Понятие «документооборот» и сам термин

Документооборот

        Понятие «документооборот» и сам термин возникли в делопроизводстве в 20-е годы. В трудах крупных специалистов в области управленческого труда и делопроизводства, таких как Д.Р. Покровский, П.М. Керженцев и др. были сформулировали основные положения организации документооборота, даны теоретические обоснования главных положений рациональной организации движения документов – распределение документов по исполнителям, сокращение инстанций их прохождения, направление документов непосредственному исполнителю, регламентацию подписания. В литературе того времени была обоснована методика обследования маршрутов, движения документов, разработана технология их доставки. Первая попытка нормативной регламентации единых принципов организации документооборота была сделана в 1931 году Институтом техники управления в проекте «Общих правил документации и документооборота». В проекте были изложены правила организации работы с документацией и документооборота, правила приема, сортировки, доставки, исполнения, контроля отправки документов, т.е. все этапы обработки документов. Государственные стандарты на термины и определения 1970, 1983 гг., «Единая государственная система делопроизводства» установили единообразие понимания документооборота как «движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправки».

        Документооборот - движение документов с момента их получения или создания до завершения исполнения или отправки. Документооборот образуют потоки входящих (поступающих из других организаций), исходящих (отправляемых в другие организации) и внутренних (созданных и действующих в пределах организации) документов. Документооборот является важным звеном в организации делопроизводства в организации (учреждении), так как он определяет не только инстанции движения документов, но и скорость движения документов. В делопроизводстве документооборот рассматривается как информационное обеспечение деятельности аппарата управления, его документирования, хранения и использования ранее созданных документов. Основными правилами организации документооборота являются:

– оперативное прохождение  документа с наименьшими затратами  времени;

– максимальное сокращение инстанций прохождения документа (каждое перемещение документа должно быть оправданным, необходимо исключить  или ограничить возвратные перемещения  документов);

– порядок прохождения  и процесс обработки основных видов документов должны быть единообразными.

         Документационное обеспечение управления, ориентированное на принятие и контроль исполнения решений, позволяет взглянуть на динамику движения документов, участвующих в этом процессе, как на документооборот. Таким образом, под документооборотом понимается движение комплексов (кортежей) документов. В состав кортежей входят: документы, инициирующие решения, используемые при их выработке и фиксирующие их принятие (или сами решения); документы, направляемые для исполнения и сообщающие о результатах исполнения. Документооборот, рассматриваемый как результат, будет представлять собой совокупность документов, используемых и создаваемых в процессе принятия решений и контроля за их исполнением.

         Следовательно, совокупность документов, выполняющих определенное целевое назначение в процессе документооборота, можно определить понятием «документопоток». К документопотоку относятся документы, инициирующие решения, фиксирующие решения и др. Определять документопотоки необходимо в пределах общего документооборота.

        Возможность анализа документооборота организации обусловлена тем, что деятельность любой организации достаточно жестко регламентирована как по уровням принятия решений, так и по кругу рассматриваемых вопросов. Управленческий процесс, включая стадии сбора, анализа и обобщения информации, подготовки и принятия решения, организации исполнения решения, завершается контролем за его исполнением. В ходе контроля происходит движение информации по каналам обратной связи от объекта управления к субъекту - информации о поведении объекта в соответствии с программой, заложенной в решении. Документооборот является одним из средств осуществления процесса ДОУ (Документационного обеспечения управления), в ходе которого и совершается «оборот» документов (информации).

         Документооборот составляет часть системы ДОУ и выполняет функции системы коммуникации в учреждении. Поэтому цели его функционирования и совершенствования должны быть подчинены целям функционирования и совершенствования ДОУ, которые заключаются в максимально возможном приспособлении системы к условиям ее функционирования. Это позволяет обеспечивать систему управления качественной документной информацией в сроки, оптимальные для принятия и исполнения управленческих решений. На основании этого цель документооборота - обеспечение движения кортежей документов в процессе ДОУ, а задача совершенствования документооборота - организация такого движения, которое бы наилучшим образом обеспечивало достижение системой ДОУ ее целей.

