Роль экономических служб в управлении предприятием

ВВЕДЕНИЕ

Финансовая служба предприятия – это организационная структура, на которую возложены функции разработки предложений по формированию финансовой политики предприятия, реализации ее в финансовом, кассовом и других планах, контроля за их исполнением и движением денежных потоков, своевременной их коррекции (исходя из текущей обстановки), составления отчетности о финансовых результатах. Цель создания финансовой службы предприятия - обеспечение наиболее эффективного формирования и использования финансовых ресурсов предприятия, opганизации и контроля за этими процессами. Задачи финансовой службы предприятия: разработка финансовой стратегии предприятия, организации по наиболее эффективному использованию собственных, заемных финансовых ресурсов; составление и реализация финансового кредитного и кассового планов; помощь руководителю предприятия, организации в управлении денежными потоками для обеспечения роста прибыли, повышения рентабельности и удовлетворения производств, и социальных нужд работников предприятия; осуществление финансового контроля за эффективным использованием производственных фондов, за доведением размеров оборотных средств до экономически обоснованных нормативов; организация расчетов за готовую продукцию (выполненные работы, оказанные услуги) и постоянный контроль за выполнением планов по реализации продукции и прибыли; отслеживание внутренних и внешних факторов, влияющих на финансовое состояние предприятия, и выработка предложений по изменению текущей финансовой деятельности; выполнение финансовых обязательств перед финансовыми налоговыми органами, банками, поставщиками, партнерами, вышестоящей организацией, по выплате заработной платы и других обязательств, вытекающих из финансового плана; составление отчетности о реализации предприятием разработанной финансовой стратегии и соответствующих финансовых планов.

Цель исследования – рассмотреть и проанализировать структуру экономической службы и ее роль в повышении эффективности деятельности предприятия.

Экономическая служба предприятия состоит из ряда подразделений, которые играют большую роль в повышении эффективности работы производственного коллектива. Их деятельность способствует принятию более обоснованных плановых заданий и обязательств, улучшению нормирования и оплаты труда, внедрению НОТ и т.д.

1 НАЗНАЧЕНИЕ И СОСТАВ ЭКОНОМИЧЕСКИХ СЛУЖБ НА ПРЕДПРИЯТИИ

Основная задача экономической службы - обработка информации о финансово-хозяйственной деятельности предприятия, на основании которой принимаются управленческие решения. Рабочие места экономистов можно организовать как централизованную службу, а можно распределить по структурным подразделениям. Экономисты на местах решают задачу по формированию заявок на финансирование деятельности и составлению отчетности, отвечают за рентабельность структурных подразделений.

Экономисты централизованных служб занимаются аналитическим и финансовым планированием, осуществляют анализ инвестиционной деятельности и готовят информацию для принятия управленческих решений.

Экономисты занимаются также разработкой учетной политики предприятия и информации, основанной на управленческом и бухучете. Количество экономистов зависит от масштаба деятельности предприятия и его оснащенности информационными системами.

В систему внутреннего нормативного регулирования деятельности предприятия входит несколько стандартов, регламентов. Это методологические регламенты (учетная политика, положение об управленческом учете), которые формируют ту или иную деятельность, и административные. Они направлены непосредственно на систему организации работы, выполнение последовательности функций и их документального сопровождения, распределение ответственности должностным лицам. Так, организационно-управленческие регламенты включают в себя расстановку людей, распределение между ними функций, организацию потока документов. Все задачи взаимосвязаны, и подход, реализованный при разработке стандартов, тоже предполагает их увязывание.

В состав экономических служб предприятия входят: планово-экономический отдел; финансово-экономический отдел; отдел бухгалтерского учета и контроля; отдел снабжения; отдел внешнеэкономических связей; отдел АСУП; отдел ценных бумаг и инвестиций; отдел оплаты труда и заработной платы; отдел капитального строительства; отдел страхования; отдел маркетинга.

В заключение нужно отметить, что на изменение структуры ФЭС оказывает влияние специфика российского рынка, в том числе рынка труда. Недостаточный уровень финансовых знаний, нередко свойственный линейному, операционному, да и высшему менеджменту, приводит к возрастанию роли ФЭС в компании и к появлению в ее составе далеко не классических отделов.

Назначением экономической службы является обеспечение долговременной эффективной хозяйственной деятельности предприятия в постоянно изменяющейся конкурентной внешней среде; обеспечение постоянного роста объемов деятельности предприятия и его рыночной стоимости.

