Описание и анализ бизнес-процессов при создании информационной системы

Федеральное государственное  бюджетное образовательное учреждение

высшего профессионального  образования

«Смоленский государственный  университет»

                                      Кафедра математики и информатики

Реферат

Описание и анализ бизнес-процессов при создании информационной системы.

Выполнила:

студентка 4 курса 

факультета экономики  и управления

специальности

«Прикладная информатика  в менеджменте»

Самулеева Анна Андреевна

Проверил:

кандидат технических наук, доцент

Балашов Олег Валентинович

Смоленск

2013

ВВЕДЕНИЕ

          В настоящее время использование информационных систем на предприятии становится неотъемлемой частью производственного процесса любой организации. Информационная система представляет собой совокупность организационных, технических, программных и информационных средств, объединённых в единую систему с целью сбора, хранения, обработки и выдачи необходимой информации, предназначенной для выполнения функций управления на предприятии. Процесс создания информационной системы делится на ряд этапов, ограниченных некоторыми временными рамками и заканчивающихся выпуском конкретного продукта (моделей, программных продуктов, документации и пр.) Начальным этапом процесса создания ИС является моделирование бизнес-процессов, протекающих в организации и реализующих ее цели и задачи. Модель организации, описанная в терминах бизнес-процессов и бизнес-функций, позволяет сформулировать основные требования к ИС. Это фундаментальное положение методологии обеспечивает объективность в выработке требований к проектированию системы.

       Основной целью данной работы является изучение способов описания и анализа бизнес-процессов организации при создании информационной системы. В первой главе реферата освещается история возникновения понятия «бизнес-процесс» и ключевые определения, связанные с ним. Во второй главе работы рассматриваются программные средства, которые используются на этапе проектирования информационной системы для описания и анализа бизнес-процессов. Также приведена сравнительная характеристика этих программных средств.

1.История возникновения понятия «бизнес-процесс»

       Двести лет назад Адам Смит сделал выдающееся открытие: индустриальное производство должно быть разбито на простейшие и самые базовые операции. Он показал, что разделение труда способствует росту производительности, так как сосредоточенные на одной задаче рабочие становятся более искусными мастерами и лучше выполняют свою работу. И на протяжении XIX и XX веков люди организовывали, развивали компании, управляли ими, руководствуясь принципом разделения труда Адама Смита.

Однако, в настоящее время предприятие рассматривается не как совокупность отделов, а как совокупность бизнес-процессов. Идея представления организации в виде набора бизнес-процессов, а управления ее деятельностью — как управление бизнес-процессами стала распространяться в конце 80-х годов. Лучшие компании мира начали решать для себя эти задачи и на практике доказали важность, эффективность, экономичность и прогрессивность перехода на клиентно-ориентированное производство и процессно-ориентированную структуру управления производством. Эта тенденция привела к включению управления процессами в критерий для получения самых престижных наград в области управления бизнесом.

Сегодня компании мирового уровня,например Microsoft или Coca-Cola,  используют методы управления процессами в рамках реализации стратегии системного управления качеством. При использовании процессно-ориентированного подхода в управлении сам процесс становится распределенным регулятором качества составляющих его процедур, будучи ориентированным на реального рыночного клиента.

Выделение бизнес-процессов, их анализ и последующее совершенствование  — колоссальный резерв для повышения  конкурентоспособности компании и эффективности ее работы. Среди основных преимуществ такого подхода можно выделить простоту проведения оптимизации как самих процессов, с точки зрения их организации, синхронизации, взаимосогласованности, так и ресурсов, потребляемых процессами, особенно это касается человеческих ресурсов. Кроме того, становится очевидность управления, нацеленного на конечный результат, который оценивается потребителем — клиентом процесса.

     Аргументами для перехода к процессно-ориентированной структуре управления производством стали следующие:

• каждый процесс имеет потребителя, и сосредоточение на каждом процессе способствует лучшему удовлетворению потребителей;
• определение границ рассматриваемого процесса, а также поставщиков и потребителей, позволит обеспечить лучшее взаимодействие и понимание требований, которые следует удовлетворить;
• при управлении целостным процессом, который проходит сквозь множество отделов, а не отдельными отделами, снижается риск субоптимизации;
• при назначении владельцев процессов, ответственных за процесс, удается избежать распределения ответственности по фрагментам, что часто бывает на специализированных предприятиях;
• управление процессами позволяет создать лучшие основания для контроля времени выполнения работ и ресурсов.

