Автономная некоммерческая организация

«ЭКОНОМИЧЕСКИЙ  КОЛЛЕДЖ» 
 
 
 
 
 

ОРГАНИЗАЦИОННЫЕ ТЕХНИЧЕСКИЕ СРЕДСТВА

  В ДЕЛОПРОИЗВОДСТВЕ  ПРЕДПРИЯТИЙ 
 
 
 

Реферат по дисциплине:

  Документационное

  Обеспечение  Управления

Работу  выполнила студент:

Борисова  Марина

группы: М2-10

Работу  принял:  Носкова В. И. 
 
 

Москва 2011

СОДЕРЖАНИЕ

1.ГРУППЫ ТЕХНИЧЕСКИХ СРЕДСТВ…………………………………………….....3

2. СПОСОБЫ СОСТАВЛЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ 19

5. ОФИСНАЯ ТЕХНИКА 27

6. ПОРЯДОК ОРГАНИЗАЦИИ ДОКУМЕНТООБОРОТА С ИСПОЛЬЗОВАНИЕМ СРЕДСТВ ТЕЛЕКОММУНИКАЦИИ 31

7. ТИРАЖИРОВАНИЕ ДОКУМЕНТАЦИИ 39

8. ОСОБЕННОСТИ ОФОРМЛЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ 41 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

1. ГРУППЫ  ТЕХНИЧЕСКИХ СРЕДСТВ

1. Средства  составления и изготовления текстовых  и табличных документов

1. Ручные пишущие средства

2. Пишущие машинки
3. Диктофонная техника
4. Печатающие устройства для ПК

2. Средства копирования и тиражирования документов:

1. Средства электрофотографического копирования
2. Средства ризографии

3. Средства микрографии.

4. Средства физической обработки носителей документов:

1. Фальцевальные, биговальные, перфорирующие и резательные машины(фольдеры)

2. Конвертовскрывающие машины
3. Машины для нанесения защитных покрытий на документы(ламинаторы)
4. Адресовальные, штемпелевальные и франкировальные машины(франкингмашины)
5. Машины для уничтожения документов(шредер)

5. Средства внутри- и вне офисной транспортировки документов, связи и коммуникаций:

1. Пневматическая почта
2. Средства и системы стационарной и мобильной телефонной связи
3. Средства и системы телеграфной связи
4. Средства и системы факсимальной передачи информации и модемной связи
5. Локальные вычислительные сети
6. Средства и системы оперативно-диспетчерской связи

6. Офисная мебель и оборудование.

1. I. Средства составления и изготовления текстовых и табличных документов

     По  распространенности среди этих средств, приоритет принадлежит ручным пишущим средствам: перьевым, шариковым, фитильным ручкам. Как технические средства они характеризуются простотой конструкции и невысокой производительностью труда.

     Часть текстовой и табличной документации изготавливается на пишущих машинках. Общие требования: обеспечение высокой производительности труда при минимальных его затратах, высокое качество изготавливаемых документов, надежность в работе.

     По  мере развития компьютерной техники  обновление модельного ряда пишущих  машинок практически остановилось. Прогнозируется, что по мере падения  стоимости компьютерной техники  некоторые модели пишущих машинок  уйдут с рынка. Останется спрос  на машинки, имеющие интерфейс с  ПК, поскольку машинка любого типа абсолютна не заменима при необходимости регулярной работы с бланками нестандартных форматов или выполненных полиграфическим способом.

     Однако  в силу ряда причин останутся востребованными  и механические пишущие машинки. Это связано с тем, что они энергонезависимы, отличаются простотой в обслуживании и низкой стоимостью расходных материалов. Если важна конфиденциальность при подготовке документов, лучше пользоваться механической пишущей машинкой, так как обеспечение компьютерной безопасности требует применения сложных систем, стоящих зачастую дороже компьютера.

     Характерной особенностью электронных пишущих  машинок является модульная конструкция, которая позволяет на основе базовой  модели выпускать модификации с  изменяющимся уровнем функциональной оснащенности, полнее и быстрее удовлетворять  запросы различных групп потребителей.

     В отличие от механических,  электронные пишущие машинки компактны, легки, не нуждаются в специальной мебели, автоматически форматируют текст и выполняют другие операции редактирования, позволяют печатать разными шрифтами. В этом режиме работа мало чем отличается от работы на компьютере. Машинки имеют как постоянную, так и оперативную память. Многие пишущие машинки оснащены жидкокристаллическим однострочным или полностраничным дисплеем.

