Теория и практика оценки стоимостных затрат на создание и внедрение информационных систем

ВЫСШЕГО ПРОФЕССИОНАЛЬНОГО  ОБРАЗОВАНИЯ

ФЕДЕРАЛЬНОЕ ГОСУДАРСТВЕННОЕ  БЮДЖЕТНОЕ ОБРАЗОВАТЕЛЬНОЕ  УЧРЕЖДЕНИЕ

САНКТ-ПЕТЕРБУРГСКИЙ  НАЦИОНАЛЬНЫЙ ИССЛЕДОВАТЕЛЬСКИЙ

УНИВЕРСИТЕТ ИНФОРМАЦИОННЫХ ТЕХНОЛОГИЙ,

МЕХАНИКИ  И ОПТИКИ

Министерство  образования и  науки Российской Федерации

Гуманитарный  факультет

Кафедра прикладной экономики и маркетинга 
 
 
 
 
 
 

Реферат на тему: 

«Теория и практика оценки стоимостных затрат на создание и внедрение информационных систем» 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

Выполнила:

Студентка группы 6072

Селезнёва Д.С.

Проверил:

Васюхин О.В. 
 
 
 

г. Санкт-Петербург

2011 г.

Внедрение современных  информационных технологий зачастую связано  со значительными инвестициями и, соответственно, с необходимостью обоснования эффективности  этих инвестиций. С другой стороны, чтобы планировать ИТ-бюджет на основе реальных коммерческих показателей, нужно ясно представлять себе статьи расходов и факторы, которые их формируют (особенно остро эта проблема стоит при консолидации бизнеса, когда необходимо управлять инфраструктурой нескольких компаний, каждая из которых имеет унаследованные серверы, программные приложения, сети связи, штат ИТ-службы и прочее).

В практике зарубежных компаний оптимальной основой для  решения этой задачи считается концепция  оценки совокупной стоимости владения ИТ (Total Cost of Ownership - ТСО), и работы по управлению ТСО являются частью плановой работы отделов автоматизации предприятий.

Под показателем  ТСО понимается сумма прямых и  косвенных затрат организации на эксплуатацию своих информационных систем. Здесь стоит особенно подчеркнуть наличие фактора косвенных затрат. В отличие от ИТ-бюджетов, которые включают только прямые затраты, в показатель TCO включается и оценка косвенных затрат, связанных с недостатками в работе информационных систем, в том числе:

• потери времени сотрудников на самообучение;
• потери времени сотрудников  на попытки решить проблемы с информационными системами самостоятельно в обход службы технической поддержки;
• потери времени сотрудников на помощь коллегам в решении вопросов поддержки информационных систем;
• потери (реальные или возможные) предприятия от сбоев в работе ИТ-системы, когда системы становятся недоступными, что влияет непосредственно на конечных пользователей.

ТСО является ключевым количественным показателем эффективности  процессов автоматизации компании, так как позволяет оценить совокупные затраты на информационные технологии (оборудование, инструментальные средства (ПО), процессы сопровождения информационных систем, а также действия конечных пользователей), анализировать их и соответственно управлять ИТ-затратами (бюджетом) для достижения наилучшей отдачи от ИТ в организации. TCO представляет собой не просто отдельный интегральный показатель, но целую систему показателей, соответствующих различным статьям расходов.

Оценка совокупной стоимости владения ИТ может осуществляться в рамках задач разработки ИТ-стратегии (как элемент общей ИТ-стратегии) или являться самостоятельным проектом.

Методика TopS BI по определению TCO включает следующие  этапы работ.

• Сбор данных по существующим активам ИС предприятия, процессам управления ИТ, а также операциям конечных пользователей ИТ.
• Формирование модели совокупных затрат предприятия на ИТ и определение эффективности существующих затрат на эксплуатацию информационной системы.
• Сравнение совокупных затрат предприятия на ИТ с лучшими мировыми практиками и/или затрат на ИТ в отдельных филиалах или подразделениях между собой.
• Определение вариантов изменения TCO в зависимости от возможных вариантов развития информационной системы, связанных с внедрением приложений, развитием инфраструктуры, обучением и повышением квалификации персонала или внедрением новых процессов управления ИТ, например в соответствии с подходом ITSM.

Рассчитать  ТСО можно сегодня с использованием онлайн-калькулятора. Но и для такой операции необходимо собрать сведения об ИТ-инфраструктуре компании: сколько и какое оборудование и программное обеспечение имеется в наличии, степень их стандартизации, указать производительность рабочих станций и т.д.

