Роль планирования в управлении проектами. Идея проекта. Цель проекта

 

 

 

НОУ ВПО «Институт моды, дизайна и технологий»

 

 

 

 

 

 

 

РЕФЕРАТ

 

по дисциплине: «Управление проектами»

на тему: «Роль планирования в управлении проектами. Идея проекта. Цель проекта. Планирование ресурсов и формы представления информации по проекту»

 

 

 

 

 

 

Выполнила:

Алёшина Олеся

6-к4-0-12

Проверил:

 

 

 

 

 

 

 

 

Москва

2015

 

ОГЛАВЛЕНИЕ

 

 

ВВЕДЕНИЕ

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

ПРИЛОЖЕНИЕ

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

ВВЕДЕНИЕ

 

 

 

Я исследую проблему роли планирования в управлении проектами.

Эта тема является актуальной, так как в современном мире - все предприятия (коммерческие или некоммерческие) нацелены – или должны быть нацелены – на достижение результата. У любого предприятия есть проекты. Примером проекта в малом бизнесе может быть создание веб-сайта компании, оборудование офиса в новом помещении или внедрение нового продукта. Учитывая конкурентный характер современной бизнес-среды, можно утверждать, что необходимость инициировать действительно нужные проекты и достигать желаемых результатов является столь же важной (если не более важной) для малого бизнеса, сколь и для крупного. Если зайти в офис небольшой компании, вы наверняка увидите записки, развешанные по стенам и над столами сотрудников. Такие «напоминалки» обычно используются для уведомления о текущих проектах или оперативных работах. В случае малого бизнеса, весь план проекта может поместиться в небольшой папке, а иногда и существовать только в голове у руководителя. Не так ли?

Я ставлю перед собой три задачи моего реферата:

Первая, изучить формирование идеи и определение цели проекта;

Вторая, исследовать планирование как "стержень" в управлении проектами;

Третья, анализировать планирование ресурсов и формы представления информации по проекту.

Целью моего реферата является:

Показать характерные черты и особенности основ проекта – управления проектов.

 

 

Планирование - "стержень" в управлении проектами

 

 

 

Улучшения могут произойти в каждом проекте, но зачастую проекты терпят крах потому, что они плохо спланированы, либо не спланированы вообще. Данная статья представляет обзор  причин, из которых следует, почему вам  всё-таки стоит подготовить план проекта. Также, вы найдете элементы, которые должен включать в себя хороший план проекта.

Почему необходимо составлять план проекта?

Существует несколько причин почему вам стоит тщательно планировать проект до его начала:

1. План - это репетиция плодотворной работы проекта, что позволяет определить и исправить все огрехи вовремя.
2. План - это средство обсуждения роли и ответственности каждого человека, помогающее тем самым управлять и направлять работу проекта.
3. План показывает как части собираются воедино, что жизненно важно для управления связанными действиями.
4. План - это место, куда ссылаются при изменениях в масштабе, тем самым он помогает руководителям проектов работать с клиентами.
5. План помогает всем осознать момент достижения целей, а следовательно ,и момент прекращения работы.

План демонстрирует все детали проекта, поэтому хороший план проекта включает в себя следующие элементы:

• Определение цели.
• Анализ соотношения затраты/прибыль.
• Анализ осуществимости.
• Список всех основных шагов.
• Расписание выполнения проекта.
• Описание требуемых ресурсов (включая персонал), необходимых для выполнения проекта.

План также определяет объективную меру измерения успеха, которая будет использоваться для оценки эффективности предлагаемых изменений, что иногда называется пунктами отчётности проекта.

