Оформление организационных документов

Министерство образования  и науки Российской Федерации

Федеральное государственное  бюджетное образовательное учреждение

Высшего профессионального  образования

«Курский государственный университет»

 

 

Факультет экономики и  менеджмента

Кафедра   маркетинга и  управления персоналом

 

 

 

 

 

 

 

РЕФЕРАТ

 

по дисциплине:

«Документационное обеспечение управления»

 

 

 

на тему: «Оформление организационных документов»

 

 

 

 

 

                                                     Выполнила: студентка 41 группы

                                                                   специальность ГМУ

                                                                   форма обучения очная

                                                                 Кофанова Виктория                                         

 

                                                    Проверила:

к..н., ст. преподаватель

Пугач С.П.

 

 

 

 

Курск 2013

 

СОДЕРЖАНИЕ

 

 

ВВЕДЕНИЕ……………………………………………………………………………..3

ГЛАВА 1. СУЩНОСТЬ ОРГАНИЗАЦИОННЫХ  ДОКУМЕНТОВ ……………….5

1.1. Понятие организационных документов………………………………………….5

1.2. Значение и функции организационных документов...……………….……….....7

ГЛАВА 2. ОФОРМЛЕНИЕ ОРГАНИЗАЦИОННЫХ ДОКУМЕНТОВ..………….10

2.1. Общие требования к составлению и оформлению организационных документов………………………………………..…………………………………...10

2.2.Устав……………..……….……………………………………………………….12

2.3. Положение………………………………………………………………………..14

2.4. Должностные инструкции………………...………………………….………….17

2.5. Штатное расписание……………………………………………………….….….19

2.6. Структура и штатная численность…………………....…………………………21

ЗАКЛЮЧЕНИЕ………………………………………………………………………..22

СПИСОК ЛИТЕРАТУРЫ…………………………………………………………….23

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

ВВЕДЕНИЕ

 

В современном мире уже  трудно представить какую-либо организацию, которая осуществляла бы свою деятельность без документов. В самым маленьких  организациях, где численность персонала  можно пересчитать по пальцам, обязательно  введена система документирования, понятное дело, что в организациях-гигантах существуют отдельные подразделения, занимающиеся исключительно внутренней документацией предприятия, т.е. документацией, регламентирующей собственно саму деятельность организации.

Актуальность темы в настоящее время обусловлена тем, что  любая управленческая деятельность осуществляется с помощью документов, которые являются и источником, и результатом, и инструментом этой деятельности. Среди большого разнообразия видов служебных документов, обращающихся на предприятиях и в организациях, организационно-распорядительная документация (ОРД) занимает особое место, которая затрагивает судьбы миллионов людей. ОРД в равной степени представляют интерес для работников как канцелярии, так и экономических служб. Для упрощения работы с ОРД, ускорения их составления и оформления проведена унификация и стандартизация ОРД по форме и по содержанию. Можно утверждать, что организационная и управленческая деятельность главным образом заключается в разработке и реализации решений, документированных в ОРД. Организационно-распорядительная документация является наиболее широко используемым видом управленческой документации [10,12].

Организационные документы, входящие в состав ОРД были рассмотрены мною в данной работе.

Цель работы — анализ современной практики оформления и применения организационных документов в управленческой деятельности.

 Выполнение работы предполагает решение следующих задач:

• обоснование сущности организационных документов на предприятии;
• рассмотрение технологии разработки организационной документации;
• изучение порядка оформления реквизитов организационно-распорядительных документов.

Информационной базой  для написания данной курсовой послужили  учебная литература отечественных авторов, статьи периодических изданий по теме исследования, нормативно-правовые акты,  документация Администрации Октябрьского района Курской области.

Методы исследования, использованные при написании работы: анализ и синтез, метод аналогий, анализ учебных материалов, а также анализ периодических изданий по делопроизводству.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

1. СУЩНОСТЬ ОРГАНИЗАЦИОННЫХ ДОКУМЕНТОВ

1.1. Понятие организационных документов

Управленческая документация на сегодня составляет собой основу управления любой организации. Качество управленческой документации, обеспечивающей осуществление организационно-распорядительной деятельности, является важнейшим фактором, определяющим саму возможность и  эффективность процесса управления.

Значение документа для  предприятия трудно переоценить. Информация, зафиксированная в документах, является отражением деятельности организации  и составляет основу любого бизнеса. Большую часть служебной информации работники предприятия получают посредством документов. В каждой организации на составление документов и на работу с ними в среднем  уходит до 60 процентов рабочего времени. На основе документов принимаются соответствующие  управленческие решения. Документы  во многих случаях являются главным  аргументом в спорных ситуациях, подтверждая тем самым первичное  определение термина «документ» как «способ доказательства» [11,18].