Необходимо  также описать работу ИТ-службы: имеется ли в компании соглашение об уровне сервисов, проводится ли регистрация запросов, их мониторинг и хранение, существует ли база знаний разрешенных запросов.

Указывается также средняя зарплата сотрудников  ИТ-службы.

То есть, перед тем как считать стоимость владения, необходимо четко понимать, чем владеет компания в сфере информационных технологий. 

Управление ТСО

Существует  несколько способов уменьшения совокупной стоимости владения (см. схему 1).

Снижения  прямых затрат можно добиться путем  детального учета и прозрачности использования всего оборудования и программного обеспечения в компании.

По данным различных исследований, сегодня  в большинстве компаний на одного сотрудника приходится от 1,1 до 1,8 персонального  компьютера. Кроме того, в компаниях  закуплено и установлено на компьютеры, но реально не используется, множество различных приложений.

Оптимизация процессов эксплуатации позволяет  снизить количество запросов в месяц  на одного пользователя.

Стандартизация  оборудования и программного обеспечения  сокращает время обработки заявок пользователей и др.

Формализация  оказываемых услуг специалистами  информационно-технологической службой  — ИТ-сервисов — повышает эффективность  ее работы.

Все вместе приводит к снижению стоимости владения ИТ-инфраструктурой компании. Рассчитав ТСО всех сервисов, можно сравнить полученные значения со стоимостью аналогичных сервисов, предлагаемых аутсорсинговыми компаниями.

По результатам  такого сравнения можно судить об эффективности работы ИТ-службы компании.

Если затраты  компании меньше стоимости рыночных услуг, то целесообразно самостоятельно поддерживать ИТ-инфраструктуру и дальше.

Если же внутренние затраты выше стоимости  услуг внешних компаний, необходимо принимать решение о реорганизации  собственной ИТ-службы, оптимизации ее работы и повышении эффективности, что потребует дополнительных затрат, или о привлечении аутсорсера. То есть передать управление ИТ-инфраструктурой или отдельными сервисами внешней компании. Оценить целесообразность и необходимость такого решения помогает модель классификация ИТ-сервисов, разработанная компанией Gartner

Методика  расчета совокупной стоимости владения призвана облегчить труд по учету  затрат на владение информационными  технологиями. Однако только на ее основе судить об эффективности ИТ довольно сложно, так как в ней не учтены получаемые компанией выгоды от их использования.

Тем не менее  данный подход полезен и необходим  как в процессе разработки бюджета, планирования инвестиций в ИТ, так  и на этапе их эксплуатации для  проверки соответствия расчетов реальным показателям.

Однако при  этом стоит более тщательно подходить  к анализу и исчислению затрат на ИТ. Требуется более глубокое понимание затрат, их динамики и  поведения в привязке к видам  деятельности. Стремление снизить затраты  на ИТ не должно противоречить достижению стратегических целей компании.

Значение показателя совокупной стоимости владения рассчитывают по формуле: 

где Сфакт τ – дисконтированная сумма фактических затрат на ИС, произведенных к моменту τ;

Соц t – оценка интегральных затрат на ИС за период t; r – ставка рефинансирования.

В свою очередь, интегральные затраты формируют  плановые затраты на проект за период t (Сt план) и потери, связанные с реализацией бизнес-рисков за период t (Рtоц): 

Чистый экономический  эффект (ЭФ) от внедрения информационной системы определяется как разница между дополнительной прибылью (ДП), полученной предприятием в результате обусловленного этим внедрением улучшения бизнес-показателей (например, производительности труда и объема продаж), и затратами на внедрение и эксплуатацию информационной системы. Весь комплекс затрат, связанных с внедрением ИС, принято относить к понятию совокупной стоимости владения (ТСО). Таким образом, можно вывести простую формулу: ЭФ= ДП – ТСО. 

Для расчета  эффективности использования будущей системы управления ресурсами предприятия необходимо с большой скрупулезностью оценить предстоящие затраты в течение всего срока жизни системы. 
Жизненный цикл системы можно условно разделить на 6 этапов: 
   1. Выбор 
   2. Приобретение 
   3. Внедрение 
   4. Эксплуатация 
   5. Улучшение 
   6. Замена на новую систему 
Попробуем систематизировать возникающие затраты на каждом из этапов жизни системы в следующих разрезах: 
   1. Оборудование 
   2. Системное ПО 
   3. Прикладное ПО 
   4. Внешний консалтинг - услуги внешних консультантов 
   5. Внутренняя работа - зарплата сотрудников, занятых внедрением и поддержкой ERP системы 
   6. Общепроизводственные затраты, ассоциированные с ERP системой 

