Методы качественного оценивания систем. Методы типа «мозговая атака» или «коллективная генерация идей». Методы типа сценариев

Государственное образовательное учреждение

высшего профессионального образования

«Российская таможенная академия»

Санкт-Петербургский  имени В.Б.Бобкова филиал

Российской  таможенной академии

Кафедра информатики и ИТТ

РЕФЕРАТ

по дисциплине

«Основы системного анализа»

на тему

«Методы качественного оценивания систем.

Методы  типа «мозговая атака»

или «коллективная генерация идей».

Методы  типа сценариев»

Выполнил: студент 3 курса

заочной формы  обучения

факультета  «Таможенное дело»,

группа № 3112-з Кожахметов О.Ж.

Проверил: доцент Нестеренко Г.Н.

Оценка «____________»

Подпись ____________

«___»_______________ 2013 г.

Санкт-Петербург

2013 г.

ОГЛАВЛЕНИЕ

ВВЕДЕНИЕ

Данная работа ставит своей задачей рассмотрение методов типа «Мозговая атака» и типа «Сценариев» относящимися к качественным методам моделирования. Экономическая стабильность любой организации, ее выживаемость и эффективность деятельности в условиях рыночных отношений неразрывно связаны с ее непрерывным совершенствованием и развитием. При этом совершенствование организации должно осуществляться по принципу адаптации к внешней среде. Сегодня четко прослеживаются факторы, определяющие необходимость постоянного совершенствования и адаптации организации.

Это и рынок сбыта производимой или продаваемой продукции и вида услуг, рынок поставщика или рынок потребителя исходных материалов, энергии, товаров и услуг, финансовый рынок, рынок труда, окружающая природная среда. Без учета этих факторов невозможно планировать стратегию развития. Поэтому успех любого предприятия или организации и возможность их выживания зависят от способности быстро адаптироваться к внешним изменениям. Система управления предприятиями должна отвечать современным рыночным условиям и  обладать высокой гибкостью .Создать такую организацию без проведения исследований  и  системного  анализа невозможно. Особую роль здесь играют  методы качественного анализа проблем. Эта  было актуально всегда, однако до недавнего времени это в большей степени решалось в рамках математических дисциплин, таких, как теория вероятностей, математическая статистика, логика, теория множеств и  др. Сегодня исследование  проблем предприятия во многом определяется тем, какие методы из всего арсенала системного анализа были использованы для решения проблем.

Их грамотное  применение способствует получению  достоверных и полных результатов  в исследовании возникших в организации  проблем. Выбор методов исследования, очень важен. Каждый метод имеет свои достоинства и недостатки.

Всю совокупность методов  оценивания систем можно  разделить на качественные методы и  количественные методы. Качественные методы используются на начальных этапах моделирования, если реальная система не может быть описана в количественных характеристиках, если нет описания закономерности систем. Количественные методы используются на последующих этапах моделирования для количественного анализа вариантов систем. 

1. СУЩНОСТЬ  И ПРИНЦИПЫ МЕТОДА МОЗГОВОГО ШТУРМА

Концепция мозговой атаки получила широкое распространение с начала 50-х годов как "метод систематической тренировки творческого мышления", направленный на "открытие новых идей и достижение согласия группы людей на основе интуитивного мышления". Методы этого типа известны также под названиями мозгового штурма, конференций идей, коллективной генерации идей (КГЦ). Обычно при проведении мозговой атаки, или сессий КГИ, стараются выполнить определенные правила, суть которых сводится к тому, чтобы обеспечить как можно большую свободу мышления участников КГИ и высказывания ими новых идей; для этого рекомендуется приветствовать любые идеи, даже если они вначале кажутся сомнительными или абсурдными (обсуждение и оценка идей проводится позднее), не допускается критика, не объявляется ложной идея и не прекращается обсуждение ни одной идеи. Требуется высказывать как можно больше идей (желательно нетривиальных), стараться создавать как бы цепные реакции идей.

