Сельское хозяйство
2. Требования к реквизитам служебных документов.
В соответствии с разделом 2 ГОСТа Р6.30-2003 в состав реквизитов документа входят следующие элементы.
1.
Изображение Государственного
2. Изображение герба субъекта РФ (02).
3. Изображение эмблемы (логотипа) предприятия (изображение товарного знака или знака обслуживания) (03).
4. Указание на код предприятия (04).
5.
Указание на основной
6. Указание на индивидуальный номер налогоплательщика / код причины постановки на учет (ИНН/КПП) (06) (введен в состав реквизитов впервые).
7.
Указание на код формы
8. Наименование предприятия (08).
9.
Справочные данные о
10. Наименование вида документа (10).
11. Дата документа (11).
12.
Регистрационный номер
13.
Ссылка на регистрационный
14. Указание на место составления или издания документа (14).
15. Сведения об адресате (15).
16. Указание на гриф утверждения документа (16).
17. Резолюция (17).
18. Заголовок к тексту документа (18).
19.
Отметка о постановке
20. Текст документа (20).
21. Отметка о наличии у документа приложения (приложений) (21).
22. Подпись (лица-отправителя или лица-разработчика) (22).
23. Указание на гриф согласования документа (23).
24. Визы согласования документа (24).
25.
Оттиск печати предприятия (25)
26. Отметка о заверении копии документа (26).
27.
Отметка об исполнителе
28. Отметка об исполнении документа и направлении его в дело (28).
29.
Отметка о поступлении
30.
Идентификатор электронной
Реквизиты документа
01 - Государственный герб.
Государственный герб изображается только в случаях, предусмотренных законодательством, на документах министерств, ведомств, а также органов власти: органов суда, прокуратуры, арбитража, органов народовластия, высших органов управления и др.
02 - Герб субъекта Российской Федерации.
Герб субъекта Российской Федерации помещают на бланках документов в соответствии с правовыми актами субъектов Российской Федерации. В этом случае целесообразно указывать на бланке документа также наименование государства — Российская Федерация.
На бланках документов могут дополнительно воспроизводиться также утвержденные в установленном порядке изображения (гербы) территорий или населенных пунктов.
Примечание: не воспроизводится, если на бланке помещен герб РФ.
03 - Эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания).
Эмблема предприятия - это символическое графическое изображение. В качестве эмблемы, как правило, используется товарный знак. Изображение эмблемы облегчает поиск документа, но заменять наименование предприятия или учреждения эмблемой не допускается. Эмблему размещают на левом поле документа, на уровне названия организации (06) или на верхнем поле документа, либо помещают в соответствии с Уставом (Положением) организации. Эмблема должна быть зарегистрирована в установленном порядке и не должна изображаться на документе, если у организации отсутствует официальное разрешение.
Примечание: не воспроизводится, если на бланке помещен герб РФ или субъекта РФ.
04 - Код организации.
Код по Общероссийскому классификатору организаций и предприятий (ОКПО) имеют все зарегистрированные предприятия. Он может быть проставлен заранее типографским способом. Этот код является своеобразным подтверждением правомочности организации - автора документа. Код по Общероссийскому классификатору управленческой документации (ОКУД) должен соответствовать коду унифицированной формы документа, содержащемуся в классификаторах управленческой документации. Этот реквизит впечатывается при составлении конкретного вида документа.
05 – Основной государственный регистрационный номер (ОГРН) предприятия.
Основной
государственный
06 – Идентификационный номер налогоплательщика / код причины постановки на учет (ИНН/КПП).
ИНН/КПП проставляются в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами.
07 – Код формы документа.
Код формы документа проставляется по Общероссийскому классификатору управленческой документации (ОКУД).
Код формы документа по ОКУД на бланке с угловым размещением постоянных реквизитов располагается непосредственно после реквизита 06 (ИНН/КПП); на бланке с продольным расположением постоянных реквизитов – правее наименования документа.
08 – Наименование организации.
Под наименованием организации следует понимать автора документа, в роли которого, как правило, выступает организация, предприятие или их структурное подразделение, а также отдельное должностное лицо, имеющее право подписи документов.
