Современное государственное регулирование делопроизводства и документооборота

Министерство  образования и науки Российской Федерации

       ГОУ ВПО  «СИБИРСКАЯ ГОСУДАРСТВЕННАЯ  ГЕОДЕЗИЧЕСКАЯ АКАДЕМИЯ» 
 

              Реферат по дисциплине ДУД

на тему:  

Современное государственное  регулирование делопроизводства и документооборота. 
 
 
 
 

                                                                                                                                              Выполнила: Ефимова О.

                                                                                                                                                Группа:ЭТЗ-22. 
 
 
 

                             НОВОСИБИРСК

                                        2012

Содержание.

1. Современное государственное регулирование делопроизводства.

- Законодательное регулирование делопроизводства.

- Нормативно-методическое регулирование делопроизводства.

2. Организация документооборота.

- Проблема совершенствования документооборота.

- Понятие «документооборот», его развитие и нормативно-методическая регламентация.

- Основные правила организации документооборота в учреждении.

- Прием, обработка и распределение поступающих документов.

- Порядок направления на исполнение и работы исполнителя с документами.

- Правила обработки исходящих документов.

       Список литературы. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

1.Современное государственное регулирование делопроизводства

Законодательное регулирование  делопроизводства.

В настоящее время  регламентация документирования, организации  и технологии документационного  обеспечения управления ведется  в нескольких направлениях: законодательное  регулирование, стандартизация, разработка нормативных и нормативно-методических документов общегосударственного действия.

Высшей правовой значимостью обладают законы Российской Федерации.

Федеральный закон  Российской Федерации «Об информации, информатизации и защите информации»  закрепил обязательность документирования информации, установил ряд тер­минов (информация, информатизация, информационные ресурсы, документированная информация и др.), урегулировал отношения, возникающие при создании и использовании информационных технологий, установил обязательность предоставления информации государственным органам.

Федеральный закон  «О бухгалтерском учете», указав, что  бухгалтерский учет осуществляется путем сплошного, непрерывного и  документального учета всех хозяйственных  операций, специальной статьей (ст. 9) определил правила оформления первичных учетных документов. В  ней подчеркивается, что все хозяйственные  операции, проводимые организацией, должны оформляться оправдательными документами. Эти документы служат первичными учетными документами. При этом закон  допускает создание первичных и  сводных учетных документов на бумажных и машинных носителях информации. В последнем случае организация  должна изготовлять копии таких  документов на бумажных носителях для  других участников хозяйственных операций, а также по требованию органов, осуществляющих контроль.

Об обязательности документирования говорится и в  других законодательных актах. Так, Гражданский кодекс Российской Федерации  определил правовые основы не только деятельности юридических лиц, но и  ее документирования. Например, ст. 184 и 185 определяют, что коммерческое представительство  осуществляется на основании договора, заключенного в письменной форме, и  доверенности, т.е. письменного уполномочия, выда­ваемого одним лицом другому.

В ряде статей установлены  требования к составу информации (содержанию) документов и их оформлению. Так, ст. 52 ГК РФ содержит требование к  содержанию устава и учредительного договора, на основании которых действуют  юридические лица; ст. 185 и 186 определяют реквизиты такого документа, как  доверенность; в ст. 878 определен  формуляр чека и т.д.

Федеральные законы «Об акционерных обществах» и  «Об обществах с ограниченной ответственностью» наряду с правовыми  нормами создания, реорганизации, ликвидации обществ значительное внимание уделяют  порядку документирования их деятельности, правилам составления и оформления ряда документов.

Статья 89 закона «Об  акционерных обществах» и ст. 50 закона «Об обществах с ограниченной ответственностью» определяют обязанности  обществ по хранению документов. Закон  установил обязательность хранения документов обществ по месту нахождения их исполнительных органов. Общества отвечают за упорядоченность документов, должны проводить работу по их сохранности  в соответствии с указаниями и  рекомендациями архивных органов Российской Федерации. 

Эта норма тесно  связана с требованиями Основ  законодательства Российской Федерации  об Архивном фонде Российской Федерации  и архивах, которые установили, что  в Архивный фонд Российской Федерации  входят документы, находящиеся на ее территории, независимо от формы собственности  организаций, в которых они образовались. Поэтому многие документы учреждений, организаций и предприятий по истечении определенного срока  должны передаваться на хранение в  государственные архивы в порядке, определенном норма­тивными документами.

