ФЕДЕРАЛЬНОЕ АГЕНТСТВО ПО ОБРАЗОВАНИЮ

Государственное образовательное  учреждение высшего  профессионального  образования 

«Ивановский государственный  энергетический университет  имени В.И.Ленина»

Кафедра ИТ

Доклад  на тему:

«Организация  презентаций» 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

Выполнила:

студентка группы 4-46

Лыкова  Мария  

Проверил:

Сонин Д.О. 
 
 
 
 
 
 
 
 

Иваново  2009

     ОБЩИЙ ОБЗОР ПРЕЗЕНТАЦИЙ 

     Презентация - общественное представление чего-либо нового, недавно появившегося, созданного, например: книги, журнала, кинофильма, телепрограммы, организации. Итак, презентация есть представление общественности чего-то нового, с определенными целями.

     Презентации бывают следующих видов:

     Презентация общественной организации (фирмы, акционерного общества, корпорации и т.п.). Целями такой презентации являются: создание имиджа фирмы среди деловых кругов, создание или воссоздание благоприятного образа фирмы, реклама имени фирмы. По сути своей такая презентация является частью рекламной кампании организации.

     Презентация товара. Цели такой презентации ясны: создание знания о новой марке, товаре или услуге на целевом рынке, ознакомление потребителей с новыми возможностями товара, расписания магазина и т.д., достижение предпочтения марке и т.п.

     Презентация проекта. Цель этого вида презентации - информирование людей о каком-либо проекте, определение обратной реакции к проекту, поиск заинтересованных в поддержке разработки и реализации проекта. Этот вид презентации наиболее требователен к форме подачи, содержанию и подготовке, т.к. предполагает убеждение аудитории в необходимости осуществления разработки или воплощения проекта.

     Презентация объема и содержания выполненных работ (отчет). Цель - ознакомить, предоставить определенной узкой группе людей результаты работ. Такая презентация менее требовательна к выполнению определенных правил подготовки и вполне может быль спонтанной, если необходимые данные у вас под рукой и содержатся в полном порядке.

     Презентация плана будущих  работ. Такая презентация аналогична предыдущему виду презентаций, только объект здесь будущие работы организации или личности. Целями её могут являться: информирование определенного круга лиц о намеченных работах, описание намеченных работ с целью подтверждения объекта презентации критическому анализу и изменению.

     Очевидно, что презентация – это коммуникационный процесс. Термин процесс определяется как серия действий. Этому термину присуща идея поступательного движения, которое приводит к конечному результату. То же самое относится и к презентации. Деловая презентация разворачивается через серию коммуникационных действий, которые направлены (или должны быть направлены) на вызов реакции или получение результата, удовлетворяющих цели презентатора. Требования к презентатору возрастают в прямой зависимости от числа людей, к которым он обращается. Презентация один на один требует меньшей подготовки, чем презентация для пяти и боле человек. В то же время с возрастанием аудитории увеличивается потенциал воздействия деловой презентации. Презентатор, обращающийся к одному лицу, может воздействовать только на это лицо, обращение же к большему числу людей колоссально увеличивают диапазон воздействия.

     В любой презентации, устной или письменной, следующие факторы воздействуют на характер общения и исход презентации.

     Презентатор. Это, конечно, лицо, передающее сообщение. Для большинства устных презентаций выступающий – центральная фигура, он песет полную ответственность за исход презентации. Поэтому очень важно, чтобы презентатор тонко понимал динамику коммуникационного процесса и свободно владел приемами активного общения. [1, с.245]

     Сообщение. Это, непосредственно та информация, которую презентатор передает аудитории.

     Аудитория. Это, лица, которые были приглашены на презентацию. Их состав и число  определяется организаторами презентации  заранее. 
 
 

     ОСОБЕННОСТИ И ОСНОВНЫЕ ЭТАПЫ  ПРЕЗЕНТАЦИИ 

     Вступительная часть 

     Многое  нужно понять и сделать в первые минуты вашего выступления: необходимо определить настроение аудитории, интерес  к вашей теме, необходимо также  подготовить людей к последующим  действиям. Вот почему очень важны первые минуты выступления.

     Первое, что необходимо сделать, это привлечь интерес публики. Вот пять возможностей и путей для привлечения и  сохранения внимания публики:

• Используйте юмор. Бизнес - вещь серьезная, но это не значит, что нельзя включать легкие юмористические вставки и комментарии. Юмор помогает расслабиться, хорошо настроить аудиторию по отношению к себе.
• Расскажите историю. Большинство людей заинтересованы в разного рода историях и с удовольствием их слушают, так что вы можете без труда найти подходящую историю иллюстрирующую нужный вам факт.
• Стройте выступление вокруг яркого примера. Психологи говорят, что можно заставить людей помнить важные пункты вашего выступления, связывая их с конкретным образом.
• Задайте вопрос. Задавание вопроса вовлекает публику в ваше выступление.
• Приведите интересные статистические данные. Люди любят подробности. Если вы предоставите интересную статистику, это поможет разбудить публику.

