Организационное проектирование. 3

сОДЕРЖАНИЕ

1. введение

Научно обоснованное формирование организационных структур управления - актуальная задача современного этапа  адаптации хозяйствующих субъектов  к рыночной экономике. В новых  условиях необходимо широко использовать принципы и методы проектирования организации  управления на основе системного подхода.

Без развития методов проектирования структур управления затрудняются совершенствование  управления и повышение эффективности  производства в силу ряда причин: в  новых условиях в целом ряде случаев  нельзя оперировать старыми организационными формами, которые не удовлетворяют  требованиям рыночных отношений, создают  опасность деформации самих задач  управления; в сферу хозяйственного управления невозможно переносить закономерности управления техническими системами. Комплексный подход к совершенствованию организационного механизма во многом был подменен внедрением и использованием автоматизированных систем управления (АСУ) - работой исключительно важной, но не единственной в развитии управления на всех уровнях. Создание автоматизированных систем управления нередко ведется в отрыве от улучшения структуры управления, недостаточно связано с организационными факторами; создание структуры должно опираться не только на опыт, аналогию, привычные схемы и, наконец, интуицию, но и на научные методы организационного проектирования; проектирование сложнейшего механизма - механизма управления - должно возлагаться на специалистов, владеющих методологией формирования организационных систем.

Важной особенностью современной  науки является стремление представить  проблему формирования и совершенствования  производственных систем как научную  задачу организационного проектирования.

В самом общем виде организационное  проектирование можно определить как  процесс упорядочения организационно-структурных  характеристик системы для достижения или улучшения их эффективности, адаптивности и результативности.

Предметом организационного проектирования в низовом звене  народного хозяйства - на предприятии, в учреждении - является система  организации производства, труда  и управления в организации в  целом, в ее подразделениях или отдельных  видах деятельности.

Целью организационного проектирования в этих условиях становится разработка новых организационных систем или  предложений по изменению существующих систем, а результатом - комплект технической, организационной и планово-экономической  документации, необходимой для создания и осуществления на практике организационной, производственной системы.

2. ПОНЯТИЕ организационноГО проектированиЯ

Организационное проектирование представляет собой разработку проектов новых или комплекс работ по совершенствованию деятельности существующих организаций (фирм, компаний, служб и т. п.). Необходимость организационного проектирования обусловлена следующими факторами:

1. Быстро меняющимися  условиями, в которых уже нельзя использовать хорошо служившие в прошлом организационные формы, и которые не удовлетворяют современным требованиям рыночных отношений

2. В управлении организациями  уже нельзя использовать механистический подход («завод-винтик», «человек-винтик»)

3. Проектирование новых  или совершенствование старых организаций должно базироваться не только на опыте, аналогии, интуиции, волевом подходе, но и на научных методах организационного проектирования

4. Проектирование новых  организаций и совершенствование существующих должно проводиться специалистами управления, консультантами, руководителями и работниками

Целью организационного проектирования является формирование новых организационных структур или развитие уже существующих, а также придание процессу создания новых систем или развитию действующих целенаправленности, научной обоснованности.

Задачами организационного проектирования является:

- выявление условий, влияющих  на деятельность организации  и методов их изучения;

- определение качественного  и количественного состава элементов  структур управления, формирование  их взаимосвязи;

- определение структуры  управления организацией и определение  условий, в которых каждая из  них будет более эффективна;

- изучение принципов и  методов проектирования структур  управления и особенностей их  применения;

- определение методики  расчета необходимой численности  персонала;

- разработка мероприятий  по внедрения спроектированных  мероприятий в организацию;

- разработка методов и  форм контроля, а также специфики  их использования. 

3. Организационный проект и его виды

Организационный проект – это совокупность документов, регламентирующих этапы и процессы построения организации, а также организационно-технические, финансовые, экономические и другие механизмы её развития.

