Обзор офисных программ

СОДЕРЖАНИЕ

 

1. ВВЕДЕНИЕ……………………………………………………………….2

2. ОФИСНЫЕ ИНТЕГРИРОВАННЫЕ  ПРОГРАММНЫЕ ПАКЕТЫ…..3

2.1 Microsoft Office……………………………………………………3

2.2 OpenOffice…...…………………………………………………….18

2.3 WordPerfect Office………………………………………………...23

2.4 Специализированные офисные  пакеты в бухгалтерии…………23

3. ЗАКЛЮЧЕНИЕ…………………………………………………………....26

4. СПИСОК ЛИТЕРАТУРЫ…………………………………………………27

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

1. ВВЕДЕНИЕ

Интегрированные пакеты включают набор приложений (компонентов), обеспечивающих единообразный подход к управлению различного рода информацией. Каждое приложение, входящее в состав пакета, ориентировано  на выполнение определенных функций, на обработку информации и создание документов определенного типа. В  процессе работы возникает необходимость  обмена информацией между документами, созданными в различных приложениях, создания составных документов, включающих объекты разных типов (например, в  текстовый документ включаются данные, подготовленные с помощью электронных  таблиц или графических редакторов). Наличие одного общего ядра позволяет это сделать, а кроме того упрощает доступ к данным, совместно используемым различными приложениями, разделяемым несколькими пользователями.

Кроме того, обязательной характеристикой  пакета является унифицированный интерфейс  пользователя, снижающий трудоемкость изучения приложений, входящих в пакет, облегчающий переход от работы с  одним приложением к работе с  другим.

Общей характеристикой современных  офисных пакетов является возможность  их конфигурирования и настройки  в соответствии с потребностями  пользователей, расширяемость пакетов.

Одним из широко используемых интегрированных пакетов прикладных программ офисного назначения является офисная система Microsoft Office, базовыми компонентами которой можно считать  текстовый процессор Word и программу  обработки электронных таблиц Excel. В состав пакета включена СУБД Access (профессиональный выпуск), средства планирования работы, обмена почтовыми сообщениями. Последние  версии пакета ориентированы на создание корпоративных информационных систем, в полной мере используют возможности Internet.

Первой отечественной  системой делопроизводства, полностью  оптимизированной для работы в среде Windows, является система Евфрат. Кроме  традиционного ведения электронного архива, Евфрат может работать в  качестве удобной инструментальной оболочки для создания информационных систем малого и среднего класса. В  системе реализована функция  прямого обмена данными с Word. Евфрат интегрируется с системой распознавания  текстов Cuneiform.

 

2. ИНТЕГРИРОВАННЫЕ ОФИСНЫЕ ПАКЕТЫ.

2.1 Microsoft Office.

Самым распространенным в мире офисным пакетом является Microsoft Office. По данным International Data Corporation - одной из крупнейших компаний, работающих в области компьютерной аналитики, это приложение установлено более чем на 95% персональных компьютеров. Базовыми компонентами Microsoft Office являются текстовой процессор Word и программа для обработки электронных таблиц Excel. В состав пакета включены средства планирования работы, обмена почтовыми сообщениями (Outlook). В Office 2003 Professional к ним добавились система управления базами данных СУБД Access, программа для подготовки публикаций Publisher, приложение для создания и заполнения электронных форм InfoPath. Среди дополнительных – для обработки изображений Picture Manager, а также инструменты для сканирования и распознавания текста Document Imaging и Document Scanning. Кроме того, входит поставляемый отдельно редактор Web – страниц FrontPage. Наиболее привлекательной для пользователя особенностью Microsoft Office является полная совместимость его составляющих данные можно копировать из одного приложения в другое без изменения их структуры и внешнего вида. Положительным является широчайшее распространение и известность. Последние версии пакета ориентированы на создание корпоративных информационных систем, в полной мере используют возможности Internet.

Microsoft Word - это многофункциональная система обработки текстов, обладающая полным набором средств, необходимых для быстрого создания и эффективной обработки документов практически любой степени сложности.

Вся текстовая информация, созданная с помощью редакторов текста, храниться в файлах. Текстовая  информация может храниться в  файлах различных форматов. Формат файла определяется программой, создавшей  этот файл. Тип файла можно определить по его расширению. Обычно используются следующие расширения имен текстовых  файлов: TXT – файл, содержащий текст MS-DOS или текст, созданный с помощью простейших программ Windows (стандартной программы «Блокнот»): DOC – документ Word или WordPad; PDF – формат документов Adobe.

