•   разбалансированные весы и др.

В свою очередь, осмотр торговых помещений позволит установить нарушения при использовании контрольно-кассовых машин. Все данные, полученные при осмотре, сопоставляются с содержанием бухгалтерских документов.

В случае если необходима более глубокая проверка и выяснение  состояния учета и соблюдения технологического процесса, проверяющее лицо обследует отдельные участки предприятия. В процессе данной деятельности могут быть установлены факты:

•    нарушения  правил хранения продукции;

•    неудовлетворительной организации контрольно-пропускного  режима;

•   сокрытия объектов от налогообложения и др.

Изъятие образцов

В процессе осмотра и  обследования различных объектов проверяющи-ми лицами могут осуществляться отбор проб и изъятие образцов сырья, материалов, продукции для последующего проведения их анализа в условиях лабораторий.

Анализ качества сырья, материалов и готовой продукции

Анализ качества сырья, материалов и готовой продукции  дает возможность выявить факты использования неполноценного сырья, замены одних материалов другими, более дешевыми, недовложения в продукцию, искажения качественных показателей принимаемой или выпускаемой продукции. Подобные факты могут свидетельствовать не только о нарушениях технологии производства, установленных правил, норм, стандартов и технических условий, но и о злоупотреблениях, связанных с созданием неучтенных излишков материальных ценностей.

Данный метод применяется  чаще всего в период обследования состояния работы на том или ином участке деятельности ревизуемой организации. При этом необходимо стремиться к тому, чтобы брать на анализ продукцию, выпущенную до начала ревизии, или сырье, запущенное в производство к тому же времени. В противном случае проверка может оказаться неэффективной.

Если проверка качества возможна без специальных лабораторных исследований и производится прямо на месте нахождения продукции, то обязательное участие в ней должны принять лица, ответственные за данный участок работы, и проверяемые лица. При этом необходимо соблюдать установленные правила, касающиеся методики и техники действий по получению образцов и проб.

Проверка должна оформляться  соответствующим актом, если ее результаты имеют значение для ревизии. В  тех случаях, когда анализ должен производиться в лаборатории, ревизор организует взятие соответствующих проб или образцов сырья, материалов. Данное действие оформляется актом за подписями всех присутствовавших. В ряде случаев возможно оформление получения проб, образцов документами, предусмотренными для различных министерств и ведомств. Результаты лабораторного анализа в виде соответствующего документа прилагаются к акту ревизии.

Контрольный запуск сырья (материалов) в производство

Данный метод применяется  в том случае, когда необходимо:

•    проверить  правильность действующих или ранее  действовавших в ревизуемый период на предприятии норм расхода сырья и материалов;

•   установить фактический  расход, количество отходов, выход готовой  продукции;

•    проверить  технологический процесс, производительность оборудо-вания.

Для этого проводятся соответствующие опытные действия, например, раскрой ткани, выпуск мясопродукции, выпечка хлеба и т.п.

Контрольный запуск сырья  и материалов в производство помогает выявить различные недостатки и нарушения в нормировании и технологии производства, вскрыть хищения и другие злоупотребления, связанные с созданием неучтенных излишков материальных ценностей за счет применения завышенных норм расхода и необоснованного списания сверх норм, изменения технологического режима, искажения качественных показателей продукции.

Необходимо, чтобы производство продукции осуществлялось в таких  же условиях и в том же порядке, как осуществлялось ранее. Лишь при  этом условии результаты проводимой контрольной операции могут быть использованы для установления фактического расхода сырья и материалов при выпуске продукции, получения дополнительной информации о хищении и т.д. Данные об обстановке и процессе производства, существовавших ранее, ревизор получает при изучении соответствующих документов: утвержденных норм, технических условий, технологических карт, производственных журналов, документов по учету расхода сырья и материалов, выхода продукции, лабораторных анализов и др.

Важное значение имеют  объяснения должностных лиц и сотрудников, работавших ранее на предприятии. В результате изучения может быть установлено, что характер и условия производства не изменились. В этих случаях в качестве контрольного может быть взят любой очередной запуск сырья и материалов. Если же данные изменились или были искажены, мероприятие должно быть организовано с учетом этих изменений путем воссоздания прежних условий. Участниками данного контрольного запуска сырья в производство должны быть, как правило, те же работники предприятия, которые до этого работали на данном производстве, в том числе должностные лица, служебная деятельность которых проверяется.

