Организация постоянного хранения и поиска управленческих документов, выполненных на бумажной основе. Номенклатура дел

Федеральное государственное бюджетное  образовательное учреждение

высшего профессионального  образования

РОССИЙСКАЯ  АКАДЕМИЯ НАРОДНОГО ХОЗЯЙСТВА И  ГОСУДАРСТВЕННОЙ СЛУЖБЫ

 при ПРЕЗИДЕНТЕ  РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

УРАЛЬСКИЙ ИНСТИТУТ

 

Факультет государственного и муниципального управления

 

 

 

 

 

 

 

Организация постоянного  хранения и поиска управленческих документов, выполненных на бумажной основе. Номенклатура дел

 

 

Реферат

По курсу 

Документоведение

Выполнил:

Группа 

 

 

 

 

 

 

Екатеринбург

2012

Оглавление

С.

 

 

Введение___________________________________________________________3

 

1. Понятие  дела, его назначение и состав______________________________4

 

2. Группировка управленческих документов__________________________ 4

 

3. Правила формирования дел________________________________________6

 

4. Понятие о номенклатуре дел_______________________________________7

 

5. Виды и состав номенклатуры дел___________________________________8

 

6. Определение индекса дела_________________________________________ 9

 

7. Определение срока хранения дела_________________________________ 10

 

8. Правила разработки и ведения номенклатуры дел____________________10

 

9. Оформление номенклатуры дел_____________________________________14

 

10. Поиск управленческих документов  при использовании номенклатуры дел_________________________________________________________________15

 

Заключение_______________________________________________________17

 

 

Список использованных источников и литературы____________________19

Введение

 

Организация информационно-справочной работы с исполненными документами невозможна без их правильной систематизации. Основой систематизации документов в делопроизводстве является их правильная классификация для размещения в соответствующие дела.

Каждая организация, независимо от наличия типовой или примерной номенклатуры дел должна иметь конкретную номенклатуру дел.

Номенклатура дел – это систематизированный перечень наименований дел, заводимых в организации, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке.

Номенклатура дел организации на предстоящий календарный год составляется в последнем квартале предшествующего года по установленной форме. Номенклатура дел организации составляется на основе изучения состава, содержания и количества документов, образующихся в процессе деятельности организации.

Основой для определения  структуры номенклатуры дел является структура (штатное расписание) организации. Названиями разделов номенклатуры дел организации являются названия структурных подразделений, расположенные в номенклатуре в соответствии с утвержденной структурой. Первый раздел номенклатуры включает заголовки дел, содержащие организационно-распорядительную документацию организации. После структурных подразделений в порядке значимости должны располагаться названия общественных организаций, комиссий.

Если организация не имеет структурного деления, номенклатура дел строится по производственно-отраслевой или функциональной схемам; названия ее разделов определяются содержанием управленческих функций и направлений деятельности организации.

 В номенклатуру  дел не включают печатные издания:  справочники, сборники и т.д.

Эффективность организации  текущего хранения документов в значительной степени предопределяется тем, насколько продумана номенклатура дел предприятия.

 

1. Понятие дела, его назначение и состав

 

После исполнения документы  определенное время хранятся в организации. Для того чтобы их можно было быстро находить и использовать, необходима систематизация исполненных документов, т.е. группировка их в дела.

Государственный стандарт определяет дело как «совокупность документов или документ, относящихся к одному вопросу или участку деятельности, помещенных в отдельную обложку»¹.

Чтобы правильно сформировать дела и обеспечить возможность использования нужной информации, документы классифицируют: разделяют их на группы с разными сроками хранения.

Специальным классификационным  справочником, позволяющим определить порядок распределения документов в дела, является номенклатура дел.

Таким образом, дело — это документ или совокупность документов, относящихся к одному вопросу или участку деятельности, помещенных под одну обложку.

Порядок распределения  документов в дела определяется номенклатурой  дел.

