Проектирование информационной системы деятельности специалиста по маркетингу торговой организации (на примере ООО «Верона»)

Проектирование  информационной системы  деятельности специалиста  по маркетингу торговой организации (на примере  ООО «ВЕРОНа») 
Содержание 

      ВВЕДЕНИЕ 

     В современных условиях хозяйствования, когда происходит трансформация экономических отношений в Российской Федерации, наряду с положительными результатами в этом процессе наблюдается немало негативных моментов и проблем.

     Их  проявление в сфере обращения  нередко связано с формированием  и использованием товарных ресурсов, что в свою очередь ведёт к отрицательным последствиям в деятельности торговой организации.

     Рост  товарных ресурсов и повышение эффективности их использования – важный фактор успешного экономического развития хозяйствующих субъектов. В этой связи управление ресурсами товаров необходимо рассматривать как комплексную проблему, включающую такие глобальные вопросы развития отрасли, как их формирование и продвижение к потребителю, совершенствование организационной структуры управления экономикой в отрасли.

     Для принятия оптимальных управленческих решений нужна достоверная и  своевременная информация обо всех сторонах хозяйственно-финансовой деятельности организации.

     Ценность  управленческих решений в этом случае находится в прямой зависимости  от достаточности и уместности получаемой руководителем и специалистами организации учётно-аналитической информации. Одним из наиболее ответственных и сложных участков информационного обеспечения в управлении торговым предприятием является учёт товарных операций, в связи, с чем его совершенствование приобретает особую актуальность и значимость.

     Актуальность  темы исследования обусловлена также  тем, что эффективность тактического и стратегического управления организациями торговли во многом зависит от достоверности, своевременности и полноты учётной и отчётной информации о состоянии, движении и использовании товарных ресурсов.

     Предмет исследования: проектирование процесса учета товаров в ООО «Верона».

     Объект  реализации проекта – торговое предприятие  ООО «Верона».

     Целью данной курсовой работы является уменьшение времени обработки информации хранения и реализации продукции ООО  «Верона» за счет проектирования информационных процессов учета товаров, которые могут сыграть важнейшую роль в увеличении объёма продаж.

     Для достижения указанной цели исследования были поставлены следующие основные задачи:

     - исследовать процесс движения  товарных ресурсов на торговом предприятии;

     - выявить прогнозные резервы оптимизации  товарных ресурсов;

     - разработать рекомендации по  проектированию компьютеризации учёта и анализа товарных ресурсов.

     Теоретической основой для написания данной работы послужили труды отечественных и зарубежных ученых и практиков, законодательные нормативные документы разных отраслей права, которые связаны с различными аспектами изучаемых вопросов.

     При разработке и решении поставленных задач применялись общенаучные  методы и приемы, такие как группировка и сравнение; анализ и синтез; системный и комплексный подходы; экономико-математический инструментарий.

1 Аналитическая часть

1.1 Описание объекта проектирования

      Объектом исследования в курсовой работе  является Общество с ограниченной ответственностью «Верона».

     Магазин № 1 ООО «Верона»

     Магазин подчиняется вышестоящей торговой организации ООО «Верона», расположенной по адресу: г. Москва, Ленина, 69.

     Специализация магазина № 1 ООО «Верона» предусматривает следующий ассортимент товаров, реализацию которых предприятие организует в розницу:

     1) «Белье»;

     2) «Купальники»;

     3) «Домашняя одежда»;

     4) «Аксессуары».

     Магазин № 1 ООО «Верона» оказывает следующие дополнительные услуги – заказ и доставка белья, в том числе и по телефону.

     Рассмотрим  организационную структуру ООО «Верона», представленную Приложении А.

     Директор управляет предприятием и имеет полный доступ к информации, распределяя права пользователей, в информационной системы «Учет товара». Он принимает решение по разным вопросам: организационным, кадровым, технологическим и просто житейским.

