Правила и порядок оформления организационной документации

МИНОБРНАУКИ РОССИИ

Федеральное государственное  бюджетное образовательное учреждение

высшего профессионального  образования

«Югорский государственный  университет» (ЮГУ)

 

Кафедра «Сервиса и туризма»

 

 

РЕФЕРАТ

По дисциплине: Документационное обеспечение управления

социально-культурного  сервиса и туризма

На тему «Правила и порядок оформления организационной документации»

 

 

 

 

Выполнил:

      4 курса очного обучения

 

Проверил:

 

 

 

 

 

 

Ханты-Мансийск -  2012

 

Содержание

 

Введение……………………………………………………………………….….3

 

1.Понятие и  правила оформления организационных  документов предприятия………………………………...........................................................4

 

2. Виды организационных документов……………………………………….5 2.1 Устав организации…………………………………….....................................6

2.2 Положение  об организации…………………………………...……………..9

2.3 Учредительный  Договор…………………………………...……………….14

2.4 Должностная  инструкция…………………………………...……………...15

2.5 Правила  внутреннего трудового распорядка………………..……………18

 

Заключение……………………………………………………………….…….21

 

Список  источников и литературы……………………………….…............22

 

Приложения……………………………………………….…………………...23

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Введение 

     Организационные  документы - это комплекс документов, содержащих правила создания  организации, в том числе: выбор ее организационно-правовой формы; компетенцию, структуру, штатную численность, состав должностей (руководителей, специалистов, технических исполнителей); формирование совещательных органов управления; установление режима работы и системы охраны; организацию и оценку труда; порядок реорганизации и ликвидации.

    К основным  организационным документам относятся  учредительные документы: устав  или положение об организации,  учредительный договор. Общие  положения, определяющие наименования  видов организационных документов и порядок их оформления, приведены в Гражданском кодексе РФ. Организационные документы значительно облегчают и разъясняют работу в любом виде деятельности, где их используют. С их помощью мы можем узнать значительную часть информации о той или иной организации, фирме, предприятия. Организационные документы незаменимы, если мы хотим создать хорошо работающее, отлаженное производство, это азы, можно сказать -  как паспорт у человека - так и документы у предприятия. Порядок ведения делопроизводства определяет организационные документы значительно облегчают и разъясняют работу в любом виде деятельности, где их используют. С их помощью мы можем узнать значительную часть информации о той или иной организации, фирме, предприятия. Организационные документы незаменимы, если мы хотим создать хорошо работающее, отлаженное производство, это азы, можно сказать -  как паспорт у человека - так и документы у предприятия. сказать -  как паспорт у человека - так и документы у предприятия. Порядок ведения делопроизводства определяется нормативными документами, разработанными Федеральной архивной службой России.

 

1. Понятие и  правила оформления организационных  документов предприятия

     Организационные  документы реализуют нормы административного  права и являются правовой основой деятельности организации. Организационные документы содержат положения, обязательные для исполнения.

     К организационно-правовым  документам относятся: 

     - устав  организации; 

     - положение  об организации; 

     - учредительный договор;

- положения о структурных  подразделениях, коллегиальных и   совещательных органах;

     - регламент; 

     - структура  и штатная численность; 

     - штатное  расписание;

     - инструкции  по определенным направлениям  деятельности;

    - должностные инструкции работников;

     - правила  внутреннего трудового распорядка (положение о персонале) и др.

     Организационные  документы оформляются на общем   бланке организации или на  стандартном  листе бумаги  с нанесением всех необходимых   реквизитов. Датой организационных  документов является дата утверждения.

     Организационные  документы утверждаются руководителем   организации или ее структурного  подразделения либо вышестоящей   организацией. Утверждение осуществляется  либо проставлением грифа утверждения  на самом документе, либо изданием другого  документа.

     Заголовок  к тексту в организационных  документах должен согласовываться  с наименованием  вида документа,  например:

     - положение   об отделе кадров;

     - структура  и штатная численность  аппарата Министерства;

     - инструкция  о ведении бухгалтерского учета; 

     - должностная  инструкция референта. 

     Организационные  документы имеют сложную структуру  текста.     Констатирующей  частью текста организационных  документов является раздел «Общие положения», в котором указываются основания разработки, основное назначение организационного документа, сфера его распространения, ответственность за нарушение установленных правил и технологий. Основной текст организационных документов делится на главы, пункты и подпункты. Главы должны иметь названия. Главы нумеруются римскими цифрами. Нумерация пунктов и подпунктов производится арабскими цифрами. Организационные документы проходят установленный в организации порядок согласования. Согласование осуществляется со всеми заинтересованными подразделениями и должностными лицами, с юридической службой, проверяющей соответствие данного организационного документа действующему законодательству.

