Свойства и признаки документа. Унификация и стандартизация документов

МИНИСТЕРСТВО  ОБРАЗОВАНИЯ  И НАУКИ  РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ                    

НЕГОСУДАРСТВЕННОЕ ОБРАЗОВАТЕЛЬНОЕ  УЧРЕЖДЕНИЕ

ВЫСШЕГО ПРОФЕССИОНАЛЬНОГО  ОБРАЗОВАНИЯ 

 ИНСТИТУТ  УПРАВЛЕНИЯ  И  ПРАВА

 

 Факультет экономики

Специальность: Бухгалтерский учет, анализ и аудит

 

 

 

РЕФЕРАТ

На  тему: Свойства и признаки документа.

Унификация  и стандартизация документов.

 

 

 

Работу  выполнила

Николаева Е.В.

Гр. БС-811-б

Работу  приняла

Изаак С.И

 

Москва 2013

 

 

Содержание

1. Свойства и признаки документа……………………………………..
2. Унификация и стандартизация документов…………………………
1. Сущность понятия, способы и этапы унификации

 Документов ……………………………………………………………….

2. Сущность понятия, цели и результаты

стандартизации  документов………………………………………………

3. Применение унификации документов………………………

    Заключение………………………………………………………..

   Список  используемой литературы………………………………

 

        

 

 

 

 

 

 

 

 

 

1. Свойства и признаки документа

 

 

 

Под оформлением  документов понимается соблюдение в  ходе их составления, подготовки, перепечатки, согласования, удостоверения, упаковки и пересылки в управленческих аппаратах учреждений (организаций и предприятий) установленных в законодательных актах Российской Федерации норм и включенных в нормативно-методические разработки общего действия требований.

Кроме того, правила составления и оформления управленческих документов закрепляются в общегосударственных нормативно-технических документах – государственных стандартах.

Государственные стандарты служат основой для  конкретизации правил работы с документами в каждой организации с учетом специфики ее деятельности, технологии документирования, условий работы управленческого аппарата. На основе законодательных, нормативных и нормативно-методических документов каждое учреждение (организация, предприятие, фирма) устанавливает свои требования к работе с документами в уставе (положении), регламентах, правилах, инструкциях. В этих документах закрепляют конкретные правила документирования, к которым относятся:

• права и обязанности должностных лиц, отдельных сотрудников в процессах работы с документами;
• состав применяемых в аппарате управленческих документов;
• компетенцию руководителя, его заместителей и руководителей среднего звена, их право на издание различных видов распорядительных документов;
• порядок подписания, согласования и визирования документов, их заверение печатью;
• обязательные требования к оформлению и порядок работы с документами.
• Независимо от способа документирования и вида носителя к документам, используемым в управленческой деятельности, предъявляются следующие основные требования:

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Из этого  определения следует, что орган  управления или должностное лицо, выпускающее документ, обязаны:

 

 

 

 

 

 

Юридическая сила различных документов оформляется  различным набором реквизитов. Так, заявление должно содержать указание вида документа (заявление), текст (предмет или причина составления заявления), дату и собственноручную подпись заявителя. Приказ руководителя должен быть составлен на бланке организации, содержать указание на вид документа (приказ), текст, передающий распорядительные действия, визы согласования, регистрационный индекс, дату и подпись. Для штатного расписания организации необходимы не только перечисленные элементы, но и гриф утверждения, заверенный печатью.

Документ, полученный из автоматизированной информационной системы в соответствии с законом, приобретает юридическую силу после его подписания должностным лицом в порядке, установленном законодательством Российской Федерации. Юридическая сила документа, хранимого, обрабатываемого и передаваемого с помощью автоматизированных информационных и телекоммуникационных систем, может подтверждаться электронной цифровой подписью. Юридическая сила электронной цифровой подписи признается при наличии в автоматизированной информационной системе программно-технических средств, обеспечивающих идентификацию подписи, и соблюдении установленного режима их использования. Право удостоверять идентичность электронной цифровой подписи осуществляется в Российской Федерации на основе лицензии. Электронная цифровая подпись в электронном документе равнозначна собственноручной подписи в документе на бумажном носителе при соблюдении ряда условий.

