Ирина Эланс

Автор который поможет с любыми образовательными и учебными заданиями

Правовые основы комплектования, экспертизы ценности документов, хранения и учета документов

МИНИСТЕРСТВО ОБРАЗОВАНИЯ И НАУКИ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

Федеральное государственное бюджетное образовательное учреждение высшего профессионального образования

«Чувашский государственный университет им. И. Н. Ульянова»

Историко – географический факультет

Кафедра документоведения, информационных ресурсов и вспомогательных исторических дисциплин

Реферат на тему :

«Правовые основы комплектования, экспертизы ценности документов, хранения и учета документов»

Работу выполнила:

Студентка 5 курса гр. ИГФ – 31 – 09

Демичева Светлана Сергеевна

Проверил:

Кандидат исторических наук, доцент

Павлова А. Н.

Чебоксары 2013

Роль архивов в современном мире, возможность и целесообразность превращения архивных учреждений в научно-исследовательские центры для общества – вопросы, которые вызывают интерес и порождают дискуссии в мировом архивном обществе в последние годы.

Государственный архив - центр хранения документации республики, края, области, города федерального значения, автономной области, автономного округа - создается Правительством республики, соответствующим органом исполнительной власти края, области, города федерального значения, автономной области, автономного округа и подчиняется непосредственно органу управления архивным делом республики, края, области, города федерального значения, автономной области, автономного округа.

Архив является учреждением системы архивного органа и осуществляет комплектование, постоянное хранение, научную разработку и использование документов архивного фонда соответствующего субъекта РФ. Деятельность архива финансируется за счет средств бюджета республики, края, области, города федерального значения, автономной области, автономного округа, а также внебюджетных средств.

Архив руководствуется в своей деятельности законодательством РФ, указами Президента РФ, постановлениями и распоряжениями Правительства РФ, законодательными и иными правовыми актами республики, края, области, города федерального значения, автономной области, автономного округа, приказами, указаниями Росархива, вышестоящего архивного органа, положением о государственном архиве, центре хранения документации. Положение утверждается архивным органом. Архив осуществляет свою деятельность на основе перспективных и текущих планов.

В России целесообразность размещения архивов по соседству с торговыми и культурно-просветительскими центрами всерьез не обсуждается. Архивисты привыкли относиться к архивам как к научно-исследовательским учреждениям. Тем не менее, усиление социальной роли архивов – это реальность. Данная тенденция набирает силу в первую очередь там, где архивы находятся в относительно благоприятных условиях.

Глава 1. Правовые основы комплектования архива

§1. Понятие и содержание комплектования архива

Комплектование архива – систематическое пополнение архива документами в соответствии с его профилем и действующим законодательством. Профиль архива определяется Федеральной архивной службой РФ.

Государственные архивы комплектуются архивными документами, образующимися в деятельности органов государственной власти, государственных учреждений, организаций и предприятий или приобретенными этими архивами, а также документами, переданными им негосударственными учреждениями, организациями, предприятиями и гражданами.

Целью комплектования является наиболее полная концентрация в архиве профильных ему документов. До передачи документов в госархивы они хранятся у фондообразователей в ведомственных или частных архивах.

Работа по комплектованию архива документами складывается:

- из установления профиля архива;

- определения источников комплектования;

- определения состава документов, подлежащих хранению в архиве;

- организации комплектования.

Источник комплектования — юридическое или физическое лицо, чьи документы поступают или могут поступить на хранение в архив. Если фондообразователь создает в своей жизнедеятельности весь документальный фонд, то источник комплектования передает на хранение в архив только архивный фонд, поэтому понятие «фондообразователь» шире понятия «источник комплектования».

Критериями источников комплектования являются:

- функционально-целевое назначение учреждения;

- масштаб его деятельности;

- вид организации;

- полнота отражения в ее документах ценной информации.

Для документов личного происхождения учитываются:

- значимость творческой и общественной деятельности фондообразователя;

- степень сохранности его фонда;

- взаимосвязь его фонда с другими фондами.

Для ведомственных архивов источниками комплектования являются:

- структурные подразделения организации;

- подведомственные организации;

- физические лица.

Ведомственные архивы комплектуются документами постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения, документами личного состава.

Дела временного (до 10 лет) хранения в архив не передаются, оставаясь на хранение в структурных подразделениях организации. По истечении сроков хранения они уничтожаются в соответствии с архивным законодательством после проведения экспертизы их ценности и оформления актов на уничтожение.

В архив передаются документы физических лиц, имеющие государственное значение.

В ведомственном архиве хранятся также документы организаций-предшественников и документы ликвидированных подчиненных организаций.