 

2. Группировка управленческих документов

 

Исполненные бумажные документы  группируются в дела с целью наиболее рациональной организации их хранения, которая обеспечит быстрый поиск необходимых документов и информации. Эта работа по группировке документов носит название «формирование дел».

Работа по формированию дел состоит из следующих операций:

• распределение исполненных документов по делам в соответствии с номенклатурой дел;
• расположения и оформление документов внутри дела;
• оформление обложки дела.

В дела группируются в  большинстве случаев документы  одного календарного года, за исключением судебных, личных дел, документов выборных органов, которые группируются за период их созыва, и др.

Целесообразно и не противоречит правилам собирать документы при  их незначительном количестве за ряд  лет, оформив дело как переходящее  с соответствующими отметками в номенклатурах дел за годы накопления документов в деле (как правило, не более 5 лет).

Документы постоянного  и временного сроков хранения группируются в дела раздельно. Например, следует  хранить в различных делах  годовые и квартальные планы работы и так далее, поскольку эти документы имеют различные сроки хранения.

Допускается временная  группировка в одном деле документов различных сроков хранения, если они  относятся к одному вопросу. По окончании  календарного года и решения вопроса такие документы рекомендуется перегруппировать в самостоятельные дела.

В дело включается только один экземпляр документа. Не включаются документы, подлежащие возврату, черновики, рабочие варианты (проекты) документов и их копии. Исключение составляют черновые материалы, которые имеют резолюции, визы, пометки, являющиеся дополнением к основному документу. Недооформленные или неправильно оформленные документы возвращают исполнителям на доработку.

Подшивка документов в дела проводится секретарем согласно отметкам исполнителей на документах: «В дело №...».

Не следует допускать  разобщение в делах запросов и  ответов, подшивки сопроводительных писем  без приложений или без отметок  об их местонахождении, подшивки в дела документов, подлежащих возврату корреспондентам.

Сформированное дело должно содержать не более 250 листов, что соответствует 4 см в толщину, минимального объема дел не существует. При большом количестве документов, относящихся к одному делу, проводят их деление на самостоятельные тома или пересистематизируют документы в новые дела (с внесением изменений в номенклатуру дел)².

От выбранной последовательности расположения документов в деле зависит оперативность поиска необходимых документов, а также раскрытие хода и полноты решения вопросов. Обычно документы внутри дела располагаются в хронологической последовательности, начиная от более ранних по датам документов и кончая более поздними датами.

Часто документы: приказы, распоряжения, протоколы, решения и  др. - располагают по порядковым номерам, но и в этом случае сохраняется хронологическая последовательность решения вопросов.

Другой подход следует  применять, например, к переписке, где  документ-ответ подшивается в  дело не по дате регистрации, а вслед  за инициативным документом или к приложениям, которые, независимо от даты их утверждения или составления, присоединяются к соответствующим документам. Если приложение составляет 250 листов и более; то из него, как правило, формируется отдельный том, а в документе делается об этом соответствующая отметка.

Документы могут располагаться и в алфавитной последовательности. В алфавитном порядке целесообразно группировать различные опросные листы, анкеты, сводки, отчёты, поступающие от подведомственных предприятий (в алфавитном порядке названий предприятий) предложения, заявления и жалобы граждан, другие документы.

Группировка в дела отдельных  категорий документов имеет свою специфику.

 

3. Правила формирования дел

 

Формирование дел может  осуществляться централизованно -секретарем организации, службой документационного  обеспечения управления или децентрализовано - несколькими структурными подразделениями. На практика оба варианта сосуществуют параллельно. Распорядительные и организационные документы формируют в дела централизовано, а бухгалтерские, кадровые дела, переписка, договоры и другие документы концентрируются на конкретных рабочих местах в структурных подразделениях³.