     Для сокращения процесса изготовления подлинников  известно применение стенографии, как способа, сокращающего разрыв между скоростью речи и возможностью ее фиксирования ручными способами или печатанием на пишущей машинке или ПК. Стенография за счет условного изображения, которое успевает за скоростью произнесения речи, помогает нам сократить этот процесс. Однако помимо двух человек - диктующего и стенографистки-автор-составитель затрачивает как в процессе диктования стенографистке, так и процессе расшифровки зафиксированного текста очень много дополнительного времени.

     В связи с этим представляется наиболее оптимальным использование такого средства составления и изготовления документов, как диктофон.

     Диктофонами называют устройства для записи и воспроизведения устной речи. Они применяются для подготовки документов, а так же записи хода совещаний, заседаний. Воспроизводить запись можно либо с замедлением, либо с автоматическим многократным повтором, что позволяет проводить ее расшифровку более качественно.

     Принтер - самое распространенное средство изготовления текстовых и иных документов, позволяющее получать твердую копию выходных данных вашей работы. Все принтеры выполняют одну и ту же задачу - обеспечивают вывод твердой копии документа из вашего компьютера.

     Существует  широкое многообразие принтеров, отличающихся по цене, типам, скорости и возможностям. Принтеры бывают трех типов: матричные, струйные и лазерные.

     Матричные принтеры самые дешевые, с самой низкой стоимостью печати и часто они применяются в небольших офисах для печати  деловых бумаг. Однако крупные фирмы стараются не вести свою корреспонденцию на матричных принтерах, потому что по качеству печати они намного хуже всех остальных, известных на сегодня принтеров. Матричные принтеры очень шумные, у них практически отсутствует цветная печать, кроме того, качество печати падает по мере износа ленты.

     Очень трудно выбирать модель принтера, если пользователь привык к качеству печати лазерных принтеров, а бюджет позволяет приобрести только матричный. К счастью есть возможность не сталкиваться со всеми вышеназванными трудностями при печати на матричных принтерах, получать распечатки типографического качества. Все это можно сделать, если приобрести струйный принтер.

     Струйные  принтеры - малогабаритные и почти бесшумные. В большинстве предусмотрен режим энергосбережения. Габаритные размеры моделей лазерных принтеров со скоростью печати 4-6 стр./мин лишь немного превышают размеры листа бумаги. Модели со скоростью печати 8-12 страниц в минуту крупнее. Они бесшумные, если не считать шума от подачи бумаги.

     К достоинствам лазерных принтеров следует отнести превосходное качество и скорость работы. Но, с другой стороны, в качестве недостатка следует отметить, что стоимость вывода на печать больше, чем в других принтерах, из-за высокой стоимости принтерных картриджей. Из-за хрупкости печатающего механизма следует использовать бумагу хорошего качества, чтобы бумажная пыль не попала в механизм принтера и не испортила его. Хотя качество вывода оправдывает дополнительную стоимость бумаги, но новейшие струйные принтеры являются более чем достаточными  для печати в небольших объемах. 
 

1. II. Средства копирования и тиражирования документов

     Средства  копирования и  тиражирования документов – это совокупность машин, предназначенных для факсимального копирования и оперативного тиражирования документов по упрощенной полиграфической технологии.

       К наиболее распространенным  средствам репрографии относятся  средства электрографии, термографии. Особняком стоят средства ризографического копирования.

     В процессе репрографии (копирования) обычно принимают участие оригинал, посредник (промежуточный носитель, используемый для передачи изображения с оригинала на копию) и копия.

     В настоящее время в качестве средств  репрографии практически повсеместно  применяются аппараты электрофотографического копирования, использующие в основном технологию электрографии том или ином варианте. Ксерографическое копирование – разновидность процесса электрографии – было изобретено в 1938 г. американским инженером Честером Карлсоном. Название процесса копирования известно в нашей стране благодаря компании XEROX – пионера освоения советского, а затем российского рынка оргтехники. Причем название стало настолько популярным, что любая процедура копирования независимо от фирмы – производителя аппарата и технологии копирования именуется «ксерокс».

