Организация информационного обеспечения деятельности руководителя Туринской средней общеобразовательной школы – интерната

Тема: Организация информационного обеспечения деятельности руководителя Туринской средней общеобразовательной школы – интерната

Содержание

Введение…………………………………………………………………………...3

1.Глава I. Информационное обеспечение в современной

системе школьного  образования

1.1.Объективное  обоснование включения системы информационного

обеспечения в  управленческую деятельность…………………………………..5

1.2.Туринская средняя общеобразовательная школа-интернат – деятельность, функции, задачи……………………………………….……….11

1.3.Служба информационного обеспечения директора школы –

структура, функции, задачи……………………………………………………..14

2.Глава II. Теория и практика реализации системы

информационного обеспечения в работе современной  школы

2.1.Нормативная  база системы информационного  обеспечения……………..19

2.2.Документация  как результат и показатель  качества 

работы системы  информационного обеспечения руководства  школы………24

2.3.Рекомендации по совершенствованию процессов

информационно-документационного  обеспечения руководителя…………...28

Заключение……………………………………………………………………….32

Список литературы………………………………………………………………34

Введение

Современная эпоха  – это время развития и широкого распространения информационных технологий, время повышения общего уровня коммуникации и взаимодействия различных субъектов и объектов между собой. Вполне логично, что работа с информацией и организация информационного взаимодействия становятся обязательной функцией различного рода учреждений – информационное обеспечение становится фактором повышения качества работы учреждения, фактором обеспечения его системной связи с другими учреждениями, а также – фактором эффективной работы руководителей. Современная школа также не остается в стороне от этих объективных реалий, и выстраивает свою систему информационного обеспечения своей деятельности и работы своего руководства.

Целью данной работы станет исследование теории и практики организации информационного обеспечения деятельности руководителя Туринской средней общеобразовательной школы-интерната. В процессе работы необходимо будет проработать несколько задач, а именно:

- во-первых, нужно  будет обозначить объективное обоснование системы информационного обеспечения в управленческой деятельности – то, какими внешними и внутренними потребностями обеспечивается само возникновение и развитие системы информационного обеспечения в деле управления в целом и в управлении в школе – в частности;

- во-вторых, задачей  работы станет анализ системы  организации внутренней деятельности  конкретной школы – так, будут  рассмотрены деятельность, функции и задачи школы-интерната, а также – структура, функции и задачи той службы информационного обеспечения директора школы, которые в данной школе уже присутствуют;

- в-третьих,  в работе будет проанализирована  теория и практика реализации  системы информационного обеспечения в деятельности руководителя школы – будет рассмотрена нормативная база системы информационного обеспечения, конкретная документация как результат и показатель качества работы системы информационного обеспечения руководства школы. Кроме того, будут сформулированы конкретные рекомендации по совершенствованию процессов информационно-документационного обеспечения руководителя школы.

Объектом  исследования в данной работе является организация деятельности руководителя (директора) школы; предмет исследования – организация информационного обеспечения этой деятельности.

Актуальность работы определяется, исходя из следующих соображений – во-первых, информационное обеспечение деятельности руководителя позволяет повышать общее качество его работы, что в ситуации современной школы само по себе имеет важное значение, поскольку от качества работы руководства зависит качество деятельности прочего персонала заведения.

Во-вторых, информационное обеспечение позволяет сделать деятельность руководителя – а значит, и общую ситуацию в учебном заведении – более прозрачной и доступной для стороннего анализа и мониторинга, и, соответственно, изучение системы информационного обеспечения деятельности имеет вполне практичное значение, поскольку позволяет своевременно обнаруживать возможные проблемы и недостатки работы руководства, а значит – своевременно принимать соответствующие меры. Ввиду того, что внедрение информационных технологий именно в качестве систем, позволяющих повысить качество работы руководителя, является относительно новым процессом в практике именно государственной системы образования, анализируемая в работе проблематика не имеет ещё созданной обширной исследовательской основы. Аналитических работ, посвященных вопросам использования систем информационного обеспечения, сегодня существует немного, и данная работа становится одним из базовых исследований в рамках вышеуказанной проблематики. 

