Ирина Эланс

Автор который поможет с любыми образовательными и учебными заданиями

Окружение проекта. 2

СОДЕРЖАНИЕ

С.

ВВЕДЕНИЕ 3

1. СУЩНОСТЬ ПОНЯТИЯ ОКРУЖАЮЩАЯ СРЕДА ПРОЕКТА И ЕГО УЧАСТНИКИ 4

2. ВНЕШНЕЕ ОКРУЖЕНИЕ ПРОЕКТА И ФАКТОРЫ, ВОЗДЕЙСТВУЮЩИЕ НА НЕГО 8

3. ВНУТРЕННЕЕ ОКРУЖЕНИЕ СО СВОИМ КОМПЛЕКСОМ

ФАКТОРОВ 11

4. ВЗАИМОДЕЙСТВИЕ МЕЖДУ ПРОЕКТОМ И ДЕЙСТВУЮЩИМИ ЛИЦАМИ, ФАКТОРАМИ ЕГО ОКРУЖЕНИЯ 12

ЗАКЛЮЧЕНИЕ 14

СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННЫХ ИСТОЧНИКОВ 15

ВЕДЕНИЕ

Каждый проект несет в себе признаки открытой социально-экономической системы и поэтому нужно рассматривать, а также управлять им, учитывая окружение, в котором он реализуется.

Проект и его окружение не только связаны между собой, не только взаимно влияют друг на друга, но и взаимно адаптированы. То, что хорошо и эффективно работает в одном проекте и в определенном окружении, может оказаться неэффективным в другом проекте и другом окружении. Многие проекты сталкиваются с трудностями и теряют ожидаемую эффективность из-за того, что их цели, организационное построение и методы управления несовместимы или конфликтуют с ключевыми элементами окружения.

Успех проекта зачастую определяется не столько логическим или эффективным распределением ролей, обязанностей и ресурсов, сколько созданием наиболее работоспособной структуры связей различных внутренних частей проекта с внешними его участниками.

Таким образом, проект всегда реализуется в окружении некоторой динамической среды, которая оказывает на него определенное воздействие. Проект нельзя отделить от окружающих его условий и их развития. Следовательно, необходимо заранее учитывать непосредственное окружение проекта и воздействие дальних факторов.

1. СУЩНОСТЬ ПОНЯТИЯ ОКРУЖАЮЩАЯ СРЕДА ПРОЕКТА И ЕГО УЧАСТНИКИ

Под окружающей средой проекта следует понимать совокупность факторов и объектов, непосредственно не принимающих участия в проекте, но влияющих на него и осуществляющих взаимодействие с ним и отдельными его элементами. При этом обычно выделяют непосредственное окружение проекта, то есть факторы и объекты, непосредственно взаимодействующие с проектом, а также дальнее окружение проекта, то есть факторы и объекты, взаимодействующие с проектом посредством других, входящих в непосредственное окружение.

Окружающая среда проекта рассматривается как источник рисков, при этом риск может рассматриваться и как опасность, и как возможность, но в любом случае как отклонение. В структуре дальнего окружения проекта принято выделять внешние факторы воздействия.

В структуре непосредственного окружения проекта действуют поставщики продукции, работ и услуг, а также потребители прямых или побочных результатов проекта. Если проект реализуется в рамках устойчивого организационно-структурного образования (например, предприятия), то его подразделения, непосредственно не участвующие в проекте, следует рассматривать как объекты непосредственного окружения проекта.

В рамках самого проекта, а также его окружения следует выделять участников проекта, т.е. субъектов деятельности, подвергаемой проектному управлению [1].

Состав участников проекта, их роли, распределение обязанностей, прав и ответственности зависят от типа, вида, масштаба, сложности, а также жизненного цикла проекта. Структура участников проекта не является стабильным во времени состоянием. Между проектом и окружающей его средой происходит постоянное взаимодействие и обмен материальными, финансовыми, энергетическими и информационными ресурсами с изменением состава участников, их ролей, системы взаимодействия между ними. На рисунке 1.1 представлено окружение проекта как системы.

Рис. 1.1 – Окружение проекта

Участники проекта — основной элемент его структуры, так как именно они обеспечивают реализацию его замысла.

В зависимости от типа проекта, в его реализации могут принимать участие от одной до нескольких десятков (иногда сотен) организаций. У каждой из них свои функции, степень участия в проекте и мера ответственности за его судьбу.