• Комплексное оргпроектирование предусматривает разработку системы мероприятий по созданию новой или совершенствованию деятельности организации по основным направлениям:

- Рационализация организационной и функциональной структур

- Рационализация технологии, совершенствование условий труда

- Совершенствование документационного обеспечения

- Совершенствование информационного  обеспечения

- Совершенствование технологии  управления

- Разработка проекта новой  организации

- Оснащение рабочих мест  сотрудников средствами механизации и ЭВМ

• Локальное организационное проектирование осуществляется по одному из выбранных направлений или участков работы организации:

- Определение числа основных  подразделений организации и  их функций

- Разработка оргструктур отдельных подразделений

- Определение состава работников аппарата управления и НОТ

- Проектирование рационального пространственного размещения структурных подразделений организации 

4. Концепция организационного проектирования

Концепция (система взглядов) создания новой или перестройки существующей организации в своей основе имеет идею о принципиальной возможности улучшить деятельность фирмы и должна строиться с учётом следующих факторов:

- Научных достижений в  области теории организации и других

- Отечественного опыта  создания и перестройки организаций в новых условиях

- Зарубежного опыта, который может быть использован в условиях нашей страны

- Социальных, экономических,  политических и других условий  в стране и регионах

- Миссии и целей новой (обновлённой) организации; её целевой ориентации

- Требований к новой организации

- Возможностей новой организации

- Главных элементов проектирования:

• Централизации и децентрализации

• Охвата контролем (масштаба управления)

• Вертикального и горизонтального разделения труда и кооперации

• Иерархии в организации

• Распределения прав, обязанностей и ответственности 

5. Методология проектирования организационных систем

В процессе оргпроектирования в функционирующей организации наиболее часто применяют системный и ситуационный подходы. Каждый из них использует свои методы.

Системный подход основан на представлении о системе как о чём-то целостном, обладающем новыми свойствами по сравнению со свойствами составляющих её элементов. Новые свойства при этом понимаются очень широко. Они могут выражаться, в частности, в способности решать новые проблемы или достигать новых целей. Для этого требуется определить границы системы, выделив её из окружающего мира, и затем соответствующим образом изменить и преобразовать.

Основные принципы системного подхода:

• Целостность, позволяющая рассматривать одновременно систему как единое целое и в то же время как подсистему для вышестоящих уровней.
• Иерархичность строения, то есть наличие множества (по крайней мере, двух) элементов, расположенных на основе подчинения элементов низшего уровня элементам высшего уровня. Реализация этого принципа хорошо видна на примере любой конкретной организации. Любая организация представляет собой взаимодействие двух подсистем: управляющей и управляемой. Одна, как правило, подчиняется другой.
• Структуризация, позволяющая анализировать элементы системы и их взаимосвязи в рамках конкретной организационной структуры. Как правило, процесс функционирования системы обусловлен не столько свойствами её отдельных элементов, сколько свойствами самой структуры.
• Множественность, позволяющая использовать множество кибернетических, экономических и математических моделей для описания отдельных элементов и системы в целом.

Очень полезным подходом к  организационному проектированию является ситуационный подход с учётом его основных факторов:

- Внешней среды: Содержание  работ по оргпроектированию при создании новой и совершенствованию действующей организации на начальном этапе отличаются друг от друга, а затем эти процессы идентичны

- Поведения работников: их  потребностей; квалификации; мотивации 

- Технологии работы в  организации: - как заранее запланированных  действий, операций, процедур, применения  оборудования, материалов, информации, энергии 

- Стратегического выбора  и его влияния на основные  элементы оргпроектирования:  на идеологию управления,  на разделение и кооперацию труда,  на число уровней иерархии,  на обслуживание организацией потребителей,  на ориентацию на рынке сбыта товаров и услуг,  на учёт территориального размещения производства 

Главными этапами разработки любого проекта рационализации функционирующей  организации являются:

- Анализ существующей  структуры (постановка диагноза)

- Формирование общей структурной  схемы и главных характеристик (композиция)

- Разработка состава подразделений и связей между ними (структуризция)

- Разработка системы управления (регламентация)

При разработке принципов  и методики проектирования структур управления важно отойти от представления  организационной структуры как  застывшего набора органов, соответствующих  каждой специализированной функции  управления. Организационная структура  управления - понятие многостороннее. Оно прежде всего включает систему целей и их распределение между различными звеньями, поскольку механизм управления должен быть ориентирован на достижение целей. Сюда же относится состав подразделений, которые находятся в определенных связях и отношениях между собой; распределение задач и функций по всем звеньям; распределение ответственности, полномочий и прав внутри организации, отражающее соотношение централизации и децентрализации в процессе разработки и принятия решений.