      Большинство из этих аргументов основано на том, что каждый отдельный процесс имеет поставщика и потребителя, как это показано на рис. 1.1. Эта модель поставщик/потребитель — центральная для понимания процессного подхода.

Рисунок 1.1

       Так что же такое бизнес-процесс?

1.1.Определения понятия бизнес-процесс

       Понятие бизнес-процесс содержит два элемента: бизнес и процесс. Рассмотрим сначала элемент процесс. Вот одно из базовых определений процесса: «... — некоторая логическая последовательность связанных действий, которые преобразуют вход в результаты или выход».Теперь к слову процесс нужно добавить слово бизнес, чтобы отличить бизнес-процесс от других процессов, идущих в компании. Понятие бизнес-процесс можно определить по-разному. Эрикссон предложил в своей работе «Business Process Management» следующее определение: «бизнес-процесс – это цепь логически связанных, повторяющихся действий, в результате которых используются ресурсы предприятия для переработки объекта (физически или виртуально) с целью достижения определенных измеримых результатов или продукции для удовлетворения внутренних или внешних потребителей».

       Главная идея заключается в том, что любой бизнес-процесс имеет потребителя внутреннего или внешнего. Опираясь на это определение, можно все действия внутри организации (компании) рассматривать либо как бизнес-процесс, либо как его часть.

1.2.Виды бизнес-процессов

      Существуют три вида бизнес-процессов:

• Управляющие — бизнес-процессы, которые управляют функционированием системы. Примером управляющего процесса может служить Корпоративное управление и Стратегический менеджмент.
• Операционные — бизнес-процессы, которые составляют основной бизнес компании и создают основной поток доходов. Примерами операционных бизнес-процессов являются Снабжение, Производство, Маркетинг и Продажи.
• Поддерживающие — бизнес-процессы, которые обслуживают основной бизнес. Например, Бухгалтерский учет, Подбор персонала, Техническая поддержка, АХО.

2.Описание и анализ бизнес-процессов

         В процессе создании информационной системы для какого-либо предприятия, очень важным является правильное описание и анализ бизнес-процессов. Правильно смоделированные бизнес-процессы являются основой для успешного функционирования будущей информационной системы,  а значит и самой организации.   

       При моделирование бизнес-процессов наиболее часто возникают следующие вопросы:

• какое программное обеспечение использовать,
• как моделировать процессы с использованием выбранного продукта,
• как проводить анализ и выявлять использованием выбранного продукта,
• какую методологию использовать для описания процессов.

       В настоящее время на российском рынке представлено достаточно большое количество CASE-систем, многие из которых позволяют, так или иначе, создавать описания (модели) бизнес-процессов предприятий. Очевидно, что выбор системы в значительной мере определяет весь дальнейший ход проекта. Рациональный выбор системы возможен при понимании руководством компании, и ее специалистами нескольких аспектов:

• целей проекта;
• требований к информации, характеризующей бизнес-процессы и необходимой для анализа и принятия решений в рамках конкретного проекта;
• возможностей CASE-систем по описанию процессов с учетом выдвинутых требований.

     Говорить о преимуществе той или иной системы/нотации бессмысленно, пока не определены тип и рамки проекта, основные задачи, которые данные проект должен решить. Ниже сделана попытка провести сравнение наиболее популярных нотаций, используемых для описания бизнес-процессов, и двух систем, поддерживающих эти нотации.

     Описание бизнес-процессов проводится с целью их дальнейшего анализа и реорганизации. Целью реорганизации может быть внедрение информационной системы, сокращение затрат на выпуск продукции, повышение качества обслуживания клиентов, создание должностных и рабочих инструкций при внедрении стандартов ISO-9000 и т.д. Для каждой такой задачи существует определенные параметры, определяющие набор критических знаний по бизнес-процессу. От задачи к задаче требования к описанию бизнес-процессов могут меняться. В общем случае, модель бизнес-процесса должна давать ответы на следующие вопросы:

• какие процедуры (функции, работы) необходимо выполнить для получения заданного конечного результата;
• в какой последовательности выполняются эти процедуры;
• какие механизмы контроля и управления существуют в рамках рассматриваемого бизнес-процесса;
• кто выполняет процедуры процесса;
• какие входящие документы/информацию использует каждая процедура процесса;
• какие исходящие документы/информацию генерирует процедура процесса;
• какие ресурсы необходимы для выполнения каждой процедуры процесса;
• какая документация/условия регламентирует выполнение процедуры;
• какие параметры характеризуют выполнение процедур и процесса в целом.