Microsoft Word - настолько широко  распространенный текстовый процессор,  что его файловый формат (.doc) стал  стандартом дефакто для всех  разработчиков офисных приложений.

Word обеспечивает редактирование  текста, предоставляя пользователю  разнообразные инструменты форматирования (на уровне символа, абзацев  и разделов).

Форматированием называется изменение внешнего вида текста, при  котором не изменяется его содержание.

На уровне символа программа  обеспечивает символьное форматирование (шрифт, размер шрифта, расстояние между  символами, полужирный текст, курсив, подчеркивание, цвет текста и т.п.).

На уровне абзаца осуществляется форматирование абзаца (способ выравнивания, межстрочные интервалы, обрамление абзацев, заливка абзаца, создание маркированных  списков и т.д.).

Программа также позволяет  форматировать разделы, то есть участки  документа, в пределах которых сохраняют  свой формат колонки, колонтитулы, нумерация  страниц, сноски, поля и некоторые  другие параметры. Совокупность форматирования символов, абзацев и разделов, а  также параметров страницы (размер, фон и т.п.) определяет информацию о макете документа.

Word значительно облегчает  работу при форматировании документа,  предоставляя возможность использовать  стили.

Стиль - это именованный  и сохраненный набор параметров форматирования. Стиль может определять шрифт, его размер, межстрочный интервал, способ выравнивания текста по краям  и т.д. Определив стиль, можно быстро применить его к любому фрагменту  текста документа. Форматировать текст  с помощью стилей намного быстрее, чем изменять вручную каждый элемент  форматирования. Использование стиля  гарантирует единообразие внешнего вида определенных элементов документа. При внесении изменений в определение  стиля весь текст документа, к  которому был применен этот стиль, изменится  в соответствии с новым определением стиля. В Word есть целый ряд заранее  определенных стилей, а также предусмотрена  возможность создавать пользовательские. Кроме того, использование стилей позволяет автоматизировать такие  процедуры, как составление оглавления и указателей.

Как правило, в организациях создается множество повторяющихся (типовых) документов, подготовку которых  можно ускорить, используя специальные  шаблоны. Шаблон позволяет быстро изготавливать  новые, аналогичные по форме документы, не тратя времени на форматирование. Шаблоны могут содержать информацию о стилях, стандартных текстах и даже панели инструментов, что позволяет унифицировать и автоматизировать процесс подготовки документов. В комплект поставки Word входят шаблоны многих стандартных документов.

Таким образом, с помощью  программы Word можно быстро оформить приказ, служебную записку, подготовить  научно-технический отчет, письмо или  любой другой документ, содержащий стандартные элементы.

Word предлагает встроенные  средства графики, позволяющие  включать в текст схемы, чертежи  и диаграммы.

Важной особенностью программы  является возможность поиска и замены фрагментов текста, сравнения версий документов, проверки правописания.

В Word 2007 реализованы также  новые возможности доступа к  дополнительным ресурсам (электронным  словарям, шаблонам, клипартам, учебным  материалам и т.п.), которые собраны  на специальном Web-узле Microsoft Office Online.

 

На рисунке 1. Окно работы в Microsoft Word 2007.

В последнее время появился ряд новых интерактивных служб  на русском языке. В частности, пользователям Office 2007 доступны электронные энциклопедии и системы поиска товаров в  Интернет-магазинах.

Число подобных сервисов будет  постоянно расширяться, открывая пользователям MS Office доступ к новым услугам.

Поддержка в Word 2007 формата  файла XML позволяет сохранять резюме, отчеты и другие документы в этом формате, не нарушая при этом форматирования Word. При сохранении документа Word в  формате XML создается единственный файл, что упрощает организацию общего доступа к файлу и работу с  ним по сравнению с форматом HTML, когда изображения и другие файлы  хранятся отдельно.

Microsoft Outlook представляет собой мощное средство для работы с персональной информацией. Программа объединяет функции электронной почты, личного календаря, средств планирования, управления личной информацией (такой, как контакты и задания), создания специальных приложений для сотрудничества и совместного использования информации. Outlook обеспечивает ведение списка контактов, позволяющего хранить данные об адресатах, а также вести журнал, в котором можно сортировать и находить документы Microsoft Office по времени работы с ними.