     Электрографическая  аппаратура позволяет получить наилучшее  качество копий на обычной бумаге. Возможно получение копий на обеих  сторонах листа, цветное копирование. На электрографической аппаратуре можно  получать копии с микрофильмов. К  преимуществам также относится  возможность выполнения дополнительных операций по обработке копий, электронного монтажа документа из фрагментов нескольких исходных, выборочного копирования  и пр. к недостаткам можно отнести относительно высокую стоимость аппаратуры и расходных материалов, особенно для персональных копиров.

     Термографическое  копирование – процесс получения копий, основанных на применении термочувствительной бумаги, меняющей свои физические свойства под действием инфракрасных лучей. С помощью термокопировальных аппаратов прямым или косвенным методом можно получить копию с листовых документов, содержащих текстовую или графическую информацию. В настоящее время этот процесс как самостоятельный не применяется в офисной практике. Термоспособ в основном применяется в аппаратах факсимильной связи для печати факсограмм, а также, при отсутствии других средств репрографии, для оперативного полистового копирования документов. Качество получаемой при этом копии низкое, и она не подлежит длительному хранению вследствие выцветания термобумаги.

     Светокопирование относится к ранее широко распространенным способам, получившим наибольшее применение для копирования технической документации – чертежей. При светокопировании в аппаратуре используются прозрачный оригинал и светокопировальная бумага или пленка, чувствительные к ультрафиолетовым лучам. Основные преимущества светокопирования заключаются в дешевизне копий; получение позитивного изображения без промежуточного негатива и высокой разрешающей способности диазоматериалов. Однако полученные копии со временем выцветают и не могут использоваться.

     Фотокопирование – процесс получения копий на чувствительных к воздействию света материалов, использующих галоидные соединения серебра. Способ применяется для копирования текстовых и графических документов, причем позволяет получать высококачественные копии. Однако широкому их использованию препятствует дороговизна и сложность процесса обработки фотоматериалов, требующего применение жидких химикатов и проводящегося в затемненных помещениях. Эти факторы практически исключают применение фотокопировальных процессов офисной деятельности.

     Ризография – это метод получения изображений на материале копии, который объединяет в себе преимущества трафаретной печати с цифровой обработкой информации, помещенной на физическом носителе.

     Ризогроф является «золотой серединой» между типографской печатью и обычными копировальными аппаратами, работающими по принципу электрографии.

     Поскольку ризография во многом подобна традиционным методам трафаретной печати, то процесс копирования на ризографе условно можно разбить на 2 этапа: подготовка рабочей матрицы и собственно печать. Сначала оригинал изображения считывается сканером ризографа, после чего полученная цифровая информация используется термоголовкой для создания трафарета на специальном носителе – мастер-пленке. Затем готовый мастер натягивается и закрепляется на раскатном барабане и пропитывается красителем. Только после этого ризограф делает первый контрольный оттиск. 

1. III. Средства микрографии

     Микрографию традиционно относят к репрографическим способам тирожирования документов, и до недавнего времени такая классификация соответствовала действительности. В самом деле, несмотря на чисто фотографический способ получения микроформы, ее можно назвать копией оригинала, значительно уменьшенной, но тем не менее факсимильной копией, точно воспроизводящей всю информацию, которую содержит оригинал. Дальнейшая работа с микроформой связана с чисто копировальными процессами.

     Микрография – эффективное средство регистрации, хранения и обмена информацией. При помощи микрографии фиксируют практически любую документную информацию.

     Типовая схема процесса микрофильмирования:

1. Подготовка информации к микрофильмированию
2. Съемка материала на специальных камерах
3. Фотохимическая обработка
4. Копирование микроформ в необходимых количествах
5. Укладка микроносителей в хранилище и рассылка пользователям
6. Изготовление бумажных копий с микрофиш
7. Сканирование микроформ для передачи по техническим каналам связи и компьютерным сетям удаленному пользователю

     С появлением СОМ-технологий открываются  новые возможности применения микрографии  в офисной деятельности. СОМ-технология определена своим названием и  расшифровывается как Computer Output Microfilming, т.е. технология, позволяющая производить микрофильмирование не документов, а данных, поступающих на вход системы с интерфейса компьютера, или данных, считанных с какого-либо магнитного и магнитооптического носителя. Особенностью такой технологии является высокий фактор редуцирования – до 72 крат и скорость обработки документов – до 440 стр./мин, что в десятки раз превосходит скорость обработки документов при оптической съемке. При этом улучшается качество изображения на микроформе, количественно уменьшается обращение бумажных документов и даже появляется возможность автоматически создавать образы документов, используя неформализованные данные с компьютерных систем.