Формирование дел в  структурных подразделениях негосударственных  организаций осуществляется либо исполнителями, ведущими определенный круг вопросов, либо так же централизовано по подразделению специально выделенным сотрудником. Во втором случае легче обеспечить методическое единство и качество формирования дел, контроль со стороны руководства и архива.

Правильность формирования дел устанавливается, а при проверках  оценивается органами Архивной службы, других контролирующих органов (в своей сфере деятельности) и достигается соблюдением ряда правил.

 

4. Понятие о номенклатуре дел

 

Простейшей классификацией документов является группировка их в дела.  Дело – совокупность документов или документы, и помещенные в одну обложку.  Официальным классификационным справочником, определяющим порядок распределения документов в дела, служит номенклатура дел.

Номенклатура  дел – это систематизированный список заголовков дел с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке. В номенклатуру дел включаются все документы, образующиеся в деятельности предприятия, кроме технической документации и печатных изданий.

Номенклатура дел как  один из основных инструментов организации  делопроизводства должна отвечать определенным требованиям, важнейшие из которых⁴:

•  охват всех документов, получаемых и создаваемых в процессе деятельности организации;

•   раздельная группировка  в дела документов постоянного и  временного сроков хранения;

•  конкретная и четкая формулировка заголовка дела, которая  полностью отражает состав и содержание документов в нем и исключает  возможность включения в дело документов, не соответствующих его  содержанию и сроку хранения;

•  систематизация дел  внутри разделов номенклатуры в соответствии со степенью важности и сроком хранения документации.

Номенклатура дел —  это многофункциональный документ, используемый для разных целей:

•  номенклатура используется как схема классификации при  распределении и группировке исполненных документов в дела (папки). Заголовки дел, закрепленные в ней, переносятся затем на обложки дел;

•   каждое дело, включенное в номенклатуру, имеет указание срока  хранения документов, включенных в него. Таким образом с ее помощью намечают ориентировочные сроки хранения документов, что является первым этапом экспертизы ценности документов;

•  номенклатура дел используется при построении информационно-поисковой системы по документам предприятия. При регистрации документов в регистрационный индекс часто включают индекс дела по номенклатуре. Кроме того, классификационная схема номенклатуры может быть использована при формировании справочной картотеки на исполненные документы;

•   номенклатура дел  используется вместо описи как учетный  документ при сдаче в архив  дел со сроками хранения до 10 лет  включительно. Она же служит основой  для составления описей на дела со сроками хранения свыше 10 лет и постоянного;

• номенклатура имеет  справочное значение при изучении структуры  учреждения, организации, предприятия.

Номенклатура дел разрабатывается  специалистом, ответственным за организацию работы с документами, утверждается руководителем предприятия и вводится в действие с 1 января каждого календарного года.

 

5. Виды и состав номенклатуры дел

 

Различают типовые, примерные  и конкретные номенклатуры дел.

Типовая номенклатура дел составляется для организаций, однородных по характеру деятельности и структуре, устанавливает для них типовой состав дел, единую индексацию этих дел и является нормативным документом.

Примерная номенклатура дел устанавливает примерный состав дел для организаций, однородных по характеру деятельности, но разных по структуре, и носит рекомендательный характер⁵.

 Независимо от существования типовой и примерной номенклатур, каждая организация должна составлять свою конкретную (индивидуальную) номенклатуру дел. В небольших организациях, не имеющих структурного деления, составляется одна номенклатура, которая представляет собой систематизированный список названии всех дел, заводимых в организации в течение календарного года. В крупных Учреждениях и организациях номенклатура составляется для каждого структурного подразделения, затем они объединяются в сводную номенклатуру⁶.

При наличии типовой  номенклатуры заголовки дел полностью переносятся в конкретную номенклатуру. Из примерной номенклатуры дел при составлении конкретной выбираются названия тех дел, которые образуются в данной организации. При этом некоторые дела, предусмотренные в примерной номенклатуре, могут объединяться или разъединяться в зависимости от объема документации или специфики работы организации. Сроки хранения дел, предусмотренные типовой или примерной номенклатурой, переносятся в конкретную номенклатуру дел без изменений.

