Правило оформления документов. Речевой этикет в документе

Министерство  образования и науки РФ

фгбоу впо  «удмуртский государственный университет»

институт  социальных коммуникаций

 

 

 

Кафедра издательского дела и редактирования

 

 

реферат

на тему: «Правила оформления документов. Речевой этикет в документе»

 

 

 

 

Студент ИСК, ОРМ

1 курс, гр. ОБ-040700-11

Барышникова Анастасия Андреевна                                                    

 

 

Руководитель,

старший преподаватель                                                              А.В. Шквырина

 

 

Ижевск 2012

 

СОДЕРЖАНИЕ

 

 

Введение……………………………………………………………………………...3

Глава 1. Правила оформления документов………………………………………...4

1. Стандарты, регулирующие оформление документов…………………..4
2. Основные правила составления текста документов……………………7
1. Требования к документам, изготовленным машинописным

способом………………………………………………………………..7

Глава 2. Классификация документов. Речевой этикет в документе……………...9

          2.1 Классификация документов……………………………………………...9

          2.2 Речевой этикет в документах…………………………………………...10

            2.2.1 Синтаксис в документах……………………………………………..12

            2.2.2 Лексика деловых документов………………………………………..13

Заключение………………………………………………………………………….16

Список литературы…………………………………………………………………18

 

            

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

ВВЕДЕНИЕ

 

В жизни человек часто  встречается с документами. Зачастую они играют очень важную роль. Практически  в любой сфере нашей деятельности требуются какие-либо документы. Что  же означает слово документ? В Федеральном  законе от 27 ноября 1994 г. даётся следующее определение термина «документ».

Документ-это материальный объект, имеющий юридическую (правовую) значимость с зафиксированной на нем информацией, предназначенный  для передачи во времени и пространстве в целях его хранения и использования.

Деловой  стиль- это совокупность языковых средств, функция которых  – обслуживание сферы официально-деловых  отношений, т. е. отношений, возникающих  между органами государства, между  организациями или внутри них, между  организациями и частными лицами в процессе их  производственной, хозяйственной и юридической  деятельности.

Как правило, документ составляется и оформляется на основе правил и  требований принятого стандарта: Единой государственной системы делопроизводства (ЕГСД). Форма документов разных видов  унифицирована.

Целью работы было исследование правил оформления документов и изучение речевого этикета в документах. Для  достижения цели были поставлены следующие  задачи:

1. Изучить литературу по данным темам;
2. Узнать какими стандартами регулируются правила оформления документов;
3. Узнать, как грамотно, с точки зрения речевого этикета,  составить документ.

 

Глава 1. ПРАВИЛА ОФОРМЛЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ

1. Стандарты, регулирующие оформление документов

 

 

Документы - это оформленные  по установленным правилам и зафиксированные  на разных носителях информации тексты, необходимые для реализации управляющих  воздействий.

Правила оформления текстов  деловых документов регулируются следующими стандартами:

• ГОСТ Р 6.30 - 2003. Унифицированная система организационно распорядительной документации. Требования к оформлению документов.
• ГОСТ 6.10.5-87. Унифицированная система документации. Требования к построению формуляра-образца.
• ГОСТ ИСО 8601-2001. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Представление дат и времени. Общие требования.
• ГОСТ ИСО 15489:2001. Information and Documentation. Records Management.

• ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 СИБИД. Управление документами. 

• ГОСТ 6.10.3-83. Унифицированные системы документации. Запись информации унифицированных документов в коммуникативном формате;
• ГОСТ 6.10.4-84. Унифицированные системы документации. Придание юридической силы документам на машинном носителе и машинограмме, создаваемым средствами вычислительной техники. Основные положения;

Форма, в соответствии с  которой составляется документ, определяется требованиями ГОСТов и действующими правилами оформления документов. В случае отсутствия законодательно закреплённых рекомендаций по составлению документа прибегают к сложившейся практике их оформления.[1]

Реквизит документа - это  обязательный элемент оформления официального документа, например подпись, печать, текст  и т. д.[2]

Для каждой разновидности  документов набор реквизитов определяется отдельно в соответствии с требованиями ГОСТа, Гражданского или Налогового кодексов РФ, другими юридическими актами, а также сложившейся практикой  делопроизводства. Отсутствие обязательных реквизитов документа может повлечь  за собой признание его недействительным, а значит освободить партнёра от обязательств, зафиксированных в таком документе.[1]

С 1 июля 2003 г. введен новый стандарт ГОСТ Р 6.30-2003, устанавливающий требования к оформлению документов. Он интересен всем, кому приходится работать с такими документами, как постановления, распоряжения, приказы, решения, протоколы, акты, письма и другие документы. Стандарт устанавливает состав реквизитов управленческих документов, правила их составления и расположения, а также требования к бланкам документов.[3]

Обновление стандарта  ГОСТ Р 6.30-97, по которому пять лет работали тысячи специалистов, в том числе  и секретари, всегда большое событие. Стандарт станет составной частью курса  делопроизводства и управления в  различных учебных заведениях. Вводимый стандарт устанавливает единые требования и правила оформления документов управления независимо от того:

• государственное это или негосударственное предприятие;
• каким видом деятельности занимается предприятие;
• как ведется делопроизводство (традиционным способом или на основе современной информационной технологии).