Закон «О языках народов  Российской Федерации» (в редакции от 24 июля 1998 г.) (ст. 16) определяет обязательность ведения делопроизводства на территории России на русском языке.

В Федеральном законе «Об основах государственной  службы Российской Федерации», посвященном  правовым основам организации государственной  службы и положению государственных  служащих, регламентируется порядок  документирования прохождения государственной  службы, оформления трудового договора и обязательность ведения личного  дела.

Постановлением правительства  Российской Федерации в 1997 г. утверждены «Правила подготовки правовых актов  федеральных органов исполнительной власти и их государственной регистрации». В Правилах указан процесс подготовки проекта нормативно-правового акта, его согласования, подписания, утверждения, оформления, сроки подготовки. Определен  также порядок его государственной  регистрации в Министерстве юс­тиции РФ (внесение в Государственный реестр нормативных правовых актов и присвоение ему регистрационного номера). При нарушении требований, изложенных в Правилах, доку­мент не вступает в силу.

Законодательными  актами Российской Федерации регулируются требования к документам, пересылаемым с помощью разнообразных средств связи (почта, телеграф, факсимильные и электронные сообщения), требования к защите информации на разных стадиях ее создания и хранения, приданию документам официальности (юридической силы). В них также содержатся основы регулирования процессов информатизации. Законом установлены право собственности на отдельные документы и массивы документации, категории информации по уровням доступа к ней.

Ряд правовых актов  содержит нормы, которые необходимо учитывать при составлении и  оформлении управленческих документов. К таким актам относятся, например, закон РФ «О товарных знаках, знаках обслуживания и наименованиях мест происхождения товаров», который  определяет порядок регистрации  эмблемы предприятия, помещаемой на бланке; постановление Правительства  РФ «Об упорядочении изготовления, использования, хранения и уничтожения  печатей и бланков с воспроизведением государственного герба Российской Федерации» и др.

Таким образом, в  действующем законодательстве содержится значительное количество обязательных для исполнения норм, правил и требований к документированию различных направлений  деятельности государственных и  негосударственных организаций, к  оформлению тех или иных видов  документов, их содержанию и структуре  текста. Специалист в области делопроизводства обязан знать действующее законодательство страны и следить за его изменениями, так как эти знания составляют одно из важнейших профессиональных качеств, без которого невозможно заниматься делопроизводством на современном  уровне.

Нормативно-методическое регулирование делопроизводства. 

Общее методическое руководство постановкой делопроизводства в Российской Федерации, как и  в большинстве цивилизованных стран  мира, осуществляют архивные органы, так  как наиболее ценные документы после  использования их в оперативной  работе передаются на постоянное хранение в государственные архивы.

В Положении «О федеральной  архивной службе России», утвержденном постановлением Правительства Российской Федерации от 28.12.1998 № 1562, к главным  задачам федеральной архивной службы России (Росархив) отнесены: «развитие и совершенствование совместно с федеральными органами государственной власти и органами государственной власти субъектов Российской Федерации ... делопроизводства, в том числе государственной системы делопроизводства и унифицированных систем документации». Росархив в соот­ветствии с возложенными на него задачами «осуществляет межотраслевое организационно-методическое руководство и контроль за ... организацией документов в делопроизводстве федеральных органов государственной власти». Росархив «проверяет выполнение организациями независимо от их ведомственной подчиненности требований законодательства в области ... организации документов в делопроизводстве». Росархиву предоставлено право утверждать типовые перечни документов, подлежащих передаче на постоянное хранение, и типовые перечни с указанием сроков хранения документов, согласовывать отраслевые стандарты, инструкции по вопросам организации документов в делопроизводстве, разрабатывать и утверждать обязательные для исполнения нормативно-методические документы по организации документов в делопроизводстве.

Действующие сегодня  общегосударственные нормативно-методические документы по организации делопроизводства должны быть в каждой организации. К  ним относятся:

Государственная система  документационного обеспечения  управления. Основные положения. Общие  требования к документам и службам  документационного обеспечения.

