Понятие презентации и пресс-тура в связях с общественностью

Оглавление 

Введение………………………………………………………………………...…3

1.  Понятие  презентации и пресс-тура в связях с общественностью……….….4

2.  Особенности  подготовки презентации и пресс-тура………………………..8

3. Технология  проведения презентации и пресс-тура………………………....11

Заключение…………………………………………………….…………………15

Список использованной литературы……………………………………...……16 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

Введение

     В деятельности связей с общественностью  имеются профессиональные методы достижения определенных целей. Одними из таких, к примеру, являются специальные мероприятия или специальные события. Это акции, «создаваемые» события, целью которых является привлечение внимания общественности и средств массовой информации. Специальные мероприятия бывают разные, в зависимости от целей и задач. Они проводятся компанией в целях формирования позитивного имиджа организации и привлечения внимания общественности к самой компании, ее деятельности, продуктам, товарам или услугам. К подобным событиям можно отнести презентацию и пресс-тур.

     Презентация - самостоятельная акция, организованная специалистами по связям с общественностью совместно с руководством фирмы в целях представления фирмы, ее новой продукции, демонстрации новых достижений. Цель презентации — донести до целевой аудитории полноценную информацию об объекте презентации в удобной форме.

       Пресс тур является одной из наиболее эффективных форм взаимодействия с журналистами.  Пресс-тур позволяет сформировать заведомо лояльный настрой журналистов, что повышает вероятность появления позитивных материалов и частого упоминания о вашей компании в СМИ. В ходе пресс-тура налаживается конструктивное общение с журналистами.

     Главное отличие и преимущество пресс тура от презентации - его менее официальный характер, журналисты являются участниками события и видят все происходящее изнутри.  
 
 
 

1.  Понятие презентации  и пресс-тура в  связях с общественностью

     Презентация - самостоятельная акция, организованная специалистами по связям с общественностью совместно с руководством фирмы в целях представления фирмы, ее новой продукции, демонстрации новых достижений. Презентация – это представление фирмы, новой продукции фирмы приглашенной аудитории. Как правило, презентация фирмы проводится по случаю открытия или создания фирмы, ежегодной демонстрации новых достижений, новых видов продукции, услуг, нового лица компании. Презентуется то, что можно увидеть, потрогать, попробовать или прочитать. При выходе на новые рынки сбыта также организуется презентация фирмы в стране, где открываются филиал, подразделение или представительство.

     Презентации устраиваются для потенциальных  потребителей, покупателей, партнеров, инвесторов, обязательно приглашаются представители СМИ. Продолжительность  презентации в каждом конкретном случае зависит от представляемого материала. Естественной особенностью всякой презентации является ограниченность ее продолжительности. Презентация, как и пресс-конференция, предусматривает сессию вопросов-ответов. Основные цели презентации заключаются в следующем:

     - формирование у потенциальных клиентов фирмы потребности в презентуемом новшестве (товаре, услуге, технологии и др.);

     - формирование у потенциальных потребителей нового товара (услуги) начального уровня знаний о его основных свойствах и характеристиках;

     - оказание квалифицированной помощи потребителю в оценке свойств презентуемого товара (услуги) и окончательном выборе;

     - формирование потребности у потенциальных покупателей в приобретении именно презентуемого товара у представляющей его фирмы;

     - стимулирование сбыта товаров или эксплуатации услуг предприятия, проводящего презентацию, за счет привлечения новых клиентов;

     - формирование у поставщиков, подрядчиков, оптовых покупателей, кредиторов и других фирм-контрагентов образа надежного партнера по бизнесу;

     - увеличение числа и изменение качественного состава деловых партнеров фирмы;

     - развитие конструктивного сотрудничества по различным вопросам с органами местного самоуправления и местной общественностью;

     - формирование у различных категорий общественности определенного имиджа фирмы и благожелательного к ней отношения.