Наименование организации, являющейся автором документа, должно соответствовать наименованию, закрепленному в ее учредительных документах.
Над
наименованием организации
Наименования
организаций субъектов РФ, имеющих
наряду с русским языком в качестве государственного
национальный язык, печатают на двух языках
– русском и национальном. Наименование
организации на государственном языке
субъектов РФ располагают ниже или справа
от наименования на государственном языке
РФ.
Аналогичным образом оформляются бланки для переписки с иностранными корреспондентами.
Сокращенное наименование организации приводят в тех случаях, когда оно закреплено в учредительных документах организации. Сокращенное наименование (в скобках) помещают ниже полного.
Согласно ГК РФ частные организации, являющиеся юридическими лицами, должны иметь фирменные наименования, в которых следует указывать их организационно-правовую форму (акционерное общество, производственный кооператив, хозяйственное общество с ограниченной ответственностью и т.д.).
В случае, когда документ подготавливается двумя и более организациями, то наименования организаций располагаются в соответствии с их рангом: одного ранга – на одном уровне; нижестоящей организации – ниже наименования вышестоящей.
09 – Справочные данные об организации.
Справочные данные об организации включают: почтовый адрес; номера телефонов и другие сведения по усмотрению организации (номера факсов, телексов, счетов в банке, адрес электронной почты и др.).
ГОСТ Р6.30-2003 не ограничивает состав сведений, включаемых в данные об организации. В их числе могут быть сведения об отгрузочных реквизитах, о государственной регистрации, лицензиях, адрес электронной почты и др. сведения. Номер счета в банке указывается в соответствии с правилами, установленными ЦБ РФ. При этом указываются наименование кредитной организации; номер расчетного счета; БИК; кор. счет и т.д.
10 – Наименование вида документа.
Наименование вида документа, составленного или изданного организацией, регламентируется уставом и должно соответствовать видам документов. В письме наименование вида документа не указывают. Вид документа определяется его содержанием и назначением.
Примечание: для писем, как правило, не указывается.
11 - Дата.
Датой документа является дата его подписания или утверждения, для протокола – дата заседания, для акта – дата события. Если авторами документа являются несколько организаций, то датой документа является одна наиболее поздняя дата подписания.
Дата оформляется арабскими цифрами в следующей последовательности: день месяца, месяц, год (например: 05.01.2004.). Также может оформляться и в такой последовательности: 5 января 2003 г.; 2003.01.05.
В факсах, телеграммах и телефонограммах кроме даты проставляются часы и минуты.
12 - Регистрационный номер документа.
Одновременно
с датой проставляют
Регистрационный номер - это условное обозначение документа, под которым он введен в информационно-поисковую систему организации. Для внутренних документов (например, приказов) это обычно порядковый № дела с начала года. Для исходящих документов он складывается из нескольких частей: индекс структурного подразделения, № дела по номенклатуре, где будет храниться копия документа после его отправки, порядковый № документа. Например: 04-12/57, где 04 - индекс структурного подразделения, 12 - номер дела по номенклатуре, 57 — порядковый № отправляемого документа.
На документах, составленных совместно несколькими организациями, регистрационные номера проставляют через косую черту в порядке указания авторов на документе.
19.04.2003 № ВС-10-18
На № 09-97/101 от 25.03.2003
13 - Ссылка на регистрационный номер и дату документа.
Ссылка на регистрационный номер и дату документа включает регистрационный номер и дату документа, на который дается ответ. Ссылка используется в тех документах, которые являются ответом на запрос (письмо, докладная записка и др.).
14 - Место составления или издания документа.
Место
составления или издания
Москва;
г. Коломна Московской области;
с. Ивановка Мытищинского района Московской области.
Примечание: указывается, если затруднено его определение по реквизитам 08,09.
15 - Адресат.
Данный реквизит проставляется в основном на исходящих документах. Наличие этого реквизита необходимо для сверки с адресом на упаковке.
На внутренних документах данный реквизит может быть проставлен в случае, если это документ, предназначенный для передачи руководству (заявления, докладные и объяснительные записки) или структурному подразделению.