1.Глава I. Информационное обеспечение в современной системе школьного образования

1.1.Объективное  обоснование включения системы информационного обеспечения в управленческую деятельность

Управленческая  деятельность любого руководителя, и  руководитель школы – не исключение – должна быть организована и выстроена  таким образом, чтобы она могла  быть качественной и эффективной. Критерием определения качества работы руководителя являются фактические результаты его работы и работы всего предприятия в целом, и, следовательно, для их достижения в управленческой деятельности используются различные средства и способы, объединяемые в общую систему.

В этой системе  особое место занимает работа руководителя с информацией. Информация, в свою очередь, понимается исследователями следующим образом – это «…сведения об окружающем мире (объектах, явлениях, событиях, процессах и т.п.), которые уменьшают имеющуюся степень неопределенности, неполноты знаний, отчужденные от их создателя и ставшие сообщениями. Эти сведения выражены на определенном языке в виде знаков, в том числе и записанные на материальном носителе. Их можно воспроизводить путем передачи людьми устным, письменным или другим способом…»¹, также информация – это «…обмен сведениями (данными) между людьми, человеком и автоматом, автоматом и автоматом… Информация есть предмет, средство и продукт управленческого труда. Важно подчеркнуть ряд требований, предъявляемых к управленческой информации: надежность (и достоверность), своевременность, адресность и возможность многократного использования. Действительно ценной является только та информация, которая уменьшает неопределенность в конкретной управленческой ситуации. Информация является основой процесса управления, труд управляющего и состоит в ее изучении и обработке. От уровня организации сбора, обработки и передачи информации зависит эффективность управления…»².

Предназначение информации, соответственно, для руководителя можно обозначить следующим образом – информация является особого рода сведениями, перечень и получение которых должны быть связаны с целями и задачами управления в каждом конкретном случае. Информация для руководителя – это не просто набор неких данных об окружающем его мире – без связи с целями управления эти данные замыкаются в своей ценности на самих себе и, по сути, не обладают профессиональной ценностью – другими словами, такие данные в управленческой деятельности не целесообразны и из-за этого не нужны. Кроме того, информация с точки зрения руководителя заведомо предполагает возможность работы с нею нескольких субъектов деятельности – исследователи отмечают это как обменную природу информации – она поступает из одних источников к другим, перерабатывается и следует дальше. Для работы с разными потоками информации вырабатываются свои особенные алгоритмы.

Информация  и руководитель сами по себе являются системообразующими элементами в управленческой деятельности – руководитель выстраивает работу с информацией в подведомственном ему учреждении, а информация распределяется по заданным руководством направлениям, и деятельность прочих сотрудников и вообще прочих лиц организуется вокруг этих элементов. Все прочие субъекты и объекты управления взаимодействуют, во-первых, с руководством, а во-вторых – с той или иной информацией, которая возникает, анализируется и систематизируется по инициативе руководства.

Исходя из этого, можно определить важность организации  информационного обеспечения – «…информация позволяет организациям:

- осуществлять контроль за текущим состоянием организации, ее подразделений и процессов в них;

- определять стратегические, тактические и оперативные цели и задачи организации;

- принимать обоснованные и своевременные решения;

- координировать действия подразделений в достижении целей…»³.

Информационное обеспечение, следовательно, является фактором успеха в реализации вышеуказанных действий. Отсутствие информационного обеспечения  не позволит контролировать происходящее в организации, будет помехой для эффективного целеполагания и работы по достижению целей, не позволит объединить все ресурсы организации в общую систему, в которой каждый компонент логически связан с другими и действия каждого участника отражаются на происходящем с другими участниками и сторонами рабочего процесса.

Информационное обеспечение  само по себе нуждается в систематизации. Оно состоит из разного рода ресурсов – материально-технических, человеческих – и эти ресурсы должны быть взаимно упорядочены, объединены некими внутренними структурными связями, и люди, задействованные в системе информационного обеспечения, должны понимать характер и содержание этих связей. Система информационного обеспечения представляет собой комплекс материальных средств в сочетании с человеческими ресурсами и человеческим фактором – эта система в какой-то степени является обезличенной и надчеловеческой, поскольку отражает некие общие порядки и процессы, существующие в организации, но, с другой стороны, эффективность работы данной системы определяется, прежде всего, личностным фактором, т.е. – самими людьми, которые ее создали и теми людьми, для которых она была создана.