В зависимости  от принятых правил и жесткости их выполнения различают прямую мозговую атаку, метод обмена мнениями, методы типа комиссий, судов (когда одна группа вносит как можно больше предложений, а вторая - старается их максимально критиковать) и т.п. В последнее время иногда мозговую атаку проводят в форме деловой игры. 
На практике подобием сессий КГИ являются разного рода совещания ученых и научных советов, заседание временных комиссий, собрания компетентных специалистов.

 «Метод мозгового штурма» подразумевает получение решения как продукта коллективного творчества специалистов в ходе заседания, проводимого по определенным правилам, и последующего развернутого анализа его результатов». Его сущность состоит в том, что при принятии коллективного решения решаются две основные задачи:

• генерирование новых идей в отношении возможных вариантов развития процесса
• анализ и оценка выдвинутых идей

Метод мозгового  штурма базируется на психологических  и педагогических закономерностях  коллективной деятельности. В традиционных условиях профессиональной деятельности, на деловых совещаниях творческая активность руководителей и специалистов зачастую сдерживается по тем или иным причинам, среди которых существенное место занимают разнообразные барьеры: психологические, коммуникативные, социальные, педагогические и т.д.

В условиях мозгового штурма средством, позволяющим убрать так называемые барьеры, выступает дискуссия, которая помогает высвободить творческую энергию и, включив людей в интерактивную коммуникацию, приобщить их к активному поиску решений поставленной проблемы.

Мозговой штурм  является, по сути, наиболее свободной  формой дискуссии. Главная функция  этой технологии – обеспечение процесса генерирования идей, без их критического анализа и обсуждения участниками.

Успех проведения мозгового штурма зависит от соблюдения двух главных принципов. Первый  принцип заключается в следующем: при совместном обсуждении появляются идеи более высокого качества, чем при индивидуальной работе тех же людей. Это происходит за счет того, что идея, которая сама по себе может быть отвергнута в силу недостаточной обоснованности или непрактичности, дорабатывается совместными усилиями, додумывается другими и тем самым улучшается, становится все более конструктивной и пригодной к осуществлению.

Второй принцип  состоит в том, что если участники  совещания находятся в состоянии генерирования людей, то процесс творческого мышления, господствующего в этот момент, нельзя тормозить преждевременной субъективной оценкой этих идей. В этом принципиальное отличие мозгового штурма от любой другой технологии.

Итак, рассмотрев главные принципы и методологию мозгового штурма, можно сделать вывод о том, что основой методологии является преодоление стереотипов мышления и коммуникативных барьеров, т.е. обеспечение процесса генерации идей, без их критического анализа и обсуждения; успех проведения мозгового штурма основывается на принципе синергии и запрета остановки генерации идей субъективной оценкой.

2. ПРОЦЕСС  ПРИНЯТИЯ РЕШЕНИЯ МЕТОДОМ МОЗГОВОГО  ШТУРМА 

2.1. Этапы  проведения мозгового штурма 

Творческое  мышление, как правило, проходит три стадии:

• генерирование идей, их формулировка;
• оценка или анализ этих идей;
• использование идеи для решения конкретной проблемы или ситуации.

В мозговом штурме эти стадии разделены, и на первом этапе реализуется только первая функция, потому что если выдвигаемая идея сразу же столкнется с оценочным суждением в свой адрес, у участника совещания, автора идеи наступает так называемый «аналитический паралич», который приводит к резкому снижению потока предложений.

Итак, мозговой штурм состоит из следующих этапов:

• подготовительный
• генерирование идей
• заключительный – анализ и оценка идей

Подготовительный этап

Первый этап состоит в подготовке и организации  процесса мозгового штурма. Для реализации технологии в процессе делового совещания  назначается ведущий, который отвечает за организацию и процедурную часть работы. Его функции:

• Формулировка цели и коррекция задачи;
• Подбор участников для последующих этапов работы;
• Решение организационных вопросов (подготовка помещения, техники, флип-чарта, доски или транспаранта, распределение ролей среди участников и т.п.)

