Официальное делопроизводство в России XVI-XVIII веков

                      Министерство образования и науки  Российской Федерации.

                             Министерство образования Республики  Марий Эл.

                               Муниципальное образовательное  учреждение

                         «Гимназия № 4 имени А. С. Пушкина города Й-Ола».  
 
 

                   РЕФЕРАТ 
 

            Официальное делопроизводство в  России 

          XVI-XVIII веков.                         
 
 
 
 
 

                                        Выполнила: ученица 11 «В» класса

                                                             Волкова Елена.

                                        Руководитель:  
 
 
 
 

                                                       Йошкар-Ола 2007 г.

                                             Содержание:

Введение. …………………………………………………………………………..2

Глава I. История  развития системы делопроизводства………………………....3

Глава II. Приказное делопроизводство XVI-XVII вв……………………….…..5

Глава III. Система коллежского делопроизводства………………………….…13

Глава IV. Актовое  делопроизводство…………………………………………...20

Глава V. Системы  специальной документации в России XVI-XVII вв.:......…22

      §1  Дипломатическая документация…………………………………….22

            §2  Военная документация……………………………………………….24                                                                        

Заключение……………………………………………………………………......26

Примечание……………………………………………………………………….28

Список литературы……………………………………………………………….29 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

                                           Введение. 

     Документы сопровождают человека уже несколько веков. За это время они неузнаваемо изменились. 
    С древнейших времен дошли до нас различные виды документов, с помощью которых мы узнаем историю всей нашей страны, особенности быта и различных отношений, складывающихся в те далекие времена. Люди пытались передавать свои знания и опыт из поколения в поколение. Сначала, в первобытном обществе; с помощью нечленораздельных звуков, мимики и жестов. Затем появились наскальные изображения, чуть позднее, с появлением речи, накоплением знаний и опыта, возникает необходимость фиксации информации. И появляются берестяные письма, одни из первых носителей информации. На следующих этапах это уже написание на бумаге талмудов, дневников, книг. Документы составлялись на самых различных материалах. В Ассирии - на глиняных табличках, в Индии и Цейлоне - на пальмовых листьях, в Египте - на каменных плитах и папирусах, в Древнем Новгороде - на бересте. 
     Изобретенная в 105 г. в Китае бумага открыла новую эру в жизни документов. На многие столетия она стала практически единственным материалом для оформления.  
     Реальная альтернатива документам на бумажной основе возникла только несколько десятилетий назад с появлением компьютера. 
     Документы возникли вместе с письменностью. Вначале как средство закрепления имущественных отношений, а затем с развитием письменности, стали средством общения, передачи информации. Документы являются одним из важнейших хранилищ человеческой памяти. 
     Организация делопроизводства в России складывалась веками и имеет глубокие корни.      А в наше время можно выделить конкретную отрасль управленческой деятельности, занимающуюся фиксированием и обработкой информации (документированием). Это очень тяжелый, кропотливый труд, требующий большого внимания и напряжения. Однако научно технический прогресс не стоит на месте, и с его развитием процесс документирования автоматизировался.

     Выделяют несколько периодов делопроизводства: 
      1) приказное (столбцовое) - ХV - XVII вв. 
      2) коллежское (коллегиальное) - XVII -XIX вв. 
      3) министерское (исполнительное) - XIX -XX вв.

   Организацию делопроизводства условно можно разделить на две части:

1. документирование  –  составление и оформление документов;
2. организация работы с документами  –  получение-отправка, обработка, регистрация, контроль, хранение, подготовка в архив, уничтожение.

                                              Глава I.  

                                            История. 

     С давних времен дошли до  нас  различные  виды  документов,  с  помощью которых мы имеем  возможность узнать историю   своей  страны,  ее  героическое  прошлое, особенности быта своего народа, правовые формы  и  этические  нормы взаимоотношении между обществом и государством, а также между людьми.

