Назначение и состав современных программ MS Office

ФГОУВПО ПЕРМСКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ  ИНСТИТУТ ИСКУССТВА И КУЛЬТУРЫ

Факультет  Культурологии

Кафедра Управления и  Экономики в социально-культурной сфере

Назначение и состав современных программ MS Office.

                                                                     контрольная работа по курсу

                                                                     информационные технологии

                                                                     управления 

  Студентки III курса, группы ЗМТ 31б

                                                                     Абдаловой Елизаветы

                                                                     Проверил:

Пермь

2009

ОГЛАВЛЕНИЕ

Введение

Современные профессии, предлагаемые выпускникам учебных  заведений, становятся все более  интеллектоемкими. Информационные технологии, предъявляющие высокие требования к интеллекту работников, занимают лидирующее положение на рынке труда.

За последнее время  основные подходы в информационных технологиях в основном стабилизировались. Более того, объектно-ориентированная  технология, созданная усилиями Microsoft и других компаний, стала своеобразным стандартом в России и других странах.

Исходя из вышеуказанного, целесообразно уделить внимание офисной технологии Microsoft (графика, тексты, электронные таблицы, базы данных и презентации). Рассмотрим обучение информационным технологиям конкретно на изучении прикладного пакета MS Office. Разделы следующие: MS Word, MS Excel, MS Power Point, MS Access.

Исторически текстовые  редакторы - это предшественники  текстовых процессоров. Они позволяли  составлять и редактировать тексты, но не поддерживали вышеперечисленных  функций. Тем не менее, для задач, не связанных с созданием документов со сложным оформлением (например, для написания текстов программ), текстовые редакторы используются и сегодня.

Среди обилия прикладного  ПО можно выделить группу программ, которые решают задачи самого широкого назначения и поэтому в той или иной степени нужны практически каждому пользователю компьютера, независимо от его профессии. В последние годы такие программные пакеты принято называть офисными.

Сегодня не менее 40 процентов ПК приходится на домашних пользователей, а 90 процентов вычислительных мощностей всех компьютеров (в том числе и на предприятиях) применяются для выполнения той самой рутинной, традиционной работы. Конечно же, здесь речь не идет о тривиальном повышении производительности туда за счет простого увеличения скорости выполнения тех или иных операций.

Эволюция офисного программного обеспечения

Основы современных  офисных программ закладывались  в 70-е годы. Прежде всего, в это  время активно разрабатывались  текстовые редакторы. До появления  текстовых редакторов процесс составления документов часто содержал одну утомительную процедуру: фрагменты текста вырезались из напечатанных страниц и вклеивались в нужные места, а затем скомпонованные таким образом документы вновь перепечатывались. Текстовые редакторы позволили автоматизировать данный процесс, и это было поистине революционное преобразование. С тех пор документы перестали печататься каждый раз с нуля. А возможность иметь стандартные заготовки, вставляемые в текст по мере необходимости, преобразило весь процесс подготовки документов.

В 1979 году компания Micropro International выпустила текстовый процессор Wordstar, который оказал большое влияние  на все последующие разработки в  этой области.

В 1983 году свой первый текстовый  редактор (Multi-Tool Word) представила компания Microsoft и в качестве рекламной акции выпустила около 450 тысяч дисков с демо-версией программы. В 1983 году появилась DOS-версия редактора, в 1984-м - версия для Apple Macintosh и в 1989-м - для Microsoft Windows.

Текстовые редакторы совершенствовались, оснащались все новыми возможностями и на определенном этапе получили статус так называемых текстовых процессоров. Термин «текстовый процессор» обычно применяется для обозначения программ, которые позволяют осуществлять более сложную обработку текста, чем текстовые редакторы (использовать различные элементы оформления, осуществлять автоматическую генерацию номеров страниц, построение оглавления большого документа, проверку правописания и т.п.). Отметим, что зачастую термины «текстовый редактор» и «текстовый процессор» считают синонимами, что не совсем верно.

