1. Эволюция
взглядов на сущность и структуру организации
Теоретические
основы построения организаций
как часть общей науки об
управлении разрабатывались на
стыке разных отраслей знаний
– менеджмента, социологии, антропологии, психологии,
юриспруденции и др. Изменения объективных
условий функционирования организаций,
характерные для XX века, внесли немало
нового в развитие взглядов, научных концепций
и управленческой практики. Рост крупных
организаций, отделение управления от
собственности, развитие точных наук и
наук о человеке послужили основой для разработки научного
подхода к организациям, принципов и методов
управления ими. Это вызвало к жизни множество
научных идей и школ, изучающих закономерности
построения организаций, их основные черты
и стимулы функционирования – формальные
и неформальные организации, человеческие
отношения, социальные системы, разделение
функций и ответственности, принятие управленческих
решений, математический аппарат процессов
управления.
Для решения вопроса о
том, какая схема организации
является оптимальной для данных
конкретных условий, необходимо
принимать во внимание различные
подходы, предлагаемые теориями
формирования организаций. Теории,
которые утверждают, что существует
единственный рациональный способ
построения организации, называются универсальными.
Теории, согласно которым оптимальная
структура может различаться от ситуации
к ситуации в зависимости от таких факторов,
как изменение технологии и внешней среды,
называются ситуационными.
Существующие теории различаются
также по способу их разработки.
Например, некоторые из них являются
результатом логической дедукции,
тогда как другие сформулированы
на основе исследовательских
разработок. Одни теории ведут
главным образом поиск базовых
характеристик для описания организаций,
другие же пытаются описывать
«лучшую» организацию. В экономической
литературе различают также теории,
в которых сделан акцент на задачах
подразделений фирмы, рассматриваемых
в качестве важнейшей основы анализа,
и теории, которые пытаются анализировать
организацию в целом. Эти различия в подходах
и предмете анализа затрудняют разработку
общей теории формирования организаций.
Основные факторы, оказавшие влияние на
становление и развитие научных школ управления
XX века, сгруппированы в табл. 1.
Таблица 1
Последние десятилетия,
ознаменовавшиеся стремительными
переменами в технологии, возрастающей
сложностью и наукоемкостью производства,
его глобализацией и распространением
современных информационных технологий,
дали новый мощный толчок теоретическим
обобщениям и прикладным научным
исследованиям в управлении.
2. Процесс
формирования организационной структуры
Содержание процесса
формирования организационной структуры
в значительной мере универсально.
Оно включает в себя формулировку
целей и задач, определение
состава и места подразделений,
их ресурсное обеспечение (включая
численность работающих), разработку
регламентирующих процедур, документов,
положений, закрепляющих и регулирующих
формы, методы, процессы, которые
осуществляются в организационной
системе управления. Этот процесс
можно организовать по трем
крупным стадиям:
• формирование общей структурной
схемы аппарата управления;
• разработка состава основных подразделений
и связей между ними;
• регламентация организационной
структуры.
Формирование общей структурной
схемы во всех случаях имеет принципиальное
значение, поскольку при этом определяются
главные характеристики организации,
а также направления, по которым должно
быть осуществлено более детальное проектирование
как организационной структуры, так и
других важнейших аспектов системы (внутриорганизационного
экономического механизма, способов переработки
информации, кадрового обеспечения). К
принципиальным характеристикам организационной
структуры, которые определяются на этой
стадии, можно отнести цели производственно-хозяйственной
системы и проблемы, подлежащие решению;
общую спецификацию функциональных и
программно-целевых подсистем, обеспечивающих
их достижение; число уровней в системе
управления; степень централизации и децентрализации
полномочий и ответственности на разных
уровнях управления; основные формы взаимоотношении
данной организации с внешней средой;
требования к экономическому механизму,
формам обработки информации, кадровому
обеспечению организационной системы.