      Необходимость создания документов  возникла одновременно  с  появлением  письменности.  Более  того,  считают,  что  именно  потребность  в  создании различных документов (соглашений, договоров и т.п.)  и  повлекла  за  собой появление письменности как способа изложения информации не  только  личного, но и государственного значения. Система государственного делопроизводства начала формироваться с середины ХV в.

      Уже в V в. до нашей эры  требовалось  введение  четких "писаных" законов. Создание  зафиксированных на бумаге законов  и правил  было также  главным   требованием  средневековых   восстаний.  Когда  же  появились  законы, от делопроизводителя требовалась абсолютная точность формулировок  и безукоризненное знание формы изложения, иначе документ терял силу.

     С развитием письменности документы стали способом общения  и  передачи

информации. До конца ХV в. государственных учреждений еще не существовало, их функции выполняли отдельные должностные лица или органы, осуществляющие свою деятельность или с очень ограниченным штатом чиновников, или вообще без штата. Единая система делопроизводства не была востребована самой системой управления. Однако, письменные документы, дошедшие до нашего времени, доказывают что, уже в Х в. была культура написания документов. Это договоры с Византией 911и 945гг. Документы хранились в центральных храмах, в крупных городах существовали хранилища документов, а местом создания документов стали храмы, посвященные покровителям цеховых ремесел-рыбаков, торговцев различным товаром. В этих храмах велись судебные дела и книги записи торговых операций, а хранение документов в храмах придавало юридическую силу. Большой юридической силой обладали церкви. С увеличением числа создаваемых документов, накопились и традиции в сфере документирования, что привело к созданию штата профессиональных специалистов в области создания и обработки документов. Этот штат состоял из псаломщиков и дьяков. Также стали формироваться устойчивые образцы обращений и завершений в документах, формуляры, т.е. типовые устойчивые формы отдельных документов, из которых составлялись своеобразные пособия по делопроизводству  «формулярники». Документы скрепляли буллами – свинцовые печати. Со временем менялась и графика письменности, первоначально документы составлялись уставной манерой письма, выписыванием букв с прямыми очертаниями.  Позже использовался полуустав, который позволил ускорить процесс письма за счет выносных букв и сокращений отдельных слов.  Документ составлялся сплошным текстом, без разделения на отдельные слова, а знаком препинания стала использоваться точка в конце предложения. Сформировавшиеся практикой традиции постепенно становились нормами обычая, закладывая основу будущей системы делопроизводства. 

     Термин «делопроизводство» возник в далеком прошлом. Он сложился и начал употребляться еще в органах управления Русского государства XVI—XVII вв. — приказах.

     В то время слово «делопроизводство» означало письменное оформление «производства дел» или вопросов, рассматриваемых в приказах. Тогда же возникло и понятие «дело», обозначающее не папку с документами (его современное понимание), а вопрос (судебный или административный), который было необходимо решить органу управления. Именно это значение и легло в основу термина “делопроизводство. Значение дела как собрание документов, относящихся к какому-либо вопросу, - более позднего происхождения по сравнению с первым значением.

      Таким образом, делопроизводство  –  отрасль деятельности, обеспечивающая  документирование и организацию  работы с официальными документами.  Документ – материальный объект  с информацией, закрепленной созданным  человеком способом для ее  передачи во времени и пространстве.   Делопроизводство включает в себя как все операции по составлению и оформлению документов, так и весь комплекс работ с документами (ведение переписки, исполнение и контроль исполнения, учет документов, их систематизация, хранение, использование, порядок сдачи законченных производством документов в архив учреждения и т. д.).

     Делопроизводство всегда занимало видное место в работе государственного аппарата. От уровня постановки делопроизводства во многом зависит оперативность работы отдельных учреждений и государственного аппарата в целом.

     В учреждениях дореволюционной России делопроизводство носило ярко выраженный бюрократический характер. Оно представляло собой сложный «обряд», который в руках чиновничества был одним из средств защиты интересов господствующего класса, орудием вымогательств и взятничества.