Существует много признаков, по которым выделяют различные виды документов.

Если брать за основу классификации  такой признак, как вид деятельности, можно выделить следующие виды документов:

1. Организационно-распорядительные
2. Финансово-расчётные
3. Документация материально-технического характера [8,67].

Для большей наглядности  и для понятия масштабности явления  организационной документации, данные признаки представлены на рисунке 1.

 

 

 

 

 

Рисунок 1. Классификация документов

Источник: Смирнова Е.П. Делопроизводство для секретаря: Пособие – М.: "Омега-Л", 2007, стр. 8

 

Самую большую группу из вышеперечисленных составляют организационно-распорядительные документы.

В состав организационно-распорядительных документов входят:

- организационные документы  (устав организации, положение  об организации, структура и  штатная численность, штатное  расписание, правила внутреннего  распорядка, положение о структурном  подразделении, должностная инструкция  работника). Эти документы определяют  правовое положение и основные  задачи учреждений, организаций,  предприятий и их структурных  подразделений, работников;

- распорядительные документы  (приказ, распоряжение, указание, решение,  постановление). Такой документацией  оформляется распорядительная деятельность  должностных лиц и коллегиальных  органов. Распорядительные документы  вместе с тем являются средствами  передачи письменных указаний  подчиненным учреждениям, организациям, предприятиям и конкретным лицам;

- информационно-справочные  документы (протокол, акт, письмо, докладная и объяснительная записки,  справка, доверенность, телеграмма, телефонограмма и др.). Эти документы  инициируют управленческие решения,  позволяют выбрать тот или  иной способ действия.

- документы по кадрам  организации (приём, перевод, увольнение  с работы, оформление отпусков, поощрений,  взысканий). Эти документы используются  в деятельности кадровой службы  организации.

Организационные документы - правовые нормативные документы, которые устанавливают правила взаимоотношения обязанностей физических и юридических лиц, как по отношению друг другу, так и общества в целом [6].

К числу организационных  документов относятся учредительные  документы организации, штатное  расписание, правила внутреннего  распорядка, положение о структурных  подразделениях, должностные инструкции и некоторые другие документы.

При наличии в организации  нескольких структурных подразделений  разрабатываются положения о  конкретных структурных подразделениях, в которых определяются их правовой статус, задачи, функции, права, обязанности и ответственность.

 

1.2. Значение и функции организационных документов

Особое место в управленческой деятельности учреждений, организаций  и предприятий занимают служебные организационные документы (ОД), которые в равной степени представляют интерес для работников как канцелярии, таких экономических служб. Для упрощения работы с ОД, ускорения их составления и оформления проведена унификация и стандартизация ОД по форме и по содержанию[6].

Деятельность любой организации  сопровождается составлением разных видов  документов. Всякое решение по управлению базируется на информации по рассматриваемому вопросу или управляемому объекту. И информация, и решение фиксируются в документах.

Управленческая информация отражается в организационно-распорядительных документах, обеспечивающих организацию  процессов управления и управленческого труда.

Состав реквизитов ОД можно  разделить на постоянные и переменные реквизиты. Постоянные в обязательном порядке повторяются на бланках  всех документов данного наименования. Переменные реквизиты наносятся  непосредственно при подготовке конкретного документа. Состав реквизитов обеспечивает документам придание им юридической силы и возможность идентификации [7,158].

Документы выполняют множество  функций. Основные из них представлены на рисунке 2.

Рисунок 2. Функции документов

Источник: Кирсанова М.В., Аксенов Ю.М. Курс делопроизводства: Документационное обеспечение управления: Учеб. – М.: Инфра-М, 2008, 156 c.

 

Организационные документы  выполняют специфические функции, которые не могут быть регламентированы другими документами:

Создание организации, предприятия;

Реорганизация организации, предприятия;

Ликвидация организации, предприятия;

Приватизация государственных  и муниципальных организаций, предприятий;

Распорядительная деятельность организации, предприятия;

Организационно-нормативное  регулирование деятельности организации, предприятия;

Оперативно-информационное регулирование деятельности организации, предприятия [9,236].

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 
             

 

 

 

ГЛАВА 2. ОФОРМЛЕНИЕ ОРГАНИЗАЦИОННЫХ ДОКУМЕНТОВ

2.1. Общие требования  к составлению и оформлению  организационных документов

Оформление организационной документации осуществляется в соответствии с нормами и требованиями ГОСТ Р 6.30-2003. В государственном стандарте определено 30 реквизитов. Стандарт жёстко не оговаривает перечень документов, на которые он распространяется. Стандартом установлены: состав реквизитов документов; требования к оформлению реквизитов документов; требования к бланкам документов, включая бланки документов с воспроизведением Государственного герба РФ [3].