     Заместитель директора выполняет функции администратора информационной системы «Учет товара» и следит за работой отделов:

• Отдел кадров;
• Менеджер по рекламе;
• Бухгалтерия;
• Заведующая магазином № 1 ООО «Верона»;
• Заведующая магазином № 2 ООО «Верона»;
• Заведующая магазином № 3 ООО «Верона»;
• Заведующая магазином № 4 ООО «Верона»;
• Заведующая магазином № 5 ООО «Верона»;
• Заведующая магазином № 6 ООО «Верона»;

     Как уже выше сказано, в курсовом проекте рассматривается управленческая структура магазина № 1 ООО «Верона». Магазином № 1 ООО «Верона» руководит заведующая магазином, являясь также и менеджером по оптовой купли - продаже. Она руководит  и следит за работой всех работников данного магазина: техническим персоналом, продавцами. Продавцы, в свою очередь, подразделяются на:

• Старший продавец;
• Продавец – кассир 1категории;
• Продавец – кассир 2 категории;
• Продавец – кассир 3 категории.

     Сформулируем  основные критерии проектирования информационной системы  «Учет товаров»:

• создание максимально возможного удобства в работе. Для этого информационная система должна иметь удобный и современный интерфейс пользователя;
• работа модуля должна выполняться с максимально возможной скоростью. Нежелательны ситуации, в которых пользователю длительное время придется ожидать результата на свое действие;
• максимальная простота в использовании;
• минимальные затраты на разработку информационной системы;
• простое обновление и развитие;
• легкое тиражирование;
• автоматизация всей деятельности учета товара в торговом предприятии;
• максимальное снижение ручной работы для учета товара;
• наличие аппаратных средств определенной конфигурации;
• наличие сертифицированных программных систем;
• возможности инструментальных средств;
• обеспечение взаимодействия с различными серверами баз данных;
• работа в локальной сети.

     Основа  информационной системы, объект ее обработки  – база данных. База данных – это совокупность сведений о конкретных объектах реального мира в какой-либо предметной области.  

1.2 Графико-вербальная модель информационных процессов в объекте  проектирования

     Учет  материальных запасов включает два  аспекта: учет их приобретения (заготовления), учет их использования и предоставление руководству данных о складской деятельности торговой организации, что и является основными бизнес-процессами работы склада товаров. При поступлении материалов на склад, старший продавец проверяет комплектность поставки, ее соответствие документам поставщика, и при отсутствии отклонений составляет приходный ордер. Для сокращения количества первичных документов разрешается оформление поступивших материалов без использования приходных ордеров. При полном соответствии количества и качества поступившего товара сопроводительным документам разрешается непосредственно на документах поставщика проставлять и заполнять специальный штамп, содержащий основные реквизиты приходного ордера. Приходные документы передаются в бухгалтерию.

     На  основании приходных документов в бухгалтерии факт поступления  материалов отражается проводками.

     Для реализации поставленной задачи обратимся к форме "Приход".

     После обращения к документу на экране развернется окно с формой диалога документа.

     Данный  документ используется для оприходования  любого вида товара.

     В заголовочную часть документ вводятся обязательные реквизиты - "Дата" и "Номер накладной", причем их значения устанавливаются автоматически.

     Рассмотрим  некоторые особенности порядка  заполнения формы "Прихода".

     В табличную часть документа вводится информация о фактически поступивших товаров. Сначала в графе "Наименование товара" из соответствующего справочника выбирается некоторый товар, затем вводятся необходимые количественно-суммовые реквизиты. Причем возможны несколько вариантов их ввода.

     Если  указанные материалы уже поступали  в организацию ранее, то для заполнения табличной части документа можно воспользоваться кнопкой Дублировать запись, расположенной в нижней части формы ввода. При этом только необходимо выбрать наименование товара и указать фактически полученное количество.

     При вводе первой строки табличной части документа пользователь может поступить следующим образом.

     1. В графе "Наименование товара" выбрать требуемый материал.

     2. В графу "Количество" вести  количество фактически поступившего  материала.

     3. В графе "Сумма" рассчитается стоимость данного материала.

     Номенклатура товаров обширна и разнообразна. Для организации ООО «Верона» глубина номенклатуры товаров составляет два уровня – это указания типа (группа) товара и товара непосредственно, относящихся к группе. 

     Рационализация информационного обеспечения учета товара на складе торговой организации ООО «Верона» на базе определения минимального объема информации, достаточного для осуществления эффективных управленческих процессов.

     Рабочей документацией этого подраздела является:

1. логико-информационная схема объекта;
2. таблица повторяемости показателей в документах;

     Логико-информационная схема (ЛИС) объекта позволяет представить  перечень всей информации, циркулирующей  в рассматриваемой организации (входной, выходной, нормативно-справочной) с ее группировкой по основным видам работ, выполняемых в проектируемом объекте.  