Основная особенность второй
стадии процесса проектирования
организационной структуры управления
– разработки состава основных подразделений
и связей между ними – заключается в том,
что предусматривается реализация организационных
решений не только в целом по крупным линейно-функциональным
и программно-целевым блокам, но и по самостоятельным
(базовым) подразделениям аппарата управления,
распределение конкретных задач между
ними и построение внутриорганизационных
связей. Под базовыми подразделениями
понимаются при этом самостоятельные
структурные единицы (отделы, управления,
бюро, сектора, лаборатории), на которые
организационно разделяются линейно-функциональные
и программно-целевые подсистемы. Базовые
подразделения могут иметь свою внутреннюю
структуру.
Третья стадия – регламентация
организационной структуры – предусматривает
разработку количественных характеристик
аппарата управления и процедур управленческой
деятельности. Она включает: определение
состава внутренних элементов базовых
подразделений (бюро, групп и должностей);
определение проектной численности подразделений,
трудоемкости основных видов работ и квалификационного
состава исполнителей; распределение
задач и работ между конкретными исполнителями;
установление ответственности за их выполнение;
разработку процедур выполнения управленческих
работ в подразделениях (в том числе на
основе автоматизированной обработки
информации); разработку порядка взаимодействия
подразделений при выполнении взаимосвязанных
комплексов работ; расчеты затрат на управление
и показателей эффективности аппарата
управления в условиях проектируемой
организационной структуры.
Для случаев, когда требуется
детализированная регламентация
ответственности по отдельным
этапам разработки и принятия
решений при выполнении особо
сложных задач, требующих взаимодействия
многих звеньев и уровней управления,
разрабатываются специфические
документы, которые получили название органиграмм.
Органиграмма представляет собой графическую
интерпретацию процесса выполнения управленческих
функций, их этапов и входящих в них работ,
описывающую распределение организационных
процедур разработки и принятия решения
между подразделениями, их внутренними
структурными органами и отдельными работниками.
Совмещение организационного алгоритма
механизма управления с алгоритмом технологической
обработки информации, осуществляемое
путем построения органиграммы, позволяет
увязать процесс рационализации технологических
маршрутов и информационных потоков с
упорядочением взаимосвязей между структурными
элементами системы управления, возникающими
при организации согласованного выполнения
ее задач и функций. В отличие от документограмм
органиграммы не отражают информационного
содержания выполняемых работ, они фиксируют
лишь организацию управленческого процесса
в виде распределения полномочий и ответственности
за обеспечение, разработку и принятие
управленческих решений.
При формировании структур
программно-целевого управления
наряду с органиграммами или
вместо них целесообразно разрабатывать карты
(матрицы) распределения прав и ответственности между
органами линейно-функциональной и программно-целевой
структур. В этих документах более детально
и наглядно, чем в органиграммах, фиксируются
общие права принятия решений, разделение
ответственности нескольких органов за
разные аспекты одного результата, роль
коллегиальных и консультативных органов
принятия решений. Совокупность документов,
разработанных на всех стадиях проектирования,
вместе с пояснительной запиской составляет проект
организационной структуры управления.
3. Процесс модификации
организационных структур управления
Определяя роль и предстоящие перемены
в управлении, важно исходить из
реально складывающихся факторов его
развития в России при становлении
рыночной экономики. Главной чертой
переходного периода является создание
принципиально новых институциональных
условий рыночных отношений и
на этой основе – новых моделей
поведения предприятий. Опыт последних
лет показывает, что осуществить
либерализацию цен и приватизацию
легче, чем добиться реальных, ощутимых
и долговременных изменений в
поведении предприятий. В этот период,
который может занять десятилетия,
ни объем производства, ни прибыль,
никакой иной показатель или сфера
деятельности сами по себе не могут
служить конечным показателем результативности
управления. В равной степени важным
является и положение на рынке, и
инвестиционная активность, и производительность,
и развитие человеческих ресурсов,
и качество труда и финансовые
результаты. Приходится затрачивать
немалые средства на установление новых
производственных связей. Контроль за
всеми этими параметрами непосредственно
зависит от управления.
С учетом утверждающегося
плюрализма форм собственности
можно сказать, что характер
собственности определяет характер
власти. В условиях широкомасштабных
процессов смены форм собственности
интересы выживания предприятия
порождают тип управления, который
является промежуточным – уже
не административно-командный, но
еще не рыночный. Это переходное
управление имеет две стороны.
