Новые информационные технологии обработки документов, их влияние на организацию службы делопроизводства

Федеральное агентство по образованию

Нижегородский государственный лингвистический  университет

им. Н.А. Добролюбова 
 
 

      Реферат на тему:

     Тема: «Новые информационные технологии обработки документов, их влияние на организацию службы делопроизводства» 
 
 
 
 

Выполнила: Багрецова А. М.  группа 8 ДВ

     Проверила: Родькина О. Я. 
 
 
 
 
 
 
 

Г. Нижний Новгород

2011 г 

     Оглавление 

Введение

Глава 1. Делопроизводство и новые информационные технологии

1.1 Определение  терминов «делопроизводство» и  «новые информационные технологии»,  их взаимодействие. Информационные  системы

1.2 Автоматизация  делопроизводства

1.3 Электронный  документооборот

Глава 2. Нормативное регулирование использования  новых информационных технологий в  делопроизводстве

2.1 Федеральные  законы

2.2 Национальные (государственные) стандарты

2.3 Иные  нормативно-методические документы

Глава 3. Примеры использования систем электронного документооборота (СЭД)

3.1 «Дело»  – система автоматизации делопроизводства  и электронного документооборота

3.2 DocsVision 4.0. Приложение «Административное  производство»

3.3 Опыт  некоторых госструктур в автоматизации  делопроизводства и внедрении  СЭД

Заключение

Список  использованных источников и литературы

      Введение

     Управленческая  деятельность в России, как и во всех развитых странах, осуществляется с помощью документов, которые  одновременно являются источником, результатом  и инструментом этой деятельности.

     На  сегодняшний день документ является основным способом представления информации на любом современном предприятии.

     Неоспорима  важность сохранности и умелого  использования информационных ресурсов предприятия для успешного ведения  бизнеса. Способность принять верное решение и вовремя отреагировать  на ситуацию, гибко реагировать на все изменения рынка зависит  не только от таланта и опыта руководителей. Эффективность управления предприятием зависит и от того, насколько разумно  в нем организовано управление документооборотом.

     Фактически, малоэффективное использование  накопленной информации (или, еще  хуже, ее утрата) может привести к  потере всего бизнеса. Ведь вовремя  не полученная информация или документ - это, прежде всего, потерянные деньги, время и упущенные возможности.

     Вследствие  этого, на любом предприятии, где  ведется активная работа с различными документами, рано или поздно встает проблема систематизации, обработки  и безопасного хранения значительных объемов информации.

     Важную  роль в оптимизации деятельности предприятия любого размера и  профиля деятельности играют современные  системы электронного документооборота.

     С развитием научно-технического прогресса, новые информационные технологии стремительно охватывают все больше сторон человеческой жизни. Неудивительно, что такая  важная часть административной деятельности, как документационное управление обеспечения, вплотную подошла к использованию  новых технологий.

     Существует  мнение, что в настоящее время  только около 30% всей корпоративной  информации хранится в электронном  виде (как в структурированном - в  базах данных, так и в неструктурированном).

     Вся остальная информация (около 70%) хранится на бумаге, создавая немалые трудности  при ее поиске и обработке. Тем  не менее, это соотношение постепенно меняется в пользу электронной формы  хранения (в частности, через развитие электронных архивов).

     В настоящее время на большинстве  российских предприятий документооборот  в виде договоров, прайс-листов, приказов, деловой переписки, финансовой документации, и т.д., хранится как в бумажном, так и в электронном виде (часто  неупорядоченно на файл-сервере). При  этом практически неизбежно возникает  дублирование информации, а также  не обеспечивается поддержка разных версий документов и безопасность их хранения. То есть, и при преобладании электронной формы хранения документов, они не всегда используются эффективно.

     Необходимость автоматизации документооборота организаций  определяет актуальность данной темы. 

      Глава 1. Делопроизводство и новые  информационные технологии 

     1.1 Определение терминов «делопроизводство»  и «новые информационные технологии, их взаимодействие. Информационные  системы

Итак, делопроизводство (согласно ГОСТу Р-51141-98 «Делопроизводство  и архивное дело. Термины и определения», утв. постановлением Госстандарта РФ от 27 февраля 1998 г. N 28) – это отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными документами.

