Основные организации

1.Типология организаций: основные подходы 
 
Огромное многообразие и разнохарактерность организаций создают существенные трудности для их классификации. Организации, которые, на первый взгляд, можно отнести к одной группе по одному критерию, могут сильно различаться по другому. Сравните, скажем, гипермаркет сети «Рамстор» и табачную лавку. Обе эти организации — торговые, но по структуре, управлению, технологиям они сильно различаются. Таких примеров можно привести множество. 
 
Для чего же нужно классифицировать организации? Собственно, для того же, для чего мы пытаемся классифицировать людей (это задача не менее сложная). Составление любой типологии — это способ лучше понять окружающий нас мир, в данном случае — мир организаций. Для менеджера или человека, занимающегося исследованиями в области управления, типология организаций играет роль своеобразного путеводителя, помогающего создать определенный образ окружающей реальности. 
 
В этой теме мы рассмотрим наиболее популярные подходы, которые получили распространение в организационной теории, в социологии организаций и — отчасти — практике менеджмента. 
 
Организационно-формальные критерии 
 
Американский исследователь Чарльз Уорринер (Charles Warriner) называл такие классификации традиционными, народными или «типологиями здравого смысла». Действительно, классификации организации по организационно-формальным критериям — самые явные и очевидные. Собственно, они гораздо более важны с точки зрения практики управления и права, чем теории организации, но все же уделим им внимание. 
 
Типы организации по форме собственности (кому они принадлежат): 

• частные;
• государственные;
• муниципальные;
• смешанные.

 
По отношению  к прибыли: 

• коммерческие организации — у них получение и распределение прибыли между учредителями (акционерами) является уставной целью деятельности;
• некоммерческие организации — основная цель состоит в удовлетворении неких общественных потребностей, а прибыль (если вдруг она появляется) может быть направлена только на развитие самой организации.

 
По организационно-правовым формам 
 выделяют: 

• товарищества (с разновидностями);
• кооперативы;
• акционерные общества (с различными степенями ответственности);
• дочерние и зависимые общества;
• фонды;
• ассоциации;
• учреждения, некоммерческие партнерства и т.д.

 
Все они отличаются особенностями  создания, регистрации, осуществления  полномочий руководством, формами отчетности и ведения документации и т.д. Здесь же выделяют организации с  образованием юридического лица и без  такового (ПБОЮЛ). 
 
По отрасли производства выделяют большое количество организаций, например: промышленные, сельскохозяйственные, торговые, образовательные и т.д. 
 
По содержанию деятельности организации подразделяются на: 

• добывающие;
• обрабатывающие;
• сборочные (например, в промышленности и сельском хозяйстве);
• исследовательские;
• проектные;
• обучающие;
• просветительские (музеи) и т.п.

 
В рамках этого же подхода выделяются так называемые «надорганизации» — объединения, имеющие в своем составе несколько полностью или относительно юридически самостоятельных организаций, часто — функционирующих в различных сферах и выпускающих разнообразную продукцию (услуги). К таким организациям можно отнести холдинги, концерны, тресты, консорциумы, конгломераты. Они могут строиться для решения различных задач, иметь постоянный или временный характер, сильно различаться по способам построения и структуре и т.д. Главное, что их всех объединяет — все они, являясь тоже организациями, состоят из организаций в рассматриваемом нами смысле слова. Поэтому с точки зрения организационной теории они находятся в том же положении, что и все остальные организации. 
 
Функциональный подход 
 
Функциональный подход предложен в 1960 г. американским социологом Толкоттом Парсонсом (Talkott Parsons, 1902—1979) в рамках его теории структурно-функционального анализа общества и социальных явлений. 
 
В этом подходе организации выделяются по функциям, реализуемым в обществе — по их предназначению. 

• Производственные организации производят вещи и продукты, потребляемые членами общества.
• Регулятивные (политические) организации обеспечивают формулирование и достижение общественных целей, «отвечают» за формирование и реализацию властных отношений. Сюда можно отнести большинство организаций государственного и муниципального управления, политические партии и т.д.
• Социальные организации сохраняют традиции, обеспечивают социальную преемственность, передачу социального опыта. Это и церковь, и образовательные организации, и музеи, и редакции, и издательства и тому подобное.
• Интегративные организации выполняют функции улаживания конфликтов, мотивирования членов общества, согласования целей и деятельности отдельных социальных групп и общностей. Это, например, прокуратура и суд; отчасти — средства массовой информации, некоторые из государственно-муниципальных организаций (собесы).