Все эти организации, в зависимости от выполняемых ими функций, принято объединять в совершенно конкретные группы (категории) участников проекта.

Наиболее активными непосредственными участниками проекта выступают:

1. Инициатор – это субъект (физическое или юридическое лицо), являющийся носителем основной идеи проекта и инициативы его реализации.

2. Заказчик – это субъект деятельности, заинтересованный в достижении основной цели и результатов проекта. Заказчик определяет основные требования и рамки проекта, обеспечивает его финансирование, заключает контракты с другими участниками, несет ответственность за результаты проекта.

3. Инвестор – это участник, осуществляющий финансирование проекта и заинтересованный в достижении его финансовых результатов. Инвестор вступает в контрактные отношения с заказчиком, осуществляет расчеты с другими участниками по мере выполнения проекта.

4. Руководитель проекта (проект-менеджер) – это участник, которому делегированы полномочия по управлению деятельностью, направленной на достижение целей проекта. Он несет ответственность перед заказчиком за достижение целей проекта.

5. Команда проекта – это совокупность участников, действующих под руководством проект-менеджера для достижения целей проекта. Состав и обязанности команды зависят от масштабов, сложности и других характеристик.

6. Контрактор – участник проекта, берущий на себя обязательства по выполнению отдельных работ, предоставлению продукции или услуг. Контрактор может выступать как подрядчик (исполнитель работ), поставщик (продукции, основных средств или ресурсов) или консультант.

7. Субконтрактор – участник проекта, берущий на себя обязательства перед контрактором за выполнение отдельных работ, предоставление продукции или услуг. Субконтрактор (субподрядчик) выступает как косвенный участник проекта, работая через контрактора.

8. Проектировщик - юридическое лицо, выполняющее по контракту

проектно-изыскательские работы в рамках проекта. Вступает в договорные отношения с генконтрактором проекта или непосредственно с заказчиком

9. Генеральный подрядчик - юридическое лицо, чье предложение принято заказчиком. Несет ответственность за выполнение работ в соответствии с контрактом. Подбирает и заключает договоры с субподрядчиками на выполнение отдельных работ и услуг.

10. Поставщики - субконтракторы, осуществляющие разные виды поставок на контрактной основе - материалы, оборудование, транспортные средства и др.

11. Лицензоры/Лицензирующие организации - организации, выдающие лицензии на право владения земельным участком, ведения торгов, выполнения определенных видов работ и услуг и т. п.

12. Органы власти - сторона, удовлетворяющая свои интересы путем получения налогов от участников проекта, выдвигающая и поддерживающая экологические, социальные и другие общественные и государственные требования, связанные с реализацией проекта.

13. Владелец земельного участка - юридическое или физическое лицо,

являющееся владельцем участка земли, вовлеченного в проект.

14. Производитель конечной продукции проекта осуществляет эксплуатацию созданных основных фондов и производит конечную продукцию.

15. Потребители конечной продукции - юридические и физические лица, являющиеся покупателями и пользователями конечной продукции, определяющие требования к производимой продукции и оказываемым услугам, формирующие спрос на них.

16. Общественные организации – слои населения, объединенные по интересам.

17. Конкурент - сторона, которая всегда не заинтересована в успешном осуществлении проекта [3].

2. ВНЕШНЕЕ ОКРУЖЕНИЕ ПРОЕКТА И ФАКТОРЫ, ВОЗДЕЙСТВУЮЩИЕ НА НЕГО

Внешнее окружение проекта оказывает влияние на проект, как через предприятие, так и непосредственно. Причем, чем больше масштаб проекта, тем сильнее влияние на него факторов внешнего окружения.

Во внешнем окружении ближнее окружение – это среда предприятия, в рамках которого осуществляется проект, и дальнее окружение – окружение самого предприятия.

Дальнее окружение характеризуется следующими тремя факторами:

1) медленно меняется;

2) «сильно» влияет на проект (при его изменении проект может быть ликвидирован);

3) проект «слабо» влияет на дальнее окружение.

Управление связями проекта с дальним окружением осуществляется путем постоянного мониторинга за дальним окружением, прогнозированием его поведения (построением моделей изменений) и разработкой комплексов

мероприятий, которые помогут избежать (ослабить) ущербы от этих изменений [2].

Дальнее окружение составляют:

1. Политические характеристики и факторы:

- политическая стабильность;

- поддержка проекта правительством;

- участие в военных союзах.