Одна из них – изменения
в самом управлении (демократизация,
децентрализация, переход от вертикальных
к горизонтальным связям и
др.), а другая – управление
самим переходом от одной экономической
системы к другой.
В переходный период предприятия
оказываются в постоянно меняющейся
экономической обстановке, в крайне
нестабильных институциональных
условиях. Возможности выживания
того или иного предприятия
очень часто не ясны. Структуры
и методы управления, которые
в западных фирмах отрабатывались
в течение многих десятилетий,
не могут переноситься на российские
предприятия механически, без
учета конкретных внутренних
и внешних условий. Нужно время
для накопления собственного
опыта. Это касается и децентрализации
внутрифирменных структур, и становления
контрактной системы, функций маркетинга,
использования ценных бумаг, финансовой
и банковской деятельности. То же самое
можно сказать и о других важнейших аспектах
управления – участии акционеров в управлении
компаниями, формах и методах работы советов
директоров и правлений, договорных отношениях,
формировании жизненно необходимой рыночной
инфраструктуры. При этом основное значение
имеет предоставление в распоряжение
руководителей совершенных информационных
систем, что открывает огромные возможности
для получения ими точных данных о состоянии
производства, позволяет разрабатывать
обоснованные стратегии хозяйственного
развития и успешно вести конкурентную
борьбу на мировых рынках.
Не менее важным фактором
эффективного управления является
отношение к людям как к
ведущему ресурсу, капиталу, а
не как к фактору издержек
производства. Совместить интересы
акционеров с интересами экономики
и общества в целом – коренная
проблема управления в переходный
период. От ее решения будет зависеть способность
российских предприятий конкурировать
на мировых рынках.
Другой пример – транснациональные
корпорации, которые призваны сыграть
основную роль при построении
«экономики без границ», объединяющей
страны, входившие ранее в Советский
Союз. Переход от административных
принципов и форм к рыночным
в деловых связях между этими
странами и Россией станет
также важнейшим феноменом корпоративного
управления в долгосрочной перспективе.
Из этого вытекает задача использования
и развития мирового опыта
управления многонациональными
корпорациями, матричной организации,
охватывающей одновременно несколько
срезов деловой активности –
продуктовый, функциональный, территориальный,
масштабный (крупный и малый), инфраструктурный.
Все более
очевидным становится то, что
главной характерной чертой новых
систем внутрифирменного управления
должны стать ориентация на
долгосрочную перспективу, проведение
фундаментальных исследований, диверсификацию
операций, инновационную деятельность,
максимальное использование творческой
активности персонала. Децентрализация,
сокращение уровней управления,
продвижение работников и их
оплата в зависимости от реальных
результатов станут основными
направлениями изменений в аппарате
управления. Некоторые наиболее
заметные тенденции развития
организаций показаны на рис.
31.2.
Процесс модификации организационных
структур управления, конкретных
форм и методов руководства
производственно-сбытовыми операциями
развивается по ряду конкретных
направлений. В качестве основных
из них можно назвать следующие.
1. Осуществление децентрализации производственных
и сбытовых операций. С этой целью в рамках
крупнейших компаний уже созданы или создаются
полуавтономные или автономные отделения,
полностью отвечающие за результаты своей
работы. На эти отделения возлагается
вся полнота ответственности за организацию
производственно-сбытовой деятельности.
В относительно небольшом органе корпоративного
управления концентрируется решение только
стратегических вопросов развития, связанных
с крупными инвестициями. Каждое отделение
полностью финансирует свою деятельность,
вступает на коммерческой основе в партнерские
отношения с любыми организациями.
2. Нововведенческая экспансия, поиск
новых рынков и диверсификация операций.
Это направление реализуется через создание
в рамках крупных компаний нововведенческих
фирм, ориентированных на производство
и самостоятельное продвижение на рынки
новых изделий и технологий и действующих
на принципах рискового финансирования.
Широко распространенной практикой крупных
компаний становится создание в наиболее
перспективных областях небольших предприятий,
нацеленных на завоевание в кратчайшие
сроки прочных позиций на рынке. Эти предприятия
могут создаваться как на самостоятельной
основе, так и по соглашению с другими
компаниями, на кооперативных началах.
В указанных ассоциациях могут принимать
участие сотни фирм.