Система информационного  обеспечения в управленческой деятельности оперирует такими понятиями, как:

1. «…Информационная потребность – осознанное понимание различия между индивидуальным знанием о предмете и знанием, накопленным обществом.
2. Данные – информация, низведенная до уровня объекта тех или иных преобразований.
3. Документ – информационное сообщение в бумажной, звуковой, электронной или иной форме, оформленное по определенным правилам, заверенное в установленном порядке.
4. Документооборот – система создания, интерпретации, передачи, приема, архивирования документов, а также контроля за их исполнением и защиты от несанкционированного доступа…
5. Информационные ресурсы – весь имеющийся объем информации в информационной системе.
6. Информационная технология – система методов и способов сбора, передачи, накопления, обработки, хранения, представления и использования информации…
7. Информационная система (ИС) – информационный контур вместе со средствами сбора, передачи, обработки и хранения информации, а так же персоналом, осуществляющим эти действия с информацией…»⁴.

Все эти элементы как  раз и составляют материально-техническое содержание информационного обеспечения деятельности руководителя, а работу с этими компонентами ведут сотрудники организации, и прежде всего – сам руководитель. Его деятельность должна объединять эту систему с целями и задачами управления в целом, и руководитель школы в данном случае находится в особой ситуации. Известно, что руководство школ (как и всех государственных учебных заведений в целом) обладает лишь относительной свободой в постановке целей и задач своей работы – основную функцию по части целеполагания берет на себя государство и высшие законодательные инстанции, а руководитель школы в данном случае является исполнителем. С другой стороны – руководитель школы имеет дело с общественным, социальным началом, и должен в своей работе учитывать интересы и этого начала тоже – государственный контроль отличается масштабностью и обобщенностью, в то время как каждая конкретная школа сталкивается с реальностью и должна уметь найти способы положительного взаимодействия с нею. Руководство школы в этом плане отличается уже более отчетливо выраженной свободой, и его задача – корректно и конструктивно ею распорядиться.

Информационное обеспечение, вследствие этого, должно отражать эту  двойственную природу управленческой деятельности руководства школы. Информационное обеспечение должно быть организовано так, чтобы оно сохраняло системную связь и с внешними вышестоящими инстанциями, и с теми данными, которые происходят из объективной реальности, в которой живет и работает школа, более того – информационное обеспечение деятельности руководства школы должно быть способно объединить в систему задачи и требования, диктуемые руководству школы извне, со стороны вышестоящих инстанций, с задачами и требованиями, диктуемыми самой реальной жизнью, которой живет школа и общество.

Информация, с которой  работает руководитель школы, вследствие этого приобретает повышенный уровень  сложности. Исследователь Б.А. Чуб отмечает также такие особенности именно управленческой информации, как:

1. «…большие объемы информации должны обрабатываться в жестко ограниченные сроки;
2. исходная информация подвергается неоднократной обработке с различных производственных точек зрения и с учетом требований потребителей;
3. исходные данные и результаты расчетов хранятся длительное время…»⁵.

Все это подразумевает привлечение к организации информационного обеспечения деятельности руководителя школы возможностей компьютерной техники. «…Выполнить эти требования к управленческой информации способна лишь компьютерная техника с ее быстродействием и большой емкостью памяти. Оптимальный способ хранения производственной информации – создание баз и банков данных... При этом способе создания и использования массивов информации, когда одна группа специалистов обрабатывает и вводит в банк данных информацию, а другие специалисты ее используют в различных производственных аспектах, обеспечивается интерактивный, т. е. активный с обеих сторон режим работы. Информационные базы данных обычно формируются путем объединения первичных статистических показателей деятельности предприятия в укрупненные файлы с необходимыми реквизитами. Базы данных постоянно обновляются в соответствии с ходом технологического процесса и с учетом требований потребителей информации, решающих большой комплекс информационно связанных управленческих задач…»⁶.