2. Экономические факторы:

- структура национального хозяйства;

- страховые гарантии;

- уровень инфляции и стабильность валюты.

3. Общество - его характеристики и факторы:

- условия и уровень жизни;

- уровень образования;

- здравоохранение и медицина, условия отдыха;

- общественные организации, пресса, телевидение;

- отношение местного населения к проекту.

4. Законы и право:

- права человека;

- права предпринимательства;

- права собственности;

5. Наука и техника:

- уровень развития фундаментальных и прикладных наук;

- транспортные системы;

- связь, коммуникации.

6. Культура:

- уровень грамотности;

- история, культурные традиции, религия;

- уровень требований к качеству результатов и условий труда.

7. Природные и экологические факторы:

-естественно-климатические условия: температура, осадки, влажность;

- природные ресурсы;

- законодательство по защите окружающей среды.

8. Характеристики и факторы инфраструктуры:

- средства транспорта, связи и коммуникации;

- коммунальные службы;

- сырье и услуги и другие.

Перечисленные характеристики дальнего окружения проекта могут рассматриваться и как источники рисков для проекта. Поэтому при рассмотрении составляющих дальнего окружения необходимо анализировать

их и оценивать как вероятность наступления и величину ущерба.

Ближнее окружение более подвижно по сравнению с дальним и характеризуется следующими тремя факторами:

1) достаточно подвижно (может сравнительно «легко» изменяться);

2) тесно связано с проектом;

3) проект может влиять на ближнее окружение и формировать его под себя.

Управление связями проекта с ближним окружением осуществляется путем постоянного учета интересов всех участников, составляющих (формирующих) ближнее окружение, и разработкой комплексов мероприятий, которые помогут согласовать интересы участников и цели проекта. Ближнее окружение включает в себя:

1. Руководство предприятия определяет цели и основные требования проекта, а также порядок их корректировки.

2. Сфера финансов определяет бюджет проекта, его смету и источники финансирования.

3. Сфера сбыта определяется решениями покупателей и действиями конкурентов.

4. Сфера изготовления требует согласования требований к проекту с возможностями рынка средств производства.

5. Сфера материального обеспечения формирует требования к проекту, исходя из возможности обеспечения сырьем, материалами и оборудованием по приемлемым ценам.

6. Сфера инфраструктуры формирует требования к рекламе, транспорту, связи, телекоммуникациям, информационному обеспечению, инженерному обеспечению.

7. Сфера очистки и утилизации формирует требования к охране окружающей среды и утилизации отходов производства [1].

3. ВНУТРЕННЕЕ ОКРУЖЕНИЕ СО СВОИМ КОМПЛЕКСОМ

ФАКТОРОВ

Внутреннее окружение проекта - это та часть окружающей среды, которая существует только во время осуществления проекта.

Внутреннее окружение проекта оказывает существенное влияние на процесс его успешной реализации.

Наиболее существенные факторы внутреннего окружения проекта:

1. Стиль руководства определяет психологический климат и атмосферу, влияет на творческую активность и работоспособность в команде проекта.

2. Специфическая организация проекта определяет взаимоотношения между основными участниками проекта, распределение прав, ответственности и обязанностей и влияет на успех осуществления проекта.

3. Участники проекта реализуют различные интересы в процессе осуществления проекта, формируют свои требования и оказывают влияние на проект в соответствии со своими интересами, компетенцией и степенью участия в проекте.

4. Основной интерес команды проекта связан с получением дохода от своей деятельности во время реализации проекта и претендует на получении своей части из резервного фонда.

5. Методы и средства коммуникации определяют полноту, достоверность и оперативность обмена информацией между участниками проекта.

6. Экономические условия проекта определяют его основные стоимостные характеристики.

7. Социальные условия проекта характеризуют: условия жизни, уровень заработной платы, коммунальные услуги, условия труда и техники безопасности, страхование, социальное обеспечение [2].

4. ВЗАИМОДЕЙСТВИЕ МЕЖДУ ПРОЕКТОМ И ДЕЙСТВУЮЩИМИ ЛИЦАМИ, ФАКТОРАМИ ЕГО ОКРУЖЕНИЯ

Для менеджера проекта важно, во-первых, понимать окружение проекта и, во-вторых, обеспечивать его тесную связь с ключевыми действующими лицами и факторами в окружении таким образом, чтобы достичь максимального успеха.