2 ЗАДАЧИ ФУНКЦИОНИРОВАНИЯ ЭКОНОМИЧЕСКОЙ СЛУЖБЫ И ЕЕ РОЛЬ В ДЕЯТЕЛЬНОСТИ ПРЕДПРИЯТИЯ

Для успешного формирования финансового блока директор должен определить, какие функции будет выполнять экономическая служба.

Планово-экономический отдел осуществляет экономическое планирование и анализ хозяйственной деятельности. Функции отдела: разработка и подготовка планов доходов и расходов; разработка экономических нормативов и расчетов; разработка и ведение штатного расписания.

Основной функцией планово-экономического отдела является планирование объемов производства и выпуска изделий, изготавливаемых на данном предприятии, осуществление контроля над соблюдением в течение года плановых показателей и их корректировка в зависимости от финансовых возможностей предприятия, ситуации на рынке сбыта, спросом на производимую продукцию. Также в функции планово-экономического отдела входит определение затрат на производство и возможное снижение издержек за счет экономии средств и внедрения новых производственных технологий.

Финансовый контроллинг. Контроллинг можно охарактеризовать как систему определения целей, прогнозирования и планирования, установления механизмов и инструментов достижения поставленных задач, а также проверки того, насколько успешно они выполнены. Эту работу, как правило, выполняет отдел финансового контроллинга, или планово-экономический отдел. При определении функций сотрудников этого подразделения следует помнить, что система контроллинга держится на «четырех китах»: учете, анализе, планировании и организации бизнес-процессов, относящихся к компетенции финансового директора.

Казначейская функция. К компетенции казначейства компании обычно относится текущее управление денежными потоками, определение очередности платежей, порядка взаиморасчетов, валютообменные операции, а также контроль платежей и остатков на счетах компаний внутри периметра группы, если речь идет о холдинге. Чаще всего казначейство выделяется в отдельное подразделение в крупных и средних компаниях, в небольших фирмах соответствующие функции выполняют один или несколько сотрудников.

Привлечение финансирования. Для привлечения финансирования и выбора наиболее выгодного способа размещения временно свободных средств в рамках ФЭС может создаваться отдел финансирования (кредитный отдел). Однако во многих компаниях функция привлечения и размещения денежных средств нередко также находится в сфере ответственности казначейства. При этом деятельность данных подразделений не ограничивается только лишь выбором надежного банка и получением кредитов на приемлемых для компании условиях. Они нередко проводят работу по размещению кредитных линий на банковские гарантии с отсрочкой платежа, выпуску ценных бумаг (векселей и облигационных займов), внедрению факторинга, а также подготовительные работы по выводу компаний на IPO.

Нормирование. Нормирование так или иначе затрагивает различные сферы деятельности компании. Это может быть нормирование затрат, показателей, характеризующих состояние оборотных активов, и пр. И если руководитель компании играет роль некоего ускорителя бизнеса, то финансовый директор – владелец процесса «нормирование» – выступает как ограничитель, поскольку его задача – не позволить компании шагнуть за пределы своих возможностей. В процессе нормирования функции подразделений ФЭС могут быть распределены по-разному. Например, за нормирование затрат может отвечать как бухгалтерия, так и отдел управленческого учета (нередко совместно с производственными подразделениями); за нормирование оборотных активов – тот же отдел контроллинга.

Экспертиза инвестиционных проектов. Разработкой инвестиционного проекта должен заниматься исключительно менеджер проекта, инвестиционный блок (например, отдел капитального строительства) или блок развития компании, а в компетенции финансового директора находится оценка того, насколько проект рискованный и какую прибыль он может принести компании в ближайшем или отдаленном будущем. В этом случае в лице финансового директора генеральный получает консультанта и одновременно контролера инвестиционной политики компании.

В процессе согласования и утверждения регламентов для ФЭС снимаются многие вопросы, связанные с численностью сотрудников, требованиями к их квалификации, фондом оплаты труда

Разработка и внедрение финансово-правовой схемы деятельности компании. За реализацию этой функции отвечает как финансовый блок компании, так и юридический. Иногда компании формируют договорно-коммерческий отдел, но так или иначе финансовая служба принимает активное участие в договорной работе.

«Смежные» функции. Имеются еще две спорные функции, за ведение которых может отвечать финансовый директор, – внедрение информационных технологий и внутренний контроль (аудит).

Многие компании включают в состав финансового блока службу информационных технологий. Это вызвано тем, что финансовый директор нередко является основным инициатором автоматизации бухгалтерского, налогового, финансового и управленческого учета.