Стоит отметить, что руководство школ в целом само осознает важность и эффективность привлечения к информационному обеспечению своей управленческой деятельности возможностей компьютерной техники. Однако создание и ведение информационных ресурсов, необходимых для решения управленческих целей и задач в ситуации со школами сталкивается с рядом объективных трудностей, в числе которых – ограниченные возможности школы в управлении финансами. Поэтому информационное обеспечение деятельности руководства школы ведется в специфических условиях, при которых материально-техническая сторона этого обеспечения является наиболее проблемным вопросом – прежде всего, для самого руководства.

1.2.Туринская средняя общеобразовательная школа-интернат – деятельность, функции, задачи

ТСШ-И, которая в данном случае представляет собой контекст для информационного обеспечения деятельности ее руководителя (директора школы), представляет собой муниципальное образовательное учреждение, созданное «…в целях реализации прав граждан на  образование, гарантий общедоступности и бесплатности начального общего, основного общего, среднего (полного) общего образования…»⁷.

Учредителем Школы  является администрация п.Тура. В своей деятельности Школа руководствуется Конституцией Российской Федерации, законом Российской Федерации «Об образовании» и иными федеральными законами, указами  и распоряжениями Президента Российской Федерации, Типовым положением об общеобразовательном учреждении, постановлениями и распоряжениями Правительства Российской Федерации нормативными правовыми актами органов государственной власти и управления Российской Федерации, Красноярского края, органов местного самоуправления п. Тура, решениями органов управления образованием всех уровней, договором с Учредителем, правилами и нормами охраны труда, техники безопасности и противопожарной защиты, а также настоящим Уставом и локальными актами Школы.

Можно сразу  отметить, что место локальных  актов школы – т.е., тех документов, которые способны инициироваться и  создаваться сугубо в интересах непосредственных участников процессов обучения и воспитания – является последним в иерархии документации, которой школа – и, следовательно, ее руководитель – обязаны подчиняться в первую очередь. Это изначально создает основу для того, чтобы между информационной потребностью – одним из компонентов системы информационного обеспечения деятельности – и информационными ресурсами было способно возникнуть некое противоречие. Информационные потребности школы достаточно высоки – школе необходима информация о процессах в обществе, о демографических процессах, о финансово-экономической, политической, культурной жизни страны и региона; однако информационные ресурсы, среди которых приоритет отдан документам общефедерального значения, зачастую не всегда способны соответствовать той или иной информационной потребности.

Для организации информационного обеспечения деятельности руководителя школы такое положение вещей предполагает изначальные сложности в деле выстраивания системы информационного обеспечения. Между обязательными компонентами этой системы – в частности, информационной потребностью и информационными ресурсами прослеживается некое несоответствие по объему или содержанию необходимых для эффективной работы данных. Руководителю школы в данном случае придется организовывать работу по взаимному упорядочиванию имеющихся компонентов системы, исходя из того, что имеется в его распоряжении и из того, какими личностными качествами обладает сам руководитель для организации такой работы.

 Основными целями деятельности Школы, согласно Уставу, являются:

-       формирование общей культуры личности обучающихся на основе усвоения обязательного минимума содержания общеобразовательных программ, их адаптации к жизни в обществе, создание основы для осознанного выбора и последующего освоения профессиональных образовательных программ, воспитание гражданственности, трудолюбия, уважение к правам и свободам человека, любви к окружающей природе, Родине, семье, формирование здорового образа жизни.

-       осуществление образовательной деятельности, которая направлена на реализацию образовательных программ начального общего, основного общего и среднего (полного) общего образования.

Деятельность  Школы направлена на решение основных задач:

-       оптимальное развитие индивидуальных способностей обучающихся, их успешная самореализация, самоопределение и саморазвитие;

-       создание основы для осознанного выбора и последующего освоения выпускниками Школы профессиональных образовательных программ;

-       создание условий, гарантирующих охрану и укрепление здоровья обучающихся;

-       разработка и реализация образовательных программ и педагогических технологий, обеспечивающих высокую эффективность процесса обучения;

-       формирование общей культуры учащихся на основе усвоения обязательного минимума содержания общеобразовательных программ;

-       воспитание у обучающихся гражданственности, патриотизма, трудолюбия, уважения к правам и свободам человека, любви к окружающей природе и семье;

-       достижение обучающимися соответствующего образовательного уровня, отражённого в федеральном государственном образовательном стандарте;

-       адаптация обучающихся к жизни в обществе;

-       создание условий для социально-психологической адаптации обучающихся в Школе;

-       поддержку уровня общеучебных навыков для детей с недостатками в физическом и (или) психическом развитии через оказание логопедической и психологической помощи;

-       самореализация личности обучающихся в доступной творческой деятельности через разновозрастные творческие объединения, художественные студии, спортивные секции, кружки, клубы⁸.

Общий характер деятельности школы и ее задачи, соответственно, не могут не отражаться на организации информационного  обеспечения деятельности ее руководства. Ответственность за цели и задачи в деятельности школы несет ее руководитель, поэтому для него важно отражение в системе информационного обеспечения своей управленческой работы компонентов, непосредственно связанных с общими целями и задачами школы – с точки зрения круга исполнителей той или иной работы, фактического содержания работы, различных управленческих процессов, происходящих в организации-школе.

1.3.Служба информационного обеспечения директора школы – структура, функции, задачи

Информационное  обеспечение, для того, чтобы в современных условиях быть как можно более эффективным и качественным, должно задействовать возможности компьютерной техники, а в последнее время – также возможности телекоммуникационных систем в целом. «…Школа признает свое право на то, чтобы использовать ресурсы компьютерных сетей - Школа вправе для целей организации и осуществления образовательного процесса производить автоматизированную обработку персональных данных участников образовательного процесса, в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации, законами и нормативными правовыми актами органов государственной власти и органов управления образованием Красноярского края, нормативными правовыми актами органов местного самоуправления и управления образованием города Красноярска, положением Школы…»⁹. Снова заметно следование иерархичности в организации информационного обеспечения деятельности руководителя – прежде всего, такое обеспечение должно соответствовать требованиям высшего законодательства РФ, затем – требованиям регионального законодательства и только потом – внутренними документами самой школы.

Информационное обеспечение деятельности руководителя в школе старается опираться на возможности компьютерного оснащения школы, и руководство школы видит в этом ряд проблемных вопросов – «…за последнее время число современных компьютеров в школах значительно увеличилось, в то же время анализ использования компьютеров в образовательном процессе показывает, что во многих школах они применяются только для изучения информатики в рамках учебного предмета. Однако информационную среду школы характеризуют не только использование компьютеров на уроках информатики, но и эффективность применения информационно - коммуникационных технологий (ИКТ) во всем образовательном процессе. Создание и развитие информационной образовательной среды представляет технически и интеллектуально сложную и дорогостоящую задачу…»¹⁰. Руководство школы, таким образом, отмечает недостаточный уровень именно качественного использования имеющихся ресурсов, при том, что в количественном аспекте ресурсы используются достаточно активно.

Школа разработала  и ввела в управленческую деятельность программу информатизации, которая  позволит повысить именно качественную сторону использования компьютерных ресурсов – информационная образовательная среда, по мнению руководства школы, позволяет «…системе образования модернизировать свой технологический базис, перейти к образовательным информационным технологиям в широком смысле этого слова и к открытой образовательной системе, отвечающей требованиям постиндустриального общества. Современные ИКТ предъявляют повышенные требования к качеству труда и уровню квалификации руководящих и педагогических работников образовательных учреждений. Поэтому возникает необходимость создания благоприятных условий для повышения уровня квалификации работников образования, и, как следствие, качества образования. Одним из возможных путей решения этой задачи является создание комплексной системы информационного обеспечения образования. Структура такой системы является вертикальной и строится по иерархическому принципу, т. е. в каждом образовательном учреждении должна быть организована служба информационного обеспечения. На уровне округа определяется (назначается) куратор по информатизации. В Департаменте образования организуется центр управления комплексной системой информационного обеспечения. Такая организация информационного обеспечения позволит максимально эффективно использовать инновации в области ИКТ на всех уровнях образования — как в преподавании, так и в управлении учебным процессом…»¹¹.

Школа-интернат также имеет свою службу информационного обеспечения, которая позволяет руководителю лучше выстроить систему эффективной работы для него самого, а также – более качественно работать над комплексом целей и задач, поставленных перед школой со стороны вышестоящих управленческих структур. «…Структура службы информационного обеспечения и ее подразделений определяется на совете школы и утверждается приказом руководителя образовательного учреждения. Контроль над деятельностью службы, в т. ч. в части договорных работ, осуществляется администрацией в установленном порядке. Типовая организационная структура должна состоять из заместителя директора по информатизации, учителя информатики и ИТ. Данная служба подчиняется непосредственно директору школы. Права и обязанности службы информатизации соответствуют правам структурного подразделения школы, зафиксированным в уставе. В административно-организационном отношении это подразделение и ее руководитель подчиняются администрации школы. Служба и все ее структурные (штатные и внештатные) подразделения подчиняются принятым правилам внутреннего распорядка, техники безопасности, противопожарным требованиям, санитарно-профилактическим нормам и указаниям руководства образовательного учреждения. Учебная, учебно-методическая, научно-исследовательская и производственная деятельность осуществляется в соответствии с требованиями Закона РФ "Об образовании", устава школы и других нормативно-правовых документов. Служба содержится за счет целевых бюджетных ассигнований, включаемых в базовое финансирование школы…»¹².

 Основное назначение службы информационного обеспечения руководство школы видит в том, чтобы данная служба способствовала формированию информационной образовательной среды образовательного учреждения, поэтапному решение задач информатизации образования, внедрению новых информационных технологий в образовательный и управленческий процессы, информационно-методическому обеспечению учебного процесса, внедрению электронного документооборота.

Все это отражается на комплексе  более конкретных функций и задач, которые ставятся перед службой  информационного обеспечения. Так, данная служба работает не только в  части информационного обеспечения  деятельности руководителя, но и старается  создать систему взаимодействия между различными сотрудниками школы, прежде всего – теми специалистами, деятельность которых кореллирует с поставленными государством целями и задачами работы школы – это, в частности, такие сотрудники, как психолог, логопед, библиотекарь.

Развитие инфраструктуры единой информационной сферы в стенах школы было первоочередной задачей  службы информационного обеспечения. Решение этой задачи предполагало следующие  действия:

1. Совершенствование локальной сети школы. Приобретение и установка оборудования для класса, где будут проводить уроки учителя-предметники.
2. Оснащение компьютерной техникой всех административных рабочих мест, места психолога и логопеда, библиотекаря.
3. Частичная модернизация парка персональных компьютеров¹³.

Задача организации информационного обеспечения непосредственно руководителя школы – директора - была следующим этапом работы службы информационного обеспечения – эта задача была сформулирована как Автоматизация управленческой деятельности и предполагала следующее:

1. Создание сети для всего комплекса управленческих компьютеров.
2. Внедрение электронного   документооборота¹⁴.

Необходимо  отметить, что задачи службы информационного  обеспечения решались, как правило, в течение нескольких лет –  это отражает то, что директор школы, даже осознавая всю необходимость в организации информационного обеспечения собственной деятельности, не может закрепить комплекс задач службы только лишь на область своих собственных потребностей. Служба информационного обеспечения в данном случае оказывается привязанной в своей деятельности не к руководителю школы, хотя формально подчиняется именно ему, а ко всему школьному коллективу в целом. И, следовательно, задача информационного обеспечения деятельности руководителя школы решалась поэтапно – например, внедрение электронного документооборота было осуществлено в период 2001-2008 гг., а логически связанное с ним наполнение сервера (сведениями об информационных ресурсах школы; базами данных администрации, библиотечной, кабинетов и т.п.; нормативной, распорядительной и учебной информацией; банк методических и дидактических материалов для учителей) – только в 2007-2008 гг. Получилось, что две составляющие, в принципе, одной задачи, были реализованы в исследуемой школе в течение достаточно длительного срока, и можно сказать, что школа, в целом следуя запросам современного информационного общества, движется по пути этого следования не очень быстро и оперативно.