Исторически текстовые  редакторы - это предшественники  текстовых процессоров. Они позволяли  составлять и редактировать тексты, но не поддерживали вышеперечисленных  функций. Тем не менее, для задач, не связанных с созданием документов со сложным оформлением (например, для написания текстов программ), текстовые редакторы используются и сегодня.

Почти одновременно с  первыми текстовыми редакторами  появились электронные таблицы. В 1978 году была выпущена первая электронная таблица под названием Visicalc (разработчики Дэн Бриклин и Боб Фрэнкстон), которая впоследствии определила целое направление программного обеспечения (ПО).

Visicalc оказалась одной  из программ, принесших популярность персональным компьютерам, на которых она впоследствии применялась.

Электронная таблица  позволила автоматизировать процесс  обработки больших объемов данных, которые могут быть представлены в табличной форме. Несложно заметить, что большую часть обрабатываемых в офисе данных можно представить в виде таблиц: адресные книги, картотеки, учет командировочных расходов и т.д.

В качестве информации в  таблицах могут находиться данные самого разного формата (числа, символьные строки, даты и т.д.), но в целом, конечно же, электронные таблицы ориентированы на обработку числовых данных.

Принцип работы электронной  таблицы можно описать следующим  образом. Программа организует данные в виде таблицы, каждая клеточка (ячейка) которой предназначена для хранения различных значений. При этом ячейка может играть такую же роль, как переменная в математике: она имеет обозначение и может принимать разные значения. В ячейках можно хранить не только данные, но и формулы, по которым вычисляются значения в этих ячейках. Самый простой пример - подведение итоговых значений, сложение значений по столбцам и строчкам таблицы. Электронная таблица может применяться не только для расчетов, но и как инструмент для пользователей, имеющих дело с любой структурированной информацией.

Наиболее популярная сегодня система электронных таблиц Excel появилась в середине 80-х. В 1984 году специалисты Microsoft приступили к работе над первыми вариантами этой электронной таблицы для ПК и Macintosh, финальные версии которых вышли в 1985 году.

В 1984 году выпускником Беркли Бобом Гаскинсом была разработана программа PowerPoint, предназначенная для создания слайдов для проведения презентаций. Черно-белая версия PowerPoint под номером 1.0 была выпущена в 1987-м для компьютера Apple Macintosh и в том же году была приобретена компанией Microsoft. В 1988 году появилась Windows-версия программы.

В 1988 году была представлена ранняя версия интегрированного пакета Microsoft Office, который включал текстовый и табличный процессор, средство создания презентаций и почтовую программу. Со временем данный набор стал фактическим стандартом для офисных приложений.

Идея интегрированного офисного пакета состояла в том, что  набор взаимодействующих программ может дать больше, чем сумма не связанных между собой приложений. Выпуск подобного комплекта программ оказался весьма востребованным: набор различных текстов, создание документов, финансовые расчеты и обмен электронной почтой - это именно тот круг задач, который приходится выполнять подавляющему большинству офисных служащих.

Первый пакет Microsoft Office был выпущен для компьютеров Macintosh. Лишь после выхода и популяризации операционной системы Windows 3.x разработка офисного ПО для ПК стала для Microsoft приоритетным направлением. Первая версия пакета MS Office для Windows под номером 3.0 вышла в 1993 году. Набор программ включал текстовый процессор Word 2.0, табличный процессор Excel 4.0, презентационное приложение PowerPoint 3.0 и почтовую программу Mail. Системы управления базами данных (СУБД3) в составе Office тогда еще не было. СУБД Access, которая впоследствии стала одним из компонентов MS Office, появилась лишь в начале 90-х годов. СУБД Access ориентирована в первую очередь на пользователей Microsoft Office, имеющих потребность в создании своих баз данных и незнакомых с программированием. В принципе системы управления базами данных возникли еще на заре развития компьютерной техники. Первоначально это были разработки отдельных пользователей, написанные для осуществления доступа к собственным базам данных, а в 70-х годах появились и коммерческие версии СУБД.