Множество людей во всем мире оценили возможности Outlook для  планирования своей работы и контроля выполнения дел. Весьма удобной оказалась  возможность установить для каждого  запланированного мероприятия напоминания  за определенное время. Пользователи могут  увидеть напоминания обо всех запланированных на текущий день делах или получить предупреждение о важном событии за несколько  дней.

Outlook можно использовать  и для планирования групповой  работы. В последней версии (Outlook 2007) программа существенно изменилась. Новый интерфейс обеспечивает расположение сообщений на экране в виде вертикального окна (так называемой газетной колонки).

Появились новые возможности  управления письмами. Функция «интеллектуальной  группировки» почты позволяет упорядочить  письма по времени получения, важности, объему и т.д. В результате пользователь получает краткий список разделов: сегодня, вчера, на этой неделе, в последний  месяц, за последний год. Щелкнув  мышью по любому пункту, можно ознакомиться с письмами, которые соответствуют  определенным критериям.

Рис. 2. Окно Outlook 2007.

Еще одно новшество позволяет  более эффективно сортировать и  обрабатывать почту. Речь идет о виртуальных  папках поиска, отображающих результаты определенных поисковых запросов. При  этом все элементы электронной почты  остаются в своих исходных папках программы Outlook. С помощью папок  поиска легко группировать письма по определенным критериям. В Outlook 2007 появился настраиваемый фильтр спама. Программа фильтрует сообщения с подозрением на спам и автоматически перемещает их в папку «Нежелательная почта» (Junk e-mail folder).

Microsoft Power Point - это популярная программа подготовки презентаций, которая широко используется бизнесменами, преподавателями, лекторами и служащими офисов.

Это программа для создания электронной презентации.

Электронная презентация  – это электронный документ, совокупность данных, предназначенных для восприятия человеком с помощью соответствующих  программных и аппаратных средств. Такой документ может включать текстовую, графическую и звуковую инормацию, иметь не линейную структуру (пользователь может сам определять порядок  просмотра информации, переключаться  с просмотра одной части документа  на просмотр другой по установленным  в документе ссылкам) и включать средства организации диалога с  пользователем. Такой документ создается на основе средств мультимедиа.

Широкое распространение  этой программы изменило само представление  о трудоемкости создания презентации. Всего 15 лет назад доклады и  презентации сопровождались преимущественно  бумажными плакатами, изготовление которых было весьма трудоемким и  часто требовало услуг профессиональных чертежников. Обычно плакаты фотографировались  и с них делались слайды, которые  демонстрировались с помощью  слайд - проекторов. Сегодня благодаря  появлению программ типа Power Point оформление доклада самым качественным иллюстративным материалом занимает считанные минуты.

Power Point позволяет создавать  наглядные презентации, интегрируя  текст, графику, видео и другие  элементы на отдельных страницах,  называемых «слайдами» по аналогии  со слайд - проекторами, вышедшими  сегодня из употребления благодаря  внедрению компьютерных презентаций. Power Point дает возможность создавать слайды, содержащие перемещаемые таблицы и обтекающий текст, а также редактировать, демонстрировать и распечатывать слайды.

Переходы между слайдами при демонстрации презентации с  компьютера могут быть анимированы  различными способами. Можно анимировать  также отдельные элементы на слайдах, чтобы привлечь к ним внимание аудитории. Как и в других программах, входящих в MS Office, Power Point предоставляет  множество готовых вариантов  дизайна и шаблонов содержания.

Microsoft Power Point позволяет транслировать  презентации на широкую аудиторию  через Интернет.

По мере развития Microsoft Office программа приобретала новые  элементы, общие для всех приложений Office.

Рис. 3. Окно работы в Microsoft PowerPoint2007

В Power Point 2007 появилось усовершенствованное  средство просмотра (Power Point Viewer), позволяющее  пользователям, у которых не установлен Power Point, ознакомиться с PowerPoint-презентацией. Авторы презентации могут включить "просмотрщик" (viewer) на этапе записи презентации на CD. Помимо этого, программа приобрела целый ряд новых функций. В частности, появилась возможность просматривать полноэкранные фильмы как Power Point - презентации.

