Процесс оформления и ведения личных дел
Введение
(Вот так оформляй заголовки, а не полностью заглавными буквами)
Тема моей дипломной работы «Процесс оформления и ведения личных дел».
Личное дело включает документы, отражающие сведения о работнике и его трудовой деятельности.
Как правило, личное дело формируется в течение длительного периода времени и входит в состав документов по личному составу.
Личные дела дают возможность кадровой службе организации своевременно учитывать все документы о работнике, которые можно использовать для определения направления карьеры и профессионального роста работника, своевременного предоставления льгот и гарантий.
Хранение и учет личных дел организуются с целью быстрого и безошибочного поиска личных дел, обеспечения их сохранности, а также обеспечения конфиденциальности сведений, содержащихся в документах личных дел, от несанкционированного доступа.
Дело не только должно быть правильно сформировано, но и оформлено. Оформление обложки личного дела производится в соответствии с ГОСТ 17914-72.
1. Понятие и состав документов личного дела
Личное дело – совокупность документов, содержащих наиболее полные сведения о работнике и его трудовой деятельности.
Оно оформляется в отделе кадров. Личные дела ведутся:
- на работников из числа руковод
- на работников предприятия, для
которых в соответствии с
- на работников, замещающих государственные должности государственной службы.
Ведение личного дела включает в себя:
- приобщение документов, подлежащих хранению в составе личного дела, к личному делу;
- обеспечение сохранности
- обеспечение
- предоставление сведений о
доходах и имуществе, принадлежащем
работникам предприятия на
- ознакомление работников с документами их личного дела не реже одного раза в год, а также – по просьбе указанных лиц – во всех иных случаях, предусмотренных законодательством РФ.
Работники предприятия обязаны в месячный срок представить в кадровую службу в письменной форме сведения об изменении в персональных данных, включенных в состав личного дела.
Трудовое законодательство не регламентирует состав личного дела. Каких-либо требований, предъявляемых к заполнению личного дела, законодательство не предусматривает.
Личные дела дают возможность кадровой службе организации своевременно учитывать все документы о работнике, которые можно использовать для определения направления карьеры и профессионального роста работника, своевременного предоставления льгот и гарантий. Личное дело оформляется после издания приказа о приеме на работу. Как правило, личные дела ведутся на руководящих работников, специалистов, материально ответственных лиц. При этом не имеет значения, работает работник в данной организации по основному месту работы или является совместителем, принят ли на работу на неопределенный срок или по срочному трудовому договору. На работников, в отношении которых при приеме на работу не предъявляются требования к образованию, квалификации, наличию специальных знаний или специальной подготовки (вахтеры, дворники, уборщицы и т.п.), личные дела, как правило, не оформляются. Состав личного дела определяется локальным нормативным актами организации.
Первоначально в личное дело группируются документы, оформляющие процесс приема на работу. А впоследствии - документы, характеризующие трудовую деятельность работника. В завершение личного дела подшивается копия заявление работника об увольнении по собственному желанию либо другие документы, которые служат основанием для увольнения и копия приказа об увольнении.
Как правило, личное дело работника содержит следующие документы:
- заявление о приеме на работу;
- трудовой договор;
- личный листок по учету кадров; Приложение образец листка
- автобиография;
- копии документов об образовании;
- копии документов об утверждении в должности;
- рекомендательные письма или характеристики;
- паспортные данные, копии свидетельства о браке и рождении детей:
- копии приказов (или выписки из приказов) о приеме на работу, переводе, увольнении;
- аттестационные листы;
- копии приказов о поощрениях и налагаемых на работника взысканиях;
- внутреннюю опись документов, имеющихся в личном деле.
Составление автобиографии, резюме и заявления, так же как и порядок внесения их в личное дело сотрудника, не является обязательным и зависит от принятой процедуры приема на работу в конкретной организации.
При формировании личного дела следует учитывать, что в соответствии с ТК РФ, заявление о приеме на работу не является основанием для приема работника на работу (основанием является трудовой договор), то есть не обязательно, а сведения автобиографии дублируются в личной карточке, так же как и резюме.
Внутренняя опись составляется для учета документов определенных категорий постоянного и временного (свыше 10 лет) сроков хранения, учет которых вызывается спецификой данной документации (особо ценные, личные дела и т. д.).
Специфика составления внутренней описи документов личного дела состоит в том, что она включается в дело сразу же при его заведении и заполняется по ходу его ведения. Именно поэтому во внутренней описи предусмотрено отражение включения в личное дело новых документов, а также изъятия документов из личного дела, замены подлинников копиями (фиксируется в графе «Примечание»).