 
Социально-психологический  подход 
 
В рамках социально-психологического подхода организации классифицируются по совокупности социально-психологических отношений, которые в них складываются, включая степень регламентации деятельности, иерархичности, контроля за деятельностью людей, особенностями отношений между людьми в процессе работы . 
 
Простые (харизматические) организации. Это, как правило, небольшие организации, создаваемые членами одной семьи, близкими друзьями или соратниками. Во главе таких организаций стоит лидер, обладающий харизмой, способный управлять силой своего обаяния. Такие организации нестабильны, в них нет выраженной иерархии и норм. Место члена организации в ее иерархии в очень большой степени зависит от степени близости к лидеру. 
 
Очень многие, особенно малые, организации, в начале своего пути представляются именно как простые. По мере развития происходит институционализация отношений (установление норм, формализация отношений и т.д.) и «рутинизация харизмы» (М. Вебер) и такая организация превращается в другие типы. 
 
Ассоциации Этот тип организаций называют еще союзными, подчеркивая тот факт, что они представляют собой своеобразный союз людей, объединившихся на добровольной основе. 
 
Ассоциации создаются для защиты и продвижения интересов своих членов, членство в них добровольное и она слабо связана с регулятивными органами. В таких организациях уже более четко структурированы и формализованы отношения, есть даже то, что называют аппаратом управления (но он, как правило, выполняет представительские и координирующие функции). Отношения между членами организации регулируются достаточно гибкими правилами и нормами и мало зависят от отношений с лидером, да и сам лидер не играет той роли, которая характерна для харизматических организаций. 
 
Примеры ассоциаций: хобби-сообщества (нумизматы, филателисты), политические партии (кроме, например, КПСС и нацистской партии в фашистской Германии — о них позже), научные, религиозные, этнические (землячества) сообщества, потребительские и экологические и подобные им организации. 
 
Ассоциации — это одна из форм гражданского общества, они являются главным способом самовыражения людей, которые не могут сделать это иными способами — через участие во власти или бизнес. 
 
Тотальные организации. Эти организации, в отличие от ассоциаций, создаются, как правило, «сверху» — государством, политическими и религиозными структурами, армией и т.д. Они создаются для того, чтобы реализовывать четко сформулированные задачи: оборона и охрана, развитие государства, защита государственных и общественных интересов, содействие общественному благу (в понимании указанных органов). Отношения в таких организациях жестко структурированы, формализованы и иерархизированы. Члены тотальных организаций находятся в относительной или даже абсолютной изоляции от общества, их деятельность (а часто даже внеорганизационная жизнь) находится под контролем руководства или других членов организации. Лидер (руководитель) назначается и обладает практически неограниченной властью. В таких организациях складывается ярко выраженная субкультура (свой язык — жаргон, способы общения, ритуалы и т.д.) 
 
Эрвин Гоффман выделил 4 разновидности тотальных организаций, различающихся степенью «тотальности»: 

• учреждения социального призрения — больницы, санатории, детские дома и подобные им заведения для людей, которые по каким-то причинам не способны сами о себе позаботиться;
• учреждения для девиантов — тюрьмы, концлагеря, колонии;
• функциональные организации, создаваемые для четко определенных целей, например, армия, правоохранительные органы; инфраструктурные организации (транспорт, связь); некоторые политические партии (из истории — фашистская в Италии, нацистская в Германии, коммунистическая в СССР);
• духовно-религиозные организации — монастыри, секты, закрытые учебные заведения.

 
Особая разновидность тотальных  организаций — преступные и террористические группы и сообщества, которые, с одной  стороны, почти полностью соответствуют  социально-психологическим признакам  тотальных учреждений, с другой —  дисфункциональны и выполняют отнюдь не полезные для общества задачи. 
 
Бюрократии. Из предыдущих описаний ясно, что в тех типах организаций осуществляется лишь небольшая часть организованной деятельности людей. Основная часть общественного продукта — как материального, так и духовного, производится в другом типе организаций, которые по своим социально-психологическим характеристикам, степени регламентации, иерархизации, формализации и жесткости управления занимают промежуточное место между ассоциациями и тотальными учреждениями и называется этот тип «бюрократия». 
 