     С точки  зрения срока действия организационно-правовые документы относятся к бессрочным и действуют до их отмены или до замены новыми.

     Особенностью  организационно - правовых документов  является возможность вносить  в них изменения и дополнения  в тех случаях, когда нет  необходимости перерабатывать весь документ.

 

 

 

 

 

 

 

 

2. Виды организационных   документов

 

     К первым  и основным организационно-правовым  документам относятся учредительные  документы: устав или положение об организации, учредительный договор.

     Общие положения,  определяющие наименования видов организационных документов и порядок их оформления, приведены  в Гражданском кодексе РФ (гл.4, ч. I).

     Организация,  являющаяся юридическим лицом,  «действует на основании устава, либо учредительного договора  и устава, либо только учредительного договора. В случаях, предусмотренных законом, юридическое лицо, не являющееся коммерческой организацией, может действовать на основании общего положения об организациях данного вида» (ст.52 ГК РФ).

2.1 Устав организации

 

     Устав - правовой акт, определяющий структуру, функции и права предприятия, организации, учреждения.

     Типовая  структура текста устава государственного  учреждения закреплена в «Унифицированной  системе организационно-распорядительной  документации». 

     Структура  текста устава негосударственной организации  отличается от структуры текста устава государственного учреждения. Устав  негосударственного предприятия содержит дополнительные разделы, в которых отражается специфика его организации и деятельности.

     В Гражданском  кодексе РФ дан перечень обязательных сведений, которые должны быть отражены в уставе организаций  с различной организационно-правовой формой.

     Приведу  возможные разделы устава:

 

     1. Общие  положения. В разделе указываются  полное и сокращенное официальные наименования организации; ее статус, почтовый адрес; основания, на которых создана организация; чем она руководствуется в своей деятельности; наличие филиалов, дочерних фирм, представительств; предмет и цели деятельности; наличие зарегистрированного товарного знака, фирменного бланка, печати. 

    2.  Акционерный  капитал (уставный капитал). В  разделе определяются размеры  вкладов каждого учредителя (участника), оговариваются условия увеличения (уменьшения) уставного фонда, регламентируются  права участников на отдельные объекты, входящие в состав имущества организации.

       3. Порядок  деятельности. Раздел устанавливает  цели, виды деятельности, механизм  отношений организации с другими  организациями в вопросах финансово-хозяйственной  деятельности, а также определяет права, которыми наделяются участники в процессе финансово-хозяйственной деятельности.

     4. Управление. Раздел регламентирует состав  органов управления и их полномочия. Например, в акционерном обществе  с большим числом акционеров  это могут быть:

     а) общее  собрание акционеров - высший орган  управления обществом (в разделе  устанавливается порядок созыва, проведения общих собраний, правомочность  принятых решений);

     б) совет  директоров - высший орган управления  обществом в промежутках между собраниями акционеров, избираемый общим собранием (в разделе устанавливается количество директоров, срок, на который они избираются, компетенция, порядок выбора председателя и на какой срок);

     в) исполнительные  органы - генеральный директор, исполнительный директор, правление (в разделе устанавливается, какие именно исполнительные органы действуют, их компетенция, права и порядок деятельности);

 

     г) ревизионная  комиссия - орган, осуществляющий  проверки финансово-хозяйственной  деятельности (устанавливается порядок формирования комиссии, сроки и частота проведения проверок, порядок представления отчетности).

  5.  Учет и отчетность; распределение прибыли. В разделе  устанавливается порядок ведения  бухгалтерской и статистической  отчетности, порядок представления сведений о деятельности общества в налоговые и иные органы, порядок подведения итогов о финансовой деятельности общества, порядок распределения прибыли.

     6. Прочие  накопления. В разделе устанавливаются  дополнительные фонды общества, кроме уставного (страховой, резервный), если таковые имеются.

     7. Прекращение  деятельности. Раздел устанавливает  порядок ликвидации общества, его  реорганизации, а также порядок  рассмотрения споров общества  с физическими и юридическими  лицами.