Внутренний контроль, во многих компаниях соответствующая служба отвечает за анализ предпринимательских рисков и контролирует процедуры управления по всем аспектам деятельности компании. Поэтому, для того чтобы оставаться беспристрастным, это подразделение должно подчиняться непосредственно генеральному директору. Однако в компаниях, где кредит доверия финансовому директору высок, функция внутреннего контроля делегируется ФЭС. Таким образом, отдел внутреннего контроля (или контрольно-ревизионное управление) становится составной частью ФЭС.

Внутренний аудит. Внутренний аудит затрагивает деятельность любого топ-менеджера компании, и ни финансовый директор, ни генеральный не являются здесь исключением. Поэтому соответствующее подразделение обычно напрямую подчиняется совету директоров или собственнику компании.

Отдел бухгалтерского учета и контроля. В функции бухгалтерии входит осуществление учета финансово-хозяйственной деятельности предприятия, составление годовой и квартальной финансовой отчетности, осуществление расчетов с поставщиками и покупателями продукции, определение величины балансовой прибыли, налогообложение предприятия, сбор и анализ данных оперативного, статистического и бухгалтерского учета.

Главными задачами отдела бухгалтерского учета и контроля являются:

1) формирование полной и достоверной информации о хозяйственных процессах и финансовых результатах деятельности, необходимых для оперативного руководства и управления

2) обеспечение контроля над наличием и движением имущества, использованием материальных, трудовых и финансовых ресурсов

3) своевременное предупреждение негативных явлений финансово-хозяйственной деятельности

Отдел снабжения. В задачи отдела снабжения входит обеспечение комбината сырьем и материалами. В настоящее время из-за отсутствия денег на их приобретение, в функции отдела снабжения входит поддержание бартерных отношений с поставщиками и поиск новых возможных вариантов обеспечения производства всем необходимым. При этом обменные операции по сырью являются, как правило, многоступенчатыми, с участием 3-7 предприятий, что весьма негативно сказывается на работе данного отдела.

Отдел внешнеэкономических связей. Отдел внешнеэкономических связей осуществляет внешнеэкономические взаимоотношения между предприятием и его зарубежными партнерами в странах СНГ, Западной Европы и США по поводу поставки сырья и материалов, технологического оборудования, их растаможивания, отгрузки готовой продукции на экспорт, обучение и стажировка сотрудников за границей.

Отдел автоматизированных систем управления производством. Отдел автоматизированных систем управления производством (АСУП) занимается вопросами внедрения в систему производства автоматизированных систем управления, что позволяет существенно снижать издержки производства. Особенно большое внимание уделяется внедрению компьютеризации, создание собственной локальной информационной сети, способной соединить воедино все структурные подразделения комбината.

Отдел ценных бумаг. В связи с выпуском финансовых обязательств мэрии, областной администрации, министерства финансов Российской Федерации занимается вопросами покупки и продажи ценных бумаг, как за продукцию, так и за наличный расчет.

Отдел оплаты труда и заработной платы. Отдел оплаты труда и заработной платы охватывает все проблемы, связанные с учетом численности персонала комбината, начисления заработной платы и иных денежных выплат, определение и осуществление политики предприятия в отношении доходов и заработной платы, внедрение в связи со сложным экономическим положением нетрадиционных форм расчета с работниками.

Отдел капитального строительства. Данный отдел занимается вопросами планирования и строительства объектов производственного и непроизводственного назначения как непосредственно предприятием, так и в сотрудничестве с другими предприятиями и мэрией города.

Отдел страхования. Активно осуществляет операции на страховом рынке, предоставление услуг по дополнительным видам страхования, таким как: страхование финансовых рисков; страхование транспорта и перевозок; страхование задержки заработной платы и т. п.

Отдел маркетинга. Этот отдел решает вопросы, связанные с реализацией и отгрузкой готовой продукции, проведением взаимозачетов.

Следует отметить, что все отделы экономической службы предприятия тесно взаимодействуют как друг с другом, так с другими службами предприятия, поскольку все вместе обеспечивают нормальную и бесперебойную деятельность предприятия. Именно эти отделы решают вопросы, связанные с поставкой сырья, материалов и оборудования, оплаты труда работников и производственных расходов, реализации готовой продукции, осуществление финансовой и инвестиционной деятельности.

3 ТРЕБОВАНИЯ, ПРЕДЪЯВЛЯЕМЫЕ К РАБОТНИКАМ ЭКОНОМИЧЕСКОЙ СЛУЖБЫ

Работниками могут быть люди, специально и постоянно занимающиеся данной деятельностью как основной и привлеченные специалисты (например, главный бухгалтер, юрист и пр.).