     Таким образом, общая стратегия презентации  строится сначала на внушении доверия  к фирме, организации, а затем  выступающие переходят к убеждению в целесообразности определенных акций, действий и поступков, предлагаемых в обращении. Презентации отличаются от пресс-конференции прежде всего большим количеством приглашенных от различных общественных кругов, большим акцентом на культурную программу, а главное – тематикой. Если пресс-конференции обычно посвящены проблемным темам, то презентации связаны с определенными конкретными результатами в деятельности фирмы, к которым есть смысл привлечь внимание СМИ и общественности.

     Существуют  следующие видвПрезентации могут быть дифференцированы в свете доминирующих характеристик, таких как:

     1. Продвигающие презентации. Это презентации, в которых общение построено с целью рекламы продукта, товара или услуги или продвижения какой-либо идеи в более широкую среду общественности, охвата ею как можно большего числа адресатов. Как правило, эта идея содержит новизну, является носителем имиджевой концепции. Продвигающие презентации также могут иметь целью продвижение определенного кандидата или политической платформы. 

     2. Информационные презентации.  При этом типе презентаций основной упор делается на передачу информации. Обычно они проводятся для передачи технической информации, научных материалов, обзора статистических исследований или иной информации, связанной со сложными технологиями. Презентация помогает в этом случае более наглядно и доступно преподнести сложный материал, добиться его усвоения и понимания аудиторией.

     3. Нисходящие презентации. Термины «нисходящая» и «восходящая» являются производными от традиционной иерархии, при которой позиции сторон располагаются по вертикали. Презентации руководителей перед управляющими, управляющего перед начальниками подразделений или начальниками перед подчиненными будет «нисходящей», то есть коммуникация идет вниз по организационной линии.

     4. Восходящие презентации. Представление проекта или идеи «снизу», от подчиненных – к их начальникам, от начальника – к управляющим и от управляющих – к руководству.

     Что касается пресс-тура, то пресс-тур - это запланированное PR-службой мероприятие, предназначенное специально для журналистов, протяженное во времени (от нескольких часов до нескольких дней), которое проводится с целью получения объективных журналистских публикаций в СМИ.

     Среди информационных поводов для пресс-тура:

     - открытие новой линии или цеха на предприятии, начало выпуска новой продукции, окончание строительства важного объекта;

     - посещение отдаленного предприятия и организация общения журналистов «в поле»;

     - экскурсия по производству для того, чтобы проследить весь технологический процесс - продемонстрировать в действии новое оборудование, показать технические новшества производства, инновации, соблюдение технических условий и многое другое.

     Иногда само это мероприятие генерирует интерес журналистов к продукту (коим может быть не только нечто материальное, но и регион страны и/или отрасль) и превращается в информационный повод для репортажей и статей Как правило, с коммерческой точки зрения такие мероприятия в контексте грамотной работы априори выгодны, так как «затраты на организацию пресс-тура во много раз ниже, чем реклама в тех же СМИ, которые бесплатно опубликуют статьи своих корреспондентов»

     Пресс-тур актуальное PR-мероприятие среди журналистов (особенно среди телевизионных), позволяющее оказаться непосредственно на месте события и представить читателям (зрителям) подробный репортаж. Естественно, что доверие к таким пресс - материалам среди целевых аудиторий намного выше, так как журналисты становятся непосредственными свидетелями или даже участниками неординарного события. Пресс-тур также позволяет осуществлять фото- и видеосъемку в соответствии со стандартами и фирменным стилем каждого СМИ.

       Вместе с тем у пресс-туров весьма существенные недостатки: высокие организационные расходы (транспорт, проживание, питание участников, а если пресс-тур международный, то добавляется еще медицинская страховка, оформление визы), необходимость обеспечения качественной технической и коммуникационной поддержки. Поэтому пресс - туры чаще всего организуются в случаях, когда есть серьезный новостной повод, а у общественности есть либо повышенный интерес, либо сомнения в достоверности события, либо когда необходимо донести эксклюзивную информацию для узкой группы наиболее значимых целевых СМИ. 
 
 
 
 
 

2.  Особенности подготовки  презентации и  пресс-тура

     Важным  моментом подготовки презентации является анализ (и по возможности – регулирование) состава аудитории, присутствующей на ней.