Microsoft Excel - это идеальное средство для решения учетных задач, обработки экспериментальных данных, составления отчетов и т.п.

Excel был создан Microsoft в 1987 году. Является самым популярным табличным процессором.

Табличный процессор −  это комплекс взаимосвязанных программ, предназначенный для обработки электронных таблиц.

Электронная таблица −  это компьютерный эквивалент обычной  таблицы, состоящей из строк и  граф, на пересечении которых располагаются  клетки, в которых содержится числовая информация, формулы или текст.

Документ Excel называется рабочей  книгой. Книга Excel состоит из листов, представляющих собой таблицы ячеек, в которых может храниться  числовая и текстовая информация. Такая книга служит хорошим организационным  средством. Например, в ней можно  собрать все документы (рабочие  листы), относящиеся к определенному  проекту (задаче), или все документы, которые ведутся одним исполнителем.

Таблицы Excel удобны для хранения и сортировки информации, для проведения математических и статистических расчетов. Помимо работы с числами, в Excel хорошо развиты возможности работы с  текстом, позволяющие создавать  документы практически любой  сложности. Excel располагает большим  количеством шаблонов, с помощью  которых можно быстро оформить самые  разные, в том числе финансовые, документы.

Рис. 4. Окно работы в Microsoft Excel 2007

Microsoft Excel имеет массу встроенных  функций для математических, статистических, финансовых и других вычислений. Одна из важнейших функций  программы - возможность представления  данных в виде разнообразных  графиков, диаграмм и карт.

Excel предлагает мощный  аппарат для решения задач  подбора параметров, статистического  анализа данных и т.д. Программа  имеет возможности доступа к  внешним источникам данных (таблицам  другого формата, базам данных).

За счет поддержки языка XML Microsoft Office Excel 2007 позволяет считывать  данные из любой заданной пользователем XML-схемы. Можно также использовать поддержку языка XML в Microsoft Office Excel 2007 для обновления диаграмм, таблиц и графиков по мере внесения изменений в соответствующем хранилище XML-данных.

Microsoft Office Access или просто Microsoft Access — реляционная системы управления базами данных (СУБД) корпорации Microsoft. Имеет широкий спектр функций, включая связанные запросы, связь с внешними таблицами и базами данных. Благодаря встроенному языку VBA, в самом Access можно писать приложения, работающие с базами данных.

База данных − это один или несколько файлов данных, предназначенных  для хранения, изменения и обработки  больших объемов взаимосвязанной информации.

В базе данных предприятия, например, может храниться:

- вся информация о штатном  расписании, о рабочих и служащих предприятия;

- сведения о материальных ценностях;

- данные о поступлении сырья и комплектующих;

- сведения о запасах на складах;

- данные о выпуске готовой продукции;

- приказы и распоряжения дирекции и т.п.

Даже небольшие изменения  какой-либо информации могут приводить  к значительным изменениям в разных других местах.

Система управления базами данных (СУБД) − это система программного обеспечения, позволяющая обрабатывать обращения к базе данных, поступающие  от прикладных программ конечных пользователей.

Системы управления базами данных позволяют объединять большие  объемы информации и обрабатывать их, сортировать, делать выборки по определённым критериям и т.п.

СУБД дает возможность включать в них не только текстовую и графическую информацию, но и звуковые фрагменты и даже видеоклипы.

Простота использования  СУБД позволяет создавать новые  базы данных, не прибегая к программированию, а пользуясь только встроенными функциями.

СУБД обеспечивают правильность, полноту и непротиворечивость данных, а также удобный доступ к ним.

Основные компоненты MS Access:

- построитель таблиц;

- построитель экранных  форм;

- построитель SQL-запросов (язык SQL в MS Access не соответствует  стандарту ANSI);

- построитель отчётов,  выводимых на печать.

Рис. 5. Окно MS Access.

Они могут вызывать скрипты  на языке VBA, поэтому MS Access позволяет  разрабатывать приложения и БД практически  «с нуля» или написать оболочку для  внешней БД.

MS Access является файл-серверной  СУБД и потому применима лишь  к маленьким приложениям. Отсутствует  ряд механизмов, необходимых в  многопользовательских БД, таких,  например, как триггеры.