Важными элементами структуры  управления являются коммуникации, потоки информации и документооборот в  организации. Наконец, организационная  структура - это поведенческая система, это люди и их группы, постоянно  вступающие в различные взаимоотношения  для решения общих задач.

Такая многосторонность организационного механизма несовместима с использованием каких-либо однозначных методов - либо формальных, либо неформальных. Именно поэтому необходимо исходить из сочетания  научных методов и принципов  формирования структур (системного подхода, программно-целевого управления, организационного моделирования) с большой экспертно-аналитической  работой, изучением отечественного и зарубежного опыта, тесным взаимодействием  разработчиков и тех, кто практически  будет внедрять и использовать проектируемый  организационный механизм. В основу всей методологии проектирования структур должно быть положено четкое формулирование целей организации. Сначала цели, а затем - механизм их достижения. Главным  условием разработки адекватных организационных  проектов является анализ и по возможности  соблюдение принципов рационализации структуры организации. По отдельным  разделам или проблемам организационного проекта могут применяться разные методы разработки. Планировка подразделений  может быть спроектирована с применением  методов аналогии и основана на апробированных проектах. Нормы и нормативы расхода  ресурсов, нормативные документы, регламентирующие функционирование элементов организации, могут быть разработаны с применением  опытно-статистических методов, основанных на использовании опыта работников, либо с применением экспериментальных (опытно-промышленных) и расчетно-аналитических  методов.

Методологические подходы  к проектированию организационных  структур управления можно условно  объединить в четыре группы: метод  аналогий, экспертный метод, метод структуризации целей и метод организационного моделирования.

1. Метод аналогий

Метод аналогий предполагает использование опыта проектирования структур управления в аналогичных организациях и предусматривает выработку типовых структур управления в различных видах организаций, определение различных рамок, условий и механизма применения. Типовые организационные структуры должны носить вариантный характер, предусматривающий возможность корректирования, отклонения в случае изменений условий, в которых действует организация.

Использование метода аналогий основано на двух взаимодополняющих  подходах:

- первый из них заключается  в выявлении для каждого типа  производственно-хозяйственных организаций  и для различных отраслей значений  и тенденций изменения главных  организационных характеристик  и соответствующих им организационных  форм и механизмов управления, которые исходя из конкретного опыта или научных обоснований доказывают свою эффективность для определенного набора исходных условий;

- второй подход представляет, по сути, типизацию наиболее общих  принципиальных решений о характере  и взаимоотношениях звеньев аппарата  управления и отдельных должностей  в четко определенных условиях  работы организаций данного типа  в конкретных отраслях, а также  разработку отдельных нормативных  характеристик аппарата управления  для этих организаций и отраслей.

Типизация решений является средством повышения общего уровня организации управления производством, направленным на стандартизацию и унификацию организационных форм управления, ускорение  внедрения наиболее рациональных, прогрессивных форм. Типовые организационные решения должны быть:

- во-первых, вариантными,  а не однозначными;

- во-вторых, пересматриваемыми и корректируемыми с регулярной периодичностью и, наконец, допускающими отклонения в случаях, когда условия работы организации отличаются от четко сформулированных условий, для которых рекомендуется соответствующая типовая форма организационной структуры управления.

2. Экспертный метод

Экспертный метод базируется на изучении рекомендаций и предложений экспертов и опытных управленцев-практиков. Цель этого метода - выявить специфические особенности работы аппарата управления, возможные недостатки в деятельности различных звеньев организационных структур, обоснованные рекомендации по их совершенствованию. На основе опроса экспертов осуществляется диагностический .анализ организационных структур действующих организаций и их оценка. Формулируются основные научные принципы формирования организационных структур с учетом конкретных ситуаций и условий деятельности организации (примеры современных принципов формирования организационной структуры - «построение организационной структуры исходя из системы целей», «сочетание функционального и программно-целевого управления» и т. д.).