     Отметка о регистрации  проставляется на титульном листе  устава. Она состоит  из:

     - наименования  органа, осуществляющего государственную  регистрацию создаваемых организаций; 

     - даты регистрации; 

     - государственного  регистрационного номера;

     - подписи;

     - печати  регистрирующего органа.

     Гриф  утверждения  также выносится  на титульный  лист и заверяется печатью. 

     Устав государственной  организации утверждается вышестоящим  учреждением, а негосударственной  - его учредителями, общим собранием акционеров. Пример оформления титульного листа устава приведен в рис. 2.

 

2.2 Положение  об организации

 

     Положение  - правовой акт, определяющий состав, компетенцию, порядок образования,  правовое положение, права, обязанности, организацию деятельности государственных органов, учреждений, организаций, структурных подразделений (служб). 

     Положения  могут быть типовыми (примерными) и конкретными (индивидуальными). При наличии типового положения  конкретные положения разрабатываются  на его основе. Типовые положения разрабатываются для однотипных организаций и структурных подразделений. Различают положения об организациях и положения о структурных подразделениях (службах).

     Положение  об организации - это документ, на основании которого действуют государственные бюджетные организации (органы государственной власти и управления всех уровней).

     Схема положения  о государственном учреждении  аналогична схеме устава государственного  учреждения.

     Положение  об организации оформляется на общем  бланке. Обязательными реквизитами  положения об организации являются: заголовок к тексту, текст, подпись, гриф утверждения, печать.

Положения о структурных  подразделениях (службах) можно классифицировать на:

     - положения  о структурных подразделениях;

     - положения  о коллегиальных и совещательных  органах, как руководящих (совет  директоров, правление), так и специализированных (ученый совет, педсовет, научно-технический  совет и др.);

     - положения  о временных органах  (совещания,  комиссии, советы).

 

     Положение  о структурном подразделении  оформляется на общем бланке  организации. Обязательными реквизитами  данного вида документов являются:

     - наименование  организации;

     - наименование  структурного подразделения;

     - дата;

     - номер документа;

     - место составления;

     - заголовок  к тексту, текст;

     - подпись;

     - гриф утверждения. 

 

     Положения  о подразделениях подписываются  руководителем подразделения и  утверждаются руководителем организации.

     Текст положений о структурных подразделениях включает следующие разделы:

Общие положения. В разделе  «Общие положения» указываются: полное официальное наименование подразделения, дата, номер и наименование правового  акта, на основании которого создано  и действует подразделение, чем руководствуется в своей деятельности, кем возглавляется и кому подчиняется, порядок назначения и освобождения от должности руководителя подразделения, наличие у подразделения печати.

Цели и задачи. В  разделе «Цели и задачи» перечисляются  основные проблемы, решаемые подразделением и определяющие характер и направления деятельности подразделения.

Функции. В разделе  «Функции» указываются действия или виды работ, которые должно выполнять  подразделение для осуществления  поставленных перед ним задач. Функции должны полностью отражать специфику деятельности подразделения.

Права и обязанности. В разделе «Права и обязанности» перечисляются права, которыми наделяется подразделение в лице его руководителя. В этом же разделе устанавливаются  виды дисциплинарной, административной, а при необходимости - и уголовной ответственности, которую может нести руководитель подразделения в случае невыполнения подразделением своих обязанностей.

Взаимоотношения. В разделе  «Взаимоотношения» регламентируются информационные и документационные потоки подразделения, основные документы, создаваемые им, указывается, с какими подразделениями и организациями осуществляется взаимодействие, какую информацию получает и представляет подразделение, периодичность и сроки представления; в каком порядке и кем рассматриваются возникающие разногласия.

     Изменения  в положение о структурном   подразделении вносятся приказом  руководителя организации. 

     Положения  о коллегиальных и совещательных   органах, как руководящих (совет   директоров, правление), так и специализированных (ученый совет, педсовет, научно-технический  совет и др.), также носят нормативный характер и определяют состав, порядок формирования, компетенцию, порядок работы, права и ответственность коллегиальных и совещательных органов.

     В качестве  примера можно привести структуру  текста положения о  Совете  директоров акционерного общества:

- Общие положения.

- Компетенция Совета директоров.

- Состав Совета директоров.

- Выдвижение кандидатов в Совет директоров.

- Избрание членов Совета директоров.

- Регламент заседаний Совета директоров.

- Взаимоотношения с другими подразделениями общества.

- Ответственность членов Совета директоров.