Этот тип организации описан в рамках теории рациональной бюрократии Максом Вебером, который, собственно, и ввел этот термин в систему экономико-управленческой терминологии. 
 
Бюрократическая организация рассматривается как система, функционирующая на основе точного следования ее членов определенным правилам и процедурам. Вебер сформулировал ряд характеристик идеальной бюрократии, которые отражают ее суть. 

• Четкое разделение труда. Все работники должны исполнять официально предписанные обязанности согласно своей специализации и опыту.
• Система правил и предписаний. Члены организации следуют формальным установкам, определяющим их поведение в ходе исполнения своих обязанностей. Это гарантия единообразия процедур и действий вне зависимости от желаний и интересов людей, а также стабильности организации.
• Деперсонализация (обезличивание) организационных отношений. При этом работа оценивается независимо от личных качеств людей, их эмоциональности и т.д. Обеспечивается защита работников от фаворитизма (или, наоборот, от пристрастности), чем гарантируется объективность и справедливость отношений.
• Строгая иерархическая структура. Количество и качество полномочий по принятию решений распределяются строго сверху вниз. Объем власти увеличивается по мере движения вверх по уровням иерархии. Сам процесс принятия решений централизован. Четкая подконтрольность и подотчетность.
• Штатность и структура полномочий. Четкая система должностей, основанная на группировке полномочий, очерчивании правил и процедур деятельности. Вознаграждение ставится в зависимость от занимаемой должности.
• Рациональность. Предельно четкие формулировки целей организации, выбор наиболее эффективных средств выполнения организационных целей, само управление базируется на четкой логике и науке.
• Лояльность. У Вебера понимается как готовность членов организации разделять цели организации и направлять все усилия на их достижение. Лояльность основана на целерациональном типе поведения — когда деятельность людей мотивирована заданными свыше и принятыми целями.

 
Многие характеристики этой организации  выглядят сейчас диковато, но надо отметить, что некоторые из них превратились в основополагающие принципы построения и функционирования всех современных  организаций, такие как разделение труда, иерархия и формализация. Весь вопрос в том, насколько сильно и полно эти принципы проявляются. Чем сильнее формализация, тем ближе организация к тотальным, чем меньше — тем ближе к ассоциациям. 
С практической точки зрения классификация организаций важна по трем причинам: 
 
– нахождение сходных организаций – по каким-либо параметрам, это помогает создавать минимум методик для их анализа и совершенствования; 
 
– возможность определения их численного распределения по классификации для создания соответствующей инфраструктуры: подготовки кадров, контрольных служб и т.д.; 
 
– принадлежность организации к той или иной группе позволяет определить их отношение к налоговым и другим льготам. 
 
Исходя из сущности системного подхода к классификации организаций важно руководствоваться несколькими объективно обоснованными критериями. 
 
Одним из критериев классификации может быть принцип построения и функционирования организации, на основе которого целесообразно разделять все организации в обществе на формальные и неформальные 
 
 
Классификация организаций по принципу их построения и функционирования 
 
Формальная организация характеризуется узаконенной системой норм, правил, принципов деятельности, стандартов поведения членов организации. Главный признак формальной организации – это заданность, запрограммированность и определенность организационных норм и действий. Организация не исчерпывается формальной частью, хотя и определяется ею. 
 
Неформальная организация – это система непредписанных социальных ролей, неформальных институтов и санкций, эталонов поведения, переданных обычаями и традициями, которые возникают спонтанно в ходе ежедневных взаимодействий. Неформальные организации не регистрируются в государственном органе. Они создаются на базе общих интересов в области культуры, быта, спорта и др. Например, объединение друзей, группа туристов. 
 
Неформальные социальные группы играют важную роль в деятельности любой организации. Особенно заметна их роль в деятельности крупных предпринимательских и государственных структур. 
 
На стыке двух названных типов организаций находятся такие разновидности организационных моделей, как поведенческая, органическая и «организационной туманности». 
 
Поведенческие модели представляют собой одновременное функционирование двух систем в рамках одной организации: 
 
– технической системы, производящей продукцию или услуги;  
– социальной системы, включающей деятельность сотрудников, которые приводят в действие техническую систему. 
 