Данный метод, являющийся наиболее гибким и всеохватывающим, применяется в тесном сочетании  с другими (в особенности с  методами аналогий и структуризации целей) и имеет многообразные  формы реализации. В первую очередь  к ним относится осуществление  диагностического анализа особенностей, проблем, «узких мест» в системе  управления действующей производственно-хозяйственной  организации или в организациях, аналогичных вновь создаваемой, с тем чтобы предусмотреть организационное решение выявленных проблем в разрабатываемой структуре управления. Сюда же относится и проведение экспертных опросов руководителей и членов организации для выявления и анализа отдельных характеристик построения и функционирования аппарата управления, обработка полученных экспертных оценок статистико-математическими методами (ранговой корреляции, факторного анализа, обработки списков и т. п.).

К экспертным методам следует  отнести также разработку и применение научных принципов формирования организационных структур управления. Под ними понимаются выведенные из передового опыта управления и научных  обобщений руководящие правила, выполнение которых направляет деятельность специалистов при выработке рекомендаций по рациональному проектированию и  совершенствованию организационных  систем управления. Принципы формирования организационных структур управления являются конкретизацией более общих  принципов управления (например, единоначалия или коллективного руководства, специализации и т. п.).

3. Метод структуризации целей

Метод структуризации целей предусматривает выработку системы целей организации и ее последующее совмещение с разрабатываемой организационной структурой. Реализация этого метода предполагает также увязку всех видов организационной деятельности исходя из конечных результатов, независимо от распределения этих видов деятельности по различным подразделениям организации. Метод структуризации целей предусматривает экспертный анализ предлагаемых вариантов организационных структур, составление таблиц полномочий и ответственности за достижение целей как по подразделениям, так и по комплексным многофункциональным видам деятельности, где конкретизируются границы ответственности (материальные ресурсы, производственные, информационные процессы), определение конкретных итогов, за достижение которых устанавливается ответственность, полномочий, которыми наделяются соответствующие органы управления. Использование этого метода предполагает:

а) разработку системы («дерева») целей, представляющую собой структурную  основу для увязки всех видов организационной  деятельности исходя из конечных результатов, независимо от распределения этих видов  деятельности по организационным подразделениям и программно-целевым подсистемам  в организации;

б) экспертный анализ предлагаемых вариантов организационной структуры  с точки зрения организационной  обеспеченности достижения каждой из целей, соблюдения принципа однородности целей, устанавливаемых каждому  подразделению, определения отношений  руководства, подчинения, кооперации подразделений  исходя из взаимосвязей целей и т. п.;

в) составление карт прав и ответственности за достижение целей как для отдельных подразделений, так и по комплексным межфункциональным видам деятельности, где регламентируется сфера ответственности; конкретные результаты, достижение которых устанавливает ответственность; права, которыми наделяется подразделение для достижения результатов.

4. Метод организационного моделирования

Метод организационного моделирования представляет собой разработку формализованных математических, графических, машинных и других отображений распределения полномочий и ответственности в организации, являющихся базой для построения, анализа и оценки различных вариантов организационных структур по взаимосвязи их переменных. Данный метод позволяет четко сформулировать критерий оценки степени рациональности организационных решений. С помощью аналоговой модели-схемы организационной структуры можно, например, более наглядно представить себе цели прохождения команд и формальную зависимость между субъектами управления и должностными лицами, увидеть дублирующие управленческие звенья. В организационном проектировании часто применяют имитационные модели. Разработчики в лабораторных условиях имитируют спланированные организационные перестройки, проводят управленческие игры с участием работников с целью отработки конкретных ситуаций, сходных с реальными организационными условиями. После проведения подобных экспериментов осуществляются корректировка организационной модели и ее внедрение.