     Правильная постановка делопроизводства имеет большое практическое значение не только для управленческой деятельности учреждений. От уровня постановки делопроизводства в учреждениях во многом зависит качество создания документальной базы для изучения истории общества, накопление в архивах письменных исторических источников. Если из делопроизводства учреждений, где каждодневно создается эта огромная масса документальных материалов, в архивы будут поступать документы неправильно оформленные, бессистемно сгруппированные в первичные комплексы (дела), то естественно использование их в научных и практических целях будет затруднено.

     Историкам-архивистам предстоит большая научно-исследовательская работа с документами различных исторических эпох, хранящимися в государственных архивах. Помимо общеобразовательных исторических знаний эта кропотливая работа с документами требует еще глубоких специальных знаний.

     Знания в области истории делопроизводства имеют важное значение для квалифицированного историка-архивиста. Не зная организации делопроизводства в различные исторические эпохи, в архивах трудно решать такие, например, вопросы, как фондирование документальных материалов, их систематизацию, научное описание, публикацию. Умение разбираться во всевозможных резолюциях, пометах, датах, подписях на отдельных документах того или иного исторического периода помогает архивисту проследить движение документа и установить его принадлежность к фондообразователю, т. е. учреждению, где он отложился.

     История делопроизводства тесно связана с другими вспомогательными историческими дисциплинами, изучение которых имеет важное значение для работы над документальными материалами в архивах.

     В частности, история делопроизводства теснейшим образом связана с историей государственных учреждений. Без глубоких знаний системы государственных учреждений, истории отдельных учреждений и их организационной структуры, создающих документальные материалы, историк-архивист не сможет разобраться в системах документирования и документации.

     Большое значение история делопроизводства имеет для таких вспомогательных исторических дисциплин, как теория и практика архивного дела, археография, история и организация архивного дела, палеография, источниковедение. Все эти дисциплины, каждая в своем плане, изучают вопросы, связанные с документальными материалами, возникшими в делопроизводстве.

                                                      Глава II.

                        Приказное делопроизводство XV—XVII вв. 

     Система государственного делопроизводства  начинает складываться в период формирования русского централизованного государства, с середины XV в. Управление Московским государством сложилось из удельного княжества, а последнее было не столько государство, сколько хозяйство князя, в котором различные части управления поручались отдельным боярам, составляя прообразы будущих административных ведомств.

     Становление русского централизованного государства сопровождалось внедрением приказного делопроизводства, порядок которого последовательно закреплялся в Судебнике 1497, 1550 годов, Соборном уложении 1649 года.

     Приказная система прошла в своем развитии ряд стадий:  
- приказа как разового поручения 
- приказа как постоянного поручения 
- приказа - "избы" (канцелярии) 
- приказа как государственного органа с самостоятельными структурными подразделениями. 