Как правило, участники  мозгового штурма делятся на 2 группы: «генераторов» - людей с позитивной установкой к творчеству, обладающих яркой фантазией, способных быстро подхватывать чужие идеи и развивать их: «аналитиков» - людей, обладающих большими знаниями в исследуемом вопросе, т.е. специалистов способных критически оценить выдвинутые идеи. Эта группа оценивает разработанные идеи на основе разработанной ситуации. Однако в случае необходимости может быть создана и третья дополнительная группа – «генераторов контридей»

В начале нужен  небольшой разогрев минут на 15, чтобы  мыслительный процесс вошел в  нужный темп. Можно, к примеру, решить пробную задачу (придумать рекламу  для выдуманных проектов или посмотреть оригинальные видеоклипы)

Этап  генерирования идей

Оптимальный состав группы от 5 до 15 человек. Сам процесс  генерирования идей, поощряемый ведущим, проходит, как правило, в течение 15-20 мин. Однако полная продолжительность  штурма, включающая процесс анализа и оценивания идей, составляет 1,5-2 часа.

Все идеи записываются или стенографируются. Участники  совещания могут выдать более  ста идей.

Весьма важной составляющей, способствующей успеху проведения мозгового штурма, являются особые условия его проведения, опирающиеся на следующие правила, присущие этой технологии:

• отсутствие всякой критики
• поощрение предполагаемых идей
• равноправие участников мозгового штурма
• свобода ассоциаций и творческого воображения
• творческая атмосфера на «игровой поляне» делового совещания
• обязательная фиксация всех высказанных идей
• время для инкубации (группе нужно дать время – час, день, неделю или месяц, чтобы обдумать идеи и затем рассмотреть альтернативные подходы или новые предложения к уже имеющемуся списку)

Как уже было отмечено, руководитель штурма во время генерирования идей обеспечивает психологическую поддержку участников совещания и на протяжении всего штурма вводит «генераторов» в состояние максимальной творческой активности.

Заключительный этап – подведение итогов мозгового штурма

Первая задача группы «аналитиков» - сделать глубинный  анализ проблемы. Затем проводится систематизация и классификация  идей по группам в соответствии с  признаками, по которым их можно  объединить.

Осуществляется  оценка идей на реализуемость.

Затем из общего количества наработанных идей отбирают наиболее оригинальные и рациональные, а потом выбирается оптимальная  идея с учетом специфики творческой задачи, диагностики ситуации и анализа  проблемы, прогнозирования возможных  трудностей.

Составляется  окончательный список практически  используемых идей. 

2.2. Достоинства  и недостатки метода мозгового  штурма

Мозговому штурму также как и многим другим коллективным методам принятия решений свойственны  определенные достоинства и недостатки.

Одно из наиболее важных преимуществ мозгового штурма заключается в том, что во время мозгового штурма поощряется творческое мышление, причем генерирование идей происходит в условиях комфортной творческой атмосферы.

Идет активизация  всех участников процесса. Они глубоко вовлечены в ход генерирования идей и их обсуждение, более гибко осваивают новые идеи, чувствуют себя равноправными.

Лень, рутинное мышление, рационализм, отсутствие эмоционального «огонька» в условиях применения этой технологии снимаются практически автоматически. Раскованность активизирует интуицию и воображение.

Происходит  выход за пределы стандартного мышления. Интерактивное взаимодействие порождает  синергический эффект. Чужие идеи дорабатываются, развиваются и дополняются, уменьшается шанс упустить конструктивную идею.

Привлекается  большое количество идей, предложений, что позволяет избежать стереотипа мышления и отобрать продуктивную идею.

Мозговой штурм  – это простой метод, который  легко понять и легко применять  на деловом совещании. Для его проведения не требуется сложное оборудование, техника, много времени и специально организованная пространственная среда.