     Порядок утверждения  положения  о совете директоров  и порядок внесения в него изменений.

     В государственной  организации внесение изменений  и дополнений в положения   о коллегиальных и совещательных   органах и в положения о   структурных подразделениях осуществляется  распорядительным документом руководителя  организации. 

     В негосударственной организации изменения и дополнения в положения о коллегиальных и совещательных органах принимаются на общем собрании акционеров.

     Положения о временных  органах (совещаниях, комиссиях,  советах) создаются на период  действия такого органа. Структура текста нормативно не закреплена. Утверждается органом, в компетенцию которого входит создание временного органа.

   

 

2.3 Учредительный  договор

 

     Договор  - юридическое  понятие, с которым связано  возникновение различных обязательств и отношения, регулирующие их.

     В учредительном  договоре учредители берут обязательство  создать  юридическое лицо (дается наименование юридического лица), определяется порядок совместной деятельности по его созданию, условия образования имущества и уставного капитала.

     Договором  определяется предмет и цели  деятельности юридического лица, а также условия  и порядок управления деятельностью  юридического лица и условия распределения между учредителями прибыли.

     Местонахождение  юридического лица определяется  местом его государственной регистрации,  если в соответствии с законом   в договоре не установлено иное. В заключительной части договора указывается количество экземпляров договора, юридические адреса и банковские реквизиты сторон.

     На  договоре  подписи заверяются печатями. Если  одна из сторон (или обе договаривающиеся  стороны) являются гражданами, то указываются  их фамилии, имена и отчества, паспортные данные и место жительства.

     Учредительный  договор подлежит государственной   регистрации в установленном   порядке. Учредительный договор   юридического лица заключается,  а устав  утверждается его учредителями (участниками).

 

2.4 Должностная  инструкция

 

     Инструкция - правовой акт, содержащий правила,  регулирующие организационные, научно-технические,  технологические, финансовые и  иные специальные стороны деятельности  учреждений, организаций, предприятий, их подразделений, служб, должностных лиц и граждан.

     В инструкции  излагается порядок осуществления  какой-либо деятельности или порядок  применения положений законодательных  и иных нормативных актов. 

     Инструкции  оформляются на общем бланке организации  с указанием вида документа. В  заголовке к инструкции обозначается объект или круг вопросов, на которые распространяются ее требования, например: «Инструкция о ведении бухгалтерского учета на предприятии».

     Инструкцию  подписывает руководитель структурного подразделения, разработавшего ее. Инструкция подлежит утверждению. Утверждаются инструкции руководителем организации и заверяются печатью руководителя, курирующим то направление деятельности, на которое  распространяется содержание инструкции. Текст инструкции состоит из разделов, имеющих заголовки и разбиваемых на пункты и подпункты, нумеруемые арабскими цифрами. Текст инструкции должен начинаться с раздела «Общие положения», в котором излагаются цели ее издания, область распространения и другие сведения общего характера. Текст инструкции излагается от третьего лица единственного или множественного числа. В тексте часто используются слова: «должен», «следует», «необходимо», «не допускается», «запрещается» и т.п.

     Разновидностью  инструкции является должностная инструкция.

     Должностная  инструкция - правовой акт, издаваемый  организацией в целях регламентации  организационно-правового положения  работника, его обязанностей, прав, ответственности и обеспечивающий  условия для его эффективной работы. С помощью должностной инструкции в любой организации реализуется функция управления персоналом. Должностные инструкции бывают  типовые (примерные) и конкретные (индивидуальные).

     Типовая  должностная инструкция разрабатывается на должности, имеющие одинаковые обязанности, права, ответственность, независимо от того, к какой отрасли относится организация. При большом объеме работы функциональные обязанности по определенной должности выполняют, как правило, несколько человек. Если эти обязанности одинаковы, то разрабатывается одна должностная инструкция, которая в этом случае будет типовой. Если обязанности работников с одинаковым названием должности различаются, то для каждого из них разрабатывают конкретную должностную инструкцию с уточнением обязанностей работника в заголовке к тексту. Должностные инструкции разрабатываются почти на все должности, предусмотренные штатным расписанием. Должностные инструкции не составляются на категорию служащих «руководители», так как их функции и задачи, права, обязанности и ответственность фиксируются в уставе организации или в положении о структурном подразделении в разделе «Руководство». Должностная инструкция оформляется на общем бланке организации с указанием вида документа. Обязательными реквизитами должностной инструкции являются: наименование организации, наименование структурного подразделения, дата, регистрационный номер документа, место составления, заголовок к тексту, подпись, гриф утверждения. Должностная инструкция имеет унифицированную форму.  