     Формирование единого централизованного  государства потребовало организации и введения единой системы управления его отдельными территориями, или, как говорят, — установления административной унификации (единообразия). Нельзя сказать, что этот процесс осуществлялся как бы с чистого листа. Россия располагала исторически сложившимися территориями с уже устоявшейся системой управления. Поэтому имевшаяся местная система управления не подвергалась ломке без серьезных на то оснований. 
     Официальное приказное делопроизводство XVII века делило территорию российского государства на части (области), именовавшиеся тогда «городами». При отнесении тех или иных территорий к «городу» утверждался историко-географический принцип. Хорошо известны такие административно-территориальные единицы, как Рязанские, Северские, Замосковные, Пермские и другие «города». 
     Более низким звеном деления были уезды, волости и станы. Как правило, в качестве административного центра уезда выступал город (т.е. город-пункт в отличие от вышеупомянутого города-области). Уезды подразделялись на волости и станы. Волостная организация возникла, как считается, из крестьянской сельской общины. Центром волости являлось, как правило, село (крупный сельский населенный пункт), объединявшее несколько деревень. В некоторых случаях стан вытеснял волостное деление. 
В ряде районов России долго сохранялось традиционное сложившееся территориальное деление (края, погосты, дороги, полки и т.д.). При изучении исторической географии России XVI-XVII веков возникает ряд трудностей, обусловленных в значительной степени несопоставимостью административного устройства отдельных территорий. Поэтому специалисты вынуждены делать это на основе конструирования природно-исторических комплексов, заменяющих тогдашнее, не всегда стройное административное деление страны. 
     Так или иначе, но к началу XVIII века наиболее устоявшейся единицей громоздкого и неустойчивого административно-территориального устройства был уезд. Для целей рекрутских наборов страна подразделялась и на разряды. Позднее старая система деления перестала отвечать, вернее, не смогла отвечать новым потребностям. Административной основой для упорядочения рекрутских наборов послужило новое губернское устройство России. 
     В 1708 г. было создано 8 губерний, что также решало задачи налогообложения и полицейско-бюрократического управления. Это были довольно крупные образования (например, Урал и вся Сибирь входили в состав одной губернии — Сибирской), и управление ими оказалось неудобным и малоэффективным. При этом сохранилось старое, низовое уездное деление губерний, что заставило искать и создавать промежуточное звено — провинции. 
     По мере превращения Московского княжества в великорусское государство в нем усложнялись административные задачи, отдельные части управления, находившиеся в ведении того или иного лица по приказу князя, превратились в сложные и постоянные присутственные места — избы или приказы. Происхождение приказов связано с практикой личных поручений (приказов) великого князя ближайшему окружению — князьям и боярам по разрешению отдельных вопросов государственного управления. Их деятельность объединялась высшим правительственным учреждением — Боярской Думой. Московским великим князьям удалось создать сильную централизованную систему управления, в которой все важнейшие функции административного управления выполняли Боярская Дума и приказы. Именно поэтому период становления и развития государственного делопроизводства принято называть приказным периодом — по названию первых государственных учреждений - приказов. Этот период охватывает время с XV по XVII вв. В целом система органов государственного управления в этот период выглядит следующим образом¹:

      Однако в этот период управление не составляло стройной системы и строилось на системе «поручений» - какой-либо круг дел передавался в ведение определенного лица по степени близости и доверия к нему великого князя. В отдельных случаях в ведении одного лица оказывалось несколько ведомств. С другой стороны, нередко в управлении одного ведомства одновременно участвовало несколько разных учреждений, что приводило к смешению их функций и неразберихе.

     В этот период в системе  государственного управления не  прослеживался последовательно принцип отраслевого управления, и только часть приказов являлась органами территориального управления, а часть ведала отдельными отраслями. Общее количество приказов, существовавших на Руси, точно не известно, в частности, в XVII в. разные исследователи называют их число от 40 до 70. Во главе отдельного приказа стоял приказной судья (в некоторых приказах судей было по два и более; они назывались товарищами главного судьи), назначаемый из думных чинов. В его ведении состояли дьяки — от одного до трех, а к концу XVII в. в крупных приказах — от 6 до 10 человек. В ведении дьяков находились подьячие, которые в соответствии со стажем работы делились на «старых» (старших), «середних» и «молодых» (младших). В крупных приказах подьячие объединялись в «столы», или повытья, — структурные подразделения приказов; деление на столы производилось не по роду дел, а по территориальному принципу. Для приведения в исполнение разных распоряжений существовали особые должности — толмачи, трубники, недельщики и др. В их обязанности входило также доставлять переписку приказов по принадлежности, вызывать тяжущихся на суд и др. В деятельности приказов принципы коллегиального и единоличного управления четко не разграничивались. Определенно можно лишь сказать, что распорядительная деятельность всецело принадлежала приказным судьям, роль дьяков была гораздо скромнее. Они наряду с подьячими занимались организацией и ведением делопроизводства. Через их руки в приказ поступали челобитные, доклады, доношения местных правителей, они хранили дела и вели письмоводство. Старшим подьячим, наиболее опытным и уважаемым, и подьячим «средней руки» доверялась сложная работа, связанная с подготовкой решений по делам, хранением дел, опечатыванием архивных сундуков. Младшие подьячие не пользовались особым доверием. Многие царские указы XVII в. обращают внимание на необходимость строго контролировать их работу. За ошибки, допускаемые в официальных документах, подьячих строго наказывали: били батогами, лишали жалованья.

