Министерское делопроизводство

Введение

 

Документы сопровождают человека уже несколько веков. За это время они неузнаваемо  изменились.

С древнейших времен дошли  до нас различные виды документов, с помощью которых мы узнаем историю  всей нашей страны, особенности быта и различных отношений, складывающихся в те далекие времена

В древности документы  составлялись на самых различных  материалах. В Ассирии - на глиняных табличках, в Индии и Цейлоне - на пальмовых листьях, в Египте - на каменных плитах и папирусах, в  Древнем Новгороде - на бересте.

Изобретенная в 105 г. в  Китае бумага открыла новую эру в жизни документов. На многие столетия она стала практически единственным материалом для оформления.

Реальная альтернатива документам на бумажной основе возникла только несколько десятилетий назад с появлением компьютера.

Документы возникли вместе с письменностью. В начале как  средство закрепления имущественных  отношений, а затем с развитием  письменности, стали средством общения, передачи информации.

Документы являются одним  из важнейших хранилищ человеческой памяти.

Делопроизво́дство (документационное обеспечение управления) — отрасль  деятельности, обеспечивающая создание официальных документов и организацию  работы с ними.

В данной работе рассмотрен такой этап делопроизводства, как  министерское делопроизводство, порядок работы с документами и содержание управленческих документов.

 

 

 

 

1.Министерское делопроизводство.

 

 

В начале XIX в. в результате административных реформ Александра I система государственных учреждений России была подвергнута серьезной корректировке. В состав высших государственных учреждений наряду с Правительствующим Сенатом вошли вновь созданные Комитет министров. Государственный совет.

Коллегии были заменены новыми центральными учреждениями — министерствами. Местные учреждения почти не претерпели изменений.

Новая система управления - министерская, основанная на принципе единоначалия, зародилась в недрах старой коллежской системы: в коллегиях  конца XVIII в. президенты имели более  широкие права, чем ранее. Создание министерств с единолично управляющими министрами было необходимо для более гибкой и оперативной системы управления. Коллегиальный принцип принятия решений не был исключен вовсе из новой системы: сначала коллегии ввели в состав вновь созданных министерств; позже при министрах создали советы, имевшие статус коллегиального совещательного органа. Тем не менее отношение к министрам как к единоличным исполнителям воли царя и определило делопроизводство министерств как "исполнительное".

Манифестом от 8 сентября 1802 г. в России были созданы первые восемь министерств, в замен существовавших Петровских коллегий:

 

- военно-сухопутных сил

- военно-морских сил

- иностранных дел

- внутренних дел

- внешних дел

- коммерции

- финансов 

- народного просвещения

- юстиции

- государственное казначейство на правах министерства.

 
           

Каждому министру предписывалось создать канцелярию и иметь товарища (помощника). Одновременно с министерствами в 1802 г. учрежден Комитет министров - высшее административное учреждение, действовавшее на коллегиальных началах и рассматривавшее дела, выходящие за рамки компетенции отдельного министра и требующие совместного согласованного решения. Несколько позже - 1 января 1810 г. создан Государственный совет - высшее законосовещательное учреждение. Одновременно с этим проведена реформа Сената, который становится высшей судебной инстанцией, выполняя также функцию надзора за правительственным аппаратом. 
 
Окончательно единоличное министерское начало победило лишь с изданием 28 января 1811 г. «Общего учреждения министерств» -законодательного акта, определившего всю систему министерского устройства, включая их делопроизводство и систему взаимоотношений с другими учреждениями и лицами.[1, с.19]. В соответствии с этим актом увеличилось число министерств и произошли некоторые изменения в перераспределении дел между ними.

Структура министерств  имела следующий вид:

Рис.1 «Структура министерств».

 

 

 

Коллегии были сохранены  и расписаны между министерствами. В некоторых случаях в министерство вошла одна коллегия, в других - несколько.

Между министерствами и  коллегиями установились довольно сложные  отношения. Смешение двух начал в  системе управления порождало медлительность в разрешении дел, путаность делопроизводства, не было четкости в организации работы.

25 июня 1811 года был принят закон "Общее учреждение министерств". Закон установил функции, структуру и сферы деятельности министерств, а также единую систему делопроизводства в них. Так же было установлено уже 13 министерств.

Возглавлял министерство министр, назначавшийся императором и ответственный только перед ним, а во время его отсутствия - товарищ министра.

Строгая регламентация  делопроизводства привела к созданию канцелярий - структурных частей учреждений, где было сосредоточено все "письмоводство".