Что же нового предусмотрено  в стандарте?

Пожалуй, самое главное  содержится в его введении – требования настоящего стандарта являются рекомендуемыми, а не обязательными.

Число реквизитов документов стало больше: 30 вместо 29. В стандарте  введены два новых реквизита: ОГРН (основной государственный регистрационный номер юридического лица) и ИНН/КПП (идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет). Исключен реквизит «гриф ограничения доступа к документу», который регламентируется другими нормативными актами, обязательными для исполнения.

Отметка о контроле, ранее располагавшаяся на левом поле документа, теперь ставится на верхнем поле. Это удобнее, так как при подшивке документов в толстых папках этот реквизит был не виден. Кроме того, многие организации ставят его штампом «Контроль», простановка которого на левом поле была невозможна.

В грифе утверждения наименование утверждающего документа дается теперь в творительном падеже (утверждено приказом), что, безусловно, логичнее, чем было раньше (именительный падеж – утверждено приказ).

Косметическим изменениям подвергся  реквизит «отметка об исполнителе». Теперь ставятся только инициалы и фамилия исполнителя. Но в работе с документами, особенно при большом количестве корреспонденции, удобнее, все-таки, было бы указывать имя и отчество полностью, т.к. это значительно облегчает общение с исполнителем, которого не знаешь, в случае возникновения каких-либо вопросов по документу.

Изменилось расположение отметки о поступлении документа в организацию. В новом ГОСТе она размещается в правом нижнем углу.

Все остальные реквизиты  существенно не изменились.

Размеры полей документов теперь легко запоминаются: правое поле составляет не менее 10 мм, все остальные – не менее 20 мм.[9]

Как теперь должны располагаться  реквизиты (Рис. 1) на поле документа  можно увидеть на приведенном образце (Рис. 2).

1.2 Основные правила составления текста документа

 

 

Двадцатый  реквизит –  текст документа.

Текст – основной реквизит документа, который должен содержать  достоверную и объективную информацию, изложенную ясно, точно, нейтральным  тоном и по возможности кратко. Текст документа должен быть безупречным  в юридическом отношении и  не допускать двоякого толкования.

Документы составляются на русском или национальном языке  в соответствии с законодательством  Российской Федерации о государственных  языках.Текст документа может  быть представлен в виде таблицы, анкеты, связного текста. Тексты документов большого объема подразделяются на разделы, подразделы, пункты, которые нумеруются арабскими цифрами:

1. Раздел;
1. Подраздел;
1. Пункт;

1.1.1.1 Подпункт

 

1.2.1 Основные требования к документам, изготовленным машинописным способом

 

 

Если документ составляется на компьютере, то при печатании  текста исходя из эргономических требований следует использовать шрифты, приближенные по размеру к шрифту пишущей машинки. Рекомендуется использовать шрифты гарнитуры  Times New Roman размеров 13, 14, 15 или гарнитуры Arial размеров 12, 13, 14. Заголовки таблиц допускается печатать шрифтами меньших размеров. Текст документа печатается через 1,2 или 1,5 межстрочных интервала. Расстояние между отдельными реквизитами – 1,5 – 3 межстрочных интервала. Если один реквизит занимает несколько строк, то его текст печатается через один интервал. Если текст документа занимает более одной страницы, то начиная со второй, страницы нумеруют арабскими цифрами без точек, тире и других дополнительных значков. Номер страницы проставляется в середине верхнего поля. Формат бумаги А4 и А5; допускается – А3 и А6. Минимальные размеры полей на документе (в мм): левое –20; правое – 10; верхнее – 15; нижнее – 20.[4]

Выполнение единых правил оформления документов обеспечит: юридическую  силу документов; качественное и своевременное  составление и исполнение документов; организацию оперативного поиска документов, и, следовательно, будет способствовать успешной деятельности предприятия.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Глава 2. КЛАССИФИКАЦИЯ ДОКУМЕНТОВ. РЕЧЕВОЙ ЭТИКЕТ В ДОКУМЕНТЕ

