Робота з документами власного архіву керівника

27 Робота з документами  власного архіву  керівника

Усі документи, що надходять до керівника, незалежно  від того, оригінали вони чи копії, після підписання або затвердження стають офіційними документами.

Після виконання  офіційні документи направляють  у відповідну справу.

Як правило, офіційні документи у керівника не зберігають. До виконання їх зберігають у виконавця, після - у справі.

Офіційні документи, що стосуються діяльності підприємства, належать до архівного фонду підприємства і їх зберігають у його справах.

У процесі виробничої, громадської і творчої діяльності керівника формується комплекс документів, що складають його власний архів  .

До власного архіву керівника, як правило, входять  такі документи:

o копії деяких  внутрішніх документів 

o копії деяких  вихідних листів та інших документів, підписаних керівником 

o підготовчі  і чорнові матеріали деяких  документів;

o примірники  текстів доповідей, довідок, службових  записок та інших;

o особисті документи  (довідки, грамоти, характеристики, посвідчення, дипломи) і документи  власного походження (звернення, заяви, листи, анкети)

o різні публікації  і матеріали до них;

o відбитки друкованих  видань;

o витяги і  вирізки з періодичної преси  і книг, фотографії;

o документи творчої  діяльності керівника (рукописи, рисунки, креслення та ін.);

o власне листування;

o відгуки, рецензії;

o робочі блокноти, зошити із записами, зробленими  під час відряджень,

запрошення, проспекти  семінарів, нарад та інші документи.

Ефективне використання власного архіву керівника передбачає раціональну систематизацію документів, створення довідкового апарату  до них, забезпечення їх збереження. З  цією метою документи власного архіву розподіляють за окремими групами (комплексами), їх систематизують за ознаками таких  архівів:

1. Тематичний  або предметно2. Авторський (кореспондентський)3. Хронологічний 4. Номінальний 5. Географічний 6. Алфавітний

Документи кожного  комплексу зберігають в окремій  справі (справах). Кожна справа повинна  мати заголовок.

З метою полегшення пошуку відомості про окремі документи  або їх групи, об'єднані будь-якою ознакою, фіксують на картках - вказують найважливіші пошукові ознаки документа (автор, дата, питання) і назву або індекс папки, де він зберігається. Доцільно відображати  у картотеці не всі документи, тобто не перетворювати її в опис справи, а лише найважливіші, що визначають її зміст. Перегляд такої картотеки  дасть змогу відносно безпомилково орієнтуватися в документах власного архіву. 
 
 
 
 
 

28 Контроль за станом  документаційного забезпечення управління

З метою підвищення оперативності роботи апарату управління і відповідальності працівників  за доручену справу, поліпшення виконавської дисципліни і документаційного забезпечення управління керівник підприємства (структурного підрозділу) здійснює контроль за станом документообігу.

Методи контролю за станом документаційного забезпечення управління

Наявність і  виконання інструкції з документаційного забезпечення управління Вибіркова перевірка виконання основних вимог інструкції.

Наявність і  виконання посадових інструкцій секретарем, діловодом, інспектором  з контролю виконання та іншими працівниками діловодства Вибіркова перевірка виконання основних вимог інструкції. Відсутність конфліктів, зумовлених неправильним розподілом функцій.

Наявність і  використання бланків, якість оформлення документів Перевірка оформлення основних видів документів.

Оперативність документообігу Перевірка картотек, журналів і документів з погляду наявності позначення про виконання і додержання строків проходження документів в апараті управління. Виявлення причин, що затримують проходження документів.

Наявність і  використання карткової системи  реєстрації документів Перевірка картотеки.

Додержання виконавської дисципліни Виявлення динаміки зниження (збільшення) питомої ваги документів, строк виконання яких не витримано, у загальному обсязі виконаних документів (по підприємству в цілому, підрозділах, виконавцях), а також причин, що затримують виконання документів.

Наявність і  використання номенклатури справ Перевірка наявності справ, передбачених номенклатурою, і неврахованих справ, правильності їх ведення.

Організація зберігання документів Перевірка і забезпечення засобів зберігання документів у робочий і неробочий час, наявність відповідальних за це осіб.

Обсяг документообігу Виявлення динаміки зниження (збільшення) кількості оброблених документів в апараті управління. З'ясування причин збільшення обсягу документообігу.

Організація роботи з пропозиціями, заявами і скаргами громадян Перевірка виконання службою документаційного забезпечення відповідних інструкцій, строків виконання, правильності обліку, реєстрації і зберігання цих документів.