     Описание бизнес-процесса формируется при помощи нотации и инструментальной среды, позволяющих отразить все указанные выше аспекты. Только в этом случае модель бизнес-процесса окажется полезной для предприятия, т.к. ее можно будет подвергнуть анализу и реорганизации.

2.1.Описание нотаций

      Наиболее  популярными нотациями, используемыми для описания бизнес-процессов являются нотации ARIS eEPC и IDEF0, IDEF3.

2.1.1. ARIS eEPC

     Нотация ARIS eEPC расшифровывается следующим образом: extended Event Driven Process Chain (расширенная нотация описания цепочки процесса, управляемого событиями). Нотация разработана специалистами компании IDS Scheer AG (Германия), в частности профессором Шеером. В таблице 2.1 приводятся основные объекты, используемые в рамках нотации ARIS eEPC.

Таблица 2. 1-Основные объекты нотации ARIS eEPC

       Помимо указанных в Таблице 2.1 основных объектов, при построении диаграммы eEPC могут быть использованы многие другие объекты. Применение большого числа различных объектов, связанных различными типами связей значительно увеличивает размер модели и делает ее плохо читаемой. Для понимания смысла нотации eEPC достаточно рассмотреть основные используемые типы объектов и связей. На рисунке 2.1 представлена простейшая модель eEPC, описывающая фрагмент бизнес-процесса предприятия.

Рисунок 2.1- Простейшая модель eEPC

     Из рисунка, представленного выше, можно увидеть, что связи между объектами имеют определенный смысл и отражают последовательность выполнения функций в рамках процесса.  Стрелка, соединяющая Событие 1 и Функцию 1 «активирует» или инициирует выполнение Функции 1. Функция 1 «создает» Событие 2, за которым следует символ логического «И», «запускающий» выполнение Функций 2 и 3. Нотация eEPC построена на определенных семантических правилах описания:

• каждая функция должна быть инициирована событием и должна завершаться событием;
• в каждую функцию не может входить более одной стрелки, «запускающей» выполнение функции, и выходить не более одной стрелки, описывающей завершение выполнения функции.

     Кроме этих правил, существуют и другие важные правила формирования моделей в ARIS. Эти правила можно изучить при помощи методического материала «Методы ARIS», который устанавливается на компьютер вместе с продуктом.

     На рисунке 2.2. показано применение различных объектов ARIS при создании модели бизнес-процесса.

Рисунок 2.2- Применение различных объектов ARIS при создании модели бизнес-процесса

     Каждый объект в системе ARIS Toolset, которая поддерживает метод описания бизнес-процессов ARIS, имеет определенный набор атрибутов. Пользователю предлагается воспользоваться стандартными атрибутами для описания объектов или ограниченным количество т.н. пользовательских атрибутов.

     Из рисунка 2.2 видно, что бизнес-процесс в нотации eEPC представляет собой последовательность процедур, расположенных в порядке их выполнения. Следует отметить, что реальная длительность выполнения процедур в eEPC визуально отражена быть не может. Это приводит к тому, что при создании моделей возможны ситуации, когда на одного  исполнителя будет возложено выполнение двух задач одновременно. Используемые при построении модели символы логики  позволяют отразить ветвление и слияние бизнес-процесса. Для получения информации о реальной длительности процессов необходимо использовать другие инструменты описания, например графики Ганта в системе MS Project.

     Таким образом, при помощи нотации eEPC ARIS можно описывать бизнес-процесс в виде потока последовательно выполняемых работ (процедур, функций). Пример моделей, сформированных с использованием ARIS eEPC, показаны на рисунках 2.3-2.4

Рисунок 2.3

Рисунок 2.4

2.1.2. Описание нотации IDEF0, IDEF3

      Нотация IDEF0 была разработана на основе методологии структурного анализа и проектирования SADT, утверждена в качестве стандарта США и успешно эксплуатируется во многих проектах, связанных с описанием деятельности предприятий. Нотация IDEF3 была разработана с целью более удобного описания рабочих процессов (Work Flow), для которых важно отразить логическую последовательность выполнения процедур. Нотации IDEF0 и IDEF3 используют следующие объекты (таблица 2.2).

Таблица 2.2.-Объекты нотации IDEF0 и IDEF3

В моделях нотаций IDEF0 и IDEF3 могут  использоваться стрелки трех видов, показанных на рисунке 2.5

Рисунок 2.5.-Виды стрелок

      Семантика построения моделей IDEF0 и IDEF3 предполагает соблюдение четких правил. Бизнес-процесс, сформированный при помощи нотации IDEF0, показан на рисунке 2.6. (Этот процесс представлен в нотации ARIS eEPC на рисунке 2.3).