Идея объединения универсальных  офисных инструментов, не привязанных  к конкретному виду делопроизводства, послужила основой всемирной  популярности пакета MS Office.

Дело в том, что организация  делопроизводства в том или ином офисе связана с автоматизацией конкретных функций: бухгалтерский учет, материально-технический учет, планирование основной деятельности, управление кадрами и т.д. Для каждого из перечисленных профилей создаются свои наборы программ, так называемые автоматизированные рабочие места (АРМ).

АРМ представляет собой  набор программных приложений для  выполнения конкретной роли на предприятии (работник склада, менеджер по запчастям, продавец магазина, кассир-бухгалтер, руководитель организации и т.д.). При этом один и тот же сотрудник может исполнять одновременно несколько ролей. Существует большое количество программ, каждая из которых соответствует одному из перечисленных автоматизированных рабочих мест и каждая привязана к специфике конкретного АРМ, что соответственно ограничивает ее область распространения, делает зависимой от национального делопроизводства, изменений законодательства, специфики предприятия и т.п.

Особенностью интегрированных  офисных пакетов, таких как Microsoft Office, является то, что в них нет отдельных программ для конкретных сотрудников предприятия (бухгалтера, юриста, сотрудника отдела кадров и т.п.), но максимально автоматизированы те задачи, которые могут быть востребованы каждым из этих пользователей. Именно этот подход позволил компании Microsoft сделать свой комплект офисных программ востребованным самыми разными категориями пользователей во всем мире. В известной мере MS Office играет роль базовой платформы, на которой другие поставщики могут строить свои продукты для документооборота.

В начале 90-х годов  доступ в Интернет стал достаточно массовым, и определенную популярность получила глобальная гипертекстовая система, использующая Интернет в качестве транспортного  средства, так называемая Всемирная паутина (World Wide Web или просто Web). Web-технология позволила расположить миллионы документов на Web-серверах, связав эти документы ассоциативными ссылками - гиперссылками. Для представления документов в Web был предложен специальный язык гипертекстовой разметки HTML - HyperText Markup Language. Применение HTML-формата обеспечило единое информационное пространство для всех пользователей, работающих в Интернете. Для просмотра документов на Web-серверах были разработаны специальные клиентские приложения - Web-браузеры.

Вскоре стало очевидно, что офисная работа должна включать инструментарий для использования Web. Поэтому в 1995 году Microsoft, как крупнейший производитель офисного программного обеспечения, объявила о программе добавления Интернет - возможностей ко всем своим продуктам.

Билл Гейтс заявил: «Успех Интернета - самое важное достижение в мире вычислительной техники с  тех пор, как в 1981 году появился первый IBM PC. Аналогия с этим персональным компьютером  уместна по многим причинам. Компьютер  типа IBM PC никогда не был верхом совершенства. Многое в его архитектуре или «взято с потолка», или просто неудачно. Но несмотря ни на что его популярность достигла таких высот, что он превратился в стандарт. И кто бы ни пытался бороться против этого стандарта (зачастую вполне обоснованно), все попытки неизменно заканчивались провалом, потому что остальные фирмы продолжали работать над совершенствованием ПК». И дальнейшее развитие MS Office шло уже с учетом Интернет - возможностей.

HTML стал полноправным  форматом файлов, создаваемых в  приложениях MS Office. Документы, сохраняемые в формате HTML, давали возможность их просмотра при помощи браузера, и при этом их по-прежнему можно было редактировать в соответствующих программах Office, используя все имеющиеся средства исходных приложений.

В октябре 2003 года появился новый продукт, Office System. Основой Office System стал пакет Microsoft Office 2003. К тому же, помимо Microsoft Office 2003, в который вошли такие популярные продукты, как Word, Excel, Power Point, Access, туда был включен еще целый ряд приложений.

Например, в состав Office System было добавлено новое приложение OneNote 2003 - программа для записи заметок  и управления ими. Используя OneNote, можно  записывать, упорядочивать и повторно использовать заметки на переносном или настольном компьютере.