При организации  и проведении контрольного запуска следует иметь в виду, что в целях сокрытия нарушений и злоупотреблений ревизуемые лица нередко подговаривают рабочих или сами пытаются обманным путем изменить те или иные существенные условия эксперимента и исказить его результаты. В связи с этим для лучшего наблюдения и контроля за соблюдением условий эксперимента целесообразно привлекать незаинтересованных лиц либо проводить эксперимент с участием группы ревизоров.

Весь ход данного  мероприятия от начала до конца с  необходимыми подробностями фиксируется в одном или нескольких актах, подписываемых его участниками. Результаты, зафиксированные в акте, используются в дальнейшей ревизионной проверке и отражаются затем в общем акте ревизии.

Контрольная покупка

Контрольная покупка  проводится самим контролером или  покупателем в присутствии двух представителей общественности. Цель — установление соблюдения правил торговли, ведения финансовой или предпринимательской деятельности. В ходе проведения контрольной закупки определяются фактический вес отпущенного товара, правильность денежных расчетов.

Проверяющим лицом имитируются определенные действия, поэтому контрольная покупка, по своей сути, является мнимой сделкой купли-продажи, совершаемой проверяющими лицами лишь для достижения определенной цели и без намерения создать соответствующие ей правовые последствия.

В процессе контрольной покупки контролер или покупатель просит продать ему определенное количество того или иного товара. После того как товар взвешен (отмерен) продавцом, передан покупателю и с ним произведен расчет, покупка объявляется «контрольной» и вызывается заведующий торговым предприятием. В присутствии продавца, заведующего, двух покупателей осуществляется проверка фактически отпущенного товара и правильность расчетов путем перевзвешивания, перемеривания, пересчета товара.

Контрольные обмеры

Контрольные обмеры выполненных работ наиболее часто применяются для проверки выполнения строительно-монтажных и ремонтных работ. С их помощью устанавливаются фактический объем и стоимость выполненных работ и проверяется правильность их отражения в актах приемки работ и нарядах рабочим, а также правильность списания материалов на производство этих работ.

Как правило, обмер осуществляется с привлечением специалистов-строителей. При подготовке обмера определяются конкретные объекты, конструктивные элементы и виды работ, подлежащие проверке. После этого подсчитываются количество и стоимость работ, выполненных с начала строительства и оплаченных по проверяемым актам приемки работ или нарядам. Эти данные сверяют с данными проектно-сметной документации, и выявляют отклонения в характере, количестве и стоимости работ. Если возникает необходимость проверить правильность списания материалов, то подсчитываются виды и количество списанных материалов.

К участию в обмере привлекаются заинтересованные должностные лица, исполнители, ответственные за строительство или ремонт объекта и подписавшие акты приемки работ, наряды и документы на списание материалов — это обычно прорабы, начальники участков. Кроме того, для участия в обмере могут быть приглашены представители заказчика, сметно-проектной организации, рабочие, фамилии которых указаны в нарядах на выполнение проверяемых работ, представители общественности.

Основным способом производства обмеров строительных работ является инструментальный замер (рулеткой, метром, геодезическим инструментом и т.п.). Проверка объемов работ по конструкциям, замер которых не вызывается необходимостью или затруднен, осуществляется по рабочим чертежам и спецификациям после установления соответствия выполненных работ рабочим чертежам и при наличии конструкции в положении, предусмотренном проектом.

При производстве обмера используются следующие документы: акты на выполнение работ, журналы учета  выполненных работ, которые ведутся  по каждому объекту строительства, журналы расхода строительных материалов, наряды работ, акты геодезических замеров, акты технического обследования зданий, акты приемки работ, проектно-сметная документация, данные бухгалтерского учета о списании материалов и др. С помощью обмера проверяются:

•   соответствие характера, количества и стоимости выполненных работ тем, которые указаны в актах приемки и нарядах, а также в проекте и смете;

•   соответствие выполненных  работ составу работ, предусмотренному сметными нормами, на основании которых составлены примененные при расчетах единичные расценки, калькуляции и прейскурантные цены, а также расценками в нарядах;

•   законченность  объектов, конструктивных элементов, этапов и видов работ или их частей (в тех случаях, когда это имеет  значение для ревизии).

Распространенными способами завышения объемов и стоимости работ являются: включение в акты и наряды фактически невыполненные работы; выполнение работ с отступлением от проекта; выполнение работ в меньшем объеме, чем указано в акте приемки; применение определенных расценок при невыполнении полностью состава предусмотренных ими работ; внесение в акты приемки ранее оплаченные работы и др.