Максимально данный реквизит может состоять из следующих составных частей:
- наименование учреждения, организации или предприятия (в именительном падеже);
- наименование структурного подразделения (в именительном падеже);
- указание должности получателя (в дательном падеже);
- фамилия, инициалы (в дательном падеже);
- почтовый адрес.
Каждая из указанных составных частей печатается с новой строки. Например:
Почтовый адрес не принято проставлять на документах, которые направляются в правительственные организации и постоянным корреспондентам.
Если документ отправляется в несколько однородных организаций или в несколько структурных подразделений одной организации, то их указывают обобщенно:
Документ не должен содержать более 4-х адресатов. При направлении документа более чем в четыре адреса составляется список рассылки, а на каждом документе проставляется только один адресат. Порядок расположения элементов реквизита «Адресат» должен соответствовать действующим Почтовым правилам. При отправлении документа за рубеж данный реквизит оформляется по Международным правилам.
16 - Гриф утверждения документа.
Документ может утверждаться соответствующими органами или должностными лицами, в компетенцию которых входит решение вопросов, изложенных в утверждаемых документах или посредством издания соответствующего распорядительного документа.
В
случае утверждения документа
Если документ утверждается другим специально издаваемым документом, то гриф утверждения должен содержать наименование, номер и дату последнего. Например:
17 - Резолюция.
В резолюции фиксируются указания руководителя по поводу исполнения документа. Резолюция пишется от руки и проставляется в верхнем правом углу над текстом документа. Если на документе больше одной резолюции, то вторая и последующие проставляются на любом свободном месте лицевой стороны документа. Если нет свободного места, то резолюция может быть оформлена на небольшом дополнительном листе формата А6.
Резолюция включает в себя:
- Фамилия И.О. исполнителя
- Содержание поручения
- Срок исполнения
- Подпись руководителя
- Дата резолюции
Например:
Васильеву К.А.
Подготовить проект контракта к 26.01.02
подпись 06.01.02
Исполнителей может быть несколько. В этом случае ответственным за исполнение документа является лицо, указанное в резолюции первым.
Примечание: в отдельных случаях опускается оформление резолюции на отдельном листе.
18 - Заголовок к тексту.
Данный реквизит является обязательным для всех документов. Заголовок может отсутствовать на кратких документах, выполненных на бумаге формата А5 (сопроводительные письма). Заголовок должен быть максимально коротким и точным. В заголовке должно отражаться краткое содержание документа. Он необходим для эффективного поиска, регистрации документов без предварительного прочтения всего текста.
В одной строке заголовка должно быть не более 28 знаков. Всего должно быть не более 5 строк. Точка в конце заголовка не ставится. Заголовок должен грамматически согласовываться с названием вида документа, отвечая на вопрос «о чем?» или «чего?». Например:
приказ — о приеме на работу
положение — о бухгалтерии
протокол — собрания акционеров
должностная инструкция — менеджера по кадрам
Заголовок
располагается слева над
19 - Отметка о контроле.
Данный реквизит проставляется на документах, исполнение которых взято на особый контроль по поручению руководителя. Отметка о контроле - буква «К» проставляется цветным (красным, синим, зеленым) карандашом, фломастером или специальным штампом «Контроль». Располагается на уровне заголовка на левом поле документа.
20 - Текст документа.
Текст документа составляют на русском или национальном языке в соответствии с законодательством Российском Федерации и субъектов Российской Федерации о государственных языках.
Тексты документов пишут только на русском языке при направлении их:
- в федеративные органы государственной власти, органы государственной власти субъектов Российской Федерации;
- на предприятия, в организации и их объединения, не находящиеся в ведении данного субъекта Российской Федерации или расположенные на территории других субъектов Российской Федерации.
Тексты документов оформляют в виде анкеты, таблицы, связанного текста или в виде соединения этих структур.
При составлении текста в виде анкеты наименования признаков характеризуемого объекта должны быть выражены именем существительным в именительном падеже или словосочетанием с глаголом второго лица множественного числа настоящего или прошедшего времени («имеете», «владеете» или «были», «находились» и т.д.). Характеристики, выраженные словесно, должны согласовываться с наименованиями признаков.