     Управление  можно представить как последовательный процесс:

• получения информации;
• обработки информации;
• принятия решения;
• доведения решения до сведения исполнителей;
• исполнения решения;
• подведения итогов.

     При этом необходимая информация для  принятия решений и сами решения  могут быть представлены в виде документов (в документированном виде). Поэтому  делопроизводство называют также  документационным обеспечением управления (ДОУ).

     На  работу с документами работники  сферы управления затрачивают в  среднем до 60 % рабочего времени. Объем  технической работы с документами  нередко настолько велик, что  мешает продуктивной деятельности предприятия. Поэтому рациональная организация  делопроизводства рассматривается  как одна из важнейших задач, обеспечивающих эффективное управление.

     Делопроизводство  состоит из двух неразрывно связанных  компонентов:

1. документирования (записи информации на различных носителях по установленным правилам)
2. организации работы с документами, которая заключается в организации документооборота, хранении и использовании документов в текущей деятельности предприятия.

     На  предприятии должен быть установлен единый порядок составления документов и работы с ними. Правила работы с документами на конкретном предприятии  представляют собой систему делопроизводства, которая представляет собой совокупность:

• общепринятых принципов обработки документов;
• приемов в работе с документами конкретного предприятия.

     Разработка  новых информационных технологий в  управлении, новых офисных программ осуществляется на основе традиционных правил делопроизводства (регистрация  документов, их согласование, контроль их исполнения, исполнение, архивное хранение, и т.п.)

     Информационные  технологии (ИТ, от англ. information technology, IT) – широкий класс дисциплин  и областей деятельности, относящихся  к технологиям управления и обработки  данных, в том числе, с применением  вычислительной техники.

     Согласно  Федеральному закону № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и защите информации», информационные технологии - процессы, методы поиска, сбора, хранения, обработки, предоставления, распространения  информации и способы осуществления  таких процессов и методов.

     В настоящее время под информационными  технологиями чаще всего понимают компьютерные технологии. В частности, ИТ имеют  дело с использованием компьютеров  и программного обеспечения для  хранения, преобразования, защиты, обработки, передачи и получения информации. Специалистов по компьютерной технике  и программированию часто называют ИТ-специалистами. ИТ-специалисты занимаются созданием, развитием и эксплуатацией  информационных систем.

     Информационная  система – это система, предназначенная  для ведения информационной модели, чаще всего какой-либо области человеческой деятельности. Согласно Федеральному закону № 149-ФЗ, информационная система  – совокупность содержащейся в базах  данных информации и обеспечивающих ее обработку информационных технологий и технических средств.

     Информационная  система должна обеспечивать средства для протекания таких информационных процессов, как:

• хранение информации;
• передача информации;
• преобразование информации.

     Различают три класса информационных систем по степени их автоматизации:

1. ручные информационные системы (характеризуются отсутствием современных технических средств переработки информации и выполнением всех операций человеком; например, о деятельности менеджера в фирме, где отсутствуют компьютеры, можно говорить, что он работает с ручной ИС);
2. автоматизированные информационные системы (АИС) (наиболее популярный класс ИС; предполагают участие в процессе обработки информации и человека, и технических средств, причем главная роль отводится компьютеру);
3. автоматические информационные системы (выполняют все операции по переработке информации без участия человека; примером автоматических информационных систем являются некоторые поисковые машины Интернет – например Google, где сбор информации о сайтах осуществляется автоматически поисковым роботом (crawler) и человеческий фактор не влияет на ранжирование результатов поиска).

     Обычно  термином «информационные системы» в наше время называют автоматизированные информационные системы.

     В самом начале внедрения информационных технологий в различные системы  управления и делопроизводства, компьютер  использовался лишь как «умная пишущая  машинка». С появлением Интернета  и электронной почты, компьютер  стал также и средством связи  между различными пользователями. Однако новые информационные технологии способны помочь в решении более масштабные вопросов – к примеру, таких как  организация системы делопроизводства на предприятии.

     В настоящее время на рынке производителей программных продуктом в наличии  имеется достаточно широкий выбор  систем, обеспечивающих ускорение информационно-документационного  обеспечения управления:

• системы управления документами (такие как «БОСС-референт», «ДЕЛО», «DocsVision», и др.);
• справочно-информационные (справочно-правовые) системы («КонсультантПлюс», «Гарант», и др.);
• комплексные системы (предназначенные для автоматизации работы различных служб – такие, как «БОСС-кадровик», и др.).