Анализируя внешнюю среду окружения проекта, следует отметить, что не все элементы в окружении проекта являются решающими для его успеха. Систематический обзор окружения для выявления ключевых действующих лиц и факторов – важная функция менеджера и всей команды проекта. Такой обзор может выполняться в различной форме: от случайного наблюдения до целенаправленной запланированной и высокоструктурированной инспекции.

При использовании этого подхода сначала определяется достаточно большое число потенциально наиболее значимых субъектов и факторов, действующих в окружении проекта; они заносятся в определенный сектор или кольцо. Затем, обычно по согласованию с командой проекта, с помощью квадратного или овального оформления (либо иного набора символов) выделяются наиболее критичные из них.

Таким образом, для того чтобы проект был успешным, он должен находиться в контролируемой взаимосвязи со всем своим окружением. Это может быть достигнуто путем организации специальных связей, которые отражают ключевые действующие субъекты и факторы, определяемые путем обзора окружения. Такие связи реализуются через организационную структуру и процесс управления [3].

Могут быть следующие примеры организационных связей:

- организация формальных комитетов по управлению проектами;

- обеспечение участия менеджера проекта или членов команды в советах либо комитетах организаций – ключевых участников проекта;

- объединение команды проекта и ведущих действующих лиц из сторонних организаций;

- введение должности менеджера по взаимодействию, обязанного обеспечивать связь с ключевыми действующими лицами, или возложение этой функции на менеджера проекта.

Примеры связей процесса управления могут быть следующими.

В отношении действующих лиц:

- пригласить ключевых действующих лиц для участия в совещаниях по проекту, особенно при разработке планов, которые их затрагивают;

- пригласить ключевых действующих лиц посетить проектный офис и объекты выполнения работ, познакомить их с командой и руководителями проекта;

- периодически снабжать их копиями соответствующих отчетов по проекту.

В отношении факторов влияния:

- убедиться, что определенные ключевые факторы учтены при отборе проектов и расстановке их приоритетов, разработке модели жизненного цикла проекта, планов проекта, бюджета, расписаний и т. д.;

- установить такую систему отчетности, которая позволит отражать изменения ключевых факторов в планах проекта;

- сформировать системы мониторинга предложений и сообщать менеджеру проекта о значительных изменениях.

Следует обращать особое внимание на то, что точно так же, как по мере продвижения от фазы к фазе модифицируется сам проект, изменяется и его окружение. Спонсоры и менеджеры проекта должны периодически контролировать основные элементы окружения проекта и подтверждать актуальность действующих лиц и факторов, имеющих к нему отношение.

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

В профессиональном управлении проектами с понятием проекта связывается процесс осуществления комплекса целенаправленных мероприятий по созданию нового продукта или услуг в рамках установленных бюджета, времени и качества.

Проект как открытая социально-экономическая система, как процесс осуществления комплекса целенаправленных структурированных мероприятий имеет целый ряд достаточно универсальных (типовых) параметров или признаков, в числе основных: новизна или даже уникальность; место реализации; срок реализации (жизненный цикл); финансовое обеспечение; команду и участников проекта.

Существует значительное многообразие типов проектов, которые можно классифицировать по различным признакам и дать им соответствующие характеристики, в частности по размерам, сложности, принадлежности, уровню финансовых затрат, уровню риска и другим показателям.

Центральное место в разработке и реализации проекта на протяжении всех этапов жизненного цикла принадлежит команде проекта, возглавляемой менеджером проекта, которая не только управляет и регулирует ход реализации проекта, но и реагирует на изменения внешней среды окружения проекта.

Эффективность и качество проекта понятия достаточно субъективные и зависят от многих факторов, среди которых основными могут быть следующие: миссия проекта, тип проекта, его собственник, команда проекта и его участники.

СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННЫХ ИСТОЧНИКОВ

1. Дитхелм Г. Управление проектами. В 2 т. Т. II: Пер. с нем/ Г. Дитхелм. - СПб.: Издательский дом «Бизнес-пресса», 2004. - 288 С.

2. Мазур И.И., Шапиро В.Д., Ольдерогге Н.Г. М12 Управление проектами: Учебное пособие / Под общ. ред. И.И. Мазура. — 2-е изд. — М.: Омега-Л, 2004. — 664 С.

3. Меняев М.Ф. Управление проектами. MS Project. Учебное пособие по специальности «Менеджмент организации»/ М.Ф. Меняев. - М.: Омега-Л, 2005. - 276 С.