В настоящее время  в соответствии с федеральной  целевой программой разрабатывается  новая редакция ГСДОУ — системы  положений, определяющих основные правила  работы с документами в организациях. Система ориентирована и на коммерческие структуры. Она будет состоять из двух частей: нормативной и методической. В нормативной части, как и  в существующем сегодня документе, определяются основные задачи и функции, правовое регулирование деятельности службы документационного обеспечения в организации, ее примерная структура; порядок подготовки и оформления документов; все этапы работы с ними: доставка, прохождение, обработка, учет, регистрация, контроль исполнения, инфор­мационно-справочная работа, оперативное хранение документов, поиск документов и информации; защита информационно-поисковых систем; подготовка документов в архив; поря­док проведения экспертизы ценности документов; организация хранения документов.

Главное отличие  новой системы заключается в  том, что она будет представлять собой единый комплекс автоматизированного  документирования на базе современных  текстовых редакторов, автоматизированного  документооборота (включая электронную  почту), баз данных и автоматизированного  хранения и использования документов (в том числе автоматизированные номенклатуры дел, описи дел и т.д.). 

Типовая инструкция по делопроизводству в министерствах  и ведомствах Российской Федерации.

Инструкция зарегистрирована в Министерстве юстиции РФ. Она  включает как общий порядок подготовки и оформления документов, так и  особенности подготовки отдельных  видов документов: приказа, указания, инструкции, протокола. В ней расписаны  процедура регистрации документов, построение поисковых систем для  справочной работы, организация контроля исполнения документов, порядок составления  и работы с номенклатурой дел, формирование дел, проведение экспертизы ценности документов, оформление дел, со­ставление описей, оперативное хранение дел и передача их на архивное хранение. В приложении к Инструкции даны формы номенклатуры дел, акта о выделении документов к уничтожению, описей и др. Как видно из краткого перечисления содержания Инструкции, она отражает практически все вопросы организации делопроизводства. Хотя она предназначена в первую очередь для министерств и ведомств, ею могут воспользоваться и найдут много полезного для себя службы делопроизводства организаций любых форм собственности. Она может быть

Стандарт распространяется на «организационно-распорядительные документы, относящиеся к Унифицированной  системе организационно-распорядительной документации (УСОРД), — постановления, распоряжения, приказы, решения, протоколы, акты, письма и др….,  используемые в деятельности:

· федеральных органов  государственной власти, органов  государственной власти субъектов  Российской Федерации, включая субъекты Российской Федерации, имеющие наряду с русским языком в качестве государственного национальный язык, органов местного самоуправления;

· предприятий, организаций  и их объединений независимо от организационно-правовой формы».

Основные правила  работы ведомственных архивов:

Правила условно  можно разделить на две части. В первой (разд. 2—4) детально освещены делопроизводственные вопросы:

· требования к номенклатурам  дел, их виды, порядок их составления, заполнения, ведения;

· порядок формирования дел в делопроизводстве;

· организация и  порядок проведения экспертизы ценности документов в делопроизводстве;

· порядок выделения  документов к уничтожению;

· подготовка дел  к передаче в архив: оформление дел (нумерация, подшивка, дооформление обложки и т.д.), составление описей, передача в архив.

В другой части правил (разд. 5—14) подробно раскрывается работа с документами в архиве.

Для коммерческих организаций, не передающих документы на государственное  хранение, а хранящих их у себя, правила  являются незаменимым подспорьем в  организации их архива.

Перечни документов с указанием сроков хранения (Типовой  или ведомственный)*.

Типовое положение  о ведении делопроизводства по предложениям, заявлениям и жалобам граждан  в государственных органах, на предприятиях, в учреждениях и организациях.

В этом акте описаны  принципиальные положения по организации  работы с этой категорией документов: особенности регистрации, сроки  исполнения, ведение справочной картотеки, формирование дел, сроки хранения дел, ведение аналитической справки  по обращениям. Методика, изложенная в  Положении, может быть использована для организации работы с любыми документами частных лиц.

Кроме того, надо знать, что работа с определенной категорией документов регламентируется специальными актами. Так, например, правила работы с бухгалтерскими документами отражает не только Федеральный закон о  бухгалтерском учете, но и Положение  по ведению бухгалтерского учета  и бухгалтерской отчетности в  Российской Федерации от 28.07.1998 № 34н.