     В условиях традиционного «бумажного»  делопроизводства задача делопроизводственных служб сводится к выполнению следующих  технологических функций:

• изготовление и учет бумажных документов,
• их перемещение по организации и отправка;
• контроль работы с документами исполнителей;
• уничтожение / хранение документов
• связанная с документами справочно-аналитическая работа.

     С появлением компьютеров, объединенных в сети, на смену трудоемким операциям  с бумажными документами приходят несравненно более эффективные  электронные технологии работы с  документами. Это приводит не только к изменению содержания и распределения  функций по работе с документами  в организации, но и, что еще более  важно, стало основой для перехода к созданию принципиально новых  и эффективных схем управления.

     Основные  проблемы документооборота и ДОУ, возникающие  обычно в организациях различного масштаба:

• путаница и проблема поиска документов;
• невыполнение документов в срок;
• дублирование и противоречие документов друг другу;
• неподдающаяся контролю текущая работа исполнителей с документами;
• невозможность проследить историю работы с документами.

     Один  из самых эффективных путей решения  проблемы управления документами –  переход организаций на максимальное использование электронных документов, которые перемещаются и обрабатываются с помощью компьютерной сети.

     Принципиальное  решение – компьютерная сеть, связывающая  компьютеры на рабочих местах в различных  подразделениях организации. При этом любые действия, осуществляемые на данном компьютере, могут автоматически  собираться и накапливаться на центральном  компьютере (сервере) сети. В результате на сервере накапливается полная база данных о состоянии и истории  документооборота организации.

     Более того, компьютерная сеть может использоваться и для организации коллективной работы с электронными документами – для их перемещения, согласования, и т.д. С этой целью используется специальное программное обеспечение управления документационной деятельностью, обычно называемое системой автоматизации делопроизводства и документооборота (САДД) или системой электронного документооборота (СЭД).

     Таким образом, необходимо провести различие между понятиями «автоматизация делопроизводства» и «электронный документооборот». 

     1.2 Автоматизация делопроизводства

     Автоматизация производства – процесс в развитии машинного производства, при котором  функции управления и контроля, ранее  выполнявшиеся человеком, передаются приборам и автоматическим устройствам. Цель процесса заключается в повышении  эффективности труда, улучшении  качества выпускаемой продукции, в  создании условий для оптимального использования всех ресурсов производства. Различают автоматизацию частичную, комплексную и полную.

     Автоматизация работы службы делопроизводства (канцелярии):

• установка нескольких компьютеров в службе делопроизводства;
• внедрение электронных регистрационных карточек вместо традиционных журналов и картотек;
• автоматизированный поиск документов, хранящихся в службе делопроизводства по различным реквизитам;
• автоматизированный контроль исполнения документов;
• хранение электронных документов в памяти компьютера наряду с традиционным хранением дел.

     Автоматизация делопроизводства в рамках организации:

• внедрение локальной электронной сети внутри предприятия;
• перемещение части внутренних и исходящих документов организации по электронной сети;
• установка сервера в службе делопроизводства для хранения регистрационных форм самой службы и регистрационных форм документов структурных подразделений;
• автоматизированный поиск и автоматизированное сопровождение хода исполненных документов;
• формирование отчетных данных о документообороте предприятия.

     В автоматизации делопроизводства можно  условно выделить следующие основные этапы:

• традиционная технология делопроизводства на бумажных носителях:
• получение документов по почте;
• регистрация документов в журналах и на карточках;
• ведение контрольно-сроковых картотек;
• копирование документов и передача их в соответствии с резолюцией исполнителям (структурным подразделениям);
• формирование дел с исполненными документами;
• передача дел на архивное хранение;
• электронный документооборот между организациями:
• замена перемещения и размножения бумажных документов между предприятиями пересылкой электронных документов;
• автоматизированная регистрация в электронных журналах;
• внедрение сканирования поступивших бумажных документов и дальнейшая работа с их электронными копиями;
• использование электронно-цифровой подписи;
• внедрение санкционированного доступа к документам, потокового сканирования и других технологий электронного документооборота;
• создание электронного архива организации;
• электронный документооборот в территориально-распределенной системе организаций:
• внедрение единой электронной системы документооборота в рамках отрасли, ведомства;
• автоматизация обмена электронными документами между органом управления (министерством) и предприятиями, а также между предприятиями и его удаленными подразделениями (филиалами, представительствами);
• автоматическое формирование отчетности по различным показателям производственной деятельности;
• автоматическое формирование отчетности по различным показателям производственной деятельности;
• создание и управление большими массивами архивной документации.