В основе комплектования ведомственных архивов лежит преемственность архивных и делопроизводственных документов, проявляющаяся в преемственности делопроизводственной номенклатуры дел и архивной описи дел. Номенклатура является основой для составления архивных описей и используется для учета дел временного (до 10 лет) хранения.

§2. Источники комплектования

Источниками комплектования государственных архивов, хранящих документы постоянно, являются организации и физические лица, в деятельности которых образуются подлежащие передаче в госархивы документы Архивного фонда РФ. Росархив определяет категории государственных организаций, документы которых передаются в госархивы. Совместно с собственниками Росархив определяет, какие документы негосударственных организаций и физических лиц могут быть приняты на договорной основе на госхранение.

Комплектование госархива осуществляется в соответствии со списками юридических и физических лиц – источников комплектования, составляемыми в архиве на основе критериев источников комплектования и утверждаемыми Росархивом.

Выделяются следующие группы источников комплектования:

- учреждения и организации, документы которых полностью передаются в госархив;

- учреждения и организации, частично передающие документы в госархив, поскольку они либо входят в состав документов вышестоящих учреждений и организаций, либо не являются особо ценными;

- учреждения и организации, от которых осуществляется групповой выборочный прием документов, имеющих ценную или необычную информацию, в совокупности отражающую их деятельность;

- учреждения и организации, от которых осуществляется повидовой выборочный прием документов, имеющих особое значение как типовых для данного вида учреждений и организаций.

В реальной архивной практике создаются два списка источников комплектования.

В первый список входят учреждения и организации, в деятельности которых создаются документы, имеющие государственное значение, поступающие в госархив в полном объеме, а также учреждения и организации, в деятельности которых документы неравнозначны, а потому поступают в госархив выборочно, как типовые для них; кроме того, учреждения и организации, сдающие в госархив лишь отдельные, особо значимые виды документов, характеризующих их деятельность. Все эти учреждения и организации сдают документы в госархив. Их ведомственные архивы контролируются госархивом.

Второй список составляют учреждения и организации, не сдающие свои документы в госархив, но находящиеся под контролем госархивов как возможные источники комплектования.

Кроме списков учреждений и организаций, сдающих в госархив документы на бумажной основе, ведутся списки физических лиц — источников комплектования, а также, при приеме этих документов в архив, списки учреждений и организаций, являющихся источниками комплектовании кинофотофоно- и видеодокументов и электронных документов. Дополнительно может вестись список негосударственных источников комплектования до заключения с ними договоров о передаче ими своих документов в госархив.

При приеме документов в госархив возможно поступление их полностью или выборочно. При полном поступлении документов учреждения и организации передают в архив все свои архивные документы.

При выборочном приеме в архив поступают все ценные документы от отдельных организаций определенного вида (групповой выборочный прием), или часть ценных документов из числа неповторяющихся в фондах других организаций от конкретной организации (видовой выборочный прием).

Документы в ведомственный архив передаются из структурных подразделений через год после их завершения делопроизводством. В госархив дела из ведомственных архивов поступают по мере истечения их срока хранения в ведомственных архивах в соответствии с Положением об Архивном фонде Российской Федерации.

Передача документов из ведомственных в государственные архивы происходит по согласованному между ними графику ежегодно. Передача производится по утвержденным госархивом описям с полистным просмотром каждого дела. Вместе с делами в госархив сдаются их описи и научно-справочный аппарат к ним.

Глава 2. Правовые основы экспертизы ценности документов

§1. Понятие экспертизы ценности документов

Экспертиза ценности документов — отбор документов на государственное хранение или установление сроков их хранения на основе принятых критериев. В ходе ее определяется ценность документов, обуславливающаяся их культурным, научным, экономическим, политическим значением, устанавливаются сроки их хранения, происходит отбор утративших свое значение документов к уничтожению. Благодаря экспертизе ценности документов идет формирование Архивного фонда РФ и уничтожение малоценных документов.

Отнесение документов к составу Архивного фонда РФ осуществляется на основе принципов историзма, системности и целостности путем комплексного применения критериев происхождения, содержания и внешних особенностей документа.

Критерии происхождения:

- роль и место организации в системе государственного управления или конкретной отрасли;

- значимость выполняемых ею функций;

- время и место образования документа;

- значимость отраженных в документе событий.

Критерии содержания:

- уникальность и типичность информации документа;

- ее повторяемость в других документах;

- вид документа;

- подлинность документа.

Критерии внешних особенностей документа:

- форма фиксирования и передачи содержания, удостоверения и оформления документа;

- юридическая достоверность документа;

- физическое состояние документа.

При экспертизе ценности личных документов необходимо учитывать:

- значимость фондообразователя и его документов;

- объективность и субъективность документов;

- взаимосвязь документов фондообразователя с другими однотипными документами;

- физическую сохранность документов.