Необходимо  выделить также недостатки мозгового  штурма, что поможет избежать появления  проблем при решении задач  методом мозгового штурма.

В связи с  тем, при мозговой атаке поощряется генерирование любых идей, даже фантастических, зачастую его участники уходят от реальной проблемы. В потоке разнообразных  предложений бывает порой довольно трудно найти рациональные и продуктивные идеи. Кроме того, метод не гарантирует тщательную разработку предлагаемой идеи.

Из-за высокой  степени вовлеченности участников совещания ответственность за конечный результат несут все, и если идеи есть у всех, затраты времени на их обсуждение возрастают.

При слабой обученности персонала сотрудничеству и командной работе, участники совещания могут быть не удовлетворены эффективностью своей деятельности. Кроме того, многие участники могут настаивать на своем авторстве обсуждаемых идей и предпочитают быть лидерами творческого процесса за счет тех, кто менее развит и подготовлен.

Также возникают  трудности выбору из большого числа  наработанных идей только тех, которые  будут реально способствовать решению  проблемы или задачи и, следовательно, их можно перевести в конкретные действия.

3. ЗАКЛЮЧЕНИЕ ПО МЕТОДУ МОЗГОВОГО ШТУРМА

Преуспевающие организации – это те, руководителей  и специалистов, формируют у них  эффективные навыки. В данной работе были рассмотрены как существующие виды мозгового штурма, так и инновации в этой области; методология, принципы и этапы проведения мозгового штурма; основные виды технологий мозгового штурма и его модификации.

По-моему мнению, мозговой штурм является неотъемлемой частью процесса принятия решений в  организации. Несомненно, что грамотный  руководитель должен всегда держать на вооружении данную технику принятия решений, ведь она способствует мышлению роста, ориентации на развитие и поиску возможностей, управлению смыслом. Это позволяет коллективу не только выжить в условиях интеллектуальной конкуренции, но и благодаря компетентности и эмоциональной грамотности при внедрении инноваций создать корпоративную культуру, способствующую стабильному успеху, и помочь понять более глубокие причины перемен. Обеспечить жесткое выполнение требуемых правил, создать "атмосферу мозговой атаки", на  советах мешает влияние должностной структуры организации: трудно собрать специалистов на межведомственные комиссии. Поэтому желательно привлекать компетентных специалистов Преуспевающие организации – это те, руководителей и специалистов, формируют у них эффективные навыки.                                                                                                                                   

4. «СЦЕНАРНЫЙ МЕТОД»

Методы подготовки и согласования представлений о проблеме или анализируемом объекте, изложенном в письменном виде получили название сценария.  Этот метод получил широкое распространение при разработке управленческих решений,  также дающий возможность оценить наиболее вероятный ход развития событий и возможные последствия принимаемых решений. Разрабатываемые специалистами сценарии развития анализируемой ситуации позволяют с тем или иным уровнем достоверности определить возможные тенденции развития, взаимосвязи между действующими факторами, сформировать картину возможных состояний, к которым может прийти ситуация под влиянием тех или иных воздействий. Профессионально разработанные сценарии позволяют более полно и отчетливо определить перспективы развития ситуации, как при наличии различных управляющих воздействий, так и при их отсутствии. С другой стороны, сценарии ожидаемого развития ситуации позволяют своевременно осознать опасности, которыми чреваты неудачные управленческие воздействия или неблагоприятное развитие событий. Высказывается мнение, что необходимость в предвидении наиболее вероятного развития ситуации впервые возникла с появлением промышленного производства, поскольку при сезонно повторяющемся сельскохозяйственном производстве в этом не было никакой необходимости. Полностью согласиться с такой точкой зрения трудно, поскольку испокон веков человечество воевало, время от времени вело грандиозное строительство. И без представления возможного развития ситуации такие целенаправленные действия вряд ли бы были возможны. Цель данного раздела работы - раскрыть сущность метода сценариев, рассказать о содержании и назначении, показать принцип построения сценария, указать на достоинства и недостатки данного метода. Цель сценария — изучить условия и найти момент, когда исследуемое  предприятие начнет испытывать кризис и станет разрушаться под воздействием  внутренних причин, даже если никаких посторонних внешних воздействий не последует. Основная идея сценария — предположение, что события будут развиваться и дальше так, как раньше, что те тенденции, которые наметились в прошлом, в основном сохранятся.