Таким образом, наличие  типовой или примерной номенклатуры значительно облегчает работу по созданию номенклатуры дел конкретной организации.

 

6. Определение индекса дела

 

Если организация небольшая  и не имеет структурных частей, ее номенклатура строится по производственной схеме. В этом случае индексом дела будет его порядковый номер в номенклатуре: 01, 02, 03 и т.д.

В сводной номенклатуре в индекс каждого дела входит условное обозначение (цифровое или буквенное) структурного подразделения и порядковый номер дела в пределах структурного подразделения. Например, индекс дела 03-02 означает, что дело было сформировано в структурном подразделении, которому присвоен индекс (код) «03», и в номенклатуре дел данного подразделения заголовок дела располагается под номером «02».

Или индекс дела Д-05 означает, что дело было сформировано в структурном подразделении, которому присвоен индекс «Д» (Дирекция), а в номенклатуре дел Дирекции заголовок дела располагается под номером «05».

Если организация имеет  сложную многоуровневую структуру, индексы подразделений также  могут иметь сложную структуру. Например, 03 – код управления; 031, 032, 033 и др. – коды отделов в составе управления. Индексы дел также будут более сложными, например, в отделе, код которого 031, они выглядят так: 031-01, 031-02, 031-03 и т.д.

Индексация структурных  подразделений должна быть постоянной и повторяется из года в год. Переходящие дела вносятся в номенклатуру каждый раз под одним и тем же индексом.

 

7. Определение срока хранения дела

 

Сроки хранения дел устанавливают  для обеспечения сохранности  ценных документов. Сроки хранения устанавливаются по перечням документов с указанием сроков их хранения или экспертным путем ведущими специалистами организации.

При определении сроков хранения документации, прежде всего, пользуются ведомственным перечнем, а при его отсутствии – типовым.

Если в деле содержатся документы временного хранения различной ценности и, следовательно, с разными сроками хранения, срок хранения всего дела устанавливается для наиболее ценной документации, т.е. больший.

Срок хранения электронных  документов и баз данных соответствуют  сроку хранению аналогичных видов документов на традиционных носителях и определяются по типовому перечню.

Срок хранения исчисляется  с 1 января того года, который следует  за годом окончания дела. Например, срок хранения дела, законченного делопроизводством в 2004 г., исчисляется с 1 января 2005 г.

 

8. Правила разработки и ведения номенклатуры дел

 

Номенклатура дел составляется службой ДОУ или лицом, ответственным  за документационное обеспечение, и  согласовывается с архивом организации. Подписывает ее руководитель службы ДОУ и утверждает руководитель предприятия. Если документы поступают на госхранение, номенклатура дел направляется туда на согласование, и только после этого утверждается руководителем организации.

Сводная номенклатура дел печатается в необходимом кол-ве экземпляров. Первый утвержденный экземпляр является документом постоянного срока хранения и включается в номенклатуру дел службы ДОУ. Второй используется в службе ДОУ в качестве рабочего. Третий применяется в архиве организации. Четвертый – в соответствующем архивном учреждении, в случае если номенклатура проходила согласование с этим учреждением. Пятый – в виде выписок соответствующих разделов тиражируется для структурных подразделений.

Номенклатура на предстоящий год  составляется в последнем квартале предшествующего года, и после  утверждения руководителем вводится в действие с 1 января следующего года. Она должна ежегодно пересматриваться и уточняться.

Разработка  номенклатуры дел складывается из нескольких этапов⁷:

1. Определение круга документов для включения в номенклатуру.

Основное требование к номенклатуре – охват всех документов, образующихся в процессе деятельности организации. При этом учитывается документация как создаваемая в самой организации, так и получаемая от других организаций и лиц, включая регистрационные карточки, журналы учета, различные картотеки. Электронные документы и базы данных также включаются в номенклатуру дел организации.