Функции документа
Функция документирования процессов, событий, действий и фактов (главная).	В первую очередь  – документирование создания предприятия и организации его производственно-хозяйственной деятельности.
Отчетно-контрольная функция	Ряд документов предприятие обязано представлять в государственные и местные  органы управления, предъявлять их при контрольных проверках ревизорам, а при комплексных ревизиях – аудиторам.
Судебно-правовая функция	При решении  хозяйственных споров с партнерами документы подтверждают юридическую силу претензий в арбитражном суде, служат доказательством при рассмотрении трудовых конфликтов.
Учетно-кадровая функция	Документы по личному  составу предприятия определяют статус работников и их правоотношения с администрацией, служат свидетельством их продвижения по службе, ложатся в основу характеристик при определении возможностей и перспективности работника, подтверждают производственный стаж и размер заработка при начислении пенсии.
Учебная функция	Для начинающих работников и молодых специалистов готовые документы или их копии  становятся образцами для подготовки и оформления новых документов и ведения дел
Функция исторического свидетельства технических достижений или культурной ценности.	Документы предприятия, представляющие историческую ценность или относящиеся к памятникам культуры своего времени, сдаются в государственные архивы и становятся частью Архивного фонда России.

 

 

2.Унификация  и стандартизация документов

 

2.1 Сущность понятия, способы и  этапы унификации документов

 

 

Унификация  документов производится в целях  сокращения количества применяемых  в управленческой деятельности документов, типизации их форм, установления единообразных требований к оформлению документов, создаваемых при решении однотипных управленческих задач, снижения трудовых, временных и материальных затрат на подготовку и обработку документов, достижения информационной совместимости баз данных, создаваемых в различных отраслях деятельности.

Управленческая  деятельность любой организации  характеризуется набором функций, которые она выполняет. Есть ряд  типовых функций, которые характерны для любой организации, - организационно-распорядительная деятельность, планирование, учет и отчетность и др. Есть специфические (отраслевые) функции, которые могут отсутствовать в организации: например, образовательная деятельность присуща не всякой организации.

Каждая управленческая функция реализуется через комплекс (систему) документов, характерных только для данной функции

 

 

 

 

 

Системы документации могут быть функциональными и  отраслевыми. В отраслевых системах документации происходит документирование соответствующих видов деятельности и отражение их специфики. Например, в систему документов по образованию (общему, среднему профессиональному, высшему, послевузовскому и т. п.) будут включены документы, характеризующие особенности образовательной деятельности в зависимости от вида образовательной организации. Соотношение функциональных и отраслевых систем документов в деятельности организации зависит от характера деятельности, компетенции организации и других факторов.

Но всегда в  любой организации присутствует организационная, исполнительная и распорядительная деятельность, которая реализуется через систему организационно-распорядительной документации (ОРД).

Организационно-распорядительная документация, в которой фиксируются  решения административных и организационных  вопросов, а также вопросов управления, взаимодействия и регулирования деятельности органов власти, учреждений, предприятий, организаций, их подразделений и должностных лиц, тесно связана как с отраслевыми, так и с функциональными системами.

Система организационно-распорядительной документации представляет для других систем правовую основу, поэтому так важно и необходимо было провести унификацию этой системы документации.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

При проведении унификации документов учитывались  все требования к документам на всех стадиях их создания, заполнения, обработки и хранения, а также психофизиологические возможности человека и параметры технических средств.

Результаты  проведенной унификации документов доводятся до уровня обязательной правовой формы - стандарта, требование которого имеют обязательный характер в пределах сферы его действия (страны, отрасли, отдельной организации).

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

В дальнейшем унифицированные формы применяют для подготовки конкретных вариантов документов. Содержание альбома (банка) унифицированных форм подлежит периодической актуализации. С этой целью из их состава выводят устаревшие формы, разрабатывают и включают вновь утверждённые, а также корректируют действующие

 

2.2 Сущность понятия, цели и результаты стандартизации документов

Стандартизация  в широком смысле означает процесс  установления и применения стандартов. Международная организация по стандартизации даёт следующее определение: «установление и применение правил с целью упорядочения деятельности в определённой области на пользу и при участии всех заинтересованных сторон, в частности, для достижения всеобщей оптимальной экономии при соблюдении функциональных условий и требований техники безопасности». Большой юридический словарь трактует это понятие как «деятельность по установлению правил и характеристик в целях их добровольного многократного использования, направленная на достижение упорядоченности в сферах производства и обращения товаров и повышение конкурентоспособности продукции, работ или услуг»

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

В практике совершенствования  ДОУ разрабатывают государственные  стандарты на терминологию делопроизводства и архивного дела, на требования к составлению и оформлению управленческих документов.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

• Международные стандарты, устанавливающие требования к оформлению документов, действие которых распространяется на РФ в соответствии с заключенными международными соглашениями.
• Государственные стандарты, устанавливающие требования к оформлению документов;
• Территориальные и отраслевые стандарты, устанавливающие требования к оформлению документов с учетом специфики организации и содержания деятельности соответствующих органов управления;
• Внутренние стандарты организаций, устанавливающие требования к оформлению документов с учетом специфики содержания их деятельности.

 

2.3 Применение унификации документов.