Если удовлетворению социальных и психологических потребностей отдельных лиц и групп уделяется недостаточное внимание, то техническая система, по всей вероятности, начнет терять равновесие. 
 
Сильная поведенческая модель делает акцент на децентрализации, гласности информационного потока, а также слабой командной цепи по отношению к организации труда и системам отчетности. Предполагается, что сотрудники сами вовлекаются в процесс принятия решений, которые осуществляются децентрализованно и зачастую коллегиально. Все сотрудники организации могут оказывать влияние на процедуры, используемые в подразделениях организации. Особый акцент делается на способности отдельных лиц вписываться в структуру организации и решать проблемы. 
 
Органическая модель имеет следующие характеристики: наличие небольшого объема правил (за исключением правил по технике безопасности), полная децентрализация, коллегиальное принятие решений, широкая сфера ответственности сотрудников, наличие нескольких уровней иерархии и невысокий уровень разделения труда. Инициативные сотрудники, обладающие компетентностью и оригинальностью мышления, составляют основу этой модели. 
 
Органическая модель характеризуется гибкостью и способностью быстро реагировать на изменения условий среды функционирования (пример подобной модели – шведская компания «Инейтер», предоставляющая консультации в области вычислительных систем). 
 
Модель «организационной туманности» представляет собой модель самоконструирования. Она непрерывно изменяется, постоянно пребывая в поиске новых способов реагирования на условия среды и методов созидания собственного будущего. Ориентированная на самоконструирование, организация характеризуется такими качествами, как непостоянство, разногласия, неортодоксальность и изобретательность. Организация такого типа непредсказуема с точки зрения используемых методов и своей ориентации, зачастую являясь хаотичной. Данная форма организации является экспериментальной. 
 
Используя критерий принадлежности к основным структурным элементам общества – государству и гражданскому обществу, можно выделить совокупность государственных организаций и совокупность организаций, составляющих структуру гражданского общества 
 
 
Классификация организаций по принципу принадлежности к основным структурным элементам общества 
 
В российском обществе к государственным относятся федеральные (законодательные, исполнительные и судебные) организации. Конституцией РФ предусмотрено разграничение полномочий между органами государственной власти Российской Федерации и органами государственной власти субъектов РФ. 
 
Совокупность организаций, составляющих структуру гражданского общества, в зависимости от характера и целей их деятельности можно подразделить на коммерческие и некоммерческие. 
 
Коммерческие организации создаются для осуществления предпринимательской деятельности и подразделяются: по виду и характеру хозяйственной деятельности; по принадлежности капитала и контролю; характеру собственности; правовому положению; масштабам и сфере деятельности 
Вопрос 2

1. Пресс-конференция: определение,  цели

Пресс-конференция представляет собой «встречу журналистов с  представителями государственных  учреждений, общественно-политических организаций, коммерческих структур, имеющая  целью предоставить СМИ фактографическую, проблемную и комментирующую информацию о презентуемом проекте. Пресс-конференция  предполагает авторитетность источника  новостей, получение информации «из  рук в руки», возможность проверки сведений и уточнения версий с  помощью вопросов» [4, c.101].

В настоящее время проведение пресс-конференций считается неотъемлемой составляющей успешного бизнеса. Любая  масштабная новость, такая как выпуск нового продукта, запуск бренда, новые  ключевые должностные назначения, реструктуризация, ребрендинг и прочее, заслуживают проведения пресс-конференций.

«Цель организации при  проведении пресс-конференции - это  расширение и углубление контактов  в сфере деятельности компании, получение  необходимой информации, формирование положительного имиджа организации  во внешней деловой среде, открытое публичное общение с «первыми лицами» организации, иными словами, конечная цель всегда одна: улучшить благосостояние компании» [5].