В номенклатуру дел включаются также документы, не оконченные делопроизводством, которые поступили из других организаций для продолжения или окончания решения вопроса; дела по вопросам, продолжающимся более одного года (т.н. переходящие дела). Они вносятся в номенклатуру каждого года на протяжении всего срока решения вопроса.

В течение года номенклатура может быть дополнена делами, образовавшимися после начала года в результате появления в деятельности организации новых вопросов. Для таких дел в конце каждого раздела номенклатуры предусматривают несколько резервных номеров.

Не включаются в номенклатуру печатные издания (сборники, справочники, периодические издания и т.д.).

2. Составление заголовков (наименований) дел:

Заголовок дела должен в  обобщенной форме кратко, четко и однозначно отражать основное содержание документов комплекса, т.к. именно по заголовку дела производится поиск документов. Он содержит указание на род заводимого дела (дело, документы, переписка) или название вида документа (приказы, акты, протоколы, сметы расходов, договоры и др.), уточняющие данные о содержании документов, корреспондентах, датах, а также указание подлинности, копийности и т.д.

В заголовках дел не употребляются  формулировки типа «Разные материалы», «Общая переписка» и т.п.

При группировки в  деле распорядительных документов и  протоколов в заголовке указываются вид документа во множественном числе, автор и год: «Приказы генерального директора по основной деятельности за 2005 г.», «Протоколы заседаний Совета директоров за 2005 г.».

Заголовки дел, содержащих плановые или отчетные документы, должны включать указание на вид и характер документов, их периодичность: «Сводный бухгалтерский баланс за 2005 г.», «Годовой отчет о научно-исследовательской деятельности института за 2005 г.».

Понятие дело употребляется  в заголовках дел, содержащих различные  по видам документы, связанные последовательностью  делопроизводства по одному конкретному вопросу, например: Дело о выделении средств на ремонт краеведческого музея в г.Бологое.

При заведении личных дел фамилия, имя и отчество лица, на которое заводится дело, указывается в именительном падеже⁸.

В заголовках дел, содержащих документы по одному вопросу, но не связанных последовательностью делопроизводства, в качестве вида дела употребляется термин «документы», а в конце заголовка в скобках указываются основные разновидности документов, которые должны быть сгруппированы в деле, например: «Документы по закупкам форменной одежды (копии счетов, сертификаты качества, акты приема-сдачи)».

Термин «документы» также применяется в заголовках дел, состоящих из приложений к каким-либо документам, например: «Документы к протоколам заседаний Совета директоров».

Использование термина  материалы и документальные материалы  неправомерно, так как они не предусмотрены государственным терминологическим стандартом (ГОСТ Р 51141-98).

В наименовании дел, содержащих переписку, уточняют, с кем и по какому вопросу она ведется. Однако при указании корреспондента нужно  учитывать следующее:

- если переписка ведется с одним корреспондентом, его указывают в заголовке дела: «Переписка с фирмой «Интерчас» о выполнении контракта по поставкам часов и комплектующих материалов».

- если в деле сгруппирована переписка с однородными корреспондентами, их название в заголовке дела дается обобщенно: «Переписка с органами власти и управления».

- если однородные корреспонденты находятся на одной определенной территории (регион, край, область, район), целесообразно указывать ее в заголовке: «Переписка со школами Северо-Восточного округа об участии в математических олимпиадах».

- в случае переписки с разными корреспондентами в заголовок дела они не выносятся, а указывается лишь вопрос: «Переписка об организации международной конференции «Женщины и бизнес», «Переписка об аренде складских помещений».

В заголовке дела, содержащего  статистические формы, указываются  названия форм, их номер или условное обозначение (шифр).