3. Дебюрократизация, постоянное повышение
творческой и производственной отдачи
персонала. Для этого предпринимаются
самые разнообразные меры, включая распределение
акций среди персонала и образование предприятий,
находящихся в коллективной собственности
их работников.
В переходной экономике объективно
требуются не только принципиально
новые для российских условий
формы организации и методы
управления, но и переходные режимы
деятельности, поэтапная трансформация
одних структур в другие, применительно
к которым меняется характер
государственного и рыночного
воздействия. Для того чтобы
всесторонне учесть как внутренние
особенности хозяйствующих структур,
так и динамично меняющиеся
внешние условия, а также складывающиеся
прогрессивные тенденции, необходимо
использовать системный подход
к формированию и реорганизации
предприятий. В переходный период
должны возникнуть условия для
использования новой научной
модели управления, в основе которой
лежат интеграционные процессы
в организациях, объединение внутренних
рынков компаний с помощью
глобальных информационных систем
в промышленные и другие союзы
различного типа. Для России с
ее многообразным историческим
опытом и огромным ресурсным
потенциалом и масштабами производства
такая долгосрочная перспектива управления
в рыночной экономике представляется
вполне осуществимой.
Если попытаться обобщить
основные требования к организации
управления, прогнозируемые на основе
анализа уже наметившихся тенденций,
то можно выделить следующие
их разновидности.
3. Основные
свойства организаций будущего
К концу 1990-х годов
стало очевидным, что важнейшей,
во многом определяющей чертой организаций
- хозяйствующих субъектов все в большей
мере становится использование потенциала
предпринимательства внутри предприятий.
Такие революционные преобразования должны
охватить линейные, функциональные, маркетинговые
структуры и даже высшие звенья аппарата
управления. Указанные структуры станут
автономными «внутренними предприятиями»,
которые будут покупать и продавать товары
и услуги, участвуя во внутрифирменных
и межфирменных связях, и объединяться
едиными информационными сетями, финансовыми
системами и предпринимательской культурой.
Руководители автономных подразделений
должны сотрудничать с целью придания
рыночного характера внутренней экономике
фирмы, что вызывает необходимость создания
стратегических альянсов, совместного
использования технологий и решения общих
проблем. Примерная схема организации
с «внутренним рынком».
Важно подчеркнуть, что при таких
условиях предприятие не обязательно
должно осуществлять полный набор предпринимательской
деятельности - от научных исследований
и опытно-конструкторских разработок
до маркетинга и распределения. Фирмы будут
заключать договоры с другими фирмами
для выполнения определенных функций
посредством перераспределения ресурсов
или создания стратегических союзов. Покупатели
и поставщики также будут являться частью
этой сети.
Организационные рынки (как называют
теперь феномен «внутренних рынков») сокращают
затраты по ведению учета и отчетности,
накладные расходы и другие производственные
затраты благодаря выпрямлению операций.
Они способствуют предотвращению конфликтов
и налаживанию кооперирования, поскольку
создают прочную основу для деловых взаимоотношений.
Подразделения, имеющие экономическую
свободу внутри предприятий, оперативнее
могут провести изменения в процессах
производства товаров, предоставления
услуг, в системе отношений с потребителями.
Структуры, техника и методы управления
будущего, являющиеся предметом аналитических
исследований и прогностических
разработок, судя по всему, будут полностью
реализованы и широко распространятся
в XXI веке. Однако уже и сегодня они становятся
реалией: новые, нередко революционные
изменения в управлении, связанные с использованием
информационных технологий, научных знаний,
горизонтальных структур, «внутренних
рынков» и др., в разных масштабах и модификациях
входят в практическую жизнь. Обобщение
этого опыта, его всесторонний анализ,
выявление возможностей использования
новых организационных моделей и методов
с учетом конкретных ситуаций и особенностей
субъектов хозяйствования становятся
ключевой задачей современной науки и
практики управления.