Если дело уже переплетено и подшито, то заверенная составителем внутренняя опись документов дела подклеивается за верхний край к внутренней стороне лицевой обложки дела.
Следует обратить внимание также на то, что при подготовке дела к сдаче в архив листы внутренней описи нумеруются отдельно от листов личного дела.
Копии документов об образовании должны быть заверены сотрудником службы кадров. Отметка о заверении копии проставляется специальным штампом или делается от руки.
Копия приказа о приеме на работу также должна иметь отметку о заверении копии, оформленную по образцу, указанному выше. В противном случае это будет ксерокопия или копия, не имеющая юридической силы.
Существуют документы, которые не следует включать в личное дело работника, к таким документам относятся:
- учетная карточка
формы N Т-2 и N Т-2ГС; Приложение
!!!! форма карточки
Все указанные документы формируются в отдельные дела.
Таким образом, личное дело составляют документы, которые в дальнейшем могут быть востребованы в случае утери сотрудником трудовой книжки.
2. Правила оформления личных дел
Дело не только должно быть правильно сформировано, но и оформлено. Оформление обложки личного дела производится в соответствии с ГОСТ 17914-72. Обложки личных дел имеют порядковую нумерацию, соответствующую общему количеству дел. Обложки используются для хранения помещенного в нее личного дела только работающего сотрудника.
При увольнении сотрудника его личное дело извлекается из папки, оформляется в соответствии с требованиями архивной службы и сдается в архив организации. При этом начальной датой личного дела является дата заявления о приеме на работу, конечной - дата увольнения. Освободившаяся обложка должна быть использована при формировании нового личного дела под тем же номером.
На обложке дела указываются: ПРИЛОЖЕНИЕ – ОБРАЗЕЦ
- наименование организации;
- наименование структурного
Наименование организации указывается на верхнем поле каждого заводимого дела. Заголовок дела должен соответствовать содержанию сформированных в деле документов.
Наименование структурного подразделения указывается с новой строки под наименованием организации. Если в организации нет структурного деления, то данная запись будет отсутствовать.
Индекс дела указывается под названием структурного подразделения в середине обложки и должен совпадать с индексом дела по номенклатуре.
Начальной датой личного дела является дата трудового договора, конечной - дата увольнения. При этом число и год обозначаются арабскими цифрами, название месяца пишется словами.
Количество листов в деле записывается на обложке под графой "Дата". Количество листов в деле проставляется на обложке дела в соответствии с заверительной надписью, оформленной на листе-заверителе дела, который заполняется при передаче дела в архив.
В текущем делопроизводстве листы личного дела, как и других дел, не нумеруются. Исключение составляют только личные дела государственных служащих, порядок формирования которых установлен Указом Президента РФ от 30.05.2005 N 609 "Об утверждении Положения о персональных данных государственного гражданского служащего Российской Федерации и ведении его личного дела" (ред. от 23.10.2008): предусмотрена нумерация листов личного дела при включении документов в дело, то есть в текущем делопроизводстве.
Срок хранения дела указывается в правом нижнем углу обложки дела в соответствии с Перечнем типовых управленческих документов.
Архивный шифр дела оформляется, как правило, в архиве организации. В нем указываются номер фонда, номер описи и номер дела. Архивный шифр на обложках дел постоянного хранения проставляется в ведомственном архиве чернилами только после включения этих дел в годовые разделы сводных описей, утвержденных ЭПК соответствующего федерального архива (до этого он проставляется карандашом). То есть при оформлении дел в структурном подразделении не нужно указывать архивный шифр. Архивный шифр проставляется в правом верхнем углу и дублируется в левом нижнем углу, чтобы при поиске дела в коробках не нужно было переворачивать дело. При подготовке дела к передаче в архив в личное дело подшивается лист-заверитель (заверительный лист) дела (формат А4).
3. Регистрация и хранение личных дел
Личные дела включаются в номенклатуру дел службы персонала под общим заголовком «Личные дела» с указанием сроков хранения. В соответствии с Перечнем типовых управленческих документов личные дела руководителя организации, членов руководящих исполнительных, контрольных органов организации, работников, имеющих государственные и иные звания, премии, награды, хранятся постоянно, а остальных работников – 75 лет. Поскольку личные дела имеют постоянный или длительный (свыше 10 лет) сроки хранения, рекомендуется помещать в них в процессе ведения документы указанных сроков хранения.