При работе с кадровой документацией необходима Инструкция о порядке ведения трудовых книжек на предприятиях, в учреждениях и  организациях (утверждена постановлением Госкомтруда СССР от 20 июня 1974 г. № 162, в редакции от 2 августа 1985 г., с изменениями  и дополнениями от 19 октября 1990 г.).

Пакет этих документов надо постоянно обновлять по мере замены нормативно-методических актов  новыми.

Но помимо того, что  надо знать как выполнять ту или иную работу, надо еще иметь представление о нормах времени или выработки, существующих на эти виды работ.

Центральным бюро нормативов по труду разработано достаточно большое количество нормативных  документов, содержащих нормы времени  на работы, выполняемые работниками  управленческого аппарата. Работу с  документами отражают: 

• Межотраслевые  укрупненные нормативы времени  на работы по документационному обеспечению  управления (утверждены постановлением Министерства труда Российской Федерации  от 25 ноября 1994 г. № 72);

• Нормы времени  на работы по автоматизированной архивной технологии и документационному  обеспечению органов управления (утверждены постановлением Министер­ства труда Российской Федерации от 10 сентября 1993 г. № 152);

• Единые нормы времени (выработки) на машинописные работы (утверждены постановлением Госкомтруда СССР и  Президиума ВЦСПС от 19 июня 1984 г. № 189/11—64);

• Межотраслевые  укрупненные нормативы времени  на работы по комплектованию и учету  кадров.

Последний нормативный  документ нужен для работы с кадровой документацией.

Все эти нормативы  рекомендуются для применения в  управленческом аппарате учреждений, организаций, предприятий, фирм независимо от форм собственности.

Пакет общегосударственных  нормативно-методических документов необходимо иметь каждой делопроизводственной службе как справочный материал. Он используется при разработке таких  индивидуальных организационных документов, как Положение о службе ДОУ, должностные инструкции ее работников и инструкция по делопроизводству конкретной организации.

Организация документооборота

Проблема совершенствования  документооборота

Объем документации, создаваемой в учреждениях как всего мира, так и нашей страны, имеет тенденцию к постоянному и все более ускоряющемуся росту. В связи с научно-техническим прогрессом увеличение объемов управленческой документации происходит пропорционально изменению роста объемов производства продукции и производительности труда. Это первая закономерность документообразования.

Рост объемов производства приводит к стремительному росту  объемов информации. В то же время  производительность труда в производственной сфере растет гораздо быстрее  производительности труда в управлении. Этот разрыв — одна из основных причин роста аппарата управления во всех развитых странах мира.

Причины роста объема документооборота подразделяют на объективные и субъективные.

Главными объективными причинами увеличения объемов документов являются влияние научно-технического прогресса, развитие экономики, расширение и усложнение номенклатуры выпускаемой  продукции, освоение новых районов, строительство новых объектов, усложнение процессов управления. При этом объемы создаваемых документов увеличиваются  с ростом количества документируемых  действий и количества адресатов, которым  эти действия направлены. Таким образом, возрастание или сокращение объемов  документов значительным образом связано  с процессами документирования.

К субъективным причинам относят:

• бюрократизацию аппарата управления, с которой связано  увеличение количества проверяющих  инстанций, разбухание контролирующих органов, ущемление и игнорирование  законных прав граждан. Все это приводит к созданию документов, не обусловленных  деловой необходимостью, для подстраховки, на всякий случай;

• незнание или несоблюдение работниками управленческих структур законодательства, нормативных актов, устанавливающих юридические требования к оформлению документов. В результате возникает недоверие к документам и их перепроверка, т.е. создание новых  документов;

• неквалифицированное  документирование распорядительной деятельности. Например, приказ, содержащий неясные  задания, нереальные сроки исполнения, противоречащий из­данным ранее приказам, обязательно вызовет поток писем или докладных записок управляемых организаций (структурных подразделений) разъяснительного характера;

• несвоевременное, некачественное выполнение заданий, поручений, договорных обязательств, срыв сроков их исполнения порождает потоки документов с просьбами переноса сроков, рекламациями, объяснениями, претензиями и т.д.;

• отсутствие прав у  подведомственных или подчиненных  организаций в решении стоящих  перед ними задач вынуждает постоянно  обращаться в вышестоящие учреждения за разъяснениями или разрешениями спорных вопросов; 