 

Результатом работы по унификации и стандартизации документов могут быть как стандарты на отдельные документы (например, отчет о научно-исследовательской работе) или на отдельные виды продукции (например, обложка дел длительных сроков хранения), так и на унифицированные системы документации.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

На каждую унифицированную  систему документации разработан государственный  стандарт. Разработчиками УСД являются соответствующие министерства (ведомства), осуществляющие координацию в той  или иной отрасли деятельности. Так, Министерство финансов РФ является ответственным за бухгалтерскую документацию, Росархив РФ - за организационно-распорядительные документы.

Этими же министерствами и  ведомствами утверждаются унифицированные  формы документов, входящих в УСД.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Набор реквизитов официального письменного документа, расположенных в определенной последовательности, называется формуляром документа.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Заключение

Унификация документов заключается  в установлении единообразия состава  и форм управленческих документов, фиксирующих осуществление однотипных управленческих функций и задач.

Унификация документов проводится в целях сокращения количества применяемых  документов, типизации их форм, повышения  качества, снижения трудоемкости их обработки, достижения информационной совместимости различных систем документации по одноименным и смежным функциям управления, более эффективного использования вычислительной техники.

Работа по унификации включает: разработку УСД, которая осуществляется министерствами и ведомствами, ответственными за соответствующие системы документации; внедрение межотраслевых (межведомственных) УСД в республиканских и отраслевых УСД: внедрение разработанных ОКТЭИ; ведение УСД и ОКТЭИ с целью поддержания достоверности информации и их дальнейшее развитие; разработку комплексов отраслевых унифицированных форм документов, отражающих специфику отрасли и не вошедших в УСД, а также их государственную регистрацию; разработку отраслевых классификаторов технико-экономической информации, отражающих специфику отрасли.

Организационное и методическое руководство  унификацией и стандартизацией  документов, координацию работ и  контроль осуществляет головная организация  по координации внедрения и ведения  УСД и ОКТЭИ в республике. На отраслевом уровне эту работу ведет головная организация по внедрению и ведению УСД и ОКТЭИ в отрасли.

Унификацию и стандартизацию управленческих документов следует рассматривать  как один из факторов повышения производительности управленческого труда. Унификация документов - это выбор рациональных структур их построения, приведение документов единообразию на основе установления рационального количества их форм и типизация их построения.

Она применяется не только к управленческим документам, но и к новым системам. Например, унифицированы проездные, авиационные и железнодорожные билеты.

Основными принципами унификации документов являются:

1) Унификация от общего к частному. Заключается в построении формуляра  - образца документов для конкретной  системы документации и установлении на его основе состава реквизитов для данной системы документации, отдельных видов документов, конкретного документа и т. д.;

2) Единообразие форм документов  и правил их построения, составления,  оформления. Обеспечивается путем  максимальной типизации и трафаретизации документов, унификации расположения данных на поле документа, выработки технологий и условных сокращений;

3) Комплексность унификации. При  ее проведении должны предусматриваться  все требования к документу  на всех стадиях его создания, заполнения, обработки и хранения. Кроме того, должны учитываться психофизиологические возможности человека и параметры технических средств;

4) Информативность. Означает включение  в документы только тех реквизитов, которые нужны для решения  конкретных задач, для поиска и подтверждения юридической силы документа;

5) Сокращение числа видов документов. Достигается за счет совершенствования  методов управления, например, в  направлении повсеместного применения  оргтехники; стабильность требований  к документам (установлены государственными и отраслевыми стандартами);

6)Сопряжение с действующими  системами классификации и кодирования  технико - экономической информации; экономичность. Достигается за  счет обоснованного включения  документов в систему документации, широкого применения бланков, рациональной компоновки форм документов, установления оптимального объема реквизитов.

 

 

Список  используемой литературы

1. ИСО 15489:2001 Информация и документация. Управление документами: межгосуд. ст.–т. — Введ. 2001–01–25. — М.: Изд–во стандартов, 2002.
2. ГОСТ Р 51141–98. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. — Введ. 1998–02–27. — М.: Изд–во стандартов, 2001.
3. О стандартизации: федер. закон: [принят Государственной Думой 10 июня 1993 г.]. — М.: Приор, 2003.
4. Басаков М.И. Делопроизводство (документационное обеспечение управления): Учебное пособие. – М.: ИКЦ «Маркетинг», 2003
5. Андреева, В.И. Делопроизводство. Учеб. пособие / В.И. Андреева. Изд. 6-е, перераб. и доп. — М.: ЗАО "Бизнес-школа "Интел-Синтез", 2000
6. Белов А.Н. Делопроизводство и документооборот: Учебное пособие /
7. Рогожин М.Ю. Делопроизводство: Учебник. – М.: ТК Велби, изд-во Проспект, 2008.
8. Румынина Л. А. Делопроизводство: Учебник / Румынина Л.А. - М.: Мастерство, 2002.