         Большое значение для организации системы документооборота имеет знание его параметров (качественных и количественных). К качественным параметрам документооборота относят характеристику документооборота в зависимости от используемой системы информационного обеспечения: автоматизированного типа, традиционного, смешанного; разделение документооборота на входящие, исходящие и внутренние документопотоки; основные характеристики документооборота как пространственно организованного процесса: маршруты движения документов, этапы и инстанции их прохождения, стадии документооборота. К качественным также относятся и те параметры, которые характеризуют особенности наполнения системы информацией: состав и содержание документов, включаемых в документооборот, направленность движения документов, периодичность документопотока.

        К количественным параметрам документооборота относят показатели его объема и времени протекания. Объем документооборота определяется количеством входящих, исходящих и внутренних документов учреждения за конкретный период (год, квартал, месяц, день). Помимо объема документооборота устанавливают удельный вес каждой группы документов или документопотоков, определяют плотность документопотока - объем документов, проходящих через подразделение за единицу времени. Выделяют и такие параметры, как физический объем конкретного документа, размер его текста. К временным характеристикам документооборота относят продолжительность документооборота, т.е. скорость прохождения отдельных документов в процессе документооборота. Эта характеристика определяется еще и как время, затрачиваемое на маршрут прохождения документа. Под временными характеристиками понимается, например, время полного цикла обращения документа в учреждении или время прохождения на выбранных отрезках пути, стадиях управленческого процесса. Элементом традиционного описания документооборота служит отдельный документ, поэтому объем документооборота устанавливается по совокупности документов, связанных единством времени и места появления в системе. Поскольку документооборот - это и процесс, и результат, его параметрами должно быть время, затрачиваемое на движение кортежа в процессе информационного обеспечения документирования и исполнения управленческих решений, его маршрут, состав и количество использованных и созданных документов. Анализ документооборота по названным параметрам позволяет получать объективные данные о его состоянии.

Основные этапы  документооборота

        Документооборот - это упорядоченное перемещение документов с момента их создания (поступления) до завершения исполнения (отправки, передачи на оперативное хранение).

Основные этапы документооборота:

       • Прием и обработка входящих документов. Корреспонденция, поступающая в организацию с курьерами, по почте, факсом или иным путем считается входящей и принимается централизованно службой ДОУ (канцелярией) или специально выделенным для этого лицом. Первоначальная обработка поступившей корреспонденции заключается в проверке правильности доставки сообщений. Ошибочно отправленную корреспонденцию возвращают в почтовое отделение. Все поступившие документы проходят стадию предварительной обработки, когда секретарь или специально выделенное для этих целей должностное лицо распределяет поступившую корреспонденцию по отдельным руководителям, направляя к ним только те, которые непосредственно относится к их компетенции. Обработка документов должна проводиться в течение суток с момента поступления в организацию.

• Рассмотрение документов руководством (резолюция). После сортировки и проставления отметки о поступлении документы, требующие рассмотрения руководителем, передаются ему или ему о них докладывается. При этом секретарь или другое должностное лицо при необходимости подбирает и передает вместе с поступившим документом дополнительные материалы (письма, контракты, акты и т. д.). Это значительно облегчает и ускоряет процесс принятия решения по документу. Руководитель рассматривает поступивший документ, как правило, в день его получения. Решение руководителя по документу оформляется в виде резолюции и после этого документ передается секретарем в структурные подразделения или конкретным должностным лицам для исполнения.

• Работа с исходящими документами. Исходящие документы создаются в организации и предназначены для отправки другим организациям или частным лицам. Основные этапы обработки исходящих (отправляемых) документов довольно просты: составление проекта документа; согласование проекта; проверка правильности оформления документа, печать; подписание (согласование, утверждение, простановка оттиска печати); регистрация; тиражирование; отправка первого экземпляра документа адресату; подшивка второго экземпляра в дело.  