5.СУЩНОСТЬ И НАЗНАЧЕНИЕ СЦЕНАРНОГО МЕТОДА Определение сценария

Государственный деятель, занимающий ответственный  пост, и бизнесмен, принимающий важное для судьбы проекта решение, финансист, анализирующий фондовый рынок, хирург, накануне сложной нетрадиционной операции, конструктор, закладывающий основы принципиально нового объекта при принятии важных решений, как правило, пытаются предугадать возможный сценарий развития событий с тем, чтобы принять решение, обеспечивающее успех.

В содержательном плане сценарный метод представляет собой практическую реализацию принципа последовательного разрешения неопределенности. Он включает приемы и методы содержательного  и формализованного описания прогнозируемой ситуации и конкретные методы и алгоритмы построения и исследования сценариев ее развития.

Все процедуры  метода основаны на сочетании содержательного  логико-эвристического анализа с  формальными методами исследований и широком применении новых информационных технологий. Особый аспект метода составляет организация человеко-машинного эксперимента на моделях социально-экономических систем.

Назначение  сценарного метода состоит в обеспечении  научно обоснованными прогнозами принятия решений в конкретных областях управленческой деятельности. Поэтому метод жестко ориентирован на цели прогнозирования, определяемые содержанием принимаемого решения. Это означает, что прогнозируемая ситуация всегда рассматривается под углом зрения вопросов, составляющих решение, т.е. в достаточно узком ракурсе, которым ограничивается описание системы. Как правило, пользуясь методом сценариев приходится отвечать на три основные группы вопросов:

· каковы тенденции  того или иного конкретного аспекта  развития рассматриваемой ситуации в различных, возможных в будущем, условиях и какими факторами эти тенденции определяются?

· с какими проблемными  ситуациями и «узкими» местами может  встретиться развитие исследуемой  системы в будущем и как  это повлияет на прогнозируемое состояние  системы?

· какие управленческие решения и в какой степени влияют на траекторию будущего развития прогнозируемой системы, каковы последствия различных альтернатив рассматриваемого решения, какова область допустимых альтернатив этого решения?

Конкретная формулировка перечисленных вопросов в совокупности определяет целевую установку исследования и позволяет последовательно применять принцип цели в ходе прогнозных исследований.

Сценарный метод построен на понятийном терминологическом аппарате теории систем и системного анализа. Вместо с тем, он оперирует и рядом специальных понятий. Первым среди них является понятие «сценарий».

В контексте  сценарного метода под сценарием понимается гипотетическая картина последовательного развития во времени и пространстве событий, составляющих в совокупности эволюцию исследуемой системы в интересующем исследователя разрезе. В сценарии в явном виде фиксируются причинно-следственные зависимости, определяющие возможную в будущем динамику изменения состояния системы, и условия, в которых эти изменения будут происходить.

Из данного  определения следует, что процесс  построения сценария реализует все  основные функции научного исследования - описательную, объяснительную и предсказательную - и в конечном итоге отражает достигнутый уровень эмпирических и теоретических знаний о прогнозируемой системе.

Сценарий является некоторой  относительной, условной оценкой возможного развития системы, так как всегда строится в рамках предположений  о будущих условиях развития. Которые  чаще всего принципиально непредсказуемы. Другими словами, сценарий отвечает на вопрос: «Что может быть, если условия развития системы сложатся так… ?». Как известно, ничего другого о будущем любой системы узнать нельзя, и в этом смысле сценарий отражает прогностические возможности науки.