Практика  свидетельствует, что аудитория  большинства презентаций состоит, как правило, из позитивно настроенной  части общественности, нейтральных (случайно попавших на презентацию) лиц  и групп общественности, а также  лиц, изначально отрицательно (иногда даже враждебно) воспринимающих как презентируемое новшество, так и саму фирму, проводящую презентацию.

Следует отметить, что качественный состав аудитории может меняться в ходе презентации в зависимости от ее целей и конкретного сценария.

     Достаточно  важными этапами подготовки презентации  являются также:

     - определение места, сроков, времени и состава ее участников, выбор помещения, заблаговременная рассылка приглашений и разработка схемы освещения предстоящего события в СМИ;

     - оценка целесообразности и возможности приглашения на презентацию известных и знаменитых персон, а также представителей центральных СМИ;

     - планирование начала презентации, ее основной части и завершающего этапа, составление сценария;

     - распределение времени презентации по ее основным мероприятиям (обычно она занимает до двух часов с учетом резерва времени для ответов на вопросы аудитории после выступления основных докладчиков);

     - определение приблизительной сметы расходов на проведение презентации;

     - подготовка основных экспонатов и наглядных материалов;

     - подготовка основных докладчиков, написание и редактирование текстов их выступлений и вариантов ответов на возможные вопросы аудитории;

     - техническое обеспечение процесса презентации (средства оргтехники, компьютерное обеспечение, аудио-видеоаппаратура, синхронный перевод, связь, транспорт, охрана и др.);

     - подготовка для распространения во времени презентации информационно-рекламных материалов, подарков и сувениров ее основным участникам;

     - подготовка культурно-развлекательной программы для участников презентации по ее окончании (концерт, экскурсия и т. п.), возможного банкета (обеда, коктейля, фуршета и т. п.) и других мероприятий.

     Как и презентация, пресс-тур является одной из самых эффективных форм взаимодействия с журналистами. Одним из главных преимуществ пресс-тура считается его неофициальный характер, то есть предоставленная журналистам возможность увидеть какое-либо событие изнутри, даже поучаствовать в нем. Это, в свою очередь, ведет к большей вероятности появления лояльных публикаций в СМИ. Процесс подготовки пресс-тура включает несколько этапов:

     - четкая формулировка целей проведения пресс-тура (PR-служба согласует этот пункт с руководством компании);

     - определение времени и даты проведения пресс-тура, а также назначение людей, несущих ответственность за его организацию;

     - определение объектов осмотра для журналистов, а также назначение специалистов, которые будут давать все необходимые пояснения;

     - выбор маршрута пресс-тура и определение ответственных за проведение мероприятия на каждой из запланированных остановок;

     - составление списка приглашаемых журналистов, исходя из базы данных СМИ, а также предыдущих контактов с представителями прессы;

     - составление программы пресс-тура с учетом всех предыдущих пунктов;

     - рассылка предварительного пресс-релиза (анонса), а затем более подробного пресс-релиза (новостного) в СМИ;

     - уточнение по телефону окончательного списка участников пресс-тура (отказавшиеся журналисты, тем не менее, могут быть заинтересованы в рассылке подробных материалов о его проведении);

     - подготовка пресс-кита. Пресс-кит – это набор материалов, потенциально полезных для СМИ, включает бэкграунд, пресс-релиз, кейс-стори, обзорные статьи (Филатова О. Социология массовой коммуникации).  
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

3. Технология проведения  презентации и  пресс-тура

     Организация презентаций отчасти напоминает организацию пресс-конференций. Презентация  также представляет собой определенную последовательность событий, а именно:

      1) приглашение и встреча;

       2) пресс-конференционная часть;

       3) презентационная часть;

      4) неформальное общение; 

       5) сопровождение общения;

       6) прощание.

     Традиционный  вариант презентации предполагает наличие двух основных частей: информационно-содержательной и развлекательной. Исключением являются презентации, построенные по принципу спектакля или перфоманса. Они требуют отдельной творческой разработки. Остановимся подробно на структуре информационно-содержательной части традиционной презентации. Она может быть построена по следующей схеме.