         Организация документов включает  в себя следующие этапы:

 первичная обработка  поступивших документов

 предварительное рассмотрение  документов

 регистрация

 рассмотрение документов  руководством

 направление на исполнение

 контроль исполнения

 подшивка документов  в деле

 формирование дел

 оформление дел

 передача дел в архив

Первичная обработка документов

        Первичная  обработка документов заключается  в проверке правильности доставки  писем. Вскрываются все конверты, за исключением личной корреспонденции  (с пометкой «лично»). Затем необходимо  проверить правильность адресования вложенного в конверт документа, количество листов документа, наличие приложений к ним. При отсутствии приложений или листов документа ставится в известность отправитель письма и делается отметка на самом документе и в журнале регистрации входящих документов в графе «Примечание». Конверты, как правило, уничтожают, за исключением тех случаев, когда только по конверту можно определить адрес отправителя, дату отправки и дату поступления, или когда на конверте имеются пометки «конфиденциально», «срочно».

         Прием входящей корреспонденции  осуществляется в организации  централизовано экспедицией, специально  выделенным работником канцелярии  или секретарем-референтом при  отсутствии экспедиции. Документы  сортируют на регистрируемые и нерегистрируемые. На регистрируемых документах проставляется автоматическим нумератором реквизит «отметка о поступлении», содержащий наименование фирмы-получателя, дату поступления, входящий номер документа. Отметка о поступлении не проставляется на приложениях к документу, а также на проспектах, каталогах и других материалах.

         В настоящее время документы  могут быть получены не только  по почте, но и приняты по  телетайпу, факсу, электронной  почте, доставлены курьером или  посетителем. Делопроизводственная  служба обязана обеспечить учет  и контроль за движением таких документов.

 Предварительное рассмотрение  документов

         Секретарь–референт должен осуществлять  «фильтрацию» входящих документов, направляемых руководителю. Руководителю  должны передаваться на рассмотрение наиболее важные и срочные из поступивших документов. Такие документы составляют примерно 20% всей документации. Эти документы складываются в специальную папку для последующего доклада руководителю. Остальные документы, не требующие принятия решения на уровне руководителя, могут быть переданы заместителю руководителя предприятия, в структурные подразделения или сразу исполнителям. Передача документов на рассмотрение должна осуществляться в день их получения. Телеграммы и другие срочные документы передаются в первую очередь.

 Регистрация

         Регистрация документа - это присвоение  ему индекса (номера) и проставление  его на документе с последующей  записью кратких данных о нем  в журнале (на карточке) или  на компьютере. Регистрация необходима  для обеспечения сохранности  документов, оперативного поиска, учета  и контроля.

          В настоящее время находят  применение три системы регистрации  документов:

 Централизованная - при  которой , регистрация всех документов организации производится в одном месте, например, в канцелярии, или одним работником, например, секретарем-референтом.

 Децентрализованная - при  которой, регистрация документов осуществляется в структурных подразделениях секретарями подразделений.

 Смешанная - при которой одна часть документов регистрируется централизованно, другая часть - в структурных подразделениях.

 Важным принципом регистрации  документов является однократность.  Каждый документ регистрируется  только один раз. При регистрации  документы делятся на несколько групп, каждая из которых регистрируется отдельно, например:

 входящие документы

 исходящие документы

 внутренние документы

 коммерческие контракты

 документы, имеющие  гриф «КТ» («Конфиденциально»)

        При  регистрации каждой группы документов  должны применяться единые унифицированные  способы присвоения номеров (индексов). Для внутренних документов и  коммерческих контрактов, как правило,  используется порядковая нумерация.  Порядковый нумерационный номер  присваивается по журналу, начиная  с №1 (или № 01) с первого января  каждого года по 31 декабря.

        Входящие  и исходящие документы должны  иметь регистрационные номера, состоящие  из порядкового номера документа,  условного обозначения структурного  подразделения или должностного  лица, номера дела, в которое будет  подшит документ или его копия.  Например, номер документа 01-05/134 включает:

01 - индекс структурного подразделения

05 - номер дела по номенклатуре

134 - порядковый номер документа  по журналу регистрации 

       В практической  деятельности делопроизводительных служб наибольшее распространение получили две формы регистрации документов - журнальная и карточная. В настоящее время начинает внедряться также автоматизированная форма регистрации. Чаще всего, особенно в небольших фирмах, применяются журналы: журнал регистрации входящих документов, журнал регистрации исходящих документов, журналы регистрации внутренних документов (журнал регистрации приказов по основной деятельности, журнал регистрации приказов по личному составу) и др.