     На местах в ведении приказов  состояли воеводы, управлявшие  территориями и выполнявшие предписания центральных властей. Воеводы имели свою «канцелярию» — приказную избу и помощников  «меньших» воевод и дьяков. В приказной избе хранилась государственная городская печать, денежные суммы и велось делопроизводство. Приказная изба делилась на столы. Например, Нижегородская съезжая изба в 1663² г. состояла из четырех столов: денежного, где хранилась казна и приходно-расходные книги; судного, занимавшегося делопроизводством по вершенным и невершенным судебным делам; сыскного и поместного и ямского, хранившего царские грамоты о поместных делах. Приказы и приказные избы представляли собой одновременно и присутствие, и канцелярию, и архив. Документы обычно размещались на столах, на скамьях, особо ценные - в сундуках-ларях в тех же помещениях, где велась текущая работа и прием посетителей.

     В XV в. дорогостоящий пергамент вытеснила бумага, которую первоначально также привозили из западноевропейских стран, а со второй половины XVII в. — своя, отечественная. Первую бумажную «мельницу» (фабрику) построили на реке Пахре по приказу патриарха Никона, затем в Москве на реке Яузе. Однако только в XVIII в. после строительства нескольких бумажных мануфактур удалось удовлетворить внутренний спрос на бумагу в России. Первоначально бумага изготавливалась из тряпья, а чернила делались из солей железа и дубильных веществ, добываемых из чернильных орешков — наростов на дубовых листьях. Сочетание железистых чернил и тряпичной бумаги делало текст особенно стойким, он почти не выцветал. Поэтому документы этого периода, хранящиеся в архивах, достаточно хорошо читаются.

     Инструментами письма служили  гусиные перья, затачиваемые особым  образом перочинным ножом. Лучшими,  как отмечают историки, считались перья из левого крыла гуся, а сама очинка требовала значительного уменья. Гусиные перья применялись вплоть до второй половины XIX в., хотя металлические перья появились уже в начале века. Написанный гусиным пером текст посыпался мелким кварцевым песком. Московские приказы пользовались песком, привозимым с Воробьевых гор, который считался особенно светлым и чистым. С появлением так называемой скорописи (начертание округлых букв и использование графических сокращений слов и частей слов с вынесением их над строкой письма) свободно читать такие тексты стало довольно сложно, требовались знания и навыки.

     В делопроизводстве приказов  продолжала использоваться весьма специфическая форма документа — столбец (столп, столпик), иначе говоря, свиток из подклеенных друг к другу узких листов бумаги. Важные государственные акты могли иметь особенно большие размеры. Например, грамота царя Алексея Михайловича Пыскорскому монастырю на земли имеет длину более метра, а Соборное уложение 1949 г. насчитывает 309 метров!

     Составные части столпа назывались  «поставами». Такое же название получили и сами места склейки листов. Столбец являлся фактически не одним документом, а включал всю совокупность документов дела. Текст в столбцах писался только с одной стороны, оборотная использовалась лишь для проставления помет, резолюции, адреса. Документы хранились свернутыми в свиток или рулон; для особо важных документов изготавливались специальные футляры, но чаще они хранилось просто в ларях, или сундуках. Такая форма документа была неудобной, поскольку много времени уходило на развертывание и свертывание столбца при поиске необходимых сведений. Сама склейка была недостаточно прочной, что приводило к ветшанию и износу документа. Столбцовая форма делопроизводства отменена Петром I.