Таблица 1 - Логико-информационная схема финансового  отдела

     От  формы документа часто зависит  объем трудозатрат не только тех  работников, которые эти документы  формируют, но и тех, кто их читает, анализирует, использует в справочных целях. В связи с этим, проектирование состава информационных массивов является важнейшей задачей реализации информационной системы объекта. Основной задачей исследователя является определение того минимального объема информации, который достаточен для процесса управления. Эта задача может быть реализована с помощью таблицы повторяемости показателей в документах.

     Данная  таблица должна выявить:

• дублирование отдельных реквизитов;
• соответствие содержащейся в документе информации задачам исследуемого объекта;
• соответствие каждого документа своему целевому назначению;
• характер использования документа в месте его назначения

     Таблица 2 - Таблица повторяемости показателей в документах

     Из  таблицы повторяемости отдельных  реквизитов видно, что в большинстве данные повторяются. Но формы оформления документов являются стандартными, поэтому изменение их содержания нецелесообразно. 

     Целью данного подраздела является рационализация маршрутов движения и обмена информацией  в исследуемом объекте.

     Рабочей документацией этого раздела  является:

• маршрутная схема движения документа;
• схема информационных потоков.

     В каждом прямоугольнике, обозначающим документ, с помощью условных знаков отмечаются операции, выполняемые с  документом в данном структурном подразделении данным исполнителем. 

     Таблица 3 - Маршрутная схема движения документа 

     Условные  обозначения:

     П – получение документа

     И – изучение документа

     С – визирование документа

     Р – наложение резолюции

     Движение  документа происходит по рациональной схеме, поэтому дальнейшее совершенствование  проводить нецелесообразно.

     Движение  информации в объекте проектирования рассмотрим на основе схемы информационных потоков. Схема информационных потоков важна как для разработчика базы данных, так и для конечного пользователя. Она позволяет наглядно рассмотреть входные данные разрабатываемого проекта. Это, в свою очередь, позволяет разработчику лучше понять смысл работы и, соответственно, создать более качественный продукт. Благодаря структурной схеме, конечный пользователь быстрее и лучше поймёт логику созданной информационной системы, что, конечно же, отразится на качестве производимой пользователем работы.

     Перед разработкой информационной системы необходимо ясно представлять, конечный результат работы. Процесс разработки обычно начинается с анализа требований, цель которого – выяснить требования к системе в целом.  Определив цель проекта, можно обозначить задачи, которые нужно решить в ходе проекта. Соответственно уже будет в целом понятно как решить поставленные задачи. Затем определяется,  какие данные и как будут использоваться в системе. За этим следует  проектирование архитектуры системы. Детальное проектирование и реализация каждого компонента выполняются лишь, когда система в целом отвечает предъявляемым к ней требованиям.

     На  этапе разработки необходимо создать  схему информационных потоков  объекта проектирования, которая строится на основе входных данных, если концептуальная модель  пока не готова. Эта схема необходима, прежде всего, для того, чтобы разработчик на начальных этапах разработки мог ясно представлять модель базы данных, а также способы реализации проекта в целом и отдельных его частей. На последующих этапах – вносить изменения в уже существующие компоненты, создавать новые компоненты и удалять старые, если они стали не нужны или заменились другими, и, наконец, схема нужна для того, чтобы, разработать максимально эффективную информационную систему. 

     У данной схемы есть масса преимуществ, так как целостное представление о системе определяется в самом начале проекта, что уменьшает до минимума вероятность сделать работу впустую. Крупные проекты разбивают на малые части, а отдельными частями легче управлять.  

     Структурная схема базы данных является, по сути, переводом модели данных на язык физической реализации и представлена на рисунке 2.5.

Общие сведения о товарах     Сводная ведомость

                                                      Приходная ведомость 

         учета товара

Приходная накладная      Расходная ведомость

         учета товара

     Рисунок 1 – Схема информационных потоков объекта проектирования

     Структурная схема на первом этапе предполагает определение входных и выходных данных, а также общей схемы  обработки этих данных. Под входной информацией понимается вся информация, необходимая для решения задачи и расположенная на различных носителях: первичных документах, машинных носителях, в памяти персонального компьютера.

     Исходными данными являются сведения о товарах, а также сведения об оприходовании товара на складе на основании приходной накладной. Все данные заносятся в информационную систему с помощью специально разработанных форм.