            При количестве учетных единиц  документов свыше тысячи целесообразно  использовать карточную форму  регистрации. Бланки карточек  изготавливаются типографским способом  на плотной бумаге формата  А5 (148 х 210 мм) или А6 (105 х 148 мм). Количество экземпляров регистрационной карточки на документ обычно составляет 2-3 шт. Один помещается в сроковую картотеку, другой в информационно-справочную, третий - может быть передан исполнителю вместе с документом.

 Рассмотрение документов  руководством

        После  регистрации документы передаются  на рассмотрение и принятия  решения руководителю организации.  Принятие управленческого решения  по конкретному документу - одна  из основных функций руководителя. Результаты рассмотрения документов  руководителями отражаются в  резолюциях. В резолюции руководитель  организации должен определить  исполнителя, дать четкие указания  по исполнению документа и  установить реальные сроки исполнения. Сведения, взятые из резолюции,  дополнительно заносятся секретарем-референтом  в регистрационный журнал или  регистрационную карточку. Резолюция  является основанием взятия документов  на контроль. Если в резолюции  указывается несколько исполнителей, документ передается каждому  из них поочередно. Для одновременной  работы над документом с него  изготавливаются ксерокопии по  числу исполнителей. Подлинник документа  направляется ответственному исполнителю,  указанному в резолюции первым.

 Направление на исполнение

         Исполнение резолюции руководителя  организации осуществляется ответственным  исполнителем совместно с сотрудниками, указанными в ней. Ход работы  по исполнению документа при  необходимости фиксируется в  журнале регистрации или в  регистрационной карточке. Документ  все время до момента исполнения  находится в рабочей папке  исполнителя.

         Подготовленный проект документа,  а также все материалы, на  основании которых проект готовился,  передаются секретарю–референту  для проверки правильности оформления. Неправильно оформленный документ  возвращается исполнителю. Правильно  оформленный проект документа  передается секретарем-референтом  на подпись руководителю организации.  Исправленные руководителем проекты  документов, как правило, перепечатываются. Подписанные документы регистрируются  и, если это ответные письма, передаются на отправку (в канцелярию, экспедицию, секретарю).

 Контроль исполнения

       Работа  по контролю за исполнением документов включает в себя проверку сроков исполнения, регулирование хода и анализ результатов исполнения документов. Различают следующие виды контроля: текущий, предупредительный и итоговый.

        Текущий  контроль - это ежедневная подготовка  сведений, срок исполнения которых  истекает сегодня. Секретарь-референт  ежедневно в начале рабочего  дня докладывает руководителю  о фактах неисполнения установленных  сроков. Предупредительный контроль  заключается в своевременном  за 2-3 дня предупреждении сотрудника  о необходимости решения порученного  ему вопроса. Итоговый контроль  представляет собой аналитическую  работу по обобщению исполнительской  дисциплины в организации. Формой  контроля является составление  раз в месяц (квартал) перечня  неисполненных документов по  отдельным подразделениям (для больших организаций) или по организации в целом. На основе анализа задержки исполнения документов устанавливаются причины и вырабатываются соответствующие предложения по исправлению недостатков.

 Подшивка документов  в дела

 В дело документ  и все относящиеся к нему  материалы направляются тогда,  когда работа над ответным  документом полностью завершена.  Подшивку документа в дело  осуществляет работник канцелярии  или секретарь-референт. Кроме секретаря-референта  дела формируют и сотрудники  структурных подразделений организации.  Методическое руководство и контроль за правильностью формирования дел в структурных подразделениях осуществляет заведующий канцелярией, заведующий архивом или секретарь-референт. В дело подшиваются документы по одному вопросу, имеющие один срок хранения. Например, приказы по личному составу подшиваются отдельно от приказов на отпуска и командировки сотрудников, а также от приказов по основной деятельности и др. Документы внутри дела следует располагать в хронологической последовательности, т.е. по их датам (подписания, поступления или исполнения). До сдачи дел в архив допускается хранение документов текущего года в специальных папках-регистрах. Папки типа «скоросшиватели» здесь непригодны, так как документы в них располагаются в обратной хронологической последовательности.