Підготовка і  передавання справ у відомчий архів Перевірка роботи експертної комісії, протоколів її засідань, додержання строків списання справ і правил передавання їх у відомчий архів.

Нормування праці  персоналу, зайнятого документацій ним обслуговуванням (секретарі, діловоди та ін.) Наявність норм часу і перевірка їх виконання.

Підвищення кваліфікації діловодного персоналу Перевірка періодичності навчання працівників служби документаційного забезпечення в інститутах підвищення кваліфікації, на курсах і семінарах. 

За результатами контролю керівник приймає рішення, які в разі потреби оформлюють у вигляді відповідних розпорядчих  документів.

29 Види ділових нарад

Нарада - це форма  управлінської діяльності, змістом  якої є спільна робота певної кількості  учасників управлінського процесу.

Класифікація  ділових нарад

1. За цілями:

навчальні (мета наради - передати учасникам певні  знання, і тим самим підвищити  їх кваліфікацію);

роз'яснювальні (керівник намагається переконати учасників  наради у необхідності, вірності та своєчасності його стратегії і дій);

o проблемні (мета  наради - розробка шляхів і методів  рішення проблем);

o координаційні  (мета наради - координація роботи  підрозділів);

o інформаційні (мета наради - здійснення збору,  обміну і узагальнення даних  з будь-якої проблеми і визначення  поглядів учасників наради).

2. За способом  проведення:

Диктаторська  нарада характеризується такими ознаками: право голосу має тільки керівник;

Автократична  нарада є різновидом диктаторської. її хід передбачає запитання керівника  і відповіді учасників наради.

Сегрегативна нарада передбачає порядок, при якому керівник сам визначає тих, хто має виступити, тобто тих, кого він бажає вислухати;

Дискусійні  наради являють собою найбільш демократичний спосіб вирішення проблем, що виносять на нараду. Такі наради організовують у разі потреби координації дій співробітників або підрозділів, їх може проводити як керівник, так і обраний учасниками голова. Кількість учасників обмежена, звичайно не більше 15 чол.

Довільна  нарада, як правило, має місце тоді, коли обмінюються думками працівники, професійні обов'язки яких тісно взаємопов'язані.

3. За ступенем  підготовленості: а)заплановані

До запланованих нарад належать:

o наради, які  регулярно проводять керівники, - щотижневі наради, наприклад, з  якості, та ін.

б) позапланові: проводять у разі виникнення непередбачених, надзвичайних ситуацій

4. За періодичністю:

o разові;

o регулярні;

o періодичні.

5. За кількістю  учасників:

o наради з  вузьким складом учасників (до 5 чоловік); розширені наради (до 20 чоловік);

o представницькі  наради (понад 20 чоловік).

6. За складом  учасників:

o наради з  постійним складом учасників;

o наради з  непостійним складом учасників;

o наради зі  змішаним складом учасників;

o наради зі  складом, що регламентований нормативним  актом. 

30 Технологія проведення  ділової наради

У роботі керівника, пов'язаній з організацією нарад, можна  виділити три етапи: підготовка наради, проведення наради, підведення підсумків  наради.

Підготовка наради включає: планування наради, підготовку доповіді і проекту рішення, підготовку документів і приміщення.

Проведення наради включає: відкриття наради, оголошення доповіді, відповіді на запитання, обговорення  доповіді.

Підведення підсумків  наради включає: прийняття рішення, підписання протоколу, контроль за виконанням прийнятих рішень.  
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

31Особливості  проведення нарад  різних видів

Метою інструктивної  наради є передавання її учасникам  вказівок і розпоряджень, роз'яснення  і деталізація їх щодо конкретних умов роботи, встановлення методів  і строків виконання вказівок, визначення завдань підрозділів  і виконавців.

Оперативна нарада відрізняється від інших стабільним складом учасників, постійним місцем і часом проведення, відсутністю  заздалегідь підготовленого порядку  денного, відносною нетривалістю. Основне  завдання такої наради - одержання  інформації "знизу" про стан справ.

За допомогою  наради методом "мозкової атаки" дістають кількісні оцінки і дані за умови чіткого формулювання проблеми. Особливості методу полягають у  тому, що він дає змогу мобілізувати учасників наради, зосередити їхню увагу на розв'язанні одного завдання, виробити рішення, яке б задовольняло усіх учасників і свідомо приймалося ними.