• некомпетентность управленческого персонала в  решении производственных, экономических, управленческих задач приводит к  выбору нецелесообразных вариантов  их решений, что отражается на документировании самих этих действий, а затем исправлении  принятого решения и т.д.;

• отсутствие в управленческом аппарате регламентации документообразования приводит к использованию значительного количества разнообразных видов и форм документов, предназначенных для документирования идентичных функций и содержащих аналогичную информацию, но отличающихся по форме представления информации или по составу показателей;

• широкое распространение  копировальной техники и ее бесконтрольное использование в учреждениях  приводит к созданию огромного количества копий документов, которые используются в незначительной мере;

• использование  в процессах создания и подготовки документов компьютеров, с одной  стороны, значительно повысило скорость подготовки документов, сократило трудоемкость этих операций, но, с другой стороны, привело к значительному увеличению количества документов за счет создания одного и того же документа в бумажной и электронной форме.

Таким образом, в  числе субъективных причин, влияющих на увеличение документооборота, мы видим  как связанные с отдельной  личностью (деятельность руководителя, специалиста), так и с нарушениями  требований законодательства, с организацией документирования. К субъективным причинам надо отнести и новые технологии подготовки документов, которые, сократив время на создание текста, его распечатку и копирование, увеличили их потоки и видовое разнообразие, но не решили проблему управления этими потоками. Этот вывод сделан и отечественными документоведами, и зарубежными специалистами в области управления документацией.

Понятие «документооборот», его развитие и нормативно-методическая регламентация

Документооборот —  движение документов в организации  с момента их создания или получения  до завершения исполнения или отправки.

Организация документооборота — это правила, в соответствии с которыми происходит движение документов в учреждении. Организация документооборота предусматривает рациональное движение документов, включающее как операции с документами, так и все их перемещения в аппарате управления, т.е. их получение, рассмотрение, передачу на исполнение, организацию исполнения, удостоверения, оформления и отправки.

Документооборот является важным звеном делопроизводства, так  как определяет не только инстанции  движения документов, но и скорость этого движения.

В делопроизводстве документооборот рассматривается  как функция коммуникации, реализация которой должна соотноситься, субординироваться с общими целями делопроизводства — информационным обеспечением деятельности аппарата управления, его документирования, хранения и использования ранее созданной информации.

С нечеткой организацией движения документов в настоящее  время связывают многие недостатки в организации документационного  обеспечения деятельности аппарата управления. Например, процесс документационного  обеспечения принимаемого управленческого  решения включает три составляющие: информационную поддержку решения (обеспечение принимаемого решения  достоверной и достаточной информацией); доку­ментирование решения (создание распорядительного документа); контроль за его выполнением (организация работы, выполнения задания, соблюдение определенных условий, сроков и т.д.). Пооперационно этот процесс состоит из сбора информации, подготовки проекта документа, его редактирования, согласования, изготовления, удостоверения. Каждая операция сопровождается перемещением документа в управленческом аппарате из одного структурного подразделения в другое, передачей от технических исполнителей к специалистам, а затем — к руководителям. Следовательно, скорость перемещения документов и качество выполнения каждой операции оказывают влияние на процесс управления в целом.

Термин «документооборот»  появился в литературе в 1920-е годы. В работах таких крупных специалистов в области управленческого труда и делопроизводства, как З.К. Дрезен, Р.С. Майзельс, Д.Р. Покровский, П.М. Керженцев и др., сформулированы основные положения его организации, которая и в то время связывалась с рациональным построением структуры государственного аппарата, с четким распределением функций между различными службами и исполнителями. Теоретически были обоснованы главные положения рациональной организации движения документов — распределение документов по исполнителям, сокращение инстанций их прохождения, направление документов непосредственному исполнителю, регламентация порядка подписания. В литературе того времени обоснована методика обследования маршрутов движения документов, разработана технология их доставки («кольцевая курьерская связь»).

Первая попытка  нормативной регламентации единых принципов организации документооборота сделана в проекте «Общих правил документации и документооборота», подготовленном в 1931 г. Институтом техники  управления. В проекте изложены правила приема, сортировки, доставки, исполнения, контроля, отправки документов, т.е. практически всех этапов обработки документов. В этом документе даны единые рекомендации по организации рационального документооборота, включающие централизацию операций по приему и отправке, разработке рациональных маршрутов движения, сокращению видов документов.