1. Классификация документов

 

 

Документы различают по общим  и административным вопросам, т.е. вопросам общего руководства предприятием (организацией) и его производственной деятельностью. Эти документы могут составлять работники всех подразделений предприятия.[1]

Документы классифицируются по именованиям: служебные письма, приказы, протоколы, акты, докладные записки, договоры и т.д. Оформление всех этих документов унифицировано, но они могут  быть совершенно разными:

- по месту составления  – внутренние (документы, составляемые  работниками данного предприятия)  и внешние (документы, поступающие  из других предприятий, организаций  и от частных лиц);

- по содержанию – простые  (посвященные одному вопросу)  и сложные (охватывающие несколько  вопросов);

- по форме – индивидуальные, когда содержание каждого документа  имеет свои особенности (например, докладные записки); трафаретные,  когда часть документа отпечатана, а часть заполняется при составлении;  и типовые, созданные для группы  однородных предприятий. Как правило,  все типовые и трафаретные  документы печатаются типографским  способом или на множительных  аппаратах;

- по срокам исполнения  – срочные, требующие исполнения  в определенный срок, и несрочные,  для которых срок исполнения  не установлен;

- по происхождению –  служебные, затрагивающие интересы  предприятия, организации, и личные, касающиеся конкретного лица  и являющиеся именными;

по виду оформления –  подлинные, копии, выписки, дубликата;

Подлинник – это подписанный  и надлежащим образом оформленный  экземпляр документа, составленный в первый раз. Копия – повторное, абсолютно точное воспроизведение  подлинника (с пометкой «копия»), засвидетельствованное  в установленном порядке соответствующим  должностным лицом. На копиях служебных  документов, требующих особое удостоверения, в обязательном порядке ставятся подпись руководителя и печать.

Иногда для работы требуется  не копия с подлинного документа, а выписка из того или иного  его раздела. При оформлении выписки  обязательно надо указать, из какого документа она сделана. Правильность составления выписки подтверждается подписями должностных лиц и  печатью. Предприятиям и организациям предоставлено право в случае утери владельцем подлинного документа  выдавать ему соответствующий дубликат (с пометкой «дубликат»), имеющий  одинаковую юридическую силу с подлинником.

- по средствам фиксации  – письменные, графические, фотокинодокументы  и т. д.[6]

2.2 Речевой этикет в документах

 

 

Речевой этикет – это  «регулирующее правило речевого поведения, система национально-специфичных, стереотипных, устойчивых формул общения, принятых и предписанных обществом  для установления контакта собеседников, поддержание и прерывание контакта в избранной тональности».

В документах используется официально-деловой стиль. Наиболее общий отличительный признак  официально делового стиля – официальность, подчеркнутая объективность, сдержанность. Не случайно о деловых бумагах  принято говорить, что они составляются (а не пишутся). Объективность связана  с правовыми нормами документа, отражает его констатирующий или  предписывающий характер (информация – к сведению, предписание –  к исполнению).

Второй признак – точность и компактность изложения в любой  форме – письменной или устной. Основная задача  составителя документа  – предельно четко представить  информацию, приобретающую отныне правовую силу.

Третий – бесстрасность, официальность тона, противопоказанность  эмоциональности, субъективности. Не рекомендуется  использование элементов разговорной  речи. Нейтральный тон изложения  – норма делового этикета. Если в  документе необходимо выразить просьбу, благодарность или предъявить жесткое  требование, то и в этом случае следует  отдать предпочтение средствам логической, а не эмоциональной оценки факторов.

Четвертый – стереотипность, использование стандартных речевых  средств, зафиксированное расположение материала, соответствующее форме  данного речевого жанра или его  разновидности.[7]

Ограничение типов языковых единиц, используемых в деловых текстах, и общая регламентация формы документов обусловливают другую важнейшую особенность деловой речи — высокую частотность отдельных языковых форм на определенных участках текстов документов. В качестве простейшего примера можно указать на абсолютное преобладание форм именительного падежа в элементах оформления документов, в текстах, построенных по принципу анкет или таблиц.

Тексты, в основе которых  лежит «естественная» связная речь, разумеется, имеют более сложную грамматическую организацию. Однако и в этом случае воспроизводимость отдельных языковых единиц оказывается значительно более высокой, чем в других разновидностях речи. Главная причина этого явления — сознательная установка на стандартизацию языка при отображении типовых ситуаций делового общения.