Личные дела работников хранятся
в кадровой службе отдельно от других дел и при этом систематизируются
одним из следующих способов:
При большом количестве личных дел они регистрируются в соответствии с порядковыми номерами и указаниями на обложке дела в специальном журнале учета личных дел. Каждое личное дело в зависимости от объема может оформляться как отдельная единица хранения или включаться в наряд (алфавитную группу хранения) личных дел. В наряде каждому личному делу предшествует чистый лист с фамилией, именем, отчеством, работника, на которого заведено дело.
Личные дела в наряде группируются строго в алфавитном порядке. В начале наряда помещается внутренняя опись всех находящихся в нем личных дел с указанием номера листа, при этом содержание внутренней описи наряда должно отражаться в общей описи личных дел.
Условия хранения должны обеспечивать надежную сохранность личных дел и помещенных в них документов (сведений) от разглашения, поскольку в соответствии с законодательством РФ персональные данные работника предприятия отнесены к категории сведений ограниченного доступа. С этой целью хранение личных дел сотрудников предприятия организуется в несгораемых шкафах (металлических сейфах или ящиках столов), запирающихся на ключ и имеющих приспособления для опечатывания. Доступ к личным делам должны иметь только сотрудник кадровой службы , ответственный за работу с ними, и его непосредственный начальник. Лица, уполномоченные на ведение и хранение личных дел , могут привлекаться в соответствии с законодательством РФ к дисциплинарной и иной ответственности за разглашение конфиденциальных сведений , содержащихся в указанных личных делах, и за иные нарушения порядка ведения личных дел, установленных законодательством РФ.
На предприятии хранятся только личные дела работников, только заключивших с предприятием трудовые договоры, действие которых не истекло. При увольнении личное дело работника может быть переслано к новому месту работы по запросу соответствующего предприятия либо по истечении срока хранения уничтожено установленным порядком.
До этого момента личные дела состоят на хранении. При этом рекомендуется:
- объединить индивидуальные
- располагать материалы индивидуальных дел в пределах дела в алфавитном порядке, отделяя материалы, относящиеся к разным индивидуальным делам, чистым листом бумаги с указанием на нем фамилии, имени и отчества соответствующего уволенного сотрудника;
- снабжать каждое дело внутренне
Для хранения документов, приобщенных к делу, а так же тех документов, которые в силу своей важности или иных обстоятельств, следует хранить, не подшивая в дело, внутренняя сторона лицевой и тыльной обложки снабжается специальными карманчиками. Такие документы не нумеруются, но учитываются во внутренней описи на общих основаниях.
Все записи, производимые в документах в процессе ведения личного дела, производятся от руки шариковой ручкой черного, синего или фиолетового цвета, разборчиво и без исправлений. В необходимых случаях последние заверяются подписью уполномоченного должностного лица кадровой службы и печатью предприятия. В ряде случаев для ускорения процесса оформления записей в документах личного дела допускается использование факсимиле (клише) установленных образцов. Документы, накапливающиеся в процессе ведения, распределяются в личном деле по разделам, а внутри последних – располагаются в хронологической последовательности. Отдельные, наиболее важные документы в необходимых случаях могут помещаться в начале личного дела, вне общего хронологического и тематического порядка.
4. Порядок выдачи личных дел сотрудникам
Выдача личных дел работникам организации во временное пользование для ознакомления с внесенными в него сведениями может производиться с разрешения руководителя кадровой службы. Ознакомление работника под расписку с личным делом, как правило, производится в присутствии уполномоченного должностного лица (лица, ответственного за обращение с личными делами).
Ознакомление сотрудников с личными делами производится не реже одного раза в год, а также по просьбе указанных лиц во всех иных случаях, предусмотренных законодательством РФ. В процессе ознакомления с личным делом сотрудникам организации запрещается:
- производить какие-либо исправления в ранее сделанных записях личного дела;
- вносить в личное дело новые записи;
- извлекать из личного дела имеющиеся там документы или помещать в него новые;
- задерживать личное дело сверх предоставленного для ознакомления времени.
При выявлении неточностей в записях, обнаружении устаревших документов в составе личного дела сотрудник вправе заявить об этом в кадровую службу организации. К заявлению целесообразно приложить документы, на основании которых можно внести соответствующие изменения в ранее произведенные записи, либо копии документов (для замены устаревших).
Выдача во временное пользование для включения в личные дела новых документов, внесения записей и т.п. производится только на время, которое фактически необходимо для выполнения соответствующих действий, согласно списку лиц, имеющих право на получение личных дел, утвержденным руководителем организации. Факт выдачи личного дела фиксируется в контрольном журнале (карточке).