     Именно  так лучше всего начинать свою речь, чтобы изначально захватить внимание публики.

     Кроме того, вступление должно кратко содержать  основную мысль презентации, идентифицировать дополнительные данные, оговорить дальнейшее развитие выступления.

     Как только вы установили каркас выступления, завладели вниманием аудитории, можно приступать к основной части. 

     Основная  часть 

     Помните, что основная часть должна содержать  не более 3-4 основных мыслей, иначе аудитория  очень плохо воспринимает всю  презентацию. Можно использовать тот  же тип построения основной части как в письме, отчете, но необходимо стремиться к простоте и избегать сложных, трудно воспринимаемых словесных конструкций, если вы не хотите тут же потерять завоеванное во вступлении внимание публики.

     Чем дольше презентация, чем больше фактов и мыслей вы предоставляете, тем сложнее публика воспринимает. Поэтом, если вы переходите от одной важной мысли к другой, кратко повторяйте основную мысль сказанной части.

     Вот некоторые советы помогающие удержать внимание аудитории:

• Соотносите объект презентации с нуждами присутствующих. Люди заинтересованы в вещах, касающихся их лично.
• Используйте простой язык. Люди засыпают быстрее, если оратор говорит формальным языком, полным сложных конструкций и нагромождений. Если презентация включает в себя абстрактные идеи, постарайтесь показать, как эта абстракция соотносится с реальной жизнью.
• Объясните, как ваш объект соотносится с уже знакомыми и принятыми идеями.
• Приводите примеры. Это позволяет зрителям легче понять, о чем вы говорите и запомнить.

     Можно также привлекать внимание, изменяя тон голоса, используя жесты и мимику. 
 
 

     Заключительная  часть 

     Заключительная  часть презентации также важна, и даже может быть важнее, чем  вступление или ее основная часть. На заключение планируется примерно 10% от общей продолжительности презентации. Начинают заключение с сообщения об этом присутствующим. Это позволит приглашенным приложить последние усилия по удержанию своего внимания. После этого можно кратко повторить основные мысли выступлений. Нескольких предложений достаточно, чтобы напомнить гостям о сказанном и закрепить это в их памяти.

     Заканчивают, как правило, заключительную часть на позитивной ноте. Если с аудиторией достигнуто согласие о чем-либо, этим завершают выступление. Заключительные слова должны быть запоминающимися и произносятся с энтузиазмом. 

     Особенности презентаций 

     Удержать  внимание аудитории — вот задача из задач. Начать не сложно, сложно поддерживать интерес на должном уровне. Для этого нужно применить весь арсенал имеющихся средств: риторическую технику, различные способы представления и поддержания каждого аргумента или мысли. Продумать все возможности использования в презентации примеров, аналогий или вопросов. Переплести с содержанием презентации какую-нибудь маленькую ненавязчивую личную историю. Очень помогают проиллюстрировать аргументы такие элементы, как метафоры — они очень оживляют достаточно сухой материал.

     В том случае, если перед аудиторией чувствуется неуверенность в  себе и неожиданная робость, самым  лучшим вариантом будет написанная на бумаге «шпаргалка» (полностью или  тезисно). Ее нужно держать в зоне видимости — она придаст уверенности и позволит завуалировать заминку. Также решением проблемы может быть выученная наизусть речь.

     К слову, запись выступления на 7 минут  занимает примерно полторы страницы текста (формат А4, шрифт 12pt).

     Все современные презентации, по обыкновению, сопровождаются наглядным материалом. В настоящее время самый удобный вариант — это использование экрана, видеопроектора и ноутбука с подготовленной электронной презентацией, которая несет в себе еще и скрытую функцию «шпаргалки». Но и здесь есть нюансы:

1. Слайды должны содержать только краткую информацию — задача докладчика развить идею. Речь и слайды не должны совпадать, тогда презентация станет «объёмной». Речь должна быть популярна и образна. Слайды же должны содержать больше технических подробностей: формулы, схемы, таблицы, графики.
2. Пункты перечней должны быть в виде маленьких фраз: две строки на фразу, а оптимально — одна строка. Короткая фраза легче запоминается визуально.
3. Формулы не проговариваются, а упоминаются — участник сам ее прочтет.
4. Самая оптимальная скорость переключения слайдов —1–2 минуты, а вот на слайдах с ключевыми определениями можно задержаться подольше. Если они не будут поняты, то не будет понято ничего.

А вот  по слайдам с графиками, наоборот, можно пройтись очень бегло.

Таблицы нужно объяснять: чему соответствуют строки, а чему — столбцы.

     Немного технических подробностей. Наиболее часто презентации делаются в  таких программах, как MS PowerPoint и MS Word.

     MS PowerPoint — это удобный офисный  инструмент для беспроблемной  подготовки мультимедийной презентации. Наиболее частый выбор.

     Несколько практических рекомендаций.

     Если  в презентации используется много  формульного материала, то удобнее  его оформить в MS Word, а потом методом  прямого копирования и вставки  в документ добавить их в презентацию.

     Упростить форматирование текста на слайдах можно, если предварительно сделать заготовку  с определенным видом шрифта (рекомендуется  использовать Arial или шрифты, созданные  на его основе, так как он является наиболее простым, не имеет засечек  и замечательно смотрится издалека) и оформления.

     Оптимальное число строк на слайде — от 5 до 9. Перегруженность и мелкий шрифт  тяжелы для восприятия. Недогруженность  же оставляет впечатление, что выступление  поверхностно и плохо подготовлено.

     Если  электронная презентация ориентирована на солидную публику, то, в этом случае, простота будет залогом положительного отзыва, так как «большие» люди очень ценят свое время и их совершенно не привлекают ненужные украшательства. Анимация расценивается как дешевое средство привлечения внимания.

     На  крайний случай, если нет возможности  воспользоваться специализированным инструментом для создания презентаций, подойдет и такая программа, как MS Word. Последний вариант довольно неудобный с технической точки  зрения, однако имеет место быть. Самой лучшей альтернативой является документы в формате pdf, которые во время презентации показываются из полноэкранного режима программы Acrobat Reader.

     После создания презентации и ее оформления, необходимо отрепетировать ее показ  и свое выступление, проверить, как будет выглядеть презентация в целом (на экране компьютера или проекционном экране), насколько скоро и адекватно она воспринимается из разных мест аудитории, при разном освещении, шумовом сопровождении, в обстановке, максимально приближенной к реальным условиям выступления. 

     Требования  к содержанию 

     Самым важным элементом презентации, безусловно, является ее содержание. Поэтому для  того чтобы презентация была наиболее эффективной существуют некоторые  требования к содержательной части.

     Правило 1. Содержание должно быть структурировано 

     Содержание  презентации должно быть четко структурировано: стройность и логичность изложения  позволяют слушателю не потеряться в презентации. Это относится  как к плану устного выступления, так и к визуальным элементам. Каждый новый слайд должен логически вытекать из предыдущего и одновременно подготавливать появление следующего. Лучший способ проверить, правильно ли построена презентация, — быстро прочитать только заголовки. Если после этого станет ясно, о чем презентация — значит, структура построена верно.

     Презентация должна обязательно делиться на разделы, желательно не больше пяти. Чтобы помочь слушателю продуктивнее воспринимать построения и выводы, презентацию  обязательно следует снабжать кратким  оглавлением–предисловием.

     Перед началом выступления слушатели  должны знать, о чем и сколько  им придется слушать. Кстати, полезно  еще и завершать каждый раздел заключением, в котором бы кратко напоминалось, о чем шла речь. Человек одновременно может помнить  только семь разных вещей, но презентер из этих семи ячеек может рассчитывать максимум на четыре. Поэтому часто повторять ранее сказанное необходимо.

     Правило 2. Краткость —  сестра убедительности

     После того как содержание презентации  собрано, с ним следует аккуратно поработать, сократив его насколько возможно. Краткость — сестра не только таланта, но и убедительности.

     Оптимальным объемом презентации считается 24 традиционных слайда, если презентация  умещается в 16 слайдов — еще  лучше, ну а 12 и менее слайдов — это то, что редко встречается и крепко запоминается. Таким образом, для достижения наибольшего эффекта советуют использовать не более 10 слайдов и соответственно не больше 10 минут времени на их представление.

     Сейчас  появляются презентации следующего за Powerpoint’ом поколения, которые позволяют делать слайды еще в несколько раз более компактными: вместо трех десятков слайдов достаточно четырех–пяти.

     Правило 3. Смерть тексту!

     И наконец, еще одно правило, которое  тем важнее, чем чаще им пренебрегают. Оно гласит: смерть тексту! А точнее, смерть любому тексту, кроме абсолютно необходимого. Толку в нем меньше, чем думает подавляющее большинство презентеров, населяющих слайд за слайдом списками с «буллетпойнтами» (значками–маркерами слева от начала абзаца). Читать страницу за страницей и запоминать текст совсем непросто (а уж читать с экрана, так и вовсе пытка), не говоря о том, что голое чтение никого не убеждает. В старое время, когда презентации делали профессионалы, это правило соблюдалось неукоснительно: количество текста в презентациях докомпьютерной эпохи составляло 35%. Сейчас оно доходит до 80%. Словом, весь ненужный текст следует оставить либо для устного выступления, либо заменить его иллюстративным материалом: графиками, картинками и т.д.