Так, в документах, как  правило, не допускается использование  неологизмов (даже образованных по традиционным моделям), если они не имеют терминологического смысла и могут быть заменены общелитературными  словами. Если же они употребляются, то нуждаются в пояснениях в тексте (обычно в скобках). При использовании  терминов (а в деловом языке  они распространены очень широко) не допускается искажение их формы  или замена профессионализмами, жаргонизмами и т. п. В деловой речи ограничены возможности лексической сочетаемости слов: служебное письмо — составляется (не пишется) и направляется (не посылается), выговор — объявляется и т. д. Деловая речь становится фразеологически устойчивой, наполняется готовыми языковыми формулами, трафаретами, штампами. Примером таких штампов являются, в частности, конструкции с отыменными предлогами, мотивирующими действия: в соответствии с решением <приказом, распоряжением>, в связи с началом <возможностью, необходимостью> и т. п. Подобные выражения (независимо от того, осознает это говорящий или нет) нередко начинают выполнять функцию терминов отвечающих специфике той или иной управленческой ситуации. Ту же роль играют так называемые канцеляризмы — слова типа исходатайствовать, завизировать, заслушать, надлежащий, непринятие (мер), малоупотребительные в других стилях языка.

2.2.1 Синтаксис деловых  документов

 

 

1. В деловой письменной речи доминируют простые предложения.

Особенностью их функционирования в языке деловых бумаг является то, что

они в документах часто  передают информацию, которая по объему равна

информации, передаваемой с  помощью сложного предложения. Например, по обоюдному согласию возможны изменения условий договора, которые являются неотъемлемой частью данного договора = если будет достигнуто обоюдное согласие...

2. Предложение в деловой письменной речи часто осложняется однородными членами, причастными и деепричастными оборотами. Таким образом, оно разрастается (особенно в приказах, постановлениях, распоряжениях) до абзаца, иногда - страницы, т.е. до нескольких сотен слов. Есть жанры, в которых текст равен предложению (служебная записка, телеграмма, приказ, постановление). Таблица также представляет собой предложение особой структуры: подлежащее представляет собой постоянную информацию, располагающуюся в боковиках, а сказуемое – переменную информацию, располагающуюся в вертикальных графах, что необходимо учитывать при переводе письменной речи на устную.

3. Порядок слов предложения в официально-деловом стиле отличается строгостью и консерватизмом. Свойственный строю русского предложения

так называемый прямой порядок  слов заключается в предшествовании  подлежащего по отношению к сказуемому (товар отпускается ...); определения - по отношению к определяемому слову (кредитные отношения); управляющего слова - по отношений к управляемому дополнению и обстоятельству (фиксировать цены, выделить кредит, направить в министерство).

4. В качестве логических текстовых скреп в тексте документа выступают вводные слова: следовательно, таким образом, сверх того.[5]

2.2.2  Лексика деловых  документов

 

 

1. Высокая степень терминированности. 

Характерной чертой русского языка документов является, как уже  указывалось, высокая степень терминированности, причем к терминам примыкает огромный пласт:

1. номенклатурной лексики:

• номенклатура наименований: АООТ "Олимп",

• номенклатура должностей: менеджер по продажам,

• номенклатура товаров: ЗИЛ-130, бензин А -76 и т.п;.

2. технических терминов. Кроме юридических, экономических и юридическо-экономических терминов в языке деловых бумаг используется достаточно большое количество технических терминов:

• энергоносители, минерально-сырьевая база, вспомогательная

техника,

• аббревиатур:

• АСУ - автоматическая система  управления,

3. Сокращений. Кроме терминов сокращаются названия известных правовых актов:

• ГК - Гражданский кодекс,

• УК - Уголовный кодекс.

• Сокращаются номенклатурные знаки самого различного свойства; представляющие собой наименования организаций:

• МВФ - Международный валютный фонд;

• ЦБР - Центральный банк России;

• указывающие на форму собственности предприятия и входящие

в качестве классификатора в названия предприятий:

• ООО - общество с ограниченной ответственностью,

• ОАО - открытое акционерное  общество,

• Сокращается номенклатура должностей:

• ИО - исполняющий обязанности.

2. Высокая частотность.

Однородность стилистической окраски лексики деловой письменной речи достигается и за счет высокой  частотности так называемой процедурной  лексики (это лексика с обобщенным значением), представляющей в тексте документа конкретное действие, предмет  или признак в официально-правовой интерпретации: нарушение трудовой дисциплины (это может быть опоздание, прогул и т.д.), срыв графика поставок (задержка в пути и т.д.), нести  ответственность (подвергаться в случае нарушения штрафа, и т.д.). Процедура  представления связана не только с предпочтение, обобщенной семантики, но и с предпочтением родовых  лексем видовым:

• продукция - книги, буклеты, доски, гвозди;

• помещение - комната, квартира, зал;

• постройка - сарай, дом, ларек  и т.д.;

• с тяготением к расчлененным понятиям как действий, так и предметов:

• производить расчет - рассчитываться,

• торговый процесс - торговля,

• денежные средства - деньги.