6. МЕТОДИКА ПОСТРОЕНИЯ СЦЕНАРИЕВ

Процесс построения сценариев развития системы удобно разделить на два больших этапа - подготовительный, предсценарный  этап и сценарный этап, где синтезируются  и исследуются сценарии.

6.1 Предсценарный этап

Предсценарный этап предназначен для содержательного и формального исследования и описания прогнозируемых процессов, построения моделей системы и подготовки всей необходимой информации для синтеза сценариев. Предсценарный этап должен выполнить описательную и объяснительную функции прогнозных исследований.

Исходным моментом организации процедуры прогнозирования  является уяснение целей и формулировка задач исследования. Прежде всего, требуется  четко определить, для чего делается прогноз, на какую глубину, на какие  вопросы он должен отвечать и с какой степенью подробности, какими параметрами должно быть описано будущее состояние исследуемой системы в различных точках прогнозируемого периода. В качестве основы для определения требований к прогнозу выступает перечень управленческих решений, для обеспечения которых предназначен прогноз. Эти решения могут иметь форму плана, носить оперативный характер или предполагают выбор стратегии развития системы.

Особенностью  социально-экономического прогнозирования  является то, что этот процесс происходит на базе уже накопленных знаний об исследуемой системе. Это позволяет исследователям без специальной предварительной подготовки сформулировать исходную гипотезу о целенаправленном развитии рассматриваемой системы. Исходная гипотеза является первым приближением (исходной точкой) для организации итеративной процедуры прогнозирования. В ходе работы исходная гипотеза обычно сильно изменяется или полностью заменяется другой, однако на первоначальном этапе процесса построения сценариев она играет основополагающую роль.

Следует отметить, что исходная гипотеза в приведенной  структуре может быть разработана  только при хорошем предварительном  знакомстве исследователей с объектом прогнозирования. Если же этих знаний недостаточно, то обычно ограничиваются описанием структуры объекта и изложением идеи о механизме его функционирования и развития в общем виде, т.е. формируется грубое начальное приближение в итеративном процессе познания объекта и прогнозирования его эволюции. Содержание исходной гипотезы характеризует состояние знаний о рассматриваемой системе и отображает проблемные моменты, требующие разрешения в ходе прогнозных исследований. Анализ исходной гипотезы позволяет сформулировать основные задачи, решение которых составляет процесс прогнозирования. Помимо этого, исходная гипотеза содержит информацию, позволяющую приступить к непосредственному исследованию объекта путем построения его матричной формальной схемы.

Системное описание объекта начинается с его декомпозиции на элементы. В своем первоначальном виде структура изучаемой системы описывается в исходной гипотезе. В зависимости от степени изученности объекта декомпозиция осуществляется или с позиции эмпирических знаний и интуитивных представлений исследователя о механизме протекающих в нем процессов или основывается на систематизированной информации и научной теории. В реальных прогнозных исследованиях системы, как правило, имеют место оба случая, так как разные аспекты жизнедеятельности социальных объектов обычно бывают изучены неодинаково, а часть информации может вообще отсутствовать. Помимо прочего это происходит по той причине, что в конкретном прогнозе даже уже изученный объект представляется в новом ракурсе, определяемом специфическими целями прогноза. В соответствии с этими целями приходится иметь дело с такими структурными и функциональными срезами системы, которые чаще всего ранее не рассматривались. Исходная декомпозиция системы уточняется и детализируется в процессе исследования.

Далее, в соответствии с исходной гипотезой о функционировании прогнозируемой системы отбираются и фиксируются факторы, определяющие направление ее эволюции, т.е. возможность перехода из одного состояния в другие в принятой классификации состояний. По результатам этой работы строится матрица «состояния-факторы».

Все факторы делятся на внутренние и внешние, далее проводится классификация по группе факторов, которые в свою очередь делятся на конкретные факторы, составляющие в совокупности группу. За каждым фактором или группой факторов стоит какой-то конкретный объект или явление, которые являются или элементами рассматриваемой системы, или элементами системы более высокого порядка (внешней среды).