Существуют такие проекты, в которых уровень качества результата играет такую большую роль, что их невозможно выполнить одним махом. Вместо этого большие проекты должны быть разбиты на маленькие проекты, а они в свою очередь на конкретные элементы и задачи. Процесс прохождения от целей проекта до задач называется декомпозицией. Декомпозиция проекта начинается с подготовки предварительного плана. Предварительный план проекта определит (в широком понятии) цели проекта, а также ограничения по времени и ресурсам. Выполняемая работа должна быть описана, и отношения предшествования должны быть уже намечены. Затем будут разработаны предварительный бюджет и график. И наконец, будут составлены подпланы для каждого подпроекта, а именно:

• Планы контроля.
• Планы управления качеством.
• Планы управления затратами.
• Планы управления графиком.
• Планы кадрового обеспечения.
• Планы на сырье.
• Планы отчетов.
• Другие планы, которые считаются обязательными.

Данные подпланы разрабатываются параллельно для различных подпроектов.

Улучшения происходят в каждом проекте, но без должного планирования данные проекты могут потерпеть неудачу в предоставлении требуемых результатов.

Планирование проекта – непрерывный процесс, направленный на определение и согласование наилучшего способа действий для достижения поставленных целей проекта с учетом всех факторов его реализации.

Основным результатом этого этапа является План проекта. Однако, процесс планирования не завершается разработкой и утверждением первоначального плана проекта. В ходе осуществления проекта могут происходить изменения как внутри проекта, так и во внешнем окружении, которые требуют уточнения планов, а часто значительного перепланирования. Поэтому процессы планирования могут осуществляться на протяжении всего жизненного цикла проекта, начиная с предварительного укрупненного плана в составе концепции проекта, и заканчивая детальным планом работ завершающей фазы проекта.

Планирование – комплексная, многокритериальная функция, предполагающая рассмотрение, анализ и прогнозирование нескольких функциональных областей проекта. Планирование проекта может включать следующие процедуры:

• Планирование целей и содержания проекта
• Календарное планирование работ проекта
• Планирование затрат и финансирования проекта
• Планирование качества
• Организационное планирование
• Планирование коммуникаций
• Планирование управления рисками
• Планирование контрактов
• Разработку сводного плана проекта.

При этом очень важно не забывать, что по ходу реализации проекта, происходит уточнение и более четкая детализация планов, а также возможно перепланирование проекта .

План проекта (Project Plan)

Формальный утвержденный документ, используемый для организации, координации и контроля исполнения проекта. Основополагающее использование плана проекта заключается в документировании планируемых предположений и решений для обеспечения связи между участниками проекта и для документирования целей, предметной области, расписания работ и стоимости проекта. План проекта может быть как укрупненным, так и детальным.

В методе PRINCE2(R) 2009:

План высокого уровня, показывающий основные продукты проекта, сроки их создания и стоимость. Первоначальный план проекта представляется как часть документации по инициации проекта. Он пересматривается по мере поступления фактической информации по проекту. План является главным контрольным документом для управляющего совета проекта для измерения фактического прогресса по сравнению с ожиданиями.

Планирование качества (Quality Planning)

Процесс определения стандартов качества, относящихся к проекту, и средств достижения этих стандартов.

Планирование управления рисками (Risk Management Planning)

Процесс принятия решения, как планировать и исполнять операции по управлению рисками по проекту.

Планирование контрактов (Plan Contracting)

Процесс определения состава необходимых закупок (контрактов) и их основных параметров (требований к продуктам/услугам, срокам, объемам и т.п.).

 

 

 

 

 

 

Формирование идеи проекта

 

 

 

Приступая к созданию своего бизнеса на основании своей инновационной разработки или идеи для бизнеса необходимо сначала четко сформулировать идею своей дальнейшей деятельности. Появление самой идеи и/или разработки связано с рядом причин:

- неудовлетворенный спрос;

-избыточные ресурсы;

- реакция на политическое давление;

- интересы кредиторов.

Разработка инновационного проекта начинается с формирования инновационной идеи, что является отправной точкой данного процесса. Этот момент разработки инновационного процесса традиционно рассматривается с двух позиций. С позиции одних авторов, инновационная идея есть база и сущность инновационного проекта, которая находит отражение в постановке конечной цели проекта.