При отборе документов на постоянное хранение необходимо учитывать:

- значимость учреждения или лица, в деятельности которых образовался документ;

- значимость содержания документа;

- время и место создания документа;

- подлинность и копийность документа;

- юридическую силу документа;

- дублетность, повторяемость документа;

- поглощенность содержания документа;

- физическое состояние документа.

§2. Задачи и этапы экспертизы

Основными задачами экспертизы ценности документов являются:

- отбор наиболее ценных документов из ведомственных и личных архивов на государственное хранение и определение профильности государственных архивов;

- определение сроков хранения документов;

- обеспечение полноты состава архивного фонда;

- отбор на государственное хранение наиболее информационных документов.

Этапы экспертизы ценности документов:

- в делопроизводстве организации — при составлении номенклатур дел, в процессе формирования дел, при подготовке дел для передачи в ведомственный архив;

- в ведомственном архиве — при подготовке к передаче дел на постоянное хранение в государственный архив;

- в государственном архиве — при целостной комплексной экспертизе архивных документов с целью совершенствования архивных фондов и учетной документации.

§3. Экспертные комиссии

Экспертиза ценности документов осуществляется рядом экспертных комиссий:

- в учреждениях, организациях, предприятиях — экспертная комиссия;

- в министерствах, ведомствах, главках — Центральная экспертная комиссия;

- в госархивах — экспертно-проверочная комиссия;

- в Росархиве — Центральная экспертно-проверочная комиссия.

ЭК и ЦЭК взаимосвязаны по соподчиненности, так же как ЭПК и ЦЭПК. Кроме того, архивные экспертно-проверочные комиссии курируют экспертные комиссии учреждений, организаций, предприятий, министерств, ведомств, главков.

Первичной экспертной комиссией является ЭК учреждений, организаций, предприятий. Положение о ней утверждено Росархивом 19.01.95 г. Согласно данному положению ЭК создается для организации и проведения методической и практической работы по экспертизе ценности документов, отбору и подготовке к передаче на государственное хранение документов Архивного фонда РФ.

Комиссия является совещательным органом при руководителе учреждения, возглавляется его заместителем и состоит из ответственных за ведение делопроизводства и ведомственного архива лиц, сотрудников структурных подразделений, представителя госархива. В случае необходимости к работе комиссии могут привлекаться как эксперты представители других организаций. Комиссия утверждается приказом руководителя учреждения и курируется ЭПК госархива, с которой согласовываются решения ЭК. В основе работы ЭК находится архивное законодательство, типовые и ведомственные перечни документов. Комиссия собирается на свои заседания по мере необходимости, но не реже двух раз в год.

Задачи экспертной комиссии:

- организация и проведение экспертизы ценности документов на стадии делопроизводство при составлении номенклатуры дел и формировании дел;

- организация и проведение экспертизы ценности документов на стадии их подготовки к архивному хранению;

- организация и проведение отбора и подготовки документов на государственное хранение.

Функции экспертной комиссии:

- организует и проводит совместно с делопроизводственной и архивной службами работу по ежегодному отбору документов учреждения для дальнейшего хранения и к уничтожению;

- осуществляет методическое руководство работой по экспертизе ценности документов учреждения и по подготовке их к архивному хранению, по разработке номенклатуры дел;

- дает экспертную оценку проектам нормативно-методических документов по названным вопросам; оказывает содействие и методическую помощь специалистам учреждения по вопросам документоведения и архивоведения;

- рассматривает, принимает решения об одобрении и представляет на утверждение ЭПК госархива, а затем на утверждение руководителя своего учреждения — описи дел постоянного хранения управленческой и специальной документации, перечни проектов, проблем, тем, научно-техническая документация по которым подлежит передаче на госхранение, акты о выделении к уничтожению документов с истекшими сроками хранения;

- рассматривает, принимает решения об одобрении и представляет на согласование ЭПК госархива, а затем на утверждение руководителя своего учреждения — сводную номенклатуру дел учреждения, описи дел по личному составу, акты об утрате или неисправимом повреждении документов постоянного хранения;

- рассматривает, принимает решения об одобрении и представляет на рассмотрение ЭПК госархива — предложения об изменении сроков хранения категорий документов, установленных перечнем, и об определении сроков хранения документов, не предусмотренных перечнем;

- рассматривает, принимает решения об одобрении и представляет на утверждение руководителя учреждения — акты о выделении к уничтожению документов с истекшими сроками хранения, кроме документов со сроками хранения 10 и более лет, о отметкой ЭПК, документов до 1945 года включительно, рассматриваемых ЭПК госархива, акты об утрате или неисправимом повреждении документов по личному составу;

- совместно со службами делопроизводства и кадров проводит для сотрудников учреждения консультации по вопросам работы с документами, участвует в проведении мероприятий по повышению их деловой квалификации.