Для ОРД установлены два  формата бумаги А4 (210 х 297 мм) и А5 (148 х 210 мм).

Для формата А4 установлены  следующие размеры полей: левое - 30 мм, правое - не менее 8 мм, верхнее - 20 мм, нижнее - 20 мм. Поля документов служат для подшивки документов, нанесения отметок, а также предохраняют текст от преждевременного износа.

С целью экономии бумаги тексты документов, используемых внутри организации, разрешается оформлять  на двух сторонах листа (для документов сроком хранения до 3 лет). При печати документа на оборотной стороне  листа размер левого поля должен быть не менее 8 мм, правого - не менее 30 мм, верхнего и нижнего - не менее 20 мм.

При оформлении многостраничного документа первая его страница печатается на бланке, а все последующие на чистых листах бумаги одинакового с  бланком формата и качества. Второй и последующие экземпляры документа  допускается печатать на бумаге, не совпадающей по цвету и качеству с первым, но одинакового с ним  формата.

Документы, оформляемые на двух и более страницах, должны быть пронумерованы, начиная со второй страницы. Нумерация выполняется арабскими  цифрами без каких-либо знаков, посередине верхнего поля, на расстоянии не менее 10 мм от верхнего обреза листа. При оформлении документа на двух сторонах листа, вторая страница нумеруется при наличии  третьей.

Тексты документов, изготавливаемых  с помощью печатающих устройств, на бумаге формата А4 оформляют через 1,5 межстрочного интервала, на А5 - через 1 интервал. Тексты документов, изготавливаемые  на компьютере, оформляют через 1 интервал.

За единицу измерения  машинописных работ принята одна нормально заполненная страница формата А4, напечатанная с одной  стороны. Нормально заполненной  считается страница, на которой в  зависимости от интервала печатания  располагается соответствующее  количество печатных знаков (таблица 1) [9].

Таблица 1.

Количество печатных знаков на странице формата А4

Интервал	Количество строк	Знаков в строке	Знаков на странице
1,5	38 -41	60 - 64	2450
1	58 - 61	60 - 64	3630

Источник: Кузнецов И.Н. Документационное обеспечение управления и делопроизводство: учебник, МО РФ.-М.: Юрайт, 2012

 

Строки многострочных  реквизитов печатаются через 1 межстрочный  интервал и выравниваются по левой  вертикальной линии. Составные части  реквизитов отделяют друг от друга 1,5 - 2 интервалами, а сами реквизиты - 2 -3 межстрочными интервалами. Максимальная длина строки многострочных реквизитов - 28 знаков.

Набор текста с использованием компьютера осуществляется в текстовом  редакторе Microsoft Word, применяется гарнитура  шрифта Times New Roman в обычном начертании, размер шрифта - не менее 13 пт. Выравнивание по ширине листа. Реквизиты, состоящие  из нескольких строк (кроме реквизита  Текст) печатают с интервалом точно 14 пт. Составные части реквизитов отделяются друг от друга одинарным  интервалом.

Для каждого формата документов предусмотрено два вида расположения реквизитов заголовочной части. Первый - угловое расположение, при котором  наименование организации (предприятия), выпустившей документ, ее адрес, телефон  и т.д., а также наименование вида документа размещаются в левом  верхнем углу, оставляя в правом углу место для указания сведений об адресате или грифе утверждения. Этот вид используется наиболее часто.

Угловое расположение реквизитов бывает флаговое и центрованное. При  флаговом расположении строки реквизитов начинаются от границы левого поля, а правый край строки не выравнивается. При угловом центрованном расположении все реквизиты, расположенные в  углу листа, выравниваются (центруются), т.е. находятся на равном расстоянии от границы левого поля и середины листа.

Второй вариант - продольный, при котором реквизиты, включающие сведения об организации, выпустившей  документ, наименование документа, размещаются  по всей верхней части листа. Этот вариант расположения реквизитов применяют  при большом количестве знаков в  данных реквизитах [9].

Далее рассмотрим оформление отдельных видов организационных  документов.

 

2.2. Устав

Все государственные, муниципальные, частные предприятия, общественные объединения действуют на основе устава.