Рисунок 2.6.- Бизнес-процесс, сформированный при помощи нотации IDEF0.

      На рисунке 2.7 показан бизнес-процесс, описанный  при помощи нотации IDEF3. (Этот процесс представлен в нотации ARIS eEPC на рисунке 2.4).

Рисунок 2.7.- Бизнес-процесс, описанный при помощи нотации IDEF3

    В нотации IDEF3, так же как и в нотации ARIS eEPC, используются символы логики, отражающие ветвление процесса.

2.1.3.Сравнительный анализ нотаций ARIS и IDEF

      В таблице 2.3 проведен сравнительный анализ нотаций ARIS и IDEF .

Таблица 2.3.- Сравнительный анализ нотаций ARIS и IDEF приводится в следующей таблице.

     Одним из важнейших аспектов описания моделей бизнес-процессов является отражение на модели управляющих воздействий, обратных связей по контролю и управлению процедурой. В нотации ARIS eEPC управление процедурой может быть отражено только при помощи указания входящих документов, которые регламентируют выполнение процедуры, и последовательности выполнения процедур во времени (запускающие события).

     В отличие от ARIS, в нотации IDEF0 каждая процедура должна иметь хотя бы одно управляющее воздействие (вход управления – стрелка сверху). Если при создании модели в eEPC указывается только последовательность выполнения процедур, не заботясь об отражении управляющих воздействий (например, документов и информации), полученные модели будут иметь низкую ценность с точки зрения анализа и дальнейшего использования. К сожалению, именно эта ошибка наиболее распространена на практике. Создается модель Work Flow (поток работы), отражающая простую последовательность выполнения процедур и входящих/исходящих документов, при этом управляющие (контрольные) воздействия на функции в модели не отражаются. Реальные процессы управления могут остаться «за кадром» на 30-90% (см. пример на следующем рисунке).

Рисунок 2.8. Недостатки описания бизнес-процесса в ARIS eEPC

     На рисунке 2.8. Функция 4 является контрольной и служит для проверки результатов выполнения работы, выполняемой функциями 2 и 3. Но данная модель не отвечает на вопросы:

• каким образом осуществляется управляющее воздействие на функции 2 и 3, показан только тот факт, что по ходу процесса возможен возврат и повторное выполнение функций 2 и 3; информация об этой обратной связи может быть раскрыта только в виде описания в атрибутах объектов модели;
• какие документы (например, нормативы), распоряжения, внешние условия (например, влажность воздуха в помещении), регламентируют выполнение функций.

       Если пытаться отразить все условия и ограничения, определяющие выполнение функций, то потребуется описать большое количество событий и входящей информации (например, устных распоряжений руководителей), и модель станет сложной и плохо читаемой. (Эти недостатки присущи так же и нотации IDEF3). Указанных недостатков нет у нотации IDEF0. В то же время, на моделях в IDEF0 не предусмотрено использование символов логики выполнения процесса.

       Таким образом, нотация ARIS eEPC является расширением достаточно простой нотации IDEF3. Для адекватного описания процесса управления в нотации eEPC необходимо заранее договориться, как будут отражены в модели документы (информация), регламентирующие выполнение процедур процесса.

2.2.Функциональные возможности продуктов ARIS и BPWin

      Функциональные возможности инструментальных средств моделирования ARIS Toolset и BPWin можно корректно сравнивать только по отношению к определенному кругу задач. В данном исследовании рассматривается задача формирования моделей (описания) бизнес-процессов предприятия. Каждая из рассматриваемых систем имеет свои преимуществ и недостатки. В зависимости от решаемых задач эти преимущества могут как усиливаться, так и наоборот. То же касается и недостатков: недостаток системы в рамках одного проекта, может не быть недостатком в рамках другого. Например, отсутствие четких соглашений по моделированию управляющих воздействий в рамках eEPC ARIS может привести к созданию моделей, не отвечающих на поставленные вопросы, в то время как нотация IDEF0 системы BPWin позволяет решить эту задачу. С другой стороны, описание процедуры, выполняемой одним сотрудником, может быть описано более адекватно при помощи eEPC ARIS, чем IDEF0 или IDEF3 BPWin. Сравнение функциональных возможностей систем приводится в таблице 2.4.

Таблица 2.4.-Сравнение функциональных возможностей ARIS и BPWin