Результаты обмера выполненных  работ отражаются в составляемом ревизором совместно со специалистом-строителем акте обмера, который подписывают все участники этого действия.

Если кто-либо из них  откажется подписать акт, то должна быть сделана соответствующая отметка. При несогласии с результатами обмера, указанными в акте, привлеченные к  обмеру лица вправе требовать, чтобы  в акте были записаны их замечания и возражения.

В акте целесообразно  зафиксировать лишь фактически установленный объем работ или только данные замеров. Впоследствии эти данные сопоставляются с бухгалтерскими документами и определяются объемы и стоимость работ, расход материалов и возможные их завышения. При наличии нарушений может составляться ведомость перерасчета стоимости работ.

Получение объяснений

Получение письменных объяснений возможно в случаях, когда выявленные нарушения  могут быть скрыты или необходимо принять срочные меры по их устранению или привлечению должностных (материально ответственных) лиц к ответственности. Объяснения прикладываются к акту ревизии.

Ревизор имеет право требовать  объяснение от любых работников ревизуемого предприятия по вопросам, возникающим в ходе ревизии. От лиц, не являющихся работниками ревизуемого предприятия, он может получать объяснения, обращаясь к ним с соответствующей просьбой.

2. Инвентаризация как метод фактического контроля.

Инвентаризация – один из элементов  метода бухгалтерского учета. Она проводится в целях обеспечения достоверности данных бухгалтерского учета и отчетности. Инвентаризации подвергаются имущество и денежные обязательства.

С точки зрения технологии ревизорского дела инвентаризацию можно рассматривать как метод получения наиболее ценных и достоверных доказательств о реальности и точности статей актива баланса, фактов совершения хозяйственных операций.

Это самый распространенный метод фактического контроля. С его  помощью не только осуществляется контроль за сохранностью собственнос-ти организации, но и обеспечивается достоверность фактических данных о наличии имущества.

Порядок инвентаризации имущества  и финансовых обязательств юридических лиц (кроме банков и организаций, которые финансируются за счет средств бюджета) силами самой организации определяется методическими указаниями по инвентаризации имущества и финансовых обязательств.

Для проведения инвентаризации назначается инвентаризационная комиссия в составе: председатель (должность, фамилия, имя, отчество), члены комиссии (должность, фамилия, имя, отчество). Инвентаризация имущества организации производится по его местонахождению и каждому материально ответственному лицу.

Основными целями инвентаризации являются выявление фактического наличия имущества и неучтенных объектов; сопоставление фактического наличия имущества с данными бухгалтерского учета; проверка полноты отражения в учете обязательств.

Проверка фактического наличия имущества производится при участии должностных лиц, материально ответственных лиц, работников бухгалтерской службы проверяемой предприятии.

До начала проверки фактического наличия имущества инвентаризационной комиссии надлежит получить последние на момент инвентаризации приходные и расходные документы или отчеты о движении материальных ценностей и денежных средств.

Председатель инвентаризационной комиссии визирует все приходные и расходные документы, приложенные к реестрам (отчетам), с указанием «до инвентаризации на «...» (дата)», что должно служить основанием для определения остатков имущества к началу инвентаризации по учетным данным.

Материально ответственные  лица дают расписки о том, что к  началу инвентаризации все расходные  и приходные документы на имущество  сданы в бухгалтерию, отражены в бухгалтерских регистрах или переданы комиссии и все ценности, поступившие на их ответственность, оприходованы, а выбывшие списаны в расход. Аналогичные расписки дают и лица, имеющие подотчетные суммы на приобретение или доверенности на получение имущества.

Сведения о фактическом  наличии имущества записываются в инвен-таризационные описи или акты инвентаризации не менее чем в двух экземплярах.

Инвентаризационная комиссия обеспечивает полноту и точность внесения в описи данных о фактических остатках основных средств, запасов, товаров, денежных средств и другого имущества, правильность и своевре-менность оформления материалов инвентаризации.

Фактическое наличие  имущества при инвентаризации определяют путем обязательного подсчета, взвешивания, обмера.

Проверяемый предприятия должен создать условия, обеспечивающие полную и точную проверку фактического наличия имущества в установленные сроки (обеспечить рабочей силой для перевешивания и перемещения грузов, технически исправным весовым хозяйством, измерительными и контрольными приборами, мерной тарой).