С другой стороны, формирование инновационной идеи – есть осмысление задуманного плана действий, т.е. инновационная идея представляет собой способы или пути достижения цели проекта.

После формирования определенного числа альтернативных идей Вы должны выполнить предварительную экспертизу и исключить из дальнейшего рассмотрения заведомо неприемлемые. Причины, по которым идея может быть отклонена, имеют весьма общий характер (например):

• недостаточный спрос на продукцию проекта или отсутствие его реальных преимуществ перед аналогичными видами продукции;
• чрезмерно высокая стоимость проекта (имеется в виду не только экономическая, но и социальная или, например, экологическая);
• отсутствие необходимых гарантий со стороны заказчика проекта (или правительства);
• чрезмерный риск;
• высокая стоимость сырья.

Таким образом, на этапе формирования идеи определяются альтернативные модификации решения проблемы. Идея может формироваться длительно, путем разработки, а может возникнуть неожиданно.

Возникновение инновационных идей происходит при помощи методов экспертных оценок, среди них можно выделить такие знаменитые метод как:

• методы выявления мнений (метод интервью; метод анкетирования – выборочных опросов; написание сценария и т.д.)
• творческие методы (морфологический анализ; метод Дельфи и т.д.).

Базой для формирования идеи являются целевые свойства проекта. В процессе нахождения состава нужных операций мы производим структурирование, то есть выделение составных элементов конечных целей. Многие авторы отмечают, что при выделении элементов в проекте необходимо различать две разновидности функциональную и проблемную.

Начало функциональной разбивки целей проекта заключается в установлении состава действующих элементов, которые необходимы для полного и комплексного его решения. Структуризация данного вида происходит в виде «дерева целей», которое представляет собой иерархическую систему, имеющую ряд уровней, на которых располагаются последовательно детализируемые цели, требующие реализации. При этом цели каждого последующего уровня должны обеспечивать реализацию целей вышестоящего уровня.

Анализируя дерево целей можно отметить, что по любому из выбранных элементов, включая и альтернативные, назначается ограниченный список важнейших целевых показателей, характеризующий их научно-технический уровень и раскрывающий содержание целевых показателей элементов вышестоящего уровня.

И так формирование идеи может либо предшествовать этапу формирования цели и миссии создаваемого проекта либо идти с ним параллельно, так как этап формирования идеи тоже формирует цели проекта.

Морфологический анализ (морфологический ящик) – метод систематизации перебора вариантов всех теоретически возможных решений, основанный на анализе структуры объекта.

Метод создан в 30-е гг. XX в. швейцарским астрофизиком Ф. Цвикки. Получил известность с 1942 г. (США).

Применяется при поиске решений в различных областях человеческой деятельности. Применяется при исследовании проблемных ситуаций и выборе направлений решений.

Морфологический анализ может быть использован для создания условий, облегчающих поиск новых идей и решений при формирования портфеля ценных бумаг. С помощью комбинаторики можно получить все теоретически возможные варианты исполнения.

Цель - создать условия, расширяющие область поиска новых идей и решений проблемы, исходя из особенности строения (морфологии) совершенствуемого объекта.

Суть метода - с помощью комбинаторики путем построения морфологической матрицы постараться получить все теоретически возможные варианты реализации объекта с требуемой главной функцией.

Метод Дельфи — многоэтапный метод, предусматривающий первоначальное изолированное вынесение экспертами своих суждений и дальнейшую многократную их корректировку на базе ознакомления каждого эксперта с суждениями других экспертов до тех пор, пока величина разброса оценок не будет находиться в рамках заранее устанавливаемого желаемого интервалаварьирования оценок.  
Другие названия метода: "Дельфийский метод", "Метод дельфийского оракула". 
Авторы метода: О. Холмер, Т. Гордон и др. (США), 50-е годы XX в Суть этого метода в том, чтобы с помощью серии последовательных действий – опросов, интервью, мозговых штурмов – добиться максимального консенсуса при определении правильного решения. Анализ с помощью дельфийского метода проводится в несколько этапов, результаты обрабатываются статистическими методами.