Согласно Закона весь процесс делопроизводства делился на следующие этапы:

- порядок вступления  дел

- движение (производство) дел

- отправление дел

- ревизия

- отчеты (о крайнем  бюрократизме в делопроизводстве  свидетельствовал тот факт, что  документ только в одном департаменте министерства подвергался 34 последовательным операциям).

Согласно Закона - по своему назначению, способу составления  и характеру исполнения служебные  документы учреждений XIX в. можно  разделить на четыре группы: а) внутренние документы; б) переписка присутственных мест и властей; в) просительские документы; г) акты, договоры, обязательства.

Переписка была строго регламентирована. Употребление того или иного вида документа в переписке зависело от степени подчинения учреждения и  должностных лиц.

Инструкциями было установлено, на какой бумаге какие документы писать. Так, все документы канцелярского делопроизводства составлялись на простой бумаге. Прошения, жалобы, отзывы писались на гербовой бумаге. Чиновники должны были строго соблюдать правила использования бумаги для составления того или иного документа.

Так же был строго регламентирован  порядок прохождения документа  по инстанции. В каждой инстанции  входящие и исходящие документы  должны были регистрироваться в журналах: общих в канцелярии и департаментах и частных в отделениях канцелярии и департаментах. Общие и частные журналы состояли из трех частей: 1.для регистрации документов верховной власти; 2.текщих документов; 3.секретных документов.

По срокам исполнения документы делились на три категории: "текущие", "чрезвычайные" и "не терпящие времени".

Дела, решаемые в департаментах  делились на три категории: неотложные; не терпящие времени; обычные.

Кроме того, законом были определены полномочия и обязанности  должностных лиц разных рангов по работе с документами на всех стадиях их прохождения.

"Общее учреждение  министерств" продолжал оставаться  основным законодательным актом,  определяющим существование министерств  вплоть до октября 1917 года.

 

2. Документ и его  функции

 

 В процессе хозяйственной  деятельности людей всякое согласованное целесообразное взаимодействие осуществляется с помощью управления. Связи в системе управления реализуются посредством информации, которая представляет собой обмен сведениями, мнениями, командами между людьми, причем эти сведения, мнения и команды могут передаваться разными способами, в том числе и машинами. [4, с.7].

Важнейшим носителем информации является документ. Слово документ в переводе с латинского означает «свидетельство», «способ доказательства» в широком  смысле. Документ- это материальный объект с закрепленной в нем информацией для передачи ее во времени и пространстве. ГОСТ Р 51141-98 дает современное определение термина «документ». «Документ: зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать» [3].

Важной функцией документа является информационная функция. В документе  фиксируются факты, события, явления  практической и мыслительной деятельности человека.

Документ обладает организационной  функцией. С помощью документа обеспечивается воздействие на группы людей для организации и координации их деятельности. Внешние связи предприятий и организаций обеспечивает коммуникативная функция документа.

Документ несет юридическую  функцию, поскольку его содержание используется в качестве доказательства при рассмотрении спорных вопросов сторонами отношений.

 

 Правила работы  с документами.

 

1. Бланки документов

Документы оформляют на бланках, которые  должны иметь обязательные реквизиты  и установленный порядок их расположения.

Применяют, как правило, следующие бланки:

общий бланк и бланк письма;

бланк должностного лица и конкретного  вида документа:

бланк структурного подразделения.

Бланки документов изготавливают  на светлой бумаге форматов А4 (210×297 мм) и А5 (148×210 мм).

Реже используются формат A3 (297×420 мм) для документов, оформленных в виде таблиц, и формат А6 (105×148 мм) для бланков резолюций.

Устанавливаются два варианта расположения реквизитов на бланках:

продольный - для изготовления документов: приказы, распоряжения, решения, протоколы и т.д.;

угловой - для изготовления документов: служебные записки, письма, акты, положения, инструкции и т.д.

Лист документа должен иметь  поля не менее: левое - 25 мм, правое - 15 мм, верхнее и нижнее - 20 мм.

Документы, отправляемые из организации и подписываемые руководством, оформляют на фирменных бланках (с эмблемой организации).

На этих бланках после наименования организации приводят справочные данные, включающие почтовый и электронный  адреса, номера телефонов и телефаксов и другие сведения по усмотрению организации.

Фирменные бланки изготавливают типографским способом. Эти бланки являются документами  строгой отчетности, учет и выдачу их структурным подразделениям производит канцелярия организации.

Учет бланков осуществляют с помощью порядковых номеров, проставляемых на полях или на обратной стороне листа.

Использование ксерокопий фирменных бланков не рекомендуется.

 

2.Наименование документа

Наименование документа: ПРИКАЗ, СЛУЖЕБНАЯ ЗАПИСКА и т.д. должно соответствовать его содержанию и перечню принятых в организации документов.

Наименование документа  печатают прописными буквами, выделяют полужирным шрифтом и отделяют от следующих далее реквизитов двойным  межстрочным интервалом.

 

3. Дата документа.

Датой документа, в общем  случае, является дата его подписания или утверждения, для протокола - дата заседания (принятия решения), для акта - дата составления.

Для написания даты используют цифровой и словесно-цифровой способы: 01.03.2008 год или 17 января 2008 г.

Словесно-цифровой способ написания дат (например, 09 августа 2008 г.) рекомендуется применять в приказах, актах, протоколах, финансовых документах.

 

4.Адресат документа.

В качестве адресатов  документов могут быть организации, их структурные подразделения, должностные  и физические лица.

При написании адресата в начале указывают наименование организации-получателя и ее структурного подразделения в именительном падеже, затем, при необходимости, должность  и фамилию лица, которому адресован  документ, в дательном падеже, а  также почтовый адрес.

При адресовании документа  руководителю организации или структурного подразделения их наименование входит в состав наименования должности  адресата.

Инициалы должностного или физического лица указывают  перед его фамилией и при печатании  отделяют от нее одним пробелом.

Проставление почтового  адреса не является обязательным для  постоянных адресатов.

 

5. Текст документа

Текст составляют, как  правило, по одной теме. Информация должна быть полной, ясной и четкой, исключающей вопросы. Текст следует  редактировать. Объем текста не должен составлять более двух страниц.

Отчеты, планы и другие документы, содержащие несколько взаимосвязанных  тем, могут быть большего объема, но не должны превышать семь-восемь страниц.

Документы, составленные на основании и во исполнение других документов (например, вышестоящих органов или органов госконтроля), должны содержать ссылки на них: наименование вида документа, организацию-автора, дату издания, номер и т.п.

 

6.Утверждение документа.

Утверждается документ, имеющий нормативный или правовой характер.

Документы утверждаются руководителем организации. Документы, подлежащие утверждению, приобретают  юридическую силу с момента их утверждения.

Слово УТВЕРЖДАЮ печатается на лицевой стороне документа, справа, выше наименования вида документа, прописными буквами (без кавычек и двоеточия), на одном уровне со словом СОГЛАСОВАНО.

Ниже слова УТВЕРЖДАЮ  печатается наименование должности  лица, утверждающего документ, приводятся его подпись, инициалы и фамилия, дата утверждения. 

Подпись

При подписи указывают должность лица, подписавшего документ (на должностном бланке наименование должности дважды не указывается), инициалы и фамилию.

В документах, оформленных  не на бланке организации, следует указывать  наименование должности, включающее наименование организации и структурного подразделения.

Если должностное лицо, подпись которого заготовлена на документе, отсутствует, то документ подписывает  его заместитель или лицо, исполняющее  его обязанности. При этом указывается  фактическая должность и фамилия лица, подписавшего документ. Поправки можно внести от руки, например: зам. или и.о.

 

3. Состав управленческих  документов.

 

Под содержанием управленческого  документа следует понимать всю  включенную в него информацию. При  этом основным информационным компонентом управленческого документа является текст.[5, с.115]

Состав управленческих документов определяется компетенцией и функциями организации, порядком решения вопросов, объемом и характером взаимосвязей с другими организациями  и закрепляется в табеле документов.

Единство правил документирования управленческих действий на всех уровнях  управления обеспечивается применением  ГСДОУ, унифицированных систем документации (УСД) и Общесоюзных классификаторов  технико-экономической информации (ОКТЭИ).

УСД - комплекс взаимоувязанных документов, созданных по единым правилам и требованиям, содержащих информацию, необходимую для управления в определенной сфере деятельности. УСД предназначены для использования как в условиях применения средств вычислительной техники, так и при традиционных методах обработки информации. 

Управленческие документы по наименованию, форме и составу реквизитов должны соответствовать УСД, требованиям  ГСДОУ, положениям (уставам) об организации  и другим нормативным документам, содержащим правила документирования.