     Выходными данными в процессе работы базы данных являются – формирование приходной и расходной ведомостей учета товара, а также расходной накладной. Выходные данные являются итогом работы базы данных. Они являются важными документами, необходимыми для дальнейшей работы ООО «Верона».

      При проектировании информационной системы деятельности специалиста по маркетингу торговой организации ООО «ВЕРОНА» используется структурно-функциональный метод моделирования информационного процесса в объекте с помощью современного CASE-средства – BP-win, автоматизирующий задачи, связанные с построением моделей развития, обеспечивая семантическую строгость, необходимую для гарантирования правильности и непротиворечивости результатов. Это достигается применением в BPwin следующих методологий: IDEF0, DFD и IDEF3.

2 проектная часть

2.1 Построение информационной модели объекта проектирования

      Применение  в BPwin методологий - IDEF0, DFD и IDEF3 в ходе построения моделей бизнес-процессов в виде иерархии диаграмм, обеспечивает наглядность и полноту их отображения, позволяет анализировать деятельность предприятия в трех информационных разрезах:

1. IDEF0 – первый информационный разрез — функциональность системы.

     Основной  из трех методологий, поддерживаемых BPwin, является IDEF0. IDEF0, относится к семейству IDEF, которое появилось в конце  шестидесятых годов под названием SADT (Structured Analysis and Design Technique). IDEF0 может быть использована для моделирования широкого класса систем. Для новых систем применение IDEF0 имеет своей целью определение требований и указание функций для последующей разработки системы, отвечающей поставленным требованиям и реализующей выделенные функции. Применительно к уже существующим системам IDEF0 может быть использована для анализа функций, выполняемых системой и отображения механизмов, посредством которых эти функции выполняются. Результатом применения IDEF0 к некоторой системе является модель этой системы, состоящая из иерархически упорядоченного набора диаграмм, текста документации и словарей, связанных друг с другом с помощью перекрестных ссылок. Двумя наиболее важными компонентами, из которых строятся диаграммы IDEF0, являются бизнес-функции или работы (представленные на диаграммах в виде прямоугольников) и данные и объекты (изображаемые в виде стрелок), связывающие между собой работы. При этом стрелки, в зависимости от того в какую грань прямоугольника работы они входят или из какой грани выходят, делятся на пять видов:

• Стрелки входа (входят в левую грань работы) — изображают данные или объекты, изменяемые в ходе выполнения работы.
• Стрелки управления (входят в верхнюю грань работы) — изображают правила и ограничения, согласно которым выполняется работа.
• Стрелки выхода (выходят из правой грани работы) — изображают данные или объекты, появляющиеся в результате выполнения работы.
• Стрелки механизма (входят в нижнюю грань работы) — изображают ресурсы, необходимые для выполнения работы, но не изменяющиеся в процессе работы (например, оборудование, людские ресурсы).
• Стрелки вызова (выходят из нижней грани работы) — изображают связи между разными диаграммами или моделями, указывая на некоторую диаграмму, где данная работа рассмотрена более подробно.

     Все работы и стрелки должны быть именованы. Первая диаграмма в иерархии диаграмм IDEF0 всегда изображает функционирование системы в целом. Такие диаграммы называются контекстными. В контекст входит описание цели моделирования, области (описания того, что будет рассматриваться как компонент системы, а что как внешнее воздействие) и точки зрения (позиции, с которой будет строиться модель). Обычно в качестве точки зрения выбирается точка зрения лица или объекта, ответственного за работу моделируемой системы в целом. В данной работе имя модели «Учет товара», имя проекта «Процессная модель организации», имя автора и тип модели – Time Frame: AS – IS (Как есть).

     Цель  работы (Purpose) – Моделировать текущие бизнес-процессы фирмы по продаже белья и точку зрения (Viewpoint) – Менеджер по по продаже белья.

     Внесем  определение модели: «Это модель, описывающая  учет товара на складе» и цель: «Общее управление деятельностью компании: исследование рынка, оформление прихода товара от поставщиков по отделам, оприходование товара,  продажа товара».

     Первая  диаграмма в иерархии диаграмм IDEF0 всегда изображает функционирование системы в целом. Такие диаграммы называются контекстными (рисунок 2). 

      Рисунок 2 – Контекстная диаграмма «Учет  товара»

      В соответствии с методом IDEF0 определим входные данные, выходные данные, управление и механизм, которые изображаются на диаграмме стрелками: