Система управления базами данных Microsoft Access. 3

Содержание

Введение

Значительная часть работы специалиста по рекламе сводится к поиску информации. Тщательный поиск позволяет находить новые сферы применения товара, узнавать о новых рынках, замечать новые тенденции. В современном информационно-ориентировочном обществе оперативный доступ к сведениям о рыночной ситуации является очевидным конкурентным преимуществом. В связи с этим особое значение приобретает эффективность способов организации, хранения, поиска и обработки накопительных данных.

Попытка понять потребителей для того, чтобы принимать эффективные рекламные решения, часто является причиной проведения маркетинговых исследований. Маркетинговые исследования заключаются в поиске определенного рода информации, которая впоследствии может быть интерпретирована в план действий и мероприятий.

Накопленная в ходе исследований информация обычно хранится в виде записей. Большое количество записей создает определенную трудность, поэтому для обеспечения эффективности работы с полученным массивом информации ее структурируют, представляют в виде данных. Для структурированных данных легко организовать хранение и быстрый доступ к ним.

Эти возможности реализуются с помощью информационных систем, которые предназначены для организации хранения и комплексного использования данных – банков и баз данных.

1. Базы данных

Современные технологии основаны на повсеместном применении ЭВМ (электронно-вычислительных машин) и оргтехники, активном участии пользователей в информационном процессе, широком использовании прикладных программ, на возможность у пользователя доступа к базам данных, в том числе и удаленным локальным и компьютерным сетям.

Комплекс аппаратных средств, которые функционируют на базе микропроцессорной и вычислительной техники, и программных средств и систем, обеспечивающих операции по сбору, накоплению, хранению, обработке и передаче информации, представляют компьютерные информационные технологии.

Одной из главных возможностей ЭВМ является хранение и обработка больших объемов информации. Эти возможности реализуются с помощью информационных систем, которые предназначены для организации хранения и комплексного использования данных – банков и баз данных.

Главное достоинство баз данных – возможность быстрого поиска, сортировки, отбора информации, создания отчета по заданной форме. Например, по номерам зачеток легко определить фамилии студентов.

Всякая информационная система имеет дело не с самими объектами, как реальными сущностями, а с их знаковыми отображениями-идентифика-торами, позволяющими отличить объект в группе однородных объектов. Характер отношений одних и тех же объектов может измениться и тогда изменится характер связей между элементами данных, который может оказать существенное влияние на структуру банка данных, как логическую, так и физическую.

Совокупность баз данных пользователей, технических и программных средств формирования и ведения этих баз и коллектива специалистов, обеспечивающих функционирование системы, образуют автоматизированный банк данных.

Основные функции банка данных – это информационное отображение предметной области, обеспечение хранения, обновления и выдачи необходимых данных пользователям. Составными частями любого банка данных являются база данных, система управления базой данных, прикладное программное обеспечение, администратор базы данных (рисунок 1).

Рисунок 1 – Схема банка данных и взаимодействия его составных частей

База данных – это совокупность хранимых во внешней памяти ЭВМ большого объема данных. Она представляет собой комплекс взаимосвязанных данных, предназначенный для обеспечения нужной информацией пользователей, каждый из которых имеет отношение к отдельным, чаще всего совместно используемым частям данных.

База данных – это файл специального формата, содержащий информацию, структурированную заданным образом, то есть это совокупность сведений о конкретных объектах реального мира, относящихся к определенной теме или задаче. Чтобы файл считался базой данных, информация в нем должна иметь структуру и быть сформатирована так, чтобы содержимое соседних полей легко различалось.

Функционирование системы управления базой данных основано на введении двух уровней организации базы данных – логического (с точки зрения хранения данных ЭВМ) и физического (с точки зрения использования данных в прикладных приложениях). Структуры физической и логической организации данных могут не совпадать.

Создание баз данных обеспечивает интеграцию данных и возможность централизованного управления данными. В базах данных собирается информация, организованная по определенным правилам, которые предусматривают общие принципы описания, хранения и манипулирования данными для того, чтобы с ними могли работать различные пользователи и программы.

Специалистов, работающих с базами данных, можно разделить на три категории: 1) конечные пользователи (те, кто вводят, извлекают и используют данные); 2) программисты и системные аналитики (те, кто пишут прикладные программы обработки данных, определяют логическую структуру базы данных); 3) администраторы.

Администратор базы данных – это лицо, отвечающее за выработку требований к базе данных во время ее проектирования, реализацию базы данных в процессе создания, эффективное использование и сопровождение базы данных в процессе эксплуатации. Администратор взаимодействует с конечными пользователями и программистами в процессе проектирования базы данных, контролирует ее работоспособность, отвечает за реорганизацию и своевременное обновление информации, удаление устаревших данных и восстановление разрушенных данных, обеспечение безопасности и целостности данных. На практике администратор не один человек, а группа специалистов, так как круг решаемых вопросов, особенно для многоуровневых систем обработки данных, превышает компетенцию одного человека.

Главными особенностями базы данных являются большой объем структурированной информации в какой-то предметной области, общие принципы описания, хранения и манипулирования данными, их доступность для конечных пользователей.

Данные и информация – понятия взаимосвязанные, но не тождественные. Информация об объекте или отношениях объектов, выраженная в знаковой форме, пригодной для обработки автоматическими средствами при возможном участии человека, образует данные. Ранее в базах данных хранились только данных. В настоящее время большинство систем управления базами данных позволяет размещать в своих структурах не только данные, но и методы (то есть программный код), с помощью которых происходит взаимодействие с потребителем или программно-аппаратными комплексами. В современных базах данных хранятся не только данные, но и информация.

Например, в базе данных крупного банка есть все необходимые сведения о клиентах. Доступ к этой базе имеется у достаточно большого числа сотрудников банка, но среди них нет человека, который имеет доступ ко всей базе полностью и при этом способен вносить единолично произвольные изменения в нее. База содержит методы и средства, позволяющие каждому из сотрудников оперировать только с теми данными, которые входят в его компетенцию.

Характерной особенностью данных является возможность переводить их из одной знаковой системы в другую без потери информации. Знаки структурно оформлены в виде фиксированной последовательность-записи, а каждое поле записи, в которое помещается знак, должно иметь интерпретацию с точки зрения предметной области, для которой создается банк данных.

Предметная область – однородная часть реального мира, представляющая интерес для конкретного исследования. Примеры простейших баз данных – телефонный справочник, расписание движения поездов, алфавитный или предметный каталог книг в библиотеке, результаты сдачи сессии студентами.

По технологии хранения данных различают два вида баз данных: централизованные и распределенные. Централизованные базы данных размещаются в памяти одной вычислительной системы, распределенные – состоят из нескольких частей, при этом отдельные части общей базы могут храниться на различных компьютерах.

Обобщенная технология работы с базами данных включает в себя несколько этапов:

1) построение инфологической  модели базы (определение назначения  и цели создания базы данных);

2) создание структуры таблиц базы данных (определение необходимых таблиц и их связей, полей, задание ключа)

3) ввод, поиск и обработка  данных, содержащихся в таблицах (создание форм, фильтров и запросов);

4) вывод информации из  базы данных (создание отчета).

Для построения информационно-логической модели необходимо выделить источники данных, определить, посредством каких параметров будут описываться объекты базы данных, уточнить решаемые в базе данных задачи и продумать проблемы, которые могут возникнуть в будущем.

Например, туристическое агентство создает информационную систему, автоматизирующую процессы учета договоров с клиентами и контроля исполнения заказов на путешествия. В базу данных информационной системы будет поступать следующая информация: название компании-клиента, данные о контактном лице, описание предмета договора (страна, число туристов, тур), дата начала исполнения договора, дата окончания исполнении договора, дата оплаты.

В операционных системах персональных компьютеров не предусматривается специальных средств для создания и обработки баз данных. Для обеспечения полного цикла операций с данными в базе данных необходим дополнительный комплекс прикладного программного обеспечения – система управления базами данных.

Система управления базами данных – универсальное программное средство, предназначенное для организации хранения и обработки логически взаимосвязанных данных и обеспечении быстрого доступа к ним.

Она должна обеспечивать пользователю поиск, модификацию и сохранность данных, оперативный доступ, защиту целостности данных от аппаратных сбоев и программных ошибок, разграничение прав и защиту от несанкционированного доступа, поддержку совместной работы с данными нескольких пользователей.

Существуют универсальные системы управления базами данных, используемые для различных приложений – системы Microsoft Access, Micro-soft Visual FoxPro, Borland dBase, Borland Paradox, Oracle.

Они могут по-разному работать с разными объектами и предоставляют пользователю различные функции и средства. Фактически у любой современной системы управления базами данных существует аналог, выпускаемый другой компанией, имеющий аналогичную область применения и возможности, любое приложение способно работать со многими форматами представления данных, осуществлять экспорт и импорт данных.

Общепринятыми являются технологии, позволяющие использовать возможности других приложений, например, текстовых процессов, электронных таблиц, графических пакетов и других, встроенные версии языков высокого уровня (чаще SQL и/или VBA) и средства визуального программирования интерфейсов разрабатываемых приложений.

Современный подход к управлению базами данных подразумевает также широкое использование технологии «клиент-сервер», особо актуальной для баз большого объема.

По способу доступа к данным базы данных различают две системы – файл-сервер и клиент-сервер. В системе файл-сервер одна из вычислительных машин (сервер) служит хранилищем централизованной базы данных, а доступ к базе осуществляется с других компьютеров (рабочих станций). Запрошенные данные в виде файлов базы передаются с файлового сервера на машины, осуществившие запрос, где затем средствами системы управления базами данных и выполняется их обработка. В системе клиент-сервер центральной машине отводятся не только функции хранения базы данных, но и задачи обработки данных в соответствии с запросом. Найденные и обработанные данные передаются от сервера к клиенту, по запросу последнего. При этом файлы базы данных никуда не пересылаются, на клиентских машинах отображается только итоговая информация.

Это дает возможность рассмотреть одну систему и обобщить ее понятия, приемы и методы на весь класс систем управления базами данных.

В работе с любой базой данных есть два различных режима: проектировочный и эксплуатационный (пользовательский). Создатель базы работает с ее структурой и имеет полный доступ к ней: создает новые объекты, задает их структуру, меняет свойства полей, устанавливает необходимые связи. Пользователь базы наполняет ее информацией и получает результат в в идее временных результирующих таблиц или отчетов.

Разработка баз данных включает следующие этапы:

1. Определение назначения  базы данных.

2. Принятие решения о  том, какие необходимые данные  база данных должна содержать.

3. Определение полей, которые будут входить в таблицы, и выбор полей, содержащих уникальные значения.

4. Назначение связей между  таблицами и окончательный просмотр  получившейся структуры.

5. Создание таблиц, связывающих  их между собой, и экспериментальное наполнение базы пробными данными.

6. Создание форма, отчетов  и запросов для операций с  введенными данными.

2. Система управления базами данных Microsoft Access

Система управления базами данных Microsoft Access входит в состав самого популярного пакета Microsoft Office и в настоящее время является самой популярной настольной системой управления базами данных. По своим возможностям и сложностям интерфейса Access ближе к профессиональным программам.

Система управления базами данных позволяет извлекать из большого массива информации нужные данные в нужном виде. Без собственной базы данных сегодня не обходится ни одно учреждение, предприятие. Умение работать с базами данных является на сегодняшний день одним из важнейших навыков в работе с компьютером, важнейшей функцией которого является хранение информации.

Успех системы управления базами данных Microsoft Access заключается в прекрасной реализации продукта, рассчитанного как на начинающего, так и на квалифицированного пользователя.

Access имеет удобный интерфейс и понятные инструменты, дает возможность создавать достаточно сложные структуры данных с расширенными возможностями.

Система управления базами данных Microsoft Access работает с базами данных реляционной модели с использованием технологии «клиент-сервер».

Access для каждой базы данных использует один файл, содержащий множество таблиц и других объектов базы данных.

Она не является сервером базы данных. В многопользовательской системе каждый клиент Access должен сам извлекать записи из разделяемого хранилища и обрабатывать их на своем компьютере.

К достоинствам системы управления базами данных Microsoft Access следует отнести гибкость. Почти все сложные операции в Access выполняются с помощью мастеров. Можно без труда создавать простые программы. Для более сложных программ можно использовать язык программирования Visual Basic for Applications (VBA).

К основным достоинствам данной системы управления базами данных относятся:

1) является самой быстрой  из существующих систем управления  базами данных этого класса;

2) вобрала в себя многие возможности системы управления базами данных «клиент-сервер»: системная информация хранится в специальных таблицах, страничная организация хранения, существует защита от несанкционированного доступа;

3) для хранения данных  имеет собственную уникальную структуру хранения всех объектов в одном MDB-файле;

4) являясь частью Microsoft Office, имеет сложный интерфейс и возможность обмена данными с другими программами пакета;

5) предлагает набор мастеров, упрощающих создание приложений и баз данных;

6) предлагает способ автоматизации работы с базой данных посредством макросов;

7) предлагает мощный язык  разработки программ Visual Basic for Applications (VBA), переносимых между приложениями Microsoft;

8) поддерживает целостность данных (ограничения доступа к данным, первичный ключ, каскадное обновление данных);

9) имеет архивариус – мастер, который создает словарь данных;

10) предоставляет инструментальный комплект разработчика Developer's Toolkit для создания отчуждаемых приложений.

Недостатки системы управления базами данных Microsoft Access:

1) требование больших объемов оперативной памяти (ее нехватка может снизить производительность);

2) медленная работа в  среде интерпретатора.

Система управления базами данных Access для работы с данными использует процессор баз данных Microsoft Jet, объекты доступа к данным и средство быстрого построения интерфейса – Конструктор форм. Для получения распечаток используются конструкторы отчетов. Автоматизация рутинных операций может быть выполнена с помощью макрокоманд. В случае недостатка визуальных средств пользователи могут обратиться к созданию процедур и функций. При этом как в макрокомандах можно использовать вызовы функций, так и из кода процедур и функций можно выполнять макрокоманды.

База данных – огромный массив информации, а система управления базами данных – программа, которая дает возможность работать с этой информацией.

База данных Access и система управления базами данных Access представляют собой файл с расширением .mdb. В рамках этого файла данные можно разделить на отдельные таблицы; просматривать, добавлять и обновлять данные в таблицах с помощью электронных форм; находить и извлекать только нужные данные с помощью запросов; анализировать или печатать данные с помощью отчетов. Создание страниц доступа к данным позволяет пользователям просматривать, обновлять или анализировать данные из базы данных через Интернет или интрасеть.

База данных представляет собой хранилище информации, которое может вмещать от нескольких записей в одной таблице до тысяч записей во множестве связанных таблиц. Система управления базами данных Access обеспечивает простой способ поиска отдельных записей, позволяет проводить поиск даже по части имени, если пользователь не уверен в том, как это имя пишется.

Access включает ряд документов, позволяющих не только найти в базе нужные сведения, но и представить их в различных видах. Можно провести фильтрацию записи (извлечь из таблицы записи, отвечающие определенным условиям), отсортировать их по одному или нескольким полям, можно создать запрос, отображающий данные из нескольких таблиц. Например, можно отсортировать авторов в таблице Книги по алфавиту.

При сортировке текстовых полей все записи упорядочиваются вначале по первому символу, затем по второму и так далее, вплоть до последнего. Сортировка числовых данных осуществляется по их значениям в порядке возрастания или убывания.

Таблицы, запросы, формы и отчеты являются основными объектами базы данных. За счет страниц доступа, макросов и модулей можно существенно расширить возможности базы данных.

Таблицы – основные объекты любой базы данных, в которых хранятся все данные, имеющиеся в базе. Таблицы хранят и структуру базы (поля, их типы и свойства).

Запросы – специальные структуры, предназначенные для обработки данных базы данных. Они служат для извлечения данных из таблиц и предоставлении их пользователю в удобном виде. С помощью запросов выполняются операции отбора данных, их сортировку и фильтрацию; преобразование данных по заданному алгоритму, создание новых таблиц, автоматическое наполнение таблиц данными, импортированными из других источников. Запросы черпают данные из базовых таблиц и создают на их основе временную результирующую таблицу.