     Наряду со столбцовой формой  документа в приказах зародилась и начала применяться тетрадная форма. Тетрадь — это лист бумаги, сложенный вдвое. Тетради собирались вместе, переплетались по мере необходимости и составляли книги. В форме книг велись списки, финансовые, учетные, регистрационные записи и др. Известно огромное количество разновидностей книг — более трехсот. Это — ужинные, умолотные, денежные и другие книги. Но основной формой документа все-таки оставался столбец, имеющий по существу характер «дела», последовательно отражавшего все «производство» потому или иному вопросу, начиная с инициативного документа (челобитной, памяти), включая все промежуточные документы (справки, выписки из других дел) и заканчивая документом, содержавшим решение. Остальные бумаги, не сформированные в столбцы, тетради или в книги, сгруппировывались в связки, где нередко оказывались самые разнообразные документы.

     Удостоверение документов в XVI-XVII вв. было весьма своеобразным. Ни  царь, ни бояре свои подписи  на них не ставили. Подьячий  посольского приказа Г. Катошихин писал: "А на всяких делах закрепляют и помечают думные дьяки, а царь и бояре ни к каким делам... руки своей не прикладывают, для того устроены они думные дьяки, а к меньшим ко всяким делам прикладывают руки простые дьяки и приписывают подьячие свои имена". 
     Официальные документы могли удостоверяться печатью. В этот период применялись две государственные печати — большая и малая. В XVII в. существовал печатный приказ, ведавший приложением печати. 
      Видовой состав документов приказного делопроизводства был довольно однообразным. Все существовавшие в этот период документы группируются в следующие основные виды: грамоты (царские указы или указные грамоты), приговоры, наказы, доклады памяти, отписки, челобитные. Однако внутри каждого вида существовало множество разновидностей. Отписки – документы, поступавшие в приказы с мест, от воевод; грамоты – это царские указы, посылаемые из приказов на места – боярам, воеводам, приказным людям. Приказы представляли царю отписки или доклады; воеводам и другим местным начальникам царь давал наказы; приказы между собой сносились памятями; обращения граждан к центральной власти оформлялись в виде челобитных.

     Важнейшим признаком официального  документа является его формуляр  – совокупность устойчивых информационных элементов (реквизитов, языковых формул) документа, расположенных в определенной последовательности, специфической для каждого вида документа. Формуляр – результат повторяемости управленческих ситуации и управленческих действий. Исследователи отмечают, что еще на заре клинописи письменные памятники отличались использованием устойчивых текстовых формулировок с определенным расположением материала.

      В документах приказного делопроизводства  большинство реквизитов еще не выделилось из текста, т.е. обращение, адресат, дата документа, обозначение автора и др. и собственно содержание документа составляли один сплошной текст. Как правило, документ начинался с обращения, даты или обозначения автора и адресата документа. Например, царские указные грамоты начинались указанием автора и адресата (от кого - кому):

   «От царя и великого  князя Алексея  Михайловича, всея  Великой и Малой  и Белой России  самодержца, боярину  нашему и воеводам  князю Якову Куденетовичу  Черкасскому...»

или:

   «...князю Ивану Алексеевичу Воротынскому с товарищами …» а затем излагалось существо вопроса.

Челобитные  и отписки начинались с обращения:

   «Царю государю  и великому князю  Михаилу Федоровичу  всея Руси бьет  челом холоп твой ...»

или:

«Царю государю и великому князю Алексею Михайловичу всея Великой и Малой и Белой России самодержцу, бьет челом сирота твой Ивашко Михайлов ...».

     При обращении к великому князю  служилые люди писались холопами («бьет челом холоп твой»); посадские  люди и крестьяне, их жены, вдовы  и дети — сиротами; духовные лица — богомольцами.

     В заключительной части указной  грамоты обозначалась дата ее  составления и место, где она  была написана:

   «Писан в царствующем  граде Москве в  наших царских  палатах. Лета 7166 года, марта в 16 день».

    Челобитная заканчивалась и заверительной надписью: «К сей челобитной Демьянко Блисов руку приложил», а также указывались имена послухов (свидетелей), место и время составления челобитной.