     Часто сравнивают СОМ-системы с принтером, с одним отличием, что печать осуществляется на микрофотоноситель, и даже существует выражение «печать на микрофишу». Так же как и принтер, СОМ-система может быть использована в сетевом режиме, а за счет большой производительности обслуживать одновременно несколько сетей. СОМ-системы работают в полном автоматическом режиме с закрытым способом обработки микрофотоностителей.

     В настоящее время в практику работы офисов и электронных архивов  внедряются гибридные системы, представляющие собой совмещенные комплекты  оборудования сканирования микроформ  и печати микрофильмов. Современные  сканеры микроформ имеют возможность  работать в автоматическом режиме, в том числе и в режиме пакетного  сканирования микрофиш, с автоматической покадровой разметкой и масштабированием. 

1. IV. Средства обработки документов

     Документы, зафиксированные на бумажных носителях, скапливающиеся в результате работы персонала офиса и технических средств, подвергаются обработке специализированными средствами оргтехники. Под обработкой в данном случае понимается комплекс разнообразных операций по физической обработке носителей документов без применения логических элементов. В первую очередь речь идет о технических средствах, при помощи которых деловая документация приобретает вид, позволяющий ее дальнейшее эффективное использование.

     Это могут быть настольные переплетные машины с пластмассовыми или металлическими пружинами, термопереплетные машины, резаки для бумаги настольного исполнения.

     Некоторые из этих средств можно применять  и в других делопроизводственных процессах, но в большинстве своем  они являются технической базой  финишных операций процесса копирования  и тиражирования документов.

     Наносимые ламинатором покрытия улучшают внешний вид документа, предохраняет его от загрязнения и воздействия агрессивных средств, повышают его механическую прочность.

     В качестве защитного покрытия применяются  различные виды пленочных материалов. Выбор материалов определяется особенностями  использования документа, а также  сроком службы этого материала. Защитные пленки с течением пленки деформируются  и теряют прозрачность. Ламинаторы наиболее широко используются там, где обращение документов происходит в неблагоприятных условиях.

     Небрежно  оставленные, даже в смятом или разорванном  виде, документы служат потенциальным  источником неприятностей и способны причинить серьёзный финансовый, моральный или какой-либо другой ущерб.

     Решением  перечисленных проблем сегодня  и в будущем становится использование шредеров – новейших уничтожителей бумаги. Английским словом «шредер» называется устройство для уничтожения документов. Если фирма или банк заботятся о конфиденциальности своей деятельности, то шредеры должны быть необходимой частью оборудования офиса.

     Главными  характеристиками шредеров являются уровень секретности, обеспечиваемый при уничтожении документа, и производительность устройства. Шредеры первого уровня секретности нарезают материал в виде полос не шире 12 мм. Однако все полоски можно сложить вместе и прочесть, поэтому такой шредер можно принимать только для уничтожении общей корреспонденции. Шредерами второго уровня можно поручить внутреннюю корреспонденцию компании. Их конечный продукт – полосы шириной не более 6 мм. Секретность при уничтожении конфиденциальных документов обеспечивают устройства третьего уровня. Такие шредеры либо разрезают документ на полосы шириной не более 2 мм либо производят обрезки документа шириной до 4 мм и длиной до 80 мм. Для уничтожения секретных документов требуются шредеры четвертого уровня. Они тоже превращают материал в обрезки, но более мелкие – не шире 2 мм и не длиннее 15 мм. Наконец, если уж необходимо уничтожить совершенно секретные документы, не обойтись без шредера пятого уровня. После ножей такого шредера от документа остаются частички шириной до 0,8 мм и длиной до 13 мм. Если и этого недостаточно, то некоторые модели пятого уровня превращают документ в совсем мелкий бумажный порошок.

     Кроме выбора подходящего секретности, следует  обратить внимание и на производительность шредера, которая определяется количеством листов бумаги, обрабатываемых за одну нагрузку. Подобно копировальным аппаратом и другому офисному оборудованию, шредер окупается в том случае, когда реальная загрузка соответствует расчетной для данного аппарата. Емкость самых маленьких, индивидуальных, шредеров составляет около 10 листов за одну загрузку. Средние офисные модели принимают от 20 до 50 листов за одну загрузку. Если уничтожать документы приходится постоянно, существуют шредеры, перерабатывающие за один цикл от 100 до 500 листов.