Работа (ознакомление) с личными делами производится в специально отведенном для этих целей помещении, а время работы (ознакомления) должно ограничиваться пределами одного рабочего дня. В конце рабочего дня лицо, ответственное за обращение с личными делами, обязано убедиться в том, что все личные дела, выданные во временное пользование, возвращены на места хранения, и, если необходимо, принять меры к их возвращению или розыску.
Выдача личных дел (отдельных документов в составе личного дела) во временное пользование другим организациям (предприятиям, учреждениям) производится с разрешения руководителя организации на основании надлежащим образом оформленного запроса. О выдаче дела составляется акт, один из экземпляров которого передается вместе с делом (документом) представителю запрашивающей стороны, а второй экземпляр хранится в делах предприятия до возвращения дела (документа) в место хранения.
Изъятие отдельных документов из личного дела производится с разрешения руководителя организации с оформлением соответствующей записи в графе «Примечание» внутренней описи. При временном изъятии документа на его место (между листами соседних документов), вкладывается справка-заместитель (карта-заместитель) с указанием даты и причин изъятия с подписью лица, выдавшего документ, и росписью лица, получившего его во временное пользование.
В целях обеспечения контроля за сохранностью личных дел в организации ежегодно (не позднее I квартала года, следующего за отчетным) производится проверка их наличия и состояния. Выявленные в ходе проверки недостатки фиксируются в акте, который после утверждения председателем проверочной комиссии представляется руководителю организации.
Заключение
Порядок формирования, хранения и оформления дел должен быть изложен на основании указанных нормативных актов в инструкции по делопроизводству конкретного учреждения, фирмы с указанием специфики формирования отдельных категорий дел. Этой инструкцией могут руководствоваться работники учреждения, ответственные за формирование и хранение дел.
В настоящее время личные дела на работников в обязательном порядке, в соответствии с Указом Президента РФ от 30.05.2005 № 609, должны быть заведены в государственных (муниципальных) органах власти. Для других сфер деятельности в нормативных документах нет упоминания об обязанности ведения личных дел.
Фактически для большинства организаций это становится делом добровольным. Тем не менее, практика показывает, что формирование и своевременное комплектование личного дела на работника приносит много пользы. Поскольку все сведения о работнике сконцентрированы и упорядочены в едином месте (способствует лучшей сохранности документов) и к ним обеспечен оперативный доступ (способствует быстрому поиску информации по запросу).
Список литературы
Исправить по образцу!
1. Алексеева Е.В. Архивоведение: Учебник для нач. проф. образования: Учеб. Пособие для сред. проф. образования / Е.В. Алексеева, Л.П. Афанасьева, Е.М. Бурова. Под ред. В.П. Козлова. – 2 – е изд., перераб. и доп. – М.: Издательский центр «Академия», 2004 – 276 с.
2. Алексеева Е.В., Архивоведение [Текст]: учебник для СПО: Учеб. пособие СПО / Е.В. Алексеева, Л.П. Афанасьева, Е.М. Бурова; Под ред. В.П. Козлова – Москва: ПрофОбрИздат, 2002. – 272 с.
3. Галахов В.В. Секретарь-референт высокой квалификации. Организация секретарского обслуживания [Текст]: учеб. пособие для СПО / В.В. Галахов. – 3-е изд., стер. - Москва: Академия, 2011. – 240 с. – (Повышенный уровень).
4. Ленкевич Л.А., Делопроизводство [Текст]: учебник для СПО / Л.А. Ленкевич. – 4-е изд., перераб. – Москва: Академия, 2013. – 256 с.
5. Пшенко А.В. Документационное обеспечение управления [Текст]: учебник для СПО / А.В. Пшенко. – 11-е изд., стер. – Москва: Академия, 2012. – 176 с.
6. Пшенко А.В. Секретарь-референт
высокой квалификации. Докумен-тационное
обеспечение управленческой
7. Румынина Л.А. Документационное обеспечение управления [Текст]: учебник для СПО / Л.А. Румынина. – 10-е изд., стер. – Москва: Академия, 2012. – 224 с.
8. Салазкина Л.П. Документирование
управленческой деятельности
Приложение 1
- Процес социальной работы
- Процесс очищения печени
- Процесс очищения суспензий - фильтрование
- Процесс пастеризации молока
- Процесс перевода. Этапы
- Процесс перевозки грузов
- Процесс переработки нефти и газа
- Процессоры. Технические характеристики
- Процессоры фирмы Intel
- Процессоры ЭВМ
- Процессоры электронных таблиц
- Процесс осаждения частиц под действием электрического тока
- Процесс осуществления управленя организацией
- Процесс оформления и ведения личных дел