Устав — это свод правил, регистрирующих деятельность организаций, учреждений, обществ и граждан, их взаимоотношения с другими организациями  и гражданами, права и обязанности  в определенной сфере государственной  или хозяйственной деятельности. Существуют, например, Устав добровольного  спортивного общества, Устав акционерного общества, Устав товарищества с ограниченной ответственностью и т.д. Отдельно следует  выделить уставы, определяющие организацию  той или иной сферы деятельности Вооруженных Сил РФ (Строевой устав, Дисциплинарный устав и т.д.) [11].

Общие уставы утверждаются высшими органами государственной  власти и управления, а уставы общественных организаций принимаются и утверждаются их съездами. Уставы государственных  предприятий и учреждении утверждаются их вышестоящими органами (министерствами, ведомствами). Уставы муниципальных  предприятий утверждаются районными (городскими) администрациями, частных  соответствующими владельцами, коллективами и регистрируются в областных, краевых, городских и районных администрациях.

В оформлении уставов должны присутствовать следующие реквизиты: наименование министерства, наименование организации, вид документа, индекс, дата, место издания, гриф утверждения (в случае частного предприятия указать, кем оно зарегистрировано). В реквизите  «текст» необходимо предусмотреть  такие разделы, как общие положения, основные функции, права и обязанности, руководство, взаимоотношения и  связи, производственно-хозяйственная, коммерческая деятельность, имущество  и средства, контроль, проверка и  ревизия, реорганизация или ликвидация. В зависимости от формы частной  собственности (товарищество с ограниченной ответственностью, акционерное общество закрытого либо открытого типа и  т.д.) разделы в тексте изменяются, добавляются. Включаются, например, такие  разделы, как уставной капитал, акции  и ценные бумаги, распределение прибыли, формирование фондов и т.д. После  текста ставится подпись руководителя[6,115].

В зависимости от вида организации (учреждения) в типовой устав могут  быть добавлены другие сведения:

• для банков — перечень проводимых банком операций и его функции;

• для бирж — сведения о максимальном составе членов, порядке их приема, правах и обязанностях, порядке разрешения споров;

• для акционерных обществ — сведения о категории выпускаемых акций, условия их приобретения, размеры долей каждого участника и др [9,236].

Устав оформляется на общем  бланке организации. Структура текста и его содержание определяются разработчиками устава, в число его обязательных разделен включаются:

1. Общие положения (определяются цели и задачи организации).

2. Организационная структура (состав структурных подразделений, их функции и взаимосвязи).

3. Регламент организации (формы и методы управлении, нрава и обязанности должностных лиц).

4. Финансово-материальная база (определение размеров основных и оборотных средств, источники, порядок распоряжения средствами и ценностями).

5. Отчетная и ревизионная деятельность.

Первый лист Устава представлен  на рисунке 3.

Рисунок 3. Оформление Устава

Источник: Смирнова Е.П. Делопроизводство для секретаря: Пособие – М.: "Омега-Л", 2008, стр. 16

 

2.3. Положение

Положения — нормативные акты, имеющие сводный кодификационный характер и определяющие порядок образования, компетенцию, организацию работы. Например: «Общее положение о министерствах», «Положение о государственной автомобильной инспекции». Положения могут регламентировать деятельность отдельных должностных лиц. В управленческой практике создают положения, регулирующие совокупность организационных, трудовых отношений по конкретным вопросам. Например: «Положение о бухгалтерском учете и отчетности в Российской Федерации», «Положение о документах и документообороте в бухгалтерском учете» [2].

Наиболее распространенный вид положения — документ, предназначенный  для нормативно-правовой регламентации  деятельности организации или ее структурного подразделения. Положение об организации определяет ее статус, порядок ее создания, место в системе управления, внутреннюю структуру, функции, компетенцию, обязанности, порядок реорганизации и ликвидации. В практике администрирования организаций, имеющих внутреннюю организационную структуру, положение является основным документом, предназначенным для закрепления и разграничения функций каждого структурного подразделения. Структура текста положения и его формуляр унифицированы в УСОРД2. Положение оформляют на общем бланке организации, т.е. этот документ должен содержать наименование организации, структурного подразделения, вида документа, а также дату и гриф утверждения. Текст положения включает следующие разделы:

1. Общие положения.

2. Цели и задачи.

3. Функции.

4. Права и обязанности. 

5. Руководство.

6. Взаимоотношения (служебные связи).

В разделе «Общие положения» указываются точное наименование структурного подразделения, степень его самостоятельности, подчиненность — орган управления (или должностное лицо), в распоряжении которого находится структурное  подразделение. Дается перечень основных правовых, директивных, нормативных  и инструктивных материалов, которыми руководствуется в своей деятельности данное структурное подразделение.

В разделе «Цели и задачи»  в обобщенном виде формулируется  главная цель деятельности структурного подразделения и его основные задачи.

Раздел «Функции» —  основной раздел положения, он должен включать всестороннюю характеристику деятельности, структурного подразделения, подробный перечень всех функций, которые должны обеспечить решение основных задач.

В разделе «Права и обязанности» перечисляются права, которыми наделяется подразделение для реализации возложенных  на  него задач. При изложении прав подчеркивается их соответствие действующему законодательству, нормативно-правовым документам Правительства, вышестоящих органов управления и документам, регламентирующим деятельность данной организации.

Раздел «Руководство»  содержит наименование должности руководителя подразделения, требования к уровню образования и стажу практической работы. Должностные обязанности  руководителя не регламентируются отдельным  документом (должностной инструкцией), поэтому в данном разделе обязанности  руководителя выделяют отдельно, в  их числе, как правило, указывают  функцию координации деятельности структурного подразделения, планирование его работы, контроль работой сотрудников, совершенствование организационной  структуры, участие в разработке нормативно-методического обеспечения  и др. Для разграничения прав подразделения  и его руководителя в разделе  устанавливают персональные права  руководителя. В их числе обычно есть право устанавливать круг ответственности  своих заместителей, утверждать определенные документы, издавать распоряжения по определенному  кругу вопросов, назначать и освобождать  от занимаемых должностей работников подразделения (или представлять документы  для этих процедур), применять меры поощрения и взыскания и т.д. В разделе «Руководство» перечисляются  основные позиции, по которым руководитель несет персональную ответственность  за выполнение задач службы (структурного подразделения), за состояние документации, ее соответствие требованиям правовых и нормативных документов, достоверность  информации, ее утечку, организацию  работы службы, работу с кадрами, а  также за невыполнение задач, возложенных  на руководителя данным Положением.

В разделе «Взаимоотношения с другими подразделениями» определяются взаимосвязи с другими подразделениями, возникающие в результате производственной, хозяйственной, управленческой деятельности, фиксируются документные связи — наименования документов, периодичность их представления, сроки, устанавливаются взаимные обязательства, определяется состав документов, разрабатываемых структурным подразделением совместно с другими структурными подразделениями.

Положения подписывают должностные  лица, являющиеся их непосредственными  разработчиками (например, начальники структурных подразделений, заместители  первого руководителя и др.), визирует положение юридическая служба (юрисконсульт), утверждает руководитель. Положение  обретает юридическую силу с момента  утверждения[7].

Как пример представлено Положение об отделе организационной работы Администрации Октябрьского района в Приложении 1.

Уставы и положения  являются сложными документами. Их структура  и содержание, как правило, определяются учреждениями-разработчиками.

 

2.4. Должностные  инструкции

Инструкция — это правовой акт, издаваемый органом государственного управления (или утверждаемый его  руководителем) в целях установления правил, регулирующих организационные, научно-технические, технологические, финансовые и иные специальные стороны  деятельности учреждений, организаций, предприятий (их подразделений и  служб), должностных лиц и граждан. Инструкции издаются также в целях  разъяснения и определения порядка  применения законодательных актов  и распорядительных документов (например, приказов)[8,43].

Заголовок инструкции должен четко очерчивать круг вопросов, объектов и лиц, на которые распространяются ее требования (например, «Инструкция  о ведении делопроизводства в  аппарате администрации Новосибирской  области», «Должностная инструкция инспектору по контролю...).

Текст инструкции разбивается  по определенной логической схеме на разделы, пункты и подпункты. Как  правило, инструкция начинается с раздела  «Общие положения», в котором указываются  цели ее издания, область распространения, порядок ее применения и другие сведения общего характера. Инструкция является документом постоянного или длительного  действия (до замены ее новой).

Поскольку текст инструкции носит характер указания, в ней  рекомендуются четкие формулировки со словами, имеющими распорядительное значение, типа «должен», «следует», «необходимо», «имеет право», «не допускается», «рекомендуется», «запрещается» и т.д. Текст инструкции излагается от третьего лица (например: «Руководители или по их поручению  другие должностные лица государственных  органов, предприятий, учреждений и  организаций должны систематически анализировать, обобщать предложения, заявления, жалобы граждан, содержащиеся в них практические замечания...»), или в безличной форме (например: «Повторным предложениям, заявлениям, жалобам граждан при их поступлении  присваивается очередной регистрационный  индекс, в соответствующей графе  регистрационно-контрольной карточки указываются регистрационные индексы  первого предложения, заявления, жалобы...»).