Организация документооборота в организации

         Документооборот организации состоит из потоков документов, циркулирующих между пунктами обработки и создания информации (руководители  организации, структурные подразделения, специалисты) и пунктами технической обработки документов: экспедиция, машбюро, копировально-множительная служба, секретарь и др. Формирующиеся в разных подразделениях организации документопотоки сливаются в единый поток корреспонденции.     

        Проектирование рациональной системы документооборота происходит на самых ранних стадиях становления предприятия. При формировании аппарата управления происходит разделение обязанностей между руководителями и исполнителями, определяется последовательность подписания, визирования, согласования, утверждения и рассмотрения (резолюции) основных документов. Таким образом, для каждого вида документа складываются свои индивидуальные маршруты движения: от создания до исполнения «путешествуют» они по организации, подобно

движению поездов в  метрополитене. При правильно поставленном документообороте они не должны без  необходимости «перескакивать»  с одного пути на другой или возвращаться на ту же станцию, с которой только что были отправлены. Однако это  не означает, что при выпадении  какого либо звена (болезнь руководителя, командировка, отпуск и т. д.) работа должна остановиться. Для этого создаются  альтернативные (дублирующие) маршруты движения документов, т. к. каждого руководителя в его отсутствие обязательно  заменяет другое должностное лицо, временно выполняющее его функции.

       Согласно ГСДОУ маршруты движения документов внутри организаций должны обязательно оформляться в виде схем. Они разрабатываются службой делопроизводства, утверждаются руководителем организаций и включают все пункты обработки документной информации, в том числе и компьютерные. Если сроки прохождения и обработки документов поддаются нормированию, то они также отражаются в схемах. Рекомендуется разрабатывать отдельные схемы для каждой категории документов: входящих, исходящих, внутренних, приказов по личному составу по основной деятельности, финансовые документы и т. д. Утвержденные руководством, эти схемы приобретают нормативную силу. К факторам, характеризующим режим движения документов, относятся объем документопотока в физических величинах, пропускная способность различных каналов связи, средств создания и тиражирования документов, допустимая (нормативная) загрузка сотрудников, обрабатывающих информацию, и ее конечных потребителей. Вероятностный характер поступления документов в организацию делает необходимым и возможным выделить в общем документообороте потоки периодической (постоянной) и несистематизированной (переменной) документации. Их необходимо учитывать при планировании документооборота.

Организация рационального  документооборота учреждения или 

предприятия прежде всего преследует цель: исключение возвратности движения документов. Пребывание документа в одном структурном подразделении или у одного исполнителя, в той или иной инстанции должно быть строго обусловлено необходимостью его обработки. Для сокращения времени движения документов и повышения оперативности их исполнения различные операции, по возможности, должны выполняться одновременно. Необходимо исключить дублирование подписей. Документ должен попадать только к тому руководителю, в компетенцию которого входит его решение. Порочна практика согласования, подписания по принципу «на всякий случай». Это говорит о несовершенстве аппарата управления, об отсутствии профессионализма и доверия к коллегам. ГСДОУ предусматривается ряд общих правил обработки документов и организации документооборота.

Список использованной литературы

1. Белов А.А. Делопроизводство, документооборот. - М.: Книжный Мир, 2004.

2. Барановский В.П. Документационное  обеспечение деятельности организации. - М.: Экмос, 2000.

3. Государственная система  документационного обеспечения  управления: основные положения. - М., 2001.

4. Кудрявцев В.А. Организация  работы с документами. - М.: ИНФРА-М, 2000.

5. Ожегов С. И. и Шведова  Н. Ю. Толковый словарь русского  языка. - М., 1994.

6. Радченко А. И. Основы  государственного и муниципального  управления. Ростов-на-Дону, 1999