2. Создание информационного  повода

Определив цели и основное назначение пресс-конференции (адресное распространение информации среди  редакций СМИ), нужно создать повод, важную тему, по которой у журналистов  могут возникнуть вопросы. Информационным «крючком» может являться информирование о мероприятиях, проводимые организацией, или событиях вокруг них; информирование о событии по случаю торжественной даты, посещения организации известным и почетным гостем или делегацией; информирование о повседневной работе учреждения на регулярной основе; информирование о слиянии или ликвидации компаний, ребрендинг; представление новых концепций развития, вызывающих массовый общественный интерес; на пресс-конференции может быть заявлена какая-либо актуальная проблема жизни региона, которая у всех на устах; пресс-конференция созывается в кризисный для организации момент (например, чтобы опровергнуть негативную информацию). конференция информационный повод

По словам В.Ф. Кузнецова, неплохо, чтобы в пресс-конференции  принял участие кто-либо из очень  известных людей: депутат Государственной  Думы РФ, лидер политической партии, известный артист театра или кино и т.п. [3, c. 266].

3. Пресс-релиз

Когда существует информационный повод, нужно приглашать журналистов. Это делается с помощью пресс-релизов. Пресс-релиз - это один из важнейших  документов в коммуникации «организация - масс-медиа», содержащий актуальное сообщение. Как правило, для освещения редакций СМИ о предстоящем мероприятии, в частности, о пресс-конференции, используется пресс-релиз-анонс. В нем идет речь о событии, которому предстоит случиться и внимание, к которому со стороны масс-медиа обеспечит присутствие журналистов на анонсируемом мероприятии [1, c. 98-99].

В пресс-релизе должна быть своя «изюминка», добавляющая привлекательность  информационному поводу, а так  же должно быть документальное закрепление: где и когда будет проходит пресс-конференция, какая тема заявлена, какие личности будут участвовать в ней и почему журналисту стоит прийти на эту встречу [2, c. 193].

По словам М.В. Гундарина , первый анонс пресс-релиза стоит дать за десять-семь дней и продублировать его за два дня до мероприятия. Рассылку лучше осуществлять в режиме автоматической рассылки по факсу с дублированием по электронной почте. Затем не позднее, чем за сутки до пресс-конференции целесообразно позвонить в СМИ, чтобы напомнить о предстоящем событии и узнать будет ли присутствовать на ней представитель из данной редакции. Так же на пресс-конференцию могут приглашаться не только журналисты, но и люди, имеющие отношение к обсуждаемой проблеме. Это поднимет статус мероприятия и увеличит количество публикаций в СМИ [2, c. 200].

4. Подготовка к пресс-конференции.  Репетиция

По мнению А. Пронюшина, перед тем, как проводить пресс-конференцию, стоит проверить готовность всех подразделений, для этого необходимо провести репетицию мероприятия. Особенную важность репетиция представляет в случае, если участники пресс-конференции новички, впервые выходящие навстречу с журналистами. Однако и для искушенных в этом деле «асов» пресс-конференций репетиция необходима, если намечается телевизионная трансляция. Во время репетиции проверяется готовность средств связи, выбирается режим освещения площадки, интерьер со столом президиума, ракурсы съемок, микрофоны в зале и прочее. Очень важно также прорепетировать вопросы и ответы, что можно осуществить с помощью привлечения статистов. Выступления на пресс-конференции готовятся заранее. Они могут быть просто зачитаны, выучены наизусть или произнесены в импровизированной форме. Характер этих выступлений, их структура зависят от целей пресс-конференции [8].

Следующий важный момент при  подготовке к пресс-конференции - это  вопрос ролевого распределения в  команде, если это случай командной  работы. По словам А. Пронюшина, часто можно видеть такую картину: участникам пресс-конференции задается вопрос. В течение первых секунд легкое замешательство: кто будет отвечать? Иногда доходит до выяснения этого прямо за столом и «отниманием» микрофона друг у друга. А в процессе ответа один участник может перебивать другого, добавляя то, что, по его мнению, в данный момент уместно. Такое поведение говорит, как минимум, о неподготовленности к мероприятию тех, кто его организовал, а как максимум, о том, что слаженной команды они собой не представляют. Для того чтобы этого не произошло, необходимо заранее отработать роли и поведенческие модели [8].

Первый вопрос, который  надо решить - определить, кто будет  ведущим. Из группы говорящих всегда выделяется один участник, который  исполняет роль модератора. В его  обязанности входит: следить за временем, давать слово журналистам, передавать ответ на конкретный вопрос своему коллеге, открывать и завершать  пресс-конференцию. Когда определился  ведущий, стоит приступать к отработке  того, как команда будет с ним  взаимодействовать. Участники должны договориться о том, как они будут  общаться друг с другом за столом: как  передавать ответ на вопрос, как  дать понять коллеге, что время заканчивается, как дополнять друг друга.