Базовым принципом метода является то, что некоторое количество независимых экспертов (часто несвязанных и не знающих друг о друге) лучше оценивает и предсказывает результат, чем структурированная группа (коллектив) личностей. Позволяет избежать открытых столкновений между носителями противоположенных позиций т.к. исключает непосредственный контакт экспертов между собой и, следовательно, групповое влияние, возникающее при совместной работе и состоящее в приспособлении к мнению большинства. Даёт возможность проводить опрос экстерриториально, не собирая экспертов в одном месте (например, посредством электронной почты).

Субъекты:

• группы исследователей, каждый из которых отвечает индивидуально в письменной форме.
• организационная группа — сводит мнения экспертов воедино.

 

 

Определение целей проекта

 

 

 

Самый первый шаг во всех проектах – коммерческих, домашних или образовательных, - определить цели и задачи. Этот шаг определяет результат проекта и шаги, требуемые для достижения этого результата. Большинство, включая руководителей проектов, не тратят достаточно времени на этот шаг или выполняют его неправильно, тем самым обеспечивая неудачное завершение проекта.

Плохо заданные цели и задачи, или цели без задач, ввергают проект в перерасходы, битвы за территорию, личные конфликты, упущенные контрольные точки и недовольство клиентов.

Цели и задачи должны быть четко сформулированными задачами, каждая со своей собственной целью, задающей конечный результат проекта. Цели и задачи должны быть измеримыми.

Цели – общие формулировки, применяемые к проекту. Цели - "что" процесса. Иначе говоря, "чего" достигнет проект? Проекты могут иметь больше одной цели, но много задач в расчете на цель. Не путайте цели с задачами.

Пример:

1. Цель разработки веб-сайта: Посетители будут убеждены, что глобальное потепление существует.
2. Страховая компания: Отдел медицинского страхования увеличит варианты поставщика на 10%.
3. Поликлиника: Пациенты будут ждать в очереди на посещение врача не дольше 1 часа.

Задачи – точные формулировки, поддерживающие цель. С каждой целью будут связаны одна или больше задач. По сути, задача - "как" процесса.

Всегда начинайте задачу с глагола действия. Это гарантирует, что задача измерима, и что конечный результат проекта рассматривается через действие задачи. Каждая задача также становится измеримой контрольной точкой.

1. Цель: Посетители будут убеждены, что глобальное потепление существует.

• Создать таблицу, сравнивающую стоимость устранения глобального потепления сегодня с аналогичной стоимостью через 100 лет от текущего момента.
• Показать последствия глобального потепления в фотогалерее.
• Указать и рассмотреть "мифы" глобального потепления.

2. Цель: Отдел медицинского страхования  увеличит варианты поставщика  на 10%.

• Выявить варианты и стоимость поставщика.
• Опросить заказчика, чтобы выяснить ценность каждого варианта.
• Сравнивать варианты с конкурентами.

3. Цель: Пациенты будут ждать в очереди на посещение врача не дольше 1 часа.

• Оценить потребности в персонале.
• Купить новое программное обеспечение, составляющее график записей к врачу.
• Установить график подтверждения записей.

Удержание целей и задач на переднем плане каждого проекта гарантирует, что проект и группа являются заодно в течение всего времени выполнения проекта.

Независимо от того, в какой области проект – в образовании, фирме или в семье – четко определенные цели и задачи будут способствовать успешному результату проекта.

 

Планирование ресурсов и формы представления информации по проекту

 

 

 

Назначение ресурсов.