Термины и процедурная  лексика составляют опорную, стилеобразующую  лексику языка документов, составляющую по отдельным жанрам от 50 до 70% всех словоупотреблений.

Важнейшей особенностью процедурной  лексики является то, что слова  используются в тексте в одном  возможном значении. Однозначность  контекстного употребления обусловлена  тематикой документа: Стороны обязуются  обеспечить взаимные бартерные поставки... При всей многозначности слово "стороны" прочитывается только в юридическом  аспекте - "юридические лица, заключающие  договор". Высокая степень обобщенности и абстрактности основной стилеобразующей  лексики (расторжение, обеспечение, потери, расчет, работа, разногласия, изделие, наименование и т.п.) в деловой  письменной речи сочетается с конкретностью  значения номенклатурной лексики.

Номенклатурная лексика  с ее конкретно-денотативным значением  как бы дополняет высокий уровень обобщенности терминов и процедурной лексики. Эти типы слов используются параллельно: в тексте договоров - термины и процедурная лексика, в приложениях к договорам - номенклатурная лексика.

В текстах документов не допускается употребления бранных  слов и вообще сниженной лексики, разговорных выражений и жаргонизмов, тем не менее в язык деловой  переписки попадают профессиональные и жаргонные слова: кадровик, платежка, накидка, незавершенка и т.п. Использование  подобной лексики в деловых письмах  так же неуместно, как использование  канцеляризмов в бытовой беседе, поскольку использование ее закреплено только за устной сферой общения, и отвечать требованию точности она не может.[8]

 

 

 

 

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

 

 

Таким образом, документы - это оформленные по установленным правилам и зафиксированные на разных носителях информации тексты, необходимые для реализации управляющих воздействий.

Правила оформления документов регулируются определенными стандартами:

 

• ГОСТ Р 6.30 - 2003. Унифицированная система организационно распорядительной документации. Требования к оформлению документов.
• ГОСТ 6.10.5-87. Унифицированная система документации. Требования к построению формуляра-образца.
• ГОСТ ИСО 8601-2001. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Представление дат и времени. Общие требования.
• ГОСТ ИСО 15489:2001. Information and Documentation. Records Management.

• ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 СИБИД. Управление документами. 

• ГОСТ 6.10.3-83. Унифицированные системы документации. Запись информации унифицированных документов в коммуникативном формате;
• ГОСТ 6.10.4-84. Унифицированные системы документации. Придание юридической силы документам на машинном носителе и машинограмме, создаваемым средствами вычислительной техники. Основные положения.

 

Форма, в соответствии с  которой составляется документ, определяется требованиями ГОСТов и действующими правилами оформления документов. Каждый документ содержит реквизиты. Реквизит документа - это обязательный элемент оформления официального документа, например подпись, печать, текст и т. д. Для каждой разновидности документов набор реквизитов определяется отдельно в соответствии с требованиями. Также определенными по определенным требованиям оформляются документы, изготовленные машинописным способом.

Выполнение единых правил оформления документов обеспечит: юридическую  силу документов; качественное и своевременное  составление и исполнение документов; организацию оперативного поиска документов, и, следовательно, будет способствовать успешной деятельности предприятия.

Речевой этикет – это  «регулирующее правило речевого поведения, система национально-специфичных, стереотипных, устойчивых формул общения, принятых и предписанных обществом  для установления контакта собеседников, поддержание и прерывание контакта в избранной тональности».

В документах используется официально-деловой стиль. Поэтому  текст документа должен быть официальным, объективным и сдержанным, компактным и точным. Текст должен иметь официальный  тон и содержать в себе стандартные  речевые средства. Недопустимо употребление бранных слов и вообще сниженной лексики, разговорных выражений и жаргонизмов.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

СПИСОК ЛИТЕРАТУРЫ

 

 

1.  Березина Н. М., Лысенко  Л. М., Воронцова Е. П. Современное  делопроизводство. 3-е изд. — СПб.: Питер, 2007. — 224 с.

2.  Большой энциклопедический  словарь. - М., 1991. - С. 526.

3.  ГОСТ Р 6.30-2003. Унифицированные системы документации унифицированная система организационно-распорядительной документации. -М., 2003.-19 с.

4.  Кирсанова М.В. Современное делопроизводство: Учебное пособие. - 2-е изд., испр. - М.: ИНФРА-М; Новосибирск: Сибирское соглашение, 2001. - 288с.