Нарада без  наради проводиться в три етапи: керівник формулює у письмовому вигляді  проблему, яка вимагає колективного рішення; підбираються необхідні дані і вихідні матеріали для рішення  проблеми, а також складається  список осіб, які можуть взяти участь у пошуку оптимальних рішень, їм висилають бланки з письмовим  формулюванням проблеми і вказівкою  місцезнаходження матеріалів для її можливого рішення; кожен з учасників  повинен виробити свою точку зору і письмово викласти її на тому ж  бланку. Один з учасників обговорення, призначений керівником, збирає заповнені  бланки, знайомиться з їх змістом, розмовляє з кожним учасником, уточнюючи  пропозиції та приймає остаточне  рішення щодо вирішення проблеми.

Поєднання можливостей  телефону, телебачення та обчислювальної техніки дало змогу створити новий  тип комунікацій, що набув значного поширення, - телеконференції.  
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

32Ділові  контакти в діяльності  менеджера

Складова частина  професійної кваліфікації керівника - вміння підтримувати активні, безпосередні контакти з людьми, що оточують його, - керівниками, підлеглими, колегами, журналістами, громадськими діячами, молоддю, ветеранами, пенсіонерами та ін. Здатність вести  діалог, наукову дискусію або невимушену бесіду, відкрито і гостро полемізувати, слухати і розуміти опонента, аргументовано, переконливо і відверто відстоювати  свої позиції, не принижуючи при цьому  інших, вміти переконувати - далеко не повний перелік якостей, необхідних сучасному менеджеру.

Форми таких  контактів різні - інструктаж, прийом відвідувачів, відвідування робочих  місць підлеглих, видавання завдань, звіти про їх виконання та ін. Нерідко такі контакти називають "діловими бесідами".

Підготовка до ділових контактів 

З метою ефективного  використання часу, підтримання доброзичливих  стосунків з партнерами, створення  робочої атмосфери під час  ділових контактів, і, основне, для  підвищення їх результативності усі  зустрічі, відвідування, прийоми та інші подібні заходи слід, якщо це можливо, планувати, тобто передбачати необхідність або вірогідність їх проведення.

Сучасний керівник має бути пунктуальним. Пунктуальність - один з найважливіших факторів поваги, довіри, успіху.

Безпосередня  підготовка зустрічі або бесіди може включати:

" визначення її мети;

" підготовку плану проведення;

" прогноз результатів з урахуванням мети і особливостей співрозмовника.

План бесіди може складатися з пунктів (запитань) - основних, другорядних, уточнюючих і  навідних. Вміння чітко ставити запитання, з їхньою допомогою з'ясовувати  позиції, вимоги, наближатися до мети - важливий елемент проведення бесіди.

Слід враховувати  сильні і слабкі сторони співрозмовника - знання теми, професійну підготовку, ставлення до предмету, вміння вести  полеміку та ін., а також характер, настрій, вихованість.

Під час бесіди нерідко бувають ситуації, коли вийти  з важкого положення допомагають  афоризми, оригінальне висловлювання, прислів'я, універсальний приклад, яскравий образ.

Для успіху ділових  контактів керівник повинен створити у колективі сприятливу соціально-психологічну атмосферу. Цьому сприяють єдність  у розумінні мети, поставленої  керівником і прийнятої колективом, спільна, колективна робота і творчість, доброзичливість, товариські стосунки між людьми.

В умовах дійсно колективної, спільної роботи зростають  самостійність і відповідальність кожного працівника.  
 
 
 
 
 

33Проведення  ділових переговорів

Переговори - це засіб, взаємозв'язок між людьми, призначені для досягнення угоди, коли обидві сторони  мають співпадаючі або протилежні інтереси.

Переговори призначені, в основному, для того, щоб за допомогою  взаємного обміну думками  одержати угоду, що відповідає інтересам обох сторін і досягти результатів, які  б влаштували усіх його учасників.

Переговори - це менеджмент у дії. Вони складаються  з:

" виступів і відповідних виступів;

" питань і відповідей;

" заперечень і доказів.

Модель проведення ділових переговорів 

І етап - підготовка ділових переговорів.

II етап - проведення  переговорів.

III етап - рішення  проблеми (завершення переговорів).

IV етап - аналіз  підсумків ділових переговорів.

 Для забезпечення  ефективності переговорів слід  дотримуватися певних правил.

Основне правило  полягає в тому, щоб обидві сторони  прийшли до переконання, що вони щось виграли в результаті переговорів.

Саме головне  на переговорах ~ це партнер. Його потрібно переконати в прийнятті пропозиції. На нього треба орієнтувати весь хід переговорів, всю аргументацію.