Если дело будет состоять из нескольких томов или частей, то сначала составляется общий заголовок дела, а затем при необходимости заголовки каждого тома (части), уточняющие содержание заголовка дела.

Порядок расположения заголовков в номенклатуре дел. В номенклатуре дел небольшой организации, не имеющей структурного деления, а также в номенклатуре дел структурного подразделения крупной организации дела систематизируют по степени их важности с учетом взаимосвязи документов.

Первыми помещаются дела, включающие организационно-распорядительные документы директивных и вышестоящих  органов, затем – дела, содержащие организационную документацию, относящиеся к деятельности организации в целом (устав, положения) или структурного подразделения. Далее располагают дела с распорядительной документацией самой организации (решения коллегиальных органов, приказы, распоряжения). За этой группой дел следуют дела с плановыми и отчетными документами (годовыми, квартальными, месячными), договорами, перепиской и другими документами, последними включают регистрационно-учетные формы (картотеки, журналы и т.п.).

Внутри каждой из перечисленных  групп дела располагают по степени их важности, например, вначале годовые планы, затем квартальные и после них – месячные. Дела с перепиской располагают в следующем порядке: вначале переписка с директивными и вышестоящими органами, затем – с неподчиненными организациями и в конце – с подведомственными организациями, если они есть, своими филиалами и представительствами.

При большом кол-ве однородных корреспондентов дела можно размещать  в алфавитном порядке наименований корреспондентов или географических названий: «Переписка с фирмой «Арабелла», «Переписка с фирмой «Информсервис» или «Переписка с ВУЗами Астраханской области», «Переписка с ВУЗами Вологодской области».

Номенклатура дел организации  составляется на основании номенклатур  дел структурных подразделений. В этом случае разделами сводной номенклатуры дел будут служить названия структурных подразделений, которые располагаются в соответствии со штатным расписанием организации.

В организациях без структурного деления или с нестабильной структурой разделами номенклатуры являются управленческие функции или основные направления деятельности: руководство, планирование, учет, материально-техническое обеспечение, кадры, документационное обеспечение.

Порядок расположения заголовков дел в номенклатуре организации  должен быть стабильным и одинаковым для всех структурных подразделений, т.к. только в этом случае достигается быстрый поиск конкретного дела и необходимых документов.

 

9. Оформление номенклатуры дел

 

В первой графе проставляют  индекс дела, включенного в номенклатуру. В конце каждого ее раздела оставляют резервные номера для заведения дополнительных, не предусмотренных заранее дел в случае их появления.

Вторая графа –  названия заголовков дел. Каждое дело может составлять один или несколько  томов. Это становится известно по окончании делопроизводственного года. Поэтому третья графа заполняется именно тогда⁹.

В графе «Сроки хранения и статьи по Перечню» указывают срок хранения конкретного дела и делают ссылку на Перечень (типовой или ведомственный).

В графе «Примечание» в течение всего срока действия номенклатуры проставляются отметки о заведении дел, о переходящих делах, о выделении дел к уничтожению, о лицах, ответственных за формирование дел, о передаче дел в другую организацию для продолжении и др.

В этой же графе на дела, состоящие из электронных документов и баз данных, проставляется соответствующая отметка «в электронном виде».

В конце года в номенклатуре заполняется итоговая запись о категориях и кол-ве заведенных и включенных в номенклатуру дел. Эта запись составляется на основе итоговых записей номенклатур дел структурных подразделений. В ней отдельно указывается кол-во дел постоянного хранения, со сроком хранения свыше 10 лет и со сроком хранения до 10 лет включительно. Кроме того, указывается кол-во дел, переходящих на следующий год. После итоговой записи оформляется подпись лица, ее составившего, и проставляется дата составления.

 

10. Поиск управленческих документов при использовании номенклатуры дел

• Быстрый поиск и использование таких документов возможны лишь при чёткой их классификации.
• Номенклатура дел является основой для размещения и поиска документов по папкам.