Кроме того, Office System содержит программу FrontPage 2003 - средство для создания Web-узлов и управления ими.

В Office System имеется также Microsoft Publisher 2003 - удобная настольная издательская система, предназначенная, прежде всего для бизнес - пользователей, желающих выпускать собственные маркетинговые материалы, не обращаясь за помощью к профессиональным дизайнерам. Microsoft Publisher обеспечивает создание и оформление маркетинговых и информационных материалов высокого качества.

Эта программа обладает многими возможностями Word, но если главная  задача Word - формирование содержательной основы документа, а получить с помощью Word полиграфическую продукцию высокого качества невозможно, то назначение Publisher - реализация документа в виде высококачественного полиграфического издания. Наибольшее распространение программа Publisher получила в области изготовления красочных буклетов, каталогов, пригласительных билетов, поздравительных открыток и т.д., поскольку содержит все необходимые для этого инструменты, шаблоны и заготовки для разного вида печатной продукции.

В Office System также входит целый ряд других приложений, которые  остаются за рамками этой книги.

Office System развивается не  только за счет новых приложений: в ней реализованы важные технологические решения, и в частности расширенная поддержка языка разметки XML.

XML широко используется для передачи бизнес - данных через Интернет, устраняя проблему несовместимости программ, компьютерных сетей, структур данных и операционных систем. Кроме того, XML обеспечивает удобный способ обмена данными. XML позволяет автоматизировать обмен данными, не прибегая к большому объему программирования. Поскольку данные XML представлены в текстовом виде и не связаны с конкретными языками программирования, становится возможным обмен данными между несовместимыми системами.

XML следует рассматривать  не как замену HTML, а скорее как  надстройку над ним. HTML создан  для отображения данных и фокусируется  на том, как данные выглядят, в то время как XML разработан для описания данных и концентрируется на том, что собой представляют данные. Преимущество XML по сравнению с HTML заключается в том, что он отделяет интерфейс пользователя от структурированных данных. Отделение данных от их представления позволяет интегрировать данные из различных источников.

Поддержка XML обеспечивает интеграцию офисных программ со специализированными  системами управления бизнесом.

Офисная среда постоянно  меняется, возрастает роль Интернета, увеличивается интенсивность обмена информацией, растет значение производительности отдельных сотрудников и рабочих групп.

Для чего нужны  компьютеры

Еще в начале 60-х годов  американский ученый Джозеф Ликлайдера (которого сегодня с полным основанием считают одним из отцов Internet) высказал мысль о том, что одним из главных назначений компьютеров должна стать автоматизация рутинной работы человека. В те времена эта идея казалась просто шуткой профессионала, который иронизирует над простыми смертными, многие из которых вообще не имели представления о существовании вычислительной техники.

Действительно и тогда, и спустя еще почти два десятка  лет областью применения компьютеров  считалось исключительно решение  неких принципиально новых и  очень сложных математических задач. Однако сфера интересов вычислительной техники очень быстро расширялась, причем именно за счет продвижения в сторону "традиционных" задач в различных областях деятельности человека (на первых порах, особенно проведения разнообразных экономических расчетов, хранения и обработки архивных данных, управления технологическими процессами).

Спектр решаемых компьютером  практических вопросов начал экспотенциально  расти с появлением в середине 80-х годов персональных компьютеров, доступных не только предприятиям, но и частным лицам.

В результате сегодня не менее 40 процентов ПК приходится на домашних пользователей, а 90 процентов вычислительных мощностей всех компьютеров (в том числе и на предприятиях) применяются для выполнения той самой рутинной, традиционной работы. Конечно же, здесь речь не идет о тривиальном повышении производительности туда за счет простого увеличения скорости выполнения тех или иных операций.

Основной эффект заключается  в возможности объединения воедино  нескольких разрозненных функций, благодаря  которой многие ранее необходимые операции становились просто ненужными. Кроме того, возникают некоторые принципиально новые, ранее недоступные функции.

Самый простой пример — подготовка некоторого объемного  документа, например, отчета о НИР  на 100 страниц. На его оформление (с момента создания исходного рукописного варианта) уходило до месяца работы нескольких человек, причем львиная доля времени тратилась на объяснения машинистке, как разобраться в этих бумагах. Помните интермедию в исполнении Владимира Винокура: «здесь играем, здесь не играем, на это вообще не смотрите, а этот кусок на обратной стороне», потом проверить, что получилось, и вновь объяснить машинистке, что нужно исправить. А когда отчет был готов, оказывалось, что пропущены один раздел и несколько параграфов. О подготовке и вставке иллюстраций не приходится даже говорить...

Программы для  офиса и дома

Среди обилия прикладного  ПО можно выделить группу программ, которые решают задачи самого широкого назначения и поэтому в той  или иной степени нужны практически  каждому пользователю компьютера, независимо от его профессии. В последние годы такие программные пакеты принято называть офисными.

Однако следует иметь  в виду, что для многих технологических  производств на рабочих местах требуются  жестко определенные программы, без всяких «архитектурных излишеств». Так, для операциониста в сберкассе какие-либо «непрофильные» программы категорически запрещены. Но дома он все равно столкнется с офисными и многими другими приложениями.

Созданием таких программ занимаются многие ведущие мировые разработчики (например, Corell и Sun), однако лидирующие позиции здесь уже многие годы занимает корпорация Microsoft, фактически определяющая стандарты де-факто в этой сфере. Стоит отметить, что для достижения успеха на рынке продуктам Microsoft пришлось (примерно лет 10 назад) вступить в жесткую борьбу с тогдашними фаворитами, например текстовым редактором WordPerfect и электронными таблицами Lotus 1-2-3.

Начав разработку офисных  пакетов, Microsoft сразу же поставила  целью создание не отдельных программ, а комплекса взаимосвязанных и взаимно дополняющих приложений под названием Microsoft Office. История развития этой системы, в ходе которой расширялись функции ранее созданных программ и появлялись новые приложения, представляет интерес не только с технологической точки зрения. На самом деле этот процесс достаточно точно отражает увеличение сферы применения компьютерных технологий «среднестатистическим» пользователем. Он является иллюстрацией того, как специальные задачи, доступные ранее только профессионалам, переходят в разряд обыденных для неискушенного пользователя.

Microsoft Office. Состав, назначение, основные программы-приложения

Для выполнения основных задач компьютерной обработки данных в современных офисах целесообразно  использовать не отдельные программы, а интегрированные пакеты офисного обслуживания. В них реализуется не просто объединение больших автономных программ в пакеты, а их интеграция в прикладные программе комплексы, означающая их полную унификацию. Программы в них имеют общий пользовательский интерфейс и единообразные подходы к решению типовых задач по управлению файлами, форматированию, печати, работе с электронной почтой и т. д.

Некоторое время на рынке прикладных офисных программных продуктов доминируют пакеты фирмы Microsoft Office 97 и 2000. Последние версий этих офисных комплексов содержат средства коллективной работы, более тесной интеграции компонентов, а также средства взаимодействия с Интернет.

Microsoft (MS) Office 2000 может  работать под управлением операционных систем Windows 95, Windows 98, Windows NT, Windows 2000. Необходимая для эффективной работы конфигурация компьютера зависит от используемой операционной системы, но минимально достаточный набор включает:

1. микропроцессор Pentium любого типа;
2. оперативную память емкостью не менее 32 Мбайт;
3. объем свободного дискового пространства 300 Мбайт;
4. видеоадаптер с памятью не менее 4Мбайт.

Комплект Microsoft Office 2000 поставляется в нескольких вариантах, включающих разное количество основных приложений:

• Office 2000 Standard — предназначен для пользователей, которым нужен базовый набор средств для делопроизводства, расчетов и анализа информации, а также для создания и публикации документов в сети Интернет;
• Office 2000 Professional — дополнительно обеспечивает средства работы с большими базами данных в настольных издательских системах, а также для управления малым бизнесом;
• Office 2000 Premium — самый полный универсальный вариант поставки;
• Office 2000 Small Business — ориентирован в основном на решение задач малого бизнеса;
• Office 2000 Developer — предназначен для профессиональных разработчиков, включает в себя большое число дополнительных средств и приложений разработки программ, дополнительную электронную и печатную документацию.