Переговори - це співробітництво. Будь-яке співробітництво  повинно мати загальну базу, тому важливо  знайти "загальний знаменник" для різних інтересів партнерів.

Рідкі переговори проходять без проблем, тому важлива  схильність до компромісу.

Будь-які переговори повинні бути діалогом, тому важливо  вміти вірно сформулювати питання  і вміти вислухати партнера.

Позитивні результати переговорів варто розглядати як природне їхнє завершення, тому на закінчення необхідно зупинитися на змісті договору, в якому знайшли відображення усі інтереси партнерів.

Переговори вважаються завершеними, якщо їхні результати були ретельно проаналізовані, на основі чого зроблені відповідні висновки.  
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

34Проведення  ділових бесід  в діяльності менеджера

На початку  бесіди слід встановити контакт із співрозмовником. Для цього необхідно:

" переконати його в щирості вашого бажання зрозуміти його погляд, бути уважним і об'єктивним, готовим подати йому можливу допомогу;

" виявити інтерес до співрозмовника (наприклад, можна спитати його про здоров'я, сім'ю, справи, успіхи, плани);

" в процесі ділових стосунків забезпечити взаємну довіру, повагу, відвертість і щирість.

Уміння слухати - один з критеріїв комунікабельності. Якщо виклад був непослідовним, сумбурним, нелогічним, попросіть співрозмовника або допоможіть йому сформулювати загальний  висновок.

 У процесі  бесіди нерідко виникає "зіткнення"  думок, коли співрозмовники безкомпромісно  протистоять один одному.

Розмовляючи із співробітником, керівник повинен вміти  контролювати свій емоційний стан. Емоції під час бесіди слід розглядати як засоби змістового збагачення мови. Іноді їх треба приховувати, якщо вони перешкоджають нормальному  ходу бесіди.

Підлеглі залежно  від своїх психологічних настанов вимагають від керівника різних підходів до методів і стилю проведення бесіди. Тон бесіди з підлеглим, який здатний перебільшувати свої досягнення, пишається успіхом, чекає захоплення, має бути іншим - спокійно врівноваженим, можливо і трохи іронічним.

Керівник завжди зацікавлений у тому, щоб виявити  справжні прагнення підлеглих

Ділові бесіди, як правило, завершуються прийняттям рішень. Проте іноді це зробити важко: потрібні додаткові відомості, консультації, перевірка викладених аргументів, з'ясування думки колективу, час для обмірковування. Слід назвати співрозмовнику строк, коли буде прийнято рішення і дана відповідь.

При проведенні ділової зустрічі слід враховувати, що основна передумова успішного, контакту із співрозмовником - не пригнічувати особистість, а стимулювати її самовираження.

У процесі бесіди керівнику доцільно звертати увагу  на ті якості особистості співрозмовника, які суттєво відрізняють його від інших.

Слід спостерігати за мімікою, жестикуляцією, інтонацією та іншими особливостями поведінки  людини, враховувати, що на хід бесіди значно впливає самооцінка партнера. Кожний прагне зарекомендувати себе серйозним, авторитетним працівником, людиною з сильним характером, цілеспрямованим і вартим уваги. Проте, як правило, ця самооцінка завищена.

В основу будь-яких контактів керівника з підлеглими має бути покладений принцип правдивості. Необхідно уникати різного роду фальсифікації, відступу від істини, перебільшення або зменшення, приховування важливих деталей.  
 
 
 

35Техніка  прийому відвідувачів

При прийомі  відвідувача менеджеру слід дотримуватися  наступних рекомендацій:

" не займайтеся одночасно іншими справами; якщо вам необхідно закінчити розмову по телефону або з іншим працівником, читання документу та ін., вибачтесь;

" вислухайте його до кінця і не переривайте; в разі потреби допоможіть викласти думку; дайте зрозуміти, що ви настроєні доброзичливо; пам'ятайте, що привітність, ввічливість, чемність, посмішка, стриманість повинні бути основними елементами вашої поведінки;

" намагайтеся не робити записів, коли він викладає сутність свого прохання, оскільки це не сприяє довірчій, відвертій бесіді; вислухавши відвідувача, задайте йому питання, що стосуються суті справи, фактів, деталей, обставин, і робіть при цьому замітки;

" свою відповідь не починайте з вказівок на недоліки і суперечності, з критики; починати треба з того, що найбільше цікавить співрозмовника, у чому найбільш вірогідна згода;