Процесс проектирования организационной  структуры управления должен быть основан  на совместном использовании охарактеризованных выше методов. На стадиях композиции и структуризации наибольшее значение имеют метод структуризации целей, экспертный метод, а также выявление  и анализ организационных прототипов. Более формализованные методы должны быть использованы для углубленной  проработки организационных форм и  механизмов отдельных подсистем  на стадии регламентации. Для проектирования организационных структур новых  организаций выше роль формально-аналитических  методов и моделей, для совершенствования  действующих - диагностического обследования и экспертного изучения организационной  системы. Выбор метода той или  иной организационной проблемы зависит  от ее характера, а также от возможностей для проведения соответствующих  исследований (наличия методики, необходимой  информации, а также квалификации разработчиков системы и сроков представления рекомендаций).

6. Процесс проектирования организационных систем

Организационный проект структуры управленческой системы может состоять из следующих разделов:

- идея организационного  проекта структуры, вытекающая  из стратегии организации;

- производственная структура  организации;

- организационная структура  организации;

- персонал организации;

- потребность в материальных  ресурсах организации на планируемый  период;

- финансы;

- информационное обеспечение  управления;

- взаимодействие структур  организации;

- эффективность проекта.

Выделяют следующие этапы организационного проектирования:

1) формирование идеи организационного  проектирования на основе маркетинговых  исследований;

2) системный анализ и  структуризация проблемы (объекта);

3) разработка производственной  структуры организации (числа  и взаимосвязей производственных  подразделений, форм соединений, планировки подразделений и т.  п.);

4) разработка организационной  структуры организации;

5) разработка положений  (должностных инструкций) о службах;

6) разработка норм и  нормативов;

7) подбор персонала и  комплектование штата организации;

8) расчет потребности  в различных видах ресурсов (по  их видам, объектам и т. д.);

9) технико-экономическое  обоснование организационного проекта;

10) согласование и утверждение  проекта, передача его для использования  (реализации).

Решающее влияние на проектирование и построение любой организации  оказывает внешняя среда. Исследование этого влияния Б. З. Мильнер рекомендует проводить по следующим этапам:

1. Выявление и описание  элементов внешней среды (вход, выход, технологии, знания)

2. Выявление основных  взаимосвязей между элементами  внешней среды, включая элементы  прямого воздействия 

3. Определение степени  разнообразия элементов внешней  среды (изменения, определённость, обратная связь) 

4. Проектирование каждого  элемента оргкультуры с учётом внешней среды, в которой данный элемент будет функционировать

5. Формирование механизма  управления с учётом специфики  элементов организационной структуры  фирмы и её внешней среды  

7. Заключение

Организационное проектирование как процесс - это упорядочение организационно-структурных  характеристик системы для достижения или улучшения их эффективности, адаптивности и результативности.

Предметом организационного проектирования на предприятии, в учреждении является система организации производства, труда и управления в организации  в целом, в ее подразделениях или  отдельных видах деятельности.

Целью организационного проектирования является разработка новых организационных  систем или предложений по изменению  существующих систем, а результатом - комплект технической, организационной  и планово-экономической документации, необходимой для создания и осуществления  на практике организационной, производственной системы. Проектирование рассматривается  как процесс составления описания, необходимого для создания еще не существующего объекта; алгоритма  его функционирования; предвидения  последствий, к которым приведет появление объекта; определение  мер по реализации проекта.

Методологические подходы  к проектированию организационных  структур управления можно условно  объединить в четыре группы: метод  аналогий, экспертный метод, метод структуризации целей и метод организационного моделирования.

Процесс организационного проектирования состоит из трех основных этапов: анализ действующей организационной структуры, проектирование организационных структур, оценка эффективности организационных  структур.

Оценка эффективности  является важным элементом разработки проектных и плановых решений, позволяющим  определить уровень прогрессивности  действующей структуры, разрабатываемых  проектов или плановых мероприятий, и проводится с целью выбора наиболее рационального варианта структуры или способа се совершенствования.

Рассмотрев основные понятия  организационного проектирования; основные подходы и методологические принципы построения организационных структур; изучив основные этапы и методы организационного проектирования; остановившись на оценке эффективности организационных  проектов, можно сделать вывод, что  организационное проектирование представляет собой сложный процесс, состоящий  из различных этапов, стадий и разработок, и имеющий большое значение для  развития организационной, производственной системы.

8. СПИСОК ЛИТЕРАТУРЫ