Графы и строки таблицы должны иметь заголовки, выраженные именем существительным в именительном падеже. Подзаголовки и графы строк должны быть согласованы с заголовками. Если таблица печатается более чем на одной странице, графы таблицы должны быть пронумерованы и на следующих страницах печатаются только номера этих граф.
Связанный текст, как правило, состоит из двух частей. В первой части указывают причину, основание, цели составления документа, во второй (заключительной) — решения, выводы, просьбы, предложения, рекомендации. Текст может содержать одну заключительную часть (например, приказы - распорядительную часть, без констатирующей; письма, заявления — просьбу, без пояснения; справки, докладные записки — оценку фактов, выводы).
В тексте документа, подготовленного на основании документов других организаций или ранее изданных документов, указывают их реквизиты: наименование документа, наименование организации — автора документа, дату документа, регистрационный номер, заголовок к тексту.
Если текст содержит несколько решений, выводов и т.д., то его следует разбивать на разделы, подразделы, пункты, которые нумеруют арабскими цифрами.
В распорядительных документах (приказ, распоряжение и т.д.) организации, действующих на принципах единоначалия, а также документах, адресованных руководству организации, изложение текста должно идти от первого лица единственного числа (приказываю, предлагаю, прошу).
В распорядительных документах коллегиальных органов текст излагают от третьего лица единственного числа (постановляет, решил).
В совместных распорядительных документах текст располагают от первого лица множественного числа (приказываем, решили).
Текст протокола излагают от третьего лица множественного числа (слушали, выступили, постановили).
В документах, устанавливающих право и обязанности организации, их структурных подразделений (положения, инструкция), а также содержащих описание, оценку фактов или выводы (акт, справка) используют форму изложения текста от третьего лица единственного или множественного числа (отдел осуществляет функции, в состав объединения входят, комиссия установила).
В письмах используют следующие формы изложения:
от первого лица множественного числа («Просим направить», «Направляем на рассмотрение»);
от первого лица единственного числа («Считаю необходимым», «Прошу выделить»);
от третьего лица единственного числа («Министерство не возражает», «Академия управления считает возможным»).
21 - Отметка о наличии приложений.
Часть служебных документов имеет приложения, которые дополняют, разъясняют или детализируют отдельные вопросы, затронутые в тексте.
В распорядительных документах сведения о наличии приложений указывают в тексте.
Сведения о наличии приложений к письмам, справкам, планам, отчетам и т.д. оформляются в следующем порядке.
Если в тексте документа есть полное наименование приложения, то отметка о наличии приложений оформляется сокращенно:
Приложение: на 2 л. в 3 экз.
Если документ имеет приложения, не связанные в тексте, то в отметке о наличии приложений необходимо указать полное наименование документов, входящих в приложение; при наличии нескольких приложений их нумеруют. Например:
Приложение: 1. Инструкция по делопроизводству на 10 л. в 3 экз.
2. Отзыв на проект инструкции на 4 л. в 2 экз.
Если
к документу прилагается
Приложение: Договор аренды от 03.04.96 № 7 и приложение к нему, всего на 12 л.
Если приложения сброшюрованы, то количество листов не указывают.
В случае когда документ отправляется в несколько адресов, а приложение не во все адреса, это отражается в отметке о приложениях:
Приложение: на 4 л. в 1 экз. в первый адрес.
На самих приложениях в правом верхнем углу проставляется отметка, где пишется слово «Приложение», номер приложения (если их несколько); наименование, дата и номер основного документа.
Например:
- Сельское хозяйство
- Сельское хозяйство Беларуси
- Сельское хозяйство Беларуси в период проведения новой экономической политики
- Сельское хозяйство бразилии
- Сельское хозяйство Бразилии
- Сельское хозяйство Бразилии
- Сельское хозяйство в Великобритании
- Сельские земства в России
- Сельские кредитные товарищества: исторический очерк
- Сельские поселения
- Сельские товаропроизводители: учет, налоги, льготы
- Сельский быт
- Сельский туризм
- Сельское хозяйство