     1. Открывающая часть, или вступление;

  2. Раздел 1;

  3. Демонстрация (или другая аудиовизуальная вставка);

  4. Раздел 2;

  5. Демонстрация (или другая аудиовизуальная вставка);

  6. Раздел 3;

  7. Демонстрация (или другая аудиовизуальная вставка);

  8. Заключение.

     Как видим, содержание материала разбивается  на несколько разделов, дробится на несколько проблем. Каждая должна быть представлена максимально убедительно и понятно, преподнесение содержания не должно утомлять. После информационно-содержательной части объявляется небольшой перерыв, а затем предлагается развлекательная часть. Это может быть небольшой концерт, сопровождающийся фуршетом. Угощение в виде ужина за столиками может быть перенесено на более позднее время. Важно то, что информационно-содержательная часть не должна совмещаться с фуршетом. С большим вкусом следует подбирать концертную программу. Хорошо, если гости встретятся с исполнителями, которые их действительно порадуют или удивят.

     Сформулируем  несколько ключевых моментов, о которых всегда следует помнить, проводя презентацию.

     1. Обычно люди запоминают не более 10% содержания, излагаемого на презентации. Максимально удается добиться 50% запоминания. Поэтому надо стараться использовать максимум выразительных средств для закрепления предлагаемой информации.

     2. Общая атмосфера презентации – самое главное условие успеха. Особо тщательно нужно подобрать весь обслуживающий персонал, продумать мельчайшие детали сервиса. Самые талантливые усилия ведущих могут быть сведены на нет хамством или неправильным поведением второстепенных участников события.

     3. Презентация – это прежде всего коммуникация. Заботиться об ее эффективности, многообразии – значит обеспечить успех.

     4. Гости презентации – не просто слушатели, а активные участники общения. Они должны почувствовать себя партнерами организации. Необходимо создать перспективу взаимного сотрудничества вокруг презентуемых идей!

     5. После презентации у каждого гостя должна остаться в руках некая памятная вещичка, сувенир, который долгое время будет вызывать приятные ассоциации, связанные с организацией, проводившей презентацию.

     6. Завершением презентации не заканчивается работа ПР-специалиста. Важно собрать информацию о произведенном впечатлении (ненавязчивые опросы, анкеты, звонки в последующие дни), проанализировать появившиеся публикации или сюжеты по ТВ и радио.

     7. Важно сделать выводы на будущее: какие недостатки учесть, как избежать организационных просчетов.

     При организации пресс-тура первым делом  службой связей с общественностью разрабатывается интересный и привлекательный для СМИ информационный повод, если такого не имеется, то он искусственно создается. После повода пресс-служба продумывает сценарий мероприятия, культурную программу и подготавливает материал, который может понадобиться журналистам во время пресс-тура. И, наконец, на пресс-тур приглашают целевые СМИ.

     При приглашении журналистов учитывается  то, что не все редакции способны отправиться в пресс-тур, поэтому  группа набирается небольшая, к тому же при малом количестве человек  легче подготовить материально-техническую базу. Пресс-служба снабжает СМИ до поездки базовой информацией, которую обычно отправляет по электронной почте, сюда включается описание будущего пресс-тура, номера телефонов по которым можно получить дополнительные сведения, чтобы журналисты знали, к чему им готовиться. К тому организация-организатор берет на себя все финансовые затраты, кроме личных затрат участников. Здесь есть маленький нюанс: иногда редакции настаивают на том, что сами оплачивают поездку, ибо их аудитория может подвергнуть сомнению публикуемый в будущем материал, считая, что положительные отзывы «куплены» организаторами мероприятия.

     Недостатком пресс-тура выступают высокие организационные  затраты, включающие оплату транспорта для СМИ, проживание, питание участников, иногда страховку и оформление визы. К тому же необходимо качественное обеспечение технической и коммуникационной поддержки. Поэтому, если компания решила организовать пресс-тур, сначала она должна удостовериться, что, во-первых, повод для пресс-тура серьезный, и, во-вторых, тема вызывает повышенный интерес у СМИ и у общественности.