По материалам и товарам, хранящимся в неповрежденной упаковке поставщика, количество этих ценностей может определяться на основании документов при обязательной проверке в натуре (на выборку) части этих ценностей. Определение веса (или объема) навалочных материалов допускается производить на основании обмеров и технических расчетов.

Описи подписывают все  члены инвентаризационной комиссии, материально ответственные лица. В описи в конце материально  ответственные лица дают расписку, подтверждающую проверку комиссией имущества в их присутствии и об отсутствии к членам комиссии каких-либо претензий.

Если инвентаризация имущества проводится в течение  нескольких дней, то помещения, где хранятся материальные ценности, при уходе инвентаризационной комиссии должны быть опечатаны.

3. Документальный контроль

В теории ревизии проверка документов относится к документальным методам контроля. При исследовании документов используют несколько видов проверок.

Формальная  проверка — можно определить как оценка внешнего вида документа: заполнение реквизитов, наличие номера, даты, подписей, наличие исправлений и других визуально различимых признаков.

В данном случае документы  изучают в целях выявления  дефектов в оформлении документов, установления правильности заполнения реквизитов и наличия не оговоренных исправлений, правильности присвоения нумерации, тождественности дат (например, на расходном кассовом ордере — даты оформления и даты получения средств) подчисток, дописок текста и цифр, соответствия документа действующей типовой форме и т.д.

Начальная стадия осмотра  может привлечь внимание проверяющего к отдельным отклонениям от формальных требований:

•    отклонение от правил составления и оформления документов. При этом первичные документы составляются по форме, содержащейся в альбоме унифицированных форм первичной учетной документации. Все самостоятельно разрабатываемые формы документов подлежат обязательному утверждению в составе иных документов, утверждаемых при формировании учетной политики организации;

•   отсутствие каких-либо реквизитов (печати, подписи, части текста и т.п.);

•    наличие сомнительных реквизитов, свидетельствующих о  признаках материального подлога (подчисток, травления, подклеек, приписок, иных изменений цифровых и текстовых записей);

•    наличие излишних реквизитов. Этот факт, как правило, свидетельствует о стремлении определенного лица внешне придать документу наибольшую достоверность и силу;

•    несоответствие документов реальной обстановке их составления, использования и хранения (чистые, немятые путевые листы, накладные материальных складов и др.);

•    противоречия между реквизитами документа. Они  бывают формаль-ными, т.е. между самими реквизитами (например, несоответствие между штампом и печатью по названию предприятия), и логическими, проявляющимися в необычном их сочетании или находящиеся в противоречии с нормальной хозяйственной деятельностью предприятия.

Арифметическая  проверка — это проверка правильности суммы, результата других арифметических действий. Данный метод применяется для определения в документах правильности подсчетов и выявления ошибок или злоупотреблений, завуалированных путем арифметических действий. Типичным способом мошеннических действий является искажение суммы. С ее помощью можно выявить арифметические несоответствия между частными и итоговыми суммами. Названные несоответствия могут быть выявлены как по горизонтальным строчкам (например, при умножении или сложении), так и по вертикальным (правильность подсчета по отдельным колонкам и итоговой сумме, выраженной как в количественном, натуральном, так и в стоимостном выражении). Данная проверка позволяет также установить правильность вычисления процентов, умножения количественных показателей на целостные и т.п.

Арифметически может  быть проверена правильность обобщения данных первичных документов в регистрах бухгалтерского учета, а также правильность переноса данных из регистров бухгалтерского учета в бухгалтерскую отчетность.

С помощью данной проверки могут быть выявлены следующие искажения в первичных и сводных документах:

•   завышение или  занижение итоговых сумм по горизонтальным и вертикальным строчкам;

•    последующие  дописки штрихов и цифр — как  в итоговых суммах, так и в отдельных строчках и колонках.

Отличительными чертами  рассмотренных методов являются их простота в применении и высокая  поисковая значимость при проведении проверок и ревизий. С их помощью  ревизоры могут выявить из большого объема документов наиболее сомнительные и подвергнуть их всесторонней и глубокой проверке.

Вместе с тем подозреваемые  лица с целью сокрытия следов хищений и иных злоупотреблений часто изготавливают подложные документы, которые по своему внешнему виду не отличаются от подлинных и не содержат внутренних противоречий. Подобного рода несоответствия выражаются иногда в виде противоречий в содержании нескольких взаимосвязанных документов, поэтому требуют исследования этих связанных между собой документов.