Существенно расширяет возможности MS Access по написанию приложений механизм связи с различными внешними СУБД: «связанные таблицы» (связь с таблицей СУБД) и «запросы к серверу» (запрос на диалекте SQL, который «понимает» СУБД). Также MS Access позволяет строить  полноценные клиент-серверные приложения на СУБД MS SQL Server. При этом имеется  возможность совместить с присущей MS Access простотой инструменты для  управления БД и средства разработки.

Microsoft Publisher – это удобная настольная издательская система, предназначенная для бизнес-пользователей, желающих выпускать собственные маркетинговые материалы, не обращаясь за помощью к профессиональным дизайнерам. Microsoft Publisher широко используется на предприятиях малого бизнеса и в домашних условиях, позволяя быстро и без проблем создавать высококачественные бюллетени, объявления, буклеты, веб-узлы и другие публикации. Благодаря расширению возможностей профессиональной печати и усовершенствованию функций печати и работы с Вебом, Publisher может теперь предоставить бизнес-пользователю полный набор эффективных инструментов маркетинга и организации процесса продаж. Кроме того, в рамках программы Publisher Service Provider пользователям приложения Publisher оказывается содействие в поиске типографий, в которых могут печататься материалы, подготовленные с помощью приложения Publisher.

 

Рис. 6. Окно работы в Microsoft Publisher 2007

Publisher позволяет существенно  повысить производительность труда  и упростить работу пользователей.  Этому способствуют следующие  особенности данного приложения:

- включение хорошо знакомых  пользователям средств из пакета Office. Благодаря этому упрощается  освоение данного приложения  пользователями, знакомыми с другими  приложениями Office;

- использование согласованных  друг с другом элементов управления  – пользовательского интерфейса, меню, панелей инструментов и  новой области задач – формирует  привычную для пользователей  среду пакета Office, одновременно поддерживая  уникальные возможности создания  публикаций, имеющиеся в приложении Publisher;

- обеспечение большего  числа вариантов открытия, редактирования  и форматирования основных документов Word в приложении Publisher с помощью  мастера импорта документов Word;

- улучшенная поддержка  вставки текста в документы  Publisher из других приложений Office с  сохранением исходного форматирования  – с помощью буфера обмена Office и смарт-тега параметров вставки.

Microsoft Visio — редактор диаграмм и блок-схем для Windows. Использует векторную графику для создания диаграмм.

Выпускается в двух редакциях: Standard и Professional.

Первоначально Visio разрабатывался и выпускался компанией Visio Corporation. Microsoft приобрела компанию в 2000 году, тогда  продукт назывался Visio 2000, был выполнен ребрендинг, и продукт был включен в состав Microsoft Office.

	Файловые форматы
VSD	диаграмма или схема
VSS	фигура
VST	шаблон
VDX	диаграмма в формате XML
VSX	фигура XML
VTX	шаблон XML
VSL	надстройка

 

Рис. 7. Окно Microsoft Visio.

 

2.2. OpenOffice

OpenOffice.org (OOo, OO.o) − свободный  пакет офисных приложений. Конкурирует  и может заменить Microsoft Office как  на уровне форматов, так и на  уровне интерфейса пользователя. Одним из первых стал поддерживать  новый открытый формат OpenDocument (ISO/IEC 26300). Официально поддерживается  на платформах Linux, Microsoft Windows, Mac OS X Intel/PowerPC (поддержка оболочки Aqua находится  в стадии альфа-тестирования) и  Solaris SPARC/Intel. Существуют порты для  OpenSolaris, FreeBSD и Linux PowerPC.

Основан на коде StarOffice, который  был приобретён, а затем выпущен  с открытым исходным кодом фирмой Sun Microsystems.

Ранее он распространялся  по схеме двойного лицензирования: по лицензиям LGPL и SISSL. Но 3 сентября 2005 года компания Sun Microsystems объявила об отказе от SISSL для всех своих открытых проектов, и пакет с тех пор имеет только лицензию LGPL.

Существует версия пакета OOo для операционных систем семейства Microsoft Windows с возможностью использования  без установки, что позволяет  запускать пакет, например, с флеш-накопителя.

Офисный пакет OpenOffice.org согласно решениям Правительства РФ передан  в 2008 году во все школы России для  обучения информатике и компьютерной грамотности в составе базовых  пакетов программ лицензионного  и открытого программного обеспечения.