Главным свойством
организации будущего, как показывают
исследования, станет постоянное
приспособление к динамичной
внешней среде. Образно говоря,
организация будет напоминать
хамелеона, меняющего свой цвет
в связи с изменениями света,
эмоций, температуры. Как адаптирующийся
механизм, организация будет меняться
в соответствии с изменениями
внешних условий и объективных
требований к ней. Обобщение
происходящих процессов и наметившихся
тенденций показывает, что на
первый план выйдут такие черты
организаций, как большая гибкость,
приверженность индивидуумам, преимущественное
использование команд, высокая внутренняя
конкурентоспособность, стремление
к диверсификации. Попытаемся дать
характеристику этих свойств
организаций
4.Виды организаций.
Существует несколько классификаций
организаций. Организации (называемые
предприятиями) создают продукцию
и услуги, потребляя которые человеческое
общество живет и развивается; организации
(называемые государственными учреждениями)
определяют порядок жизни в обществе
и контролируют его соблюдение; организации
(называемые общественными) являются средством
выражения наших взглядов и интересов.
По характеру продукта организации
принято делить на:
· хозяйственные;
· социальные.
Организации, которые производят продукт
и предлагают его обществу называются
хозяйственными. Организации, взаимодействующие
с обществом через информацию,
называются социальными. В том случае,
если существуют устоявшиеся границы
организации, если определено ее место
в обществе, организация принимает
форму общественной ячейки и выступает
в виде социального института. Это
частные и государственные фирмы,
государственные учреждения, общественные
объединения, учреждения культуры, образования
и т.п.
По количеству целей организации принято
разделять на:
· простые (характерно наличие одной
цели);
· сложные (имеют набор взаимосвязанных
целей).
Формальное управление редко имеет
дело с организациями, имеющими только
одну цель.
По институциональному признаку организации
делят на:
· формальные;
· неформальные.
Формальная организация имеет
стабильную структуру, иерархию и роли,
строго определенные для каждого
члена. Формальная организация создается
по воле руководства. Но как только
организация создана, она становится
также и социальной средой, где
люди взаимодействуют отнюдь не по
предписаниям руководства. Таким образом,
возникает неформальная организация.
Неформальные организации представляют
собой группы, которые возникают
спонтанно, но где люди вступают во
взаимодействие друг с другом достаточно
регулярно. Неформальные организации
существуют во всех формальных, за исключением
самых маленьких. У такой организации
отсутствуют единые цели, но она тем не
менее достигает важных результатов, поскольку
взаимодействие людей, основанное на их
личных целях и симпатиях, наиболее устойчиво.
У неформальных организаций нет руководителей.
В большинстве формальных организаций
существует не одна неформальная организация.
Большинство из них объединены в
своего рода сеть. Для образования
таких групп благоприятна трудовая
среда: люди, которые в других условиях
вряд ли встретились, собираются вместе
каждый день иногда на протяжении нескольких
лет, больше времени проводят в кругу
коллег, чем в собственной семье.
К главным функциям неформальной организации
относятся: коммуникация, поддержание
сплоченности, укрепление чувства личного
тождества, самоуважения, независимости
выбора.
У неформальных организаций много общего с
формальными организациями (иерархия,
лидеры, задачи), имеются неписаные правила-
нормы, которые служат для членов организации
эталоном поведения. Эти нормы подкрепляются
системой поощрений и санкций.
Специфика формальной организации
в том, что она создана по заранее
продуманному плану.
Неформальная организация скорее
является спонтанной реакцией на неудовлетворенные
индивидуальные потребности.
Образовательные учреждения являются
формальными организациями, т.к. они
действуют в соответствии с законом
РФ “Об образовании”, Устава ОУ, имеются
четкие правила внутреннего распорядка,
соответствующую структуру, должностные
обязанности сотрудников и т.д.
Но в рамках образовательных учреждений
(школ, институтов, ДОУ и др.) существуют
неформальные, возникшие на основе
симпатии, общих интересов.
Задача руководителя в данном случае
способствовать тому, чтобы действия
неформальной организации не препятствовали,
а помогали развитию формальной организации.
По отраслевой принадлежности:
· транспорт;
· промышленность;
· торговля;
· производство;
· сельское хозяйство и др.
По типу решаемых социальных задач:
· экономические;
· финансовые;
· политические;
· медицинские;
· образовательные и др.
Этим далеко не исчерпываются классификации,
используемые при решении различных
проблем, изучаемых в теории организации.