Форма представляет собой объект базы данных, содержащий упорядоченный набор элементов правления, которые обеспечивают интерактивное взаимодействие с полями одной или нескольких таблиц.

Формы обеспечивают пользователям возможность ввода и корректировки данных без необходимости знать, как устроена таблица.

Отчет – итоговый документ, создаваемый на основе базы данных. Отчеты можно создавать на основе таблиц или на основе запросов.

Отчеты предназначены для вывода данных не на экран, а на печатающее устройство (принтер). Поэтому в них приняты специальные меры для группирования вводимых данных и для вывода специальных элементов управления, характерных для печатных документов (верхний и нижний колонтитулы, номера страниц, служебная информация о времени создания отчета). В результате работы отчета создается бумажный документ.

Страницы предназначены для предоставлении доступа к информации, хранящейся в базе данных, пользователям Интернета или интранета. Пользователи на web-странице могут просматривать таблицы, выполнять запросы и заполнять поля форм. Один пользователь, вносящий изменения в базу, ненадолго блокирует только одну запись, с которой он работает. Если в локальной или глобальной сети с одной базой работает несколько пользователей, то каждый может видеть в режиме реального времени те изменения, которые вносят в базу его коллеги.

Макросы – небольшие программы, с помощью которых можно автоматизировать часто повторяющиеся действия, например, открытые формы или печать отчета.

Модули – программы на Visual Basic for Applications (VBA), языке программирования высокого уровня, разработанного для создания приложений Windows. Программы VBA используются для решения задач, слишком сложных для макросов, например, извлечение определенной информации из рабочих листов Excel.

Словари данных – это данные о данных. Словарь содержит полное описание базы данных с высокой степенью детализации и обычно организуется в виде нескольких физических баз данных с логическими связями между ними. Особенно важен словарь данных при взаимодействии нескольких систем обработки данных, построении распределенных банков данных, заимствовании программ, выполненных в других организациях.

Основные функции словарей данных:

1. Централизация управления  элементами данных с целью  упрощения проектирования базы  данных и ее расширения.

2. Установление связи  между пользователями базы данных.

3. Осуществление простого и эффективного управления элементами данных при вводе новых элементов и изменении существующих.

4. Уменьшение избыточности.

5. Устранение противоречивости  данных.

Словарь данных используется конечными пользователями при работе с системой на языке запросов, прикладными программистами – при написании программ, системными администраторами – в процессе развития системы.

Система управления базами данных Microsoft Access обеспечивет пользователю поиск, модификацию и сохранность данных, оперативный доступ, защиту целостности данных от аппаратных сбоев и программных ошибок, разграничение прав и защиту от несанкционированного доступа, поддержку совместной работы с данными нескольких пользователей.

Заключение

Система управления базами данных позволяет извлекать из большого массива информации нужные данные в нужном виде. Без собственной базы данных сегодня не обходится ни одно учреждение, предприятие. Умение работать с базами данных является на сегодняшний день одним из важнейших навыков в работе с компьютером, важнейшей функцией которого является хранение информации.

База данных – это совокупность хранимых во внешней памяти ЭВМ большого объема данных, содержащих информацию, структурированную заданным образом, то есть это совокупность сведений о конкретных объектах реального мира, относящихся к определенной теме или задаче.

В настоящее время система управления базами данных Microsoft Access является самой популярной настольной системой управления базами данных и входит в состав самого популярного пакета Microsoft Office. По своим возможностям и сложностям интерфейса Access ближе к профессиональным программам.

Microsoft Access имеет удобный интерфейс и понятные инструменты, дает возможность создавать достаточно сложные структуры данных с расширенными возможностями.

Успех системы управления базами данных Microsoft Access заключается в прекрасной реализации продукта, рассчитанного как на начинающего, так и на квалифицированного пользователя.

Список использованной литературы

1. Макарова Т.В. Основы  информационных технологий в рекламе: учеб.пособие для студентов вузов, обучающихся по специальности 032401 «Реклама» / Т.В. Макарова, О.Н. Ткаченко, О.Г. Капустина; под ред. Л.М. Дмитриевой. – М.: ЮНИТИ-ДАНА, 2009. – 271 с.