Изначально приступая  к выбору системы, компании необходимо создать внутреннюю группу сотрудников, которые будут работать с системой на протяжении всего срока ее жизни. Может быть, руководство компании примет решение, что сотрудники компании будут задействованы только при выборе системы и ее эксплуатации, а работы по внедрению, поддержке и возможным дальнейшим изменениям системы будут полностью возложены на плечи консультационной компании. Возможен и другой крайний вариант, когда создается своя группа внедрения, которая будет делать все, и внешние консультанты будут привлекаться лишь для решения особо сложных технических задач. Соответственно, структура и объем затрат, связанных с ERP системой, может значительно варьироваться от варианта к варианту - и зависит от выбранной руководством компании стратегии развития своей ИТ инфраструктуры. Поэтому в настоящей статье при описании затрат на внутренний консалтинг мы будем выделять только те, которые в любом случае должны быть сделаны только сотрудниками компании, а остальные затраты поместим в категорию внешний консалтинг. 
Что касается общепроизводственных затрат по проекту, то при их калькуляции необходимо учесть следующие их статьи: 

·  затраты, связанные с взаимодействием с потенциальными и выбранными поставщиками решения

·  покупка информационно-аналитических материалов

·  аренда помещения, в котором работает внутренняя группа внедрения

·  амортизация оборудования, используемого группой внутреннего внедрения

Выбор системы

Покупки оборудования, а также всякого рода программного обеспечения на данном этапе не происходит. 
Внешний консалтинг - работа над сбором, документированием и анализом требований к будущей информационной системе; построение модели существующих бизнес процессов; разработка сценариев демонстрации ERP систем 
Внутренняя работа - просмотр и оценка предлагаемых решений от различных поставщиков. 

Приобретение  системы

Оборудование

·  компьютерное обеспечение для серверов баз данных, приложений (для 3-х уровневой клиент-сервер архитетуры), web-серверов (при реализации приложений для самообслуживания в интернет)

·  коммуникационное оборудование для поддержки требуемой ИТ инфраструктуры и требований к безопасности передачи данных

·  покупка новых или усовершенствование старых рабочих станций пользователей

·  прочее вспомогательное компьютерное обеспечение, включая средства резервирования данных, принтеры, факс-модемы и т.п.

 
Системное ПО

·  Операционная система для серверов

·  Операционная система для рабочих станций

·  Система управления базами данных

Прикладное ПО

·  Лицензия на ERP систему

·  Лицензия на дополнительное ПО, если таковое требуется, но требуемой функциональности нет в закупаемой ERP системе: 
    - Система консолидации финансовой отчетности 
    - Система подготовки и контроля исполнения долго- и краткосрочных бюджетов 
    - Система управления документооборотом 
    - Система разработки и распространения произвольных отчетов, включая OLAP средства, и т.п. Цена системы может колебаться от 1500 до 5000 долларов за рабочее место. При этом у наиболее дорогих систем, например, у SAP R/3, присутствует явное превышение необходимого уровня функциональности, то есть приходится платить за функциональность, которая, скорее всего, и является полезной, но не будет востребована многими компаниями, относящимися к среднему рынку. Системы, средняя стоимость которых составляет 2000 долларов за рабочее место, например, Microsoft Navision Axapta, зачастую обладают оптимальным набором функциональности и полезная функциональность возрастает от версии к версии, притом, что цена на продукт практически остается неизменной.

 
Внешний консалтинг

·  Возможны затраты на привлечение 3-х фирм на анализ совместимости предложения производителей, если решение поставляется разными поставщиками.

 
Внутренняя работа -

·  Работа юридической службы компании

·  Работа отдела поставок

Внедрение системы

Оборудование Возможна дозакупка дополнительной техники - часто это связано с недооценкой требований ERP системы к серверам СУБД и приложений для достижения требуемого уровня производительности. 
Внешний консалтинг - весь комплекс работ по запуску системы в эксплуатацию, включая моделирование будущих процессов, дизайн системы, обучение пользователей, тестирование системы, подготовку и загрузку данных, поддержку пользователей в процессе перехода на работу в новой системе. 
Внутренняя работа - разработка и утверждение модели будущих процессов, время сотрудников на обучение работе в новой системе, участие в тестировании системы. 
 