Выполняют работу по осуществлению экономической деятельности предприятия, направленной на повышение эффективности и рентабельности производства, качества выпускаемой и освоение новых видов продукции, достижение высоких конечных результатов при оптимальном использовании материальных, трудовых и финансовых ресурсов. Подготавливают исходные данные для составления проектов хозяйственно-финансовой, производственной и коммерческой деятельности (бизнес-планов) предприятия в целях обеспечения роста объемов сбыта продукции и увеличения прибыли.

Выполняют расчеты по материальным, трудовым и финансовым затратам, необходимые для производства и реализации выпускаемой продукции, освоения новых видов продукции, прогрессивной техники и технологии. Осуществляют экономический анализ хозяйственной деятельности предприятия и его подразделений, выявляет резервы производства, разрабатывает меры по обеспечению режима экономии, повышению рентабельности производства, конкурентоспособности выпускаемой продукции, производительности труда, снижению издержек на производство и реализацию продукции, устранению потерь и непроизводительных расходов, а также выявлению возможностей дополнительного выпуска продукции.

Определяют экономическую эффективность организации труда и производства, внедрения новой техники и технологии, рационализаторских предложений и изобретений. Участвуют в рассмотрении разработанных производственно-хозяйственных планов, проведении работ по ресурсосбережению, во внедрении и совершенствовании внутрихозяйственного расчета, совершенствовании прогрессивных форм организации труда и управления, а также плановой и учетной документации. Оформляют материалы для заключения договоров, следят за сроками выполнения договорных обязательств. Осуществляют контроль над ходом выполнения плановых заданий по предприятию и его подразделениям, использованием внутрихозяйственных резервов. Участвуют в проведении маркетинговых исследований и прогнозировании развития производства. Выполняют работу, связанную с не регламентными расчетами и контролем над правильностью осуществления расчетных операций.

Ведут учет экономических показателей результатов производственной деятельности предприятия и его подразделений, а также учет заключенных договоров. Подготавливают периодическую отчетность в установленные сроки. Выполняют работы по формированию, ведению и хранению базы данных экономической информации, вносят изменения в справочную и нормативную информацию, используемую при обработке данных. Участвуют в формировании экономической постановки задач либо отдельных их этапов, решаемых с помощью вычислительной техники, определяют возможность использования готовых проектов, алгоритмов, пакетов прикладных программ, позволяющих создавать экономически обоснованные системы обработки экономической информации.

Служащие должны знать: Законодательные и нормативные правовые акты, методические материалы по планированию, учету и анализу деятельности предприятия; организацию плановой работы; порядок разработки перспективных и годовых планов хозяйственно-финансовой и производственной деятельности предприятия; порядок разработки бизнес-планов; планово-учетную документацию; порядок разработки нормативов материальных, трудовых и финансовых затрат; методы экономического анализа и учета показателей деятельности предприятия и его подразделений; методы определения экономической эффективности внедрения новой техники и технологии, организации труда, рационализаторских предложений и изобретений; методы и средства проведения вычислительных работ; правила оформления материалов для заключения договоров; организацию оперативного и статистического учета; порядок и сроки составления отчетности; отечественный и зарубежный опыт рациональной организации экономической деятельности предприятия в условиях рыночной экономики; экономику, организацию производства, труда и управления; основы технологии производства; рыночные методы хозяйствования; возможности применения вычислительной техники для осуществления технико-экономических расчетов и анализа хозяйственной деятельности предприятия, правила ее эксплуатации; законодательство о труде; правила и нормы охраны труда.

Подводя итог нужно отметить, что существуют документы, регламентирующие деятельность экономической службы (это набор положений, правил, инструкций, регламентирующих бизнес-процессы, владельцем которых является финансовый директор, причем как базовые (бюджетирование, учет, привлечение финансирования, проведение платежей; регламентируются соответственно бюджетной, учетной, кредитной политикой, порядком проведения платежей, составления финансовой отчетности), так и связанные непосредственно с управлением персоналом ФЭС). Документы связанные с управлением персоналом часто называют HR-процессами. В процессе разработки, согласования и утверждения документов, регламентирующих эти процессы, снимаются многие вопросы, связанные с количеством сотрудников финансового блока, с требованиями к их квалификации, с фондом оплаты труда. При изменении требований к функциональным обязанностям сотрудников со стороны руководства компании регламентирующие документы, утвержденные ранее, позволят свести к минимуму потенциальные конфликты, изменить штатную численность и пересмотреть заработную плату.