     Таким образом, мы видим, что электронный документооборот является частью процесса автоматизации делопроизводства. 

     1.3 Электронный документооборот 

     Электронный документооборот: - процесс движения, обработки, хранения и обмена электронными документами.

     Электронный документ – документ, в котором  информация представлена в электронно-цифровой форме (Федеральный закон от 10 января 2002 г. N 1-ФЗ «Об электронной цифровой подписи»).

     Электронный документ, равнозначный документу, подписанному собственноручной подписью – это  электронное сообщение, подписанное  электронной цифровой подписью или  иным аналогом собственноручной подписи; признается в случаях, если федеральными законами или иными нормативными правовыми актами не устанавливается  или не подразумевается требование о составлении такого документа  на бумажном носителе (Федеральный  закон от 27 июля 2006 г. № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о  защите информации»)

     Согласно  ГОСТ Р 52292-2004 «Электронный обмен информацией. Термины и определения», электронный  документ – это форма представления  документа в виде множества взаимосвязанных  реализаций в электронной среде  и соответствующих им взаимосвязанных  реализаций в цифровой среде.

     В Российской Федерации на сегодняшний  день не существует отдельного закона «Об электронном документе».

     Участниками обмена электронными документами могут являться физические и юридические лица, органы государственной власти РФ, органы местного самоуправления, участвующие в обмене электронными документами.

     Отправителем  электронного документа является участник обмена электронными документами, который составляет электронный документ, подписывает его своей электронно-цифровой подписью и направляет в адрес получателя непосредственно или через информационного посредника.

     Получатель  электронного документа  – участник обмена электронными документами, в адрес которого поступил электронный документ.

     Посредник в обмене электронными документами (информационный посредник) – юридическое лицо или индивидуальный предприниматель, который выполняет услуги, связанные с обменом электронными документами между отправителями и получателями электронных документов.

     При обмене электронными документами должны использоваться средства защиты информации в соответствии с требованиями нормативных  правовых актов РФ.

     Электронный документ подлежит проверке для подтверждения  его подлинности средствами проверки электронно-цифровой подписи.

     Подтверждение подлинности электронного документа  осуществляется получателем электронного документа с использованием средств  проверки электронно-цифровой подписи, предоставленных ему отправителем или распространителем средств  проверки электронно-цифровой подписи.

     Подлинность электронного документа считается подтвержденной, если в результате выполнения получателем электронного документа процедур, предусмотренных средствами проверки электронно-цифровой подписи, устанавливается неизменность всех его реквизитов. 

     Электронный документооборот регулируется государственными, межотраслевыми, отраслевыми и локальными (созданными на предприятии) нормативными актами (о чем более подробно будет  рассказано в главе 2).

     Правовое  регулирование в сфере обращения  электронных документов направлено:

• на реализацию единой государственной политики в сфере обращения электронных документов;
• на обеспечение безопасности и защиты информации при ее создании, обработке, хранении, передаче и приеме;
• обеспечение прав и законных интересов пользователей электронных документов;
• правовое обеспечение технологии создания, обработки, хранения, передачи и приема электронных документов.

     Делопроизводственные  операции с электронными документами, посылаемыми по электронной почте, проводится аналогично работе с документами  на бумажных носителях.

     В настоящее время употребляются  два термина: «Система автоматизации  делопроизводства» и «Система электронного документооборота». Часто считается, что это одно и то же. Однако специалисты  иногда различают эти два понятия. Например, А.М. Савельев в статье «Электронный документооборот» или «автоматизация делопроизводства?», опубликованной в  журнале «Справочник секретаря  и офис-менеджера» говорит о различиях  между САД (системами автоматизации  делопроизводства) и СЭД (системами  электронного документооборота).

     В своей статье А.М. Савельев приводит следующие различия и сходные  элементы между указанными системами: