Организация как система управления. Основы управления организацией

 

ГОУ ВПО Российский  Экономический  Университет им. Г. В. Плеханова

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Реферат по теме «Организация как система управления. Основы управления организацией»

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Преподаватель: Михайлов К. В.                

Студентка: Галиулина Н.В.

Факультет: Экономики торговли

и товароведения

                        

Группа: 633-ДЭ

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Москва 2011

 

 

 

 

 

 

 

Содержание

 

 

Введение...................................................................................................................3

Понятие организации и ее характерные черты………………………………….4

Организация как система управления...................................................................7

 

Основные виды организации и  их свойства..................................................................................................................10

 

Заключение.............................................................................................................14

Список  литературы................................................................................................15

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Введение

Система управления организации - одно из ключевых понятий  Теории организации, тесно связанное  с целями, функциями, процессом управления, работой менеджеров и распределением между ними полномочий во исполнение определённых целей. В рамках этой системы  протекает весь управленческий процесс, в котором участвуют менеджеры  всех уровней, категорий и профессиональной специализации. Система управления организации построена для того, чтобы все протекающие в ней  процессы осуществлялись своевременно и качественно. Отсюда то внимание, которое уделяют ей руководители организаций и специалисты, с  целью непрерывного совершенствования, развития как системы в целом, так и её отдельных составляющих. Очевидно, что изучение и совершенствование  системы управления, как в рамках отдельной организации, так и  государства, общества в целом способствует скорейшему достижению поставленных целей. 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Понятие организации и ее характерные  черты

 

Первым крупным  специалистом в области системного подхода был Честер И. Бернар (1886-1961). Он считал, что организация - это "система  сознательно скоординированных  действий, в которой руководитель является самым важным стратегическим фактором", что руководитель может  достигнуть превосходных результатов  в своей работе, только выполнив три важных условия: обеспечив систему  коммуникаций, предприняв усилия, необходимые  для действия системы, сформулировав  и определив цели системы.

Система - это некоторая целостность, состоящая из взаимозависимых частей, каждая из которых вносит свой вклад в характеристики целого. Организация (организованность) является неотъемлемым свойством любой системы.

Таким образом, понятие «организация» может  трактоваться как:

• внутренняя упорядоченность и согласованность, взаимодействие автономных частей целого, обусловленные его строением (как свойство любых систем);
• совокупность процессов или действий, ведущих к образованию и совершенствованию взаимосвязей между частями целого;
• объединение людей, совместно реализующих программу или цель и действующих на основе определенных правил и процедур (СЭС) (как форма существования социально-экономических, производственно-хозяйственных систем).¹

Всеобъемлющий характер понятия «организация»  отметил русский философ и  экономист А.А.Богданов, который  рассматривал теорию организации как  всеобщую организационную науку.²

Все социально-экономические системы (предприятия, фирмы, концерны и т.д.) являются организациями.

Организация – это группа людей (как минимум  двое), деятельность которых сознательно  координируется для достижения общей  цели или нескольких целей (Мескон).³ Это определение относится к формальным организациям, т.е. специально созданным, в которых управление осуществляет специально назначенный руководитель.

Организация - это пространственно-временная  структура производственных факторов и их взаимодействие с целью получения  максимальных качественных и количественных результатов в самое короткое время и при минимальных затратах факторов производства.

 

Организация обладает следующими общими признаками:

1. определение ее характера кадрами  и менеджером; объединение процессов,  которые без этого взаимодействуют  нецеленаправленно или неэффективно;

2. сохранение как предварительно  запланированного порядка процесса, так и оперативного, зависящего  от ситуации реагирования работника  и менеджера. Незапланированные  действия предполагают установление  ответственности в менеджменте;

3. определенная, зависящая от процесса  гибкость, что обеспечивает функционирование  системы в изменяющихся условиях;

4. единство рабочих процессов  и процессов управления, как результата  разумного разделения труда.

 

 

 

 

Основными законами рациональной организации  выступают: упорядочение задач в  соответствии с важнейшими точками  процесса; приведение управленческих задач в соответствии с принципами компетентности и ответственности (согласование компетентности и ответственности, согласование "поля решения" и  доступной информации, способность  компетентных функциональных единиц принять  к решению новые задачи); обязательное распределение ответственности (не за сферу, а за "процесс"); короткие пути управления; баланс стабильности и гибкости; способность к целеориентированной  самоорганизации и активности; желательность  стабильности циклически повторяемых  действий.⁴

Таким образом, можно сделать вывод, что Организация – это единство состояния и процесса, так как  она обеспечивает стабильные организационные  решения, но является сама лишь относительно стабильной вследствие постоянного  развития внешней и внутренней сред фирмы.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Организация как система управления

Организация в менеджменте - это  объединение людей, совместно реализующих  некоторую программу или достигающих  определенной цели и действующих  на основе определенных процедур и  правил. В общем смысле под организацией имеют в виду способы упорядочения и регулирования действий отдельных  индивидов и социальных групп. В  узком смысле под организацией понимают относительно автономную группу людей, ориентированную на достижение некоторой  заранее определенной цели, реализация которой требует совместных координированных действий.

Организация как система управления - одно из ключевых понятий теории организации, которое связанно с:

• целями;
• функциями;
• процессом управления;
• квалификацией менеджеров;
• распределением полномочий для достижения определенных целей.

В рамках этой системы протекает  весь управленческий процесс, в котором  участвуют менеджеры всех уровней, категорий и профессиональных специализаций. Организация построена для того, чтобы все протекающие в ней  процессы осуществлялись своевременно и качественно

 

 

 

Управление - это процесс воздействия  на систему с целью поддержания  заданного положения или перевода ее в новое состояние. Любая система  управления должна иметь четыре основных элемента:

• вход основной системы;
• выход основной системы;
• канал обратной связи (воспринимающее устройство, измеряющее и передающее информацию о состоянии выхода);
• блок управления, сравнивающий фактический и заданный выход и в случае необходимости вырабатывающий управляющее воздействие.

В настоящее время в составе  организации как системы управления выделяют следующие подсистемы:

1. структура управления;
2. техника управления;
3. функции управления;
4. методология управления.

Надо отметить, что систему управления можно рассматривать как с  позиции статики, т. е. как некий  механизм (организация), так и с  позиции динамики - как управленческую деятельность.

Подходы (методология) к управлению включают в себя цели, законы, принципы, методы и функции, технологии управления и практику управленческой деятельности. Основной задачей системы управления организации ставится формирование профессиональной управленческой деятельности.

Процесс управления, как элемент  управленческой деятельности, включает в себя: систему коммуникации, разработку и реализацию управленческих решений, информационное обеспечение.

Структура и техника управления являются элементами механизма управления и включают себя соответственно:

• структуру управления организации, во многом определяющуюся по отношению к другим элементам. Структура органов управления и должностей, распределение между ними полномочий и ответственности часто предопределяет технику управления, процесс, методы, функции и схему организационных отношений с учетом профессионализма персонала;
• компьютерную и оргтехнику, мебель, каналы передачи информации (сети связи), систему документооборота. Стройность и действенность системы управления в немалой степени зависит от системы документооборота предприятия. От нее напрямую зависит и число ошибок учета и планирования, и оперативность реагирования на определенное воздействие. На практике все более широкое понимание находит истина, что функциональность организации рабочего места повышает производительность труда работника и управленца не только технически, но и в результате получения ими положительного эмоционального настроя.

 

 

 

 

 

 

 

Основные  виды организации и их свойства

 

Организация как система может быть открытой и закрытой.

Закрытая  система - имеет жесткие фиксированные  границы, ее действия относительно не зависимы от среды, окружающей систему. Открытая система - характеризуется  взаимодействием с внешней средой. Энергия, информация, материалы - это  объекты обмена с внешней средой через проницаемые границы системы. Такая система не является самообеспечивающейся, она зависит от энергии, информации и материалов, поступающих извне. Таким образом, открытая система - это  система, в которой ее элементы взаимодействуют  с окружающим миром. Закрытая система - это система, в которой такого взаимодействия нет. Фактически все  организации взаимодействуют с  их окружением, и задача состоит  в том, чтобы определить оптимальную  степень активности.⁵

Открытая  система имеет способность приспосабливаться  к изменениям во внешней среде  и должна делать это для того, чтобы продолжить свое функционирование.

Руководители, в основном, занимаются системами  открытыми, потому что все организации, в том числе аптека, являются открытыми  системами. Выживание любой организации  зависит от внешнего мира.

Организация - это группа людей, деятельность которых, сознательно координируется для  достижения общей цели или целей.

Организация - структура, в которой люди строят отношения и взаимодействуют  между собой. В организациях существуют официальные (формальные) и неофициальные (неформальные) отношения.

Официальные - связывают руководителей и подчиненных. Они должны быть четко определены и скоординированы с помощью функционально-должностных инструкций (ФДИ).

 Формальные  отношения людей в организации  складываются еще на стадии  формирования ее структуры. При  этом сразу должны быть определены  сферы компетенции каждого специалиста,  объем их власти и ответственность.

Неофициальные - это личные отношения, они накладывают свой отпечаток на официальные и будут предметом изучения при отражении вопросов социально-психологического климата коллектива.⁶

Организация всегда имеет хотя бы одну большую  цель, разделяемую и признаваемую таковой всеми ее членами. Но формальное правление редко имеет дело с  организациями, имеющими только одну цель. Чтобы предприятию достичь поставленных крупных целей и стать крупнейшим предприятием (компанией, организацией), необходимо эффективно взаимоувязывать  все цели с наименьшими затратами.

 

    Задачи управления современной  деловой организацией

Особенностью деятельности деловой  организации в наши дни является работа в условиях острой конкуренции  не только внутри страны, но и на межгосударственном уровне. Ускоренное развитие средств  коммуникации, электронных средств, обеспечивающих хранение и обработку  информации, привело к возникновению  новой информационной среды, в которой  функционируют организации. Это, в  свою очередь, вызвало изменение  требований, предъявляемых к системам управления.

 

 

 

Современная система управленческих функций может быть представлена следующим перечнем основных задач:

• координация и интеграция усилий членов организации в направлении достижения общей цели;
• организация взаимодействия и поддержание контактов между рабочими группами и отдельными членами организации;
• сбор, оценка, обработка и хранение информации;
• распределение материальных и людских ресурсов;
• управление кадрами (разработка системы мотиваций, борьба с конфликтными ситуациями, контроль деятельности членов организации и групп);
• контакты с внешними организациями, ведение переговоров, маркетинговая и рекламная деятельность;
• инновационная деятельность;
• планирование, контроль за исполнением решений, коррекция деятельности в зависимости от изменения условий работы.

 

Безусловно, здесь приведен далеко не полный перечень задач, которые зачастую приходится решать руководителю организации, менеджеру и структурным подразделениям звена управления. В связи с  этим в современной науке управления принято говорить об искусстве управления и сравнить его со сложной комбинационной игрой. Решение многих из указанных  задач возможно только при условии  использования в процессах управления самых современных средств обработки  информации и коммуникационных связей.

 

 

 

При анализе приведенного выше перечня  задач управления, становится очевидным, что проблемы управления современной  организацией в основном связаны:

• с усложнением структуры организации;
• с развитием средств коммуникации как внутри организации, так и в общении с внешним миром;
• с наличием большого количества конкурентов, в связи со значительным развитием производства во всем мире;
• с необходимостью создания гибкой системы экономической и психологической мотивации, способствующей повышению заинтересованности работников в достижении цели, стоящей перед организацией.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

                      Система управления российской компании 
 
       Пример системы управления Государственного унитарного предприятия «Федеральный научно-производственный центр «НИИ прикладной химии» является во многом характерным для многих крупных предприятий оборонного комплекса, да и промышленных предприятий России в целом.  
       Модель менеджмента предприятия скорее ближе к американской – формализованная структура, индивидуальность принятия решений и т.д. Вместе с тем, уровень оплаты труда не поставлен в прямую зависимость от его результатов, что, видимо, и определяет низкий уровень ответственности. Однако в последние годы на предприятии стали создаваться структурные подразделения под конкретных заинтересованных менеджеров, определяющих самостоятельно направление и цели деятельности, степень обособленности от центрального аппарата управления, вид финансового взаимодействия в рамках действующего законодательства. 
Структура управления достаточно типична для предприятий ВПК: 
 
      Предприятие возглавляет директор, который организует всю работу предприятия и несет полную ответственность за его состояния и деятельность перед государством и трудовым коллективом. Директор представляет предприятие во всех учреждениях и организациях, распоряжается имуществом предприятия, заключает договора, издает приказы по предприятию, в соответствии с трудовым законодательством принимает и увольняет работников, применяет меры поощрения и налагает взыскания на работников предприятия, открывает в банках счета предприятия. 
 
      Главный инженер – заместитель директора по общим вопросам руководит работой технических служб предприятия, отвечает за содержание зданий и сооружений, территории предприятия и социального сектора. Ему подчиняются отделы:  
- Главного механика; 
- Главного энергетика; 
- Службы охраны труда; 
- ВОХР; 
- Отдел кадров; 
- ряд обособленных структурных подразделений, ведущих обособленную хозяйственную деятельность, таких, как АТС, ювелирный цех, гостиница и т.д. 
      Отдел Главного механика вместе с подчиненными ему подразделениями обеспечивает контроль за работой и наладку технологического оборудования, проводить все виды ремонта технологического оборудования, а также монтаж нового и демонтаж устаревшего оборудования. 
      Отдел Главного энергетика вместе с подчиненными ему подразделениями обеспечивает бесперебойное снабжение предприятия электроэнергией, теплом, водой, и другим. Проводит планирование и осуществляет ремонт энергетического оборудования, разрабатывает и осуществляет мероприятия по реконструкции, техническому перевооружению и перспективному развитию энергетического хозяйства предприятия, проводит нормирование расходов электроэнергии, тепла, топлива, и др., а также мероприятия по их экономии, использование вторичных энергоресурсов, разрабатывает технические и организационные мероприятия по повышению надежности и увеличения срока службы энергетического оборудования, проводит работы по оптимизации режимов использования энергетического оборудования в производственных цехах, проводит инструктаж и обучение персонала. 
       Заместитель директора по экономике занимается всеми финансовыми вопросами предприятия, замещая и представляя директора при распределении расходов предприятия, отвечает за доходы и уплату налогов и иных платежей. В его подчинении находятся: 
– Планово-экономический отдел; 
– Бухгалтерия предприятия, состоящая из финансовой, расчётной и производственной групп; 
– Коммерческий отдел (отдел сбыта); 
– Структурные подразделения, ведущие обособленную хозяйственную деятельность. 
      Планово-экономический отдел разрабатывает годовые, квартальные планы предприятия и отдельных цехов, контролирует их выполнение, определяет пути устранения недостатков, организует и совершенствует внутризаводское и внутрицеховое планирование, разрабатывает нормативы для образования фондов экономического стимулирования, ведет оперативный статистический учет, анализ показателей работы основных агрегатов, цехов и заводов, разрабатывает и представляет на утверждение проекты, цены на новую продукцию, изучает и внедряет передовой опыт в организации планово-экономической работы и др. 
       Бухгалтерия осуществляет учет средств предприятия и хозяйственных операций с материальными и денежными ресурсами, устанавливает результаты финансово-хозяйственной деятельности предприятия и др. 
        Отдел организации труда и заработной платы разрабатывает штатное расписание, составляет годовые, квартальные, и месячные планы по труду и заработной плате и осуществляет контроль за их выполнением, разрабатывает мероприятия по повышению производительности труда, внедрению прогрессивных систем заработной платы, разрабатывает положение об образовании и расходовании фонда материального поощрения, разрабатывает технически обоснованные нормы выработки и проводит анализ их выполнения, организует и участвует в разработке вопросов научной организации труда, содействует движению за коллективную гарантию трудовой и общественной дисциплины. 
 
     Заместитель директора по производству руководит материально-техническим снабжением предприятия, технологического отдела, ОТК и др. 
 
     Заместитель директора по НИОКР руководит структурными подразделениями научной направленности, в его ведении находится разработка новых изделий и доработка имеющихся, он осуществляет связи с другими научными организациями и заказчиками научно-исследовательских разработок. 
     Управление структурными подразделениями осуществляется в зависимости от направления их деятельности и имеет различные черты: от бюрократическо-авторитаристского управления в производственных подразделениях, до элементов органического в творческих подразделениях и подразделениях розничной торговли. 
     По отношению к профессионализму управленческого персонала следует отметить его высокий уровень на верхнем уровне «административной пирамиды» и резкое его снижение на низовых уровнях, что напрямую связано с уровнем оплаты труда. 
     Техника управления предприятия характеризуется с одной стороны выверенностью и проработанностью документооборота, достаточным количеством производственных и административных помещений. С другой стороны документооборот явно не отвечает требованиям современной действительности, компьютеризация и информатизация управления находится в зачаточном состоянии, что в первую очередь связано с экономическими проблемами предприятия. 
      Общим выводом в данном случае является то, что система управления предприятия нуждается в глубоком анализе и исправлении проявившихся в результате реформирования перекосов, необходим поиск определённого организационного вектора управления на основе передовых технологий управления и теоретических разработок.  

 

 

 

Заключение

      Процесс управления предусматривает  согласованные действия, которые  и обеспечивают в конечном  счете осуществление общей цели  или набора целей, стоящих перед  организацией. Для координации действий  должен существовать специальный  орган, реализующий функцию управления. Поэтому в любой организации  выделяются управляющая и управляемая  части. В управляющую часть  входит дирекция, менеджеры и  информационные подразделения, обеспечивающие  работу руководящего звена. Эту  часть организации принято называть  административно-управленческим аппаратом.  Входным воздействием и конечным  продуктом управляющей части  является информация. Управляющее  звено - необходимый элемент любой  организации. 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 Список  использованной литературы.

 
1. Акбердин Р.З., Кибанов А.Я. «Совершенствование  структуры, функций и экономических  взаимоотношений управленческих  подразделений предприятий при  формах хозяйствования» Учебное  пособие. - М.: ГАУ, 1993 

2. Немкович Е.Г., Курило А.Г. «Менеджмент  малого и среднего бизнеса»  

3. Под редакцией Румянцевой З.П., Саломатина Н.А. «Менеджмент организации»// Учебное пособие. - М.: Инфа-М, 1995 

4. Смирнов Э.А. «Основы Теории  организации» // ЮНИТИ, 1998 

5. Устав ГУП «ФНПЦ «НИИПХ» 

6. Рогожин С.В., Рогожина Т.В. «Огранизация  и управление»

 

 

 

¹ Баранников А.Ф. Теория организации. Учебник для вузов. – М. Гриф МО РФ; 2004.- С.54.

² Богданов А. А. Тектология: (Всеобщая организационная наука). В 2-х книгах.: Кн.1\2. - Москва: Экономика, 1989.- С. 34

³ Мескон М.Х., Альберт М., Хедоури Ф. Основы менеджмента. М. Дело 1995 . –С. 74

⁴ Лаукс Г., Лирманн Ф. Основы организации: управление принятием решений. – М.: Финансы и статистика, 2006. – С. 60.

⁵ Волкова В.Н., Денисов А.А. Основы теории систем и системного анализа: Учебник для студентов вузов. – СПб.:  СПбГТУ, 1997. – с. 51.

⁶ Мильнер Б. З. Теория организации : учебник / Б. З. Мильнер. 2-е изд. перераб. и доп. М. : ИНФРА-М, 2002. 480 с.