Остальные экспертные комиссии, основываясь на тех же основных задачах и функциях, расширяют свои полномочия в зависимости от их значимости, в основном за счет контрольно-руководящих функций. Росархив, как высшая архивная инстанция, организует экспертизу научной и практической ценности документов в пределах Российской Федерации и отбор их на постоянное хранение в составе Архивного фонда РФ в архивах страны.

В результате деятельности экспертных комиссий составляются следующие документы:

- протоколы их заседаний;

- описи дел постоянного хранения;

- описи дел временного хранения;

- акты о выделении к уничтожению дел, не подлежащих хранению.

В основе деятельности экспертных комиссий находятся типовые и ведомственные перечни документов — систематизированные списки видов и категорий документов, содержащие нормативные указания о сроках их хранении. Выделяются типовые и ведомственные перечни с указанием сроков хранения и типовые с указанием подлежащих передаче на государственное хранение документов постоянного хранения. В настоящее время наиболее распространены:

- Перечень типовых документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения;

- Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения;

- Управленческие документы постоянного срока хранения, образующиеся в деятельности негосударственных коммерческих организаций.

Глава 3. Правовые основы хранения документов

§1. Понятие режима хранения документов

Обеспечение сохранности документов в архивах предполагает систему мероприятий, включающую рациональное размещение документов, контроль за их движением, физико-химическим состоянием, копирование документов с целью создания страхового фонда и фонда пользования, восстановление первоначальных или близких к первоначальным свойств и внешних признаков документов, подвергшихся повреждению или разрушению, создание условий, исключающих их утрату.

Режим хранения документов предполагает соблюдение:

- температурно-влажностного режима;

- светового режима;

- санитарно-гигиенического режима;

- охранного режима.

Оптимальные условия хранения документов обеспечиваются:

- строительством, реконструкцией, ремонтом помещений архива;

- оборудованием архивохранилищ средствами пожаротушения, охраны, сигнализации;

- применением технических средств для создания нормативных условий температурно-влажностного, светового, санитарно-гигиенического, охранного режимов;

- применением специальных средств хранения и перемещения документов.

§2. Требования к зданиям и помещениям архива

Требования к зданиям и помещениям архива:

- архив располагается в специально построенном здании или отдельных помещениях здания, принятых под него специальной экспертной комиссией, в которую должны входить представители архива, пожарных, охранных, санитарных служб, по акту приемки помещений или здания;

- не допускается прием в эксплуатацию зданий или помещений, в которых возможно нарушение режима хранения документов;

- архив должен быть оборудован средствами охранной сигнализации и защищен решетками на окнах нижних этажей;

- архив должен состоять из ряда помещений, обязательными среди которых являются отдельные архивохранилища для разных видов документов, помещений для приема, временного размещения, акклиматизации документов и вспомогательных работ с ними, читальный зал, рабочая комната сотрудников, в госархивах к ним прибавляется еще ряд функциональных помещений;

- хранилища документов должны размещаться в изолированных помещениях с железными или оббитыми железом дверями и распашными решетками на окнах;

- в хранилищах не допускается прокладка труб водоснабжения и канализации, газопроводов, открытых систем электропроводки;

- отделка и оборудование хранилищ не должны собирать пыль, должны быть хорошо проветриваемыми;

- в оптимальном варианте окна хранилищ должны выходить на северную сторону с целью защиты их от открытых солнечных лучей;

- хранилища должны быть безопасными в пожарном отношении, иметь внутреннюю сигнализацию и запасный выход;

- в нерабочее время двери хранилищ и решетки на их окнах пломбируются или опечатываются, печать, пломбир, ключи должны храниться у ответственного лица;

- в хранилищах запрещается курить, использовать электронагревательные приборы, легковоспламеняющиеся и взрывоопасные вещества, хранить пищевые продукты:

- посторонние лица в архивохранилища не допускаются.

§3. Световой режим

Световой режим:

- постоянное хранение документов должно осуществляться в темноте;

- освещение хранилищ может быть естественным или искусственным светом, при этом свет должен быть рассеянным;

- при естественном освещении на окнах должны быть светорассеиватели, при искусственном освещении в хранилищах применяют лампы накаливания в закрытых плафонах с гладкой наружной поверхностью или люминисцентные лампы с урезанным ультрафиолетовым участком спектра;

- уровень освещенности не должен превышать на вертикальной поверхности стеллажа на высоте метра от пола 20—50 лк, на рабочем столе — 100 лк.

Правовые основы комплектования, экспертизы ценности документов, хранения и учета документов 📙 Реферат → 🆔 212792