Офисный пакет OpenOffice.org может  свободно устанавливаться и использоваться в школах, офисах, вузах, домашних компьютерах, государственных, бюджетных и коммерческих организациях и учреждениях России и стран СНГ согласно GNU General Public License.

Код StarOffice, изначально разрабатываемого немецкой компанией StarDivision в рамках собственнического проекта, был  куплен Sun Microsystems в 1999 году. Бесплатная версия StarOffice 5.2 вышла в свет в августе 1999 года.

19 июля 2000 года Sun Microsystems сообщила  об открытии исходного кода StarOffice одновременно под лицензиями LGPL и SISSL с намерением создать  вокруг программного обеспечения  сообщество для разработки открытого  исходного кода. Новый проект  стал известен как OpenOffice.org, и  его сайт начал своё существование  13 октября 2000 года.

В начале 2003 года началась работа над версией 2.0. Были поставлены следующие цели:

- улучшенное взаимодействие  с Microsoft Office;

- улучшенная производительность  — снижение требований к памяти и увеличение скорости работы;

- улучшение скриптового  языка;

- улучшенная интеграция, в частности с GNOME;

- более лёгкий для использования  интерфейс работы с базами  данных: front-end для создания отчётов, форм и запросов;

- новая встроенная SQL-база;

- улучшенный пользовательский  интерфейс.

Версии StarOffice, начиная с 6.0, базировались на исходном коде OpenOffice.org с некоторыми дополнительными собственническими компонентами, включающими:

- дополнительно включённые  шрифты (в основном восточно-азиатские).

- база данных Adabas D;

- дополнительные шаблоны  документов;

- клип-арт;

- сортировка для азиатских  языков;

- дополнительные файловые фильтры;

- инструменты для упрощения  миграции (в Enterprise Edition).

- утилиты для переноса  макросов (в Enterprise Edition).

- утилиты для управления  конфигурациями (в Enterprise Edition).

OpenOffice.org, в свою очередь,  заимствовал много функций из  оригинального StarOffice, на которых  базировался в том числе и  формат файлов OpenOffice.org XML, который  с версии 2 был заменён на OpenDocument.

В состав пакета входят общие  для всех приложений система записи макрокоманд и средство ускорения  запуска посредством предварительной  загрузки.

Популярность OpenOffice объясняется  не только доступностью, но и «открытым» исходным кодом, который позволяет  видоизменять пакет в соответствии с личными предпочтениями. В русском OpenOffice не просто переведены англоязычные термины – программа практически  переписана заново. Современная отечественная  версия OpenOffice 2.1 включает в себя 6 отдельных  приложений: текстовый процессор Writer, редактор формул Math. Электронные таблицы Calc дополнены конвертером евро, позволяющим автоматически переводить в документах старые национальные валюты стран Евросоюза в общую денежную единицу. Кроме этих составляющих OpenOffice включает в себя мастер презентаций, графический редактор и СУБД. Из всех приложений доступен вывод любого документа в файл формата Adobe Acrobat (PDF). Положительными является качественная локализация, доступность, совместимость с популярными форматами и известный интерфейс. Отрицательным же является ручное рисование таблиц в текстовом редакторе.

 

Рис.8. Окно текстового процессора Writer.

 

Рис. 9. Программа для создания презентаций в OpenOffice.org

Рис.10. Окно электронных таблиц Calc.

                  

Рис.11. Окно редактора формул Math.

        

Рис.12. Окно графический редактор OpenOffice.

                                

2.3. WordPerfect Office

Замечателен тем, что появился примерно в одно и то же время  с Microsoft Word, поначалу он по своей популярности даже превосходил конкурента. В современных  версиях (наиболее «свежая» — X3) отказаться от поддержки популярных форматов оказалось  невозможно. Поэтому при запуске  каждого компонента — редактора  WordPerfect, электронных таблиц Quattro Pro и  мастера презентаций Presentations — производится запрос о запуске режима совместимости  с Word, Excel и PowerPoint. Стоит обратить внимание на оригинальный инструмент Perfect Expert (значок  «снежинка» в меню), доступный во всех приложениях WordPerfect Office X3. Это своеобразный мастер, шаг за шагом подсказывающий новичку порядок создания того или  иного документа.