     Существуют  и специализированные шредеры, например для документов большого формата или для поточного уничтожения компьютерных распечаток.  

1. V. Средства внутри - и внеофисной транспортировки документов.

       Обмен информацией (коммуникация) – одна из трех основных функций офиса. Применение средств коммуникационной техники в офисных технологиях связано с реализацией функции передачи данных, необходимостью осуществлять обмен информацией в той или иной форме, как со структурными подразделениями офиса, так и с внешней по отношению к офису средой. В соответствии с этим выделяются средства и системы внутриофисной и внеофисной транспортировки документов.

     Электронные и иные коммуникации приобретаются  в современном деловом мире все  большее значение. Сегодня в условиях ежегодного многократного увеличения информационных потоков уже практически  невозможно вообразить четкое взаимодействие предпринимательских фирм, банковских структур, государственных предприятий, других организаций и их сотрудников  без современных средств телекоммуникации и связи, без информационных и  компьютерных сетей. Без наличия  таких средств никакой персонал офиса не может обеспечить оперативность  доставки необходимой информации в  нужный момент в нужное место.

     В системах административного управления информация передается как путем  транспортировки документов курьером или с помощью пневматической почты, так и с использование систем автоматизированной передачи информации по каналам связи.

     Система пневматической почты предназначены для пересылки оригиналов документов как внутри здания, так и между зданиями, для чего прокладка трубопровода может вестись под землей или снаружи на специальной подвеске. Внутри здания трубопровод прокладывается над навесными потолками. Транспортировка между передающими и приемными устройствами (станциями) происходит по трубопроводу в герметичных капсулах со скоростью 5-8 м/сек.

     Несмотря  на широкое применение средств электронной  передачи информации, оборот оригинальных документов сохраняется. Не каждая организация  имеет возможность полностью  перейти на электронный документооборот. Это связано с проблемами как технического, юридического, так и психологического характера. Пневмопочта – это простой и эффективный способ ускорить передачу оригиналов документов и одновременно освободить персонал от ненужного, а иногда и нежелательного хождения. Таким образом, пневмопочта является дополнением к электронным средствам передачи информации, а применение специальных разветвителей – стрелок – позволяет создавать систему любой конфигурации и формы.

     Ручная  и механизированная транспортировка  документов является весьма распространенным способом передачи информации в офисах. Однако скорость передачи и объем  доставляемой информации не всегда могут  удовлетворить пользователя. Поэтому  для оперативной передачи электронных  документов используются средства и  системы автоматизированной передачи информации по техническим каналам  связи.

     Телефонная  связь является самым распространенным видом оперативной административно-управленческой связи. К настоящему времени телефонная сеть превратилась в наиболее разветвленную глобальную систему коммутационных узлов, терминалов и линий связи, которая охватывает все страны и насчитывает около миллиарда абонентов. Помимо обмена речевыми сообщениями, она также широко используется для передачи факсимильных сообщений и электронной почты.

     Первые  телефонные аппараты были весьма далеки от совершенства. Только примерно через 40 лет после появления телефонный аппарат приобрел классические черты: телефонная трубка, корпус с рычажным переключателем и номеронабиратель, а для соединения абонентов стали применяться автоматические узлы коммутации.

     Абонентами  сети телефонной связи являются как  физические лица, так и предприятия. Телефонная связь играет важную роль в фирмах, офисах и т.п. Так, для  большинства фирм телефон является своеобразной визитной карточкой, поскольку  первые контакты со смежниками и заказчиками  чаще всего осуществляется по телефону. Удобство соединения и сервисные  возможности телефона – а они  во многом определяются эксплуатируемой офисной АТС формируют первое впечатление об имидже фирмы, а это немаловажно.

     Телефонную  связь можно разделить на:

• телефонную связь общего пользования (городскую, междугородную и др.);
• внутриучрежденческую телефонную связь.

     Особыми видами телефонной связи является мобильная  связь, видеотелефонная связь.

     Современная АТС – это программно-управляемая коммутационная система, работающая с цифровыми сигналами. Это означает, что при вводе в АТС аналоговый сигнал, поступающий с абонентской линии, преобразуется в цифровую форму и в этой форме распространяется далее по телефонной сети, превращаясь снова в аналоговую форму при попадании в абонентскую линию другого абонента.