Приблизительно цену внедрения системы можно оценить в соотношении 1: 1.5 по сравнению со стоимостью программного обеспечения для систем среднего рынка и в соотношении 1:3 для систем крупного рынка. При этом, цена на сам продукт у такой системы, как SAP R/3 гораздо выше, чем, например, у системы Axapta, удельная стоимость внедрения одного рабочего места у SAP в 5 раз выше. 
При выборе системы необходимо оценивать, насколько трудоемко вносить в нее изменения, которые, несомненно, будут необходимы в условиях быстроизменяющихся рыночных потребностей. В системе со сложными формализованными внутренними процессами такого рода изменения производить довольно трудоемко. Так же необходимо обратить внимание на наличие удобного встроенного языка программирования, который облегчит процесс адаптации. Microsoft Business Solutions, поставляет системы уже полностью соответствующие законодательству. Но чем сложнее система, тем труднее централизованно обеспечить данное соответствие. Таким образом, в сложных системах, как правило, задачи соответствия решаются внутренним персоналом или компанией, проводящей внедрение. В обоих случаях стоимость владения для клиента при использовании подобной системы возрастает.

Эксплуатация  системы

В процессе эксплуатации системы появляется необходимость  расширять организационные рамки  применения системы, что требует  дополнительных затрат на оборудование, системное и прикладное программное обеспечение. 
 
Внешний консалтинг - потребуется для решения различного рода задач:

·  Обучение новых сотрудников

·  Выверка данных

·  Разработка новых форм отчетов

·  Внедрение изменений, связанных с изменением местного законодательства

·  Внедрение новых функций системы, связанных с появлением новых направлений, отделов и т.п.

 
 
Внутренняя работа

·  Поддержка работоспособности инфраструктуры, окружающей систему, включая оборудование, операционные системы, сервера СУБД

·  Поддержка средств интеграции ERP системы с другими приложениями

·  Регулярное резервирование данных

Улучшения системы

Со временем требуется расширять систему  не только территориально, то есть увеличивать  количество работающего в ней персонала, но и расширять функциональные области применения системы, что требует дополнительных затрат на оборудование, системное и прикладное программное обеспечение. Поэтому, очень важно при планировании затрат по проекту предусмотреть все возможные перспективы развития системы. 
 
Внешний консалтинг

·  реинжениринг бизнес процессов

·  частичное или полное перевнедрение системы

 
Внутренняя работа - такая же как и в процессе внедрения системы, в большем или меньшем масштабе

Замена  системы на новую

Оборудование и системное программное обеспечение - насколько аппаратная платформа, используемые операционные системы и СУБД на которой работает система, являются индустриальными стандартами в своей области и распространенными среди производителей ERP систем. Если да, то закупка следующей системы с большой долей вероятности обойдется компании дешевле. Внешний консалтинг - насколько сложно и трудоемко организовать перенос и трансформацию данных в новую систему 
 
Вычисление плановой совокупной стоимости системы не будет полным, если не рассматривать риски компании, которые связаны с проектом внедрения системы, поскольку работы по их минимизации, или в идеале устранению, представляют для компании дополнительные затраты ресурсов. Основные из них:

1) неадекватность  функциональности ПО текущим или требующимся бизнес процессам:

(а) "переплата" - оплачивается функциональность, которая  не будет использоваться в  ближайшем будущем (~ 2 года), или

(б) "слабая  система" - ПО не обладает ожидаемой  функциональностью, необходимой для автоматизации требуемых процессов;

 
2) превышения сметы на внедрение  системы (консультационные услуги):

недооценка  масштабов проекта,

переоценка  собственных человеческих ресурсов: невозможность нанять требуемых  специалистов, невозможность выделения  времени на участие в проекте, и наконец недостаточная профессиональная подготовка,

неудовлетворительное  управление проектом внедрения

 
3) итеративный процесс внедрения:

в случае продолжительного процесса внедрения, приоритеты и методы ведения бизнеса  могут поменяться (в нестабильной обстановке), следовательно внедренная система на момент ее сдачи в эксплуатацию не будет удовлетворять текущим требованиям бизнеса,

система, требующая очень детальной проработки бизнес-процессов для последующего их переложения на ее (системы) функциональность, не позволит предприятию "на лету" перестраивать внутренние процессы для адекватной реакции на внешние условия рынка;

 
4) снижение эффективности работы  предприятия:

сопротивление персонала изменениям,

внутренние  информационные потоки в системе, будучи даже лучшими достижениями мирового опыта в своей области, не полностью применимы или вообще неприменимы в местных условиях,

длительный  процесс внедрения, требует постоянного, и также длительного, вовлечения в него внутренних экспертов предприятия,

сложная система требует очень долгого  обучения и много времени для  адаптации неопытных конечных пользователей.