В соответствии с действующим  законодательством и компетенцией органы управления издают следующие  распорядительные документы: 
 
- Советы Министров СССР, союзных и автономных республик: постановления, распоряжения и дают поручения;

- Министерства СССР, союзных и автономных республик: приказы, инструкции, указания;

- Государственные комитеты, комитеты и комиссии: постановления,  приказы, инструкции, указания;

- Главные управления  и управления при Советах Министров  СССР, союзных и автономных республик: приказы, инструкции, указания;

- Исполкомы Советов  народных депутатов, их управления  и отделы: решения, распоряжения (исполкомы): приказы, инструкции, указания (правления и отделы);

- Администрация предприятий (объединений), учреждений, организаций: приказы, инструкции, указания;

- Кооперативные организации  - решения;

- Общественные организации  - постановления, распоряжения.

Решения, постановления  и приказы издают во всех случаях, когда необходимо принять нормативный  или индивидуальный акт по основным вопросам компетенции организации. Распоряжения, указания издаются по оперативным вопросам и для организации исполнения постановлений, решений и приказов.

В пределах своей компетенции  организации всех уровней управления могут направлять письма при осуществлении оперативных связей с вышестоящими отраслевыми и функциональными органами, подведомственными и другими организациями и отдельными гражданами. Письма, как правило, должны составляться в том случае, когда невозможен или затруднен бездокументный способ обмена информацией: устные разъяснения, указания (личные или по телефону), инструктирование и др.

Проект управленческого  документа должен быть согласован с  исполнителями (авторами текста), руководителями заинтересованных структурных подразделений  или организаций. 
 
Внутреннее согласование проекта документа должно проводиться в следующей очередности: с отраслевыми, функциональными, территориальными подразделениями, совещательными органами, и, при необходимости, общественными организациями; работниками, ответственными за разрешение функциональных вопросов (главные, старшие специалисты и т.д.); с финансовым подразделением или главным бухгалтером (бухгалтером); с юридической службой; службой документационного обеспечения; с заместителем председателя коллегиального органа или с заместителем руководителя организации, ведающими вопросами, содержащимися в проекте документа. 

Внешнее согласование в  зависимости от содержания документа  должно осуществляться в следующей  очередности:

 

- с подчиненными и неподчиненными организациями, когда последние выступают обязанной стороной в правоотношениях, возникающих вследствие издания правового акта, или когда содержание документа затрагивает их непосредственные интересы;

- с организациями и научно-производственными объединениями, занимающимися исследованиями в той области, к которой имеет отношение содержание документа;

- с общественными организациями - в случаях необходимости или предусмотренных документами этих органов;

- с органами, осуществляющими государственный надведомственный контроль (надзор) в определенной области (санитарный, противопожарный и т. д.);

-   с вышестоящими органами общей или отраслевой компетенции - в случаях, когда законодательством предусматривается возможность совершения управленческих действий, только с разрешения этих органов. 
 
Управленческий документ подписывается или утверждается руководителем организации или замещающим его должностным лицом в соответствии с его компетенцией, установленной правовыми актами (устав или положение об организации, структурном подразделении, должностная инструкция, приказ о распределении обязанностей и др.). 
 
Две или более подписи проставляются в том случае, если за содержание документа ответственны несколько должностных лиц. Документы денежного, материального и кредитного характера, служащие основанием для приема и выдачи денег, товарно-материальных и других ценностей, а также изменяющие кредитные и расчетные обязательства с другими организациями, подписывают руководитель организации и гл. бухгалтер (бухгалтер); совместные документы нескольких организаций подписывают руководители всех организаций. 
 
Документы, составленные комиссией, подписывают все члены комиссии. Решения (постановления) коллегиальных органов подписываются председателем и секретарем.

 

 

 

 

СПИСОК ИСПОЛЬЗУЕМЫХ ИСТОЧНИКОВ

 

1. Кудряев В.А. ОРГАНИЗАЦИЯ  РАБОТЫ С ДОКУМЕНТАМИ: Учебник/  В.А. Кудряев и др. - М.: ИНФРА-М, 1999, 575 с.

2. Замыцкова О.И. Делопроизводство: Учебное пособие. Ростов н/Д:  Феникс, 2001.-416с.

3. Государственный стандарт РФ ГОСТ Р 51141-98 
"Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения" 
(утв. постановлением Госстандарта РФ от 27 февраля 1998 г. N 28)

4. Басаков М.И. Делопроизводство. Учебное пособие для студентов   образовательных учреждений среднего  и профессионального образования.  Изд. 5-е, переработано и доп.- М.: Издательство- торг. корпорация «Дашков и Ко»

5. Рогожин М.Ю. Документационное  обеспечение управления: учеб.- практ.  пособие М.: ТК Велби, Изд-во  Проспект, 2006. 384с