" не беріться за виклад і розв'язання проблем, які вам нав'язують, проте до яких ви байдужі, вважаєте їх другорядними, неконструктивними, беззмістовними; не говоріть про те, в чому ви не впевнені;

" якщо проблема, яка турбує відвідувача, виходить за межі вашої компетенції, направте його у відповідну організацію або до потрібного йому працівника, підкажіть шляхи розв'язання проблеми; відвідувач не повинен шкодувати про втрачений час; він може бути незадоволений результатом бесіди, проте повинен відчути, що йому прагнуть допомогти;

" намагайтеся відмовляти тактовно, проте твердо щодо будь-яких прохань або вимог, які не відповідають вашим цілям і завданням; вміння говорити "ні" - обов'язковий елемент управлінської майстерності;

" чітко сформулюйте причину відмови; співрозмовник повинен зрозуміти, чому його прохання не може бути виконане; в разі потреби вибачтесь, що не змогли йому допомогти;

" не відмовляйтесь від якось сказаних слів і відданих наказів, якими би неприємними наслідками це не загрожувало; зізнайтесь у помилці, якщо її припустили, не шукайте винних і тим більше не придумуйте їх; зізнайтеся, якщо неправі, - все це лише сприятиме зростанню вашого авторитету, поваги до вас;

" не допускайте нетактовності і тим більше грубості щодо себе, своєї організації, предмету розмови, колег; використовуйте у цьому випадку фрази типу "Вибачте, ви спокійніше можете говорити?", "Прошу вас у такому тоні зі мною не розмовляти", "Мене це не цікавить", "Прошу вас утриматися від подібних оцінок" та ін. 
 
 
 
 
 

36Техніка  контактів з підлеглими

У діяльності керівника  найбільше значення мають контакти з підлеглими, їхня ефективність багато в чому визначається станом відносин між керівником і підлеглими. Ці відносини грунтуються на таких принципах, дотримання яких полегшує контакти керівника, знижує рівень протистояння адміністратора і виконавця, створює передумови для об'єктивної оцінки діяльності працівника і її результатів:

1. Функції, обов'язки, права і відповідальність працівника точно і однозначно визначено і зафіксовано у відповідних документах.

2. Кожен працівник підлеглий одній особі, тобто своєму безпосередньому керівникові; передавання розпоряджень без відома керівника не допускається.

3. Кожне завдання містить вказівку про те, хто його виконує, хто за нього відповідає, що і за який час повинно бути зроблено, яким має бути результат.

4. Цілі організації, досягненню яких сприяє своєю працею виконавець, вищі за цілі підрозділу і особисті прагнення працівника. Зазначені принципи є основними. Разом з тим є безліч рекомендацій, які дають змогу за умови дотримання їх підвищити ефективність взаємодії з підлеглим, посилити вплив керівника. Розглянемо деякі з них.

Спілкуючись з  підлеглими, слід мати на увазі, що їх з  погляду сприйняття інформації, яка  надходить від керівника, поділяють  на три групи:

" активні - виявляють ініціативу, добре розуміють вказівки, точно і акуратно виконують усі елементи завдання, цікавляться метою організації, прагнуть брати активну участь у їх досягненні;

" пасивні - байдуже сприймають вказівки, байдужі до змісту роботи і справ організації;

" резистентні - чинять опір дії, часто і без підстав сперечаються з керівником, критикуючи організацію, не намагаються брати участь у її справах.

Діапазон впливу на підлеглих великий. Можна виділити, наприклад, серед них такі:

" переконання (порада, рекомендація);

" спонукання (прохання, пропозиція);

" примушування (наказ).

Досвід і підготовка керівника, стиль поведінки, характер, темперамент, відносини, що склалися в  колективі, і багато інших причин визначають вибір тієї чи іншої форми  впливу.

Підлеглих слід орієнтувати на надання допомоги керівнику. Використання цих та інших  форм залучення працівників до управління вимагає від них розуміння  завдань, поставлених перед організацією (керівником), самостійного мислення, ініціативи, творчого підходу до виконуваних  функцій, зацікавленого ставлення  до праці і її результатів.

Керівник, у свою чергу, також допомагає підлеглому. Проте ця допомога не повинна призводити до ситуації, коли підлеглий перекладає виконання своїх функцій на керівника. Керівник підрозділу, наприклад, не повинен  звертатися до керівників інших підрозділів  з питань, які мають вирішувати його підлеглі. Винятки з цього  правила можливі, проте їх слід уникати.