Важным моментом является определение, на какие группы вопросов кто отвечает. То есть, один участник хорошо разбирается в вопросах, связанных с финансами, другой - с технологией, третий - с управлением. И ведущий понимает, что если поступает вопрос по какой-либо теме, то ответ на него надо передать тому или иному участнику пресс-конференции. Следует быть готовым к тому, что обязательно будут вопросы из области, которая не близка ни одному участнику события. В таком случае отвечает тот, кто нашел верный, точный и красивый ответ [5].

Так же необходимо решить в  какой день проводить пресс-конференцию. Идеальными днями считаются - вторник, среда и четверг. Как отметил  А.Н. Чумиков, пятница не удобна тем, что если материал не попал в субботний выпуск газеты, то в следующий выпуск (вторичный, потому что в воскресенье и понедельник газеты не выходят) он, скорее всего не попадет, т.к. будет неактуален. А у понедельника наряду с известными минусами имеются и свои плюсы: в условиях относительного информационного голода, образовавшегося за выходные дни, СМИ идут на информационные контакты в начале недели довольно охотно [4, c. 102].

Время же зависит от того, на какие СМИ ориентируется организация. Если необходимо, чтобы материал вышел  в утренние газеты, то начало пресс-конференции  должно быть с 11 часов, максимум с 13 часов. Если организация проводит мероприятие  для телевидения, радио, еженедельников или ежемесячников, то лучшие часы - с 14.30 до 16.30. Но если организация имеет  действительно «горячую новость», то необходимо проводить пресс-конференцию  сразу же, потому что СМИ на нее  обязательно соберутся. А если отложить пресс-конференцию, то новость уже  «остынет» [4, c. 102].

Так же организаторам необходимо сделать пресс-кит, который выдается журналистам перед началом мероприятия. Пресс-кит -- один из основных PR-документов для прессы. Задача пресс-кита -- предоставить журналистам исчерпывающую информацию о происходящем событии, его основных действующих лицах, а также о самой организации, устраивающей это событие, ее руководителях, сфере деятельности, товарах и услугах, ее истории и т. д. Основные документы, которые входят в состав пресс-кита - это пресс-релиз, факт-лист, биография руководителя (или другого действующего лица), брошюра. Также помимо этих материалов в пресс-кит могут входить: программа мероприятия, список почётных гостей, интервью с основными действующими лицами, вырезки из газет с публикациями на эту тему, заявление для прессы [6].

По словам М.В. Гундарина, иногда в пресс-кит приходится оперативно вносить изменения - кто-то из обещанных в пресс-релизах спикеров не пришел, вместо него явился другой. Соответственно поменялся и сценарный план пресс-конференции. Старая информация, не соответствующая тому, что происходит на самом деле, журналистов раздражает [2, c. 205].

Необходимо заранее подготовить  зал и оборудование для пресс-конференции. Главное требование к помещению - это разграничение двух зон: ньюсмейкера  и СМИ. В одной, меньшей, за столом находятся спикеры, в другой - журналисты (как правило, на отдельных стульях  или креслах). Стол спикеров должно быть хорошо видно и журналистам  и модератору, поэтому выступающих  можно посадить на возвышение (но не выше 50 см.). Между столом президиума и журналистами должно оставаться свободное  пространство в 1-3 метра.

Специалисты советуют, чтобы  помещение было не менее 20 кв. метров (в зависимости от количества журналистов - до 50 кв. метров) с хорошей акустикой. Необходимо позаботиться о звукоусиливающей аппаратуре. Так же должно быть предусмотрено  помещение и для фуршета [2, c. 174-176].

Важно предусмотреть возможность  предварительной регистрации всех журналистов. Организаторы мероприятия  должны твердо знать, сколько журналистов  и кто именно придет. Поэтому часто  в пресс-релизах указывается, что  «Аккредитация происходит только заранее» [2, c. 203].

Необходимо организовать группу для приема журналистов, гостей, участников. Они должны встретить  гостя, проводить его в конференц-зал, попросить его представится и  зарегистрироваться, выдать комплект раздаточных материалов и сувениры.

Следует сделать таблички-указатели  места проведения пресс-конференции, а организаторы и представители  данного мероприятия должны иметь  при себе бейджи.

5. Сценарий проведения  пресс-конференции

Сценарий пресс-конференции - это документ, план, который содержит перечисление всех событий будущей  встречи с указанием исполнителей и времени, отводимого на каждую из частей единого мероприятия: открытие, представление организаторов пресс-конференции; вступительное слово ведущего; выступления  спикеров и приглашенных гостей; вопросы  и ответы; закрытие; неофициальная  часть, включающая просмотр слайдов, видеороликов, возможно фуршет [5].

Общая продолжительность  пресс-конференции не должна превышать 30-60 минут. По мнению А.Н. Чумикова, если мероприятие будет длиться менее 30 минут, то это оперативный брифинг, а к исходу часа внимание журналистов, как правило, ослабевает, телевизионные камеры начинают «сниматься с мест» и ощущение солидности происходящего постепенно утрачивается [4, c. 105]. Поэтому час - это уже верхняя граница. Столько времени можно занять в случае экстраординарного повода или большого временного промежутка, прошедшего с момента последнего появления в публичном пространстве. Но если это не такой случай, то даже если вопросы журналистов не иссякли, имеет смысл прекратить пресс-конференцию искусственно.

Итак, пресс-конференция  началась. По словам М.В. Гундарина, ее открытие можно затягивать на 5-10 минут - за этот период подойдут опоздавшие. Но не стоит ждать больше, т.к. аудитория начинает раздражаться [2, c. 207].

Пресс-конференцию ведет  пресс-секретарь или модератор - это ведущий мероприятия, лицо, отвечающее за соблюдение участниками установленных  норм поведения, ключевая фигура в проведении пресс-конференции. Все заявления  модератора должны носить объективный, достоверный характер и быть информационно  достаточными. Пресс-секретарь обычно призывает присутствующих к тишине и начинает выступление, которое  длится 5-15 минут. Во вступительном слове  пресс-секретаря объявляется тема пресс-конференции и представление  каждого из тех, кто устраивает данную встречу с журналистами: поименное  знакомство с указанием должности, титула, звания и прочее. Ведущим  пресс-конференции также оглашается и регламент, а в дальнейшем он и следит за его соблюдением. Т.е. своим выступлением модератор задает правила информационной игры.

За тем идут выступления  представителей фирмы, которое длится 10-15 минут. По словам М.В. Гундарина, спикеры должны представляться, одновременно демонстрируя свой статус и компетентность. Они должны изложить «объективную» суть проблемы, используя ссылки на статистические и прочие источники, заслуживающие безусловного доверия, а также и свое субъективное видение проблемы, приводя яркие примеры и интересные случаи [2, c. 209]. Их речь должна быть информационно емкой, лаконичной и краткой, особенно если предполагается, что будет много вопросов. Довольно часто выступления сопровождаются показом слайдов или видеоматериалов. Но лучше всего провести просмотр после закрытия пресс-конференции. Объясняется это тем, что видеоматериалы несут дополнительную, детализированную информацию, и их показ в ходе пресс-конференции обязательно затягивает время встречи, что не всегда устраивает журналистов.

Когда речь спикера или  команды спикеров закончена, модератор  должен пригласить журналистов включится  в обсуждение поднятой проблемы. Вопросы  журналистов, касаясь существа дела, не должны повторяться. Они не могут  принимать форму собственных  заявлений, деклараций и дискуссий. Ведущий может отвести такие  вопросы, т.е. оставить их без ответа, ссылаясь на отклонение от объявленной  темы пресс-конференции, на попытки навязать собранию необъявленный порядок работы. Продолжая тему вопросов-ответов, следует сказать и том, что на пресс-конференциях не принято не отвечать на вопросы со стороны журналистов. Здесь нужно избегать таких фраз, как: «Без комментариев!», «Не для печати» и т.д. Следует признаться, что не знаете ответа, записать вопрос и пообещать ответить через определенное время. Если затронут вопрос, не подлежащий пока освещению, лучше сказать, что информация по нему будет сообщена позднее. Последний вопрос специально объявляется и после ответа на него пресс-конференция закрывается [2, 5].