     Должностная  инструкция подписывается руководителем   структурного подразделения и  утверждается заместителем руководителя  организации - куратором данного  подразделения  или руководителем  структурного подразделения, если  ему предоставлено это право. Визируются должностные инструкции руководителями заинтересованных подразделений и юридической службой (юристом), а также другими должностными лицами, от действий которых может зависеть ее выполнение. Датой должностной инструкции является дата ее утверждения.

     Текст должностной  инструкции состоит из следующих  разделов:

Общие положения. В этом разделе указывают полное наименование должности с обозначением структурного подразделения в соответствии со штатным расписанием; кому непосредственно  подчиняется работник (дополнительно - кому подчиняется на период отсутствия вышестоящего лица); порядок назначения на должность и освобождения от должности; порядок замещения в случае временного отсутствия работника; особенности организации работы, если они есть (ненормированный рабочий день, гибкий график и др.), перечень нормативных, методических и других документов, которыми руководствуется работник на данной должности; квалификационные требования (уровень образования, стаж работы, требования, предъявляемые к работнику в отношении специальных знаний).

Функции. В разделе  приводится перечень основных направлений  деятельности работника в соответствии с направлениями деятельности структурного подразделения.

Должностные обязанности. В этом разделе перечисляются: виды работ, выполняемые работником на данной должности; характер выполняемых действий: «руководит», «подготавливает», «утверждает», «рассматривает», «выполняет», «обеспечивает» и т.п. Должностные обязанности целесообразно также объединять в однородные группы в соответствии с функциями работника. Для удобства представления должностных обязанностей текст данного раздела может быть разделен на две части: в первой части перечисляются те виды работ, которые сотрудник выполняет самостоятельно, а во второй - те, которые выполняются совместно с другими.

Права. В разделе устанавливаются  полномочия работника, обеспечивающие выполнение возложенных на него обязанностей:

     - право  принимать определенные решения  (перечисление вопросов, которые  он может решать самостоятельно);

     - право  давать указания по конкретным  вопросам;

     - право  самостоятельно подписывать документы  в рамках предоставленной ему  компетенции; 

     - право  обращаться с предложениями к  руководителю;

     - право  представительствовать от имени подразделения или организации в других организациях и пределы такого представительства;

     - право  участвовать в совещаниях, на  которых рассматриваются вопросы,  относящиеся к его ведению;

право на получение необходимой  для работы информации (статистической, экономической и др., в том числе и конфиденциальной);

     - право  требовать выполнения определенных  действий от других работников.

         В тексте данного раздела необходимо  закрепить также:

     - право  работника вносить предложения  по совершенствованию деятельности, связанной с выполнением его непосредственных должностных обязанностей;

     - право  входить в состав рабочих групп  по подготовке и реализации  конкретных проектов и участвовать  в разработке коллегиальных решений,  направленных на достижение главной задачи структурного подразделения или всей организации.

 

     В необходимых  случаях в текст  раздела  можно внести универсальные   права, общие для всех работников (а не только права по должности):

- право на все виды  установленной компенсации за свой трудовой вклад;

     - право  на комфортные условия труда; 

     - право  на повышение квалификации;

     - право  на максимальную реализацию своих  профессиональных потребностей.

Ответственность.  В  разделе определяются критерии оценки работы и мера персональной ответственности работника. Критериями оценки являются объективные показатели, характеризующие качество и своевременность выполнения работы. Устанавливается ответственность работника за нарушение действующего законодательства и требований организационно-правовых и распорядительных документов. В необходимых случаях фиксируется полная материальная ответственность работника по должности, которая должна быть оформлена соответствующим дополнительно заключаемым договором. Предусматриваются и конкретные формулировки об ответственности за несоблюдение технологий, закрепленных в нормативно-технических документах, за нарушение сроков выполнения работ, предусмотренных нормативами, за отказ от применения передовых приемов работы и имеющихся технических средств, за отказ выполнять письменные и устные распоряжения руководителя и др. При формулировании пунктов об ответственности не следует злоупотреблять словами с отрицанием "не", так как они придают негативный смысловой оттенок соответствующему пункту текста в целом. Количество пунктов этого раздела не должно превышать количества пунктов в предыдущем разделе "Права".