Ресурсам (обычно человеческим) назначаются задания, результаты и контрольные точки, которые необходимо выполнять и соблюдать. В начале проекта, когда указанные ресурсы еще неизвестны, назначаются роли, которые впоследствии могут быть заменены на имена, к примеру, Аналитику назначается задание во время планирования проекта, а затем данная роль заменяется именем Джон Доу, когда он назначается в качестве аналитика для выполнения задания.

Использование ресурсов.

Помогает постоянному распределению ресурсов в проекте, предохраняет от перераспределения ресурсов, помогает руководителю избежать задержек, вызванных плохим распределением, а также помогает ему определить и получить в распоряжение неиспользованное время путем анализа зависимостей. Microsoft Project может автоматически расставить ресурсы, основываясь на календаре, типе задачи, зависимостях и ограничениях, но тем менее не нашелся еще такой руководитель проекта, который был бы доволен таким решением. Рекомендуется распределять ресурсы вручную посредством окна Resource Usage (Использование ресурсов), но если вы решили использовать автоматическую способность MSP, то вам стоит заранее сохранить копию. Если вы определите конфликт между ресурсами (недостаточное распределение или перераспределение), то вы можете:

1. Отложить некоторые задачи.
2. Назначить другой ресурс.
3. Изменить зависимости между задачами.
4. Убрать задачи.
5. Добавить задачи (вместо использования функциональности MSP по разделению задач, которая не поддерживается множеством систем управления проектами, к примеру Clarity).

Формы представления информации о графике реализации проекта (график реализации проекта далее по тексту называется просто графиком) определяют важнейшие группы средств отображения данных о проекте.

Следующие формы представления информации:

Календарь (Calendar).

Линейная диаграмма, или диаграмма Ганта (Gantt Chart).

Диаграмма Ганта с отслеживанием (Tracking Gantt). Является разновидностью линейной диаграммы, предназначенной для отслеживания хода работ, и отличается только составом столбцов таблицы и форматированием полос работ.

- Использование задач (Task Usage).

- Сетевой график (PERT Chart).

- Лист ресурсов (Resource Sheet).

- Использование ресурсов (Resource Usage).

- График ресурсов (Resource Graph).

 

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

 

 

 

Широкое применение методика планирования работ на основе проекта получила в строительстве. Например, для управления проектом сооружения гидроэлектростанции на реке Черчилль в Ньюфаундленде (полуостров Лабрадор). Стоимость проекта составила 950 млн. долларов. Гидроэлектростанция строилась с 1977 по 1986 г. Этот проект включал более 100 строительных контрактов, причем стоимость некоторых из них достигала 76 млн. долларов. В 1984 году ход работ по проекту опережал расписание на 18 месяцев и укладывался в плановую оценку затрат.

По существу, значительный выигрыш по времени образовался от применения точных математических методов в управлении сложными комплексами работ, что стало возможным благодаря развитию вычислительной техники.

В настоящее время в Америке уже сложились глубокие традиции использования систем управления проектами во многих областях жизнедеятельности. Применение системы управления проектами на практике может быть эффективным и для очень небольших проектов, так как, основную долю среди планируемых проектов составляют именно небольшие по размерам проекты.

 

 

СПИСОК ЛИТЕРАТУРЫ

 

 

 

1. Владимирова Л.П. Прогнозирование и планирование в условиях рынка: Учебное пособие. М.: Издательский Дом "Дашков и Ко", 2012. - 308 с.
2. Кузык Б.Н. Прогнозирование, стратегическое планирование и национальное программирование: Учебник. - 2-е изд., перераб и доп. - М.: ЗАО "Издательство "Экономика", 2008. - 575 с. (Высшее образование).
3. Бухалков М.И. Планирование на предприятии: Учебник. 3-е изд., испр. М.: ИНФРА-М, 2008. 416 с. (Высшее образование).
4. Поляк Г.Б. Финансовый менеджмент. М.: Финансы, ЮНИТИ, 2011

 

 

ПРИЛОЖЕНИЕ