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

С увеличение числа предприятий различных организационно-правовых форм, усложнением хозяйственных связей увеличился объем финансовой работы, выполняемой финансовыми службами. Под финансовой службой на предприятии, понимается самостоятельное структурное подразделение, выполняющее определенные функции в системе управления предприятием. Недооценка деятельности финансовой службы может привести к потере финансовой устойчивости - несостоятельности.

Цель деятельности финансовых служб предприятий - обеспечение финансовой стабильности, создание устойчивых предпосылок для экономического роста и получения прибыли.

Содержание финансовой работы состоит в следующем:

1) в обеспечении и эффективном управлении финансовыми ресурсами предприятий;

2) в организации взаимоотношений с финансово-кредитной системой и др. субъектами рыночной экономики;

3) в сохранении и рациональном использовании основного и оборотного капитала;

4) в обеспечении своевременности платежей по обязательствам.

Подводя итог можно отметить, что для большинства организаций экономическая служба играет роль партнера по бизнесу. Во многих компаниях, корпоративные финансы являются теперь не только основным источником информации о финансово-хозяйственной деятельности организации. Сегодня, как никогда, от экономической службы ожидают равноценного партнерства на всех уровнях организационной структуры фирмы: руководство предприятия - в постановке стратегических целей по претворению в жизнь управленческих решений, подразделения - в поддержке процессов планирования и бюджетирования. Существенно возрастает роль экономических служб и в таких областях как маркетинг, продажа и продвижение товара, где необходимы достоверные сведения о потребителях, конкурентах, производстве и рынке.

СПИСОК ЛИТЕРАТУРЫ

1. Виханский О.С., Наумов А.И. Менеджмент: Учебник. — М.: Высшая школа, 2001.

2. Дворецкая А.Е. Организация управления финансами на предприятии. // Менеджмент в России и за рубежом. — 2002. — № 4.

3. Зайцев Н.Л. Экономика промышленного предприятия: Учебник. — М.: ИНФРА-М, 1998.

4. Самсонов Н.Ф., Баранникова Н.П., Володин А.А. Финансовый менеджмент. — М.: ЮНИТИ, 1999.

5. Экономика предприятия. / Под ред. проф. Волкова О. И.: Учебник. — 2-е  изд., перераб. и доп. — М.: ИНФРА-М, 2001.

6. Предприятие: стратегия, структура, положение об отделах и службах, должностные инструкции [Текст] / К.А. Волкова. – М.: Экономика: Норма, 2005.

7. Бухалков М.И. Внутрифирменное планирование: Учебник. – М.: ИНФРА-М, 2005.

8. Экономика предприятия: Курс лекций / В.А. Кейлер. – М.: ИНФРА-М, Новосибирск: Сибирское соглашение, 2000.

9. Менеджмент (Современный российский менеджмент): Учебник / Под ред. Ф.М. Русинова, М.Л. Разу. – М.: ФБК-ПРЕСС, 2000.

10. Раицкий К.А. Экономика предприятия. – 2-е изд. – М.: Маркетинг, 2000.

11. Экономика предприятия / В.Д. Грибов, В.П. Грузинов. - 3-е изд., перераб. и доп. – М.: Финансы и статистика, 2003.

12. Экономика предприятия / Х. Ширинбек. - 15-е изд. – М. [и др.]: Питер, 2005.

13. Менеджмент: основы организации / А.М. Смолкин. – М.: ИНФРА-М; М.: ВШП и П, 2000.

14. Управление предприятием / А.В. Никитин, И.А. Рачковская, И.В. Савченко; МГУ им. М.В. Ломоносова. М.: ИНФРА-М, 2007.

15. Экономика предприятия (фирмы) / Российская академия им. Г.В. Плеханова; Ред. О.И. Волкова, О.В. Девяткин. – 3-е изд., перераб. и доп. – М.: ИНФРА-М, 2004.

16. Экономика предприятия / А.Д. Выварец. – М. – ЮНИТИ, 2007.

17. Менеджмент / Л.Е. Басовский. – М.: ИНФРА-М, 2000.

18. Менеджмент в организации / У. Брэддик. – М.: ИНФРА-М, 2005.

19. Виханский О.С. Стратегическое управление. – М.: ИНФРА-М, 2004.

20. Организация финансового менеджмента на предприятии / А.Г Рыдин, Г.А. Шамаев. – М.: Русская деловая Литература, 2001.

              3