     Ресурсоемкость проведения пресс-тура вполне компенсируется его PR-эффективностью, поскольку именно в поездках, в процессе совместной трудовой деятельности (здесь используется такой вид воздействия на журналистов, как вовлечение в совместную деятельность), возникает неформальное, доверительное общение, устанавливаются тесные контакты, образуются крепкие межличностные связи с журналистским пулом и отдельными его членами, которые в дальнейшем способны принести реальные дивиденды для PR-специалиста и компании. При организации полномасштабного пресс-тура следует продумать следующие блоки мероприятий:

     - встреча на вокзале или в аэропорту, размещение, инструктивная встреча с изложением деталей пребывания в городе;

     - сопровождение журналистов по всему маршруту пресс-тура;

     - питание, вечерний досуг, культурная программа;

     - встреча с исполнительной и законодательной ветвей власти;

     - посещение профильных для тематики пресс-тура и наиболее интересных объектов города, знакомство с их социально-экономическим развитием;

     - заключительная встреча, подведение итогов поездки, проводы на вокзал или в аэропорт.

     Обязательно созвонитесь с журналистами после  пресс-тура и уточните, возможно им нужна еще какая-то информация, цитата топ-менеджера. Внимание к каждой детали при организации пресс-тура – залог великолепного пиар-эффекта в виде многочисленных публикация и новостных сюжетов. 
 
 

Заключение

     Таким образом, презентация и пресс-тур – это мероприятия, проводимые компаниями в целях привлечения внимания общественности к самой компании, ее деятельности, продуктам и услугам. Центральной темой выступает образ фирмы или организации. От проведения презентации зависит достижение поставленных задач, ее результат. Поэтому важно организовать и провести презентацию и пресс-тур максимально эффективно.

     При осуществлении презентации и пресс тура немаловажную роль играет взаимодействие со средствами массовой информации. Общение с СМИ предполагает регулярную информированность журналистов, т.е. качественная передача информации журналистам с тем, чтобы до потребителя дошел неискаженный, правильный образ организации и адекватное представление её деятельности. Положительное освещение деятельности организации в СМИ дает ей кредит доверия, который очень трудно получить другими способами. Именно поэтому при организации работы по связям с общественностью важно наладить хорошие взаимоотношения с масс-медиа. СМИ являются основным каналом коммуникации, который используется для выхода на целевые группы общественности. Построение правильной медиа-политики следует признать одной из наиболее важных составляющих деятельности по связям с общественностью. При выстраивании отношений со СМИ, важно понимание, что это двусторонний процесс, длительный по времени. 
 
 
 
 
 

     Список  использованной литературы

1. Борисов Б.Л. Технологии рекламы и PR: Учеб. пособие. - М.: ФАИР-ПРЕСС, 2009.
2. Игнатьев Д., Бекетов А. Настольная энциклопедия Public Relations: 2-е издание. - М.: Альпина Бизнес Букс, 2009.
3. Катлип С. М. Паблик рилейшнз. Теория и практика. - М.: Вершина, 2009.
4. Королько В.Г. Основы паблик рилейшнз. М., «Рефл-бук», 2008.
5. Кочеткова А. В., Филиппов В. Н., Скворцов Я. Л., Тарасов А. С. Теория и практика связей с общественностью. - СПб.: Питер, 2009.
6. Кочеткова А.В., Тарасов А.С. Современная пресс-служба - М.: Эксмо, 2009.
7. Почепцов Г.Г. Имидж-мейкер. Паблик рилейшнз для политиков и бизнесменов. М.: 2009.
8. С. Блэк Паблик рилейшнз. Что это такое? М., 2009.
9. Чумиков А. Н., Бочаров М. П. Связи с общественностью: теория и практика: Учеб. Пособие. - М..: Дело, 2003.
10. Шарков Ф. И. Паблик рилейшнз. – М.: «Дашков и К», 2010.
11. Кушнер М. Презентации для "чайников". - М.: «Диалектика», 2006.