Основные приложения Microsoft Office:

1. Word — текстовый процессор, предназначен для создания и редактирования текстовых документов;
2. Excel — табличный процессор, предназначен для обработки табличный данных и выполнения сложных вычислений;
3. Access — система управления базами данных, предназначена для организации работы с большими объемами данных;
4. Power Point — система подготовки электронных презентаций, предназначена для подготовки и проведения презентаций;
5. Outlook — менеджер персональной информации, предназначен для обеспечения унифицированного доступа к корпоративной информации;
6. FrontPage — система редактирования Web-узлов, предназначена для создания и обновления Web-узлов;
7. Photo Draw — графический редактор, предназначенный для создания и редактирования рисунков и деловой графики;
8. Publisher — настольная издательская система, предназначена для создания профессионально оформленных публикаций;
9. Small Business Tools — специализированный инструментарий, предназначенный для работы с информацией и осуществления бизнес - анализа;
10. Internet Explorer.— Web-обозреватель для сети Интернет, предназначен для поиска данных разного типа.

Кроме основных приложений Microsoft Office содержит также множество  вспомогательных программ, используемых для создания и включения в, базовые  документы различных объектов в виде диаграмм, рисунков, формул и т. д. К ним относятся:

• MS Graph — предназначен для создания различных графиков и диаграмм на основе числовых рядов и таблиц;
• MS Equation Editor — предназначен для создания и редактирования научных формул;
• MS Office Art — графический редактор, предназначен для создания рисунков, геометрических фигур, блок-схем и т. д.;
• MS Word Art — предназначен для создания и красочного оформления заголовков и других элементов текста;
• MS Photo Editor — предназначен для обработки и преобразования тоновых рисунков, фотографий, объектов, считанных сканером;
• MS Clip Gallery — предназначен для включения в документ имеющихся рисунков, пиктографических изображений, звуковых объектов;
• MS Organization Chart — предназначен для построения иерархических структурных схем и блок-схем.

Microsoft Office 2000 обеспечивает:

• Простоту в эксплуатации и поддержке. Имеются удобный интерфейс и справочная система, расширенный набор мастеров и шаблонов, улучшенные возможности коллективной обработки документов;
• Расширенный набор интеллектуальных инструментов. В состав Microsoft Office входят простые в использовании интеллектуальные приложения, которые обеспечивают автоматизацию работы пользователя, позволяя сократить время выполнения задач;
• Поддержку передовых технологий Интернета. Значительно расширены возможности взаимодействия с Интернетом и интрасетями;
• автоматическую подстройку интерфейса. Приложения Microsoft Office могут в процессе работы автоматически подстраивать набор команд меню под конкретного пользователя;
• простоту инсталляции и восстановление работоспособности системы. Новая программа инсталляции Windows Installer обеспечивает упрощение процедуры развертывания Office 2000 и осуществление поддержки.

Развитие офисных  пакетов как зеркало

 роста потребностей  пользователей

За последние шесть  лет Microsoft выпустила четыре версии комплекта MS Office — 4.0 (1994 год), 95 , 97 и 2000. Далее мы рассмотрим состав и назначение приложений, входящих в состав MS Office 2000. Однако следует  иметь в виду, что этот комплекс продается в виде 5 выпусков, с разным составом программ: Стандартный, Для Малого Бизнеса, Профессиональный, Расширенный и Для Разработчиков. "Расширенный" выпуск включает все перечисленные ниже программы, "Для Разработчиков" (точнее, Developer Edition, так как этот вариант поставляется только в англоязычном варианте)  - дополнительно содержит расширенные средства программирования, о которых речь пойдет позднее.